0
Upcoming SlideShare
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Standard text messaging rates apply

# IQPC 2012: Using Proportionality to Reduce Costs and Abuses

493

Published on

0 Likes
Statistics
Notes
• Full Name
Comment goes here.

Are you sure you want to Yes No
• Be the first to comment

• Be the first to like this

Views
Total Views
493
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
0
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

### Transcript

• 1. Using&#xA0;Proportionality&#xA0;to&#xA0;Reduce&#xA0; eDiscovery&#xA0;Costs&#xA0;and&#xA0;Abuses San&#xA0;Francisco,&#xA0;CA&#xA0; September&#xA0;11,&#xA0;2012Alex&#xA0;Ponce&#xA0;de&#xA0;Le&#xF3;n,&#xA0;Esq. Deborah&#xA0;Baron,&#xA0;MBA IQPC&#xA0;Proportionality 1
• 2. Introduction The&#xA0;opinions&#xA0;and&#xA0;views&#xA0;expressed&#xA0;here&#xA0;are&#xA0;entirely&#xA0;our&#xA0; own&#xA0;and&#xA0;do&#xA0;not&#xA0;necessarily&#xA0;represent&#xA0;our&#xA0;employer&#x2019;s&#xA0; position,&#xA0;strategies,&#xA0;or&#xA0;opinions.&#xA0; IQPC&#xA0;Proportionality2
• 3. Agenda &#x2022; Introductions &#x2022; Proportionality:&#xA0;What&#xA0;and&#xA0;Why &#x2022; Trends:&#xA0;How&#xA0;did&#xA0;we&#xA0;get&#xA0;here?&#xA0; &#x2022; Case&#xA0;Law &#x2022; The&#xA0;Future&#xA0;is&#xA0;Now:&#xA0; Principles,&#xA0;Model&#xA0;Orders&#xA0;and&#xA0;Practices &#x2022; Questions Advisory Board Member IQPC&#xA0;Proportionality3
• 4. Proportionality&#xA0;It&#x2019;s&#xA0;Not&#xA0;New! Let&#x2019;s&#xA0;travel&#xA0;back&#xA0;to&#xA0;1983&#x2026;when&#xA0;Rule&#xA0;26(b)(1)&#xA0;was&#xA0;amended&#x2026;&#xA0; IQPC&#xA0;Proportionality4
• 6. Proportionality&#xA0;It&#x2019;s&#xA0;Not&#xA0;New! In&#xA0;2006,&#xA0;Rule&#xA0;26(b)(2)&#xA0;was&#xA0;amended&#xA0;to&#xA0;limit&#xA0;the&#xA0;discovery&#xA0;of&#xA0;ESI deemed&#xA0;not&#xA0; reasonably&#xA0;accessible&#xA0;by&#xA0;reason&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;costs&#xA0;and&#xA0;burdens&#xA0;associated&#xA0;with&#xA0; retrieving&#xA0;such&#xA0;information.&#xA0; The&#xA0;Advisory&#xA0;Committee&#xA0;Notes&#xA0;to&#xA0;this&#xA0;amendment&#xA0;state&#xA0;that&#xA0;the&#xA0; costs&#xA0;and&#xA0;burdens&#xA0;of&#xA0;retrieving&#xA0;not&#xA0;reasonably&#xA0;accessible&#xA0;information&#xA0;are&#xA0; properly&#xA0;considered&#xA0;as&#xA0;part&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;proportionality&#xA0;analysis,&#xA0;and&#xA0;that&#xA0; discovery&#xA0;of&#xA0;such&#xA0;information&#xA0;may&#xA0;be&#xA0;limited&#xA0;or&#xA0;the&#xA0;costs&#xA0;of&#xA0;such&#xA0;discovery&#xA0; shifted&#xA0;from&#xA0;the&#xA0;responding&#xA0;to&#xA0;the&#xA0;requesting&#xA0;party. Advisory&#xA0;Committee&#xA0;Notes&#xA0;to&#xA0;2006&#xA0;Amendments&#xA0;to&#xA0;FED.&#xA0;R.&#xA0;CIV.&#xA0;P.&#xA0;26(b)(2). Rule&#xA0;26(g)&#xA0;&#x201C;&#x2026;neither&#xA0;unreasonable&#xA0;nor&#xA0;unduly&#xA0;burdensome&#xA0;or&#xA0;expensive,&#xA0; considering&#xA0;the&#xA0;needs&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;case,&#xA0;prior&#xA0;discovery&#xA0;in&#xA0;the&#xA0;case,&#xA0;the&#xA0;amount&#xA0;in&#xA0; controversy,&#xA0;and&#xA0;the&#xA0;importance&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;issues&#xA0;at&#xA0;stake&#xA0;in&#xA0;the&#xA0;action.&#x201D;&#xA0; IQPC&#xA0;Proportionality6
• 7. View&#xA0;from&#xA0;the&#xA0;Bench,&#xA0;Sept.&#xA0;2006 &#x201C;It&#xA0;is&#xA0;hard&#xA0;to&#xA0;imagine&#xA0;a&#xA0;greater&#xA0;waste&#xA0;of&#xA0;money&#xA0;than&#xA0;paying&#xA0;a&#xA0; lawyer&#xA0;\$250&#xA0;an&#xA0;hour&#xA0;to&#xA0;look&#xA0;at&#xA0;recipes,&#xA0;notices&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;holiday&#xA0; party,&#xA0;and&#xA0;NCAA&#xA0;Final&#xA0;Four&#xA0;pool&#xA0;entries&#xA0;while&#xA0;doing&#xA0;a&#xA0; privilege&#xA0;review.&#xA0;A&#xA0;company&#xA0;that&#xA0;permits&#xA0;that&#xA0;situation&#xA0;to&#xA0; occur&#xA0;is&#xA0;wasting&#xA0;its&#xA0;shareholders&#xA0;money&#xA0;as&#xA0;surely&#xA0;as&#xA0;if&#xA0;it&#xA0;were&#xA0; burning&#xA0;it&#xA0;in&#xA0;the&#xA0;parking&#xA0;lot.&#xA0;In&#xA0;the&#xA0;meantime,&#xA0;the&#xA0;staggering&#xA0; costs&#xA0;of&#xA0;a&#xA0;privilege&#xA0;review&#xA0;will&#xA0;grow,&#xA0;driving&#xA0;the&#xA0;costs&#xA0;of&#xA0; litigation&#xA0;ever&#xA0;upward&#xA0;&#x2026;.&#x201D; US&#xA0;Magistrate&#xA0;Judge&#xA0;John&#xA0;Facciola* *John M. Facciola, &#x201C;Sailing on Confused Seas: Privilege Waiver and the New Federal Rules of Civil Procedure&#x201D;, Fed. Cts.. L. Rev. at 6 (Sept. 2006) available at http://www.fclr.org/fclr/articles/html/2006/fedctslrev6.pdf.. IQPC&#xA0;Proportionality7
• 8. IQPC&#xA0;Proportionality 8Information&#xA0;was&#xA0;simple,&#xA0;centralized,&#xA0;arcane
• 9. Content is Now Interactive POWER PROTECT PROMOTE &#x2022; Growing volume of traditional content &#x2022; Internal and external lines blurred &#x2022; Business use of social media &#x2022; Moving to interactive content
• 10. Caselaw &#x2022; Rimkus Consulting&#xA0;Group,&#xA0;Inc.&#xA0;v.&#xA0;Cammarata 688&#xA0;F.Supp.2d&#xA0;598&#xA0;S.D.Tex.,&#xA0;2010 &#x2022; Orbit&#xA0;One&#xA0;Communications,&#xA0;Inc.&#xA0;v.&#xA0;Numerex Corp. 271&#xA0;F.R.D. 429&#xA0;S.D.N.Y.,&#xA0;2010 &#x2022; Mancia v.&#xA0;Mayflower&#xA0;Textile&#xA0;Servs.&#xA0;Co. 253&#xA0;F.R.D.&#xA0;354 (D.&#xA0;Md.&#xA0;2008) &#x2022; Da&#xA0;Silva&#xA0;Moore&#xA0;v.&#xA0;Publicis Groupe Case&#xA0;No.&#xA0;11&#xA0;Civ.&#xA0;1279&#xA0;(ALC)&#xA0;(AJP)&#xA0;(S.&#xA0;Dist.&#xA0;NY&#xA0;2012) IQPC&#xA0;Proportionality10
• 11. Rimkus 688&#xA0;F.Supp.2d&#xA0;598&#xA0;S.D.Tex.,&#xA0;2010 &#x2022; Treated&#xA0;as&#xA0;spoliation&#xA0;issue:&#xA0;&#xA0;alleged&#xA0;to&#xA0;have&#xA0;destroyed&#xA0;relevant&#xA0; information&#xA0;willfully&#xA0;to&#xA0;prevent&#xA0;use&#xA0;at&#xA0;trial &#x2013; Admitted&#xA0;deleting&#xA0;immediately&#xA0;prior&#xA0;to&#xA0;filing&#xA0;complaint &#x2013; Recovered&#xA0;(not&#xA0;all)&#xA0;were&#xA0;both&#xA0;good&#xA0;and&#xA0;bad &#x2022; Discusses&#xA0;reasonableness: &#x2013; &#x201C;Whether&#xA0;preservation&#xA0;or&#xA0;discovery&#xA0;conduct&#xA0;is&#xA0;acceptable&#xA0;in&#xA0;a&#xA0;case&#xA0; depends&#xA0;on&#xA0;what&#xA0;is&#xA0;reasonable,&#xA0;and&#xA0;that&#xA0;in&#xA0;turn&#xA0;depends&#xA0;on&#xA0;whether&#xA0; what&#xA0;was&#xA0;done&#x2014;or&#xA0;not&#xA0;done&#x2014;was&#xA0;proportional to&#xA0;that&#xA0;case&#xA0;and&#xA0; consistent&#xA0;with&#xA0;clearly&#xA0;established&#xA0;applicable&#xA0;standards.&#x201D; &#x2022; Applies&#xA0;the&#xA0;"relevance"&#xA0;and&#xA0;"prejudice" factors&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;adverse&#xA0; inference&#xA0;analysis&#xA0;are&#xA0;often&#xA0;broken&#xA0;down&#xA0;into&#xA0;three&#xA0;subparts:&#xA0; "(1)&#xA0;whether&#xA0;the&#xA0;evidence&#xA0;is&#xA0;relevant to&#xA0;the&#xA0;lawsuit;&#xA0;(2)&#xA0;whether&#xA0;the&#xA0; evidence&#xA0;would&#xA0;have&#xA0;supported the inference sought;&#xA0;and&#xA0;(3)&#xA0;whether&#xA0;the&#xA0; nondestroying party&#xA0;has&#xA0;suffered&#xA0;prejudice from&#xA0;the&#xA0;destruction&#xA0;of&#xA0;the&#xA0; evidence."&#xA0;(which&#xA0;Pension&#xA0;Commee did&#xA0;apply) IQPC&#xA0;Proportionality11
• 12. Orbit&#xA0;One 271&#xA0;F.R.D. 429&#xA0;S.D.N.Y.,&#xA0;2010 &#x2022; Judge&#xA0;Francis&#xA0;in&#xA0;Orbit&#xA0;One disagrees&#xA0;with&#xA0;Pension&#xA0;Committee&#xA0; does&#xA0;not believe&#xA0;that&#xA0;a&#xA0;written&#xA0;legal&#xA0;hold&#xA0;is&#xA0;necessarily&#xA0;the&#xA0;best&#xA0; approach&#xA0;in&#xA0;every matter. &#x2013; Judge&#xA0;Francis&#xA0;incorrectly&#xA0;interprets&#xA0;Pension&#xA0;Committee&#xA0;.&#xA0;&#xA0; &#x2022; &#x201C;The&#xA0;implication&#xA0;of&#xA0;Pension&#xA0;Committee,&#xA0;then,&#xA0;appears&#xA0;to&#xA0;be&#xA0;that&#xA0;at&#xA0; least&#xA0;some&#xA0;sanctions&#xA0;are&#xA0;warranted&#xA0;as&#xA0;long&#xA0;as&#xA0;any&#xA0;information&#xA0;was&#xA0; lost&#xA0;through&#xA0;the&#xA0;failure&#xA0;to&#xA0;follow&#xA0;proper&#xA0;preservation&#xA0;practices,&#xA0;even&#xA0; if&#xA0;there&#xA0;have&#xA0;been&#xA0;no&#xA0;showing&#xA0;that&#xA0;the&#xA0;information&#xA0;had&#xA0;discovery&#xA0; relevance,&#xA0;let&#xA0;alone&#xA0;that&#xA0;it&#xA0;was&#xA0;likely&#xA0;to&#xA0;have&#xA0;been&#xA0;helpful&#xA0;to&#xA0;the&#xA0; innocent&#xA0;party.&#xA0;If&#xA0;this&#xA0;is&#xA0;a&#xA0;fair&#xA0;reading&#xA0;of&#xA0;Pension&#xA0;Committee,&#xA0;then&#xA0;I&#xA0; respectfully&#xA0;disagree.&#x201D; &#x2022; Judge&#xA0;Francis&#xA0;(in&#xA0;dicta)&#xA0;also&#xA0;went&#xA0;out&#xA0;of&#xA0;his&#xA0;way&#xA0;in&#xA0;Orbit&#xA0;One to&#xA0; comment&#xA0;negatively&#xA0;on&#xA0;the&#xA0;principle&#xA0;of&#xA0;proportionality: &#x2013; &#x201C;&#x2026;this&#xA0;standard&#xA0;may&#xA0;prove&#xA0;too&#xA0;amorphous&#xA0;to&#xA0;provide&#xA0;much&#xA0;comfort&#xA0;to&#xA0;a&#xA0; party&#xA0;deciding&#xA0;what&#xA0;files&#xA0;it&#xA0;may&#xA0;delete&#xA0;or&#xA0;backup&#xA0;tapes&#xA0;it&#xA0;may&#xA0;recycle.&#x201D;&#xA0; IQPC&#xA0;Proportionality12
• 13. Mancia 253&#xA0;F.R.D.&#xA0;354 (D.&#xA0;Md.&#xA0;2008) &#x2022; Overly&#xA0;broad&#xA0;demands,&#xA0;Proportionality&#xA0;and&#xA0;Reasonableness &#x2022; US&#xA0;Magistrate&#xA0;Judge&#xA0;Paul&#xA0;Grimm&#xA0;highlights&#xA0;the&#xA0;excessive&#xA0;costs&#xA0;of&#xA0; overly&#xA0;broad&#xA0;disclosure&#xA0;requests&#xA0;and&#xA0;equally&#xA0;vague,&#xA0;boiler&#xA0;plate&#xA0; objections.&#xA0; &#x2022; Judge&#xA0;Grimm&#xA0;applied&#xA0;the&#xA0;proportionality&#xA0;standard&#xA0;(26(b)(2)(C)&#xA0;to&#xA0; curb&#xA0;discovery&#xA0;abuse&#xA0;and&#xA0;resolve&#xA0;the&#xA0;issues&#xA0;under&#xA0;FRCP&#xA0;26(g).&#xA0; &#x2022; Sanctions under&#xA0;&#xA0;Rule&#xA0;26(g):&#xA0;This&#xA0;case&#xA0;prompts&#xA0;parties&#xA0;and&#xA0; adjudicators&#xA0;to&#xA0;question&#xA0;overly&#xA0;broad&#xA0;requests&#xA0;as&#xA0;well&#xA0;as&#xA0;vague,&#xA0; unsubstantiated&#xA0;claims&#xA0;of&#xA0;burden.&#xA0;Both&#xA0;behaviors&#xA0;put&#xA0;parties&#xA0;at&#xA0; risk&#xA0;of&#xA0;sanction.&#xA0; &#x2022; While&#xA0;the&#xA0;responding&#xA0;party&#xA0;must&#xA0;make&#xA0;reasonable&#xA0;inquiry&#xA0; before&#xA0;responding,&#xA0;the&#xA0;requesting&#xA0;party&#xA0;is&#xA0;also&#xA0;required&#xA0;to&#xA0;act&#xA0; judiciously.&#xA0; IQPC&#xA0;Proportionality13
• 14. DaSilva Case&#xA0;No.&#xA0;11&#xA0;Civ.&#xA0;1279&#xA0;(ALC)&#xA0;(AJP)&#xA0;(S.&#xA0;Dist.&#xA0;NY&#xA0;2012) &#x2022; Proportionality&#xA0;drives&#xA0;use&#xA0;of&#xA0;non&#x2010;linear&#xA0;review&#xA0; &#x2022; Employment&#xA0;discrimination&#xA0;class&#xA0;action&#xA0;litigation &#x2022; &#x201C;This&#xA0;judicial&#xA0;opinion&#xA0;now&#xA0;recognizes&#xA0;that&#xA0;computer&#x2010;assisted&#xA0; review&#xA0;is&#xA0;an&#xA0;acceptable&#xA0;way&#xA0;to&#xA0;search&#xA0;for&#xA0;relevant&#xA0;ESI&#xA0;in&#xA0; appropriate&#xA0;cases.&#x201D; &#x2022; Keyword&#xA0;searching&#xA0;is&#xA0;often&#xA0;little&#xA0;more&#xA0;than&#xA0;a&#xA0;game&#xA0;of&#xA0;&#x201C;Go&#xA0;Fish&#x201D; &#x2022; Counsel&#xA0;agreed&#xA0;on&#xA0;broad&#xA0;parameters&#xA0;for&#xA0;Technology&#xA0;Assisted&#xA0; Review,&#xA0;which&#xA0;were&#xA0;endorsed&#xA0;by&#xA0;the&#xA0;Court &#x2022; Court&#xA0;finds&#xA0;the&#xA0;linear&#xA0;review&#xA0;&#x201C;gold&#xA0;standard&#x201D;&#xA0;is&#xA0;a&#xA0;myth&#xA0;and&#xA0;that&#xA0; technology&#xA0;assisted&#xA0;review&#xA0;can&#xA0;yield&#xA0;a&#xA0;fifty&#x2010;fold&#xA0;savings&#xA0;over&#xA0; manual&#xA0;review &#x2022; &#x201C;As&#xA0;with&#xA0;keywords&#xA0;or&#xA0;any&#xA0;other&#xA0;technological&#xA0;solution&#xA0;to&#xA0; eDiscovery,&#xA0;counsel&#xA0;must&#xA0;design&#xA0;an&#xA0;appropriate&#xA0;process,&#xA0;including&#xA0; use&#xA0;of&#xA0;available&#xA0;technology&#xA0;with&#xA0;appropriate&#xA0;quality&#xA0;control&#xA0; testing,&#xA0;to&#xA0;review.&#x201D; IQPC&#xA0;Proportionality14
• 15. 2010&#xA0;Sedona&#xA0;Proportionality&#xA0;Principles 1.&#xA0;The&#xA0;burdens and&#xA0;costs&#xA0;of&#xA0;preservation&#xA0;of&#xA0;potentially&#xA0;relevant&#xA0; information&#xA0;should&#xA0;be&#xA0;weighed&#xA0;against&#xA0;the&#xA0;potential&#xA0;value and&#xA0; uniqueness&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;information&#xA0;when&#xA0;determining&#xA0;the&#xA0;appropriate&#xA0; scope&#xA0;of&#xA0;preservation. 2.&#xA0;Discovery&#xA0;should&#xA0;generally&#xA0;be&#xA0;obtained&#xA0;from&#xA0;the&#xA0;most&#xA0;convenient,&#xA0; least&#xA0;burdensome,&#xA0;and&#xA0;least&#xA0;expensive&#xA0;sources. 3.&#xA0;Undue&#xA0;burden,&#xA0;expense,&#xA0;or&#xA0;delay&#xA0;resulting&#xA0;from&#xA0;a&#xA0;party&#x2019;s&#xA0;action&#xA0;or&#xA0; inaction should&#xA0;be&#xA0;weighed&#xA0;against&#xA0;that&#xA0;party. IQPC&#xA0;Proportionality15
• 16. Sedona&#xA0;Proportionality&#xA0;Principles 4.&#xA0;Extrinsic&#xA0;information&#xA0;and&#xA0;sampling may&#xA0;assist&#xA0;in&#xA0;the&#xA0;analysis&#xA0;of&#xA0; whether&#xA0;requested&#xA0;discovery&#xA0;is&#xA0;sufficiently&#xA0;important&#xA0;to&#xA0;warrant&#xA0; the&#xA0;potential&#xA0;burden&#xA0;or&#xA0;expense&#xA0;of&#xA0;its&#xA0;production. 5.&#xA0;Nonmonetary&#xA0;factors&#xA0;should&#xA0;be&#xA0;considered&#xA0;when&#xA0;evaluating&#xA0;the&#xA0; burdens&#xA0;and&#xA0;benefits&#xA0;of&#xA0;discovery. 6.&#xA0;Technologies to&#xA0;reduce&#xA0;cost&#xA0;and&#xA0;burden&#xA0;should&#xA0;be&#xA0;considered&#xA0;in&#xA0;the&#xA0; proportionality&#xA0;analysis. IQPC&#xA0;Proportionality16
• 17. Seventh&#xA0;Circuit,&#xA0;Papers &#x201C;&#x2026;reliance&#xA0;solely&#xA0;on&#xA0;a&#xA0; manual&#xA0;process&#xA0;for&#xA0;Seventh&#xA0;Circuit&#xA0;Electronic&#xA0;Discovery&#xA0;Pilot&#xA0; the&#xA0;purposes&#xA0;of&#xA0; &#x2013; &#x201C;The&#xA0;proportionality&#xA0;standard&#xA0;set&#xA0;forth&#xA0;in&#xA0;Fed.&#xA0; finding&#xA0;responsive&#xA0; R.&#xA0;Civ.&#xA0;P.&#xA0;26(b)(2)(C)&#xA0;should&#xA0;be&#xA0;applied&#xA0;in&#xA0;each&#xA0; documents&#xA0;may&#xA0;be&#xA0; case&#xA0;when&#xA0;formulating&#xA0;a&#xA0;discovery&#xA0;plan.&#xA0;&#xA0;To&#xA0; infeasible&#xA0;or&#xA0; further&#xA0;the&#xA0;application&#xA0;of&#xA0;the&#xA0;proportionality&#xA0; unwarranted.&#xA0;&#xA0;In&#xA0;such&#xA0; standard&#xA0;in&#xA0;discovery,&#xA0;requests&#xA0;for&#xA0;production&#xA0; cases&#xA0;,&#xA0;the&#xA0;use&#xA0;of&#xA0; of&#xA0;ESI&#xA0;and&#xA0;related&#xA0;responses&#xA0;should&#xA0;be&#xA0; automated&#xA0;&#xA0;search&#xA0; reasonably&#xA0;targeted,&#xA0;clear,&#xA0;and&#xA0;as&#xA0;specific&#xA0;as&#xA0; methods&#xA0;should&#xA0;be&#xA0; practicable.&#x201D;&#xA0;(Principle&#xA0;1.03&#xA0;&#x2013; Discovery&#xA0; viewed&#xA0;as&#xA0;reasonable,&#xA0; Proportionality) valuable,&#xA0;and&#xA0;&#xA0;even&#xA0; necessary.&#x201D; DESI&#xA0;(Intn&#x2019;l Consortium&#xA0;of&#xA0;Practitioners&#xA0;&amp;&#xA0;Academics) &#x2014; Sedona&#xA0;Conference:&#xA0;Best&#xA0; &#x201C;Strange&#xA0;Bedfellows:&#xA0;Keyword&#xA0;&amp;&#xA0;Conceptual&#xA0; Practices&#xA0;for&#xA0;Search&#xA0;and&#xA0; Search&#xA0;Unite&#xA0;to&#xA0;Make&#xA0;Sense&#xA0;of&#xA0;ESI&#x201D;&#xA0; Information&#xA0;Retrieval&#xA0;(2007) (See&#xA0;DESI&#xA0;II&#xA0;Paper&#xA0;by&#xA0;Deborah&#xA0;Baron,&#xA0;Ian&#xA0;Black).&#xA0; IQPC&#xA0;Proportionality17