Administración de
Proyectos en Instituciones
Públicas
Alejandro Domínguez
jadoming@mail.unitec.mx
www.unitec.mx
Conferenci...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 2
Contenido
1. El entorno de los proyectos en TI
2. La etapa de definición y es...
El Entorno de los Proyectos
en TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 4
Resolución de proyectos
de TI en el 2000
Fuente:
www.standishgroup.com/sample...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 5
Histórico de la resolución
de proyectos de TI
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 6
Receta para el éxito
en proyectos
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 7
Las instituciones públicas
Comunicación
horizontal
deficiente
Están sujetas a...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 8
Etapas de los proyectos
en instituciones públicas
Etapa de definición
y espec...
La Etapa de Definición y
Especificación del Proyecto
Etapa de definición
y especificación
Etapa de contratación
e instrume...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 10
El entorno de un proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 11
¿Qué es un proyecto?
Es un esfuerzo
temporal llevado a
cabo para crear un
pr...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 12
Elementos de un proyecto
Elementos a definir e
interrelacionar:
 Integració...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 13
Resultados de la etapa de
definición y especificación
Integración
Alcance
Ti...
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La amenza en los proyectos
Integración
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
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Tipo de proyecto
Ahorro en horas por cada hora de
planeación (horas de mano ...
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Fase en la que el riesgo es corregido
Fase en la que el
riesgo es aparece
Co...
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Ejemplo de amenaza
en un proyecto
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 18
¿Quién responde por el
proyecto?
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El líder del proyecto
El líder del proyecto es una pieza clave para el
éxito...
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Las habilidades del líder
del proyecto
Alto
Habilidades humanas
Bajo
Habilid...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 21
¿Qué debe impedir el líder
del proyecto en esta etapa?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 22
El líder y la comunicación - 1
Líder
del proyecto
Equipo de la oficina del
P...
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Líder
del proyecto
Los clientes, patrocinador...
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El problema principal
a resolver
El problema principal a resolver
por el líd...
La Etapa de Contratación e
Instrumentación del Proyecto
Etapa de definición
y especificación
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Selección del tipo de contrato
Contratación directa
Selección por
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La creación de las bases
de licitación - 1
El líder de proyecto debe
asegura...
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La creación de las bases
de licitación - 2
Adicionalmente, el
líder debe cre...
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El sistema de control de
un proyecto por el líder
1.
Establecer
las normas
3...
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¿Qué debe impedir el líder
del proyecto en esta etapa?
La Etapa de Cierre y Lecciones
Aprendidas del Proyecto
Etapa de definición
y especificación
Etapa de contratación
e instru...
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¿Cuál es la responsabilidad
del líder del proyecto?
Lecciones
aprendidas
Rep...
La Metodología de
Administración de Proyectos
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¿Qué es una metodología?
Metodología =
Métodos
+ Técnicas
+ Herramientas
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 35
4 Campus Boulevard
Newtown Square, PA 19073-3299 USA
Phone: 610-356-4600
Fax...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 36
La metodología de la
AP del PMI
Método
 Project Management Body of Knowledg...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 37
¿Qué provee la
metodología de la AP
La
metodología
de la AP
Definición
de pr...
Y..., ¿Funciona?
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 39
Los 4 mitos - 1
Mito 1: La instrumentación de la AP no es
económicamente via...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 40
Los 4 mitos - 2
Mito 2: Los proyectos que tenemos son tan
especializados que...
Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 41
Los 4 mitos - 3
Mito 3: La AP incrementa los niveles de
burocracia
Hechos 3
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Los 4 mitos - 4
Mito 4: La AP agrega poco valor a
la organización
Hechos 4
1...
Las 10 Reacciones Finales
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1. Nuestros clientes y
usuarios nos aman: no e...
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3. Todos nuestros proyectos
son sencillos, y n...
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5. Podríamos entender a
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8. Tendríamos que aplicar la
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Lo qué sigue es ...
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Evolución (madurez): CMM
Lenguaje
Común
Nivel 3
Metodología
Singular
Nivel
1...
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Capacitación
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Nivel de diseño
Nivel de
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Mathematics)...
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  1. 1. Administración de Proyectos en Instituciones Públicas Alejandro Domínguez jadoming@mail.unitec.mx www.unitec.mx Conferencia preparada para el CIEES – México Septiembre de 2004
  2. 2. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 2 Contenido 1. El entorno de los proyectos en TI 2. La etapa de definición y especificación del proyecto 3. La etapa de contratación e instrumentación del proyecto 4. La etapa de cierre y lecciones aprendidas del proyecto 5. La metodología de administración de proyectos 6. Y... ¿Funciona? 7. Las 10 reacciones finales 8. Lo qué sigue es ... 9. Sesión de preguntas y ¿respuestas?
  3. 3. El Entorno de los Proyectos en TI
  4. 4. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 4 Resolución de proyectos de TI en el 2000 Fuente: www.standishgroup.com/sample_research /PDFpages/extreme_chaos.pdf
  5. 5. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 5 Histórico de la resolución de proyectos de TI
  6. 6. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 6 Receta para el éxito en proyectos
  7. 7. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 7 Las instituciones públicas Comunicación horizontal deficiente Están sujetas a las normas, reglamentos y leyes gubernamentales Asignación de presupuesto anual acotado y poco flexible Organización altamente jerarquizada (vertical) Deben proveer a la población el servicio para el que fueron creadas (en tiempo y forma)
  8. 8. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 8 Etapas de los proyectos en instituciones públicas Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa de cierre y lecciones aprendidas
  9. 9. La Etapa de Definición y Especificación del Proyecto Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa de cierre y lecciones aprendidas
  10. 10. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 10 El entorno de un proyecto
  11. 11. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 11 ¿Qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único para alcanzar un objetivo bajo restricciones de costo y tiempo
  12. 12. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 12 Elementos de un proyecto Elementos a definir e interrelacionar:  Integración  Alcance  Tiempo  Costos  Calidad  Recursos humanos  Comunicaciones  Riesgo  Adquisiciones
  13. 13. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 13 Resultados de la etapa de definición y especificación Integración Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos humanos Comunicaciones Adquisiciones Especificaciones funcionales y técnicas
  14. 14. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 14 La amenza en los proyectos Integración Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos humanos Comunicaciones Adquisiciones Especificaciones funcionales y técnicas
  15. 15. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 15 Tipo de proyecto Ahorro en horas por cada hora de planeación (horas de mano de obra) Proyecto simple de corta duración 3 a 5 horas Proyecto complejo de corta duración 5 a 7 horas Proyecto simple de duración media 6 a 9 horas Proyecto complejo de duración media 9 a 11 horas Proyecto simple de larga duración 10 a 12 horas Proyecto complejo de larga duración 12 a 15 horas La planeación de proyectos
  16. 16. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 16 Fase en la que el riesgo es corregido Fase en la que el riesgo es aparece Costo de la mitigación Inicio Planeación Ejecución Control Cierre Inicio Planeación Ejecución Control Los proyectos efectivos deben tomar en cuenta la mejor práctica denominada contenido de la fase: los riesgos deben detectarse y corregirse en la misma fase en la cual aparecen Propagación de los riesgos en la AP
  17. 17. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 17 Ejemplo de amenaza en un proyecto
  18. 18. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 18 ¿Quién responde por el proyecto?
  19. 19. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 19 El líder del proyecto El líder del proyecto es una pieza clave para el éxito del proyecto: administra los elementos y su interrelación
  20. 20. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 20 Las habilidades del líder del proyecto Alto Habilidades humanas Bajo Habilidades técnicas Programador Ingeniero de TI Analista de TI Administrador de Proyectos de TI Director de TI Las hábilidades del líder de proyectos de TI
  21. 21. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 21 ¿Qué debe impedir el líder del proyecto en esta etapa?
  22. 22. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 22 El líder y la comunicación - 1 Líder del proyecto Equipo de la oficina del Proyecto (in or out) Sponsor del proyecto Líder del proyecto Relación: • Definición de objetivos • Planeación estratégica • Organización del proy. • Asignación del personal • Plan maestro • Políticas • Monitoreo de la ejecución • Definición de prioridades • Solución de conflictos • Contacto ejecutivo con clientes Proyectos prioritarios Sponsor del proyecto Alta Gerencia Proyectos de prioridad media Sponsor del proyecto Gerencia Media El líder del proyecto y la institución pública
  23. 23. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 23 El líder y la comunicación - 2 Líder del proyecto Los clientes, patrocinadores o el director de proyectos proveen dirección y financiamiento Los miembros del equipo del proyecto y los proveedores requieren de liderazgo, planeación y coordinación Los administradores de otras áreas, los coordinadores de otros proyectos y el personal requieren de coordinación y de apoyo en la negociación Los directivos proveen de apoyo y estímulo organizacional Comunicación informal Comunicación formal Dirección y clarificación Reportes de progreso Reportes de progreso y previsión Directivas del proyecto Políticas de la organización Reportes de estado y previsión Dirección del proyecto Reportes de estado
  24. 24. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 24 El problema principal a resolver El problema principal a resolver por el líder del proyecto
  25. 25. La Etapa de Contratación e Instrumentación del Proyecto Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa de cierre y lecciones aprendidas
  26. 26. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 26 Selección del tipo de contrato Contratación directa Selección por negociación Licitación por invitación Licitación pública Contrato a precio fijo Contrato de costo compartido Contrato de tiempo y material Carta de acuerdo Tipos de Contratos
  27. 27. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 27 La creación de las bases de licitación - 1 El líder de proyecto debe asegurar que las bases de licitación contengan  Aspectos legales y normativos de las especificaciones funcionales y técnicas  Formatos y requerimientos de entrega de las propuestas técnica y económica  El plan para la creación del producto (en su caso)  Las condiciones de entrega del producto
  28. 28. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 28 La creación de las bases de licitación - 2 Adicionalmente, el líder debe crear  Criterios para la evaluación de las propuestas técnicas y económicas  Formatos para dar respuesta a las propuestas de los proveedores
  29. 29. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 29 El sistema de control de un proyecto por el líder 1. Establecer las normas 3. Comparar el desempeño real 2. Observar el desempeño 4. Aplicar una acción correctiva
  30. 30. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 30 ¿Qué debe impedir el líder del proyecto en esta etapa?
  31. 31. La Etapa de Cierre y Lecciones Aprendidas del Proyecto Etapa de definición y especificación Etapa de contratación e instrumentación Etapa cierre y lecciones aprendidas
  32. 32. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 32 ¿Cuál es la responsabilidad del líder del proyecto? Lecciones aprendidas Reporte de evaluación post-implementación
  33. 33. La Metodología de Administración de Proyectos
  34. 34. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 34 ¿Qué es una metodología? Metodología = Métodos + Técnicas + Herramientas
  35. 35. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 35 4 Campus Boulevard Newtown Square, PA 19073-3299 USA Phone: 610-356-4600 Fax: 610-356-4647 E-Mail: pmihq@pmi.org Web Site: http://www.pmi.org El Project Management Institute
  36. 36. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 36 La metodología de la AP del PMI Método  Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Técnicas  PMI Practice for Work Breakdown Structures (WBS)  Project Manager Competency Development Framework (PMCDF)  The PMI Compendium of Project Management Practices Herramientas  Plantillas  Microsoft Project + WBS ChartPro + PERT Chart EXPERT
  37. 37. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 37 ¿Qué provee la metodología de la AP La metodología de la AP Definición de programas de adquisición de habilidades
  38. 38. Y..., ¿Funciona?
  39. 39. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 39 Los 4 mitos - 1 Mito 1: La instrumentación de la AP no es económicamente viable Hechos 1 1. Extiende el alcance en un 50% 2. Reduce los costos hasta en un 30% 3. Permite eliminar las licencias anuales millonarias de software 4. Crea nuevos sistemas con tecnología abierta y costos de mantenimiento reducidos
  40. 40. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 40 Los 4 mitos - 2 Mito 2: Los proyectos que tenemos son tan especializados que dificultan la instrumentación de la AP Hechos 2 1. Solventa satisfactoriamente problemas de tecnología especializada y de nueva generación 2. Diagnostica de forma integral las problemáticas de las áreas y cómo resolverlas 3. Reduce la contratación de diversas empresas especializadas en diferentes tópicos de la TI
  41. 41. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 41 Los 4 mitos - 3 Mito 3: La AP incrementa los niveles de burocracia Hechos 3 1. Agiliza la comunicación entre los clientes, desarrolladores y los patrocinadores del proyecto 2. Gestiona los recursos necesarios para el proyecto con las entidades respectivas 3. Crea un repositorio que puede consultarse en cualquier momento para obtener información del proyecto
  42. 42. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 42 Los 4 mitos - 4 Mito 4: La AP agrega poco valor a la organización Hechos 4 1. Asegura que los requerimientos de los usuarios se cumplan en su totalidad 2. Asegura que los productos/servicios generados estén sometidos a controles de calidad
  43. 43. Las 10 Reacciones Finales
  44. 44. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 44 Las 10 reacciones finales - 1 1. Nuestros clientes y usuarios nos aman: no es importa si los productos o servicios se retrazan o no funcionan de forma adecuada 2. Adoptar la AP no es compatible con nuestra cultura organizacional y lo último que necesitamos es cambiar
  45. 45. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 45 Las 10 reacciones finales - 2 3. Todos nuestros proyectos son sencillos, y no están sujetos a riesgos técnicos, en los costos y en el tiempo 4. No somos lo suficientemente inteligentes para implementar la AP sin limitar la creatividad y ofender a nuestros genios de TI
  46. 46. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 46 Las 10 reacciones finales - 3 5. Podríamos entender a nuestros clientes y documentar todo, pero eso es desgastante 6. La AP requiere de integridad y coraje, por lo que debo recibir pago extra 7. Nuestros jefes no dan el apoyo necesario para la AP, y quieren mejores resultados por arte de magia
  47. 47. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 47 Las 10 reacciones finales - 4 8. Tendríamos que aplicar la AP ciegamente a todos los proyectos sin importar el tamaño y complejidad, y eso sería estupido 9. Se que existe un manual de AP, pero no lo puedo encontrar en mi oficina 10. Es más benefico tener proyectos con retraso en un 50%, que gastar 10% en evitar que suceda
  48. 48. Lo qué sigue es ...
  49. 49. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 49 Evolución (madurez): CMM Lenguaje Común Nivel 3 Metodología Singular Nivel 1 Nivel 5 Nivel 2 Procesos Comunes Nivel 4 Benchmarking Realimentación Mejora Continua
  50. 50. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 50 Capacitación Nivel operativo Nivel de diseño Nivel de administración Nivel estratégico Seminarios ejecutivos: Administración de proyectos y del cambio Cursos: Administración de proyectos y oficina de proyectos Cursos: Administración de procesos y de información Cursos: Administración de tareas y de documentos
  51. 51. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 51
  52. 52. Marzo de 2004 Alejandro Domínguez - UNITEC 52 Alejandro Domínguez Doctor of Philosophy (Applied Computing and Mathematics) por Cranfield Institue of Technology, United Kingdom. Físico y Maestro en Ciencias (Física) por la Universidad Nacional Autónoma de México, México,. Desde 1992, su quehacer profesional lo ha dedicado a la administración de proyectos de tecnología de información tanto en España como en México. Ha impartido mas de un centenar de conferencias sobre tecnología de información y administración de proyectos, distribuidas en Belice, Brasil, Cuba, España, Estados Unidos, Guatemala, Inglaterra, Saint Kitts & Nevis, y México

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