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E invoicing quo vadis
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E invoicing quo vadis

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E invoicing quo vadis Presentation Transcript

  • 1. Quo Vadis „elektronische Rechnung“Dr. Donovan Pfaff, Bonpago GmbHFrankfurt, 19. Januar 2012 Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 2. AGENDA  Aktueller Stand und Potenziale  Anforderungen der Unternehmen  Veränderungen im Markt und Ausblick  Kurze Zusammenfassung  Über Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 1
  • 3. HERAUSFORDERUNGEN IM EINKAUF & FINANZENEinkauf Finanzen • Schlecht strukturierte Prozesse • Finanzen häufig als ohne Wiederverwendung von Auffangbecken der Fehler Gleichteilen – häufig keine vorgelagerter Abteilungen einheitlichen Vorgehensweisen • Teilweise lange papierbasierte • Häufig Bestellungen am Prozesse Einkauf vorbei – ohne Bestellbezug und vorbei an • Hoher Kostendruck in den Rahmenverträgen Finanzabteilungen • Hohe Anzahl von Medien- und • Hohe Anforderungen in Bezug auf Organisationsbrüchen Steuer- und Finanzbehörden • Steigende Kosten für Prozess- und Systemmanagement • Ungenügender Investitionsschutz – was ist die richtige Lösung • Hohes Projektrisiko bei der Einführung neuer Systeme Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 2
  • 4. GESCHÄFTSPROZESSE UND PAPIERDOKUMENTEVerkaufsprozess/ Order-to-Cash Auftrags- bestäti- Rahmen- Rechnung/ Rechnung/ gung/ Auftrag/ Rech- vertrag/ Liefer- Liefer- Zahlungs- Gutschrift/ Anfrage Angebot Auftrag Bedarf Auftrag schein nung eingang Bonus schein Angebots- Auftrags- Lieferungs- Rechnungs Zahlungs- bearbeitung bearbeitung bearbeitung bearbeitung bearbeitungEinkaufsprozess/ Purchase-to-Pay Rekla- Rechnung, mations- Angebot Waren- Mahnung, gutschrift Bestell- Liefer- eingangs- Leistungs- Rechnung Rechnung Zahlung anforderung Bestellung schein bestätigung nachweis (Freigabe) (Freigabe) Zahlungsavis Waren- Bestellungs- Rechnungs- Zahlungs- eingangs- bearbeitung bearbeitung bearbeitung bearbeitung Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 3
  • 5. MASSEN VON PAPIERDOKUMENTEN 2.800 Milliarden € an Prozess- 28 Milliarden kosten Rechnungen in Europa p.a.*  28 Milliarden Transaktionen Rund 100 Milliarden Dokumente pro Jahr piqs.de*Quelle: E-invoicing 2008 – EBA and Innopay Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 4
  • 6. Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 5
  • 7. BEISPIEL BUCHUNGSSTEMPEL Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 6
  • 8. AGENDA  Aktueller Stand und Potenziale  Anforderungen der Unternehmen  Veränderungen im Markt und Ausblick  Kurze Zusammenfassung  Über Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 7
  • 9. SITUATION UNTERNEHMEN Zahlungseingänge erfolgen immer später.3 Unzureichendes Kreditklemme Debitorenmanagement Mittelstand,4 Hauptursache Steigende Anzahl für Insolvenzen.2 Insolvenzen.6 Kleine Unternehmen <6% der CFO zu- mit Rückstand frieden mit Ihren bei automatisierten Finanzprozessen.1 Prozessen.5 Quellen: 1 EFL-Studie 2007 2 Euler Hermes 2006 3 European Payment Index 2008 4 u.a. Siemens FS 2009 5 Deutsche Bank Research 2009 6 Manager Magazin 2009 Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 10. VORTEILE EINER DURCHGÄNGIGEN OPTIMIERUNG 75€* 75€** 117€*** 100€**** [€/Zyklus] 0 20 40 60 80 100 120 Eine länderübergreifende Analyse zeigt Kostenreduzierung zwischen 75€ und 117€ pro Durchlauf (z.B. für jeden Auftrag – vom Auftrag bis zur Verbuchung der zugehörenden eingehenden Zahlung)* School of Management, Politecnico di Milano *** Vortrag Merlini, Konferenz el. Rechnungswesen 2008** Vortrag Machater, Konferenz el. Rechnungswesen 2008 **** Kundenprojekte Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 9
  • 11. KOSTEN EINGEHENDER RECHNUNGEN  Über 92% papierbasierter Rechnungseingang  Elektronischer Rechnungsaustausch auf der Agenda deutscher Unternehmen  Dauer von durchschnittlich 5 Tagen bis eine papierbasierte Rechnung im System erfasst ist (aus Befragung Großunternehmen)* Studie: „Aktueller Stand, Trends und Verbesserungspotenziale bei Finanzprozessen in deutschen Unternehmen 2007“, Bonpago GmbH Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 10
  • 12. ÜBERBLICK OPTIMIERUNGEN PURCHASE-TO-PAY Papierbasierter Reklamationen In knapp 89% der Rechnungseingang verursachen Reklamationen ist der kostet Unternehmen durchschnittlich Einkauf mit zwischen 6,74€ und 11,40€ pro eingebunden* 22,47€* Rechnung* 22,6% der Reklamationen beruhen auf formalen Fehlern in 75% der den Rechnungen* Skontoverluste sind auf Papierbasierte Prozessgründe Rechnungen sind im zurückzuführen* Durchschnitt 5 Tage später in den Systemen**aktuelle Bonpago Studien (2007) Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 11
  • 13. ÜBERBLICK OPTIMIERUNGEN ORDER-TO-CASH Papierbasierter Reklamationen In eine Reklamation Rechnungsausgang kosten 128€ an sind im Durchschnitt kostet 16€, im Prozesskosten* 2,86 Abteilungen Vergleich zu 2€ bei eingebunden* elektronischem* Im Rechnungsausgang liegt das größte Verbesserungspotenzial Elektronische im Order-to-Cash Rechnungen werden bis zu 5 Nur gut 6% der Tage früher bezahlt Finanzvorstände sind mit Ihren Finanz- prozessen zufrieden*E-Finance Lab Frankfurt (2005) Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 12
  • 14. EINSCHÄTZUNG PROZESSKOSTEN 29,74 € 6,74 € Kosten von Kategorie Bewertung Unternehmen ca. 24,04 €  Mengen / Skaleneffekte  39.000 Rechnungen  Spätes Scannen, Projekt  Archivierung läuft  Rechnungseingang  Dezentral in Niederlassungen zentral/ dezentral und zentral  Anteil Bestellbezug  Rund 30%  Freigabe intern & Nieder-  Komplexität der Freigabe lassung Splittung RE  Anteil Gutschriftsverfahren /  0% Sammelrechnungen  Anteil elektronische  0% Rechnungen  Informationskosten  keine  Anteil Datensätze  keine Verbuchung  Transport im Haus und  Kommunikationskosten Niederlassung Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 15. VERTEILUNG LIEFERANTENAKZEPTANZ* 8% EDI, bzw. Direktanbindung (fremd oder eigene Lösung) 25- Druckertreiberlösung Elektronischer Rechnungseingang 35%Anzahl der Rechnungen/ Leiferant 20% Webportal (auf Basis von Kundendruck) 17% PDF 20- Restanteil Papier 30% (erreichbar über ZUsatzdienste) OCR Anzahl der Lieferanten *auf Basis von Erfahrungswerten, Stand ca. 18 Monaten nach Einführung, Klassen können variieren, je nach Detaillösung und Roll-Out Maßnahmen Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 16. ZUSATZDIENSTE ZUR STEIGERUNG DER AKZEPTANZ Zwischen- Erweiterung Anbindung finanzierung Lieferanten- Steuerberater netzwerk Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 15
  • 17. ERFOLGREICHER ROLL-OUT – ZUSAMMENSPIEL EINKAUF U. FINANZEN IT  Datenformat  Integration Einkauf  Kommunikation mit Lieferanten  Anreizstruktur für Lieferanten  Einbindung Einkaufs-Finanzen verhandlungen Identifizierung Lieferanten Roll-Out Vorgeben der Unternehmensleitung Datenstrukturen Definition  Verabschiedung Fehlerhandling Strategie Anreizstruktur  In-und externe Lieferanten Kommunikation  Anreizstruktur für Lieferanten Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 18. AGENDA  Aktueller Stand und Potenziale  Anforderungen der Unternehmen  Veränderungen im Markt und Ausblick  Kurze Zusammenfassung  Über Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 17
  • 19. ZUSAMMENSPIEL DER PROZESSVARIANTEN Posteingang Post- Arbeits- Auslesen Formale Sachliche Scanning Prüfung Zahlung eingang vorbereitung Kopfdaten Prüfung Lösung RechnungseingangsbuchElektr. Eingangu.a. AribaDruckertreiber      Post- eingang Arbeits- vorbereitung Scanning Auslesen Kopfdaten Formale Prüfung Sachliche Prüfung Zahlung Lösung RechnungseingangsbuchElektr. EingangPdf per E-Mail    Post- eingang Arbeits- vorbereitung Scanning Auslesen Kopfdaten Formale Prüfung Sachliche Prüfung Zahlung Lösung Rechnungseingangsbuch Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 20. VERÄNDERUNG DER PRIORITÄTEN* Liquidität CFO LeiterFinanz u. ReWe Leiter Prozesse Buch- haltung LeiterProcure- ment 2000 2003 2008 2011 *auf Basis Erfahrungen Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 19
  • 21. AKTUELLE PRESSEMITTEILUNGEN IM AUFSCHWUNG Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 20
  • 22. VORTEILE KOSTEN TRANS- Financial PARENZ Supply Chain Management SCHNELLIG- KEIT Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 21
  • 23. ELEKTRONISCHE RECHNUNG NUR DIE SPITZE DES EISBERGS Elektronischer Rechnungsaustausch 1 2Die Potenziale liegen Transparenzin Transparenz undSchnelligkeit! Finanzierung 3 Vollständige Zusammenarbeit 4 Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 24. ENTWICKLUNGSPFAD UNTERNEHMEN Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10
  • 25. AGENDA  Aktuelle Situation und Herausforderungen  Effizientes Geschäftsprozesse durch Automatisierung  Liquidität und Financial Supply Chain Management  Kurze Zusammenfassung  Über Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 24
  • 26. FAZIT Prozesse entlang der Supply Chain • Fehlerquellen können durch Allgemein – Eine Prozessveränderung – Veränderung des Aus- und/oder Eingangskanals erreicht werden • Ganzheitliche Betrachtung, vom Einkauf bis zur Zahlung erforderlich! • Im Rechnungseingang liegen die größeren Einsparpotenziale, die elektronische Rechnung ist vor allem der Enabler für effizient, nachgelagerte Prozesse (z.B. Cash- Liquiditätsmanagement) • Elektronischer Rechnungsaustausch ist mehr als ein pdf zu versenden! Handlungs- • Zunächst eine Prozessverbesserung durchführen empfehlungen • Richtige Auswahl des Anbieters und der entsprechenden Lösung vornehmen • Kunden mit in den Prozess einbinden, vor allem die kleinen Lieferanten • Rechtliche Voraussetzungen beachten • Häufig mehr als reine Kostenvorteile! Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 25
  • 27. Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 26
  • 28. AGENDA  Aktuelle Situation und Herausforderungen  Effizientes Geschäftsprozesse durch Automatisierung  Liquidität und Financial Supply Chain Management  Kurze Zusammenfassung  Über Bonpago Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 27
  • 29. UNTERNEHMENSPROFIL BONPAGO GMBH • 2000 als Spin-Off der Universität Frankfurt/ Main und dem E-Finance Lab Fakten gegründet • Gesellschafter: – Prof. Dr. Bernd Skiera, ehem. SAP-Mitarbeiter, zahlreiche Forschungsprojekte mit der SAP AG – Dr. Gerhard Keller, ehem. SAP-Mitarbeiter, zahlreiche SAP- Publikationen, u. a. mit Henning Kagermann – Dr. Donovan Pfaff, u. a. Promotion in Zusammenarbeit mit der SAP AG • Mittlerweile 20 Mitarbeiter • Themenfokus – Digitale Prozesse und Verknüpfung von IT, Prozessen und Strategien – Suchmaschinenmarketing – Iteratives Prozess PrototypingTM und Process Playbooks • Branchen – Mittelstandsunternehmen – Finanzdienstleiter – Industrieunternehmen • Fokus auf Deutschland, Österreich und Schweiz Länderfokus • Projekte in den USA, Schweden, Italien, UK, VAE in Zusammenarbeit mit Partnern Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 28
  • 30. GRÜNDE DIE FÜR UNS SPRECHEN … • Analysen zur elektronischen Rechnungsstellung und Reklamation bei Projekte Konsumgüterhersteller und Industriekonzernen • Mitarbeit bei Konzeption einer Lösung zur elektronischen Rechnungsstellung und Reklamationsbearbeitung eines großen Softwareherstellers • Weitere Projekte im Bereich der wertorientierten Geschäftsprozessanalyse im Umfeld Rechnung bei einem Chemiekonzern und kleinen und mittelständigen Unternehmen sowie Banken Studien und • Studien zum Stand und Zukunft sowie Varianten elektronischen Rechnungsstellung im Mittelstand Benchmarks • Studie zur Financial Supply Chain und Rechnung unter deutschen Top-1000 Unternehmen • Wettbewerbsanalysen für Anbieter und Strukturierung von Varianten zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen • Vorsitz auf Financial Supply Chain Management Konferenzen Sonstiges • Mehrere Veranstaltungen und Vorträge im Umfeld elektronische Rechnungsstellung • Mehrere Preise und Auszeichnungen • Zahlreiche Artikel und Bücher • Seit über 10 Jahren Beratung im Bereich Financial Supply Chain Management Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 29
  • 31. KONTAKT Kontakt: E-mail: info@bonpago.de Telefon: +49 (0) 69 / 71 44 76 10 30