102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii de solutii ERP

  • 67 views
Uploaded on

Doriti sa implementati un sistem ERP si cautati un furnizor de incredere si o solutie potrivita? Iata lista celor mai importante 102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii ERP cu care ati …

Doriti sa implementati un sistem ERP si cautati un furnizor de incredere si o solutie potrivita? Iata lista celor mai importante 102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii ERP cu care ati initializat sau urmeaza sa initializati discutii de achizitie. Aceste intrebari sunt grupate in mai multe categorii: firma furnizorului, persoanele de conducere ale furnizorului, angajatii furnizorului, experientele de implementare, referintele, solutia ERP in sine, serviciile post implementare, pretul.

Din experienta noastra, achizitionarea unui sistem ERP este formata din urmatoarele faze: identificarea nevoilor de business pentru implementarea unei solutii de gestiune, studiu si analiza, stabilirea obiectivelor implementarii, identificarea listei de potentiali furnizori, evaluarea furnizorilor, alegerea solutiei potrivite si implementarea ei.

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
67
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
2
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Cele mai importante 102 intrebari pentru alegerea unui sistem ERP potrivit afacerii tale Mai 2014 Colectia “Ghid ERP” Departamentul de Marketing Pluriva ERP Din cuprins: Intrebari referitoare la: Opinia consultantului ERP Cum sa eviti capcanele furnizorilor ERP - firma furnizorului solutiei ERP: - sistemul ERP si usurinta in utilizarea solutiei - rapoartele de business disponibile - procesul de implementare ERP
  • 2. 2. Principalele provocari ale managerilor care doresc sa achizitioneze si sa implementezeosolutieERP: Numar mare (peste 100, potrivit unor analize de piata) de sisteme din care companiilepot alege,fiecarecuavantajelesidezavantajelesale Numar maredefurnizorideastfeldesolutii Fluxuri si functionalitati ERP greu de testat daca functioneaza asa cum prezintafurnizorii SolutiicomplexeformatedinmaimultemoduleERPconectateintreele Imposibilitateadeastiicupreciziecumvadecurgeimplementareasolutiei Pret complex, format din mai multe componente: initializarea proiectului ERP sitaxedeabonament O solutie care se potriveste foarte bine unei companii s-ar putea sa nu se plieze la fel de bine pe activitatea dvs; nu exista o solutie perfecta pentru toatedomeniiledeactivitatesipentruoricedimensiunedebusiness 102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii de solutii ERP Din experienta noastra, achizitionarea unui sistem ERP este formata din urmatoarele faze: identificarea nevoilor de business pentru implementarea unei solutii de gestiune, studiu si analiza, stabilirea obiectivelor implementarii, identificarea listei de potentiali furnizori,evaluareafurnizorilor,alegereasolutieipotrivitesiimplementareaei.
  • 3. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Doriti sa implementati un sistem ERP si cautati un furnizor de incredere si o solutie potrivita? Iata lista celor mai importante 102 intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii ERP cu care ati initializat sau urmeaza sa initializati discutii de achizitie. Aceste intrebari sunt grupate in mai multe categorii: firma furnizorului, persoanele de conducere ale furnizorului, angajatii furnizorului, experientele de implementare, referintele, solutia ERP in sine, serviciile postimplementare,pretul. Solicitatiocopiedupa politicadeback-up datesisecuritatesistem. Este dispus furnizorul solutiei ERP sa sustina prezentari detaliate catre toate persoanele cheie din organizatia dvs.: director general, director de vanzari, director financiar-contabil,director demarketingetc.? In cazul in care aplicatia este gazduita pe infrastructura de tip cloud a furnizorului ERP,inceconstapoliticadesecuritateaserveruluisicumesteacestaprotejat? Cereti furnizorului sa va explice care sunt top cinci motive pentru a alege solutia lui,apoisolicitatisa argumentezefiecarepunct. Cautati online toate referintele despre: firma furnizorului, produs ERP, proiectele luideimplementare,directorul general,directorul deimplementare. Aflati ce fel de certificari detin furnizorul si angajatii acestuia: de securitate, de projectmanagement,debusinessintelligence,deIT. Ce se intampla daca project managerul de implementare isi da demisia din companiafurnizorului? Analizatievolutiacifreideafaceriafurnizorului,pemaimultiani. Intrebari referitoare la firma furnizorului solutiei ERP: Opinia consultantului ERP „Documentul acesta cu lista de intrebari si lucruri de aflat de la furnizorii de solutii ERP cu care va intalniti este util pe toata durata procesului de achizitie a unui sistem ERP. 102 intrebari nu sunt multe, pentru ca vorbim de un proces ce se poate intinde pe mai multe saptamani sau chiar luni. Aceste intrebari va vor ajuta sa gasiti varianta ERP potrivita, sa va feriti de capcanele furnizorilor, sa identificati din timp toate componenetele necesare solutiei si mai ales sa economisiti bani si timp. In perioada de achizitie, furnizorii sunt foarte deschisi sa raspunda oricaror intrebaridin parteaclientilor.” Jenel Spoeala, Consultant implementare Pluriva ERP
  • 4. 4. Descoperiticaresunt toateliniiledebusinessalefurnizoruluisicerolocupasolutia ERPinafacereaacestuia. AflaticatiangajatiarefurnizorulITsicatiseocupaefectivdesistemulERP. Aflati impartirea oamenilor pe departamente ERP: vanzari, implementare, suport, dezvoltare,testare. Analizatievolutianumaruluideangajatiaifurnizorului,pemaimultiani. SolicitatidetaliiprivindnumarulangajatilordindepartamentuldesuportERP. Din ciclul de Conceptie, Dezvoltare, Testare, Vanzare, Implementare si Suport ERP, de cate activitati se ocupa furnizorul si de cate din ele se ocupa alte companii? Ceinstrumentedetestaresoftwareutilizeazadezvoltatorul sistemuluiERP? Ce parteneri de tehnologie are furnizorul? De cand are acesti parteneri si la ce niveldeparteneriateste? Cinesunt actionariicompaniei?Esteofirmaromaneascasau internationala? Mergeti sa vizitati sediul furnizorului IT, pentru a intelege anvergura afacerii si organizareainterna. Cautati in reteaua de prieteni si de prieteni ai prietenilor referintele despre: firma furnizorului,proiectelelui,directorul general,directorul deimplementare. Intrebari referitoare la personalul furnizorului Consultantii de implementare ai furnizorului au si experienta de business semnificativa,orisunt doarspecialistitehnici? Inteleg cu adevarat consultantii ERP ai furnizorului business-ul dvs., pentru a oferi o solutieconfiguratacorect? Intrebari referitoare la managerii furnizorului Solicitati o intalnire cu Directorul General sau cu o alta persoana cheie din firma posibilului furnizor, pentru a-i intelege principiile de business si viziunea de afaceri. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 20. 21. 22. 17. 18. 19. Intrebari referitoare la referinte si recomandari Solicitati recomandari de la firme din acelasi domeniu de activitate sau din domeniisimilare. Telefonati la numarul de telefon fix al unor clienti de-ai furnizorului, alesi aleatoriu dinlistadepewebsite. Cereti recomandari de la alti clienti, sub urmatoarea forma: firma, nume director general,telefon. Folositi recomandarile pentru a suna directorii generali de acolo si pentru a cere detaliiprivindutilizareasistemuluiERP. Intalniti-va cu doi-trei clienti ERP ai furnizorului: mergeti la sediul lor, vedeti cum functioneazasistemul,discutatisicuutilizatoriiobisnuiti. 23. 24. 25. 26. 27.
  • 5. Cineestedezvoltatorul aplicatiei?Tot furnizorul,sau oaltacompanie? Exista pe piata specialisti independenti care sa stie sa configureze sau sa utilizeze solutiaERPprezentata? Cereti sa testati gratuit aplicatia ERP inainte de utilizare: fie printr-un cont demo, fie utilizareasistatadeconsultantiitehniciaifurnizorului. Cate firme, in afara de cea a furnizorului cu care va intalniti, ofera servicii de implementare, suport si configurare pentru aceasta solutie ERP? In cazul in care va doriti,putetischimbafurnizoruldeserviciiERP? Intrebati furnizorul daca exista un numar de utilizatori sau de operatiuni in sistem lacareaplicatiaincepesa semistemaigreusau sa seblocheze. Aflati daca sistemul este deschis pentru integrarea cu diferite echipamente hardware:scannere,casedemarcat,cititoarecoduribare. Aflati daca sistemul este deschis pentru integrarea cu alte sisteme IT, alte solutii paralele. Testati in ce masura sistemul ERP poate fi accesat folosind dispozitive mobile – in cazulincareacestlucruesteimportant pentrudvs. Testati in ce masura sistemul ERP poate fi accesat din afara companiei – in cazul in carevadoritiacestlucru. Functioneaza solutia ERP pe toate dispozitivele IT posibile: laptop, calculator, tabletasau telefon mobilsiestecompatibilacutoatebrowsereleexistente? Aflati daca este o solutie ERP creata special pentru piata din Romania, sau este adaptareauneisolutiiinternationale? Esteintegrat sistemulERPcuun program deemail-uri,detipMicrosoftOutlook? Aflati daca solutia ERP prezentata include si un modul de eCommerce – Magazin online. Daca nu, cum a rezolvat furnizorul integrarea sistemului ERP cu magazinul online? Permite importul automat de baze de date sau liste din diferite surse, fara sa apelatilaconsultantiiERPaifurnizorului? Exista functionalitati dezvoltate special pentru verticala in care activeaza firma dvs.,ex:servicii,retail,productiesau distributie?Cat deamplesunt acele dezvoltarisicatefirmeleutilizeaza? Aflati in ce mod a fost conceputa matricea de drepturi in aplicatie pentru utilizatori,pediferiteroluri.Cat degreuestepentruutilizator sa intreinmeniurisi rapoartelacarenu aredreptuldefapt? Aflati daca solutia prezentata include modulele adiacente de tip: CRM (Customer relationship management), WMS (Warehouse management system), SFA (Sales forceautomation) sau HCM(Humancapitalmanagement). Intrebari referitoare la sistemul ERP 5. 32. 28. 33. 29. 34. 37. 30. 35. 38. 31. 36. 39. 41. 40. 42. 43. 44.
  • 6. 6. Aflati daca aveti nevoie de specialisti angajati la departamentul IT sau aplicatia poatefiutilizatasiconfigurataintuitiv? Cat de detaliate sunt explicatiile privind upgradeul periodic al noilor versiuni ale aplicatiei? In fluxul standard, cat de repede creati si validati o factura, cat de repede introducetiun clientnou,catderepedegeneratiun raport? In ce masura va puteti crea propriile rapoarte, suplimentar fata de cele implementate? In ce masura va puteti crea propriile alerte prin email, suplimentar fata de cele implementate? Efectuati urmatorul test de adoptie interna: in cat timp invata o persoana atehnica dinorganizatiadvs. sa efectuezeintegralun fluxinaplicatiaERP? Ce documentatie referitoare la produs va poate prezenta furnizorul: manuale, studiidecaz,bunepractici,tutoriale? Structura de module si submodule ale aplicatiei este clar conceputa, astfel incat sa nu existefunctionalitatiduplicatesau confuzii? Analizati posibilitatea de a va configura intern sistemul ERP, dupa finalizarea procesului de implementare – sa nu apelati la furnizor pentru anumite setari sau configurarinoi. Intrebari referitoare la usurinta in utilizare a solutiei ERP Cat timp pastreaza sistemul ERP istoricul operatiunilor efectuate si al datelor modificate? Ce politica are furnizorul ERP in cazul stergerii datelor de catre utilizatorii aplicatiei?Datelesestergdefinitivsau ramanstocateoperioada?Cat timp? CatemodulearesistemulERPsiceactivitatisidepartamenteacoperaacestea? Sunt integrateintreelemoduleleaplicatiei?Cum comunicadateleintremodule? 45. 49. 53. 52. 46. 50. 54. 47. 48. 51. 55. 56. 57.
  • 7. 7. Intrebari referitoare la procesul de implementare ERP Verificati experienta de implementare a celor care se vor ocupa de implementarea ERP in compania dvs.: numarul de proiecte inchise cu succes, anverguralor. Cereti informatii privind modul in care se va desfasura implementarea: metodologiideProjectManagementutilizate,oameniimplicati. Solicitati toate detalii despre procesul de training: cunoasteti-i pe traineri si aflati cumlucreaza. Ceretidelainceputsa vaofereBunelePracticidindomeniulimplementariiERP. Definiti perioadele recomandate de furnizor in care sa utilizati in paralel si vechiul sistemITsicelnoucevafiimplementat. Estecorectevaluat decatrefurnizorefortul necesarpentruimportuldedate? Solicitati furnizorului ERP sa stabileasca exact ce resurse din cadrul firmei dvs. sunt necesarepentruimplementareasolutiei. Ce experienta practica are furnizorul in preluarea datelor din aplicatia dvs. actuala? A mai implementat sistemul ERP in organizatii ce foloseau acelasi sistem? Ceexemplepoateoferi? Analizati coerenta planului de implementare propus de furnizor. Termenele propusesunt realiste? DincesistemeERPsepot importaautomat dateinnouaaplicatie? Aflati care este perioada de testare dintre momentul in care aplicatie este lansata (GoLive)sipanalaAcceptantafinala. Cereti-i furnizorului sa va arate un Document de analiza de Proiect de Implementare, realizat pentru un client mai vechi inainte de implementare. Acest tipdedocumentesterealizatde-obiceiinfazadeanaliza. 58. 62. 61. 59. 63. 60. 64. 65. 66. 67. 68. 69.
  • 8. 8. Intrebari referitoare la oferta de pret ERP Solicitati un draft de contract inca de la primele intalniri, pentru verificari preliminare. Calculati costul total al proiectului de implementare ERP pentru o perioada de doi- trei ani: pret licente, pret implementare, abonament suport, abonament mentenanta, dezvoltarisuplimentare,hostingetc. Aflati cum calculeaza costurile si durata unor eventuale modificari la functionarea sistemuluiERP,datorateschimbariifluxurilordvs. debusiness Aflati cum stabilesc costurile si durata unui raport de business pe care s-ar putea sa-lsolicitatilaun momentdat sicarenu esteinclusinanalizainitiala. Clarificati cum procedeaza furnizorul cu acele configurari necesare in proiectul deimplementare,darcarenu sunt descoperiteniciinfazadevanzare,niciinfaza deanalizadeproiect:cost,durata. Stabiliti foarte clar eventualele costuri suplimentare pentru echipamente si pentru softuri necesare. Analizati nevoia reala pentru aceste echipamente IT si programe software. Aflati cat vă va costa in viitor sa adaugati utilizatori noi ai aplicatiei si sa ii instruiti cuprivirelautilizareaaplicatiei. Aflati daca exista un cost suplimentar pentru rapoartele de business sau acestea sunt incluseincostulaplicatiei. Cereti-i furnizorului ERP sa va explice modul in care va forma pretul pentru oferta ERP: cum calculeaza costurile licentelor, ale implementarii si de suport si mentenanta. 75. 71. 70. 76. 72. 77. 73. 78. 74. Intrebari referitoare la rapoartele de business disponibile Verificati in detaliu functionarea rapoartelor de business: atat rapoartele necesareunuidirector general,catsipentrusefiidedepartamentesiutilizatori. Ce fel de rapoarte de utilizare a aplicatiei si de operatiuni efectuate sunt disponibilepentrumanagement? Se pot genera rapoarte intermodulare care sa agrege date din mai multe module ERP? Isi pot alege clientii solutia de Business Intelligence cu care sa se integreze sistemulERP?Cu cateastfeldesolutiiesteintegrataaplicatia? 79. 80. 81. 82.
  • 9. 9. Intrebari referitoare la serviciile de suport si mentenanta ERP Ceseintampladacaraportatioproblemafurnizoruluisambatalaorele23:00? Aflaticareestetimpuldeinterventieincazuluneicereridesuport. Cereti detalii privind modul in care ofera suportul ERP: ce este inclus si ce nu, ce fel desolicitariputetiavea. Oreledesuportneutilizateintr-olunasereporteaza? Orele de suport neutilizate intr-o luna se pot folosi pentru alte servicii ERP, cum ar fi trainingsau dezvoltaricustom software? Aflati cat este perioada de garantie a sistemului ERP: cate luni beneficiati de suportERPsidementenantaERPgratuite? ClarificaticomponenteleserviciuluidementenantaERPsicosturileacestuia. ClarificaticomponenteleserviciuluidesuportERPsicosturileacestuia. Ce asistenta ofera furnizorul la generarea din noul sistem ERP a primelor raportari sisituatiifinanciare? 83. 85. 87. 84. 86. 88. 89. 90. Intrebari referitoare la evolutia si dezvoltarea aplicatieiERP Cat defrecventsunt lansatenoiversiunialesistemuluiERP? Cat dedeslanseazafurnizoruluinoiversiunialesistemuluiERP? Poate prezenta furnizorul sistemului ERP un plan clar de evolutie a aplicatiei ERP in urmatorii ani? In momentul aparitiei unor modificari ale legislatiei privind calculul salarial, in cat timpacestemodificarisunt actualizateinaplicatiaERP? Descoperiti cum procedeaza furnizorul pentru a fi intotdeauna „100%” la zi din punct de vedere legislativ – contabil: de unde afla noutatile si cum le introduce in sistemulERP. Furnizorul foloseste o singura versiune a sistemului ERP, sau sunt mai multe care functioneazainparalel? Alegeti o modificare legislativ – contabila la intamplare (ex: introducerea TVA la incasare, modificarea TVA etc.) si aflati cat de repede a reusit furnizorul sa o implementezecorectinsoft. Daca este o solutie internationala, cine se ocupa de mentinerea ei la zi din punct devederelegislativ? Exista versiuni in alte limbi ale solutiei ERP prezentate? Pentru versiunile in alte limbi,existadocumentatieaferentadetiptutorial, manuale? 91. 93. 95. 92. 94. 96. 97. 98. 99.
  • 10. PLURIVA SRL T: +4 037 214 92 04 F: +4 0372 870 413 E: office@pluriva.com www.pluriva.com www.plurivaerp.com A: Bulevardul Iuliu Maniu nr. 6, Sector 6, Cod postal 061102, Bucuresti Intrebari referitoare laserviciilepost-implementare Cum va puteti exporta datele dvs. din aplicatie, in cazul in care pe viitor doriti sa schimbatifurnizoruldesistemERP? Exista posibilitatea de export automat al bazei de date intr-un format standard, portabilcatreoaltaaplicatie? In ce consta asistenta post-lansare in utilizarea sistemului ERP, dupa finalizarea implementarii? 100. 101. 102.