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  • 1. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRAL “ROMULO GALLEGOS” VICERECTORADO ACADEMICO AREA DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA. ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADOS AL AREA DE CREDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA E`VERPROD C.A. UBICADA EN EL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRRAGORRI EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Autor: DAVE F. MEDINA V. C.I 14.052.250 Tutor especialista: WILLIAMS RIVERO Tutor metodológico: SISI HIDALDO San Juan De los Morros, Julio de 2013
  • 2. ANALISISDE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADOS AL AREA DE CREDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA E`VERPROD C.A. UBICADA EN EL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRRAGORRI EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Trabajo Especial de Grado presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciado en ContaduríaPública. Autor: DAVE F. MEDINA V. Tutor técnico: WILLIAMS RIVERO Asesor metodológico: SISI HIDALGO. San Juan De Los Morros, Julio de 2013. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRAL “ROMULO GALLEGOS” VICERECTORADO ACADEMICO AREA DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA.
  • 3. APROBACION DEL TUTOR TECNICO En mi carácter de Tutor Técnico del Trabajo Especial de Grado presentado por el ciudadano DAVE F. MEDINA V. para optar al título de Licenciado en ContaduríaPública, considero que dicho Trabajo Especial de Grado reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe. En la ciudad de San Juan de los Morros, a los ____días del mes de __________ del 2013. ______________________ Tutor Especialista: WILLIAMS RIVERO C. I.: V-
  • 4. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRAL “ROMULO GALLEGOS” UNERG ACTA DE APROBACIÓN Nosotros, jurado, Tutor Especialista y Tutor Metodológico, designados como miembros del jurado evaluador del Trabajo Especial de Grado titulado: ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADO AL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS”, presentado por el ciudadano DAVE F. MEDINA V. portador de la cedula de identidad V- 14.052.250, nos hemos reunido para evaluar dicho trabajo y después de la presentación oral correspondiente y de acuerdo con las normas vigentes de esta universidad, para la evaluación de los Trabajos Especiales de Grado para optar al título de LICENCIADO EN CONTADURIA PUBLICA. Emitimos el siguiente veredicto: ____________________________________ En fe de lo cual firmamos, en la ciudad de San Juan de los Morros a los ____ días del mes Octubre del 2013. _____________________ ____________________ Nombre y Apellido (jurado) Williams Rivero (Tutor Especialista) C.I. V- C.I. V- _______________________ Sisi Hidalgo (Tutor Metodológico) C.I. V-
  • 5. vi DEDICATORIA A Dios todo poderoso, por iluminarme, por darme sabiduría, inteligencia, paciencia y fuerza para vencer todos los obstáculos. A mi madre, Elinka Verenzuela, por ser mi principal guía y motivo de inspiración, por su apoyo incondicional que me ha ayudado a seguir adelante y por creer y estar conmigo en todo momento de mi vida. Te quiero mucho. ¡Gracias mama!.. A mi padre, Rafael J. Medina I. Apoyo espiritual, hoy físicamente ausente y aunque ya no te encuentre con nosotros te siento más vivo que nunca, en mi corazón sigues iluminando mi vida, y de tu manos, voy recorriendo los senderos de mi vida, siendo siempre tu mi mayor ejemplo a seguir, este éxito que hoy logro también es todo tuyo. Que Dios te tenga en la gloria, padre ¡Te quiero mucho!.. A mi hermano, Recsim Medina, para que le sirva de ejemplo y le impulse a lograr todas sus metas, ¡Espero por ti!.. A mis abuelos, en especial a mi amada abuelaCristina, que siempre fue mi otra madre, sin ti no lo fuera logrado, no tengo palabras para expresar el amor y lo agradecido que estoy de ti abuelita…, este nuevo logro y todos los que vienen serán dedicado con mucho amor para ti ¡Te quiero demasiado!.. Judelis Olivero, mi pareja, novia, amiga, y compañera inseparable, eres cómplice de todo esto, solo Dios sabe lo mucho que te amo, te dedico el fruto de estos cuatros años que hemos compartido juntos y los muchos más que vendrán. ¡Te amo mi vida!.. A todos mis amigos, compañeros de estudios, compañeros de tesis, a los muchachos del grupo, y a todos aquellos que siempre estuvieron conmigo ¡Lo logramos mis panas!.. DAVE F. MEDINA V.
  • 6. vii AGRADECIMIENTOS A Dios,por siempre ser la guía y la luz que me ilumina para alcanzar mis metas. A mis padres por haberme motivado al estudio y por constar con su apoyo incondicional. Gracias por haber confiado en mí, y por compartir este sueño que hoy es realidad. ¡Los Quiero! A mi hermano por siempre darme apoyo y confianza. Además porque forman parte de mi vida y por haber compartido momentos inolvidables. Judelis Olivero, mi ilusión, que me ha prestado todo su apoyo incondicional en momentos buenos y malos. Gracias por apoyarme. A mi tutoresSisi Hidalgo, Wisneyda Piñango, y Willian`s Rivero,por haber aportado toda su orientación y conocimientos para la culminación de este trabajo. Al cuerpo de profesores de la Universidad Experimental Romulo Gallego, especialmente a los profesores; Wisneyda Piñango, Sisi Hidalgo, Roraima Valera,Vilma Medina, Williams Rivero, Mercedes Flores, Raul Bello, entre otros, por haberme ilustrados de sus grandes conocimientos y experiencias durante el recorrido de esta fructífera carrera universitaria, y de haberme apoyado e incentivado para seguir adelante. A mis amigos;Dayro Mora, Armando Matiz, Nelson Ramires, Pablo, Carlos , mis amigas Joselis Urbaez, Marilyn Garcia, Kimberli Toro, Xiomara, Karina Montes, Pastora Herrera por confiar en mí amistad. Y demás compañeros de estudios por contar siempre con su apoyo incondicional. Gracias los quiero!.. DAVE F. MEDINA V.
  • 7. viii Índice General PP. Dedicatoria………………………………………………………………….............. Vi Agradecimiento……………………………………………………………………..viii Índice general……………………………………………………………………….. x Lista de cuadros…………………………………………………………………...…xi Lista de grafico………………………………………………………………………xii Resumen………………………………………………….………………………...…1 Introducción….………………………………………….…………………………… 2 Capítulo I El problema Planteamiento del problema……………….………………………………………….3 Objetivo de la investigación……………….………………………………………….8 General…………………………………….………………………….……………….8 Específicos………………………………….………………………….……………...8 Justificación de la investigación…………….………………………….…………..... 9 Capítulo II Marco referencial Antecedentes de la investigación……………………………………….……………10 Bases teóricas……………………………….………………………….…………….14 Bases legales…………………………………………………………….………….. 26
  • 8. ix Capítulo III Metodología Tipo de investigación………………………………………………………………...29 Área de la investigación……………………………………………………………...30 Operacionalización de las variables………………………………………………….31 Población y muestra………………………………………………………………….31 Técnicas e instrumentos de recolección de datos……………………………………32 Técnicas para el análisis de los datos………………………………………………..32 Capítulo IV Presentación de los resultados……………………………………………………….35 Capitulo V Conclusiones y recomendaciones Conclusiones……………………………………………………………………...…58 Recomendaciones……………………………………………………………………60 Referencias…………………………………………………………………………..62 Anexos Anexo A modelo de instrumento…………………………………………………….65 Anexo B glosario…………………………………………………………………….68
  • 9. xii LISTA DE CUADROS CUADRO P.p. 1. operacionalización de las variable………………….………………………..34 2. Utilización de Procedimientos de Administración…………………………..36 3. Utilización de manual y normas de procedimientos.…………..………….…37 4. Supervisión periódica de las cuentas por cobrar..............................................38 5. Supervisión del vencimiento de las cuentas por cobrar...................................39 6. El personal para realizar las operaciones de cobranzas es suficiente………..40 7. El personal tiene conocimiento de las normas para otorgar crédito................41 8. Existe una buena organización de los documentos de cobranza…….………42 9. Analizan los archivos para conocer la historia comercial de cada cliente…..43 10. Análisis continúa de la gestión de crédito y cobranza de la empresa…….…..44 11. Información de la gestión de crédito y cobranzas suministrada por…….…… elSistema.............................................................................................................4 5 12. Utilización de las técnicas de cobranzas...........................................................46 13. Aplicación de técnicas para la disminución de la morosidad...........................47 14. Registros en los libros al día.............................................................................48 15. El manejo de los libros es adecuado.................................................................49 16. Se respeta los niveles de autoridad en el área contable....................................50 17. Se asigna la de responsabilidad de la sección contable…………………........51 18. Normas utilizadas para el proceso de crédito…………………………….......52 19. Políticas utilizadas para el otorgamiento de crédito.........................................53 20. índice del ciclo de las cuentas por cobrar..……………………………....…...54 21. Políticas para la aplicación de la cobranza…………………………..............55
  • 10. xiii LISTA DE GRÁFICOS GRAFICOS Pp. 1. Utilización de Procedimientos de Administración……….…………………..36 2. Utilización de manual y normas de procedimientos……….……..……………37 3. Supervisión periódica de las cuentas por cobrar….………………………….38 4. Supervisión del vencimiento de las cuentas por cobrar…..………………….39 5. El personal para realizar las operaciones de cobranzas es suficiente………...40 6. El personal tiene conocimiento de las normas para otorgar crédito………….41 7. Existe una buena organización de los documentos de cobranza……………..42 8. Analizan los archivos para conocer la historia comercial de cada cliente…...43 9. Análisis continúa de la gestión de crédito y cobranza de la empresa……….44 10. Información de la gestión de crédito y cobranzas suministrada por el a. Sistema.........................................................................................….....45 11. Utilización de las técnicas de cobranzas..........................................................46 12. Aplicación de técnicas para la disminución de la morosidad..........................47 13. Registros en los libros al día............................................................................48 14. El manejo de los libros es adecuado................................................................49 15. Se respeta los niveles de autoridad en el área contable...................................50 16. Se asigna la de responsabilidad de la sección contable...................................51 17. Normas utilizadas para el proceso de crédito…………………….………….52 18. Políticas utilizadas para el otorgamiento de crédito……………….………...53 19. índice del ciclo de las cuentas por cobrar........................................................54 20. Políticas para la aplicación de la cobranza………………………….…….....55
  • 11. 1 ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES APLICADOS AL AREA DE CREDITO Y COBRANZAS DE LA EMPRESA E`VERPROD C.A. Autor: Dave F. Medina V. Tutor Especialista: Williams Rivero. Fecha: Octubre, 2013 RESUMEN La presente investigación tiene como propósito general Analizar los Procesos Contables Aplicados al área de Crédito y Cobranzas de la Empresa E`verprod C.A. para poder cumplir con este objetivo fue necesario, detectar las causas que actúan al momento de efectuarse el crédito y cobranza, el presente trabajo especial de grado se desarrolló bajo la modalidad de una investigación de campo de carácter evaluativo apoyada en una revisión bibliográfica, utilizando la técnica de la observación directa y la encuesta, así mismo se utilizócomo instrumento de recolección de datos elguion de entrevista aplicado a una muestra conformada por un total de cinco (5) personas. Los datos fueron plasmados en cuadros y gráficos circulares los cuales permitieron interpretar los resultados. Luego de realizar el análisis de los resultados se llegó a la conclusión de examinar políticas y procedimientos que se refieren al funcionamiento de la empresa, ya de continuar dicha problemática el funcionamiento de la misma se verá seriamente afectado. Se recomienda fortalecer el manejo de las cuentas por cobrar en el departamento de crédito y cobranzas Descripciones: Proceso Contables, crédito y cobranzas. UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS CENTRAL “ROMULO GALLEGOS” VICERECTORADO ACADEMICO AREA DE CIENCIAS ECONOMICAS PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
  • 12. 2 INTRODUCCIÓN Venezuela está atravesando una crisis que día a día se agrava de manera creciente. Esto conlleva a un desequilibrio socio-económico que afecta directamente a la población venezolana, donde la calidad de vida decrece de una manera significativa, haciendo que la sociedad se vea en la necesidad de disminuir sus gastos. Esta serie de sucesos desencadenas problemas tales como: la marginada, inseguridad, inestabilidad entre otros. Refiriéndonos a las empresas venezolanas, éstas se han visto en la necesidad de buscar estrategias de ventas más efectivas. Dichas organizaciones, utilizan un factor importante como la publicidad, ofertas de créditos, financiamientos, entre otros; con el fin de lograr captar las demandas y consecuente las metas establecidas en un determinado tiempo. Durante este proceso se atraen unas series de clientes, haciendo necesarias que exista en las empresas el área de crédito y cobranzas. Las mayorías de las ventas, se efectúan a crédito ya que muchos clientes no disponen de todo el efectivo que se requiere para la adquisición del bien o del servicio, es por ello que para que se mantenga un buen flujo de efectivo y un buen control interno en la empresa debe existir un control constante en el crédito y cobranzas. La empresa de servicios E`verprod C. A. no se sobre limeta en estas estrategias controladoras de cobros a tiempo efectivo, es por ello que presenta una series de problemas en cuanto a su cobros y créditos. Dentro de la vida comercial existen una cantidad de parámetros dentro de los procesos contables, y administrativos que no puede ser pasado por alto además de distintas condiciones que cada empresario debe estar consciente de ello esto como requisito principal para sobrevivir en el difícil mundo comercial y de mucha importancia. Si el centro de la organización es decir el motor que le da vida a la producción tal como lo es el de la empresa E`verprod C. A; que para poder tener una constante y eficaz producción depende del mal o buen ciclo de crédito y cobranzas esta última es de vital importancia dentro de la misma y para
  • 13. 3 cualquier organización ya que depende de su buena ejecución para mantenerse en constante producción por esta razón no puede la empresa descuidarla es necesario diagnosticar el estado en que se encuentra este ciclo observar detalladamente su funcionamiento evaluar y verificar para detectar sus debilidades y fallas dictarlas y encontrar posibles soluciones para que la cual se desarrolle en fortalezas y tomar medidas radicales si es necesario para mejorar su centro del ciclo de producción dictadas en su conclusiones y recomendaciones, este es el último nombre de los siguientes IV capítulos a nombrar y mostrar a continuación. Capituló I: Planteamiento del problema, objetivos de la investigación y justificación de la investigación Capituló II: Marco referencial, antecedentes de la investigación, bases teóricas y bases legales Capitulo III: Metodología, tipo de investigación, área de investigación, operacionalizacion de las variables, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos, técnicas para el análisis de datos y presentación de los resultados Capitulo IV: Conclusiones y recomendaciones Finalmente se presentan las referencias y los anexos
  • 14. 4 CAPÍTULO I El PROBLEMA Planteamiento del Problema La contabilidad es el proceso de clasificar, registrar, planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales para lograr objetivos establecidos. La tarea actual de la contaduría es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de manera más adecuada a la situación. Dentro de esta actividad contable administrativa resulta técnicamenteaceptable, lógicamente sostenible y legalmente definible afirmar,la necesidad de emplear una ciencia auxiliar como la contable, enel cobro efectivo de una organización, de no ser así una empresa puede correr el riesgo de desaparecer como entidad jurídica, por la falta de liquidez. De allí que la contabilidad como elementoprimordial básico de la administración, se pudiera definir como la ciencia que estudia métodos o el sistema de información, que permite; Controlar, Identificar, Clasificar, Ordenar, Registrar y evaluar los términos monetarios, todas y cada una de sus operaciones y transacciones que ocurren en una entidad económica, así como de medir el grado situacional de estabilidad financiera y económica que posee la organización. Entre la más importante definiciones de la contabilidad, está el concepto de la Asociación Americana de contadores Públicos(2007) que establece lo siguiente: “La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y término de dinero, las operaciones y los hechos, que son cuando menos de carácter financieros, así como el de interpretar sus resultados” (p.11) Es importante señalar que la contabilidad,debe efectuarse una comparación periódica de ingreso y egresos a fin de poder presentar en forma adecuada y equitativala liquidez neta yperiódica de la empresa, para tener una valoración exacta
  • 15. 5 en los registros financieros correspondiente de los activos, para la presentación de las utilidades netas periódica.Se podría definir como la estrategia reguladora, y situacional sobre la estabilidad de su liquidez. La organización debe emplear procesos contables eficaces ya que estos cumplen un papel muy importante porque son instrumentos que regulan una serie de acciones u operaciones realizadas bajo el criterio de unas normas, principios, leyes y reglas ya establecidas, al respecto Nikerson (2006) define los procesos contables como “son procedimientos el conjunto de técnicas que se emplean para la representación de los hechos patrimoniales; es decir las distintas formas o modo de registrar, anotar y clasificar las transacciones en la empresa” (p582). Dentro de estos procesos contables están los que, tienen que ver con el departamento de crédito y cobranzas, el cual debe de tener un control, tanto cuantitativo como cualitativo. Esto con el objeto de dar una información en cuanto a las decisiones efectivas, que se puedan tomar, en circunstancias de incertidumbres. Actualmente, algunos estudiosos, han visto con preocupación que los efectos de la inflación están actuando sobre sus respectivos clientes, lo que trae como consecuencia que no compran con la misma celeridad que antes; además la gestión de cobro se hace más difícil, por lo tanto las empresas están aplicando controles para el otorgamiento de créditos. Esta es una de las estrategias más comunes que utiliza la empresa para captar y conservar clientes. Dentro de las organizaciones, cuando se habla de controles internos, significa un esfuerzo que involucra a todas las áreas de la misma. Esto, obliga a los directivos a pensar en la obligación existente entre sus objetivo de crecimiento, inversión y financiamiento. De no existir controles que garanticen el oportuno cobro de estos créditos, la empresa no podrá cubrir sus propios gastos operacionales tales como pagos de nómina, mejoras a la propiedad, adquisiciones, entre otros. El cobro, para las organizaciones de cualquier índole, es un método importante que se utiliza para la obtención de efectivos, esto permite que la empresa posea liquidez, incrementa su capital disponible, que sirve para utilizarlo en inversiones o las necesidades que la empresa posea.
  • 16. 6 Siguiendo la misma línea, se tiene que al ser considerado la empresa como un órgano generador de riquezas para cumplir un fin de lucro y social, su contabilidad general como su administración, constituye un pilar fundamental en el logro del éxito de la gestión, la eficacia entonces, dependerá de su capacidad de ordenar los recursos para lograrlas metas establecidas por la organización, para beneficios tanto para los clientes, como para los objetivos de la empresa “E`verprod C. A.”que es la adquisición de beneficios económicos y comunitarios de índole comercial de servicios, siendo entendido esto como, proporcionar mejor servicio de eventualidades, mayor ejecución y factibles negociaciones de ventas, ofreciendo calidad de trato y calidad de servicios entre otros. A nivel de la empresa, “E`verprod C. A.” se encuentran mecanismo de control en sus diferentes procesos: a nivel contable, es conducida por una gerencia conformada por departamentos administrativos de compras, recursos humanos, ventas, nominas, créditos y cobranzas, auditorias, facturación, caja, entre otros. A nivel operativa o de procesos es conducida por una gerencia integrada por departamentos de control de calidad, proceso, planificaron, almacenes o depósitos, suministros, higiene, despacho, seguridad, etc. Un área importante en este sentido, es la relacionada con el proceso de crédito y cobranza, es decir, se refiere al financiamiento que son otorgados a clientes para así obtener un aumento de las ventas de la compañía para luego convertirse en un ingreso futuro “cobranzas” puede verse como una política de estrategia para conseguir mejor resultados en ventas. El problema objeto de estudio, haciendo referencia la empresa E`verprod C. A. Ubicada en la instalaciones del C.C. Merbumar. En el Municipio Mario Briceño I. del Edo. Aragua la cual se dedica a la venta deserviciosy productos para la realización de eventos corporativos regional, nacional e internacional, alquiler de sonidos, alquiles de luces, alquiles de mesas, sillas para festejos, organización de fiestas de bodas y quinces años (15), fiestas infantiles, decoraciones de interior y exterior, elaboraciones de: tortas, pasa palos, gelatinas, quesillos al mayor y detal, orquesta musicales y de animación, bebidas varias, donde como autor de esta investigación se realizó una
  • 17. 7 observación preliminar detectando algunas debilidades, susceptibles a ser mejoradas en el departamento de crédito y cobranzas entre los que se destacan: Manejo inadecuado de documentos por cobrar debido a la falta de organización de archivos que genera un descontrol a nivel contable como retraso en los registros, errores en las cifras, ausencia de políticas efectivas de cobros lo cual lleva a no estar al día con las cobranzas y por esa razón podría la empresa colapsar al no recuperar con prontitud la cuenta por cobrar. Tal situación al parecer está ocurriendo debido a la carencia de políticas eficaces de control interno, por consiguiente todo ello genera retraso en los financiamientos de los clientes, lo cual desfavorece el rendimiento de la compañía y la lleva a la obligación de adquirir créditos para su funcionamiento continuo, descontrola el capital por falta de liquidez, todo ello causado por la falta de análisis constante en el plan de cobranzas a tiempo. Es necesarioevaluar los procesos contables en la gestión de cobro en la organización, ya que la empresa podría llegar al riesgo de desaparecer como entidad jurídica, también para que ayude el manejo eficiente de las cuentas y efectos por cobrar. Por estas razones, la empresa E`verprod C. A. necesita de una eficiencia y eficaz manejo de los controles contables. Con base en lo expuesto el autor se formula las siguientes interrogantes: ¿Cómo es llevada la gestión crédito y cobranzas en la empresa E`verprod C. A. Ubicada en la instalaciones del C.C. Merbumar del Municipio Mario Briceño I? ¿Cómo es el proceso contable que se aplica en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C. A? ¿Cuáles son los procesos contables aplicados a las cartera de clientes de la empresa E`verprod C. A.?
  • 18. 8 Objetivo de la investigación Objetivo General Analizar los procesos contables aplicados en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A. ubicada en la instalaciones del C.C. Merbumar del municipio Mario Briceño I. en el Edo. Aragua. Objetivo Específicos Diagnosticar la situación actual del departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C. A. en el Edo. Aragua. Describir el proceso contable actual que se aplica en el departamentode crédito y cobranzas de la empresaE`verprod C. A. del Edo. Aragua. Detectar las fallas en el manejo de las cuentas y efectos por cobrar en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A del Edo Aragua. Justificación de la investigación Las organizaciones debido a la diversidad de recursos y actividades necesarias que utilizan para lograr sus objetivos, deben poner en practica con idoneidad, las fundamentales funciones de la ciencias contables; clasificar, registrar, planificar, organizar, dirigir, evaluar, ejecutar y controlar, funciones éstas, que como base de desarrollo de las organizaciones, deben ser relacionada con efectividad para alcanzar con éxitos el fin que se persigue, sean estas públicas o privadas. Evaluar los procesos contables administrativo de control que se lleva a cabo en la empresa E`verprod C. A. Reviste de gran importancias, ya que el estudio permitirá obtener información que será recibidas por la gerencia misma, así como también el contralor o contador, a fin de lograr en tiempo efectivolos correctivos que permitan reducir las desmejoras presentadas en las funciones propias del sistema de control que se deben ejercer en las diferentes unidades operativas contables.
  • 19. 9 En la actualidad, la estabilidad económica y financiera de las empresas venezolanas, son un hecho importante para el país, ya que la misma se constituyen como un factor determinante en la generación de empleo y de riqueza en la economía, que permitirán restablecer y consolidar el aparato productivo y salir de la posible crisis financiera que pudiera atravesar cualquier empresa. El norte a seguir por toda empresa productora de bienes y/o servicios, debe estar orientada hacia un control que permita a la organización alcanzar las metas propuestas. Tales como el control interno, que cumplen parte fundamental en cuanto al manejo de las cuentas y efectos por cobrar de una empresa, con el objeto de mejorar la fluidez del efectivo y permitiendo poseer una cantidad de fondos necesarios para el desarrollo y mejoramiento de la misma En atención a lo antes mencionado, la meta principal de esta investigación es descubrir cuáles son las debilidades que existen y que traen como consecuencia un descenso del potencial de la empresa ya que al observar toda esta problemática de descontrol en el momento de financiar créditos, retraso en las cobranzas, descontrol en liquidez que afecta al capital y a su vez otros financiamientos por pérdidas en cuentas incobrables, se desprende la necesidad de evaluar detalladamente cada uno de los procesos de crédito y cobranzas con la finalidad de mejorar los procesos contables que permita minimizar las debilidades del departamento de crédito y cobranzas, es el principal propósito de la investigación, solucionar la problemática y que su elaboración sirva de base para un crecimiento futuro y ver el logro de los objetivos propuestos. El estudio beneficiará principalmente a la empresa, al indicarle cuáles son sus fortalezas y debilidades lo que permitirá que se impongan los correctivos necesarios para mejorar el proceso. A los empleados que laboran en el área de crédito y cobranzas ya que con la proyección que dará el autor por medio de la investigación facilitara las operaciones en el área antes mencionada. Finalmente la investigación representa un aporte significativo, ya que une de manera sistemática la información teórica sobre contabilidad y el proceso de crédito y
  • 20. 10 cobranzas, aunado a que metodológicamente constituye un modelo de evaluación, lo cual servirá de guía a futuros investigadores que deseen tratar un tema similar. Desde el punto de vista geográfico la presente investigación se desarrolló en la empresa E`verprod C. A. Para así determinar las necesidades actuales que presentan en el departamento de crédito y cobranza,la misma es realizada con el propósito,de cubrir con las expectativas que existen en torno al proceso de crédito y cobranzas, o lo que es lo mismo las cuentas o efectos a cobrar, para que su funcionamiento y eficacia sea el más adecuado para el departamento sometido a estudio e investigación de la empresa comercial E`verprod C. A. en el Edo. Aragua. Hay que acotar que la investigación está dirigida a suministrar información a la dirección de finanzas, la cual abarcara el estudio sobre la eficiencia del sistema de crédito y cobranza actual, ya que siendo una entidad privada con un desarrollo del parque de servicios sobre orgazaciones de reuniones corporativas de eventos, importante en el campo de los eventos sociales en el estado Aragua, las cuentas y efectos por cobrar, deben de una u otra forma, ser reinvertidos en mejoras que requieren una cualquier organización en crecimiento.
  • 21. 11 CAPITULO II MARCO REFERENCIAL Antecedentes de Investigación El marco referencial es aquel componente de la investigación en el que se tiene la capacidad de sustentar por medio de unas series de información certera, diferentes teorías que le dan amplio campo de actuación a la investigación al contar con apoyo de otros autores relacionados con el tema de estudio de la especialidad que está ejerciendo. Con relación a este punto, según el manual para la elaboración del trabajo especial de grado de la universidad experimental Rómulo Gallegos (2009) “se refiere a la revisión de la lectura científica relacionada con el tema objeto de estudio” (p14). El marco teórico tiene como propósito dar a la investigación un sistema coordenado de conceptos y proposiciones que permitan abordar el problema. El fin que tiene el marco teórico es de situar el problema dentro de un conjunto de conocimientos que permita orientar la búsqueda de una conceptualización adecuada a los términos que se utilizaran. Son indagaciones pruebas que sustentan el estudio tratan sobre el mismo problema o se relaciona con otros sirven de guía al investigador y le permiten tener comparaciones y tener temas sobre cómo se trató el problema en esa oportunidad. Según el manual para la elaboración del trabajo especial de grado del (UNERGS) “se refiere a estudios previos relacionados con el problema a investigar” es decir los antecedentes están representado por trabajos de grado, post grado, doctorados y otros trabajos de investigación relacionado con el tema a trabajar. A continuación se refiere a algunos trabajos de investigación que han sido realizados por autores, los cuales sirvieron de apoyo para los propósitos de esta investigación, ya que guardan vinculación con la misma, en cuestión primeramente.
  • 22. 12 Contreras (2006), en su trabajo de grado titulado: Sistemas de control interno administrativo contable de las cuentas por cobrar para la empresa de calzados Roce Di Mare, C. A. Valencia. Desarrollado en la Universidad Bicentenario de Aragua, para optar al título de licenciado en ContaduríaPública, bajo la modalidad de proyecto factible, basado en un estudio de campo de tipo descriptivo, con datos recogido directamente por el investigador a través de la observación directa, las entrevistas y el cuestionario. A través de esta investigación, se determinó que la empresa no estaba realizando correctamente el proceso de las cuentas por cobrar, situación que genera fallas en su control. Mediante el análisis de los resultados obtenidos, se pudo concluir que la empresa tenía una necesidad imperante de aplicar un sistema lógico y sistemático de control interno contable el cual generara mayor fluidez de información. Para la implantación de este sistema se plantearon como recomendaciones, elaborar una política de normas y procedimiento administrativos contable así como establecer controles adecuados y eficientes que permitan obtener una visión clara de las cuentas por cobrar. Esta investigación sirvió de soporte para el estudio en cuestión debido a que ambas tienen como objetivo la proposición de un sistema de control interno en cuenta para el desarrollo del estudio actual. Matute (2006) elaboró una evaluación de los procedimientos administrativos de las cuentas por cobrar aplicado por el departamento de crédito y cobranzas de la empresa Corridota suramericana C.A. Con el propósito de evaluar el procedimiento de las cuentas por cobrar aplicado por el departamento de crédito y cobranzas. El estudio se enmarcó en una investigación de campo de tipo evaluativo. La población estuvo representada por todo el personal que trabaja en el departamento de administración cinco (5) personas la muestra quedó conformada por la totalidad de la población ya que es de tipo censal se hizo uso de la técnica de la encuesta para la recolección de datos la cual fue aplicada a través del cuestionario como instrumento la cual estuvo conformada por trece (13) preguntas de tipo cerrado, por medio del análisis se pudo determinar que la aplicación de los procedimientos administrativos
  • 23. 13 no son adecuados. El antecedente citado se relaciona con este trabajo pues ambos evalúan evaluar para llevar un buen proceso de los documentos de crédito y cobranzas. El trabajo antes descrito tiene semejanza con el estudio, ya que la empresa evaluada presenta casi en su totalidad la misma problemática y aportara una fuente considerable que se pueden tomar como referencia para las soluciones planteadas Por otro lado González (2007) aplicó una evaluación de la gestión de crédito y cobranzas para optimizar los controles de las cuentas por cobrar en la empresa inversiones W. C.A. Ubicada en Maracay Estado Aragua con el propósito de evaluar la gestión de crédito y cobranzas para que los controles de las cuentas por cobrar sean eficientes en la empresa inversiones W. C.A. Por medio de una investigación de campo de carácter descriptivo y de tipo evaluativo con una población y muestra de seis (6) personas todas relacionadas con la temática planteada. La técnica de recolección de datos empleada fue la observación directa y la entrevista como instrumento se aplicó un cuestionario compuesto de diez (10) ítems de tipo cerrada los datos recogidos fueron validados en cuadros y gráficos circulares. La técnica de análisis la estadística descriptiva, llego a la conclusión que la gestión de crédito y cobranzas es insuficiente y que no existe un sistema de control interno adecuado que revista de garantía en el desarrollo de las actividades en el área de crédito y cobranzas. El antecedente tiene relación con este trabajo ya que sus propósitos son de controlar todos los documentos de cobranzas y aporta las técnicas utilizas para la recolección de datos. Del mismo modo Requena (2007) realizó un análisis de los procesos de crédito y cobranzas de la empresa tecnimotriz Aragua C.A. Ubicada en Palo Negro Estado Aragua con el propósito de analizar el proceso de crédito y cobranzas de la empresa tecnimotriz Aragua C.A por medio de una investigación de campo de carácter descriptivo y evaluativo. La población y muestra estuvo conformada por las personas adscritas al departamento de administración en relación a la muestra se tomó el total de la población es decir tres (3) personas. Como técnicas e instrumento para la recolección de datos se utilizó la observación directa y la entrevista, como
  • 24. 14 instrumento se utilizóel cuestionario de once (11) preguntas de tipo cerrado (si o no) se analizaron los resultados mediante el diagrama circular. En conclusión se puede decir que con el uso adecuado de procedimientos administrativos y contables, la empresa puede lograr el cobro efectivo de sus facturas y así reducir sus cuentas incobrables. El antecedente se relaciona con este trabajo ya que se utiliza técnicas de análisis para determinar cómo se ejecuta los procesos de crédito y cobranzas. Escalona (2008) realizó una evaluación de los procesos de crédito y cobranzas de corporación milenio de Venezuela C.A. Ubicada en Maracay estado Aragua con el propósito de evaluar el proceso de crédito y cobranzas de corporación milenio de Venezuela C.A. El estudio se ubicó en una investigación de campo de tipo evaluativo. La población objeto de estudio de estuvo constituida por cinco (5) persona que laboran en el área de crédito y cobranzas representado en el cien por ciento el tipo de muestra que se utilizó en esta investigación es de carácter censal, las técnicas utilizadas fueron la encuesta y la observación directa y los instrumentos utilizados para la recolección de datos fue un cuestionario el cual se basó en preguntas con respuesta cerrada y fue aplicada a las personas que laboran en el área de crédito y cobranzas las técnicas de análisis de datos empleadas fueron de carácter cuantitativas y cualitativas. Luego de obtenido los resultados se llegó a la conclusión que no existe un manejo adecuado de control interno de las cuentas por cobrar, lo que reduce el nivel de ingreso para la empresa e incrementa los costos, por ello se recomendó analizar periódicamente dicho control, actualizar los estados de cuentas por cobrar de los clientes, vigilancia constante y efectiva sobre el vencimiento y cobranzas principalmente con base en información sobre la antigüedad de los saldos, para así disminuir los costos y mejorar los procesos relacionado con las cuentas por cobrar. En atención a la problemática empleada se relaciona con el presente trabajo por que busca crear políticas de créditos y cobranza y a la vez de limitar las funciones del departamento en el estudio para lograr así que todas las tareas se cumplan en cabalidad. Por otra parte González (2009) realizó una evaluación de la gestión de crédito y cobranzas de la cartera de clientes de la empresa Expresos TC C.A
  • 25. 15 regional Maracay Estado Aragua con el propósito de evaluar la gestión de crédito y cobranzas que se realizó en la empresa de cometitas Expresos TC el estudio se enmarco en una investigación de campo de tipo evaluativo. La población está constituida por el departamento de contabilidad conformado por diez (10) personas y cuya muestra fue internacional se valió de técnicas de observación directas y utilizando como instrumento para la recolección de datos fue un cuestionario sobre las operaciones que se realizó en la sección en estudio una vez obtenida la información fue vaciada en tablas y gráficos que permitieron apreciar los resultados. La relación con el trabajo es la aplicación de una evaluación que permita detectar las fallas en esta área de crédito y cobranzas con un aporte que sacó a relucir los puntos clave en la estrategia para formular y hacer eficaz los procesos de crédito y cobranza. Según lo expresado por el autor citado, la propuesta está íntimamente relacionada con la presente investigación, porque tiene dentro de sus objetivos minimizar la morosidad de los pagos a través de la aplicación de procedimientos adecuados que den como resultado una cobranza efectiva. Después de todo lo expuesto se puede concluir, que todas las investigaciones están íntimamente relacionadas con el presente trabajo, porque, con llevan la misma problemática la cual puntualizan, deficiencia en el departamento de crédito y cobranzas, y todas buscan dar solución optimizando la gestión, implantando procedimientos para lograr la efectividad del otorgamiento de crédito y la cobranza respectivamente, así como también determinar las funciones del área de estudio Bases teóricas Las bases teóricas son las que brindan al investigador al apoyo inicial dentro del conocimiento del objeto de estudio. Con el propósito de explicar el problema planteado a través de los puntos de vista o enfoques de los distintos autores. Al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2004) señala las bases teóricas “se refiere a los basamentos teóricos de contenido, teorías, filosofías adoptadas en una investigación y que sirve de fundamento al investigador” (p.48)
  • 26. 16 A continuación se aceptaran algunas bases teóricas que tienen relación con el estudio. Evaluación Es el proceso que se valora en cantidad y en calidad los resultados de experiencia los resultados de experiencia obtenidas con los objetivos propuestos, los recursos utilizados y las condicione existentes alrededor de dicho proceso. Igualmente implica la obtención de información que permita un alto grado de seguridad, así como la determinación y aplicación de juicios validos acerca del alcance de determinar los objetivos. Para Martínez (2005) la evaluación es un proceso mediante el cual se produce un juicio concepto sobre la consecuencia o necesidad de realizar un proyecto elaborado con base a las pautas obtenidas en el diseño presentado por los investigadores (p.157) La evaluación de un sistema de trabajo es importante porque conduce a una organización hacia la optimación de las políticas financieras. La evaluación pasa a ser un mecanismo de control que sirve como una herramienta de apoyo gerencial para conocer en un momento preciso de situaciones y hechos que puedan controlarse a tiempo los bienes físicos de una valuación van a depender del momento en que se aplique, por lo tanto los resultados de la políticas pueden ser medidas a través de la evaluación de los hechos pasados por los cuales ya nada se puede hacer, si no de calificarlos, sin embargo en su aplicación, la evaluación puede tener caracteres constantes es decir, con fines de apreciación y medición en el momento que ocurren los hechos este tipo de evaluación es recomendable porque permite controlar oportunamente una situación.(p.159) Importancia de la evaluación La evaluación es de gran importancia porque a partir de este instrumento es posible determinar las debilidades, los aciertos y las fortalezas de los proyectos elaborados permite la evaluación de los trabajos aceptados los errores presentes en el, a fin de mejorarlas. (p.161)
  • 27. 17 Contabilidad La contabilidad viene siendo la técnica que se encarga de registrar y sintetizar las operaciones financieras de una entidad, interpretado a sus ves los resultados basándose así sus conocimientos lógicos y razonables. La contabilidad ha sido definida por diferentes cuerpos colegiados de la profesión contable. Una referencia obligatoria en razón al aporte que ha hecho diversas instituciones en el propósito básico de la contabilidad financiera y de los estados financiero siendo este proveedor de dicha información financiera acerca de las empresas individuales, útil para la toma de dediciones económicas según Catacora (2009), expresa que la contabilidad “es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el interpretar sus resultados”. (p.7) Es por ello, que se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrá orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos estos datos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobro y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros de manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Para efecto del estudio el autor, se vio en la necesidad de sustraer información en páginas electrónicas. www.Contabilidad.com, en fecha de 09 de Marzo de 2009. Objetivos de la contabilidad Al respecto el mismo autor cita, “los objetivos y la importancia de la contabilidad mediante, proporcionar información a: dueños, accionistas. Bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a
  • 28. 18 terceros, la cosas poseídas por el negocio”. (p.14) Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Importancia de la contabilidad “La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio”. (p.12) Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal. Procedimientos Contables La contabilidad registra las operaciones en base a procedimientos, resumiendo la información obtenida para proporcionar una información veraz y adecuada Catacora (2009) define los procedimientos contables como “todos aquellos procesos, secuencia de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transformaciones u operaciones que se realiza en las empresas en los libros de contabilidad” (P.71). Procesos Para una organización los procesos cumplen un papel muy importante ya que son instrumento que reúnen una serie de acciones u operaciones realizadas bajo el criterio de una norma, principio, leyes y reglas ya establecidas previamente Catacora (2009) define los procesos “son una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con una norma, unos principios, leyes y reglas.”(P.27). Los procesos son de orden natural y social los procesos tienen la facultad de hacer pasar un elemento material o situación social de un estado a otro, a través de los procedimientos que se suceden hasta completar el ciclo de las transformación requiera sea del orden material
  • 29. 19 o social. La sucesión constante de cambios cuantitativo y cualitativo producen esas transformaciones. Los procesos tienen la capacidad de hacer pasar un elemento de un estado a otro mediante los procesos. Es por ello que Nikerson (2004), expresa “son procedimientos, el conjunto de técnicas que se emplean para la representación de los hechos patrimoniales; es decir las distintas formas o modo de registrar, anotar y clasificar las transformaciones en la empresa” (p582). Cabe destacar que los procedimientos constituyen una parte de la metodología de la contabilidad y como tal tiene carácter cambiante o lo que es lo mismo puede decirse que hay principios de contabilidad generalmente aceptados, pero no procedimientos ya que estos no constituyen simplemente un modo de obrar una técnica y como tal, tan valederos son, aunque se emplee procedimientos de contabilidad diferentes, los resultados que se obtengan en una empresa como otra será lo mismo siempre que ambas se hayan aplicado los mismos principios de contabilidad. Nikerson (2004). “el proceso contable como apertura de un juego de libros, la contabilización registra en orden cronológico las transacciones financieras, los asientos en libro diario, anotar las transacciones en los libros de contabilidad con las clasificaciones apropiadas, en el ajuste y cierre de las cuentas las preparaciones de estado financieros” (p580). Principios de Contabilidad Son un conjunto de normas o reglas adoptadas durante la práctica contable. Sirven de guía para el profesional contable al medir y reportar actividades financieras. Aceptados en forma general, estos principios buscan generar y exigir información útil de la manera más clara y precisa posible, para así dar cumplimiento a los fines de la contabilidad. Eric L. Kohler (2005) define a los Principios de Contabilidad como "Cuerpo de doctrina asociado con la contabilidad que sirve de explicación de las
  • 30. 20 actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos" (p96). Algunos de los principios más relevantes se encuentran los siguientes.El autor se vio en la necesidad de buscar información vía electrónica el 17 de marzo de 2009. Equidad El principio de equidad es sinónimo de imparcialidad y justicia, y tiene la condición de postulado básico. Es una guía de orientación, en íntima relación con el sentido de lo ético y justo, para la evaluación contable de los hechos que constituyen el objeto de la contabilidad, y se refiere a que la información contable debe prepararse con equidad respecto a terceros y a la propia empresa, a efecto de que los estados financieros reflejen equitativamente los intereses de las partes y que la información que brindan sea lo más justa posible para los usuarios interesados, sin favorecer o desfavorecer a nadie en particular.(p.98) Partida Doble El principio de la partida Doble o dualidad es la base del método contable, se le define como: "A toda partida registrada en él Debe le corresponde otra partida registrada en el Haber" o "No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor". Esta duplicidad presenta siempre una igualdad entre las sumas que figuran en él Debe y el Haber, lo que permite la comprobación de la igualdad de las registraciones. Mediante la partida Doble se registra los cambios en el activo, en el pasivo y capital. El activo es cualquier derecho o bien que se posee y que tienen un valor monetario. El pasivo es la suma que se adeuda a terceros, es el derecho de los acreedores, excluyendo al propietario del negocio. La suma que este último ha invertido se denomina capital. (p.98)
  • 31. 21 Ente El principio de ente o Principio de Entidad establece el supuesto de que el patrimonio de la empresa se independiza del patrimonio personal del propietario, considerado como un tercero. Se efectúa una separación entre la propiedad (accionistas o socios o propietario) y la administración (gerencia) como procedimiento indispensable de rendir cuenta por estos últimos. El ente tiene vida propia y es sujeto de derechos y obligaciones, distinto de las personas que lo formaron. (p.104) Prudencia El principio de Prudencia no sólo está referido a transacciones con terceros, sino también a situaciones internas de la empresa que se derivan de cambios en el tiempo del valor de los activos y pasivos, determinándose por comparación entre una situación anterior a otra posterior, variaciones que incrementan o disminuyen su valor, por consiguiente las ganancias o pérdidas que se deriven de la comparación deberán ser atribuidas a la cuenta que corresponda al momento en que se generan. Ante diversas alternativas contables se optará por aquella que sea menos optimista, esto es el menos favorable para la empresa, a efectos de no sobreestimar los activos y utilidades. El autor se vio en la necesidad de referirse a dirección electrónica para sustraer información el 17 de marzo de 2009. Objetividad La objetividad consiste en evaluar contablemente los hechos y actividades económicas y financieras en que participa la empresa, tal como éstos se presentan, libre de prejuicios. Los estados financieros deberán reflejar un punto de vista razonable y neutral de las actividades desarrolladas, y ser susceptibles de verificación por terceros.
  • 32. 22 Cuentas Para la preparación de los estados financieros más completos y exactos es necesario conocer un poco acerca de las cuentas o partidas que los integran. Para Stoner (1999) “las cuentas deben contener el modo de registro de las actividades comerciales dramas en términos de dinero: compra y venta de mercarías, créditos, deudas y otros las cuentas de registros se clasifican en reales y nominales”(p.36). Reales Este grupo estos represados por los bienes derechos y obligaciones de la empresa es decir lo integra el activo, pasivo y capital, otra definición tenemos lo planteado por Stoner (1999)“Se determina cuentas reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene la empresa en un momento dado es decir, lo que posee lo que debe y lo cual puede ser aprobado por el o por el documento existente por eso algunos autores lo señalan como cuentas palpables”. (p.37) Nominales Son las que indican los egresos e ingresos de la empresa es decir, los que controlan los gastos y beneficios (pérdidas y ganancias). Y determinan las dominaciones o aumento del patrimonio como ejemplo gasto de venta de administración: intereses ganados. Para efectos del estudio se hizo necesario buscar información vía electrónica a fin de sustentar el estudio el día 19 de marzo de 2009. Cuentas por Cobrar Las cuentas por cobrar como la mayoría de los activos, pueden representar buenas y malas noticias: las buenas, porque las cuentas por cobrar representa una reclamación de efectivos de los clientes; la mala, cuando el negocio falla al cobrar dicho efectivo. Para Miller (2000) el termino de cuentas para cobrar indica particularmente “cuentas de cliente abiertas en libros, sin embargo en la práctica se
  • 33. 23 designa así toda clase de créditos, depósitos anticipos, entre otros que no están representados por pagares y otras clases de documentos formales. También para Redondo (2000) las cuentas por cobrar “Es una cuenta del activo circulante la cual se agrupan los créditos comerciales a favor de la empresa originados por las ventas de mercancías o servicios que incluyen los garantizados por las facturas, notas de entregas, documento similares, letras de cambios aceptadas por los clientes y los pagarés”. Es uno de los activos circulantes más significativo por cuanto que estos se recuperan en los lapsos cortos, Huefner. (2005). Menciona que “las cuentas a cobrar constituyen derechos de diversos tipos a favor de una entidad para la futura recepción de efectivo bienes o servicios” (p152). Las distinción de las cuentas a cobrar de los documentos a cobrar es la formalidad de este último, el cual viene represando por compromiso de pagos formales, que por lo generan tiene un vencimiento más lejano que las cuentas por cobrar. Para Arthur. “las cuentas por cobrar se define como una cuenta de activo circulante que recoge las cantidades que deudores y clientes deben a una empresa” (p50). Es importante que la empresa tenga el conocimiento exacto de cuáles son los controles necesarios de las cuentas por cobrar. Tipo De Cuentas Por Cobrar Los dos tipos principales de partidas por cobrar son las cuentas por cobrar y los documentos por cobrar. Haciendo referencia expresa Miller. (2006) “Las cuentas por cobrar de un negocio son los importes que sus clientes les deben. Estas cuentas por cobrar se le conoces algunas veces como cuentas por cobrar comerciales, que son activos circulantes” (p.197) Las cuentas por cobrar deberían distinguirse de las acumulaciones, documentos y otros activos, porque las cuentasa cobrar pertenecen a ventas o a ingresos por servicios, los cuales representan el aparato circulatorio de un negocio.
  • 34. 24 Los que es más, los importes incluidos como cuentas por cobrar deberían ser cobrables de acuerdos con los términos normales de cobranzas del negocio. Como otro tipo de partidas por cobrar, están los documentos por cobrar, que son más formales que las cuentas por cobrar. El deudor de un documento por cobrar promete por escrito pagar al acreedor un importe definido en una fecha específica en el futuro, la fecha de vencimiento. Los términos de estos documentos se extienden usualmente por lo menos a 60 días. Un documento escrito, conocido como pagare, sirve como evidencia de una partida por cobrar. Un documento puede requerir que el deudor entregue garantías por el préstamo. Esto significa que el prestatario se compromete y que el acreedor pueda reclamar ciertos activos si el deudor falla al pagar el importe adecuado en su vencimiento. Los documentos por cobrar con vencimientos a un año o menos son activos circulantes. Aquellos documentos que vence después de un año son cuentas a cobrar a largo plazo. Algunos documentos por cobrar se adoptan a plazos periódicos. La parte que vence al año es un activo circulante y el importe restante, un activo a largo plazo. Clasificación De Las Cuentas Por Cobrar Catacora (2009) clasifica las cuentas por cobrar en: Cuentas por cobrar comerciales: “Producto de los ingresos por ventas o servicios prestados correspondientes a las operaciones principales de la empresa.” (p.59) Cuentas por cobrar empresas relacionadas: “Provienen de las operaciones realizadas con empresas relacionadas.” (p.59) Cuentas por cobrar a empleados: “Provienen de préstamos, anticipos u otras entregas realizadas a los empleados y que serán entregados por estos en unos plazos determinados.” (p.60) Otras cuentas por cobrar: Son el producto de diversas operaciones tales como reclamos al seguro u otros.
  • 35. 25 Provisión de Cuentas Incobrable Vender a crédito crea tanto beneficio como un costo. Los clientes no podrían detener la disponibilidad o la capacidad de pagar en efectivo inmediatamente, entonces podrían hacer una compra a crédito. Los ingresos y las ganancias emergen cuando aumentan las ventas: el costo del vendedor al otorgar un crédito surge de la falla papa cobrar a algunos clientes a crédito. Los contadores llaman a esto costos gatos como cuentas incobrables, gastos por cuentas dudosas o gastos por cuentas malas. Efectos por cobrar Los efectos por cobrar (letras de cambios, pagares)deben presentarse separados de las cuentas por cobrar (futuras) cuando su monto sea importante. Si se ha descontado letras o pagare deberán restarse de los efectos por cobrar o, por lo menos indicarse en la notas al balance general, el monto de los efectos descontados. Los efectos por cobrar son más acuerdos formales que las cuentas por cobrar, por ello, como habíamos dichos anteriormente, se registran por separados. Por lo general el deudor firma un pagara la cual es la evidencia de la deuda. A continuación se presenta las siguientes definiciones utilizados para presentar los efectos por cobrar: Pagare: Una promesa escrita de pagar un importe especifico de dinero en una fecha determinado en el futuro. Girador del documento: la persona o negocio que firma el documento y promete pagar el importe requerido por el acuerdo del documento: el deudor. Beneficiario del documento: La persona o negocio a quien el girador promete un pago futuro: el acreedor Importe principal o principal: El importe prestado por el beneficiario y que ha tomado prestado el girador del documento
  • 36. 26 Periodo de interés; El periodo durante el cual se calcula el interés. Se extiende de la fecha del vencimiento. Se le conoce también como periodo del documento, termino del documento o simplemente periodo. Tasa de interés; La tasa del porcentaje que se multiplica por el importe principal, para calcular el importe de interés sobre el documento Fecha de vencimiento; La fecha en la cual se vence el pago final del documento. Conocida también como fecha de pagos Valor de vencimiento; El importe del principal y el interés del pagadero a la fecha de vencimiento del documento. Registro Contable Es un control que se lleva medio del cual se registran todas y cada una de las operaciones realizadas para así concertar los documentos contra el registro. En este lapso el autor Maldonado (2003). Indica que “todas las operaciones deberán ser registrada en forma técnica en la contabilidad en base a un sistema predeterminado que permita obtener información razonada en el momento preciso” (p20). En este mismo orden de ideas se puede decir que todas las operaciones realizadas en un sistema de contabilidad para llevar un mejor control de todas y cada una de las cuentas contables. Crédito El termino crédito proviene del latín “creditum” que significa confianza existen inmensas variedad en cuanto a definiciones de crédito, sin embargo es importante resaltar que el crédito es un derecho presente con un pago futuro. En torno a este tema Ettinger. (2007). Lo define como “crédito es confianza; el negocio, es la confianza dada o tomada a cambio de dinero bienes o servicios” (p26). Según olivo y Maldonado (2005) define el crédito como “la confianza que inspira una persona o cosa”. (p.162). Así como también, haciendo un contraste con la
  • 37. 27 definición de crédito, estos autores definen las operaciones de crédito como aquella “en la cual una de las parte hace una prestación a la otra, en cambio de una contraprestación futura”. (p.162) Normalmente, las empresas manejan y emiten títulos de créditos lo cual esta definidos como “Documentos mercantiles de créditos que constituyen una orden, una promesa de pago escrita, que tienen como características que son documentos negociables y que no pueden hacerse valer en otro términos que los dispuestos y exigidos por las leyes por las cuales deben regirse” (p.162) Así mismo Henar. R. (2008). Menciona que “una importante función de la administración del crédito es logran un apropiado equilibrio el aumento de las ventas a crédito de la compañía y la limitación de sus pérdidas en cuentas incobrables” (p18). Si la empresa incurre en restricción a la hora de otorgar crédito y solo vende a las firmas más prestigiosas para garantizar las cobranzas esto podría minimizar las cuentas incobrables pero restringiría el mercado potencial, si por el contrario le otorga crédito a cualquiera que lo solicite aumentarían las ventas, pero tendría un alto riesgo de incobrabilidad de las cuentas e incurrirían en gastos por cuentas incobrables es por ello que se debe lograr el equilibro entre las ventas y en riesgo de las perdidas. Importancia del Crédito El crédito para Weston. (2005). “Es una herramienta importante para toda la economía de todos los países y en todas las empresa su utilización adecuada produce beneficios,a continuación el autor considero necesario mencionar los beneficios: Incremento del volumen de ventas. Desarrollo de la producción de bienes y servicios. Aumento del consumo, ya que permite que determinado sectores adquieran bienes y servicios que de contado le sería imposible de obtener, crédito los coloca a su alcance. Origen de mayores fuentes de trabajo, por la creación de nuevas empresas.
  • 38. 28 Estimulo del uso de todo tipo de servicios y adquisición de bienes convertidos para ser cancelado a largo plazo. Desarrollo y apertura de nuevos mercados al brindar la posibilidad de Comprar a empresa mediante el otorgamiento de crédito” (p902) Riesgo en Otorgamiento de Crédito El otorgamiento de crédito implica varios costos como son personal adecuado para controlar las cuentas por cobrar gastos de cobranzas, gastos judiciales, perdida de activo entre otro. Conceder crédito con lleva a la formulación de políticas y procedimientos para establecer las condiciones respectivas, el departamento de crédito y cobranzas debe tomar en consideración un conjunto de pautas a saber y que a continuación se nombran: Como primer punto, se debe establecer con toda claridad el grado a la medida de riesgo otorgable por la empresa y que su propia situación le permita aceptar. En segundo lugar, la comprobación a que se debe sujetar cada solicitante del crédito. El tercer punto, el departamento de crédito debe analizar la información obtenida en su investigación, con el objeto de establecer la valides del crédito solicitante. Por último el gerente de crédito deberá tomar la decisión de si se aprueba o se rechaza la solicitud en cuestión. El riesgo es inherente y marcha paralelo al otorgamiento del crédito no solo prevalece al otorgar el crédito si no a lo largo de todo el proceso de cobranza hasta su total liquidación. Para empresa una clasificación de crédito al comprador indica la opinión de sus proveedores sobre la capacidad de pagar sus cuentas. Ettinger. (2005) expresa que “un límite de crédito es asignado cuando todo los factores son considerados y analizados. Esta cifras representan el monto que el acreedor supone es la máxima deuda que el cliente pueda adquirir y pagar puntualmente” (p285). El gerente de crédito debe esforzarse para establecer u límite de crédito que sea provechoso para la empresa. Debe estar seguro que el monto de crédito extendido a un cliente no interfiera la continuidad de las ventas y sus utilidades. El propósito de
  • 39. 29 establecer un límite de crédito es evitar una revisión de archivo de cliente cada vez que se reciba un periodo. Los límites de crédito deben ser flexibles y sujetos a constantes revisión por las condiciones cambiantes del negocio. Esto se establece generalmente con métodos tales como: el de periodo de prueba, recomendaciones de agencias, límites de otros proveedores, límites de capital contable y capital neto de trabajo. Política de Administración de Crédito Es necesario que en toda organización existan políticas de crédito, es importante instruir al personal y darle todas las herramientas necesarias con la finalidad que conozcan todos los detalles a la hora de conceder un crédito, para Huefner. R (2005). “la administración del crédito entraña decisiones relativas a la concepción de crédito a los cliente, protección de la inversión en partidas a cobrar, cobro oportuno de la misma y mantenimiento del registro de la misma (p15). La política debe ser por escrito e incluye las condiciones de crédito los procedimientos de cobranza, plazo, etc. Y forma parte de los controles internos de la organización Condiciones de Crédito “Las condiciones de crédito vienen dadas por todas aquellas especificaciones que se toman en consideración a la hora de plantear un crédito las cuales deben ser conocidas por las partes involucradas” (p.8), por ejemplo: cuál será el plazo del financiamiento, el porcentaje de descuento que le corresponde si se cancela antes de la fecha estimada (pronto pago) así como también los cargos adicionales si el cliente se retrasa con el pago de una factura, los cuales vienen presentados por intereses monetarios. Al respecto Huefner. R (2004). “afirma que las condiciones en la que se considera condiciones de crédito han de incluir el importante de los descuentos por pronto pago, la longitud del periodo de descuentos, la extinción del periodo total de
  • 40. 30 pago, los cargos de interese sobre la cuentas vencidas, la política de devoluciones ajuste los arreglos de financiamientos especiales (p15). Normas de Crédito Las normas de crédito pautan el financiamiento que las empresas ofrecen según Gitman. (2007) las define como “aquellas normas que define los criterios básicos para la concepción de crédito a un cliente” (p345). Aspecto como la reputación crediticia referencia de crédito, periodo de pago promedio y ciertos índices financieros proporciona una base cuantitativa para establecer reforzar los patrones de los referidos este autor puede establecer que las normas de crédito. Dan la base a seguir para el otorgamiento de estos a los clientes después de realizado un análisis exhaustivo de todos los aspectos que deben ser tomados en cuenta para evaluar a los solicitantes de crédito. Cobranzas “La cobranza es la manera en la cual regresa la inversión, es decir el retorno de las ventas a crédito se suprime la cuenta o el efecto por cobrar convirtiéndose en un ingreso oficial” (p.345). Existen varios problema en la gestión de cobranzas uno de estos es la aplicación del procedimiento más idóneo para garantizar la efectividad de la cobranza otros inconvenientes que se presentan frecuentemente en el control del efectivo producto de dicha gestión también existen dificultades en las cobranzas del cliente moroso ya que estos procedimientos deben ser mucho más agresivos que los de cobranzas comunes de clientes al día con su pago. Para dar solución a los problemas de la gestión de cobranza se deben establecer políticas que permitan minimizar los riesgos de incobrabilidad de la cuentas y que garanticen una cobranza lo más efectiva posibles.
  • 41. 31 Las cobranzas a tiempo son necesarias y fundamentales para el éxito de cualquier empresa que vende a crédito. Cualquiera sea la magnitud del negocio, sus utilidades dependen principalmente del ciclo, la frecuencia y la reinvención del capital. El ciclo frecuente difícilmente puede ser acoplado con cobranzas lentas niegan a una empresa al uso de su propio capital. Políticas de Cobranzas Las políticas de cobro comprenden los pasos que deben realizar la empresa para hacer efectiva sus cuentas por cobrar a su vencimiento. Según Gitman. (2007). “la política de cobranza de una empresa son los procedimientos para el cobro de las cuentas pendientes cuando estas se vencen. La eficacia de esta política puede evaluarse parcialmente al observar el nivel de sus gastos por cuentas incobrables. Este nivel depende no solo de la política de cobranza si no de la política emplea en la extensión del crédito. Al incrementar los gastos de cobranza de la empresa podrá disminuir las perdidas en cuentas incobrables. Las Cuentas a Cobrar a Clientes Son aquellas que se producen a través de las ventas a crédito y generalmente vienen amparadas por facturas o documentos muy similares. Según Gómez (2006). Estas cuentas deben tener su origen en las ventas a crédito en las empresas comercio-industriales o en las prestaciones de servicios a crédito, en la empresa de servicio. (P1-1). Valuación a las Partidas a Cobrar Al hablar de evaluación de estas partidas se están indicando que se deben determinar el efectivo que ella producirán al cobrarse en condiciones normales, es
  • 42. 32 decir que el valor nominal u original de las cuentas deben deducirse cantidades como consecuencias del riesgo que se supone los créditos. Por su parte Gómez (2006). Indica que las “cuentas a crédito con llevan a una serie de riesgo que hacen que las cuentas pendientes de cobro no pueden considerarse cobrables en su totalidad o sea por su total de sus valores nominales de las que a estos se le deduzcan en forma estimada cierta cantidades con el fin de asignarle en forma consideradora el valor efectivo que presentan para la empresa” (p73). Gestión El concepto de gestión comprende, según Rodríguez. (2005) “todas las actividades de una organización que implican el establecimiento de metas y objetivos así como la evaluación de su desempeño y cumplimiento además del desarrollo de una estrategia operativa que garantice la supervivencia de las misma” (p3) en este mismo orden de ideas el mismo autor lista los elementos de la gestión que a su juicio son: establecimientos de los objetivos y metas planteados y organización, desarrollo de procesos y resultados. Control de Gestión Control de gestión puede definirse por Harrison (2002) “como un proceso de evaluación constante y sobre marcha de las actividades de una organización, capaz de detectar a tiempo las fallas o desviación del sistema a fin de establecer los correctivos adecuados y necesarios para rectificarlo, mejorarlos o tomar las acciones pertinentes del caso” (p.342), todo enfoca a lograr incrementar, en la medida de lo posible la eficacia y eficiencia de la organización. Indicadores de Gestión Un indicador es dispositivo o señal que sirve para poner manifiesto un fenómeno. Cuando se habla de indicadores la gran mayoría coinciden en que el
  • 43. 33 indicador es el criterio de referencia para vigilar, controlar, darle seguimiento y evaluar las acciones que desarrollan la dependencia o entidades de la administración a través de los programas que ejecutan. Un indicador de información breve que señala aspecto significativo de la gestión. Corresponde también a un sistema de señales reportando lo adecuado de señales reportando de una determinada acción. Por lo consiguiente lo importante será encontrar aquella información útil capaz de mostrar si las acciones van en el sentido deseado, o incluso si existen oportunidades que favorezcan la ruta que perseguimos y permita avanzar más allá de las estimaciones previstas. (p.8) Control El control es la gestión administrativa que permite conocer si se ha cumplido y se está cumpliendo los programas propuestos, los principios establecidos, las intuiciones y las órdenes impartidas. Es este sentido Koher. P (2006) define control como “un proceso por medio del cual las actividades de una organización quedan ajustadas a un plan concebido en acción y el plan se ajusta a las actividades de la organización” (p.282). En atención a la problemática cabe señalar que el control es la medición y corrección de las actividades de los subordinados para asegura que los hechos se ajusten a los planes. Se define como la forma de enfrentar una situación y manejarla con capacidad física y mental para ejecutar procedimientos de acuerdo con los planes y políticas establecidas el propósito del control es medir e informar de la situación real de la dirección y de sus subordinados en cuanto los objetivos generales y específicos, en donde exige conocer cuáles son los mismo antes de diseñar un sistema contable de control para la consecución de los objetivos. Se puede distinguir dos perspectivas limitadas para entender el proceso de control como el análisis posterior a la eficacia de la gestión de los diferente responsables en relación a lo que se debe haber conseguido, por lo tanto una primera
  • 44. 34 perspectiva del proceso de control seria en la que se basaría en la corporación del resultado respecto al posible o al deseado. Cuando se refieren al control están haciendo alusión a una actividad de vigilancia para que cumpla las actividades que se han establecido `para lograr un fin por lo tanto el control abarca todas las actividades de la empresa, esto se deben ser funcionales, imparciales y rentables. También deben imponerse patrones los cuales sirvan de medidas para comparar los resultados obtenidos con lo deseados Control Interno El control interno ha reconocido desde hace mucho tiempo como fundamental e indispensable en la auditoria moderna. Este reconocimiento surgió gradualmente en las primeras épocas de la profesión y conforme las autoridades, fueron descubriendo que en la practicas pocas veces es necesario informar todas las transformaciones para lograr sus objetivos. Al respecto, la federación de colegio de contadores públicos de Venezuela (2008) define el control interno como: Aquel que comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinadas y adoptadas dentro de una empresa para salva guardar sus bienes, comprende la exactitud y veracidad de los datos contables, promover la eficiencia operante y estipular la adhesión a los métodos prescritos por la gerencia, reconoce que un sistema de control interno se proyecta más allá de aquellas cuestiones que se relacional diariamente con las fusiones de los departamentos de contabilidad y finanzas. (p.286) Control Interno Contable El control interno contable es un plan de organización, procedimientos y normas de registros que se ocupan de proteger las cuentas y asegurando la veracidad de los registros financieros para Warren. A (2007) el control interno contable pertenece a tres (3) áreas principales las cuales se menciona a continuación:
  • 45. 35 Controles financieros se refieren por lo general a uno de los documentos más importantes en cualquier sistema de control: el presupuesto. Los presupuestos se expresan asignaciones y limitaciones de recursos en términos cualitativos por cada departamento o unidad. Controles de producción y operaciones: la necesidad de controlar la producción actual y otras operaciones conducen al segundo ingrediente común de los sistemas de control: el control de los recursos materiales y la programación de su uso en el transcurso del tiempo. Controles del elemento humano: naturalmente la administración trata de encontrar estándares y medidas de salidas que seas apropiadas para los planes y procesos particulares que se controlan. (p.247) Bases Legales Todo trabajo de investigación debe estar sustentado por bases legales que permiten ajustar la actividad desarrollada, así como también que se le establezca los derechos y deberes de cada uno de los ciudadanos que lo conforman. Rosnberg. (2009). Refiere que las bases legales “son normativas reglamentarias vigentes sobre la cual se apoya la investigación desde un punto de vista de las leyes, otros entes económicos los cuales se rigen por medios argumentos para el funcionamiento de la organización” (15). En la misma línea de idea, expresa el manual para la elaboración del trabajo especial de grado, “Son todos aquellos fundamentos legislativos que apoyan la investigación de forma integral, la misma deben organizarse con base en la siguiente jerarquización: Constitución Nacional, Códigos, leyes, Reglamentos, Normas, Lineamientos y otros, según el caso” (p.16)
  • 46. 36 Constitución de le República Bolivariana de Venezuela del 1999. Es la norma fundamental que garantiza al pueblo determinados derechos, además rige los derechos económicos en la cual todas las personas pueden dedicarse libremente a las actividades económicas de sus preferencias. El estado proveerá la iniciativa privada, garantizando la distribución de las riquezas así como la producción de bienes y servicios que satisfaga, la libertad de trábalo, empresa, comercio, industrias sin prejuicios de la facultad, para dictar medidas, para planificar racionalizar y resguardar la economía del país. (Estos derechos están contemplados y referidos en los artículos 112 al 118, de la carta magna de nuestra República Bolivariana de Venezuela) Código de Comercio de Venezuela del 2004. Artículo 32- todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro diario, el libro mayor y el de inventario. Artículo 33- el libro diario y el de inventario no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al tribunal o registrador mercantil, en los lugares en donde halla, o al juez ordinario de la mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en primer solio de cada libro nota de los que este estuviere, fechada por el juez y su secretario o por el registro mercantil. Se estampara en todas las demás hojas el sello de la oficina. Articulo- 34 en el libro diario se asentara, día por día las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quien es el acreedor y quien es el deudor, la negociación a que se refiere, o se asumirá mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserve todos los documentos que permita comprobar todas las operaciones, día por día.
  • 47. 37 Articulo- 35 todo comerciante, al comenzar su giro y al finalizar de cada año, hará el libro de inventario una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus cerditos, activos y pasivos, vinculado o no a su comercio el inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancia y perdida: esta debe mostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos, así como cualquiera otra obligaciones contraída bajo condiciones suspensivas con la notación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento del comercio que hallen presente en su formación. Articulo-38 los libro llevados con arreglos a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciante por hecho de comercio. Respeto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros solo aran fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan Articulo-133 “La venta mercantil de la cosa ajena es válida; y obliga al vendedor a adquirirla y entregarla al comprador, so pena del resarcimiento de daños y prejuicios”. A través de este artículo nos dimos cuenta de la importancia de tener bien claro de lo que es una definición de la venta dentro del marco legal. Código Orgánico Tributario del 2007. Regulan la materia impositiva las actividades comerciales de las empresas. En sus artículos del 13 al 17 establece la obligación tributaria, en el artículo 18 expresa lo referente a sujetos activos y en el artículo 19 los sujetos pasivos, del articulo 22 al 24, define los contribuyentes
  • 48. 38 Ley de Ejercicio de la Contaduría Pública y sus Reglamento del 2004 Es donde están consagrados los requisitos para ejercer la profesión, los actos que requieren la intervención del contador público, las reglas básicas del comportamiento ético y de la fe que merece la actuación profesional cuando está enmarcada dentro de los supuestos técnico que establecen las normas de auditoria general aceptación, en los artículos 6 y 7 de la ley y en concordancias con los artículos 7 y 8 del reglamento referido a la actuación profesional.
  • 49. 39 CAPITULO III METODOLOGÍA En todo proceso investigativo deben tomarse en cuenta los métodos de trabajo o formas de ejecución empleadas para el desarrollo de los pasos o acciones emprendidas en el estudio realizado. Esto es lo que se conoce como metodología de la investigación. En este sentido Tamayo y Tamayo (2008), refiriéndose al marco metodológicoplantean que “la metodología constituye la medula del plan que se refiere a la descripciones de la unidad de análisis y la relación de los datos, los procedimientos y las técnicas de análisis”. Tipo de Investigación El tipo de investigación es una estrategia que adopta el investigador para responder al problema planteado. Una vez definido el tipo de estudio a realizar el investigador debe concebir la manera práctica y concreta de las preguntas de investigación y aplicarlas al concepto particular de estudio. En este sentido Palestina, (2007). Indica que: Este tipo de estudios prospectivos en el caso de las ciencias sociales sustentados en un modelo operativo, de una unidad de acción, están orientados a proporcionar repuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad organizacional, social, económica, educativa, etc. En este sentido, la delimitación de la propuesta final pasa inicialmente por la realización de un diagnóstico de la situación existente y la determinación de las necesidades del hecho estudiado, para formular los modelos operativos en función de las demandas de la realidad abordada. (p.9) El trabajo, se apoya en una investigación de campo, motivado a que la recolección de datos e información primaria se realizó directamente de la realidad de la empresa E`verprod C. A. Ubicado en el estado Aragua. Al respecto, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2010), expresa que:
  • 50. 40 Se entiende por investigación de campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característico de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directas de la realidad; en este sentido se trata de una investigaciones a partir de datos originales” (p.5) En este sentido dada las característica del estudio el mismo se apoya en una investigación evaluativa, Bisquerra, (2007), plantea que “la investigación evaluativa tiene como función la evaluación del programa. El investigador suele estar contratado para evaluar un programa de cambio, con el fin de mejorarlo o suprimirlo” (p89) Por otra parte, se describieron e interpretaron los hecho y situaciones que se observaron, tal y como suceden en la realidad. En este sentido, Tamayo y Tamayo (2006), establece con respecto a la investigación descriptiva lo siguiente: Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, composición o procesos de los fenómenos. El enfoque se hace sobre conclusiones dominantes o sobre como una persona, grupo o cosa se conduce o funciona en el presente. La investigación descriptiva trabaja sobre reali9dades de hechos y sus características fundamental es la de presentarnos una interpretación correcta (p.35) Área de Investigación El termino área de investigación se conceptualiza según Morles (2006), bajo dos contextos: “En primer término, como el ámbito de reconocimiento donde se encuentra enmarcado el estudio y, en segundo lugar, como el espacio físico donde se desarrolla la investigación” (p.52) Desde punto de vista geográfico, el presente estudiose desarrolló en el departamento de administración de la empresa E`verprod C. A. según Weston (2005) dice que “área de investigación es donde se está desarrollando la problemática” (p88).
  • 51. 41 Desde el punto de vista teórico, el estudio se ubicó en la especialidad de contabilidad y finanzas, específicamente en el crédito y cobranza. Desde el punto de vista del conocimiento, la investigación estácircunscrita en el campo de la contabilidad, específicamente, se ubica en el área de crédito y cobranzas. Población y muestra Población La población de estudio se define como los elementos que poseen características iguales la cual sirve de estudio para el desarrollo de la investigación para Tamayo y Tamayo (2006) precisa que “la población es la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de poblaciónposeen una característica en común la cual se estudia y da origen a los datos de investigación” (p92). En este caso particularmente la población de estudio, para efecto de recoger información estuvo conformada por cuatro (5) personas adscritos al departamento de administración que intervienen directamente en las actividades de la gestión de crédito y cobranza y fueron tomadas en su totalidad. Las principales características que identifican esta población son: (a) personas Que conforman la alta y media gerencia de la empresa, (b) tienen más de (5) años laborando en la empresa, (c) tienen conocimientos acerca de la problemática objeto de estudios, (d) pueden suministrar datos e información para elaborar el diagnóstico y solucionar el problema planteado; (e) personal que necesita y requiere de una evaluación de todos los procesos contables por sondeo de registros mal asentados que contribuyan al incrementos de las utilidades y fluidez de efectivo de la empresa.
  • 52. 42 Muestra La muestra constituye la selección de elementos modelo de un producto o especie, diseñado con el fin de mostrar la escala, las características de dicho producto, esta definición es válida ya que una muestra no es más que una parte representativa de la población, con el objeto de estudiar al universo del cual ella proviene. En lo referente a la muestra, Asti (2007), plantea que: Se denomina muestra a un conjunto de elementos seleccionado y extraídos de una población con el objeto de descubrir algunas características de dicha población con el objeto de descubrir alguna característica de dicha población basándose en el postulado de que las conclusiones formuladas acerca de la muestra valen también para la población de la cual ha sido extraída (p.56) Dadas las características y el tamaño de la población el investigador considero trabajar con la misma por lo que, el autor aplicará un estudio poblacional. Entendiéndose por el mismo. Para la investigación se utilizó el muestreo intencional, que para Tamayo y Tamayo (2006) “Es cuando el investigador selecciona los elementos que su juicio son representativos” (p.118). Con relación a esto, se consideró que el número de sujetos que conforman la población es de cinco (5) personas, se tomó en su totalidad la población, el cual equivale al 100% puesto que la muestra se considera accesible a la investigación. Operacionalización de las Variables Se refiere al enunciado conceptual y operacional de la variable en términos que especifique la forma en que se manifiesta los fines del estudio según Weston. (2005). “es una propiedad o característica observable en un objeto de estudio que adoptar o adquirir diversos valores y esta variación susceptible de medirse” (p64).
  • 53. 43 La operacionalización de la variable es el proceso mediante el cual se lleva una variable de un plan abstracto a un plano concreto al respecto según Tamayo y Tamayo (2006). “es el factor de medir” (110). Para la operacionalización en una variable se debe utilizar las dimensiones y los indicadores. Según Tamayo y Tamayo (2006) “las dimensiones son las medidas que se utiliza en una variable” (p111). Los procesos contables son una serie de acciones u operaciones que se realizan de acuerdo con una norma, unos principios, leyes y reglas este como variable es fundamental ya que dicta el diagnostico de cómo se realizan los procedimientos dentro del departamento objeto de estudio ya que son el conjunto de técnicas que se emplean para la representación de los hechos patrimoniales que en su mayoría representados en el crédito que es el otorgamiento de confianza que se genera entre las empresa y la cobranza es la manera en la cual regresa la inversión. Estos como variables tomadas por el investigador y complementar su evaluación. Indicadores, es una su dimensión de una variable que se traduce en variable empírica o de medida según Weston (2004) “señala como medir cada uno de los factores o rango de la variable” (p98). Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos De acuerdo con Arias (2007), “Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información” (p.53). En este sentido, las técnicas de recolección de datos que se utilizaron en el desarrollo de la investigación fueron la encuesta y la observación. En el mismo orden de ideas, Arias, (2007), afirma que “Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar información”. (p.53). Al respecto, los instrumento de recolección de datos aplicados consistieron en un cuestionario y u registro de observación instrumental. La observación directa aplicada en el departamento contable se realiza con el fin de entender cómo se desenvuelven las actividades efectuadas por el personal que
  • 54. 44 labora en el departamento de administración. Para Sabino (2008) la observación directa se define como “el uso sistemático de nuestro sentido en búsqueda de los datos que necesitamos para resolver la problemática de la investigación” (p132). Otra técnica empleada por el investigador consistió en la encuesta la cual a través de preguntas constatadas cara a cara le permitió obtener información referente a la visión del personal en los diversos procesos en cuanto al manejo de las cuentas por cobrar. De esta manera Tamayo y Tamayo (2006) expone “la encuesta es la relación directa establecida entre el investigador y el objetivo de estudio a través de individuos o gropos con el fin de obtener testimonios reales” (p.124). Como instrumento de recolección de datos se empleó el cuestionario que permitió sustentar la información necesaria la cual estuvo conformada por catorce (14) preguntas de tipo cerrada (si y no) que permitieron conocer las inquietudes y las necesidades del personal involucrado en la problemática planteada.El cuestionario consiste en un instrumento diseñado para registrar la información que se obtiene durante el proceso de recolección de datos. Tamayo y Tamayo (2006) plantea que “el cuestionario contiene aspectos del fenómeno que se considera esencial, permitiendo aislar ciertos problemas y precisan el objetivo de estudio” (p.103).
  • 55. 45 CUADRO 1.Operacionalización de Variables Objetivos General: Analizar los procesos contables aplicados en el área de crédito y cobranza en la empresa E`VERPROD C.A. Ubicada en el C.C. Merbumar del municipio Mario Briceño Irragorri en el estado Aragua. Objetivos Específicos Variables Definición Dimensiones Indicadores Ítems Diagnosticar la situación actual del departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod. C.A. en el Edo. Aragua. Procesos Contables Es un control que se lleva medio del cual se registran todas y cada una de las operaciones realizadas para así concertar los documentos contra el registro. Eficiencia y alcance de objetivos Análisis Eficiencia Objetivos Visión Metas financieras 1 2 3 4 5 Describir el proceso contable actual que se aplica en el departamento de crédito y cobranzas en la empresa E`verprod. C.A. del Edo. Aragua Crédito y Cobranzas Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera Seguridad organizacional Métodos Procedimientos Recursos Veracidad 6 7 8 9 Detectar las fallas en el manejo de las cuentas y efectos por cobrar en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A. Debilidades de la empresa en cuanto a las cobranzas Son todos aquellos que comprenden la actividad de resguardo en una organización Resguardo interno Preventivo Defectivo Seguimiento Revisión de cobro Estudio de Cta. 10 11 12 13 14 15 Fuente: Dave Medina (2013)
  • 56. 46 Técnicas para el Análisis de los Datos El análisis e interpretación de los resultados se realiza una vez recopilado, procesados y organizados los datos. Consiste en la elaboración de una serie de operaciones estrechamente relacionadas entre sí, con los aspectos teóricos y metodológicos desarrollados en la investigación. La interpretación de los resultados facilita el proceso de aplicación de la problemática descrita, con esta procesa la información correcta, adecuada y positiva a los propósitos de la misma. Hernández, Fernández y Baptista (2007), expresan que la interpretación de datos “es un proceso mental, con el que se trata de dar un significado más amplio a la información de los datos en cada pregunta debe tener relación con el marco teórico” (p110). Es importante destacar que para analizar los datos del registro de información se utilizara como método el análisis y síntesis. En efecto la estadística descriptiva analiza, estudia y describe a la totalidad de individuo en una población. En esta perspectiva, la enciclopedia Encarta comenta que la finalidad de la estadística descriptiva “en tener información, analizarla, elaborarla y simplificarla lo necesario para que pueda ser interpretada cómoda y rápidamente y, por tanto, pueda utilizarse eficazmente para el fin que se desee” (S/N). Los datos e información que se obtuvieron para el desarrollo y logro de los objetivos planteados, fueron analizados, grafiados, e interpretados utilizando técnicas de análisis de datos cuantitativos y cualitativos. El proceso que sigue la estadística descriptiva para el estudio de una cierta población consta de los siguientes pasos: selección de caracteres dignos de ser estudiados, mediante encuesta o medición, obtención del valor de cada individuo en los caracteres seleccionados. Elaboración de frecuencia, mediante clasificación de los individuos dentro de cada carácter representación gráfica de los resultados (elaboración de graficas estadísticas). Obtención de parámetros estadísticos, números que sintetizan los aspectos más relevantes de una distribución estadística. Es decir, mediante la utilización de cuadros, frecuencias absolutas y frecuencias relativas. Sabino (2005), al referirse al análisis de datos cuantitativos afirma:
  • 57. 47 Este tipo de operaciones se efectúa naturalmente, con toda la información numérica resultante de la investigación. Esta luego del procedimiento sufrido se nos presentara como un conjunto de cuadros, tablas y medidas a las cuales habrá que pasar a limpio, calculando sus porcentajes y otorgándoles forma definitiva” En este orden de ideas, se presentan los resultados obtenidos mediante cuadros y gráficos del porcentaje de respuesta, con el respectivo análisis de cada una de las preguntas utilizadas en la encuesta como instrumento de recolección de datos. Al respecto Morlés. (2007), explica que el grafico circular o de pastel “es una variación del diagrama de barra en cuanto a los mismo propósitos, es decir, se utiliza para representar datos agrupados en pocas clases. En este caso se tomó una circunferencia como representativa del total de los datos” (p131)
  • 58. 48 20% 80% si no Cuadro 2 ¿Se Utiliza Procedimientos Contables Administrativo? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 1 20 % No 4 80% Total 5 100% ………………………………………………………………………………………… Grafico1.Procedimientos contables administrativo. Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 1 el 20 % de los encuestados respondieron afirmativamente, esto indica que el departamento si tiene implantado un procedimiento contable administrativo de crédito y cobranza pero no es aplicado exitosamente trayendo como consecuencia el descontrol del departamento. Mientras que el otro 80% restante de los encuestados que no existía procedimientos contables administrativos, de ser así, no se presentaron tantas fallasdurante las operaciones.
  • 59. 49 0% 100% si no Cuadro 3 ¿Se Utiliza Manual de Normas y Procedimientos? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 0 0 % No 5 100% Total 5 100% ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 2. Manual de Normas y Procedimientos Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 2 la totalidad de los encuestados conformada por cinco (5) personas estuvo de acuerdo en responder negativamente con relación a la utilización de un manual de normas y procedimientos dentro del departamento, dejando clara la falta de material de apoyo que contribuya con el buen funcionamiento y que consecuencias trae a la empresa que no existía manual de norma y procedimiento, la gente hace lo que cree conveniente
  • 60. 50 40% 60% si no Cuadro 4 ¿Existe Supervisión y Revisión Periódica de las Cuentas por Cobrar? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 2 40 % No 3 60 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 3. Revisión Periódica de las Cuentas por Cobrar Análisis e Interpretación Los resultados obtenidos indican que el, 40 % de los encuestados afirmaron que se lleva a cabo dicha revisión periódicamente, y el 60% restante respondieron que no se realiza una revisión periódicade las cuentas por cobrar, lo cual indica que no existe un control adecuado de las cuentas por cobrar. Es fundamental que el departamento tenga conocimiento de cuáles son las fechas de cobro, porque de lo contrario no estaría cumpliendo su función principal de realizar la cobranza de manera efectiva y eficaz
  • 61. 51 40% 60% si no Cuadro 5 ¿Realizan Análisis del Vencimiento de las Cuentas y Efectos por Cobrar? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 2 40 % No 3 60 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 4. Análisis del Vencimiento de las Cuentas y Efectos por Cobrar Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 4 el 60 % de los encuestados manifestó que no se analizan mensualmente las cuentas y efectos por cobrar, mientras que el 40% restante respondió que sí, según los resultados obtenidos se puede observar que existe una diferencia en el manejo de la cuentas y efectos por cobrar lo cual trae como consecuencia que se vea afectadala gestión de las cobranzas, sin duda esto incide de manera significativa el ingreso principal que recibe la empresa, ya que, si no se analizan las cuentas por cobrar, no se puede visualizar de manera oportuna ni los saldos en hora, ni tampoco si la cobranza es efectiva
  • 62. 52 0% 100% si no Cuadro 6 ¿Elabora el Personal Suficiente Para La Operaciones de Cobranzas? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… ……... Si 0 0 % No 5 100 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… …… Grafico 5. Personal Suficiente para las Cobranzas Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico se observa claramente que el 100 % de los encuestados manifestaron que el personal encargado para realizar la operaciones en el departamento de crédito y cobranzas no es suficiente ya que el mismo realiza una cantidad de trabajo, que limita el cumplimiento de las misma por tanto se necesita más personal calificado para solventar la problemática existente en el área como está afectando este a la empresa.
  • 63. 53 40% 60% si no Cuadro 7 ¿Cuenta el Personal con el Conocimiento de Normas en el Otorgamiento del Crédito? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 2 40 % No 3 60 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Grafico 6. Conocimiento de Normas en el Otorgamiento del Crédito. Análisis e Interpretación El presente cuadro muestra que el 60 % del personal encuestado manifestaron no tener conocimiento del proceso de las normas para otorgar crédito que se desarrolla en el departamento de crédito de la empresa, por otro lado sin embargo el 40 % restante manifiesta tener conocimiento pleno de dichas normas, esta causa no permite detectar las fallas dentro del departamento por no estar bien estructurada y trae como consecuencia el mal desenvolvimiento de las actividades
  • 64. 54 20% 80% si no Cuadro 8 ¿Existe una Organización de los documentos de cobranzas? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 1 20 % No 4 80 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 7. Organización de los documentos de cobranzas Análisis e Interpretación Mediante los resultados obtenidos se afirma que la organización de los documentos de cobranza no son los más adecuados, de acuerdo con 80 % de los encuestados, esto indica que esta es una de las principales causas de morosidad en cobranza que tiene la empresa y que debe existir un mejor orden dentro del departamento, mientras que el 20 afirma que sí.
  • 65. 55 0% 100% si no Cuadro 9 ¿Se Ejecutan el Análisis de los Archivos de Clientes? ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 0 0 % No 5 100 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Grafico 8. Análisis de los Archivos de Clientes Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico se demuestra el 100 % de los encuestados respondieron de manera negativa con respecto a los análisis para determinar la historia comercial de cada cliente de la empresa E`verprod C. A. Esto indica que posiblemente si se analizara mensualmente podría haber un mayor rendimiento con respecto a las cobranzas al día ya que conociendo a cada cliente se establecer un mejor control de cobranzas con cada uno de ellos
  • 66. 56 20% 80% si no Cuadro 10 Evaluación de la Gestión de Crédito y Cobranza. ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 1 20 % No 4 80% Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 9. Evaluación de la Gestión de Crédito y Cobranza. Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 9 La mayoría de los encuestados es decir el 80 % opinaron que no existe dentro del departamento una evaluación continua, y que de no ser así no existiría tanto descontrol de cobranza, clientes morosos y hasta cuentas incobrables lo que demuestra la falta de supervisión de parte de la gerencia, el 20 % restante está integrado por los gerentes del departamento el cual su gestión y no supervisan al delegarla
  • 67. 57 100% 0% si no Cuadro 11. Información de la Gestión de Crédito y Cobranzas ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 0 0 % No 5 100 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 10.Información de la Gestión de Crédito y Cobranzas Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 10 Según los resultados obtenidos se puede observar que el 100 % de los encuestados está de acuerdo con que el sistema automatizado existente aporta información oportuna de la gestión de crédito y cobranza, esto representa un aspecto muy positivo. Ya que, por medio del sistema se garantizan los procesos, y se obtiene información oportuna, lo cual es fundamental para la relación de las actividades, es importante destacar que un sistema automatizado actúa como una herramienta que facilita y simplifica la ejecución de las labores, y dicho sistema no garantiza que las tareas serán cumplidas eficazmente, como se evidencia en los ítems anterior.
  • 68. 58 20% 80% si no Cuadro 12. Técnicas de Cobranzas Utilizadas. ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 1 20 % No 4 80 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 11.Técnicas de Cobranzas Utilizadas Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 11 el 20 % de los encuestados no estuvo de acuerdo con que las técnicas de cobranzas utilizadas sean la más adecuadas mientras el 80 % estuvo de acuerdo. Las técnicas aplicadas para la cobranza son fundamentales para la efectividad de la misma, si no se emplean las más adecuadas se corre el riesgo de tener una cartera de clientes morosos, esto acarrea gastos adicionales por la gestión de cobranzas
  • 69. 59 20% 80% si no Cuadro 13 Estrategias Aplicadas para Disminuir la Morosidad ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 1 20 % No 4 80 % Total 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 12. Estrategias Aplicadas para Disminuir la Morosidad Análisis e Interpretación Mediante los resultados obtenidos un 20% afirma que las estrategias de cobranza aplicada a los clientes morosos son las más adecuadas, por su parte el 80 % de los encuestados niegan que dicha estrategias sean las más apropiadas. Para disminuir el número de clientes morosos el cobro es fundamental para la empresa, ya que, este es uno de los problemas que afectan el ingreso principal, la cobranza es el motor que impulsa a E`verprod C.A, si falla no se logra los objetivos.
  • 70. 60 40% 60% si no Cuadro 14 Registros de Cobranzas ………………………………………………………………………………………… Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 2 40 % No 3 60 % Total 5 100 % Gráfico. 13. Registros de Cobranzas Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 13 la mayor cantidad de personas encuestadas, el 40 % considera que dichos registros se atrasan y no se llevan al día debido a la gran cantidad de clientes morosos que hay a final de cada mes razón por la cual merita una mayor revisión en los libros mientras el 60 % restante consideran que si se llevan al día los registros en los libros.
  • 71. 61 40% 60% si no Cuadro15 Manejo de los libros de contabilidad ------------------------------------------------------------------------------------------------------ Alternativas Frecuencia Porcentaje ………………………………………………………………………………………… Si 2 40 % No 3 60 % Total 5 100 % ………………………………………………………………………………………… Gráfico. 14. Manejo de los libros de contabilidad Análisis e Interpretación De acuerdo con el grafico 14 el 40% de los encuestados manifestó que el manejo de los libros no es eficaz mientras que el 60% restante respondió que sí, según los resultados obtenidos se puede observar que existe una deficiencia en el manejo de los libros de contabilidad lo cual es necesario llevar un mejor control de estos ya que representan una gran importancia dentro de la empresa.
  • 72. 62 Reflexiones Generales. De acuerdo a los resultados obtenidos a través de los instrumentos de recolección de datos el autor procedió a diagnosticar la situación actual del proceso de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A. Evidenciándose la falta de procedimientos contables administrativos dentro del departamento, así mismo existe la carencia de un manual de normas y además de una evaluación continua del proceso de crédito y cobranzas lo cual indica las razones del porque la situación actual no es eficaz sin ejecutar estudios previos a la hora de otorgar crédito afectara de igual forma la cobranza este tipo de fallas son el centro de posibles problemas más graves. Tal como se puede observar el los gráficos 1, 2, 3,4 donde el 90 % de los encuestados manifestaron desconocer las normas y procedimientos a la hora de otorgar crédito. Así mismo se logró determinar que no existen normas para otorgar descuentos lo cual perjudica de manera directa la estimación de la cobranza, ya que, se les otorga pronto pago a todos los clientes sin ningún tipo de restricción, los descuentos para pronto pago se conceden a clientes que presentan atraso lo cual es absurdo. Es importante destacar, que existen diferencias en la cobranza porque no existen políticas para otorgar los créditos, lo cual incide directamente en la cobranza no se analiza la capacidad de pago del cliente a la hora de otorgarle el crédito, es decir, si no se otorga un crédito de manera inadecuada difícilmente se realice una cobranza efectiva. El mejor uso de las capacidades y experiencias para una evaluación más efectiva del control interno en las cobranzas y los créditos, como así también la investigación de casos especiales hacen necesarios la implementación del trabajos en equipo incluyendo los círculos de calidad en el área de crédito y cobranza de la empresa E`verprod C. A. Como forma de mejorar los procedimientos logrando de tal forma controles, procesos, formatos, evaluación e informes de mayor calidad y menores costos. De igual forma, se observó que no se realiza un análisis de las cuentas por cobrar y las técnicas de cobranzas utilizadas son inadecuadas, por lo tanto los casos
  • 73. 63 de clientes morosos no han sido atacados con la agresividad necesaria que la problemática amerita. Por otra parte, la debilidad que se presenta en la cobranza ha generado deficiencia en su ciclo, lo cual ha provocado que se extienda los plazos de los créditos es importante considerar que en la empresa no sancionan a los clientes morosos recalculándole el crédito, por concepto de intereses moratorios, esto es conveniente en primer lugar porque el cliente se siente presionado y en segundo lugar porque la empresa recupera todo ese tiempo en que el cliente dejo de pagar. Finalmente el autor valoro los procesos contables aplicados al área de crédito y cobranzas ya que por medio de estos pudo determinar las carencias existentes dentro del departamento objeto de estudio en diferentes aspectos tales como los procedimientos y supervisión. Para que los procedimientos de crédito y cobranzas se ejecuten de manera efectiva es necesario cumplir con procedimientos que garanticen su eficacia. Ya que los que existen no cumplen de manera eficaz y tampoco hay una revisión continua para evaluar dichos procedimientos para así corregir oportunamente algunas irregularidades además el personal debe ser adestrado para conocer las normas para otorga los créditos y aumentar el número de empleados ya que el mismo no es suficiente para realizar la operaciones de cobranzas. El éxito de esta depende de la forma como se evalúen los créditos, es necesario contar con políticas eficaces que permitan realizar un análisis adecuado, ya que son de gran importancia y al no ser llevadas eficazmente se convierte en uno de los puntos más débiles que con llevan a fallas como el atraso del ciclo de crédito y cobranza con políticas eficaces se puede fortalecer y mejorar este proceso que es la vida comercial de la empresa
  • 74. 64 CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONE Conclusiones Finalizada la investigación y luego de haber procesado los datos se tiene que: Para realizar el diagnóstico de la situación actual de las actividades efectuadas en el departamento de administración específicamente el área de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A se pudo determinar que en la empresa no se llevan procedimientos estandarizados para el otorgamiento del crédito y en ocasiones los créditos son otorgados sin el análisis previo. Cabe destacar por otra parte, que la desidia gerencial que existe en la empresa también ha influido en que el departamento tenga una gestión deficiente, una organización que no es gerencia da de manera efectiva no puede lograr sus objetivos, y una falla evidente es que la alta gerencia no ejerza sus funciones de planificar, organizar, dirigir y controlar todos y cada uno de los procedimientos que se llevan a cabo dentro de la empresa. Es oportuno mencionar que la empresa cuenta con un excelente sistema automatizado todas las fallas antes mencionadas se está desaprovechando, pero va a servir de apoyo para la solución de la problemática, ya que mediante este instrumento de trabajo se ejecutaran todas correcciones necesarias para lograr un proceso de crédito y cobranza eficiente y efectivo lo cual traduce en presta la calidad de servicio que exige el mercado en la actualidad El sector de Crédito y Cobranzas no pude escapar a la consignas del momento que son lograr cada día mejores niveles tanto en calidad, como en costos, productividad y plazos. Por ello el realizar el cobro efectivo a corto tiempo con el mejor uso de los recursos (sobre todo teniendo en cuenta que las actividades de cobranzas y créditos no poseen valor agregado para el cliente externo), el mayor nivel de calidad y en plazos perentorio resulta fundamental. Para ello deben
  • 75. 65 concentrarse la utilización de los recursos de la forma más eficientes posibles, mejorando de manera continua los niveles de performance. Los controles deben centrarse en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la organización, la carencia de controles o procedimientos administrativos adecuados al momento de calificar a un cliente para el otorgamiento de créditos. No menos costosos son las pérdidas por errores de cálculo o falta de cumplimiento formales en el departamento de crédito y cobranzas. De igual forma en menester evitar los fraudes, cuentas incobrable, o cobros especiales a largo plazos, como así también acciones destructiva que puedan afectar el patrimonio de la empresa E`verprod C. A. Solo el buen control interno, el cual debe ser relevado y evaluado convenientemente por los contadores encargados puede evitar las pérdidas de bienes o servicios. De esta forma se protege la total independencia de criterios y observaciones, evitando edemas las normas personales internas que tiende a distorsionar información y proteger a personal del ente. Es también fundamental que no exista lazos directos de entes externos al departamento en cuanto a datos extremadamente confidenciales sobre la gestión de cobros, de existir alguna relacione ellos debieran dejarse constancia en los informes de procesos contables respectivos.
  • 76. 66 Recomendaciones Examinando los resultados obtenidos y conociendo la situación existente en el departamento de administración en el área de crédito y cobranzas de la empresa E`verprod C.A. El investigador considero necesario puntualizar las siguientes recomendaciones - Precisar políticas específicas que permitan tener un criterio adecuado a la hora de otorgar un crédito - Establecer normas y procedimientos dirigido al cálculo de descuentos por pronto pago, con el fin de definir cuáles son los casos que ameritan descuentos - Revisar continuamente las cuentas por cobrar con la finalidad de detectar a tiempo los casos de clientes morosos - Elaborar un cronograma de cobranzas donde se visualice con mayor claridad la situación actual de cada cliente, esto ayudara a que la gestión de cobranza sea de manera más eficaz con aquellos clientes que se encuentren en situación morosa - Aplicar técnicas de cobranzas tales como: la notificación por escrito, las visitas personales y si fuese necesario recurrir al recurso legal - Sancionar los clientes morosos por medio de recargos por intereses moratorios esta puede ser una medida disciplinaria para evitar que aumenten los casos de clientes morosos - Planificar, organizar, dirigir y controlar todos los procesos que se llevan a cabo en la empresa, esto ayudara a prever todas aquellas fallas que se puedan presentar y corregirlas a tiempo - Auto evaluar continuamente la gestión del departamento con el fin de corregir las posibles fallas puntualmente y evitar que se presenten situaciones adversas que pongan en riesgo el buen funcionamiento de la organización
  • 77. 67 - Se recomienda implementar un programa de adiestramiento para el manejo del sistema el cual permita al personal administrativo tener un mayor conocimiento sobre la utilidad del mismo para así agilizar y mejorar los resultados del departamento en el área de crédito y cobranza
  • 78. 68 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Arias F. (2007) metodología de la investigación segunda edición génesis Caracas. Venezuela Arthur A. (2006) diccionario de economía y negocios México, Madrid: editorial Espasa. Calpc, S.A Bisquerra R. Métodos de investigación (2004) Barcelona editorial ceac Catacora F. (2005) sistema y procedimiento contables caracas: editorial mcgrawhill. Interamericana S.A Código de comercio (1995) Venezuela editorial génesis Eric l. Kohler. (1999) Procedimientos contables. Editoria mc graw- hill México Escalona. (2006) Evaluación de los procesos de crédito y cobranzas Ettnger R. (2000) créditos y cobranzas México editorial cesa Federación de colegio de contadores de Venezuela (1995) Gitman C. (2006) administración financiera básica México editorial harla Gómez R. (2007) análisis de los estados financieros caracas editorial pragor González. (2006) Evaluación de la gestión de crédito y cobranzas Hernández, Fernández y baptista (2002) metodología de la investigación caracas. Venezuela Huefer R. (2004) biblioteca de la contabilidad México editorial mcgran-hill Maldonado (2007) estudio de contabilidad general editorial tantum C.A Miller H. (2002) Curso extensivo de Contabilidad. Editorial UTEHA-Mexico Manual para la elaboración del trabajo especial de grado (IUTEPAL) 2005
  • 79. 69 Matute. (2003) Evaluación de los procedimientos administrativos de las cuentas por cobrar Martínez. (2006) Fundamentos de administración Editoria mc graw- hill México Morlés. (2007) Ciencias sociales Venezuela editorial génesis Nikerson R. (2005) manual de contabilidad editorial océano Nueva york EEUU Requena. (2005) Análisis de los procesos de crédito y cobranzas Rodríguez R. (2002) indicadores de gestión e interpretación caracas Venezuela Rosemberg J. (2002) diccionario de administración y finanzas, editorial océano. Nueva York Sabino C. (2002) el proceso de investigación segunda edición editorial pamaro. Caracas Venezuela Código de Comercio. Gaceta oficial Nº 475. Caracas, Venezuela. Código Orgánico Tributario. Gaceta Oficial Nº 37.305 del Oct. 2004. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. Sánchez. (2000) Políticas administrativas México editorial harla Stoner J. (2008) administración sexta edición México pretice hall Hispanoamérica. Mexicana S.A Tamayo y Tamayo (2006) el proceso de investigación científica 3era edición México Warren A. (2005) auditoria días santos, C.A México Weston J. (2006) finanzas de administración México editorial mcgraw-hill WWW.Contabilidad.com.ve (2009) WWW.Credito y Cbranzas.com.ve (2009)
  • 80. 70
  • 81. 71 ANEXO A INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS.
  • 82. 72 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA Ciudadano (a): El Cuestionario que se le presenta a continuación, tiene como finalidad recabar información relacionada con elAnálisis de los procesos contables aplicado en el área de crédito y cobranzas de la empresa E`VERPROD C.A. Ubicada en el municipio de Mario Briceño Irragorri, Estado Aragua; el mismo se empleará para la realización de una investigación a objeto de satisfacer los requerimientos de un Trabajo Especial de Grado. Las opiniones solo se usaran para fines de investigación no se divulgaran sin consentimiento solo responda sí o no En tal sentido, agradecemos su colaboración al responder las preguntas que contiene el presente Instrumento de Recolección de datos.
  • 83. 73 INSTRUCCIONES 1. Favor leer cuidadosamente cada una de las preguntas. 2. Seleccionar la alternativa que crea más conveniente y marcar con una equis (X) la respuesta correspondiente. 3. Sea la más objetivo(a) y sincero(a) posible. 4. No omita información importante y relevante para la investigación. 5. De la calidad de su respuesta dependerá el éxito y rigurosidad científica de la investigación. Gracias por su colaboración.
  • 84. 74 Nº Ítems Si No Variable:Conocimiento Acerca de los Procesos Contables. Proceso 1 Se utiliza procedimientos contables administrativos dentro del departamento de la empresa. 2 Se utiliza algún tipo de manual de normas y procedimientos. Métodos 3 Se aplica supervisión periódicamente las cuentas y efectos por cobrar como un método para determinar si la aplicación de la compañía se desarrolla de acuerdo con los criterios establecidos. 4 Se toma en cuenta el vencimiento de las cuentas y efectos por cobrar y la información que se maneja en la preparación de los estados financieros. Evaluación 5 Es suficiente la cantidad del personal que labora en el área para Analizar y convertir los datos en información útil para la toma de decisiones de la empresa. 6 El personal tiene el conocimiento necesario para Valorar la información, la ponderación y el análisis sobre la cartera de cliente y operaciones de créditos. Variable: Créditos y Cobranzas. Información Necesaria 7 Existe una buena organización de los soportes y archivos de los registros sobre los créditos. 8 Se analizan los archivos y soportes para conocer en tiempo real el historial de cada cliente. Sanciones 9 Evalúa continuamente la gestión de crédito y cobranza de la empresa. 10 Les informa de las gestiones de crédito y cobranza a sus sistemas y beneficiarios a cerca del incumplimiento de las obligaciones legales en materia Variable:Debilidad de la Empresa en la Cobranzas. Indicadores del Área 11 Las operaciones y técnicas contables se realizan teniendo en cuenta lo reseñado en el plan de cuentas.
  • 85. 75 Nº Ítems Si No 12 Realizan las operaciones contables bajo la normativa legal vigente en materia para deducir morosidad. Relación Causa - Efecto 13 Los libros y registros contables están al día. 14 El manejo de los libros contables y los sistemas operativos contables son adecuados Eco eficiencia 15 Se aplica la autoridad y evaluación de los métodos contables e información con relación a los criterios de actuación de créditos en la empresa.
  • 86. 76 Anexo B
  • 87. 77 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA. GUÍA DE VALIDACIÓN A TRAVÉS DEL MÉTODO JUICIO DE EXPERTOS Autor: Dave Medina San Juan de los Morros, Octubre de 2013.
  • 88. 78 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA SOLICITUD DE VALIDACIÓN Prof. (a) ____________________________ Estimado (a) profesor (a) Acudo a usted en esta oportunidad, para pedir su valiosa colaboración en cuanto al evalúo del instrumento que se le anexa, necesario éste para dar continuidad al estudio de campo para el trabajo de grado titulado:ANALIZAR LOS PROCESO CONTABLES APLICADOS EN EL DEPARTAMENTO DE CREDITO Y COBRANZA EN LA EMPRESA E`VERPROD C.A. UBICADA EN EL MUNICIPIO MARIO BRICEÑO IRRAGORRI, DEL ESTADO ARAGUA.Suevaluación es de gran importancia, a los fines de optimizar la efectividad del instrumento para el logro de los objetivos planteados en este trabajo de grado. Le hago llegar, además del cuestionario, los objetivos de la investigación, la operacionalización de las variables y el formato necesario para el registro de las sugerencias u observaciones que juzgue conveniente. A la espera de su oportuna repuesta, le hago expresivo mi agradecimiento por su colaboración. Atentamente, __________________________ El Autor.
  • 89. 79 Hoja de validación Ciudadano experto, por favor si considera alguna observación, sírvase expresarla en el espacio correspondiente. Nombre y Apellido del experto: ____________________________________________________________ Profesión: ____________________________________________ Titulo: _________________________ Especialidad: ______________________________ Fecha de Validación: ________________ Firma____________________________________ Observación:_______________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________
  • 90. 80 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL RÓMULO GALLEGOS ÁREA DE CIENCIAS ECONÓMICAS PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA A TABLA DE VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO NOMBRE DEL VALIDADOR: ___________________________________ PROFESIÓN DEL VALIDADOR: _________________________________ C. I. Nº:__________________________ Nº ÍTEMS CONGRUENCIA OBJETIVOS- VARIABLES- ITEMS REDACCIÓN DECISIÓN OBSERVACIÓN SI NO Clara Tendenciosa Confusa Dejarlo Modificarlo Eliminarlo 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
  • 91. 81 ANEXO C Glosario Activos: representan los bienes de la empresa Administración: es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento. Bases legales: Son normativas reglamentarias vigentes sobre la cual se apoya la investigación desde un punto de vista de las leyes, otros entes económicos los cuales se rigen por medios argumentos para el funcionamiento de la organización Bases teóricas: son las que brindan al investigador al apoyo inicial dentro del conocimiento del objeto de estudio Capital: se define como la suma de propiedades de un individuo o una corporación, en un momento dado, a diferencia de los ingreso de esas propiedades a lo largo del tiempo Contabilidad: Proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin de que las personas interesadas puedan evaluar la situación de la entidad. Costo: Representa la inversión necesaria para producir o adquirir artículos para la renta Economía: Ciencia social que estudia los procesos de producción, distribución, comercialización y consumo de bienes y servicios. Eficacia:Indicador de mayor logro de objetivos o metas por unidad de tiempo, respecto a lo planeado. Eficiencia: Indicador de menor costo de un resultado, por unidad de factor empleado y por unidad de tiempo. Se obtiene al relacionar el valor de los resultados respecto al costo de producir esos resultados.
  • 92. 82 Estrategia:En un proceso regulable; es el conjunto de las reglas que aseguran una decisión óptima en cada momento. Una estrategia por lo general abarca los objetivos, las metas, los fines, la política y la programación de acciones de un todo organizacional o individual. Evaluar:Acto de comparar y enjuiciar los resultados alcanzados en un momento y espacio dados, con los resultados esperados en ese mismo momento. Es buscar las causas de su comportamiento, entenderlas e introducir medidas correctivas oportunas. Fines: Son los efectos que se obtienen con el logro de los objetivos. Gerencia: Función mediante la cual las empresas y el Estado logran resultados para satisfacer sus respectivas demandas. Índice:Relación matemática de un valor respecto a otro valor. El resultado puede ser un número absoluto o relativo. Ingresos: Cantidad de dinero que una persona recibe en efectivo o en cheque proveniente de sueldos, salarios, intereses, renta o cualquier otra fuente. Manual:Documento que contiene información válida y clasificada sobre una determinada materia de la organización. Es un compendio, una colección de textos seleccionados y fácilmente localizables. Manual de funciones: Documento similar al Manual de Organización. Contiene información válida y clasificada sobre las funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son y descripción departamental, de funciones y de productos Manual de organización:Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura, funciones y productos departamentales de una organización. Su contenido son organigramas y descripción departamental, de funciones y de productos. Manual de políticas:Documento que contiene información válida y clasificada sobre las políticas, normas e instrucciones que rigen el quehacer de corto,
  • 93. 83 mediano y largo plazo de los funcionarios de una organización. Su contenido son políticas, normas e instrucciones. Manual de procedimientos:Documento que contiene información válida y clasificada sobre la estructura de producción, servicios y mantenimiento de una organización. Su contenido son los procedimientos de trabajo, que conllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las operaciones secuenciales para lograr el producto, las normas que le afectan y una gráfica de proceso Objetivo específico: Es la especificación de una parte del objetivo general. El conjunto de objetivos específicos logran el objetivo general. Objetivo general: Se define como "un deseo a lograr". Organizar:Acto de acopiar e integrar dinámica y racionalmente los recursos de una organización o plan, para alcanzar resultados previstos mediante la operación. Planificación: Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados. Política:Conjunto de estrategias, normas y parámetros de una organización, que orientan la actuación de los funcionarios para alcanzar sus objetivos y metas en un lugar y plazo dados. Es un marco general de actuación. Proceso contable: Ciclo contable. Problema: Situación anormal respecto a las conductas o hechos considerados "normales" en un momento histórico determinado y un lugar dado. Procedimiento:Ciclo de operaciones que afectan a varios empleados que trabajan en sectores distintos y que se establece para asegurar el tratamiento uniforme de todas las operaciones respectivas para producir un determinado bien o servicio. Producto:Es el resultado parcial o total (bienes y servicios), tangible o intangible, a que conduce una actividad realizada
  • 94. 84 Recursos:Son los medios que se emplean para realizar las actividades. Por lo general son seis: humanos, financieros, materiales, mobiliario y equipo, planta física y tiempo. Registro: Es un control que se lleva medio del cual se registran todas y cada una de las operaciones realizadas para así concertar los documentos contra el registro.