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IV Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo en ARTIUM - Pilar Blesa
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IV Encuentros de Centros de Documentación de Arte Contemporáneo en ARTIUM - Pilar Blesa

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Ponencia realizada por Pilar Blesa, Pilar Blesa, Jefe de Área de Biblioteca y Archivo del MNAC (Barcelona) en los V Encuentros de Centros de Documentación en ARTIUM.

Ponencia realizada por Pilar Blesa, Pilar Blesa, Jefe de Área de Biblioteca y Archivo del MNAC (Barcelona) en los V Encuentros de Centros de Documentación en ARTIUM.

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  • 1. IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTECONTEMPORÁNEO. GESTIÓN DE CONTENIDOS Y TECNOLOGÍAS DE LAWEB SOCIAL APLICADAS A LOS SERVICIOS DOCUMENTALES EL ARCHIVO DEL MUSEU NACIONAL D’ART DE CATALUNYA (1997-2007): ORGANIZACIÓN ACTUAL Y PLANTEAMIENTOS DE FUTURO Pilar Blesa Jefe de Área de Biblioteca y Archivo, Museo Nacional de Arte de Cataluña (MNAC) pilar.blesa@mnac.cat
  • 2. 0. OBJETIVO Presentar una experiencia concreta: la organización y funcionamiento del Sistema de Gestión Documental y Archivo del MNAC, cuales son sus bases conceptuales, dónde está y hacia dónde va. 1IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 3. ÍNDICE 1. Presentación del MNAC. 2. Situación de partida. 3. Bases para la organización del Sistema de Gestión Documental y Archivo. 4. La implantación del sistema. 5. Los resultados 2IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 4. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC El MNAC es un consorcio creado por la Ley de museos 17/1990, de la “Generalitat de Catalunya” con el objetivo de reunir en una única entidad las colecciones de diversas instituciones museísticas: El “Museu d’Art de Catalunya”, el “Museu d’Art Modern”, el “Gabinet de Dibuixos i Gravats”, el “Gabinet Numismàtic de Catalunya” y la “Biblioteca General de Historia del Arte”. Recoge los antecedentes de la actividad museística de Barcelona desde 1981, fecha de creación de la “Junta Municipal de Belles Arts”. El MNAC, además de les colecciones de arte, custodia un importante patrimonio bibliográfico y documental. En la gestión de su patrimonio ha optado por aplicar a cada tipo de fondo patrimonial las metodologías, técnicas, normativas y legislación adecuadas que aseguren su conservación y acceso. 3IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 5. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC Las colecciones del MNAC. 4IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 6. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC Las colecciones del MNAC. PINTURA 5.039 ESCULTURA 3.727 ARTES DECORATIVAS 1.277 DIBUJOS 48.370 GRABADOS 50.000 CARTELES 9.659 FOTOGRAFÍA 6.698 NUMISMÁTICA 134.850 TOTAL COLECCIÓN 259.620 5IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 7. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC Los recursos del MNAC. UNIDADES 50 ADMINISTRATIVAS 165 plantilla PERSONAL 150 externo PRESUPUESTO ANUAL 21.087.391,35 € 6IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 8. 1. PRESENTACIÓN DEL MNAC 7IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 9. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA  Ámbito en el cual actúa el Sistema de Gestión Documental y Archivo.  El objeto: es la organización y gestión de los documentos originales, en cualquier soporte, creados por las actividades que realiza el museo en el desarrollo de las competencias y funciones que tiene atribuidas.  La Función del Archivo: preservar la memoria del museo como institución garantizando, mediante una correcta organización de sus fondos documentales, la integridad de los documentos de archivo.  La necesidad específica del museo: Integrar el sistema de Gestión Documental y Archivo en el Sistema de Información de la Colección. 8IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 10. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA Gestión de los documentos de archivo Gestión de la documentación de soporte Se clasifican según procedencia: orgánicamente o funcionalmente. Se clasifican y organizan temáticamente. No necesitan registrar Se debe registrar la información del contexto en que se la información del contexto en que se originó. originó. Se deben de establecer políticas de conservación de los Las políticas de conservación no son esenciales. documentos al ser ejemplares originales y únicos. Se deben establecer políticas de propiedad intelectual e industrial No se establecen políticas de propiedad intelectual. para proteger los derechos de autor de los documentos de la organización. Se deben establecer políticas de confidencialidad para proteger Las políticas de confidencialidad no son necesarias. El acceso a aquellos documentos que contienen datos de carácter los documentos es general. personal, información sensible o secreta. Se deben establecer políticas de seguridad y acceso a los documentos por personas autorizadas. Su gestión debe ser corporativa. No es necesario organizarlos de una forma corporativa, aunque si es aconsejable. Se deben establecer políticas de conservación y eliminación de los En general, no tienen períodos establecidos de caducidad. documentos. Se deben establecer políticas especiales de seguridad para No son documentos vitales para el funcionamiento de la aquellos documentos que son vitales para el funcionamiento organización. de la organización. Se debe establecer el valor administrativo, legal e histórico de los Carecen de valor administrativo o legal. documentos. Se gestionan en las unidades organizativas que los generan y Se suelen gestionar en las diferentes unidades en función de su cuando finalizan su actividad en los Archivos necesidad de información 9IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 11. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA La organización tradicional de la documentación en los museos: Los museos disponen de sistemas de documentación manual bien estructurados en el entorno de las colecciones. Las series documentales tradicionales son:  Los expedientes de obra.  Los expedientes de restauración. En un segundo término encontramos:  La documentación administrativa. Repartidos por las diferentes unidades del museo:  Los fondos y colecciones en relación más o menos directa con la colección. 10IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 12. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA 11IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 13. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA 12IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 14. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA 13IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 15. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA 14IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 16. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA 15IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 17. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA 16IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 18. 2. SITUACIÓN DE PARTIDA  Problemas que crea este tipo de organización  Rompe la unidad del expediente, destruye el contexto y diluye la memoria de la institución.  Produce dispersión de los fondos documentales de archivo.  La falta de responsabilidad sobre su control, conservación y acceso pone de relieve la concepción subsidiaria de la documentación de archivo con relación a las colecciones y niega sus valores patrimoniales. Veremos cómo la organización del archivo aporta solidez al sistema, transforma la información individual y dispersa en información corporativa, aporta contexto a la información de la colección y recupera la memoria de la institución. 17IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 19. 3. BASES PARA LA ORGANIZACIÓN  La metodología archivística  Renovación archivística. El archivero canadiense Michel Roberge.  El sistema se consolida como estándar en las instituciones catalanas en los años 90. En el MNAC se implanta en el año 1997.  Los cambios legislativos.  La Ley de archivos y documentos 10/2001 de la “Generalitat de Catalunya”.  La normativa internacional.  La Norma ISO 15.489 1:2001 y 2:2001 Información y documentación  La automatización del sistema. 18IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 20. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El año 1996 se crea el archivo del MNAC como Departamento con un doble objetivo: evaluar el estado del patrimonio documental del museo e implantar un SGD y archivo.  El objeto es reunir, conservar, organizar y hacer accesible todos los fondos, en cualquier soporte, que custodia el museo.  Con relación a los documentos de nueva creación, la función del archivo es dotar al museo de un SGD corporativo entendido como un conjunto de mecanismos y técnicas que aseguren la clasificación, la descripción, la recuperación, la transferencia y la conservación o eliminación de la documentación. El sistema provee al museo de un sistema normalizado de archivo para toda la institución. 19IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 21. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Para la implantación del sistema de gestión documental es imprescindible organizar la red de archivos en la institución que se responsabilizará de la correcta gestión de la documentación a lo largo de su ciclo vital. ARCHIVO DEL MNAC ARCHIVO DEL MNAC ARCHIVO DE ARCHIVO DE ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO HISTÓRICO IMAGEN Y SONIDO IMAGEN Y SONIDO ARCHIVOS DE GESTIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN 20IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 22. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Las herramientas del sistema:  El cuadro de clasificación es el eje vertebrador del sistema. Reúne todas las actividades del museo, las codifica y las ordena de forma jerárquica y lógica. Se integra en la gestión cotidiana de la organización.  El calendario de conservación, eliminación y acceso a los documentos.  Los instrumentos de descripción. 21IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 23. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El cuadro de clasificación de las actividades del museo: CLASSE FUNCIÓ A100 Govern i administració B100 Actes públics i relacions Activitats de direcció i suport C100 Gestió dels recursos humans D100 Gestió dels recursos econòmics F100 Gestió dels béns immobles G100 Gestió dels béns mobles H100 Assumptes jurídics K100 Gestió de la informació L100 Gestió del patrimoni museístic operatives Activitats M100 Difusió del patrimoni museístic P100 Promoció del museu 22IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 24. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El cuadro de clasificación de las actividades del museo: actividades de dirección i soporte A100 GOVERN I ADMINISTRACIÓ F100 GESTIÓ DELS BÉNS IMMOBLES A101 GOVERN DEL PATRONAT F101 ADQUISICIÓ DE BÉNS IMMOBLES A118 ADMINISTRACIÓ GENERAL F107 ADMINISTRACIÓ DELS BÉNS IMMOBLES B100 ACTES PÚBLICS I RELACIONS F113 PROTECCIÓ DELS BÉNS IMMOBLES B101 ACTES PÚBLICS F116 UTILITZACIÓ DELS BÉNS IMMOBLES B106 RELACIONS EXTERNES G100 GESTIÓ DELS BÉNS MOBLES B125 VISITES I VIATGES G101 ADQUISICIÓ DE BÉNS MOBLES B126 RELACIONS INTERNES G119 EDICIONS C100 GESTIÓ DELS RECURSOS HUMANS G122 PRODUCTES PROPIS C101 REGISTRE DE PERSONAL G108 INVENTARI DELS BÉNS MOBLES C102 ORGANITZACIÓ DEL PERSONAL G109 UTILITZACIÓ DE BÉNS MOBLES C108 SELECCIÓ I PROMOCIÓ DEL PERSONAL G114 SORTIDA DE BÉNS MOBLES C109 EXPEDIENTS DE PERSONAL H100 ASSUMPTES JURÍDICS I LEGALS C110 SITUACIONS ADMINISTRATIVES H101 PROCEDIMENTS JUDICIALS C115 CONDICIONS LABORALS I H106 ACTUACIONS JURÍDIC ADMINISTRATIVES C128 RETRIBUCIONS I PREVISIÓ SOCIAL H110 INSCRIPCIONS EN REGISTRES OFICIALS C145 FORMACIÓ I PERFECCIONAMENT H114 SERVEIS DE CERTIFICACIÓ C146 RELACIONS LABORALS K100 GESTIÓ DE LA INFORMACIÓ C124 RÈGIM DISCIPLINARI K101 ADQUISICIÒ DE DOCUMENTS D100 GESTIÓ DELS RECURSOS ECONÒMICS K107 GESTIÓ DELS DOCUMENTS D101 PRESSUPOST K123 CONSERVACIÓ DE DOCUMENTS D113 EXECUCIÓ DEL PRESSUPOST K127 REPRODUCCIÓ DE DOCUMENTS I IMATGES D128 GESTIÓ EXTRAPRESSUPOSTÀRIA K133 GESTIÓ DEL SISTEMA INFORMÀTIC D131 CONTROL DE TRESORERIA K137 GESTIÓ DE LES COMUNICACIONS D134 FISCALITZACIÓ O CONTROL INTERN D137 OBLIGACIONS FISCALS D141 ENDOSAMENTS 23IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 25. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El cuadro de clasificación de las actividades del museo: actividades operativas L100 GESTIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC L101 ADQUISICIÓ DE FONS MUSEÍSTICS L106 DIPÒSITS L110 DOCUMENTACIÓ DELS FONS L117 PROTECCIÓ DELS FONS L122 PERITATGES L124 CONSERVACIÓ I RESTAURACIÓ DELS FONS L130 ALIENACIÓ I PRÉSTEC M. DIFUSIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC M101 PLANIFICACIÓ MUSEÍSTICA M105EXHIBICIÓ DEL FONS M104 GESTIÓ DE PÚBLIC M110 ACCIÓ CULTURAL I EDUCATIVA M113 CONSULTA I ASSESSORAMENT M114 GESTIÓ DE LA RECERCA P. PROMOCIÓ DEL MUSEU P101 IMATGE CORPORATIVA P102 PROJECCIÓ EXTERNA 24IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 26. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase Gestión de Patrimonio Museístico L100. GESTIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC L122. PERITATGES L101. ADQUISICIONS DE FONS L108. Ingressos temporals L124. CONSERVACIÓ I RESTAURACIÓ DELS FONS L109. Oferiments L125 Conservació Preventiva L126. Control Ambiental L106. DIPÒSITS L114. Control dels fons L118. Tècniques de laboratori L110. DOCUMENTACIÓ DELS FONS L127 Intervencions al patrimoni L111. Registre del fons L129. Reproducció i còpies L112. Instruments de descripció del fons L113. Dossiers informatius L130. ALIENACIÓ I PRÉSTEC E10 Col·leccions L131. Préstec Temporal E20 Autors L132. Dipòsit L133. Retorn de dipòsit L117. PROTECCIÓ DELS FONS L134. Baixa definitiva L116 Moviment d’obres E10 Moviments interns E20 Moviments externs E21 Entrades d’obres E22 Sortides d’obres L115. Localització dels fons L121. Comunicació a l’Administració 25IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 27. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase Difusión del Patrimonio Museístico M100. DIFUSIÓ DEL PATRIMONI MUSEÍSTIC M101. PLANIFICACIÓ MUSEÍSTICA M102. Projecte museològic M103. Projecte museogràfic M105. EXHIBICIÓ DELS FONS M106. Exposició permanent M107. Exposicions temporals M104. GESTIÓ DE PÚBLIC M109. Visites E10 Visites singulars M110. ACCIÓ CULTURAL I EDUCATIVA M111. Activitats culturals M112. Activitats educatives M113. CONSULTA I ASSESSORAMENT M114. GESTIÓ DE LA RECERCA M115. Projectes de recerca M116. Congressos i cursos M118. Publicacions 26IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 28. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El cuadro de clasificación de las actividades del museo: Clase Gestión de Patrimonio Museístico Z100. FONS PERSONAL Z115. ÀMBIT ASSOCIATIU I POLÍTIC Z101. ÀMBIT PERSONAL I FAMILIAR Z116. Activitat associativa Z102. Activist personal Z117. Activitat política Z103. Activitat familiar Z118. RECURSOS D’INFORMACIÓ Z104. ÀMBIT PROFESSIONAL E10 Instruments de descripció E10 Originals E20 Dossiers temàtics E20 Publicacions E30 Bibliografia Z105. Activitat artística E40 Publicacions Z106. Activitat política E50 Documentació impresa Z107. Activitat periodística E60 Premsa Z108. Activitat docent Z119. COL·LECCIONISME Z109. RELACIONS I REPRESENTACIÓ Z110. Epistolari Z111. Correspondència personal Z112. Correspondència entre tercers Z113. Actes protocolaris Z114 Projecció pública 27IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 29. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El Calendario de conservación y expurgo  Es el instrumento que determina el destino final de los documentos: el periodo de vigencia, el posible expurgo o conservación. Ejemplo: CÓDIGO: D118 Expedientes de gastos CÓDIGO: H107 Expedientes de convenios Termino y disposición final: Termino y disposición final: Activo Activo en el archivo de oficina hasta Activo Activo en el archivo de oficina hasta que finalice la tramitación que finalice la tramitación Semiactivo 2 años Semiactivo 10 años Inactivo Conservación permanente Inactivo Muestreo selectivo Descripción final: Conservación permanente del Descripción final: Conservación permanente de convenio y documentos que establecen todos los expedientes relacionados con las condiciones específicas; destrucción total del colecciones o las actividades del museo. resto de la documentación a los dos años. 28IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 30. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA El repertorio de índices. Expediente  Es la lista conjunta de los expedientes y de los documentos administrativos creados o recibidos por el museo y conservados como testimonio de sus actuaciones. El repositorio consta de los elementos descriptivos siguientes: Número de registro Código de Fondo Código del archivo de gestión Código del cuadro de clasificación Título de clasificación Número del expediente Año Título propio Año de apertura y cierre Número de volumen Soporte documental Forman parte del expediente todos los documentos que se producen en el entorno de una actividad: textuales, imágenes (fotografías, radiografías, audiovisuales) y documentos multimedia, en cualquier soporte, físico, electrónico o digital. 29IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 31. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 30IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 32. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 31IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 33. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 32IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 34. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 33IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 35. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 34IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 36. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 12 LLISTAT DEXPEDIENTS SIMPLIFICAT Criteris de M107 5 M NA C 1994 141 Referència ID. Assumpte Topogràfic 141M107-5/1994 5451 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 5.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. I: projecte 5452 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 6.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. II: selecció dobres 5453 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 7.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. III: sol·licituds dobres denegades o anul·lades 5454 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 8.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. IV: sol·licituds dobres acceptades (A -L) 5455 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 1.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. V: sol·licitud dobres acceptades (M -P) 5456 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 2.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VI: sol·licituds dobres acceptades (Q -Z) 5457 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 3.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VII: fitxes tècniques 5458 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 4.4/270 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. VIII: assegurances, transports i correus 5459 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 1.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. IX: assegurances 5460 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 2.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. X: muntatge 5461 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 3.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. XI: moviment dobra 5462 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 4.4/271 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. XII: difusió 35IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 37. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 12 LLISTAT DEXPEDIENTS Criteris de M107 5 M NA C 1994 141 Referència ID. Assumpte Document Topogràfic 141M107-5/1994 5451 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX", Barcelona, Palau Nacional, 16 de 5.8/269 desembre de 1995-10 març de 1996. MNAC. Vol. I: projecte Companyia asseguradora: COGRUP Companyia asseguradora: GRAS SAVOYE Companyia asseguradora: SWISS NATIONAL INSURANCE COMPANY Companyia asseguradora: MAT SECURITAS EXPRESS Projecte "Agnus Dei. LArt Romànic i els artistes del XX", Pilar Parcerisas, octubre 1995 Fitxa tècnica: núm. reg. 799FM Fitxa tècnica: núm. reg. 800FM Fitxa tècnica: núm. reg. 789FM Fitxa tècnica: núm. reg. 791FM Fitxa tècnica: núm. reg. 790FM Fitxa tècnica: núm. reg. 788FM Fitxa tècnica: núm. reg. 796FM Fitxa tècnica: núm. reg. 775FM Fitxa tècnica: núm. reg. 797FM Fitxa tècnica: núm. reg. 498FM Fitxa tècnica: núm. reg. 500FM Fitxa tècnica: núm. reg. 777FM Fitxa tècnica: núm. reg. 776FM Fitxa tècnica: núm. reg. 779FM 02/10/2008 Pàgina 1 de 3 36IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 38. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 25 LLISTAT DEXPEDIENTS Criteris de M107-5/1994 M NA C Referència ID. Assumpte Document Topogràfic 101M107-2/1996 659 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 3.6/64 102M107-1/1995 260 14.18/21 102M107-1/1996 337 2.7/29 105M107-4/1995 7137 2.21/416 114L127-23/1995 5752 Restauració per a lexposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 46.57/289 123K129-490/1996 10570 TTI TRANSPORTES INTERNACIONALES. Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle 51.75/608 130M107-3/1995 6710 Exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 13.24/377 131D119-327/1995 4629 PILAR PARCERISAS COLOMER. Comissariat exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del 9.28/203 131D119-336/1995 4638 TTI TRANSPORTES INTERNACIONALES. Despeses de transports, embalatges i tràmits duaners 18.28/203 exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 131D119-393/1995 4693 Muntatge exposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 1.43/205 131D119-431/1995 4730 NATIONAL VERSICHERUNG. Assegurança obra de Paul Klee exposició "Agnus Dei. Lart romànic i 38.43/205 els artistes del segle XX" 131D119-439/1995 4738 GRAS SAVOYE. Assegurança obra "Lenfant à la poupée" (Le Douanier Rousseau) exposició 3.26/206 "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 131D119-440/1995 4739 GRAS SAVOYE. Assegurança obres del Centre Georges Pompidou "Les Paques" de Marc Chagall 4.26/206 i "Veronique" de Georges Rouault per a lexposició "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del 131D119-612/1995 4894 FUNDACIÓ ANTONI TÀPIES. Assegurança de lobra dAntoni Tàpies "Zoom" per a lexposició 34.37/209 "Agnus Dei. Lart romànic i els artistes del segle XX" 02/10/2008 Pàgina 1 de 6 37IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 39. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 41 LLISTAT PATRIMONI MUSEÍSTIC Criteris de M107 5 MNA C 1994 141 Registr Títol Autor Locallitzaci Referència Observacio 3934 Crist 141M107-5/1994 Anònim MNAC 15936 Mare de Déu de Gósol 141M107-5/1994 Anònim MNAC 24012 Capitell 141M107-5/1994 Anònim MNAC 35702 Frontal daltar de Gésera 141M107-5/1994 Anònim MNAC 40146 Greca i au rampant de San Pedro de Arlanza 141M107-5/1994 Anònim MNAC 64959 Creu daltar 141M107-5/1994 Anònim MNAC 69766 Frontal amb Pantocràtor de Grèixer 141M107-5/1994 Anònim MNAC 200823 Anyell de lApocalipsi 141M107-5/1994 Valoració: 15.000.000 pts Miralda i Bou, Antoni MNAC 02/10/2008 Pàgina 1 de 5 38IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 40. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 39IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 41. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 40IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 42. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 41IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 43. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El repertorio de índices. Colección  Es la relación de documentación asociada a una obra de arte concreta. Forman parte del expediente todos los documentos que se producen en el entorno de una actividad: textos, imágenes (fotografías, radiografías, audiovisuales) y documentos multimedia, en cualquier soporte, físico o electrónico. 42IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 44. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 43IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 45. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA ARXIU GENERAL DEL MNAC Nombre de 6 LLISTAT PATRIMONI MUSEÍSTIC Criteris de 26863D MNA C Registr Títol Autor Locallitzaci Referència Observacio 26863D A les taules de carn de la Boqueria 110L116E10-1/1992 Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 123K129-1474/2000 Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 123K129-6/2001 Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 141L131-38/2000 Valoració: 4.000.000 ptes. Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 141M107-1/1992 Valoració: 2.500.000 pts Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 26863D A les taules de carn de la Boqueria 141M107-10/1999 Itinerància: Barcelona i Madrid Nonell i Monturiol, Isidre MNAC 16/10/2008 Pàgina 1 de 1 44IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 46. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 45IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 47. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 46IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 48. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA 47IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 49. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Las acciones:  Se ha evaluado y preclasificado la documentación histórica aplicando el cuadro de clasificación.  Se han organizado los archivos de gestión para controlar la producción documental actual desde su creación.  Se han identificado las series documentales más importantes del museo: reuniones de gobierno, exposiciones, intervenciones, actividades culturales, actividades educativas,... 48IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 50. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Se ha organizado el archivo de imagen y sonido.  Fase de identificación y inventario.  Fase de catalogación y descripción.  Se ha analizado el contenido de las series documentales clásicas, expedientes de obra y de restauración y se ha comprobado que en realidad son dosieres informativos. 49IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 51. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Actualmente el sistema de gestión documental engloba la totalidad de los fondos desde la fase activa hasta la inactiva o documentación histórica, garantiza su correcta conservación y asegura el acceso y la confidencialidad de los datos reservados.  Para su gestión, la documentación se agrupa en expedientes y estos en series documentales dotándolos de una referencia archivística. Al entorno del expediente se organizan todos los soportes documentales que genera la actividad (textuales, gráficos, sonoros, audiovisuales).  El sistema de gestión documental se ha integrado en el sistema de información del museo. 50IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 52. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  La automatización del sistema: 51IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 53. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Las funcionalidades del programa se han diseñado de acuerdo con las tareas y los procedimientos establecidos.  Registro de fondos y colecciones de archivo.  Gestionar la documentación, mediante los módulos de archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.  Gestionar los instrumentos de descripción en un entorno normalizado.  Describir la documentación en cualquier soporte.  Describir documentos a diferentes niveles: documentos simples o compuestos.  Vincular imágenes, textuales o iconográficas, digitalizadas.  Recuperar a partir del repertorio de índices las referencias archivísticas y obtener datos o copias de documentos digitalizados. 52IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 54. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  El Sistema permite la recuperación rápida de todas las referencias archivísticas a partir de una única consulta con relación a dos conceptos (índices):  El expediente virtual de la obra de arte (recurso de información).  El expediente virtual de la actividad (recurso archivístico).  Con estos dos elementos es posible compatibilizar la aplicación de les técnicas archivísticas y conseguir los objetivos de información requeridos El sistema de gestión documental se integra así en el sistema de información del museo. 53IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 55. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  En estos momentos, la realidad es que la implantación del SGD permite:  Hacer la historia de la institución y de las colecciones.  Facilita a los gestores, la evaluación y el seguimiento de sus objetivos y permite establecer medidas correctoras.  Permite evaluar el grado de explotación de les colecciones.  Permite evaluar por “hechos y datos” las necesidades de información del museo.  Asegura la integridad del patrimonio documental.  Pone el archivo al alcance de los usuarios internos y externos, asegura la integridad, conservación y acceso a sus fondos con criterios profesionales.  Facilita su integración en la red de archivos públicos cumpliendo así la normativa legal vigente. 54IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 56. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Extensión del SGD en la organización: 28 Unidades administrativas 54 usuarios 55IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 57. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Volumen de documentación que gestiona el sistema (1990-2007) 315,99 ml.: Expedientes 31.837 Volúmenes 38.184 Expedientes abiertos en las unidades administrativas 6.011 56IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 58. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Documentación en imagen y sonido 371.659 documentos: Soportes Flexibles 188.010 Opacos 150.000 Radiografías 578 Audio 242 Imagen en movimiento 442 57IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 59. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Documentos digitalizados 150.569 documentos (en CD o DVD): Soporte flexible 143.352 Opacos 6.159 Textual 410 Imagen en movimiento 435 Sonido 213 CD + DVD 2.206 58IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 60. 4. LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA  Datos sobre identificación de registros documentales vinculados a la colección: Volumen de documentación vinculada a piezas de 30.689 la colección Númeo de piezas de la colección vinculadas a 38.623 documentos Piezas de las colecciones del MNAC vinculadas 24.064 Piezas FM vinculadas 6.625 59IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 61. 5. LOS RESULTADOS  Entre los años 1996-2007 el Archivo ha realizado una labor de organización interna directamente relacionada con el grado de madurez organizativa de la institución  Se ha normalizado el sistema de gestión documental y archivo en base a instrumentos metodológicos adaptándolos a las necesidades del museo.  Se ha implementado el sistema desde las unidades de gestión, se ha creado un departamento de archivo con personal cualificado, se dispone de espacios donde custodiar la documentación y realizar tratamientos de conservación de los fondos de archivo.  Se han automatizado los procedimientos de archivo.  Se ha integrado la colección a los procesos de catalogación. 60IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 62. 5. LOS RESULTADOS  A partir del año 2007 el MNAC da un paso adelante con la implantación de MuseumPlus como recurso informático para la gestión de la colección e inicia un proyecto de implantación de un sistema de gestión electrónica de documentos para organizar su fototeca digital.  En estos momentos el fondo de imágenes catalogado y digitalizado por el archivo se está incorporando a MuseumPlus.  El nuevo sistema facilitará el acceso a los contenidos catalogados e informatizados por el archivo en los últimos años.  Facilitarán la identificación de los nuevos recursos electrónicos que se están generando, en especial los de imagen de captación digital directa.  Permitirá la organización interna de los contenidos digitales y su salida a internet. 61IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 63. 5. LOS RESULTADOS Disponer de una metodología normalizada - como la del SGD y Archivo del MNAC - es una buena herramienta que permite la implantación de los nuevos sistemas de gestión electrónica de documentos en un mismo entorno metodológico de organización documental que dará continuidad a la organización de los fondos de archivo, enriqueciendo la información sobre la colección y preservando el patrimonio de archivo de la institución. 62IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 64. 5. LOS RESULTADOS 63IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 65. 5. LOS RESULTADOS 64IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 66. 5. LOS RESULTADOS 65IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 67. 5. LOS RESULTADOS 66IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 68. 5. LOS RESULTADOS 67IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 69. 5. LOS RESULTADOS 68IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 70. 5. LOS RESULTADOS 69IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 71. 5. LOS RESULTADOS 70IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 72. 5. LOS RESULTADOS 71IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 73. 5. LOS RESULTADOS 72IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 74. 5. LOS RESULTADOS 73IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008
  • 75. 5. LOS RESULTADOS 74IV ENCUENTROS DE CENTROS DE DOCUMENTACIÓN DE ARTE CONTEMPORÁNEO 22-23 de octubre de 2008

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