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Plan de gestion del conocimiento coop de ahorro y credito financiera a3 m

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  • 1. FINANCIERA A3M PLAN DE GESTION DEL CONOCIMIENTO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO FINANCIERA A3M INTRODUCCIONEn el mundo actual las organizaciones para potencializar su competitividad,sostenerse en el tiempo y evolucionar deben generar valor agregado e innovar ensus procesos y servicios, integrando para esto el capital intelectual humano yorganizacional para que todos aporten sus experiencias y conocimientos paraoptimizar los procesos de modo de construir un activo para permitir integrar todoslos recursos organizacionales.En este trabajo de investigación aplicaremos los modelos para la gerencia degestión de la Cooperativa de Ahorro y Crédito FINANCIERA A3M, paradocumentar, transferir, capturar, gestionar y sobretodo para compartir elconocimiento que no haya sido publicado. 11.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEn nuestra institución utilizaremos la herramienta que es una adaptación de unmodelo de gestión del conocimiento que permita cumplir los objetivos, misión yvisión de nuestra cooperativa para este caso por medio de la recuperacióndocumentación y manejo de la información que potencialicen los procesos de laorganización.En el mediano plazo pretendemos convertir a nuestra organización que construyael conocimiento por medio de la innovación par dar sostenibilidad y competitividaden el tiempo para esto se requiere la participación de todos los empleados de laorganización, como grupos de investigación, agrupaciones de práctica.Vamos a cambiar la percepción que los activos intangibles como el conocimientoen cada elemento de la organización se han estancado y destacaremos que suconocimiento tiene valor y tendrán la oportunidad de perdurar y ser competitivos.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 2. FINANCIERA A3MEn la investigación nos damos cuenta que hasta el momento la gestión delconocimiento no ha llegado hasta la gerencia de gestión documental y tecnológicaporque no había continuidad en las actividades debido a los escasosacercamientos con los modelos de gestión del conocimiento, para lo cual esnecesario establecer un lenguaje sobre el conocimiento enfocado a los empleadosy que los inserta en la cultura organizacional.Vamos a documentar digitalmente todo el conocimiento que poseen las personasal momento de efectuar sus procesos, concientizar sobre la fuga de informaciónactual, buenas o malas prácticas para documentarlas y que serán dirigidas por lagerencia como líderes y diseñadores.Otras situaciones que se pudo recabar según cuestionarios aplicados a nuestraorganización y directivos es la falta de espacio para que sus integrantes socialiceneste proceso y que puedan compartir experiencias y buenas prácticas a lagerencia debido a la no existencia de un plan de gestión del conocimiento.Otra de las situaciones que se pudo observar la falta de voluntad y deseo de 2aprender sobre el tema y la no compartimentación del conocimiento, pordesconocimiento de los resultados y el miedo hacer sustituidos y el clásicoconformismo en que los empleados al cual se acostumbran, generando riesgo yaque si falta o renuncia se lleve todo el aprendizaje y experiencia arriesgándonos aperder todo el capital intelectual invertido en esta persona con costos mayorespara la empresa al tener que capacitar a otra persona que realice determinadaactividad.1.1. JUSTIFICACIONEn el sistema bancario y financiero en el cual se encuentra nuestra cooperativa seinvolucra en un sistema de gestión del conocimiento cada vez mas innovadores ysus sistemas gerenciales tienen una tendencia hacia modelos de gestión delconocimiento y se percibe como ese valor agregado permite cumplir los objetivos ysuperar las expectativas en las evaluaciones de resultados por el mejoramiento yAngel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 3. FINANCIERA A3Mla oportunidad de los procesos y la perdurabilidad de la organización en unmercado tan competitivo. Es en este momento que nuestra cooperativa comiencea identificar y documentar el conocimiento del talento humano, a cuestionarse porqué y para que se debe incluir modelos de gestión del conocimiento para disminuirtiempos de ejecución, costos, mejoramiento de procesos e ingresar en lainnovación.Este modelo debe adecuarse también a las necesidades de la gerencia de gestióndocumental para implementarse desde los directivos miembros del área quedeberán alinearse con la cultura organizacional de la Cooperativa de Ahorro yCrédito Financiera A3M.Para el efecto estableceremos medios de control para valorar todo el conocimientoque se anteriormente se consideraba intangible y no productivo.1.1.1. BENEFICIOS a) El más importante seria identificar todos y cada uno de los procesos 3 realizados en el área combinado con las experiencias de cada empleado en su rutina diaria generando positivas practicas y oportunas acciones para resolver situaciones frente a un cliente. Mediante el análisis de la base de datos facilitando el tiempo de respuesta diagnosticando como lo hacíamos antes y como se hará en el futuro. b) Se espera tener la capacidad de producir un nuevo conocimiento a través de la innovación y mejoramiento de los procesos logrando un mejoramiento continuo tal como la Teoría de Kaisen, disminuyendo los errores en la prestación de los servicios, poniéndole al servicio de la gerencia toda la información y conocimiento transformado para que esta a su vez pueda aplicar gestión.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 4. FINANCIERA A3M c) Para el seguimiento de los resultados hay que acceder a la medición y valorar todo el conocimiento. El modelo escogido se basa en la recopilación de la información a través de estrategias y metodologías construidas para la delineación de la información que se resume en que los gestores y administradores de la información y responsables de los procesos fueron sensibilizados por la Cooperativa sobre la gestión del conocimiento, aportándoles una herramienta tecnológica que consiste en identificar cualquier fenómeno relevante en sus procesos ya sea desde una coma ubicada en un documento hasta procesos que nos conlleven a la competitividad.1.2. OBJETIVOS Sugerir un modelo de gestión del conocimiento en la gerencia de gestión documental en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Financiera A3M durante el 4 año 2012 mediante la innovación, parar la fuga de conocimiento y mejorar los procesos del área por medio de metodologías de documentación digital que viabilicen su aplicación.1.2.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS Sistematizar estratégicamente el modelo de gestión del conocimiento en la gerencia de gestión documental digital Señalar las necesidades del área para definir modelos adecuados para conseguir los resultados. Documentar los procesos del área conjuntamente con la gerencia que sean el soporte y ayuda en su desarrollo y mejoramiento. Lograr con la aplicación con el modelo de gestión del conocimiento ser mas competitivos, agiles y oportunos en la prestación de los servicios al cliente.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 5. FINANCIERA A3M1.3. ALCANCE Parte de la observación de la conducción de los procesos en el área huecos de información, desperdicios y experiencias pasando cada uno de estos datos por el proceso de valoración hasta su resultado final, a través de la consulta. ORGANIZAR CLASIFICAR FILTRAR GERENCIA GESTION DOCUMENTAL DETECTAR EXPONER 5 USAR Proponemos seis clases de procesos para alcanzar los objetivos:  Detectar: Ubicar el conocimiento de valor para el grupo e inmiscuido en los ayudantes del área conforme a sus capacidades cambiaremos las nuevas fuentes de acción.  Clasificar: Proceso de selección del modelo basándonos en análisis organizacional, comunal e individual, aplicados a la voluntad, practica y acción.  Organizar: Proceso de almacenar estructuralmente la información seleccionada para mejorar su aprovechamiento.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 6. FINANCIERA A3M  Filtrar: Consultar por el canal elegido de almacenamiento a través de estructuras simples o complejas.  Exponer: Esta captura de información será expuesta a todos los empleados de manera simple para su comprensión y aplicación.  Usar: Este conocimiento ya evaluado y clasificado será aplicado a todas las circunstancias pendientes por resolver.( innovar) ya que el objetivo de este conocimiento es evolucionar los procesos reduciendo sus brechas. Transferencia de información Todas las áreas de la cooperativa envía al archivo central la documentación para que sea procesada obedeciendo a un plan de transferencias constantes en el programa de gestión documental que es la forma de clasificar y codificar la documentación para que respondan ante la cooperativa en general. Administración de información. El proceso de administración de 6 información se presenta cuando las áreas de la cooperativa genera documentos pide a la gerencia de gestión documental asesoría para el manejo de la información. La herramienta para el manejo de la documentación es el programa de gestión documental que será difundido a través las redes sociales como Facebook en nuestra plataforma que esta generada con la siguiente dirección: (www.facebook.com/pages/Financiera-A3M/400285329997200) para registrar flujos de procesos, acuerdos de servicios y actos de compromisos.1.4. METODOLOGIA Este proyecto se fundamenta en la utilización de herramientas como entrevista y encuesta para lograr los objetivos del área, estado de la gestiónAngel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 7. FINANCIERA A3M documental, viabilizar la aplicación del modelo del conocimiento que se ha definido desde la gerencia. Esta propuesta se fundamento en las necesidades informativas de los integrantes del área, comparando la situación actual y el futuro del manejo de procesos. Consta de cinco fases. Fase uno. Antecedentes y estudios sobre gestión del conocimiento a nivel nacional. Fase dos. Diagnostico del área de gestión documental. Fase tres. Elección del modelo según las necesidades. Fase cuatro. Definición de herramientas. Fase cinco. Estructura y definición del modelo. DIAGRAMA CAUSA EFECTO APLICACIÓN DEL MODELO DE GESTION DEL CONOCIMIENTO 7MARCO TEORICO CONCEPTUAL2.1 Conocimiento.-Aspecto científico para entender a la naturaleza conocerla,Aspecto filosófico relativa a la teoría del conocimiento.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 8. FINANCIERA A3MAspecto de ingeniería con los expertos informáticos para la utilización de las redessociales y web 2.0 que se utilizaran para la codificación de la información.Aspecto contable que determina el valor del conocimiento como activo intangiblede la cooperativa.Aspecto de la teoría organizacional para percibir como nuestra cooperativa através de su talento humano aprende.2.2. Capital Intelectual.-Capital Humano.- Son los empleados de nuestra cooperativa y todos susconocimientos que poseen y que ahora a través de la comunicación de las redessociales podrán exponer sus habilidades.Capital Relacional.- Son las personas del entorno externo de la cooperativa ennuestro caso podrá valorarse la opinión que hagan uso nuestros competidores através de los blogs u opiniones en nuestra plataforma Facebook Financiera A3M.Capital Estructural.- Es toda la estructura interna, sistemas de comunicación 8actuales y que vamos a migrar hacia la plataforma tecnológica Facebook con lapagina FINANCIERA A3M, en donde estaremos enlazados en los sistemastecnológicos administrativos que conformaran el patrimonio de nuestra empresa,esto se constituirá en un activo intangible por los derechos de propiedadintelectual sobre los diseños de productos, la implantación de servicios al cliente yel software en general2.3. Gestión del conocimiento.-Entendemos que la gestión del conocimiento es la realización de tareas oactividades inherentes a un proceso en el caso de nuestra FINANCIERA A3M va arelacionar aspectos de organizar documentar, gestionar el conocimiento, para estoaplicaremos:2.3.1. Aprendizaje Organizativo.-Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 9. FINANCIERA A3MProceso que las personas y la Cooperativa puedan ser más inteligentes,memorizando y transformando información en conocimiento, evolucionando haciauna organización inteligente.Vamos a emplear cinco actividades principales:Solución sistémica de problemas  Experimentación hacia nuevos enfoques  Aprender de experiencias propias y pasadas  Aprender relacionando las experiencias y las mejoras prácticas  Trasladar el conocimiento inmediatamente a todos los miembros de la Cooperativa.En nuestra organización Cooperativa FINANCIERA A3M estamos convencidosque el valor de la organización son el capital financiero constituido por los aportesde sus socios, los préstamos que entregamos, los ahorros receptados y lo másimportante el capital intelectual, que son los equipos de trabajo visibles a loscuales buscaremos mecanismos y herramientas de medición 9Estas herramientas de medición son:  Capital humano, verificaremos el número de empleados, personal directivo y el tiempo de capacitación.  Clientes, socios clientes perdidos  Procesos, número de terminales informáticos, gastos  Capacidad de innovación, inversión en desarrollo de nuevos productos que alienten el sistema de préstamos utilizando, los enlaces de las redes sociales con nuestra página FINANCIERA A3M.La base de datos que alimentará todo el sistema documental de nuestraCooperativa estará alojada en la página FINANCIERA A3M que será administradapor los gerentes de área de nuestra organización como son Dra. Blanca Vinueza –área de Gestión Financiera, Ing. Com. Paulina Vásconez – Gerente de laCooperativa, Ing. Ángel Arcos Gerente de Gestión Tecnológica que promoverán lainclusión de las agencias y sucursales a nivel nacional en el ámbito interno y losAngel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 10. FINANCIERA A3Msocios externos nos ayudarán para crear y compartir experiencias para que nospermitan crear proyectos,Generaremos el componente de adaptación al cambio de la Cooperativa a travésde la capacitación y la aplicación de incentivos formales e informales del talentohumano para ganar eficiencia en la aplicación del conocimiento.Esta iniciativa permitió descubrir el potencial de las redes sociales actuales portanto hemos creado un sitio de internet denominado FINANCIERA A3M, dirigidotanto al cliente interno como al cliente externo para obtener su participación 10Llegamos a la conclusión que nuestra Cooperativa con la aplicación de estemodelo de Gestión del conocimiento va a romper con la brecha de laadministración tradicional y del pasado, accediendo al interior de la empresa aevaluar sus capacidades, conocimientos, y experiencias que resultan eficacespara el crecimiento y el desempeño de nuestra organizaciónAngel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 11. FINANCIERA A3M2. RESULTADOS2.1. Resultado de entrevistas.-Aplicado a los líderes de área como la Gerente General, Gestión Financiera,Marketing, tratándose temas sobre innovación, fuga de conocimiento, procesos yotrosFORMATO DE ENTREVISTA FINANCIERA A3MFECHA: HORA:IDENTIFICACION DEL PROCESO 11RESPONSABLE DEL PROCESO:ENUNCIACION DEL PROCESO:QUE SE PUEDE MEJORAR?COMO SE PUEDE MEJORAR?Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 12. FINANCIERA A3MComo conclusión de las entrevistas se observó que los gerentes han escuchado eltérminos Gestión del Conocimiento, pero no conocen las fortalezas yoportunidades, pues están preocupados por las nuevas tendencias de lainformación digital, generadas en las reses sociales, aduciendo posible fugas deinformación y el paradigma de la resistencia al cambio, y se proponen evaluar unaestrategia para cerrar este desfase.3. PROPUESTAConsideramos que la Gestión del Conocimiento se deberá aplicar mediante unmodelo óptimo compuesto de cuatro fases:  Interiorización y captura o Consiste en clasificar la información y conocimiento de los empleados de gerencia respecto de sus habilidades, experiencias prácticas, etc  Socialización 12 o Se canalizará a través de equipos de trabajo y de aprendizaje para compartir intereses y transferencia de conocimientos. Conocimiento y uso de redes sociales  Exteriorización o Se transfiere y construye ideas a través de la innovación de programas con líderes, grupos expertos e incentivos y reconocimientos a los trabajadores proactivos al cambio y al uso de las herramientas web 2.0.  Asociación o El conocimiento está explicitado y todos conocen y comparten su información estando disponible para toda la gerencia y el grupo en general, que se visualiza en la página FINANCIERA A3M, con este proceso identificamos errores, desperdicios, brechas. oAngel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 13. FINANCIERA A3M •Consiste en clasificar la • Se canalizará a través de información y equipos de trabajo y de conocimiento de los aprendizaje para compartir intereses y transferencia de empleados de gerencia conocimientos. Conocimiento y respecto de sus uso de redes sociales habilidades, experiencias prácticas, etc INTERIORIZACIÓN CAPTURA SOCIALIZACION EXTERIORIZACION ASOCIACION • Se transfiere y construye ideas • El conocimientoestá explicitado a través de la innovación de y todos conocen y comparten su programas con líderes, grupos información estando disponible expertos e incentivos y para toda la gerencia y el grupo reconocimientos a los en general, que se visualiza en trabajadores proactivos al la página FINANCIERA A3M, con cambio y al uso de las este proceso identificamos 13 herramientas web 2.0. errores, desperdicios, brechas.CONCLUSIONES  Para la gerencia de la FINANCIERA A3M implementar este modelo de Gestión del Conocimiento en el Ecuador puede significar ser precursor en el uso de la gestión documental y el uso de redes sociales de la web 2.0 y emplearse en organizaciones del sector cooperativo del país.  Los empleados de la Cooperativa FINANCIERA A3M crearán nuevos espacios de trabajo e investigación para el mejoramiento de los procesos que es vital para el desarrollo de la innovación.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 14. FINANCIERA A3M  Este modelo de Gestión del Conocimiento permitirá a través de las redes sociales generar un conocimiento dinámico de la información , a través de medios accesibles como twitter, Facebook, you tuve, box, etc, que estarán enlazados para estimular la innovación y tener el línea los comentarios del ambiente externo para mejorar las decisiones internas.  La organización con el concurso del talento humano están motivados a participar del proyecto para mejorar el servicio al cliente, los procesos y el desarrollo del aprendizaje.  El capital intelectual se respaldará en las tecnologías de las web 2.0 y las redes sociales para lograr la innovación y el aprendizaje organizacional.  Debemos entender que este modelo de gestión del conocimiento es un medio y no el fin para transformar el conocimiento, por eso es que es vital 14 que los gerentes de área participen activamente para que motiven a sus empleados a aplicar, desarrollar y transformar sus procesos.4. RECOMENDACIONES  Aplicar el modelo propuesto de Gestión del Conocimiento para la FINANCIERA A3M.  Crear oportunidades para generar cambios de paradigmas y desarrollar equipos de líderes capacitación, equipos de práctica.  Motivar a los empleados que transfieran sus conocimientos al equipo de trabajo para que el mismo se comparta y permita solucionar circunstancias dentro de la cooperativa.Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft
  • 15. FINANCIERA A3M  Promover el mejoramiento continuo día a día y contribuir a ser protagonistas del conocimiento que se expandirá a la Cooperativa a nivel nacional.  Crear una cultura organizacional por medio de las habilidades y experiencias a través del conocimiento de cada área que los líderes de equipo implementarán en la plataforma FINANCIERA A3M, ya que su utilización estará disponible para toda la organización y ellos podrán capturar, transformar y compartir ese conocimiento.  Concientizar al talento humano de la Cooperativa FINANCIERA A3M sobre la importancia del modelo de Gestión del Conocimiento que trabajen en equipo para lograr el mejoramiento continuó y la innovación en los procesos. 15PLAN DE GESTION DEL CONOCIMIENTO ELABORADO POR:ANGEL ARMANDO ARCOS MARTINEZPAULINA RAQUEL VASCONEZ CASTRO.BLANCA LUZMILA VINUEZA ANGULOPATRICIA DEL CARMEN ROCHA CUÑASFLOR CABRERA PACHAR ****************************xxxxx***********************xxxxx***********************Angel Arcos Martínez Paulina Vásconez Castro Blanca Vinueza Angulo Patricia Rocha Cuñas Flor Cabrera Pachar Microsoft