La gestión electrónica del fondo institucional de la Fundación Marcelino Botín: un paso definitivo para su puesta en valor...
Gestión documental: de necesidad básica a        herramienta imprescindible              Filosofía de trabajo:Una gestión ...
Gestión documental: antecedentesFondo   acumulado desde 1964 +Aumento de las actividades y de su complejidad +Consecuen...
Gestión documental: condiciones de             implementaciónApoyo   institucional.Conocimiento de la entidad.Respeto a...
Tendencia de las actividades llevadas a cabo            por la Fundación                                               5
Estructura orgánico-funcional                                6
Estado de la cuestión447   proyectos activos y en vías de activarse.50   proyectos cerrados (históricos).Un  número ind...
Estado de la cuestión: Programa Cultural  68 exposiciones, talleres y proyectos de   investigación en artes plásticas.  ...
Estado de la cuestión: Colaboraciones167   colaboraciones a proyectos de otras instituciones: gobiernos, ayuntamientos, c...
Estado de la cuestión: Proyectos de           Gestión Propia5   proyectos de Desarrollo Rural.99 proyectos de Transferen...
Estado de la cuestión: Investigación enBiblioteconomía, Archivística y Documentación11 proyectos en el campo de las Bibli...
Estado de la cuestión: concesiones de                 becas120 Becas de Artes Plásticas y Comisariado de Museos.203 Beca...
Número de becas concedidas entre 1972 y 2008.              Por modalidad
Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas:    estudios universitarios vs. otras modalidades           (postgrado, arte...
Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas:  Posgrado, Música, Artes Plásticas/Talleres/ Comisariado,                Te...
¿Qué papel juega el Archivo de la          Fundación?                                    16
De la acumulación a la gestión integral         de los documentos                                          17
Características del sistema•Integración del sistema de archivo al sistema degestión corporativo existente.                ...
Características del sistema: decisión por un      sistema de archivo electrónicoPreservación   de metadatos.Creación  de...
Características del sistema•Decisión por un sistema de archivo electrónico                                                ...
Características del sistema•Convivencia con sistemas de archivo tradicionales                                             ...
Características del sistema: adecuación a la                 normativa vigente CIA/ ICA, Consejo Internacional de Archivo...
Características del sistema: control de la      producción documental desde el comienzo de su                         cicl...
Características del sistema: resumen                                       24
Características del sistema: fases.                                      25
Consolidación del Módulo de Terceros ¿En   qué consiste? ¿Qué papel juega en la gestión de  documentos? Características...
Módulo de Terceros: estructura                                 27
Módulo de Terceros: búsquedas                                28
Diagnóstico y normalización de la    Producción Documental: GeneralPrioridad  al control de los documentos generados en e...
Normalización de la Producción               Documental: DescripciónFormularios de descripción de documentos.Proyecto Expo...
Normalización de la Producción   Documental: Ubicación                                 31
Normalización de la Producción               Documental: UbicaciónProyecto de la Exposición Basquiat ydocumentos relaciona...
Normalización de la Producción Documental:               Registro E/S                                             33
Normalización de la Producción              Documental: Registro E/SSolicitud de registro de salida de documentos         ...
Implantación del Sistema Archivístico:                GeneralEspecificaciones de la Norma ISO 15489- 2 Gestión de Documen...
Implantación del Sistema Archivístico:              IdentificaciónUtilización del diagnóstico previo sobre la producción ...
Implantación del Sistema Archivístico: Clasificación                                                       37
Implantación del Sistema Archivístico:   Estudio y Valoración de series                                         38
Nuevas herramientas de Producción y   Gestión Documental. GeneralDesarrollo de un nuevo buscador/ gestor de documentos.D...
Nuevas herramientas de Producción yGestión Documental. Buscador/ Gestor                  Buscador/ gestor de documentos.  ...
Nuevas herramientas de Producción y Gestión     Documental. Incorporación de correos-eProceso de incorporación de correose...
Nuevas herramientas de Producción y Gestión       Documental. Incorporación de correos-eInterfaz de envíos de correos elec...
Nuevas herramientas de Producción y Gestión   Documental. Modelaje de documentos                              Interfaz de ...
Contribución de las herramientas de Producción  y Gestión Documental. Partes de ActividadRegistro de actuaciones que no g...
Primeros resultados Capacitación  del sistema informático para automatizar  procesos de gestión de documentos. Integraci...
Muchas gracias sfrieiro@fundacionmbotin.orghttp://www.fundacionmbotin.org                                 46
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IV Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo en ARTIUM - Simona Frieiro

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Ponencia realizada por Simona Frieiro en los V Encuentros de Centros de Documentación en ARTIUM.

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  • No se consigue implantar un sistema de gestión documental de la noche a la mañana: Claves para su implantación son: Apoyo institucional Conocimiento de la institución, respeto por las reglas tradicionalmente aceptadas. Participación de los gestores en el proceso de cambio de cultura. Introducción paulatina de normas de gestión documental en el día a día de los gestores.
  • No se consigue implantar un sistema de gestión documental de la noche a la mañana: Claves para su implantación son: Apoyo institucional Conocimiento de la institución, respeto por las reglas tradicionalmente aceptadas. Participación de los gestores en el proceso de cambio de cultura. Introducción paulatina de normas de gestión documental en el día a día de los gestores.
  • No se consigue implantar un sistema de gestión documental de la noche a la mañana: Claves para su implantación son: Apoyo institucional Conocimiento de la institución, respeto por las reglas tradicionalmente aceptadas. Participación de los gestores en el proceso de cambio de cultura. Introducción paulatina de normas de gestión documental en el día a día de los gestores.
  • IV Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo en ARTIUM - Simona Frieiro

    1. 1. La gestión electrónica del fondo institucional de la Fundación Marcelino Botín: un paso definitivo para su puesta en valor. Simone Frieiro Responsable de Archivo y Documentación Fundación Marcelino Botín sfrieiro@fundacionmbotin.org http://www.fundacionmbotin.orgIV Encuentros de Centros de Documentación de Arte ContemporáneoARTIUM. 22 y 23 de octubre de 2008 1
    2. 2. Gestión documental: de necesidad básica a herramienta imprescindible Filosofía de trabajo:Una gestión documental completa,moderna, continua y consciente con lasnormas y demandas del usuario es la basepara una explotación eficaz del conocimientoque se produce en el día a día de la entidad.◦ Es la clave para la mejora de su quehacer diario y garantía de conservación de su memoria. 2
    3. 3. Gestión documental: antecedentesFondo acumulado desde 1964 +Aumento de las actividades y de su complejidad +Consecuente aumento de la producción documental +Recursos aportados para realizar una gestión electrónica integral +Apuesta por una filosofía de uso colectivo de la información. 3
    4. 4. Gestión documental: condiciones de implementaciónApoyo institucional.Conocimiento de la entidad.Respeto a las formas de actuar tradicionales.Participación de los gestores en el proceso de cambio de cultura.Introducción paulatina de normas de gestión de documentos en el día a día de los gestores.Atención al usuario en su interactuación con la tecnología. 4
    5. 5. Tendencia de las actividades llevadas a cabo por la Fundación 5
    6. 6. Estructura orgánico-funcional 6
    7. 7. Estado de la cuestión447 proyectos activos y en vías de activarse.50 proyectos cerrados (históricos).Un número indefinido de proyectos cerrados, anteriores al año 2004, pendientes de identificar: se estiman en unos 800. 7
    8. 8. Estado de la cuestión: Programa Cultural 68 exposiciones, talleres y proyectos de investigación en artes plásticas. 50 conciertos educativos, de jóvenes intérpretes y proyectos de apoyo a la creación en el campo de la música. 47 ciclos de conferencias de ciencias sociales y observatorio de análisis de tendencias. 8
    9. 9. Estado de la cuestión: Colaboraciones167 colaboraciones a proyectos de otras instituciones: gobiernos, ayuntamientos, centros de investigación y universidades.30 proyectos de acción social y ayudas a instituciones benéficas. 9
    10. 10. Estado de la cuestión: Proyectos de Gestión Propia5 proyectos de Desarrollo Rural.99 proyectos de Transferencia Tecnológica en el campo de la biomedicina, incluyendo la gestión de patentes.120 acuerdos con colegios e instituciones para participación en el Programa Educación Responsable. 10
    11. 11. Estado de la cuestión: Investigación enBiblioteconomía, Archivística y Documentación11 proyectos en el campo de las Bibliotecas y Archivos, entre los que se incluyen la Ontología del Patrimonio de Cantabria y el Centro de Documentación Musical, y el más reciente Libro Blanco de la Fotografía en Cantabria. 11
    12. 12. Estado de la cuestión: concesiones de becas120 Becas de Artes Plásticas y Comisariado de Museos.203 Becas de Música.63 Becas para estudios de Teología.248 Becas para estudios de Postgrado.4456 Becas para estudios universitarios.49 Becas extraordinarias.Total (1972-2008): 5139 becas concedidas. 12
    13. 13. Número de becas concedidas entre 1972 y 2008. Por modalidad
    14. 14. Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas: estudios universitarios vs. otras modalidades (postgrado, arte, música etc.) Estudios Universitarios
    15. 15. Tendencia, a cada 5 años, de becas concedidas: Posgrado, Música, Artes Plásticas/Talleres/ Comisariado, Teología, Extraordinarias
    16. 16. ¿Qué papel juega el Archivo de la Fundación? 16
    17. 17. De la acumulación a la gestión integral de los documentos 17
    18. 18. Características del sistema•Integración del sistema de archivo al sistema degestión corporativo existente. 18
    19. 19. Características del sistema: decisión por un sistema de archivo electrónicoPreservación de metadatos.Creación de documentos (adición de nuevos metadatos)Mantenimiento de soportes.Traslado y adaptación a tecnologías cambiantes a lo largo del tiempo. 19
    20. 20. Características del sistema•Decisión por un sistema de archivo electrónico 20
    21. 21. Características del sistema•Convivencia con sistemas de archivo tradicionales 21
    22. 22. Características del sistema: adecuación a la normativa vigente CIA/ ICA, Consejo Internacional de Archivos; ISAD (G) Norma Internacional de Descripción Archivística. ISO (2001), International Standards Organisation; ISO/TR 15489-2:2001. Information and documentation - Records management. Part 2: Guidelines. ISO (2007), International Standards Organisation; ISO/PDTS 23081-2:2007. Records management processes - Metadata for records. Part 2: Conceptual and implementation issues. 22
    23. 23. Características del sistema: control de la producción documental desde el comienzo de su ciclo vital. Re n ce pc ució ió n s trib DiDocumento Disposiciónen cualquier soporte Cu sto ó n dia u c ci od Pr 23
    24. 24. Características del sistema: resumen 24
    25. 25. Características del sistema: fases. 25
    26. 26. Consolidación del Módulo de Terceros ¿En qué consiste? ¿Qué papel juega en la gestión de documentos? Características y responsabilidades de mantenimiento. 26
    27. 27. Módulo de Terceros: estructura 27
    28. 28. Módulo de Terceros: búsquedas 28
    29. 29. Diagnóstico y normalización de la Producción Documental: GeneralPrioridad al control de los documentos generados en el día a día.Análisis de las herramientas informáticas del sistema de gestión corporativo que podrían ser utilizadas y perfeccionadas para la gestión documental.Definición de las pautas básicas de producción documental, junto al gestor/ usuario. 29
    30. 30. Normalización de la Producción Documental: DescripciónFormularios de descripción de documentos.Proyecto Exposición Paul Klee 30
    31. 31. Normalización de la Producción Documental: Ubicación 31
    32. 32. Normalización de la Producción Documental: UbicaciónProyecto de la Exposición Basquiat ydocumentos relacionados. 32
    33. 33. Normalización de la Producción Documental: Registro E/S 33
    34. 34. Normalización de la Producción Documental: Registro E/SSolicitud de registro de salida de documentos 34
    35. 35. Implantación del Sistema Archivístico: GeneralEspecificaciones de la Norma ISO 15489- 2 Gestión de Documentos de Archivo.Creación del Departamento de Archivo en la estructura orgánica.Definición de procedimientos (reclamación, recepción, transferencias, préstamos, registro etc...)Formación del productor/ gestor/ usuario.Diseño del Módulo de Archivo. 35
    36. 36. Implantación del Sistema Archivístico: IdentificaciónUtilización del diagnóstico previo sobre la producción documental.Estudio de las fuentes.Fotografía de la evolución orgánico- funcional.Identificación del contexto legal, administrativo y económico.Boceto de la estructura lógica y jerárquica. 36
    37. 37. Implantación del Sistema Archivístico: Clasificación 37
    38. 38. Implantación del Sistema Archivístico: Estudio y Valoración de series 38
    39. 39. Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. GeneralDesarrollo de un nuevo buscador/ gestor de documentos.Desarrollo de una herramienta de incorporación automática de correos electrónicos.Desarrollo de una herramienta de normalización de documentos.......... 39
    40. 40. Nuevas herramientas de Producción yGestión Documental. Buscador/ Gestor Buscador/ gestor de documentos. Búsqueda sencilla y avanzada 40
    41. 41. Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Incorporación de correos-eProceso de incorporación de correoselectrónicos entrantes 41
    42. 42. Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Incorporación de correos-eInterfaz de envíos de correos electrónicos eincorporación de correos salientes. 42
    43. 43. Nuevas herramientas de Producción y Gestión Documental. Modelaje de documentos Interfaz de creación de documentos normalizados 43
    44. 44. Contribución de las herramientas de Producción y Gestión Documental. Partes de ActividadRegistro de actuaciones que no generan documento físico (llamadas telefónicas, reuniones, visitas etc.)Participación del Departamento de Archivo en la definición de los elementos funcionales y diseño del formulario de datos.Coexistencia con los documentos físicos, pero no forman parte de la gestión documental. 44
    45. 45. Primeros resultados Capacitación del sistema informático para automatizar procesos de gestión de documentos. Integración de los productores de documentos (gestores de proyectos, personal de apoyo y demás miembros de la Fundación) en estos procesos. Creación de un servicio de Registro y Archivo adaptado a las necesidades de las diferentes unidades y departamentos. Mejora y ampliación de la información en otras bases de datos paralelas: Terceros, Proyectos, Acuerdos y Becas. Consolidación de una red de contactos para la difusión e intercambio de experiencias en el campo de la gestión documental, utilizando la herramienta de edición de noticias en la Web: puesta en marcha del Boletín del Archivo de la Fundación. 45
    46. 46. Muchas gracias sfrieiro@fundacionmbotin.orghttp://www.fundacionmbotin.org 46

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