Sosiaalinen media: yhteisöt, sisältö & keskustelut
W3 Rekkari jäsenrekisterin ja intranetin hyödyntäminen ilkka lavas
1. 14.00 Ilmoittautuminen ja kahvi, Tervetuloa! Lars Holmström, W3
14.15 Jäsenrekistereiden ja intranetin hyödyntäminen
Ilkka O. Lavas (Serial Entrepreneur, partner) W3 Group Finland Oy
15.00 Tietoturva ja käyttäytyminen intranetissä
Jyrki Kasvi (Tutkimus- ja kehittämisjohtaja), TIEKE
Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry
15.45 YTK:n Facelift -Mistä lähdettiin ja mihin tultiin?
Auli Hänninen (Toimitusjohtaja), Yleinen työttömyyskassa YTK
16.30 Kysymyksiä ja hyvää kotimatkaa!
Järjestötilaisuus -
3. Näkökulma, tarve ja tiedonvälitys
• Viisi myyttiä yhdistysten
toiminnasta
• Yhdistystoiminta ihmisen
digitaalisen elämän
näkökulmasta
• Vapaaehtoisjärjestöjä
tarvitaan ja järjestöt
puolestaan tarvitsevat
tehokkaampaa tiedon välitystä
Toimintaan tarvitaan tietoa.
4. myyttiä yhdistysten toiminnasta
Uskomus Todellisuus
1. Meidän yhdistystoiminta on 1. Yhdistykset ovat yllättävän
erilaista kuin muiden ja meidän samanlaisia. Toimintaa, tapahtumia,
yhdistys toimii erilailla kuin muut. ihmisiä ja tarkoitus.
2. Kaikki kamppailevat samoista
ihmisistä. (5,4/0,13M) = 41,5 ihmistä
2. Muiden on helpompi saada per yhdistys.
jäseniä kuin meidän. 3. Aktiivisten ihmisten määrä on vakio,
koska ihmisillä on erilaisia
3. Aktiivisia jäseniä pitäisi saada elämäntilanteita.
enemmän. 4. Kun tarkoitus on hyvä ja ihmiset
tietävät, että yhdistyksessä voi
toteuttaa edistää tarkoitusta, niin
4. Meidän on mahdotonta kasvaa. yhdistys voi kasvaa. Erilaiset
yhdistykset kasvavat eri aikoina eri
vauhdilla.
5. Meidän yhdistystoimintaan ei 5. Järjestelmiä on monenlaisia. Ketteriä
varmasti löydy mitään sopivaa ja kankeita. Monet järjestelmät ovat
järjestelmää. mukautettavissa yrityksen slangille.
Uskomus vastaan todellisuus.
5. TERMIT
Klubi Järjestö
Liitto Piiri
Yhdistys
Kunniamerkit Sisar
Martta
Rotarilainen Valtuusto Seniorisisko
Hallitus
LSK Ansiomerkit
Jaosto Johtokunta
Yhdistys, järjestö, liitto…
6. Vaikka termit ovat erilaisia, niin silti puhutaan samoista asioista.
Jäsen Yhdistys Alue Suomi KV
Rotary Jäsen Klubi Piiri Rotary RI
Rotary(eng) Rotarian Club District Zone RTI
JCI (NKK) Jiicee/jäsen Kamari Alue
Punainen risti Jäsen Järjestö Piiri SPR Redcross
4H Kerholainen Yhdistys Piiri
RT Jäsen Klubi Piiri RTI
MPKY
Martat Martta
Taksiliitto
Lentopelastus.fi Jäsen
Partio Partiolainen Partiolaiset
Sotilaskoti Sisar
Organisaatiorakenne on vain tapa järjestäytyä.
9. A B C
A) Superaktiivi B) Perusjäsen tai C) Hiljainen rivijäsen(kannatusjäsen)
1. Ihmiset: Yhdistystoiminta ihmisen näkökulmasta
10. 2. Miksi?
• Jokaisella yhdistyksellä on tarkoitus
• Tarkoituksesta pitää viestiä
– Sisäisesti
– Ulkoisesti
• Intranet
• Facebook / Some
• Imago
• Yhdistyksen olemassaolon tarkoitus
Motivoitunut muistaa miksi tekee jotain
12. 3. Palkitsevuus
• Kuka pitäisi palkita?
• Kuka on saanut palkinnon
• Miten paljon joku on tehnyt tehtäviä
• Miten pitkään on ollut mukana toiminnassa?
• Palkinnot / merkit
• Järjestökoulutukset
• Oppiminen
• Tarkoituksen toteuttaminen
Tieto on valtaa. (Francis Bacon)
13. 4. Miten?
Todellisuus ja virtuaalitodellisuus
• Samat ihmiset ovat eri yhdistyksissä,
verkostoissa ja järjestelmissä
6. Yhdistys CV: Digitaaliset jäljet, Ihmisen elämän eri vaiheet ja
yhdistystoiminnan kohokohdat
14. 5. Missä ja milloin?
• Miten saan kalenteriini päivitettyä kaikki
tapahtumat mihin voisin osallistua?
• Kun osallistun johonkin ja kirjaudun
tapahtumaan, näkyykö se rekkarissa?
Yhdistyksen kokoukseen Check In:naaminen
16. 6. Elämän eri tilanteissa
– Kuka omistaa tietoni?
– Kuka saa päästä tietoihini käsiksi?
– Kuka omistaa järjestö CV:ni?
– Aktiivisena kautena ja ei-aktiivisena aikana
– Nuorisojäsenenä ja seniorijäsenenä
Facebook timeline vs järjestö timeline?
19. Esimerkkejä järjestelmän hyödyistä
• Järjestelmien integrointi
• ”Ikkunoiden” avaaminen yhteistyötahoille (Extranetit)
• Tietojen avaaminen jäsenille (Intranet)
• Jäsentietojen hallinta (yksittäinen jäsen, jäsensihteeri,
hajautettu yhdistyksille)
• Olemassaolevien järjestelmien jatkokehittäminen
• Markkinointikampanjat ja sähköiset kampanjat
– Vähentää päällekkäistä viestintää
– Vähentää sähköpostiruuhkaa
– Vähentää käsityötä
– Suoraviivaistaa tiedon kulkua
– Uusin tieto aina yhdessä paikassa
• Matrikkelit ajan tasalla
W3 teknologiakumppanina
21. AJATTELE !
Facebook-profiilista on
helppo synkronoida
puhelinnumero ja
osoitetiedot ulkoisiin
järjestelmiin.
Aina ei kalliita järjestelmä-
integrointeja
Muuttotiedot suorapäivityksenä
22. Esimerkkejä järjestelmän hyödyistä
• Tiedon louhinta: Raporttien ja analyysien
kautta pääsee pureutumaan yhdistyksen
tilaan eri näkökulmista
• Postitustarrat ajan tasalla
• Lisämyynti (esim. Trossi-palvelu)
W3 teknologiakumppanina
23. Miten rekkarista on saatu tehoja irti?
Hajautta
minen
Keskittäminen
Erillinen
Esim. laskutuksen keskittäminen vähentää työtä
24. OnlineMatrikkelin synty JC / Rotary
Prosessi kesti pitkään!
-Excel-versiot ristiriitaisia - Päivityksiä tuli myöhässä
-Tietoja ei saatu kaikista Kamareista - Matrikkeli ilmestyi joskus vasta heinäkuussa!
Excel Excel
• Kauppakamari
• Matrikkelitiimi • Aluevastaavat • Kamarivastaavat päivittää omat
tietonsa
Excel Excel
2002 saakka matrikkelin tiedot päivitettiin vuosittain excel ”virityksillä”
25. Keskittämisen edut
• Kaikki yhdessä Ala-
tietokannassa yhdistys
• Keskitetty hallinta
• Reaaliaikainen
päivitys Online
Liitto Yhdistys
• Monipuoliset raportit Matrikkeli
Tietokanta
(jos käyttöoikeus)
• Monipuoliset haut
(jos käyttöoikeus) Jäsen
Keskittäminen mahdollistaa hajautetun päivittämisen reaaliaikaisesti!
26. Hälytysjärjestelmä
• Tieto siitä ketkä ovat
hälytysvalmiudessa
• Hälytykset oikealle
valmiusryhmälle
• Valmiusryhmien hallinta
järjestöjen yli
Esimerkki eri järjestöjen yhteistyöstä
28. Rekkari antaa vastauksia
• Kuka voisi hakea sairaan mummon
mökistä keskeltä metsää järven rannalta
kun puita on kaatunut tielle eikä
ambulanssi pääse perille?
• Kuka osaisi?
• Kuka vastaa asiasta x?
• Mistä saisin listan henkilöistä jotka…?
Järjestelmä on yksi pelastajista!
29. Helppoja hyötyjä!
• Toiminnan tehostaminen
– Raportointi
– Jäsentietojen hallinta yhdessä paikassa
• Järjestöön liittyminen/maksaminen
– Lisäpalveluiden myynti
– Lehtitilaukset
– Jäsenmaksulaskutuksen keskittäminen
– Jäsenmaksulaskutuksen hajauttaminen
Teknologia toiminnan tukena
30. Lisää jäseniä ja jäsenten aktivointi
• Kampanjointi
– Landing pages ja konversio
• Keskustelu ja sosiaalinen media
Vierivä kivi ei sammaloidu.
31. ” W3:n kehittämä
jäsenrekisteriohjelmisto
ylläpitää noin 300 Suomen Rotary
Rotary-klubin Järjestelmässä hyödynnetään W3
jäsentietoja, kattaen Groupin kehittämää OnlineMatrikkeli
yhteensä yli 12000 jäsenrekisteriohjelmaa sekä
ViewGenerator näkymägeneraattoria.
jäsenen tiedot.”
” MPS:n jäsenrekisteri
Suomen
ylläpitää mm.
Meripelastusseura
• 150 pelastusalusta Jäsenrekisterin, web-sivujen ja intranetin
.
• yli 18 000 jäsentä lisäksi W3 on toteuttanut
meripelastusseuralle automaattisen
• 2 000 vapaaehtoista” laskutusjärjestelmän ja
katsastusrekisterin.
Muita esimerkkejä: Lentopelastusseura, Vihreät, Sotilaskotiliitto
32. W3 Group Finland Oy on uuden ajan • Henkilöstöä 30+
ohjelmistokehitystalo, joka on keskittynyt • Liikevaihto 2011 n. 2 Meur
asiakkaan liiketoiminnan tukemiseen • Korkein luottoluokitus
• W3 Helsingissä ja Keravalla
turvallisilla, skaalautuvilla ja
• Avainhenkilöt osakkaita
kustannustehokkailla ratkaisuilla.
Ketterää ohjelmistokehitystä
34. W3 Group, REKKARI -ratkaisun
Toimitusvaiheet
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
35. Ketterä ohjelmistokehitys (engl.
Visuaalinen ilme agile software development) on
joukko ohjelmistotuotantoprojekteissa
käytettäviä menetelmistöjä, joille on
yhteistä toimivan ohjelmiston
ensisijaisuus, suora viestintä ja nopea
muutoksiin reagointi.
PARAMETROINTI Ylläpito ja
LANSEERAUS, pienkehitys
JA VISUAALISEN KÄYTTÖÖNOTTO
REKKARI
ILMEEN TUUNAUS
ASENNUS
.
Tekninen osuus
INTEGROINNIT TAUSTAJÄRJESTELMIIN JA
FACEBOOKIIN
Kehittäminen on jatkuva prosessi.
36. KIITOS!
W3 Care For Your Business
Ilkka O. Lavas
ilkka.lavas@w3.fi
p. 0400 997 969
W3 Group Finland Oy, Helsinki ja Kerava