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La facture électronique Petit-déjeuner Mardi 9 décembre 2014
Bienvenue
À toutes et à tous
Laurent Prével 2. APROGED – © 2014
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Rappel de quelques notions
•Le DROIT constitue les règles du jeu dans la vie sociale.
•Du point de vue juridique, certains sujets de droit (personnes physiques ou morales) prennent des engagements envers les autres.
•Par effet de réciprocité les "engagements" des uns sont les "droits" des autres et leur existence s’appuient sur des PREUVES. 3. APROGED – © 2014
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Droit de la preuve
Evènements générateurs de droits
Fait juridique:
En dehors de toute volonté
Acte juridique:
Manifestation d’une volonté
Les limites
Le principe
Exceptions:
•Matière commerciale
•Commencement de preuve par écrit
•Impossibilité de preuve par écrit
•Copies d’actes sous seing privé
Preuve des actes juridiques Art. 1341 C. Civ. 4. APROGED – © 2014
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La notion d’original (en droit)
•Par définition, l'authenticité (juridique) est la qualité d'un document qui peut être attribué de façon certaine à son auteur.
–Au sens du Records Management (ISO 15489-1) cette notion désigne un document:
•Qui est bien ce qu’il prétend être
•Qui a été produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu
•Qui a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été
•Dès lors que l’on possède un document et qu'on peut l'attribuer à son auteur ce document peut être qualifié d’ORIGINAL. 5. APROGED – © 2014
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La copie (1)
•En 1980, le législateur prend acte des nouvelles technologies : photocopie, télécopie...
–Modification du Code civ. (loi n°80-525 du 12 juillet 1980) : création « la copie fidèle et durable » :
–"[Les règles de preuve] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable". – art. 1348 – alinéa 2 Code civ. 6. APROGED – © 2014
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La copie (2)
•La copie « fidèle »
–fidélité à l'original en toute logique, pour apprécier la fidélité il faut donc « avoir accès » à l’original.
•La copie « durable »
–est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support (art. 1348 C. civ.).
Peut-on détruire l’original lorsque la copie est réputée fidèle et durable ? 7. APROGED – © 2014
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L’écrit électronique
•En 2000, le législateur prend acte de l'émergence des NTIC, notamment d'Internet.
•Modification du Code civ. (par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique).
•Apparition de l'écrit électronique :
–Le document est produit, transmis et conservé sous forme électronique,
–Redéfinition de la notion d’original et de copie
•Apparition de la signature électronique 8. APROGED – © 2014
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Un nouveau modèle pour la facture, à base de dématérialisation !
•Un document comptable, fiscal, juridique
•Quatre formes reconnues : papier, EDI, facture dématérialisée au sens de la DGI (2003), facture électronique (2012, « piste d’audit »)
•Une posture différente Clients / Fournisseurs
•La problématique de la signature électronique
•Une durée de conservation « variable »
La facture 9. APROGED – © 2014
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Référentiel juridique global
•Loi du 3 janvier 1979 sur les Archives, intégrée au code du patrimoine
•Loi du 13 mars 2000, « Adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique »
•Loi du 21 juin 2004, « Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique »
•Loi du 15 juillet 2008 relative aux archives
•Loi du 29 décembre 2012 , loi de finances rectificative pour 2012 10. APROGED – © 2014
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•Code Général des Impôts (art. 289 bis, 289 V,…)
•Décret n°2003-632 du 7 juillet 2003
• Décret n°2003-659 du 18 juillet 2003
• BOI n°136 du 7 août 2003 (instruction)
• BOI n°4 du 11 janvier 2007, mesure d’assouplissement relatif aux « factures clients »
•Directive UE du 13 juillet 2010
•Décret n°2013-346 du 24 avril 2013
•Décret n°2013-350 du 25 avril 2103
•BOIF du 18 octobre 2013
Référentiel spécifique « facture » 11. APROGED – © 2014
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• Code de commerce
• Code général des impôts (art.289/s)
• Livre de procédures fiscales
• Instruction du 24 janvier 2006
Matière civile et commerciale
Matière comptable et fiscale (accord préalable & administration fiscale)
Le contexte de la facture 12. APROGED – © 2014
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•Matière civile et commerciale : sanction pénale, jusqu’à 375 k€ d’amende, et exclusion des marchés publics pour 5 ans au plus
•Matière comptable et fiscale : comptabilité considérée irrégulière ou non probante par défaut de pièce justificative présentation, 1500 € d’amende (par pièce), redressement fiscal contradictoire
Litiges sur facture : les sanctions 13. APROGED – © 2014
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• Trois formes électroniques (art.289 CGI)
• L’échange de données informatisées (respect de la norme EDIFACT, forts volumes, convention d’échange, traducteurs SI,…)
• La facture signée électroniquement (signature électronique avancée, certificat , RGS,…)
• Le PDF simple et la piste d’audit (traçabilité, processus de facturation, contrôles opérés, personnes responsables,…)
La facture « électronique » 15. APROGED – © 2014
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• L’esprit de la Directive UE 2010, en constat de la Directive UE 1999
• Initiative des pouvoirs publics via Chorus
• Le PDF simple et la piste d’audit (traçabilité, processus de facturation, contrôles opérés, personnes responsables,…)
• Piste d’audit ? Quoi de plus que ce qui doit (devrait ?) déjà être fait aujourd’hui ? Et, le cas échéant, un S.A.E. ? Certifié NF461 ?
Facture signée : c’est démodé ! 16. APROGED – © 2014
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www.aproged.org
lprevel.conseil@wanadoo.fr
Merci de votre attention 18. /
© FIDAL
Facture électronique : que retenir des décrets d’applications d’avril 2013 et des BOI du 18 octobre 2013 ?
2 19. /
Les évolutions règlementaires
2012 : La France a transposé la directive 2010/45 (3ème LFR pour 2012). Décrets du 24 et 25 avril 2013 / Arrêté du 25 avril 2013
Complètent le régime applicable concernant notamment :
-les mentions obligatoires devant figurer sur les factures
-les modalités des factures électroniques
Mise à jour de la Base BOFIP (Bulletin officiel des finances publiques - Impôts) du 18 octobre 2013
L’administration fiscale met à jour sa doctrine pour tenir compte de ces textes
Des précisions sont notamment apportées concernant la notion de piste d’audit fiable
© FIDAL
3 20. /
Avant 2013
Quel contexte législatif ?
Factures originales fiscalement admises
Facture papier
Facture électronique
•EDI fiscal (liste récapitulative des factures + fichier des partenaires)
•Signature électronique
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Depuis le 01/01/2013
Contexte législatif
•Principe de Liberté de choix dans le mode transmission des factures
•Egalité de traitement entre les factures papiers et les factures électroniques
Facture papier
Facture électronique*
=
Authenticité de l’origine
Intégrité du contenu
Lisibilité de la facture
Si
* Pour les factures électroniques uniquement : acceptation du client
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5 22. /
Conservation des documents :
les obligations légales
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Information à conserver Durée de conservation
3 ans 6 ans 10 ans
Informations Livres et registres obligatoires Sur leur support original
visées par les
droits généraux de
Autres
établis sur support
non informatique
Sur tout support
communication
et de contrôle
documents
ou pièces
établis sur support
informatique
Sur support
informatique
Sur tout
support
de
l’administration
justificatives
ouvrant droit
à déduction de
TVA
Sur leur support
original
Sur tout
support
Informations
supplémentaires
du fait qu’elles
ont trait à
l’informatique
Autres informations données ou
traitements informatiques non visés ci-dessus
mais concourant directement ou
indirectement à la formation des résultats
comptables ou fiscaux et à l’élaboration
des déclarations rendues obligatoires par
le CGI
Sur
support
informatique
Aucune obligation
de conservation
Documentation
informatique
Sur leur
support original
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23. /
Les 3 voies de sécurisation des factures Voie 1 :
•Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. Voie 2 :
•Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Voie 3 :
•Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts.
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7 25. /
La « piste d’audit fiable » Qui est concerné ? Tous le monde sauf :
•Les assujettis ayant recours à la signature électronique conforme fiscalement
•ou à l'EDI respectant toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI
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9 26. /
Quels contrôles mettre en place ? Nature et modalités des contrôles à mettre en place :
•L’ampleur des contrôles est déterminée par l’entreprise en fonction de sa propre organisation et de sa taille notamment
•Soit les contrôles sont intégrés aux systèmes d’information
•Soit réalisés sur papier ou manuellement
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Objectif des contrôles documentés et permanents Objectifs affichés :
•Garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture
•Maitriser le fonctionnement du système d’émission, de transmission et de réception des factures
•Garantir que les factures correspondent à la réalisation d’une opération effectivement réalisée
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11 28. /
Objectif des contrôles documentés et permanents Concrètement … :
•Etablir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l'opération facturée
•S’assurer que
•la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle
•les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur
•les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels ou financiers sont pris en compte c'est-à-dire identifiés et maîtrisés
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12 29. /
Qu’est-ce qu’une piste d’audit « fiable » ? La piste d'audit doit permettre :
•De reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation
•De garantir que la facture émise/reçue reflète l'opération qui a eu lieu, en permettant d'établir un lien entre la facture et la LB / PS qui la fonde
•De justifier toute opération par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture
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13 31. /
Facture électronique signée : comment ça marche ?
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Vérification de la signature par le client
Fournisseur
Client
Facture
Vérification de la signature avec la clé publique Vérification du Certificat
Certificat numérique
et clé publique
Facture
Facture n°112277
Vente de crayons
Prix
TVA
Signature avec
la clé privée du fournisseur ou de son mandataire
Prévoir la lisibilité de la facture
Archivage sécurisé de l’original + signature et restitution
Archivage sécurisé de l’original +
signature et restitution
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15 33. /
Fournisseur
Client
Liste
Récapitulative des factures
Message facture
+ lisible
Fichier
des partenaires
Liste
Récapitulative des factures
Message facture
+ lisible
Fichier
des partenaires
Message
Facture
Structuré
Archivage sécurisé et restitution
Archivage sécurisé et restitution
Facture dématérialisée/EDI : comment ça marche ?
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Facture dématérialisée / EDI : comment ça marche ? 34. Notre solution pour la mise en place de la piste d’audit fiable
Directive 2010/2010/45/EU et BOFIP du 18/10/2013 35. /
Rappel : les 3 voies de sécurisation des factures (Directive 2010/45/EU, et BOIs du 18/10/2013) Voie 1 : Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.
•Obligatoire depuis le 1er Janvier 2014
•Un document PDF simple, non signé, peut-être recevable dès lors qu’il existe une piste d’audit fiable le concernant. Voie 2 : Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Voie 3 : Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts.
19 36. /
Synthèse Les entreprises sont dans l’obligation d’avoir une « piste d’audit fiable »
•Pour toutes les factures papier (numérisées ou pas) et électroniques non signées à partir du 1er janvier 2014 (voire même en 2013) La notion de piste d’audit fiable reste floue
•Sa mise en oeuvre est différente selon les entreprises (taille, …)
•Les contrôleurs seront tolérants avec les entreprises qui démarrent la mise en oeuvre en 2014
•Les contrôles en 2015 seront plus exigeants Il est urgent de s’en occuper !
20 37. /
Exemple de contrôles pouvant être demandés Cartographie des applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité y afférentes. Structures des fichiers utilisés et leur mode d'alimentation. Tables de codification des données et paramétrages utilisés. Modalités de stockage et d'archivage des données. Schéma de circulation des informations et les modalités d'échange et de validation des informations avec les tiers. Modalités d'injection des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour s'assurer de leur cohérence (périodicité, étendue et nature). Liste des anomalies et les processus de correction des erreurs.
21 38. /
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La solution ITESOFT vis-à-vis des 3 voies
Autres factures électroniques
(non signées)
Papier
•Capture
•Stockage
•Lecture automatique
•Vidéocodage
•Rapprochement
•Imputation et validation
•Gestion des litiges
•Comptabilisation dans l’ERP
Traitements et Contrôles
ALIMENTATION DE LA PISTE D’AUDIT DE LA FACTURE
Factures électroniques signées
EDI
Fiscal
Prestataire EDI
Une grande partie des données nécessaires pour alimenter la piste d’audit fiable sont dans les bases de données de P2P
Les données complémentaires (bon de commande, bon de livraison, …) peuvent facilement être associées à la facture
Vérification de la validité de la signature et du certificat
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