Intranet Social de la BNE

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Intranet Social de la BNE

  1. 1. Intranet Social de la BNEANA CARRILLO POZAS – Jefe del Servicio de Intranet - ana.carrillo@bne.es – @anacarrillopPresentación del nuevo portal corporativo / Salón de Actos BNE / 16 de octubre de 2012
  2. 2. ÍndiceEvolución de la IntranetDe dónde partimosConceptos clave – Personalización – Sencillez de uso – ParticipaciónPróximas acciones: Líneas de trabajo Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  3. 3. Evolución de la Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  4. 4. Evolución de la Intranet BNE 2000 2004 2009 2012 Portal del Empleado Intranet 2.0 Página web internaPágina web interna Estructura Temática Estructura por Procesos Estructura OrgánicaEstructura Orgánica Login sincronizado con Single sign-on Login no sincronizado Directorio Activo Sin login con Directorio Activo 2006 origen Servicio Intranet Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  5. 5. De dónde partimos BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  6. 6. Feedback del usuario ¡¡ No encuentro nada!! Fuente: Galería de The Library of Congress en Flickr (1908).Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  7. 7. Análisis de la situación USUARIO PORTAL Análisis y Análisis decomprensión de sus Usabilidad necesidades 2011 Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  8. 8. Estudio de usuarios • Entrevistas: Focus Group • Total muestra: 35 personas • Grupos sectoriales: Análisis y • Administradores de trámitescomprensión de • Mandos intermedioslas necesidades • Especialistas del usuario • Usuario final • Grupos de trabajo y proyectos • Personal sede Alcalá • Personal turno de tarde Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  9. 9. Evaluación del Portal Corporativo • Parámetros: • Organización de la información • Comunicación • Navegación Análisis • Diseño de interacción heurístico de • Formulariosusabilidad de la • Controles Intranet • Diseño visual • Elementos multimedia • Resultados: • Valores de usabilidad obtenidos • Puntos críticos Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  10. 10. Matriz obtenida de las entrevistas • Servicio de Intranet •Pocos trámites •Rol editor contenidos • Tramitación •Demasiada información en administrativa (pedir DEBILIDADESFORTALEZAS portada y muy parcial de vacaciones, material..) las unidades • Directorio/Organigrama • Trabajar en grupo sobre • Comunicación fluye documentos comunes más rápido por correo electrónico • Compartir conocimiento AMENAZASOPORTUNIDADES (enlaces, ideas, comentarios, wiki…) • Mayor personalización Algunos datos… Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  11. 11. Valores de usabilidad obtenidos Gráfico resumen BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  12. 12. Tabla de porcentajes Valores de usabilidad en (%)Organización de la información 59,22Navegación 86,23Comunicación 89,09Diseño de interacción 58,33Formularios 94,36Controles 73,48Elementos Multimedia (no aplica) 100,00Diseño visual 96,45Valor medio usabilidad 82,15 BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  13. 13. Definición del Modelo de Intranet basado en 4 ejes de crecimiento Identificar la mejor manera de estructurar Contenidos y Servicios Inventario de los Servicios más demandados por los usuarios Diseño de Interacción Comunicación interna, entornos de colaboración, integración en redes socialesIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  14. 14. Modelo de Intranet CMS Gestión de Contenidos BPM KM Gestión Trámites Conocimiento Concepto Admin- Admin-e Intranet 2.0 Colaboración GD Gestión y Documental Participación Definido en 2006 actualizado en 2011Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  15. 15. ¿Qué es una Intranet 2.0 o Intranet Social? Incorporación de una colección de Intranet 2.0 herramientas de tecnología 2.0 en un portal corporativo Intranet SocialEvolución de Intranet 2.0Es una Intranet que organiza y adoptacomponentes de social media en muchosaspectos del consumo de contenidos de laIntranet corporativa, con el fin de que losempleados puedan utilizarlos como vehículosde colaboración para compartir conocimientocon otros empleados Fuente: The Social Intranet Infographic,. En: IntranetBlog, 2012 Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  16. 16. Beneficios de introducir tecnología social Las organizaciones que han integrado las herramientas de la web 2.0 Han visto aumentar el Localizan más Incrementa el éxito enacceso al conocimiento fácilmente a innovación un 28%o know-how interno en profesionales con un 77% talento en un 52% más Fuente: Fundación Orange Por contra Regla de participación Más de dos tercios de las de usuarios en comunidades corporativas comunidades virtuales que se crean no consiguen 90-9-1 sus objetivos de negocio ni de participación Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  17. 17. Conceptos clave BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  18. 18. Conceptos clave Sencillez de uso Calidad Personali acceso a la Usuario zación información Participa ciónIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  19. 19. Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  20. 20. Conceptos clave Personalización BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  21. 21. PersonalizaciónSe busca que el usuario sea el centro, permitiéndole personalizarla profundidad y detalle de la información y herramientas que usacon mayor frecuencia.Componentes: – Mi perfil: Página Personal – Mis favoritos – Mi menú – Mis teléfonos clave – Mis trámites – Mis tareas – RSS BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  22. 22. Mi PerfilIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  23. 23. Mis Teléfonos claveIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  24. 24. Mis TrámitesIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  25. 25. Conceptos clave Participación BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  26. 26. ParticipaciónSe busca la participación del usuario mediante componentes que lesupongan un menor esfuerzo: – Comentarios: • Se pone en valor la participación del usuario • Enriquecimiento de las noticias internas • Compartir conocimiento – Valoración de contenidos (Me gusta): • Novedades • Eventos de la Agenda – Ranking: contenido preferido por la comunidad • Lo más valorado • Lo más leído – Compartir documentos: fuentes de informaciónLa “conversación” es la antesala de la comunidad BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  27. 27. Comentarios a contenidoIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  28. 28. ValoraciónIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  29. 29. RankingIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  30. 30. Conceptos clave Sencillez de uso BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  31. 31. Sencillez de usoMejoras en el diseño de interacciónMejoras en el proceso de tramitación de servicios al empleadoSe ha buscado una navegación cómoda y fácil de usarSe ha reducido la profundidad del portal, logrando una estructurajerárquica de no más de 3 o 4 niveles de profundidad.Utilización de un criterio único y consistente de los elementos denavegación a lo largo de todo el portal.Se ha acortado el proceso de relleno de formulario por parte del usuario. BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  32. 32. Nivel de navegación presentes en todas las páginas Mapa Web en el pie de todas las páginasBIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  33. 33. Menú recursivo Mapa de Procesos Agregar a Mi Menú Agregar a Mis Favoritos Directorio AgendaIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  34. 34. Página de TrámiteIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  35. 35. Conceptos claveCalidad de acceso a la información BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  36. 36. Arquitectura de InformaciónLa prioridad más importante ha sido la Arquitectura de Información (AI).El objetivo último ha sido crear una AI intuitiva y fácilmente reconocible deun primer vistazo.Se ha buscado que cubra las expectativas del usuario, especialmente enla navegación, contenido y organización.Lo más importante: Alineación de la Estructura de Contenidos con el Mapade Procesos de la BNE.Los departamentos estuvieron involucrados en el proceso de validación delMapa de Procesos, vía reuniones y correo-e. Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  37. 37. Alineación con el Mapa de ProcesosEquivalencia Mapa Procesos – Estructura Contenidos Intranet 1er nivel 1er nivel MAPA PROCESOS INTRANET BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  38. 38. Líneas de trabajo a futuro BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  39. 39. Próximas Acciones Líneas de trabajoAvanzar en el modelo de Intranet SocialProfundizar en el concepto de Intranet como instrumento deGestión del ConocimientoDesarrollo Gestión DocumentalConsolidar más servicios para el empleado, incorporando mástrámites BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  40. 40. CréditosAn indispensable commodity of which de typical New Yorker gests too little (LOC) . New YorkTribune. 2 feb 1908. Illustrated Newspaper Supplement. The Library of Congress en Flickr:http://www.flickr.com/photos/library_of_congress/3707328788/in/set-72157619452486566The Social Intranet Infographic: 10 steps to a social intranet. 7 febrero 2012. IntranetBlog.http://www.intranetblog.com/?p=2231 <fecha de acceso: 15 de octubre 2012> Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  41. 41. Fuentes de InformaciónGALLEGO VÁZQUEZ, Jose Antonio. Todo lo que hay que saber de Comunidades Virtuales yRedes Sociales. Wolters Kluwer España, 2012LUPFER, Elizabeth. What’s in your Social Intranet? : Top 10 most common Intranet tools(report). The Social Workplace : where community and collaboration mean productivity [en línea].10 enero 2012 [fecha de acceso 29 de enero de 2012]. Disponible en Internet:http://www.thesocialworkplace.com/2012/01/10/whats-in-your-social-intranet-top-10-most-common-intranet-tools-report/NIELSEN, Jakob. Participation inequality : encouraging more users to contribute. useit.com :Jakob Nielsen’s Website [en línea] 9 de octubre de 2006 [fecha de acceso 1 de octubre de2012]. Disponible en Internet: http://www.useit.com/alertbox/participation_inequality.htmlPASTOR, A. Redes sociales en la administración pública. CristolTIC [en línea] 29 de diciembrede 2011 [fecha de acceso 27 enero 2012]. http://www.crisoltic.com/2011/07/redes-sociales-en-la-administracion.html?utm_source=twitterfeed&utm_medium=twitter Intranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA
  42. 42. Ana Carrillo Pozas Jefe de Servicio de Intranet Pº de Recoletos 20 -22 28071 Madrid EspañaIntranet de la BNE BIBLIOTECA NACIONAL DE ESPAÑA

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