PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN
      DEL TIEMPO
   La auto-organización del trabajo




 2010 Les Ventas y la Negociación en los ...
Características del Tiempo

    Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el
    hombre conoce y...
¿Cuánto vale tu tiempo?

   1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana
        cuando te pregunte s...
Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar?

Define cuáles son las metas concretas en cada una de es...
Prejuicios sobre el uso del tiempo

  Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente....
Ley de PARETO o del 80/20

            “Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho”
    El 80% de la eficacia de un...
Ley de CARLSON

      LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO

 “Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará...
Ley de PARKINSON

    LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO
                       DESPERDICIADO

 “El tiempo ...
Ley de ILLICH

  LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO
                MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL

 “Más allá ...
Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER

                    LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS

       “Cada hombre está atravesado de ...
Ley de FRAISSE

           LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO
     “El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dim...
Hagamos un TEST……

  ¿Nos interrumpimos a nosotros mismos?

CUESTIONARIO                                                  ...
Organización de Largo Plazo a Corto Plazo


                           Organización a
                            Largo Pl...
Priorización de Tareas



                                          Importante pero NO
     Importante y Urgente
         ...
Curva de Rendimiento

  Pausa de reposo de media jornada (1/2)




                                   PAUSA



        201...
Lista diaria de cosas a hacer

   Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar más
   cosas d...
Planificación y Programación
PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivos
   deseados, S...
Objetivos

  Concretos y específicos
  Pocos y muy importantes
  Compatibles entre sí
  Alcanzables si bien que con dificu...
Planificación de la jornada de trabajo
 5 Medidas para aumentar la productividad

 1. Anotar en un cuaderno cualquier idea...
¿Quién no quiere mejorar?

   Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener
   Falta de voluntad. Planifi...
Enemigos… y cómo hacerles frente

 LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas

    De fuera de la em...
Enemigos….y cómo hacerles frente

  EL TELÉFONO
      Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro
      Pasiva:...
EL TECNICO COMERCIAL

               El Vendedor Eficaz




2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Ali...
Puntos clave para la Eficacia Comercial
       DEPENDENCIA

       Tener un fin en mente
       Ser proactivo             ...
Proactividad

   Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa
   Hay una relación en...
Definir los Factores Críticos de Éxito
  Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico
  La VISIÓN precede a...
Organización
  Establecer prioridades. Clasificar las actividades en:
      Normales
      Importantes
      Urgentes
  Or...
Sistema de Organización

  Priorización de Objetivos
   1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo
   2. Darles una p...
Pirámide de la Productividad
                                                           Tareas A: al menos 1 al día
      ...
Conocimiento para Negociar
  Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él
  Saber perdonar (...
Esquema de Negociación
     Inicio                                                             Final.
 Nivel Mínimo       ...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

28Abril Gestión del tiempo 5.8 el comercial 5.7

1,564 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,564
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
13
Actions
Shares
0
Downloads
75
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

28Abril Gestión del tiempo 5.8 el comercial 5.7

  1. 1. PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL TIEMPO La auto-organización del trabajo 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  2. 2. Características del Tiempo Incomparable : El tiempo es diferente de cualquier otro recurso que el hombre conoce y está habituado a manejar Individual: Cada persona reparte sus 24 horas diarias de forma personal. Ha de ser hábil para manejar inteligentemente su tiempo en función de sus metas personales Inelástico: El tiempo no puede acumularse, ni ahorrarse, ni tomarse prestado Indispensable: Nuestra vida será lo que consigamos fabricar con el tiempo que se nos concede Insustituible: No cabe sustituir el tiempo por ningún otro Inexorable: El tiempo fluye inexorablemente en un solo sentido. Todo lo que podemos hacer es utilizarlo a medida que nos va llegando 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  3. 3. ¿Cuánto vale tu tiempo? 1 mes tiene 160 horas laborales. Piensa en lo que ganas, y mañana cuando te pregunte si me regalas un minuto de tu tiempo sabrás cuánto vale. Tú eres el programador de tu vida 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  4. 4. Imagínate de aquí a 10 años, 20 años…¿cómo te quieres visualizar? Define cuáles son las metas concretas en cada una de esas fases de la vida. Estas metas marcarán hacia dónde te diriges. La gestión de tiempo es orientar nuestras actividades diarias hacia nuestras metas 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  5. 5. Prejuicios sobre el uso del tiempo Prejuicio de la actividad. El trabajador más cargado de trabajo es el más eficiente. Se confunden los resultados con la actividad….actividad que no conduce a nada Prejuicio del hombre orquestra. Si uno sabe hacer bien las cosas, no las delega ni pide ayuda. La sobrecarga de actividades, propias o ajenas, es un peligroso error Prejuicio de la decisión aplazada. Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. En este caso NO se decide a tiempo o NO SE DECIDE. Prejuicio del indispensable. Si no lo hago yo, no lo va a hacer nadie. Bajo esta premisa se esconde el miedo a reconocer que no somos indispensables Prejuicio de ahorrar tiempo. Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles. Se regatea el tiempo a emplear en asuntos difíciles, dándoles un trato superficial. De esta manera nos condenamos a repetir lo que salió mal. Prejuicio de trabajar contra el tiempo. El tiempo nos presiona, se nos echa encima. Esta en la disculpa de las personas que pierden las riendas de su propio tiempo. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  6. 6. Ley de PARETO o del 80/20 “Lo esencial lleva poco tiempo, lo accesorio mucho” El 80% de la eficacia de una persona proviene del 20% de lo que hace Deducimos: Es necesario distinguir lo esencial de lo accesorio. Las actividades estratégicas de las menos importantes Se ha de guardar tiempo para lo esencial. Economizar tiempo de lo accesorio Programar las actividades incluidas en el 20% Reservar largos períodos de tiempo sin interrupciones para las tareas realmente importantes. Es complicado, difícil trabajar con interrupciones continuas Hemos de procurar resistirnos a dedicar mucho tiempo al 80% restante, que no contribuye a nuestros objetivos 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  7. 7. Ley de CARLSON LEY DE LAS SECUENCIAS HOMOGENEAS DE TRABAJO “Todo trabajo interrumpido será menos eficaz y llevará más tiempo que si se efectúa de forma continua” Concluimos: No autointerrumpirse. Siempre que podamos debemos terminar el trabajo empezado Limitar las interrupciones externas al menos en ciertos momentos Educar a los colaboradores, a los colegas, a los clientes, al jefe… 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  8. 8. Ley de PARKINSON LEY DE LA TENDENCIA A LA AUTOINFLACIÓN DEL TIEMPO DESPERDICIADO “El tiempo invertido en un trabajo varía en función del tiempo disponible” De lo anterior se puede concluir: Razonar en función del tiempo necesario para una actividad y no en función del tiempo disponible, para atribuir una duración aproximada a esta actividad Nos hemos de fijar plazos, fechas límite, topes. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  9. 9. Ley de ILLICH LEY DE LA CONTRAPRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO MÁS ALLÁ DE CIERTO UMBRAL “Más allá de cierto umbral horario, la productividad del tiempo invertido decrece y después es negativo” De lo anterior deducimos: Más allá de cierto umbral horario (que cada uno debe fijarse) hemos de saber cuándo para para hacer una cosa Perseverar sin obstinarse. Rechazar el activismo y el perfeccionismo Ser consciente de nuestros propios límites 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  10. 10. Ley de SWOBODA-FLIESS-TELTSCHER LEY DE LOS RITMOS BIOLÓGICOS “Cada hombre está atravesado de múltiples ritmos biológicos” De lo anterior deducimos: Hemos de descubrir nuestros ritmos personales y escuchar nuestro reloj interno Se han de programar actividades estratégicas o de reflexión en momentos de alta forma y actividades de rutina en momentos de recarga o respiración 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  11. 11. Ley de FRAISSE LEY DE LA DIMENSIÓN SUBJETIVA DEL TIEMPO “El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o psicológica que está en función del interés aportado a la actividad ejercida” “Cuanto más dividida está una actividad, más tiempo parece durar” “Cuánto más interesante es una actividad, más breve parece” “El tiempo de espera es siempre demasiado largo” De lo anterior se puede concluir: Desconfía de la tendencia espontánea a hacer primero o durante más tiempo lo que te gusta más y no lo más importante Desconfía de los sesgos personales en la estimación del tiempo pasado y confronta tu evaluación subjetiva del tiempo con evaluaciones objetivas Hemos de gestionar nuestro tiempo como queramos pero siendo lúcidos en nuestras elecciones personales. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  12. 12. Hagamos un TEST…… ¿Nos interrumpimos a nosotros mismos? CUESTIONARIO SI NO 1. ¿Tiene desordenada la mesa? 2. ¿Prolonga a veces el rato para tomar café o para comer? 3. ¿Da largas a las cosas? 4. ¿Se detiene frecuentemente durante la jornada a charlar con los colegas? 5. ¿Lee artículos que le han tentado cuando debería estar trabajando en otras cosas? 6.¿Realiza llamadas particulares durante las horas de trabajo? 7. Internet: navega sin rumbo, chatea, cadenas de e-mails… 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  13. 13. Organización de Largo Plazo a Corto Plazo Organización a Largo Plazo. Visión Global Organización a Medio Plazo Organización Semanal. Corto Plazo. Horarios Roles Metas Metas Planes Delegar 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  14. 14. Priorización de Tareas Importante pero NO Importante y Urgente Urgente Urgente pero NO No Urgente y No Importante Importante First Things First 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  15. 15. Curva de Rendimiento Pausa de reposo de media jornada (1/2) PAUSA 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  16. 16. Lista diaria de cosas a hacer Ser realistas. Ser consciente de las limitaciones de tiempo. No programar más cosas de las que realmente se pueden hacer. Lo que realizamos nos estimula, lo que dejamos sin hacer puede cansarnos Dejar un margen de tiempo. Prever lo inesperado: clientes que llegan tarde, reuniones que se alargan, visitas que se alarga, temas que consumen más tiempo del previsto Revisar la lista cada mañana antes de empezar a trabajar. Tener la lista a la vista. Consultarla periódicamente durante el día para recordar los objetivos Si hacemos algo que no estaba en la lista lo añadiremos. Con esto veremos que hemos conseguido más de lo pretendido inicialmente Antes de realizar cada tarea, ver si puede delegarla o pasarla a otra persona Nos centraremos más en el rendimiento que en la urgencia. Cada día haremos cosas que nos acercarán a nuestra meta 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  17. 17. Planificación y Programación PLANIFICACIÓN: Consiste en establecer previsiones, para alcanzar los objetivos deseados, SIN limitarse simplemente a reaccionar ante las circunstancias que se vayan presentando Compromiso con la decisión tomada PLANIFICAR es decidir QUÉ se ha de hacer. PROGRAMAR es decidir CUÁNDO se ha de hacer Es preferible programar nuestras actividades con FLEXIBILIDAD suficiente para poder atender temas imprevistos, que sean interesantes para nosotros. En función del tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de modo importante, y esto debe tenerse en cuenta. Los Planes a Corto Plazo se establecerán tras los de Medio y Largo Plazo. El proceso se inicia a partir de los objetivos establecidos a Largo Plazo. A partir de estos se establecen objetivos intermedios y para alcanzar éstos se establecen actividades a corto plazo. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  18. 18. Objetivos Concretos y específicos Pocos y muy importantes Compatibles entre sí Alcanzables si bien que con dificultad Medibles, cuantificables en lo posible Tener plazos y marcas intermedias que faciliten su seguimiento Estar escritos y ser fácilmente consultables Según vaya evolucionando nuestra situación evolucionarán los objetivos. Nuestra evolución y desarrollo personal hace variar nuestra evaluación de las cosas ESTABLECER PRIORIDADES. Ante cada disyuntiva, la prioridad es el factor esencial de decisión 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  19. 19. Planificación de la jornada de trabajo 5 Medidas para aumentar la productividad 1. Anotar en un cuaderno cualquier idea, tarea asignada, llamada, proyecto, recado o tarea que surja, sin atender a su importancia. Elaborar una Lista Maestra. Un registro continuo de “Tareas a realizar” 2. Repasar a diario la Lista maestra. Suprimir y Delegar las tareas que podamos. Anotar las tareas que puedan aplazarse en nuestra agenda. Las tareas inmediatas las anotamos en la lista diaria y las eliminamos de la Lista maestra 3. Confeccionar una lista diaria de mañana con 10 tareas de nuestra agenda o de la lista maestra. Las clasificamos con un número según la prioridad y el esfuerzo que requieren. No programaremos más de 3 ó 4 tareas por día. Las otras tareas las repartiremos entre las prioridades 2 y 3 4. Evaluar las tareas de la lista diaria en términos de rentabilidad: Alta, Negativa, Media, Baja. Anotaremos al menos una tarea de Alta Rentabilidad y reduciremos las de rentabilidad baja 5. Determinar el período de mayor actividad. Le asignaremos tareas de prioridad 1 de la lista diaria. Las tareas no prioritarias las haremos en las horas de baja actividad. 6. Agruparemos las llamadas y las citas en bloques para su realización 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  20. 20. ¿Quién no quiere mejorar? Personas con volumen de trabajo inferior al que deberían tener Falta de voluntad. Planificar nuestro tiempo de forma rigurosa y práctica exige constancia, perseverancia y una buena dosis de disciplina Inseguridad en el puesto que se ocupa. Asusta delegar, no sea que los subordinados lo hagan mejor. Pretenden hacerlo todo, haciéndose de esta manera imprescindibles. Siempre están escasos de tiempo “Workholics”. Nunca realizan actividades que no tengan relación con el trabajo No saber decir NO. Estas personas tienen una necesidad de estar en todas partes y ser “populares” o sentirse imprescindibles. 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  21. 21. Enemigos… y cómo hacerles frente LAS VISITAS que no han sido previamente anunciadas y concertadas De fuera de la empresa: En estos casos la secretaria actúa como filtro, en su caso, recepción también puede hacer de filtro Internas: en los casos en que el directivo quiere tener todo bajo control • Recibir las visitas de pie (no invitarlas a sentarse) • Saber cortara tiempo una conversación (es todo un mérito y una cualidad) Fuera de la empresa. Estaremos dónde seamos necesarios, pero si se puede delegaremos 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  22. 22. Enemigos….y cómo hacerles frente EL TELÉFONO Activa: Atenderlo de forma muy selectiva. Poner filtro Pasiva: Haces una rigurosa planificación de las llamadas a realizar/recibir y hacerlas en el mismo bloque horario Cortar amablemente la llamada Saber decir NO de forma correcta Reducir el número de llamadas. Evaluar si es necesaria la llamada antes de llamar Establecer períodos de incomunicación y hacer que se respeten Averiguar las horas más oportunas para llamar a clientes y otros interlocutores Llevar un registros de llamadas Organizar un sistema de devolución de llamadas 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  23. 23. EL TECNICO COMERCIAL El Vendedor Eficaz 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  24. 24. Puntos clave para la Eficacia Comercial DEPENDENCIA Tener un fin en mente Ser proactivo Luchar por conseguir sus “First things First” Retos Personales INDEPENDENCIA Negociar en GANAR-GANAR Comprender y después ser comprendido Generar Sinergia INDEPENDENCIA Mejora continua 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  25. 25. Proactividad Ha de establecer condiciones. Ha de proponer, no ser reactivo. Tener la iniciativa Hay una relación entre la Proactividad y tener un fin en mente Circulo de la El círculo de PREOCUPACIÓN Proyectos Metas INFLUENCIA ha de ser más fuerte Salud que el círculo de Motivación Logros PREOCUPACIÓN Tener un Fin en Mente Autoestima Circulo de la Relaciones INFLUENCIA Economía 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  26. 26. Definir los Factores Críticos de Éxito Las cosas se hacen 2 veces: a nivel mental y a nivel físico La VISIÓN precede a la acción Hemos de definir nuestra MISIÓN personal VISUALIZAR Conocernos: ¿Qué tengo? ¿Qué hago? ¿Quién soy? Identificar nuestras relaciones importantes Identificar nuestras áreas criticas de éxito Identificar nuestros factores críticos de éxito para cada área de éxito Identificar el estatus de nuestros factores críticos de éxito Registros nuestros Factores Críticos de Éxito 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  27. 27. Organización Establecer prioridades. Clasificar las actividades en: Normales Importantes Urgentes Organizar nuestra vida, el trabajo, el tiempo Planificar y prevenir DISFRUTAR del tiempo “La vida empieza cada mañana cuando te levantas” (George Burns) Aprender a VIVIR: “The things I did yesterday I was in love with yesterday. But that romance is over” (George Burns) 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  28. 28. Sistema de Organización Priorización de Objetivos 1. Escribir los objetivos a corto y largo plazo 2. Darles una prioridad. Enumerarlos 3. Establecer una relación de tareas para cada objetivo 4. Clasificar las tareas y los objetivos en 3 categorias A. Tareas importantes y urgentes B. Tareas importantes o urgentes (no ambas) C. Tareas rutinarias 5. Revisar la lista de prioridades teniendo en cuenta la clasificación anterior 6. Ver las tareas que requieren ayuda 7. Delegar las tareas que puedan ser delegadas. Eliminarlas 8. Anotar el tiempo estimado de realización del resto de tareas 9. Volver a revisar las prioridades. Solicitar opinión si es necesario 10. Planificar la jornada 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  29. 29. Pirámide de la Productividad Tareas A: al menos 1 al día Tareas B ocupan la mayor parte de la LISTA DE TAREAS DIARIAS jornada Tareas C: Cuando el tiempo lo permita METAS INTERMEDIAS Enfoque METAS A LARGO PLAZO VALORES Cuando el comportamiento está alineado con los VALORES tenemos un control óptimo de los eventos 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  30. 30. Conocimiento para Negociar Buscar y comprender. Saber del cliente antes de ponerse en contacto con él Saber perdonar (Ho’oponopono). Pensar en positivo Es preferible actuar y fracasar que no actuar. Del fracaso se aprende “No es un fracaso es INFORMACIÓN” Utilizar la Inteligencia Emocional y la Inteligencia Social. Aprender a controlar las emociones y pensamientos Desarrollar la AUTOESTIMA propia. Potenciar al YO interior, nuestro POTENCIAL Negociar bajo la premisa de GANAR-GANAR Trabajo en equipo: Si tú pierdes yo pierdo Si tú ganas TODOS ganamos Organización. Fijarse una meta cada día Tener un sistema de seguimiento, control y conocimiento para llegar a los objetivos marcados 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García
  31. 31. Esquema de Negociación Inicio Final. Nivel Mínimo Nivel Ideal de Negociación Nivel Máximo de resistencia de resistencia CLIENTE Final. Nivel inicial de Nivel ideal de Tramo de Nivel Mínimo Negociación Negociación detección de negociación NEGOCIADOR Para averiguar los niveles máximos de resistencia del cliente Detectar las necesidades del cliente en los beneficios del producto/servicio Presentar los costes y beneficios. Presentar una propuesta inicial sobre evaluada Ser paciente y propiciar la reflexión del cliente 2010 Les Ventas y la Negociación en los Mercados Actuales /Alicia García

×