Tackling challenges in organization and data collection copy


Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tackling challenges in organization and data collection copy

  1. 1. Make and TakeTackling Challenges in Data Collection and  Organization September 2012
  2. 2. Table of ContentsIntroduction Page 3Challenge 1:Do you take data across a session or just for speci4ic activities  Page 4within a session?Challenge 2:How do we take data and express it in a way that other  Page 5professionals and families can understand it and actually use it?Challenge 3:How to take comprehensive qualitative and quantitative data on  Page 6the same form without the form becoming visually cluttered?Challenge 4:How do you organize materials and ideas? Page 19Challenge 5:Do you have any ideas or tricks for transcribing a language sample  Page 23accurately in real time?Challenge 6:How do you manage and organize collaborations with other  Page 24professionalAcknowledgements Page 29 2
  3. 3. Introduction Hello Everyone!   Welcome to AllSpecialED’s 4irst e‐book, Tackling  Challenges in Data Collection and Organization.  This  virtual Make & Take is a collection of ideas, suggestions  and materials for solving organizational and data  collection challenges in the classroom.  The authors of  this masterpiece are members of the AllSpecialED  community.  If you would like to learn more about them,  please click on their names to review their pro4iles.  To  see or add to the complete discussion, click on the link  posted on the bottom of the page containing your topic  of interest.   Share the wisdom! We all ask the same questions, let’s  4ind solutions.               Best,               Joy and Colleen  DisclaimerThis e‐book is  intended  for educational  purposes  only.    AllSpecialED does not  receive  any monetary gain from the distribution of this e‐book.  The ideas and materials presented in this e‐book originate from  members of the AllSpecialED community.  AllSpecialED is not responsible for copyright infringements.  By contributing  to this e‐book, members have veri4ied one the following: • The ideas and materials are original work. • The original author has provided written consent to share materials. • Members have provided appropriate citations for adapted content.You  may  download  the  content  for  scienti4ic  or  educational  uses.  You  may  not  sell,  reproduce,  transmit, distribute,  perform  or  display  such  content  for  any  commercial  purpose  without  the  express  consent  of AllSpecialED. 3
  4. 4. Challenge 1:Do you take data across a session or just for speci4ic activities within a session?Solution(s): jsimmons Says:  I  have  been  struggling  with  this  a  lot  lately.  I  have  always  been  under  the  impression that you need to/should take data for every single response within  every  session,  but  recently  have  been  hearing  more  and  more  of  SLPs  who  dont.  They  either  pick  a  set  time  within the  session  to  collect  data,  or  they  collect it every other session, etc.. But with our kids I feel that one day or even  just one minute of any session they may do something I consider amazing and  should be documented.  So I have been determined the past few weeks to take  all the data possible for every session, but realized that for a few students I am  needing  to  write  non‐stop  and  taking  away  from  my  time  with  them!  So  I  started  yesterday  a  new(ish)  system  of using  more  "short  hand".  I  came  up  with my own key  for many common words I  write..  borrowing some of them  from data  sheets I have  seen the  past few  years.  For example,  "Sw" ‐  Switch,  "PP"  ‐  partial  physical  prompt,  "PF"  ‐  full  physical  prompt,  etc.  My  list  is  actually quite long, and I can type it up and attach it soon. I also have the time  criteria (e.g.  within 20  s)  as  well  as  objectives  either  on top of the  paper or  nearby. That way  I know if I put  a + then that means  the student did the task  within the set time  required to  meet  the  objective.  That  does  not  mean they  did it within the level of prompting set by the objective ‐ I always write (with  my  short  hand!)  what  level  of  prompting  they  required.  So  far  I  have  been  fairly successful with this.. but for some kids I am still writing a bit more than  necessary.  Hopefully with time or better data sheets I will  cut down my time  writing even further! In conclusion to your question, I am still pushing to take  data throughout sessions and not  just within speci4ic  activities.  But I am very  curious what others do, too! To view the complete discussion click here: http://allspecialed.com/Forums/threads/428‐Do‐you‐take‐data‐across‐a‐session‐or‐just‐for‐speci4ic‐activities‐within‐a‐session Table of Contents 4
  5. 5. Challenge 2:How do  we take  data and express  it in a  way that  other professionals and families can understand it and actually use it?Solution(s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                To view the complete discussion click here: http://allspecialed.com/Forums/threads/426‐Top‐Problems‐with‐Organization‐and‐Data‐Collection‐in‐the‐Classroom  Table of Contents 5
  6. 6. Challenge 3:How  to  take  comprehensive  qualitative  and  quantitative  data  on  the  same  form without the form becoming visually cluttered?Solution(s):Joy Says: Here are some great data sheets a behavior specialist in my building was kind enough to share. There are general data sheets, problem behavior tracking tables, analyzing turn taking in games, tracking students ability to ask for help, and an AABC Checklist Chart (Antecedent, Behavior Consequences). Enjoy!See Below:Here is the link to the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/430‐Various‐Behavior‐Data‐Tracking‐Sheets Table of Contents 6
  7. 7. 7
  8. 8. 8
  9. 9. 9
  10. 10. 10
  11. 11. 11
  12. 12. 12
  13. 13. 13
  14. 14. Rena Replied: This data sheet can be used to keep track of selections made through eye gaze and motivation for the choices made.Eye Gaze Choices Data Sheet Da Left        Right Left Right Left        Rightte          Top(1)          Top(1)      Top(1) (2) (3) (2) (3) (2) (3)  Bottom(4)             Bottom(4) Bottom(4) ConQirmation Motivatio ConQirmati   ConQirmati Motivatio Eye gaze n on Motivatio on n Y       N Eye gaze n Eye gaze  Y        N       Y          N Y       N Y         N Y         N     Top(1)           Top(1)           Top(1) (2)  (3)  (2)  (3) (2) (3)  Bottom(4)      Bottom(4) Bottom(4) ConQirmation Motivatio ConQirmati   ConQirmati Motivatio Eye gaze n on Motivatio on n Y       N Eye gaze n Eye gaze  Y        N       Y          N Y       N Y         N Y         N    Top(1)  Top(1)    Top(1) (2)  (3) (2) (3) (2)  (3) Bottom(4) Bottom(4)  Bottom(4) ConQirmation Motivatio ConQirmati   ConQirmati Motivatio Eye gaze n on Motivatio on n Y       N Eye gaze n Eye gaze  Y        N       Y          N Y       N Y         N Y         NTo view the complete discussion on ASE click here: http://allspecialed.com/Forums/threads/433‐Eye‐Gaze‐Data‐Sheet Table of Contents 14
  15. 15. Anne Replied: For each student, I have individual data sheets where I list each objective and underneath have a table that includes the date, space for 10 trials, and a comments section. I found when working with small groups, which is more typical in my current placement I was wasting time 4lipping through pages! It was too dif4icult to use individual sheets when tracking data for 3+ students during their sessions. To solve this dilemma I created a group data sheet where I can quickly record information on each student on one given page. At a later time, I can then transfer data to their individual sheets.                                                         Group Data SheetGrade: _______________          Date:____________Activity:Student:                 Student:                                                            Student:                                                               Student:                                 Click here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/419‐group‐data‐collection‐sheet Table of Contents 15
  16. 16. Joy Says: Here is a general data sheet I have used for tracking progress. I usually copy and past my objectives from our districts online IEP system.comments section. I found when working with small groups, which is more typical in mycurrent placement I was wasting time flipping through pages! It was too difficult to useindividual sheets when tracking data for 3+ students during their sessions. To solve thisdilemma I created a group data sheet where I can quickly record information on eachstudent on one given page. At a later time, I can then transfer data to their individualsheets.             Click here for the link to the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/405‐General‐Data‐Sheet‐For‐Any‐Goal Table of Contents 16
  17. 17. Elyse replied: I use this to track articulation drills for rapid repetitions or a quick way to get percentages of correct/incorrect responses. Flexible formClick here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/405‐General‐Data‐Sheet‐For‐Any‐Goal Table of Contents 17
  18. 18. Alison G replied: I use shipping labels  to collect data and make notes.  Each sheet of labels has  10 2x4" boxes  so  each student  gets  a label  (or  2 or  3 if youre targeting more than 1 objective) and then you can put your shipping label sheets on a pretty clipboard (Like this one: http://tinyurl.com/9dcvkwg) and can have all your data on one or 2 sheets for the day.  At the end of the day remove your labels and place each students data where it belongs, whether you use binders, folders, etc. At Staples the labels come in a box of 1000 or under 25 dollars... AppsWee Talk Data Tracker ProSuper Duper Data Tracker Table of Contents 18
  19. 19. Challenge 4:How do you organize materials and ideas?Solution(s):Star4ish Therapies replied: So I just wanted to take a moment to brag and show off the project our most recent OT student did. She created a binder of crafts that can be used in OT sessions with instructions and a sample of each craft. She also labeled each one for what skills the craft can address depending on how you focus it. Depending on the childs age and what you are working on speci4ically you may want to do it over several sessions or to have part of the craft 4inished ahead of time so that the child can focus on just one aspect such as cutting, coloring, pincer grasp, threading, visual scanning, etc. Click here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/435‐Organizing‐Crafts‐for‐use‐in‐OT Table of Contents 19
  20. 20. Joy Says: This is the desktop organizer I have at school and absolutely love it! It has room for all the odds and ends in one spot, saves space, and rotates. What more could you ask for? Buy it at Staples: http://www.staples.com/Staples‐Black‐Plastic‐Rotating‐Desk‐Organizers/product_SS806950                     Click here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/407‐Desk‐Top‐Organizer Table of Contents 20
  21. 21. Colleen replied:  If you are  struggling with keeping  your pictures  organized  so  you can  4ind  them  easily,  I  highly  recommend  using  this  Shoe  Hanger  AAC  Picture Organizational System.  What is it? It is simply a clear sleeved shoe organizer,  which serves  as  a  highly  visual  and  clear  way  to  separate,  and  organize  AAC  photos  or other materials.We  have  labeled  the  sleeves  to  ensure  that  all  pictures  have  a  clearly  expressed home, and gotten similar hangers for many of our classrooms to facilitate easy use of pictures during classroom activities. You can buy them cheaply at Target:h t t p : / / w w w. t a r g e t . c o m / s / c l e a r + h a n g i n g + s h o e + ra c k ?ref=tgt_adv_XS000000&AFID=google&CPNG=furniture_shelving+ b o o k c a s e s & a d g r o u p = s h o e + r a c k & L N M = C l e a r  h a n g i n g  s h o e rack&MT=broad&LID=30p6092490&KID=489dcfe7‐25d4‐8669‐baf9‐00006b5291ecClick here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/412‐Shoe‐Hanger‐AAC‐Picture‐Organizational‐System Table of Contents 21
  22. 22. AppsGoogle DocsColor NoteEvernote Table of Contents 22
  23. 23. Challenge 5:Do you have any ideas or tricks for transcribing a language sample accurately in real time?Solution(s):Colleen replied: Have you all heard of AudioNote. Mark Coppin showed it at a Closing the Gap  webinar.  I  havent  tried it  but  think  it  might  be a  good option  for  solving your transcription question.    AudioNoteClick here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/426‐Top‐Problems‐with‐Organization‐and‐Data‐Collection‐in‐the‐Classroom Table of Contents 23
  24. 24. Challenge 6:How do you manage and organize collaborations with other professionals?Solution(s):Aprinzi replied: If your school is like mine, the beginning of the year is full of teacher concerns. Especially in the Kindergarten and 4irst grades. Teachers are constantly trying to catch me in the lunchroom, hallways, etc to tell me about kids they have that theyre concerned about. I always request they write it down so I dont forget, but also for documentation purposes. When I ask what their speci4ic concerns are (i.e. speech‐‐artic? 4luency? or language? etc) they have a hard time explaining and often respond "speech" when its really a language concern or vice versa. Here is a teacher referral form I created and put in every teachers mailbox. THis way, when they try to catch me in the hallway, I ask them to refer to their teacher referral pack and ask for a referral form to be completed and 4illed out before I screen the child. Hope you 4ind the form as helpful as I do. September 2012Hi Teachers!I hope that your school year has been off to a great start so far As you are getting to know your students, I know that you may have some concerns about a student’s speech and/or language skills.  I wanted to provide you with a little bit of information in this case. I apologize this is information you already know.  When referring to a child’s communication skills, there are two ways we look at it:  speech and language.  Speech and Language are two different things.  Speech is the verbal means of communicating. Speech consists of the following components: 24
  25. 25. • Articulation How speech sounds are made (e.g., children must learn how to produce the  "r" sound in order to say "rabbit" instead of "wabbit").  Can the student not  say certain sounds that make it dif4icult to understand him/her? * If the child has articulation errors, please take a peek at the attached chart.  It  shows that age range at which certain sounds are expected to develop.  It may  help you in determining if the child has a true articulation problem or if the  errors are developmental at this time.  • Voice Use of the vocal folds and breathing to produce sound (e.g., the voice can be  abused from overuse or misuse and can lead to hoarseness or loss of voice). • Fluency The rhythm of speech (e.g., does the student stutter?  Does the student get  “stuck” when talking?)Language is more of the content of what the child is saying (expressive) or understanding (receptive): • Vocabulary‐‐does the student have dif4iculty learning or using vocabulary • Grammar—does the child speak or write with a lot of grammatical errors (i.e.  “me like that”) • Listening—does the child have dif4iculty following directions?   • Comprehension—does the child have dif4iculty with reading comprehension  or listening comprehension? • Does the child have dif4iculty constructing sentences that make sense in his  or her oral/written language? • Does the child not understand what you are saying or reading?Overall, this is just information to help guide you.  I realize speech and language is very complex, so my door is always open.  If you have any questions or concerns, please feel free to ask for my help.  I’ve attached a brief form for you to 4ill out if you have concerns about any particular child that you’d like for me to look at.  It will help to keep everything documented for the student’s 4ile.  25
  26. 26. Thanks a bunch, Your name,  SLP Teacher Referral Form for Speech­LanguageStudent’s Name: ____________________      Student DOB:       ____________________Referring teacher: __________________       Date of Referral:     __________________Parents names: _________________________ DRA:                       _________________________Parent’s phone number: ______________________________Teacher concerns (circle one):           speech              languagePlease describe your speci4ic concerns:                                                    (For Speech Department Use Only)Observation Date: ___________________________________________Date of Follow up with Parent and/or Teacher: ______________________Observations: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 26
  27. 27. Plan:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Click here for the complete discussion on ASE: http://allspecialed.com/Forums/threads/416‐Teacher‐referral‐form‐for‐speech‐and‐language‐screening   Table of Contents 27
  28. 28. Joy Says: Here are some cards I created in Boardmaker for my students so they remember when to come to my class. It helps everyone organize their schedules. The cards could be used for any type of appointment outside of class and "speech schedule" could be changed to "my appointments" or "my schedule," etc.                                Here is the link to download the 4ile on Boardmaker Share: http://www.boardmakershare.com/Activity/1641547/Speech‐Schedule‐CardsFor the complete discussion on ASE click here: http://allspecialed.com/Forums/threads/413‐Speech‐Schedule‐Appointment‐Cards Table of Contents 28
  29. 29. AcknowledgementsWe would  like  to give special  thanks  to Lauren  Ferrari, M.S., CCC‐SLP and creator of Wee Talk Data Tracker Pro, for  joining our  meet up  group  in Boston  via  Skype and donating  our  awesome  raf4le  prize  of  a  1  year  free subscription  Wee Talk!    Her  deep understanding of  the educator’s  challenges  regarding  data  collection  and organization  helped  guide  our  discussions  and understanding of potential solutions.We would also like to thank all of our fantastic members who contributed  their thoughts, ideas, and materials to this  e‐book:  Allison  G,  Anne,  Aprinzi,  Bonnie  G,  Elyse, JoeNovak,  JSimmons,  Karen  R,  Lauren,  Leah,  Lois, Maryanne,  medagostino555  (Maryellen),  Megan  G, Rena,  Star4ish  Therapies.    Your  contributions  have taught  us  so  much  and  will  certainly  help  many  other educators from around the world!Happy Learning!Sincerely Yours,Colleen & Joy  29