Acto rrpp

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Acto rrpp

  1. 1. PROYECTO DEPROYECTO DE ACTOACTO Sabor MediterráneoSabor Mediterráneo
  2. 2. INDICE 1.Concepto del acto 2. Introducción (descripción del acto, organizador, fecha, lugar y objetivos) 3. Descripción técnica (lugar de celebración, estructura y ceremonial, orden de intervenciones) 4. Protocolo a aplicar en la preparación del acto, durante el mismo y al finalizar el acto 5. Documentación (especificar el tipo de documentación a utilizar, concretando cuando sea necesario por tipo de invitados) 6. Gabinete de prensa (gestión de las relaciones con los medios para la cobertura informativa del acto, de forma previa, durante el acto y al finalizar, especificando tácticas a utilizar y listado de medios) 7. Recursos materiales necesarios 8. Recursos personales necesarios
  3. 3. CONCEPTO DEL ACTOCONCEPTO DEL ACTO Nuevas tendencias en alimentación sana= Sabor Mediterráneo= Cocina artesana yNuevas tendencias en alimentación sana= Sabor Mediterráneo= Cocina artesana y creativacreativa Sabor Mediterráneo desembarca en el mundo ecogourmet. Los amantes de la buena cocina y los entusiastas de la alimentación natural están de enhorabuena. La cocina de autor, los altos estándares de calidad, el aprecio por el producto son las nuevas claves de triunfo para Sabor Mediterráneo. Con ingredientes totalmente naturales procedentes de la agricultura y la ganadería ecológicas. Productos del huerto, la granja y del mar todos con certificación ecológica, es decir libres de pesticidas, de herbicidas, hormonas, de manipulación genética y de aditivos sintéticos. La preocupación por la pureza y calidad de los alimentos que consumimos es un fenómeno en alza, que suele ir acompañado por la búsqueda de una vida más sana y equilibrada y por un sentido de responsabilidad por nuestro habitat y por salvar nuestra propia calidad de vida y la de las generaciones futuras. Pensando en la salud y pensando en el planeta.
  4. 4. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN •Descripción del acto:Descripción del acto: Tipo de acto: según la naturaleza del acto se trata de un acto público no oficial ya que sólo implica e interesa a nuestra organización, pero con un matiz público por tener como invitado de honor al Conseller de Medio Ambiente. Según el organizador del acto, es un acto institucional no oficial, organizado por la empresa. Se trata de un acto comercial de presentación de la nueva línea de productos. Según tipo de participación: actos propios externos dirigidos a varios públicos. Según el objeto del acto: acto de imagen de marca, a la vez que comercial y de motivación interna, es acto híbrido. Según el receptor del acto: es institucional. Los posibles patrocinadores son empresas que distribuyen alimentación ecológica y gourmets, como por ejemplo Disfruta & Verdura, es una organización de venta a domicilio. Se trata de un distribuidor ecológico de renombre nacional. Organizador: Sabor Mediterráneo. •Fecha: 12 Sábado de Junio de 2010. El sábado porque normalmente es no laboral y la gente está libre para disfrutar de una buena comida. Y en junio por el buen clima, ya que habrá cocktail en el exterior del restaurante. (terraza) Lugar: Restaurante principal, Playa Malvarrosa. Valencia. Por ser el restaurante más grande y mejor equipado.
  5. 5. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN Objetivos: Cuantitativos: queremos conseguir una audiencia de unos 130 invitados. La publicity variará en función de los medios que puedan asistir y de la relevancia que le den a nuestro evento. Como líderes de opinión pretendemos convocar a diversos chefs de renombre a nivel nacional. La difusión del acto se realizará a través del envió de notas de prensa y de invitaciones a clientes habituales de todos nuestros restaurantes. Cualitativos: nuestra finalidad interna es implicar a todos nuestros trabajadores en un evento importante para darles motivación para con la empresa y adquirir nuevos conocimientos sobre productos ecológicos de calidad. Nuestra finalidad externa es crear una buena imagen de marca, ser un referente de la cocina gourmet ecológica y dar notoriedad a nuestros restaurantes. Promoción del acto a través de invitaciones a habituales clientes de la marca. Target: hombres y mujeres entre 28 y 50 años, que les gusta la buena cocina. Son personas que se cuidan, que comen sano. Y que se preocupan no sólo por su físico, sino también por su salud por eso comen productos ecológicos gourmet. Gente implicada con el medio ambiente, les gusta la naturaleza. Con un nivel de vida medio-alto, alto. Concepto status en la sociedad. Responsable: directo el presidente, director de la organización. Pero organizador, el equipo de rrpp de la empresa.
  6. 6. DESCRIPCIÓN TÉCNICADESCRIPCIÓN TÉCNICA Lugar de celebración: Restaurante Playa Malvarosa. Insight: alta cocina ecológica. Concepto: productos ecológicos gourmets Adecuación restaurante: preparación interior de la sala principal del restaurante con sofás y taburetes y mesas. Ambientación sala de conferencias con proyector, sillas y microfonía, etc. Terraza simplemente con mesas y sombrillas. Todo cuidando mucho estilo y diseño. Una decoración mimada con: macetas Vondom en la entrada, lámparas Kundalini, baños perfumados, guardarropía, etc. Un cocktail con productos ecológicos gourmets, con cada plato se insertará una indicación de la procedencia de los ingredientes, incluyendo un certificado de calidad ecológico. del plato. Un punto importante es la limpieza en profundidad el día de antes y el mismo día. Necesidades técnicas: ambientación música, plasmas, microfonía,etc. Para evitar posibles imprevistos, por ejemplo, en caso de lluvia, el cocktail se realizará en la sala principal interior. La fecha es idónea, ya que no hay ningún evento que nos solape nuestro acto. Servicio médico. Respuesto de microfonía y material audiovisual con técnicos al cargo. El aparcamiento no es problema por la cantidad de plazas de parking que existe en la playa Malvarrosa, aunque estará disponible un parking para los invitados especiales. Contratación de seguridad.
  7. 7. DESCRIPCIÓN TÉCNICADESCRIPCIÓN TÉCNICA Ceremonial y orden de intervenciones: ProgramaPrograma EcogourmetEcogourmet12:00h. Recepción invitados.12:00h. Recepción invitados. 12:30h. Apertura del acto.12:30h. Apertura del acto. 12:45h. Discurso de la Presidenta de Sabor Mediterráneo,12:45h. Discurso de la Presidenta de Sabor Mediterráneo, Mónica García Fresneda. (nuevo concepto restaurante)Mónica García Fresneda. (nuevo concepto restaurante) 13:15h. Discurso de la Directora General de Sabor Mediterráneo,13:15h. Discurso de la Directora General de Sabor Mediterráneo, Alma Moya Losada (presentación evento ecogourmet)Alma Moya Losada (presentación evento ecogourmet) 13:30h. Discurso del Chef, MartÍn Berasategui13:30h. Discurso del Chef, MartÍn Berasategui (presentación de la nueva gama de productos ecológicos gourmets)(presentación de la nueva gama de productos ecológicos gourmets) 14:00h. Entrega del certificado de calidad de productos ecológicos gourmets14:00h. Entrega del certificado de calidad de productos ecológicos gourmets. Entregado por invitada de honor a la Presidenta de Sabor Mediterráneo.Entregado por invitada de honor a la Presidenta de Sabor Mediterráneo. Firma en el libro de visitas.Firma en el libro de visitas. 14:15h. Clausura. Presidenta de Sabor Mediterráneo, Mónica García.14:15h. Clausura. Presidenta de Sabor Mediterráneo, Mónica García. 14:30h. Cocktail14:30h. Cocktail
  8. 8. Invitación generalInvitación general La Presidenta de Sabor Mediterráneo, Mónica García Fresneda tiene el honor de invitar a al acto de presentación de la nueva línea de productos “ecogourmets”, tendrá lugar el próximo sábado 12 de junio de 2010 a las 12,00hrs. Se agradecería la presencia de los invitados al interior del restaurante media hora antes del acto. Sabor MediterráneoSabor Mediterráneo Playa las ArenasPlaya las Arenas nº 27nº 27 Tel: 96377340Tel: 96377340
  9. 9. PROTOCOLOPROTOCOLO A. Previo al acto 1. Listado de invitados • Invitado de honor: Consellera de Agricultura, Pesca y Alimentación, Honorable Sra. Dña. Maritina Hernández Miñana. • Vips: chefs: Octavio Gutiérrez del restaurante Mama terra, sevilla. Martín Berasategui de Santo Restaurante, San Sebastián. (galardonado con 6 estrellas Michellin), Fernando Polo de Sabor Mediterráneo. • Clientes habituales (Target) • Medios: Comunidad valenciana. • Directivos otras empresas vinculadas con la cocina ecológica (B2B) • Asociaciones: Sociedad Española de Agricultura Ecológica. Agricultores, pescaderos, ganaderos de renombre. Asociación Pesca Ecológica Sostenible y Calidad Ambiental, etc. (B2B) • Empleados y directivos propia empresa (público interno) 2. Fórmulas de invitación y nota de protocolo: cartas de invitación personal para máximas personalidades, invitación general para asistentes, mailing para colaboradores. Nota de protocolo, explicación indumentaria, hora llegada, plano lugar, etc. 3. Traslados, parking, accesos: especificar, señalizar, organizar traslados Consellera, vips e invitados especiales. 4. Seguridad: contratación y mantener informados
  10. 10. PROTOCOLOPROTOCOLO B. Durante el acto 1. Recepción de invitados: por lo que se refiere a la llegada el jefe de protocolo, recibirá al invitado de honor y hará las presentaciones (saludos) del anfitrión y personal directivo. Entre tanto el personal de rrpp habrá ido recibiendo al resto de invitados, los cuales estarán esperando en el lugar destinado. 2. Precedencias y presidencias: cesión por parte de la Presidenta de Sabor Mediterráneo a la invitada de honor (Consellera). El resto se determinará de acuerdo a la normativa específica, costumbres y tradición de la organización. Precedencias en función cargo. 3. Colocación de invitados: normativa interna de la empresa. Invitado de honor ocupa el lugar del anfitrión. 4. Precedencias de intervención: especificadas en el programa del acto. C. Al finalizar el acto 1. Despedida: anfitriones despedirán al invitado de honor y éste será conducido a su vehículo por el jefe de protocolo. 2. Agradecimientos: a los asistentes generales y especiales, al personal contratado, a los patrocinadores y colaboradores, a los medios de comunicación, a los proveedores, etc.
  11. 11. DOCUMENTACIÓNDOCUMENTACIÓN • Interna Tradición propia del protocolo de la empresa y oficial por presencia de la Consellera. No podemos evaluar actos anteriores. • Externa De carácter cultural, datos del público al que nos dirigimos, informarnos de costumbres, hábitos, etc. (investigación target)
  12. 12. OrganizaciónOrganización – Fijar fecha y elección del lugar – Distribución personal – Ensayos (megafonía, audiovisual, iluminación, climatización…) – Timming general del acto – Agradecimientos – Legislación con autoridades públicas – Medio de transporte del visitante – Seguridad – Alojamiento del invitado – Confección de lista de invitados – Decoración del espacio – Libro de visitas – Obsequios – Confección de un programa de actuación – Contacto con los medios de comunicación – Contacto con Consellera – Contacto con vips y personalidades especiales
  13. 13. GABINETE DE PRENSAGABINETE DE PRENSA • Previo al acto (divulgación) – Dar difusión (convocatorias) a las familias de medios interesados en el acto. – Lista de invitados: Invitaciones generales y personalizadas – Publicidad – Aparcamiento – Descripción del acto: Finalidad que se persigue; fecha, lugar y encargado. – Planificación (fechas, envios…) • Durante el acto (cobertura) – Fotos, grabaciones en vídeo, selección de información, nota de prensa, dossier, atención del acto, límites y normas, tiempos, ubicación… – Recepción de personalidades, recepción de asistentes, personas que atienden a los invitados – Oficina de información, seguridad • Al finalizar el acto (seguimiento y memoria del acto) – Evaluación sobre lo publicado, clipping antes y después. - Redacción de un informe breve (modelos y listado de invitaciones, timming, ceremonial, fotos, vídeo, dossier de prensa…) – Incidencias – Cambios de organización – Previsiones para un próximo acto – Experiencia adquirida para aplicarla en un futuro – Evaluación y memoria del acto – Envió cartas de agradecimientos (asistentes, patrocinadores…) – Elaboración de varios documentos: Dossier de valoración, dossier archivo (dossier fotográfico, grabaciones en vídeo, material promocional….)
  14. 14. RECURSOS MATERIALESRECURSOS MATERIALES RESTAURANTE • Limpieza en profundidad y mantenimiento • Decoración minuciosa e iluminación • Acondicionamiento perfecto de todos los espacios del acto • Cocktail • Pancartas, tarimas, megafonía, vídeo, audiovisuales ACTO • Elaboración discurso Presidenta, Directora y Chef. • Azafata que cambie agua • Vasos y jarras. 10 vasos y 5 jarras de agua. Mantenerla fresca. • Atril para las intervenciones • Flores y decoración • Carteles detrás de la mesa y para el atril. • Cartel autoportante de la longitud de la mesa • Decoración general, flores • Aire acondicionado sin ruido • Video corporativo COCKTAIL • Menú • Indicaciones productos
  15. 15. RECURSOS MATERIALESRECURSOS MATERIALES PRENSA • El día de la presentación atender y situar a los medios de comunicación • Envío notas de prensa. • Elaboración dossier de prensa • Grabar acto presentación, discursos. Tomas de audio. SEGURIDAD • Envío datos del personal, azafatas, técnicos … • El día de la presentación 2 personas de Sabor Mediterráneo con listados de invitados y que conozcan a la gente desde las 8 horas. • Control de acceso y parking VARIOS • Elaboración de Invitaciones, envío invitaciones y confirmación invitados • Elegir y contratar fotógrafo y cámara. • Preparar un despacho para la prensa y preparar un despacho con agua para el descanso/malestar de alguien • Traslados • Transformador, pantallas, microfonía • Obsequios • Señalización • Imprenta: sobres, cartas, carteles, trípticos, dossier de prensa, notas de prensa,carteles, trípticos, documentación, publicidad prensa escrita, vips, publicidad radio/tv, agradecimientos manuscritos, otros.
  16. 16. RECURSOS PERSONALESRECURSOS PERSONALES • Personal de rrpp y protocolo: jefe de protocolo, jefe de rrpp… • Equipo de trabajo • Personal auxiliar • Seguridad • Personal de apoyo: 5 azafatas, camareros (plantilla restaurante, más 3 camareros), 2 técnicos, 1 cámara, 1 fotógrafo, 3 conductores, etc • Servicio médico

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