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La comunicación en los proyectos

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  • 1. La importancia de la comunicación en los proyectos Alejandro Domínguez Fundación Arturo Rosenblueth Junio de 2003
  • 2. ¿La realidad?
  • 3. Problema: Coordinadores de proyectos con dificultades para comunicarse Problemas subsecuentes Habilidades de comunicación La comunicación es "el aceite" que lubrica el movimiento del proyecto Beneficios de la comunicación en tiempo y forma La importancia de la comunicación en los proyectos 03/07/2003 Falta de monitoreo del proyecto Falta de control del proyecto Falta de evaluación del producto generado por el proyecto Comunicación verbal Manejo de reuniones Elaboración de reportes Notas diarias Se cuenta con información Precisa Relevante Accesible Transparente Compartida Monitoreo del proyecto Medición del progreso versus calendarios e indicadores de éxito Identificación de factores de éxito Medición de las respuestas y reacciones iniciales a las actividades del proyecto Evaluación de la comprensión del proyecto por los actores MInimización del riesgo de falla del proyecto Evaluación del progreso en la implementación Administración sistemática y profesional Evaluación del proyecto Asistencia en la determinación del nivel de cumplimiento de los objetivos Determinación e identificación de problemas asociados con la planeación e implementación Generación de información que promueve el aprendizaje ("lecciones aprendidas") Asistencia en la reformulación de objetivos, políticas y estrategias La visión global
  • 4. Coordinador del proyecto Los clientes, patrocinadores o el director de proyectos proveen dirección y financiamiento Los miembros del equipo del proyecto y los proveedores requieren de liderazgo, planeación y coordinación Los administradores de otras áreas, los coordinadores de otros proyectos y el personal requieren de coordinación y de apoyo en la negociación Los directivos proveen de apoyo y estímulo organizacional Comunicación informal Comunicación formal Dirección y clarificación Reportes de progreso Reportes de progreso y previsión Directivas del proyecto Políticas de la organización Reportes de estado y previsión Dirección del proyecto Reportes de estado La comunicación en los proyectos
  • 5. Algunas reflexiones  Un usuario responderá sólo lo que se le pregunte, no más  De todas las posibles interpretaciones de una comunicación, la menos conveniente es la correcta  Lo que no se conoce, hiere  Nunca hay tiempo para hacerlo bien la primera vez, pero siempre existe tiempo suficiente para repetirlo
  • 6. Algunas reflexiones  Un contrato verbal no vale tanto como el papel el papel sobre el que está escrito  Lo que no se está sobre un papel, no está dicho  Si no sabes dónde vas, cualquier camino te llevará allí