PENGURUSAN  MESYUARAT BERKUALITI
PENGERTIAN MESYUARAT
<ul><li>Mesyuarat adalah  perbincangan formal  di antara  dua pihak atau lebih  untuk mencapai  objektif bersama  melalui ...
MASALAH BIASA MESYUARAT <ul><li>Mesyuarat jarang diadakan. </li></ul><ul><li>Minit lewat dihantar. </li></ul><ul><li>Agend...
<ul><li>Subjek dan tujuan mesyuarat tidak diterangkan dengan jelas. </li></ul><ul><li>Mesyuarat diadakan pada masa yang ti...
<ul><ul><li>Tempat mesyuarat terlalu sempit </li></ul></ul><ul><ul><li>kerusi-kerusi yang tidak selesa </li></ul></ul><ul>...
<ul><li>Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir; orang yang sepatutnya tidak hadir, hadir. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli mes...
<ul><li>Ada ahli yang mengawal mesyuarat. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli mesyuarat bertelagah sesama sendiri atau dengan peng...
<ul><li>Ahli-ahli dipersendakan atau ditertawakan oleh pengerusi atau ahli-ahli. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli tidak jelas a...
<ul><li>Ahli-ahli tidak  dapat melihat, membaca, mendengar atau memahami alat pandang dengar. </li></ul><ul><li>Mesyuarat ...
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI OBJEKTIF PERWAKILAN ORGANISASI KEPIMPINAN MAKLUMAT TEMPAT MESYUARAT WAKTU M...
ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI <ul><li>Mempunyai agenda dan objektif yang jelas. </li></ul><ul><li>Bermula...
<ul><li>Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran. </li></ul><ul><li>Perbincangan diadakan secara positif. </li></ul><ul><l...
MERANCANG MESYUARAT
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI  (PERANCANGAN) <ul><li>Mengapakah mesyuarat perlu diadakan? </li></ul><ul><li>Apakah isu/masal...
<ul><li>Bila dan di mana mesyuarat hendak diadakan ? </li></ul><ul><li>Siapakah yang perlu hadir ? </li></ul><ul><li>Bagam...
SEMASA MESYUARAT <ul><li>(a) Di awal Mesyuarat: </li></ul><ul><ul><li>Datang awal sebelum waktu mesyuarat. </li></ul></ul>...
<ul><li>(b) Semasa Perbincangan: </li></ul><ul><ul><li>Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli. </li></ul></ul><ul><ul><li...
<ul><li>(c)  Di Akhir Mesyuarat </li></ul><ul><ul><li>Rumuskan perkara-perkara utama yang telah diputuskan. </li></ul></ul...
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI <ul><li>Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komited untuk: </li></ul...
PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI <ul><ul><li>Menggalakan perbincangan dan penyertaan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menghormati pe...
PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN <ul><li>Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan. </li></ul><ul><li>Ahli-a...
KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSI <ul><li>Menjaga tatacara mesyuarat. </li></ul><ul><li>Memutuskan ‘ points of order ‘ </li></...
KUALITI SEORANG PENGERUSI <ul><li>Personaliti. </li></ul><ul><li>Keadilan. </li></ul><ul><li>Tegas bila perlu. </li></ul><...
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA <ul><li>Mempastikan pengelolaan dan pentadbiran yang cekap bagi mesyuarat. </li></ul><u...
TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA <ul><li>Bertindak sebagai ‘tangan kanan’ Pengerusi. </li></ul><ul><li>Mengambil tindaka...
SEBELUM MESYUARAT <ul><li>Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi. <...
<ul><li>Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat. </li></ul><ul><li>Jelaskan agenda, isu, kertaskerja untuk perb...
SEMASA MESYUARAT <ul><li>Mencatatkan kehadiran ahli-ahli. </li></ul><ul><li>Membuat catitan untuk penyediaan mesyuarat. </...
SELEPAS  MESYUARAT <ul><li>Sediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan Pengerusi Mesyuarat. </li></ul><ul><li>Mengedarka...
PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT <ul><li>I. Tindakan Sebelum Mesyuarat. </li></ul><ul><ul><li>Membuat Persiapan. </li...
PERANAN  DAN TUGAS AHLI MESYUARAT <ul><li>III. Tindakan Selepas Mesyuarat </li></ul><ul><ul><li>Memaklumkan kepada penguru...
TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT <ul><li>Mematuhi segala aturan dalam mesyuarat. </li></ul><ul><li>Memberitahu ahli jawatankua...
TAKE ‘ 5 ‘ <ul><li>MASA UNTUK BEREHAT SEKETIKA, </li></ul><ul><li>KALAU NGANTUK TU PERGILAH CUCI MUKA </li></ul>
PROTOKOL DALAM MESYUARAT
<ul><li>MENEMPATKAN AHLI-AHLI MESYUARAT MENGIKUT KEUTAMAAN, KEKANANAN, FUNGSI AHLI DAN MENENTUKAN LOKASI PERALATAN SERTA K...
PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT <ul><li>Watak-watak atau pelaku-pelaku dalam mesyuarat. </li></ul><ul><li>Komponen mesyua...
SYARAT-SYARAT AM <ul><li>Mesti ada Pengerusi </li></ul><ul><li>Mesti ada Setiausaha. </li></ul><ul><li>Mempunyai Agenda. <...
NOTIS <ul><li>Apa-apa bentuk dan cara untuk  memanggil orang-orang  berkenaan untuk  bermesyuarat sebagaimana  yang dikehe...
JENIS NOTIS <ul><li>VERBAL </li></ul><ul><li>SURAT </li></ul><ul><li>TV/RADIO </li></ul><ul><li>AKHBAR </li></ul><ul><li>T...
KANDUNGAN NOTIS <ul><li>Tempat mesyuarat </li></ul><ul><li>Tarikh, hari dan masa mesyuarat. </li></ul><ul><li>Perkara yang...
TEMPOH MENGEDARKAN NOTIS <ul><li>Ikut peraturan/munasabah. </li></ul><ul><li>Tempoh yang panjang untuk perkara-perkara khu...
SEBAB-SEBAB KEGAGALAN MESYUARAT <ul><li>Gagal menghantar notis dalam masa yang cukup. </li></ul><ul><li>Tidak lengkap. </l...
AGENDA <ul><li>Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. </li></ul><ul><li>Untuk menentukan tiada perkara-perkara ...
<ul><li>Bentuk agenda: </li></ul><ul><ul><li>Agenda Rangka </li></ul></ul><ul><ul><li>Agenda Terperinci </li></ul></ul><ul...
<ul><li>Kandungan agenda; </li></ul><ul><ul><li>Susunan </li></ul></ul><ul><ul><li>Perkara-perkara yang hendak dibincangka...
MENYEDIAKAN AGENDA <ul><li>Tentukan perkara yang penting tidak tertinggal. </li></ul><ul><ul><li>Bincang dengan Pengerusi/...
<ul><li>Jika perlu, rujuk kepada peraturan-peraturan mesyuarat (jika ada). </li></ul><ul><li>Persetujuan Pengerusi berhubu...
KEMUDAHAN <ul><li>BILIK MESYUARAT </li></ul><ul><li>Saiz </li></ul><ul><li>Kemas, Bersih, Teratur. </li></ul><ul><li>Hiasa...
KEMUDAHAN <ul><li>KERUSI DAN MEJA </li></ul><ul><li>Susunan (ikut bil. Ahli & bentuk mesyuarat) </li></ul><ul><li>Tempat d...
PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR (AVA) <ul><li>Tujuan: </li></ul><ul><ul><li>Menimbulkan  minat terhadap persembahan. </li><...
ALAT-ALAT PANDANG DENGAR <ul><li>KERTAS MAHJUNG </li></ul><ul><li>PAPAN PUTIH </li></ul><ul><li>OVERHEAD PROJECTOR </li></...
PRINSIP SUSUNATUR <ul><li>SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI </li></ul><ul><ul><li>Pengerusi merupakan orang yang terutama memimpin ...
<ul><li>SUSUNAN TEMPAT DUDUK </li></ul><ul><ul><li>Ahli-ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir di sebelah kanan pe...
TATASUSILA BERMESYUARAT <ul><li>SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLI-AHLI MEMBER...
LANGKAH-LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARAT <ul><li>Jangan tiba lewat. </li></ul><ul><li>Elakkan gangguan telefon kecuali perk...
<ul><li>Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian. </li></ul><ul><li>Memberi sumbangan. </li></ul><ul><li>Memberi tumpu...
MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA <ul><li>Perutusan Pengerusi. </li></ul><ul><li>Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. </li></...
CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT <ul><li>TENTUKAN: </li></ul><ul><ul><li>Bilik mesyuarat </li></ul></ul><ul><ul...
<ul><li>SEDIAKAN: </li></ul><ul><ul><li>Gelas minuman dan air dalam jug. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pensel, pen dan kertas...
SEKIAN <ul><li>TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN  TUAN/PUAN MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI. </li></ul><ul><li>JUMPA LAGI...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Pkpa291

2,171 views

Published on

Pengurusan Mesyuarat Berkesan

1 Comment
2 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
2,171
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
97
Comments
1
Likes
2
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Pkpa291

  1. 1. PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI
  2. 2. PENGERTIAN MESYUARAT
  3. 3. <ul><li>Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi. </li></ul><ul><li>Mesyuarat adalah berbeza di antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektif. </li></ul>
  4. 4. MASALAH BIASA MESYUARAT <ul><li>Mesyuarat jarang diadakan. </li></ul><ul><li>Minit lewat dihantar. </li></ul><ul><li>Agenda tidak jelas. </li></ul><ul><li>Tiada keputusan yang dibuat </li></ul><ul><li>Kurang perancangan </li></ul>
  5. 5. <ul><li>Subjek dan tujuan mesyuarat tidak diterangkan dengan jelas. </li></ul><ul><li>Mesyuarat diadakan pada masa yang tidak sesuai bagi orang yang menghadiri mesyuarat. </li></ul><ul><li>Kemudahan fizikal mesyuarat tidak baik. </li></ul><ul><ul><li>Terlalu panas atau sejuk </li></ul></ul><ul><ul><li>terlalu bising </li></ul></ul>
  6. 6. <ul><ul><li>Tempat mesyuarat terlalu sempit </li></ul></ul><ul><ul><li>kerusi-kerusi yang tidak selesa </li></ul></ul><ul><ul><li>terlalu banyak asap </li></ul></ul><ul><li>Ahli-ahli mesyuarat tidak dalam keadaan bersedia dengan idea-idea dan peralatan. </li></ul><ul><li>Mesyuarat tidak dimulakan pada waktu yang ditetapkan. </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Orang yang sepatutnya hadir tidak hadir; orang yang sepatutnya tidak hadir, hadir. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli mesyuarat dibiarkan berbincang mengenai perkara yang terkeluar daripada tajuk. </li></ul><ul><li>Pengerusi mesyuarat membawa ahli-ahli berbincang mengenai hal-hal yang terkeluar daripada tajuk </li></ul>
  8. 8. <ul><li>Ada ahli yang mengawal mesyuarat. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli mesyuarat bertelagah sesama sendiri atau dengan pengerusi tanpa dapat dikawal. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli tidak mengeluarkan perasaan dan pendapat yang sebenar. </li></ul><ul><li>Gangguan dan perbualan sampingan. </li></ul>
  9. 9. <ul><li>Ahli-ahli dipersendakan atau ditertawakan oleh pengerusi atau ahli-ahli. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli tidak jelas atau keliru mengenai isu-isu atau maklumat yang dibincangkan atau dipersembahkan. </li></ul><ul><li>Peralatan alat pandang dengar tidak boleh digunakan. </li></ul>
  10. 10. <ul><li>Ahli-ahli tidak dapat melihat, membaca, mendengar atau memahami alat pandang dengar. </li></ul><ul><li>Mesyuarat mengambil masa yang lebih daripada panjang daripada jangka waktu yang telah dirancang. </li></ul><ul><li>Pengerusi /wakil tidak mempunyai kuasa membuat keputusan. </li></ul>
  11. 11. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI OBJEKTIF PERWAKILAN ORGANISASI KEPIMPINAN MAKLUMAT TEMPAT MESYUARAT WAKTU MESYUARAT MESYUARAT
  12. 12. ASAS-ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI <ul><li>Mempunyai agenda dan objektif yang jelas. </li></ul><ul><li>Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa. </li></ul><ul><li>Kemudahan fizikal yang sesuai dan selesa. </li></ul><ul><li>Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi. </li></ul>
  13. 13. <ul><li>Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran. </li></ul><ul><li>Perbincangan diadakan secara positif. </li></ul><ul><li>Peranan Pengerusi yang berkesan. </li></ul><ul><li>Peranan Setiausaha yang berkesan. </li></ul><ul><li>Minit mesyuarat yang direkodkan dengan tepat. </li></ul><ul><li>Tindakan susulan yang berkesan. </li></ul>
  14. 14. MERANCANG MESYUARAT
  15. 15. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI (PERANCANGAN) <ul><li>Mengapakah mesyuarat perlu diadakan? </li></ul><ul><li>Apakah isu/masalah yang hendak dibincangkan? </li></ul><ul><ul><li>Hadkan bilangan isu/masalah. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tentukan keutamaan isu/masalah </li></ul></ul><ul><li>Apakah objektif mesyuarat? </li></ul><ul><li>Apakah keputusan yang hendak dicapai? </li></ul>
  16. 16. <ul><li>Bila dan di mana mesyuarat hendak diadakan ? </li></ul><ul><li>Siapakah yang perlu hadir ? </li></ul><ul><li>Bagamanakah mesyuarat hendak dikendalikan ? </li></ul><ul><li>Dimanakah mesyuarat hendak diadakan? </li></ul><ul><li>Bagaimana keputusan mesyuarat hendak dibuat? </li></ul>
  17. 17. SEMASA MESYUARAT <ul><li>(a) Di awal Mesyuarat: </li></ul><ul><ul><li>Datang awal sebelum waktu mesyuarat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mulakan mesyuarat tepat pada waktunya. </li></ul></ul><ul><ul><li>Wujudkan suasana yang sesuai dan baik. </li></ul></ul><ul><ul><li>Maklumkan tujuan/agenda yang hendak dicapai. </li></ul></ul>
  18. 18. <ul><li>(b) Semasa Perbincangan: </li></ul><ul><ul><li>Beri peluang sama rata kepada ahli-ahli. </li></ul></ul><ul><ul><li>Galakkan penyertaan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kawal perbincangan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kawal perjalanan masa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kekalkan suasana harmonis. </li></ul></ul><ul><ul><li>Beri kesimpulan dari semasa ke semasa </li></ul></ul>
  19. 19. <ul><li>(c) Di Akhir Mesyuarat </li></ul><ul><ul><li>Rumuskan perkara-perkara utama yang telah diputuskan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Maklumkan keputusan yang telah diambil. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat akan datang. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tamatkan mesyuarat. </li></ul></ul>
  20. 20. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI <ul><li>Sebagai pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil mesyuarat. Komited untuk: </li></ul><ul><ul><li>Merancang dan mempengerusikan mesyuarat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menentukan cara bagaimana, bila waktu bermula dan mengakhiri mesyuarat. </li></ul></ul>
  21. 21. PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI <ul><ul><li>Menggalakan perbincangan dan penyertaan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menghormati pendapat dan pandangan ahli-ahli. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menentukan susunan agenda dipatuhi. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menjaga displin mesyuarat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengawal perjalanan masa. </li></ul></ul>
  22. 22. PENGENDALIAN MESYUARAT YANG BERKESAN <ul><li>Wujudkan suasana yang boleh merangsang perbincangan. </li></ul><ul><li>Ahli-ahli diberi peluang sama rata untuk perbincangan. </li></ul><ul><li>Agenda dibincangkan satu persatu. </li></ul><ul><li>Had waktu perbincangan bagi setiap isu/masalah ditentukan mengikut keutamaan. </li></ul><ul><li>Setiap pandangan dan keputusan dirumuskan dari masa ke semasa. </li></ul>
  23. 23. KUASA DAN KELAYAKAN PENGERUSI <ul><li>Menjaga tatacara mesyuarat. </li></ul><ul><li>Memutuskan ‘ points of order ‘ </li></ul><ul><li>Menggunakan undi-putus. </li></ul><ul><li>Mengarahkan pengunduran individu yang tidak mematuhi peraturan atau yang mengganggu. </li></ul><ul><li>Menamatkan mesyuarat. </li></ul>
  24. 24. KUALITI SEORANG PENGERUSI <ul><li>Personaliti. </li></ul><ul><li>Keadilan. </li></ul><ul><li>Tegas bila perlu. </li></ul><ul><li>Penuh semangat dan bertenaga. </li></ul><ul><li>Kebolehan menjaga displin. </li></ul><ul><li>Kejelasan ucapan. </li></ul>
  25. 25. TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA <ul><li>Mempastikan pengelolaan dan pentadbiran yang cekap bagi mesyuarat. </li></ul><ul><li>Menolong pengerusi dalam perancangan dan penyediaan. </li></ul><ul><li>Maklumkan Pengerusi. </li></ul><ul><li>Seringkali hadir tepat pada waktu. </li></ul>
  26. 26. TANGGUNGJAWAB DAN TUGAS SETIAUSAHA <ul><li>Bertindak sebagai ‘tangan kanan’ Pengerusi. </li></ul><ul><li>Mengambil tindakan susulan. </li></ul><ul><li>Mengetahui ahli-ahli. </li></ul>
  27. 27. SEBELUM MESYUARAT <ul><li>Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi. </li></ul><ul><li>Pastikan agenda mesyuarat/perkara yang akan dibincangkan serta dokumen-dokumen untuk edaran semasa mesyuarat. </li></ul>
  28. 28. <ul><li>Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat. </li></ul><ul><li>Jelaskan agenda, isu, kertaskerja untuk perbincangan pada pengerusi sebelum mesyuarat. </li></ul><ul><li>Siapkan ‘checklist’ isu-isu penting mesyuarat untuk panduan pengerusi. </li></ul><ul><li>Datang awal untuk pastikan semua persiapan mesyuarat adalah teratur. </li></ul>
  29. 29. SEMASA MESYUARAT <ul><li>Mencatatkan kehadiran ahli-ahli. </li></ul><ul><li>Membuat catitan untuk penyediaan mesyuarat. </li></ul><ul><li>Bantu Pengerusi semasa mesyuarat. </li></ul><ul><li>Memberi penjelasan yang diperlukan kepada mesyuarat. </li></ul><ul><li>Lain-lain tugas pentadbiran dan ‘house-keeping’ </li></ul>
  30. 30. SELEPAS MESYUARAT <ul><li>Sediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan Pengerusi Mesyuarat. </li></ul><ul><li>Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat secepat mungkin. </li></ul><ul><li>Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang dikehendaki. </li></ul><ul><li>Menyimpan dokumen dan rekod mesyuarat. </li></ul>
  31. 31. PERANAN DAN TUGAS AHLI-AHLI MESYUARAT <ul><li>I. Tindakan Sebelum Mesyuarat. </li></ul><ul><ul><li>Membuat Persiapan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tiba lebih awal. </li></ul></ul><ul><li>II. Tindakan Semasa Mesyuarat. </li></ul><ul><ul><li>Memberi sumbangan yang berkesan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mematuhi peraturan dan tatacara mesyuarat. </li></ul></ul>
  32. 32. PERANAN DAN TUGAS AHLI MESYUARAT <ul><li>III. Tindakan Selepas Mesyuarat </li></ul><ul><ul><li>Memaklumkan kepada pengurusan/pihak berkenaan mengenai keputusan mesyuarat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mengambil tindakan di atas keputusan yang dicapai. </li></ul></ul><ul><ul><li>Memberi laporan maklumbalas kepada URUSETIA. </li></ul></ul>
  33. 33. TANGGUNGJAWAB AHLI MESYUARAT <ul><li>Mematuhi segala aturan dalam mesyuarat. </li></ul><ul><li>Memberitahu ahli jawatankuasa lebih awal daripada tarikh mesyuarat sekiranya tidak dapat hadir. </li></ul><ul><li>Menghadiri semua mesyuarat tepat pada waktunya. </li></ul>
  34. 34. TAKE ‘ 5 ‘ <ul><li>MASA UNTUK BEREHAT SEKETIKA, </li></ul><ul><li>KALAU NGANTUK TU PERGILAH CUCI MUKA </li></ul>
  35. 35. PROTOKOL DALAM MESYUARAT
  36. 36. <ul><li>MENEMPATKAN AHLI-AHLI MESYUARAT MENGIKUT KEUTAMAAN, KEKANANAN, FUNGSI AHLI DAN MENENTUKAN LOKASI PERALATAN SERTA KELENGKAPAN BILIK MESYUARAT </li></ul>PROTOKOL SUSUNATUR
  37. 37. PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT <ul><li>Watak-watak atau pelaku-pelaku dalam mesyuarat. </li></ul><ul><li>Komponen mesyuarat: </li></ul><ul><ul><li>Notis </li></ul></ul><ul><ul><li>Agenda </li></ul></ul><ul><ul><li>Minit </li></ul></ul><ul><li>Kemudahan </li></ul><ul><li>Peralatan </li></ul>
  38. 38. SYARAT-SYARAT AM <ul><li>Mesti ada Pengerusi </li></ul><ul><li>Mesti ada Setiausaha. </li></ul><ul><li>Mempunyai Agenda. </li></ul><ul><li>Mesti cukup ‘Korum’. </li></ul>
  39. 39. NOTIS <ul><li>Apa-apa bentuk dan cara untuk memanggil orang-orang berkenaan untuk bermesyuarat sebagaimana yang dikehendaki oleh peraturan-peraturan mesyuarat berkenaan . </li></ul>
  40. 40. JENIS NOTIS <ul><li>VERBAL </li></ul><ul><li>SURAT </li></ul><ul><li>TV/RADIO </li></ul><ul><li>AKHBAR </li></ul><ul><li>TALIPON </li></ul>
  41. 41. KANDUNGAN NOTIS <ul><li>Tempat mesyuarat </li></ul><ul><li>Tarikh, hari dan masa mesyuarat. </li></ul><ul><li>Perkara yang hendak diuruskan. </li></ul><ul><li>Maklumat-maklumat perkara khusus yang hendak diuruskan. </li></ul><ul><li>Jenis mesyuarat </li></ul><ul><li>Tarikh notis </li></ul><ul><li>Tandantangan orang yang memanggil mesyuarat . </li></ul>
  42. 42. TEMPOH MENGEDARKAN NOTIS <ul><li>Ikut peraturan/munasabah. </li></ul><ul><li>Tempoh yang panjang untuk perkara-perkara khusus. </li></ul><ul><li>Jika ‘urgent’ tempoh yang lebih pendek tidak dapat dielakkan. </li></ul>
  43. 43. SEBAB-SEBAB KEGAGALAN MESYUARAT <ul><li>Gagal menghantar notis dalam masa yang cukup. </li></ul><ul><li>Tidak lengkap. </li></ul><ul><li>Tidak jelas. </li></ul><ul><li>Perkara-perkara penting tertinggal. </li></ul><ul><li>Notis tidak sampai. </li></ul><ul><li>Tidak dapat kebenaran. </li></ul>
  44. 44. AGENDA <ul><li>Perkara yang hendak dibincangkan dalam mesyuarat. </li></ul><ul><li>Untuk menentukan tiada perkara-perkara mustahak yang tertinggal. </li></ul><ul><li>Untuk menentukan perbincangan dijalankan dengan teratur. </li></ul><ul><li>Untuk memberitahu ahli-ahli mesyuarat perkara-perkara yang hendak dibincangkan. </li></ul>
  45. 45. <ul><li>Bentuk agenda: </li></ul><ul><ul><li>Agenda Rangka </li></ul></ul><ul><ul><li>Agenda Terperinci </li></ul></ul><ul><li>Kandungan Agenda: </li></ul><ul><ul><li>Tajuk - Menunjukkan jenis mesyuarat, tarikh dan tempat diadakan. </li></ul></ul>
  46. 46. <ul><li>Kandungan agenda; </li></ul><ul><ul><li>Susunan </li></ul></ul><ul><ul><li>Perkara-perkara yang hendak dibincangkan dalam agenda. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menyenangkan membuat rujukan. </li></ul></ul>
  47. 47. MENYEDIAKAN AGENDA <ul><li>Tentukan perkara yang penting tidak tertinggal. </li></ul><ul><ul><li>Bincang dengan Pengerusi/Ketua Jabatan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Rujuk kepada minit mesyuarat yang lepas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Sediakan fail/folder khas untuk mendapatkan kertas-kertas dokumen dalam mesyuarat. </li></ul></ul>
  48. 48. <ul><li>Jika perlu, rujuk kepada peraturan-peraturan mesyuarat (jika ada). </li></ul><ul><li>Persetujuan Pengerusi berhubung dengan draf agenda yang terakhir. </li></ul><ul><li>Selepas agenda dicetak untuk diedarkan, draf Pengerusi dimusnahkan. </li></ul>
  49. 49. KEMUDAHAN <ul><li>BILIK MESYUARAT </li></ul><ul><li>Saiz </li></ul><ul><li>Kemas, Bersih, Teratur. </li></ul><ul><li>Hiasan. </li></ul><ul><li>Batas gangguan telefon. </li></ul>
  50. 50. KEMUDAHAN <ul><li>KERUSI DAN MEJA </li></ul><ul><li>Susunan (ikut bil. Ahli & bentuk mesyuarat) </li></ul><ul><li>Tempat duduk: </li></ul><ul><ul><li>Susun ikut kekananan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Letak tanda nama(jika perlu) </li></ul></ul><ul><ul><li>Kedudukan ahli yang suka bertelagah </li></ul></ul>
  51. 51. PENGGUNAAN ALAT PANDANG DENGAR (AVA) <ul><li>Tujuan: </li></ul><ul><ul><li>Menimbulkan minat terhadap persembahan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Menjelaskan maklumat dan penerangan sesorang. </li></ul></ul><ul><ul><li>Membantu sesorang pendengar lain memahami sesuatu masalah atau isu dengan lebih mudah. </li></ul></ul>
  52. 52. ALAT-ALAT PANDANG DENGAR <ul><li>KERTAS MAHJUNG </li></ul><ul><li>PAPAN PUTIH </li></ul><ul><li>OVERHEAD PROJECTOR </li></ul><ul><li>SLIDE PROJECTOR </li></ul><ul><li>ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV </li></ul><ul><li>TAYANGAN FILEM/VIDEO </li></ul><ul><li>MODEL ATAU CONTOH PROJEK. </li></ul>
  53. 53. PRINSIP SUSUNATUR <ul><li>SUSUNATUR KEUTAMAAN AHLI </li></ul><ul><ul><li>Pengerusi merupakan orang yang terutama memimpin mesyuarat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ahli yang ‘bergelar’ mendahului mereka yang ‘tidak bergelar’. </li></ul></ul><ul><ul><li>Penjawat awam mendahului swasta. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah pangkatnya. </li></ul></ul>
  54. 54. <ul><li>SUSUNAN TEMPAT DUDUK </li></ul><ul><ul><li>Ahli-ahli yang tinggi statusnya duduk paling hampir di sebelah kanan pengerusi. </li></ul></ul><ul><ul><li>Kedudukan ahli-ahli lain diselang selikan berasaskan keutamaan dan kekananan. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ahli berfungsi (yang membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi di sebelah kiri. </li></ul></ul><ul><ul><li>Setiausaha duduk di meja khas di sebelah kiri pengerusi. </li></ul></ul>
  55. 55. TATASUSILA BERMESYUARAT <ul><li>SATU PROSES UNTUK MENINGKATKAN TAHAP KEBERKESANAN MESYUARAT, MENGGALAKKAN AHLI-AHLI MEMBERI SUMBANGAN SECARA BERKESAN, MENJIMATKAN MASA DAN TENAGA. </li></ul>
  56. 56. LANGKAH-LANGKAH TATASUSILA BERMESYUARAT <ul><li>Jangan tiba lewat. </li></ul><ul><li>Elakkan gangguan telefon kecuali perkara terpenting. </li></ul><ul><li>Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa kebenaran. </li></ul><ul><li>Elakkan cara duduk yang tidak sopan dan menunjukkan kurang minat. </li></ul>
  57. 57. <ul><li>Mendengar dengan aktif dan memberi perhatian. </li></ul><ul><li>Memberi sumbangan. </li></ul><ul><li>Memberi tumpuan supaya objektif mesyuarat tercapai. </li></ul><ul><li>Mencari perkara-perkara yang positif. </li></ul><ul><li>Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif. </li></ul>
  58. 58. MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA <ul><li>Perutusan Pengerusi. </li></ul><ul><li>Pengesahan minit mesyuarat yang lalu. </li></ul><ul><li>Perkara-perkara berbangkit. </li></ul><ul><li>Senarai perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan. </li></ul><ul><li>Pembentangan kertas-kertas kerja. </li></ul><ul><li>Hal-hal lain. Penutup. </li></ul>
  59. 59. CHECKLIST TUGAS MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT <ul><li>TENTUKAN: </li></ul><ul><ul><li>Bilik mesyuarat </li></ul></ul><ul><ul><li>Kerusi dan meja mencukupi </li></ul></ul><ul><ul><li>Lampu-lampu boleh digunakan </li></ul></ul><ul><ul><li>Kipas dan alat hawa dingin berjalan baik </li></ul></ul><ul><ul><li>Papan putih, pen dan pemadam </li></ul></ul><ul><ul><li>Alat projektor </li></ul></ul><ul><ul><li>Alat pembesar suara </li></ul></ul>
  60. 60. <ul><li>SEDIAKAN: </li></ul><ul><ul><li>Gelas minuman dan air dalam jug. </li></ul></ul><ul><ul><li>Pensel, pen dan kertas tulis. </li></ul></ul><ul><li>BAWA: </li></ul><ul><ul><li>Minit mesyuarat yang lalu. </li></ul></ul><ul><ul><li>Peraturan-peraturan mesyuarat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dokumen-dokumen yang diperlukan. </li></ul></ul>
  61. 61. SEKIAN <ul><li>TERIMA KASIH DI ATAS KESUDIAN TUAN/PUAN MENDENGAR CERAMAH SAYA PADA HARI INI. </li></ul><ul><li>JUMPA LAGI... </li></ul>

×