Conceptos de archivística
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Presentacióncon una descripción general de conceptos archivísticos básicos.

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Conceptos de archivística Conceptos de archivística Presentation Transcript

  • Concepto, objeto, fin y método de la archivística Diplomado ArchivonomíaDiplomado Archivonomía Introducción a la Ciencia Archivística.Introducción a la Ciencia Archivística. Unidad II.Unidad II. Dr. Arturo Valencia Ramos.
  • El concepto de la archivísticaEl concepto de la archivística Antonia Heredia en suAntonia Heredia en su Archivística General.Archivística General. Teoría y PrácticaTeoría y Práctica, nos dice que la archivística es, nos dice que la archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos,la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia éstos sean elaunque en última instancia éstos sean el producto integrante de aquéllos.producto integrante de aquéllos.
  • Como tal—nos dice—se ocupará deComo tal—nos dice—se ocupará de la creación, historia, organización yla creación, historia, organización y servicio de los mismos a laservicio de los mismos a la Administración y a la Historia, enAdministración y a la Historia, en definitiva a la Sociedad.definitiva a la Sociedad.
  • Estos conceptos de Antonia Heredia son de suma importancia paraEstos conceptos de Antonia Heredia son de suma importancia para entender que el trabajo del archivista debe concentrarse en laentender que el trabajo del archivista debe concentrarse en la organización de los archivos.organización de los archivos. Aunque pudieran parecer muy obvios, no lo son tanto y han originado frecuentes discusiones sobre dónde radica la importancia: si en los archivos, en los documentos o en la información.
  • Las definiciones de la archivísticaLas definiciones de la archivística Ramón Cruz Mundet en suRamón Cruz Mundet en su Manual deManual de ArchivísticaArchivística nos dice quenos dice que ““sisi hiciéramos un estudio cuantitativo dehiciéramos un estudio cuantitativo de la archivística en función de lasla archivística en función de las definiciones aportadas por losdefiniciones aportadas por los distintos autores contemporáneos,distintos autores contemporáneos, coincidiríamos en que se trata de unacoincidiríamos en que se trata de una cienciaciencia””..
  • Algunas de las argumentaciones que él retoma en su Manual sonAlgunas de las argumentaciones que él retoma en su Manual son las siguientes:las siguientes: E. Casanova la considera comoE. Casanova la considera como ““la ciencia de los archivosla ciencia de los archivos””.. G. Batelli, considera a la archivística como una disciplina deG. Batelli, considera a la archivística como una disciplina de carácter eminentemente práctico, que no trata de problemascarácter eminentemente práctico, que no trata de problemas científicos. Sus tres problemas elementales son ordenar,científicos. Sus tres problemas elementales son ordenar, conservar y administrar. A partir de la resolución de estosconservar y administrar. A partir de la resolución de estos problemas la archivística sería una disciplina y no a una ciencia.problemas la archivística sería una disciplina y no a una ciencia.
  • W. Leesch propone que la categoríaW. Leesch propone que la categoría científica le viene dada por elcientífica le viene dada por el método que se constituyó enmétodo que se constituyó en disciplina debido a la obra de losdisciplina debido a la obra de los archiveros holandeses Muller, Feith yarchiveros holandeses Muller, Feith y Fruin, que la separaron de laFruin, que la separaron de la bibliotecología y museología, abibliotecología y museología, a partir del principio de procedencia.partir del principio de procedencia. T. R. Schellenberg considera que esT. R. Schellenberg considera que es ““la ciencia que trata de los archivos,la ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración,de su conservación, administración, clasificación, ordenación,clasificación, ordenación, interpretación, etcinterpretación, etc””..
  • Tanodi la conceptúa comoTanodi la conceptúa como ““unauna disciplina joven y moderna, endisciplina joven y moderna, en pleno desarrollo y formación depleno desarrollo y formación de conceptos generalmente valederosconceptos generalmente valederos o reconocidos y prácticaso reconocidos y prácticas experimentadasexperimentadas””.. Para E. Lodolini, a raíz de laPara E. Lodolini, a raíz de la enunciación del principio deenunciación del principio de procedencia, dice queprocedencia, dice que ““lala archivística constituye una cienciaarchivística constituye una ciencia completa en sí, con principioscompleta en sí, con principios universalmente válidos y unauniversalmente válidos y una literatura científica considerable enliteratura científica considerable en diferentes lenguasdiferentes lenguas””..
  • El Diccionario Mundo Archivístico la defineEl Diccionario Mundo Archivístico la define como: Técnicas aplicadas o que tratan decomo: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones ylos archivos, de las colecciones y Documentos que ahí se conservan.Documentos que ahí se conservan. El Glosario Ilustrado de TerminologíaEl Glosario Ilustrado de Terminología Archivística Costarricense la define igualArchivística Costarricense la define igual que el Diccionario Mundo Archivístico; sinque el Diccionario Mundo Archivístico; sin embargo en su entradaembargo en su entrada ArchivologíaArchivología expresa que es “la ciencia que estudia laexpresa que es “la ciencia que estudia la naturaleza y la teoría, la planificación y lanaturaleza y la teoría, la planificación y la terminología de los archivos, así como suterminología de los archivos, así como su formación, los principios de suformación, los principios de su conservación y organización y los mediosconservación y organización y los medios de su utilización”.de su utilización”.
  • Como se puede observar existenComo se puede observar existen variaciones, aunque son más lasvariaciones, aunque son más las coincidencias que las divergencias encoincidencias que las divergencias en cuanto al carácter científico de lacuanto al carácter científico de la Archivística.Archivística.
  • El objeto de la archivísticaEl objeto de la archivística Siguiendo a Antonia Heredia, el objeto de la Archivística sonSiguiendo a Antonia Heredia, el objeto de la Archivística son loslos archivos entendidos como conjunto de documentos portadores dearchivos entendidos como conjunto de documentos portadores de información, sin descuidar los edificios y su conservación.información, sin descuidar los edificios y su conservación. Hablamos así de los fondos documentales y de los lugares en los cualesHablamos así de los fondos documentales y de los lugares en los cuales se encuentran estos repositorios.se encuentran estos repositorios. Por esta razón el orden de prioridad para el estudioso de los archivosPor esta razón el orden de prioridad para el estudioso de los archivos es como sigue:es como sigue: • Los Archivos.Los Archivos. • Los Documentos.Los Documentos. • La Información.La Información.
  • Nuestra conclusión en este tema es que la Archivística es una cienciaNuestra conclusión en este tema es que la Archivística es una ciencia que como tal tiene un objeto de estudio así como una metodología paraque como tal tiene un objeto de estudio así como una metodología para indagar sobre su objeto a la vez que lo organiza.indagar sobre su objeto a la vez que lo organiza. Esto es aún más factible cuando pensamos en la organización de losEsto es aún más factible cuando pensamos en la organización de los archivos como un sistema. Si concebimos al archivo, nuestro archivo, enarchivos como un sistema. Si concebimos al archivo, nuestro archivo, en el cual nos desenvolvemos de manera cotidiana como formando parteel cual nos desenvolvemos de manera cotidiana como formando parte de un sistema archivístico vamos a entender otra serie de conceptosde un sistema archivístico vamos a entender otra serie de conceptos como el principio de procedencia o de respeto al orden original, ecomo el principio de procedencia o de respeto al orden original, e igualmente una teoría de gran importancia:igualmente una teoría de gran importancia: El Ciclo Vital de laEl Ciclo Vital de la Documentación.Documentación.
  • Veamos ahora el Principio deVeamos ahora el Principio de Procedencia, o de respeto alProcedencia, o de respeto al origen y al “orden natural”:origen y al “orden natural”: Este principio implica elEste principio implica el respeto de la jerarquía externarespeto de la jerarquía externa de los fondos, y no mezclarlosde los fondos, y no mezclarlos con otros, sean de la mismacon otros, sean de la misma institución o cualquier otra…institución o cualquier otra… aunque los documentos seanaunque los documentos sean parecidos; o dicho en términosparecidos; o dicho en términos técnicos, aunque los tipostécnicos, aunque los tipos documentales seandocumentales sean semejantes.semejantes. ¿Qué significa esto?
  • Este principio que viene desde 1841 y con el cual se supone que arranca la archivística moderna significa que debemos respetar la estructura jerárquica de la entidad que los produjo, sea una institución pública o privada; o bien se trate de algún particular. Significa que debemos conservar los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen, por lo que hay que organizarlos, respetando la estructura orgánica del ente productor. Esto significa, en pocas palabras que debemos de respetar el Orden Original.
  • Respetar el Orden Original significa que la ordenación interna de un fondo documental debe mantener la estructura que tuvo mientras tenía sus valores primarios, mientras sirvió para algún tipo de gestión, sea contable, administrativa, legal, académica, particular, etcétera.
  • Mucho más de un siglo después de haberse planteado el principio de procedencia, fue cuando Wiffels en 1972 plantea la Teoría de las Tres Edades de la Documentación. Y ahora esto, ¿Qué significa ? Esto lo vamos a explicar por partes.
  • En la Primera Etapa o edad, el documento se encuentra en trámite, lo cual implica que forma parte de alguna gestión. Por tanto es probable que se encuentre en un Archivo de Trámite o de Gestión.
  • En la Segunda Etapa o edad, el documento que ya cumplió con algún trámite se conserva en un archivo intermedio, solo para el caso de usarse nuevamente. Se dice que su vida es semiactiva que ya está perdiendo sus valores primarios y comienza a tomar valores secundarios.
  • En la Tercera Etapa el documento adquiere valores secundarios, se conserva de forma permanente y se utiliza con fines culturales y de investigación. Es aquí cuando se integra al Archivo Histórico.
  • Las tres etapas que hemos presentado se relacionan con el concepto de Ciclo Vital de la Documentación, que proviene de la archivística norteamericana desde los años 30 del siglo XX, aunque se le adjudica a Phillips C. Brooks. Este Ciclo Vital se puede definir como el tiempo de vida de los documentos, desde que se originan para algún trámite o función, es decir, cuando están activos, para después pasar por un período donde pueden o no ser utilizados en la gestión, hasta que por un proceso de expurgo son seleccionados para ser conservados de forma permanente. Como se puede observar, el concepto del Ciclo Vital de la Documentación es una analogía con el mundo de la naturaleza desde el nacimiento hasta la muerte. En la siguiente lámina este proceso se explica de manera esquemática.
  • http://gestiondocumental2011.blogspot.mx/2011/04/ciclo-de-vida-de-un-documento.html
  • Ahora que ya hemos recibido toda la información anterior estamos preparados para comprender dos conceptos abarcadores: el de Sistema de Archivos y el de Archivística Integrada.
  • Sistemade SistemadeArchivos Archivos Según el Diccionario de Según el Diccionario de Términos Archivísticos de Términos Archivísticos de Víctor Hugo Arévalo Jordán, “El Víctor Hugo Arévalo Jordán, “El sistema de archivo es un sistema de archivo es un conjunto orgánico de archivos, conjunto orgánico de archivos, vinculados por una dirección vinculados por una dirección central que normaliza los central que normaliza los procesos archivísticos y focaliza procesos archivísticos y focaliza la información en un punto la información en un punto accesible a la consulta interna y accesible a la consulta interna y externa. Los sistemas por el externa. Los sistemas por el nivel en que se hallan, pueden nivel en que se hallan, pueden ser nacionales, provinciales, ser nacionales, provinciales, regionales y municipales. regionales y municipales. También de instituciones no También de instituciones no estatales o de empresa.” estatales o de empresa.”
  • Si unimos esta definición a la teoría del ciclo vital de la documentación obtenemos como resultado una concepción importante y poderosa de gestión de la documentación no solo a partir de la idea ya caduca de la organización aislada sino de la implementación de todo un sistema y junto a él de la emergencia de un paradigma más acorde con los requerimientos de la ciencia y la tecnología actual. Pensar en sistemas de archivos implica pensar en la archivística integrada con la cual podemos resolver todo el debate sobre la cientificidad de nuestra disciplina y dedicarnos de lleno a la implementación de la metodología, así como a la generación de conocimiento en y sobre los sistemas de archivos.
  • La Archivistica integrada en la sociedad de la informacion o del conocimiento que se aplica a lá ́ archivistica actual, cobra un especial desarrollo tanto en los principios conceptuales como en sú aplicacion practica, lograndose unos niveles de autonomia desconocidos hasta el momento, ló ́ ́ ́ cual permite hablar propiamente de saber consolidado. Es la Archivistica de aproximadamente la ultima mitad del siglo xx y principios del xxi, qué ́ recoge influencias de una doble tradicion: la europea -que a traves de la consolidacion del estadó ́ ́ moderno y las ideologias politicas surgidas en el s. xix, se vincula mas al derecho y a la historia –ý ́ ́ la norteamericana– que a traves del desarrollo capitalista e industrial nos acerca mas a laś ́ organizaciones privadas y a la gestion administrativa.́ María del Rosario Díaz Rodríguez, Los Archivos y la Archivística a través de la Historia. En anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2009/maria_del_rosario.pdf
  • La responsabilidad de los archivistas es estar atentos a los nuevos desarrollos y paradigmas de la organización documental, puesto que con su labor cubren las necesidades de la gestión inmediata y además, de manera importante, contribuyen a la escritura de la historia futura.
  • Fuentesdeinformación: Fuentesdeinformación: • Arévalo Jordán, Víctor Hugo, Diccionario de Términos Archivísticos, Argentina: Ediciones del Sur, 2003.• Cruz Mundet, José Ramón, Manual de Archivística, Madrid: Pirámide, 1994. • Díaz Rodríguez, María del Rosario, Los Archivos y la Archivística a través de la Historia. En anales.bnjm.cu/bundles/anales/dossiers/2009 /maria_del_rosario.pdf • Diccionario Mundo Archivístico, http://www.mundoarchivistico.com.ar/ • Glosario Ilustrado de terminología Archivística Costarricense, http://www.concla.net/Glosario/Glosario_terminologia_Archiv • Heredia Herrera, Antonia, Archivística General. Teoría y Práctica., Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla, 1991. • http://gestiondocumental2011.blogspot.mx/2 011/04/ciclo-de-vida-de-un-documento.html