Sap invoice management webinar 2014-03-28

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La gestione del processo delle fatture passive un processo oneroso e spesso manuale. …

La gestione del processo delle fatture passive un processo oneroso e spesso manuale.
La soluzione SAP Invoice Management permette una maggiore automatizzazione del processo di verifica fattura, semplificando la creazione, la gestione ed il monitoraggio degli ordini di acquisto e delle fatture passive.

Maggiori informazioni su: http://www.altevietechnologies.com/sap-invoice-management-by-opentext-un-webinar-vi-spiega-tutto-28314

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  • 1. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. Sap Invoice Management by OpenText M. Puzzello F. Baradel 28/03/2014
  • 2. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved.  Presentazione Altevie  Presentazione della soluzione  Demo  Q&A Agenda – SAP Invoice Management
  • 3. Focus – Business Layout
  • 4. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. Presentazione della Soluzione
  • 5. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management Questo scenario risulta essere familiare? Contabilità Contabilità Fornitori Acquisti Come posso migliorare la nostra bottom line? L’uso del cash discount è basso, il costo del capitale è in aumento. Si potrebbe abbassare il costo dei beni se si potesse fare un uso sistematico del cash discount. Fare business con quella società è difficile in quanto non sono in grado di dirmi quando pagheranno le fatture. Fornitori CEO CFO Ho scarsa visibilità dei miei debiti futuri. Analista Finanziario Non sappiamo quali fatture riceveremo dagli altri uffici senza avere il controllo della scadenza di pagamento. Spendiamo più del 50% del nostro tempo a rispondere alle chiamate e e-mail da parte dei fornitori.
  • 6. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management Barriere tipiche all’efficienza nel processo di contabilità fornitori  Poche relazioni con i fornitori  Eccessivo costo per fattura  Difficoltà nel calcolo degli accantonamenti  Gestione tramite strumenti stand-alone  Mancanza di workflow e di gestione del dato  Nessuna integrazione con la contabilità generale o con la contabilità clienti  Basso controllo del processo di verifica fattura (Rischio compliance)  Limitata visibilità delle passività  Difficoltà nell’individuazione dei colli di bottiglia  Frammentato e poco efficiente  Processo basato sulla circolazione della carta e sul data entry  Mancanza di standardizzazione
  • 7. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management Processo manuale di gestione fattura Un rischio serio ed inefficiente per il vostro business  Processo inefficiente, dispendioso in termini di lavoro  Difficoltà nell’ottimizzazione dei cash flow e nelle relazioni con i fornitori  Difficoltà nel migliorare la trasparenza aziendale complessiva  Ricerca fattura storicamente dispendiosa in termini di tempo  Complicate relazioni con i fornitori  Documentazione e altre richieste di informazioni supplementari  Routing manuale  Monitoraggio e aggiornamento dispendioso in termini di lavoro  Scalabilità solo attraverso aumento della forza lavoro.
  • 8. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management  Definizione e standardizzazione del Processo di Contabilizzazione Fatture  Sistemi e processi integrati  Stop all’entropia tecnologica  Applicazione semplice da imparare ed usare  Maggiore visibilità sulle passività  Maggiore visibilità sui task di processo che risultano essere colli di bottiglia  Indicatori KPI aggiornati  Maggiore standardizzazione e automatizzazione  Razionalizzazione dei processi manuali  Workflows per minimizzare il tempo il tempo di lavorazione della fattura Come fare per ottimizzare i processi di contabilità fornitori
  • 9. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Processo interamente automatico e integrato * O altro repository certificato SAP ArchiveLink CommentiWorkflow Registrazione fattura Riconoscimento Fattura Collazione e Monitoraggio Completamento Fattura Verifica Fattura Invoice Capture Center ERP (FI/AP) Pagamento Vendor Invoice Management Verifica e Completamento Gestione Eccezioni Approvazione Fattura Riconciliazione e registrazione automatica Trasformazione OCR Validazione Inbox (incoming mail / fax) Archiving for SAP Solutions * Scansione Archiviazione Preparazione Pagamento
  • 10. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. Invoice Capture Center Pagamento Vendor Invoice Management Verifica Fattura SAP Business Suite ERP (FI/AP) Automated reconciliation and posting SAP Invoice Management: molteplici canali di ingresso $€ Y Riconciliazione e contabilizzazione automatica Pagamento e.g. Archiving for SAP Solutions Document Repository SAP Information Interchange On Demand ERP SRM Hubs e Portali HUBHUB HUB EDI Digital Signature Validation Fornitori Fax Document Scan e.g. Enterprise Scan FAX Carta Email
  • 11. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management Benefit organizzativi della soluzione SAP Invoice Management by OpenText  Abilita un reporting finanziario più accurato attraverso una visibilità maggiore del dato  Segregation of duties attraverso il controllo del workflow  Monitoraggio di tutte le fasi del processo di verifica fattura  Fornisce un completo audit trail  Crea efficienza della forza lavoro attraverso un processo semplificato ed automatico, che include l’approvazione via mobile  Migliora la gestione del capitale circolante attraverso una migliore visibilità delle esigenze di cassa  Riduce i costi attraverso l'estrazione automatizzata dei dati, l'automazione di processo e controllo  Riduce i costi per la gestione degli errori manuali Migliora i processi di business e riduce i rischi di compliance
  • 12. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: OCR offre alta qualità Elevata produttività nella verifica delle eccezioni legate all’OCR tramite la verifica congiunta dell’immagine fattura e dei dati estratti
  • 13. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: VIM Workplace Possibilità di effettuare dei filtri Tab: Lista lavoro, fatture in sospeso, fatture completate Possibilità di scelta della vista da utilizzare (personale, team, ecc.) Lista di lavoro Plug in (immagine, storico processo, commenti, ecc.)
  • 14. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Visualizzazione documento – Gestione delle eccezioni Plug in (immagine, storico processo, commenti, ecc.) Azioni processo visibili per tutti i tab Tab diversi per raggruppare i dati della fattura Check duplicati fattura prima di effettuare la registrazione
  • 15. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Approvazione fattura (BB, iPhone, iPad, Android)
  • 16. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Analytics e Monitoraggio Analisi tramite oltre 50 criteri di ricerca Accesso pieno alle funzionalità SAP Completa overview dello stato delle fatture Accesso al dettaglio della fattura tramite un solo click Overview di tutte le fatture raggruppate per criteri diversi
  • 17. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Liability report Analisi passività con criteri accurati Valutazione passività per CdC/Conto
  • 18. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Identificazione dei colli di bottiglia nel processo tramite l’“Aging Report” “Chi rappresenta al momento il collo di bottiglia nel processo?” Raggruppamen to per funzione o per tipo documento Doppio click per il dettaglio
  • 19. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Analisi delle eccezioni Comparazione tra due periodi Focus sui giusti problemi “Quale eccezione/ fornitore/ società stanno causando maggior effort?”
  • 20. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: Productivity report Carico di lavoro per funzione/in dividuale Comparazione tra due periodi Focus sui giusti problemi
  • 21. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. SAP Invoice Management: KPI report Passività totali Fatture da registrare Numero eccezioni Canali di ingresso fatture Fatture ancora da processare Top fornitori Criteri di filtro
  • 22. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. Demo
  • 23. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. www.altevie.com Contacts www.altevie.com info@altevie.com www.linkedin.com/company/altevie-technologies www.facebook.com/AltevieTechnologies www.youtube.com/user/AltevieTechnologies twitter.com/#!/Altevie
  • 24. © 2013 Altevie Technologies s.r.l. All rights reserved. Q&A