1. BASES DE DATOS ACCESS 2010
JULIAN ANDRES CASTIBLANCO JIMENEZ
905
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
DEPARTAMENTO INTEGRADO
TECNOLOGIA E INFORMATICA
BOGOTA
2015
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BASES DE DATOS ACCESS 2010
JULIAN ANDRES CASTIBLANCO JIMENEZ
905
Trabajo presentado como requisito para el tercer periodo académico 2015
JOHN ALEXANDER CARABALLO ACOSTA
Msc. Tic aplicadas a la educación
COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRA
DEPARTAMENTO INTEGRADO
TECNOLOGIA E INFORMATICA
BOGOTA
2015
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AGRADECIMIENTOS
Quiero darles mis más sinceros agradecimientos a mis maestros por su labor, ya
que cada día aprendemos a través de sus enseñanzas y ejemplos. Gracias profesor
por el tiempo que dedica a esta hermosa profesión, en el cual por su dedicación,
por sus esfuerzos, por su paciencia y compromiso, es mi base fundamental de mi
desarrollo como persona, con el cual por tus consejos, enseñanza y sabiduría sé
cómo afrontar de la mejor manera los problemas y obstáculos que a diario me voy
a enfrentar.
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CONTENIDO
Pág.
1. INTRODUCCIÓN...........................................................................................................10
2. OBJETIVOS......................................................................................................................11
2.1 OBJETIVO GENERAL................................................................................................11
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.....................................................................................11
3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..............................................................................12
3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................12
3.2 JUSTIFICACIÓN.........................................................................................................12
4. MARCO TEÓRICO...........................................................................................................14
4.1. BASE DE DATOS.....................................................................................................14
4.1.1 Tablas de datos...................................................................................................14
4.1.1.1 Diseño de tablas.............................................................................................14
4.1.2 Bases de datos relacionales:...........................................................................16
4.1.2.1 Tipos de relaciones:........................................................................................17
4.1.3.1. Crear una consulta en Access......................................................................19
4.1.4. Los formularios en Access 2010: ....................................................................20
4.1.4.1. Crear formularios en Access: .......................................................................20
4.1.5. Los informes:.....................................................................................................22
4.1.5.1. Crear informes en Access 2010....................................................................22
5. CRONOGRAMA............................................................................................................23
CONCLUSIONES.................................................................................................................24
BIBLIOGRAFÍA .....................................................................................................................25
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LISTA DE ILUSTRACIONES
Pág
Ilustración 1. Tabla cliente ....................................................................................................14
Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes ............................................15
Ilustración 3. Tabla empleados.............................................................................................15
Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados.......................................15
Ilustración 5. Tabla productos...............................................................................................15
Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos.........................................16
Ilustración 7. Tabla factura....................................................................................................16
Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura..............................................16
Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos..................................................18
Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes ......................................................................19
Ilustración 11. Diseño de la consulta cruzada......................................................................20
Ilustración 12. Formulario de empleados .............................................................................21
Ilustración 13. Formulario de clientes ...................................................................................21
Ilustración 14. Informe realizado con la consulta cruzada ...................................................22
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GLOSARIO
CAMPO: Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un
conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo este un
error del sistema operativo. Aquel campo que posee un dato único para una repetición de
entidad, puede servir para la búsqueda de una entidad en específico.
CONSULTAS: En base de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en
las bases de datos. Con las consultas se pueden modificar, borrar, mostrar y agregar datos
en una base de datos. Para esto se utiliza el lenguaje de consultas,el lenguaje de consultas
lenguaje de consultas a base de datos más utilizado es el SQL.
FORMULARIOS:Una base de datos, un formulario consta de un conjunto de campos de datos
solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y
posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre"
debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una
fecha válida, etc.
INFORME: Consiste en información impresa o visualizada en pantalla, organizada según el
criterio que hayamos introducido. Se puede usar un informe para agrupar información es
casi infinita; citaremos como ejemplo: Listas de precios, etiquetas, facturas, informes con
totales y subtotales, inventarios, correspondencia personalizada etc.
FILA: Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda
del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En
total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo
REGISTRO: En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional,
un registro(también llamado fila o tulpa) representa un objeto único de datos implícitamente
estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede
imaginarse formada de filasy columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto
de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.
RELACIONES: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos
procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de
datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y
facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.
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1. INTRODUCCIÓN
Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en
cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia,
normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una
base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de
cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.
Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que
estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se
almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez
en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los
empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los
datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce
como normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se
almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos
uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede
trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila)
contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene
un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o
similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya
sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.
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2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
Explicar el proceso de creación e implementación de una base de datos en Access
para una empresa didáctica
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Crear una empresa didáctica y describir su actividad económica
Diseñar las tablas y formularios para la base de datos de la empresa didáctica
Hacer informes que respondan a las necesidades específicas de la empresa..
Implementar macros para optimizar los datos de la empresa.
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3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Una empresa maneja volúmenes de información que día a día va creciendo de
forma exponencial, los archivadores de hojas de vida, facturas, inventarios y
garantías de servicios van en aumento, se tienen muchos archivadores y cajas con
papeles por organizar, por ello es necesario sistematizar toda esa información en
una base de datos que nos permita almacenarla para su posterior consulta sobre
parte o la totalidad de esos datos.
3.2 JUSTIFICACIÓN
Piensa en lo perjudicial que sería por ejemplo para una empresa olvidar los datos
relacionados con sus proveedores, o peor aún, de sus clientes, por lo que no
podrían contactarse con ellos de ninguna forma en caso que lo necesitaran.
Una forma de dar solución a este problema, sería archivando correctamente
aquellos datos relevantes y de interés para nosotros, cosa que estén disponibles en
cualquier momento.
Antiguamente, la forma tradicional de almacenar esta información era a través de
innumerables carpetas o archivadores que se guardaban en inmensos estantes que
ocupaban prácticamente la oficina completa. Al momento de buscar algún dato en
particular, si la información no estaba correctamente organizada, el empleado debía
hacer un gran esfuerzo en encontrarla. Pues bien, a medida que han pasado los
años y la tecnología informática se ha masificado notoriamente, nos ha permitido
tener acceso a muchas de estas herramientas computacionales insertándolas a un
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razonable costo no solo dentro de nuestros hogares, sino que además dentro de
nuestro trabajo.
Es así como surgen varios conceptos relacionados con la información que tal vez
alguna vez habrás escuchado, pero que probablemente nunca hayas tenido la
oportunidad de llevarlos a la práctica. Uno de estos importantes conceptos es la
de "Base de Datos.
Para efectos prácticos, conoceremos y aprenderemos a trabajar con las bases de
datos a través de una herramienta muy conocida y que está disponible en tu
computador. Nos referimos a Microsoft Access que es un potente sistema de
administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access son
documentos combinados donde se divide la información por parcelas de objetos
especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se
encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos de
los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos
independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para recuperar
datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
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4. MARCO TEÓRICO
4.1. BASE DE DATOS.
Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso
determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es
lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB, son bases de
datos relacionales, los datos se organizan en Tablas.
4.1.1 Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto
particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como
el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... al conjunto de campos para un
mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos los campos de un
cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,...
4.1.1.1 Diseño de tablas. Para nuestra base de datos se diseñaron las siguientes
tablas
Clientes
Ilustración 1. Tabla cliente
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Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes
Empleados
Ilustración 3. Tabla empleados
Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados
Servicios
Ilustración 5. Tabla servicios
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Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla servicios
Facturas
Ilustración 7. Tabla facturas
Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla facturas
4.1.2 Bases de datos relacionales: Una base de datos relacional permite la
utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando
memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando
al usuario/a el trabajo con tablas.
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Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un
estudio previo del diseño de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que
contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en
una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal (de
la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).
4.1.2.1 Tipos de relaciones: Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:
Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar
relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra
con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un alcalde
lo será únicamente de una población.
Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo
puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un
registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro relacionado
en la primera tabla (tabla secundaria).
Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra
con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un
habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.
Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar
relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.
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Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los
artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con
varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.
Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia
entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una tabla líneas de
pedido relacionada con clientes y con artículos.
Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos
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4.1.3. Las consultas en Access. Es la forma de buscar y recopilar información de
una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. En
ellas se define las condiciones específicas de búsqueda para encontrar,
exactamente, la información que deseas.
Las consultas son búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos en
una tabla o en múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en la
tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla
servicios para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente y que
servicios y productos ha adquirido.
4.1.3.1. Crear una consulta en Access. Aquí encontrará las consultas sencillas
a la tabla de clientes, empleados, facturas, productos y servicio dieñadas para la
empresa Carslions.
Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes
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Ilustración 11. Diseño de la consulta cruzada
4.1.4. Los formularios en Access 2010: Los formularios se emplean para ingresar,
modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente hayas
tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un trabajo o
cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una cuenta de correo
electrónico en internet. La razón por la que los formularios se usan de manera tan
frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las personas en registrar su
información correctamente. Cuando ingresas información en Access usando un
formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de datos que quieres, en
una o más tablas si así lo necesitas.
4.1.4.1. Crear formularios en Access: Con Access puedes diseñar tus propios
formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base
de datos.
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Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas
restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato
correcto.
Ilustración 12. Formulario de empleados
Ilustración 13. Formulario de clientes
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4.1.5. Los informes: Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un
formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los
reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o
reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.
4.1.5.1. Crear informes en Access 2010
Ilustración 14. Informe realizado con la consulta cruzada
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CONCLUSIONES
Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y
creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida dentro
del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier persona sin
mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de crear una
simple plantilla o dos tablas relacionadas.
Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto
a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil
importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia
entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de
datos es la forma en la que están organizados los datos.
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben
organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si
quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe
especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los
empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los
datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina
normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena
información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos
equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada
"Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado
distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre,
apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de
datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
