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Projeto Integrador - Gestão de Recursos Humanos
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Projeto em equipe, de final de semestre, referente a área de Recursos Humanos. (Diagnóstico organizacional e Planejamento de Recursos Humanos)

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Projeto Integrador - Gestão de Recursos Humanos Projeto Integrador - Gestão de Recursos Humanos Document Transcript

  • CENTRO UNIVERSITÁRIO JORGE AMADOCURSO SUPERIOR DE TECNOLOGIA EM RECURSOS HUMANOS PROJETO INTERDISCIPLINAR KAISEN CONSULTORIA Salvador 2010
  • INTERGRANTES DA EQUIPE: Alessandra Loureiro Rita Guimarães Saionara AraújoPROJETO INTERDISCIPLINAR KAISEN CONSULTORIA Trabalho apresentando às disciplinas: Auditoria e Qualidade em RH e Planejamento e Provisionamento de Pessoas, em atendimento ao projeto integrador. Orientado pela Coordenadora do Projeto Suzana Coelho e professores Ricardo Teles e Lucas Freire. Salvador 2010
  • SUMÁRIO1. INTRODUÇÃO.........................................................................................................42. JUSTIFICATIVA........................................................................................................43. OBJETIVOS..............................................................................................................64. METODOLOGIA.......................................................................................................85. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES..........................................................................96. APRESENTAÇÃO DA KAIZEN CONSULTORIA EM RH......................................96.1 MISSÃO DA KAIZEN............................................................................................96.2 VISÃO DA KAIZEN.............................................................................................107. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA BEM SERVE REFEIÇÕES.............................107.1 ELEMENTOS FORMADORES DA CULTURA ORGANIZACIONAL - BEMSERVE REFEIÇÕES.................................................................................................108. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL ....................................................................118.1 PROCESSO DE RECRUTAMENTO...................................................................118.2 PROCESSO DE SELEÇÃO DE PESSOAS........................................................129. RECOMENDAÇÕES E AÇÕES ESTRATÉGICAS................................................1410. A IMPORTÂNCIA DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO................1511. CONCLUSÃO.......................................................................................................16REFERÊNCIAS...........................................................................................................17APÊNDICE I – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO..................................18APÊNDICE II – FLUXOGRAMA.................................................................................20
  • 1. INTRODUÇÃOEste trabalho consiste em realizar diagnóstico organizacional e propor planos deintervenções acerca dos mesmos, destinado a Empresa Bem Serve Refeições Ltda.Propõe ainda a prestação de serviços de Recrutamento e Seleção, através deConsultoria Organizacional em Recursos Humanos, que se constitui na atividadeprofissional de diagnóstico e formulação de soluções acerca desta especialidade.Com base no conhecimento adquirido através das disciplinas Auditoria e Qualidadeem Recursos Humanos e Planejamento e Provisionamento de Pessoas,mostraremos como pode ser possível estabelecer e alinhar os procedimentospróprios do processo de Recrutamento e Seleção, para melhor atender àsnecessidades da Empresa e posteriormente obter resultados satisfatórios.A importância de um diagnóstico organizacional está em identificar não sóproblemas, mas também potencial, com o propósito de levantar todas ascaracterísticas: forças, fraquezas, ameaças e oportunidades, traçando um plano deação para manter o potencial ou para melhoria das dificuldades, otimizando assimos processos organizacionais.No Planejamento de Recursos Humanos tratamos de antecipar quais as aptidões,habilidades e talentos necessários para a realização de uma ação organizacionalfutura, procurando atingir objetivos organizacionais, e este planejamento depende,de um modo geral, da necessidade da organização quanto aos seus recursoshumanos; da rotatividade de pessoal; entre outros.Por questões éticas e atendendo a solicitação da empresa pesquisada, utilizamosum nome fictício neste relatório.2. JUSTIFICATIVAA Bem Serve Refeições possui a necessidade de recrutar, selecionar, administrar ecuidar do seu capital humano por trabalhar constantemente com pessoas, sendoelas o recurso que traz o lucro. Se ela medir esforços no que faz de melhor, será 4
  • uma estratégia contratar serviços para gestão dos seus recursos humanos, comuma consultoria consolidada, visando um crescimento contínuo. As organizações estão sempre agregando novas pessoas para integrarem seus quadros, seja para substituir funcionários que se desligam, seja para ampliar o quadro de pessoal em épocas de crescimento e expansão. Quando elas perdem funcionários e precisam substituí-los ou quando crescem e sua expansão requer mais pessoas para tocar as atividades; elas ativam o processo de agregar pessoas. A seleção de pessoas integra o processo de agregar pessoas e funciona logo após o recrutamento. Ambos, o recrutamento e a seleção de pessoas fazem parte do mesmo processo: a introdução de novos elementos humanos na organização. (CHIAVENATO, 2004, p. 130)A Kaizen Consultoria irá diagnosticar e propor planos de intervenções referentes aoprocesso de Recrutamento e Seleção da referida empresa, sugerindo ainda aprestação especializada destes serviços para uma melhoria dos seus processos,propondo alternativas para o suprimento de suas necessidades.Benefícios do diagnóstico organizacional: • Identificar os pontos fortes e fracos do desempenho organizacional; • Identificar os pontos críticos de mudança; • Ampliar a visão dos processos organizacionais; • Desenvolver planos de ações e prioridades.Benefícios da prestação de serviços de Recrutamento e Seleção, através deConsultoria de Recursos Humanos: • Otimização de tempo; • Sigilo da Empresa contratada; • Escolha do melhor candidato; • Mudanças, trazendo experiências novas para a organização; • Enriquecimento dos recursos humanos; • Aumento da relação da empresa com o exterior. • Boa relação custo x benefício. 5
  • 3. OBJETIVOSObjetivo Geral:Focando as ameaças diagnosticadas e pensando em proporcionar à Bem ServeRefeições uma otimização dos seus resultados de R & S, a Kaizen Consultoria temcomo objetivos: • Propor prestar serviços de Recrutamento e Seleção, através de Consultoria especializada externa e on-line, para a Bem Serve Refeições Ltda; • Buscar uma otimização no processo de Recrutamento e Seleção, através de ferramentas da qualidade.Objetivo Específico: • Avaliar a eficiência e eficácia do processo de R & S; • Oferecer solução referente a este processo; • Elevar o rendimento do processo de recrutamento, aumentando tanto a proporção de candidatos / triados para a seleção; • Estruturar e padronizar as etapas de integração de Novos Colaboradores. 6
  • O recrutamento corresponde ao processo pelo qual a organização atrai candidatospara abastecer seu processo seletivo. Funciona como um processo decomunicação, onde a organização divulga e oferece oportunidades de trabalho. Éum processo de mão dupla, o recrutamento comunica e divulga oportunidades deemprego, ao mesmo tempo em que atrai os candidatos para o processo seletivo. Seapenas comunica e divulga, ele não atinge seus objetivos básicos, o fundamental éatrair e trazer candidatos para preencherem cargos vagos e disponíveis, valendo apena acrescer a preocupação em atrair também competências necessárias aosucesso organizacional.A utilidade do recrutamento de pessoas vai depender do seu foco, ou seja, vaidepender do objetivo a que se propõe. Ele pode estar focalizado na busca decandidatos para preencher cargos vagos na organização e manter inalterado ostatus quo, ou pode estar concentrado na aquisição de competências necessáriasao sucesso organizacional para aumentar a competitividade no negócio.Nos métodos de recrutamento, analisa-se que o misto é o mais completo, atraindomais candidatos para a seleção. Nele, o recrutamento interno completa o externo,pois o funcionário deslocado para a posição de uma nova vaga precisa sersubstituído em sua posição atual, podendo ser adotado em três alternativas: • Inicia com o externo, seguido do interno caso não apresente resultado desejável; • Inicia com o interno, seguindo do externo, dando prioridade aos seus funcionários; • Externo e interno, simultaneamente, quando a empresa está mais preocupada com o preenchimento da vaga existente.Encarando o futuro na Gestão de Pessoas de hoje: O lema de muitas empresas: recrute hoje o executivo de amanhã. Elas estão se dedicando a projetar o futuro do negócio para a próxima década, pois o perigo é contatar funcionários que serão inadequados para os próximos cinco anos, quando estarão ascendendo nos quadros. (CHIAVENATO, 2004, p. 121) 7
  • A seleção de pessoas funciona como uma espécie de filtro permitindo apenas quealgumas pessoas possam ingressar na organização: aquelas que apresentamcaracterísticas desejadas pela empresa. Esse processo busca entre os várioscandidatos recrutados, aqueles que são mais adequados aos cargos oferecidos naorganização ou às competências necessárias, visando manter ou aumentar aeficiência e o desempenho humano, bem como a eficácia da organização.A seleção de pessoas não serve somente para preencher cargos vagos edisponíveis, isso é necessário, mas não suficiente para os dias de hoje. Seriaapenas uma tarefa vegetativa no sentido de manter e conservar o status quo.Atualmente, as organizações estão fazendo do processo seletivo um mecanismoeficiente para aumentar o seu capital humano, e a melhor maneira de fazer isso éfocar a seleção na aquisição de competências individuais indispensáveis ao sucessoorganizacional.4. METODOLOGIAPara atrair talentos e assertividade no Recrutamento e Seleção de pessoal, utiliza-secadastro de dados dos candidatos, incluindo tópicos como experiência equalificações (ou competências); requisição e aprovação de pessoal; registro detodo o processo de recrutamento e seleção com controle por etapas (pesquisa nobanco de currículos, entrevistas, testes psicológicos, recepção e atendimento decandidato, recrutamento on-line, Head-Hunting).Algumas ferramentas da gestão de qualidade e gestão por processos são utilizadaspor nossos profissionais, como fluxograma, diagrama de Ishikawa, lista deverificação etc., contribuindo significadamente para a excelência de nossos serviços. 8
  • 5. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES KAIZEN CONSULTORIA EM RECURSOS HUMANOS - CRONOGRAMA Projeto: Consultoria à Empresa Bem Serve Refeições Ltda. DATA ETAPA ATIVIDADE LOCAL RESPONSÁVEIS01/11/2010 Abertura do Reunião para discussão sobre o Planejamento Residência de um dos integrantes daSegunda Projeto de Etapas e desenvolvimento do Cronograma. equipe Toda Equipe03/11/2010 Declaração do Apresentação da Empresa e do PlanejamentoQuarta Projeto à Orientadora. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe07/11/2010 Desenvolvimento Residência de um dos integrantes daDomingo do Projeto Apresentação, objetivos e justificativa. equipe Toda Equipe08/11/2010 DesenvolvimentoSegunda do Projeto Metodologia e Diagnóstico. Biblioteca - Unijorge Toda Equipe10/11/2010 DesenvolvimentoQuarta do Projeto Intervenção. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe14/11/2010 Desenvolvimento Residência de um dos integrantes daDomingo do Projeto Conclusão e Revisão do Relatório. equipe Toda Equipe21/11/2010 Residência de um dos integrantes daDomingo Alinhamentos Ensaios para apresentação. equipe Toda Equipe24/11/2010Quarta Finalização Entrega do Relatório. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe29/11/2010Segunda Finalização Apresentação do Projeto. Sala de Aula - Unijorge Toda Equipe6. APRESENTAÇÃO DA KAIZEN CONSULTORIA EM RHA Kaizen possui uma equipe de profissionais qualificados e sistema digital derecrutamento através de seu site, mantendo um amplo cadastro informatizado decandidatos que permite atender com rapidez e qualidade.De acordo com Masaaki Imai, idealizador do conceito, Kaizen é uma palavra deorigem japonesa, onde "Kai" significa “mudar” e "Zen" significa “para melhor”. Porém,a tradução que expressa melhor o significado da filosofia é "Melhoria Contínua". O método Kaizen é baseado na filosofia e nos princípios socioculturais orientais e exige o comprometimento de todos os indivíduos da empresa, desde o operário até o gerente. (FREIRE, LUIZ MEIRA – KAIZEN INSTITUTE) 6.1 MISSÃO DA KAIZEN 9
  • Promover informações e soluções para nossos associados, contribuindo com o aumento de sua produtividade, qualidade de serviços e melhoria na gestão. 6.2 VISÃO DA KAIZEN Capacitar as pessoas a planejar mudanças, diante de uma nova consciência, despertando o interesse em alcançar sucesso profissional.7. APRESENTAÇÃO DA EMPRESA BEM SERVE REFEIÇÕESA Bem Serve Refeições é uma empresa do ramo de alimentação, de médio porte ede sociedade limitada, com sede em Lauro de Freitas – Ba., que está no mercado há5 anos. Atua no fornecimento de refeições para hospitais e secretarias públicas doEstado da Bahia, reunindo um quadro de aproximadamente 30 colaboradoresdistribuídos nas regiões de Lauro de Freitas e Salvador. Possui uma Culturaconservadora, pouco inovadora, onde as decisões são centralizadas na diretoriaadministrativa, sem a participação ativa dos funcionários, e uma Gestão com fortescaracterísticas do Método Científico ou Teoria de Taylor, focada na produção,dando ênfase nas tarefas, com treinamentos e trabalho especializados paradesenvolver a tarefa com maior rapidez, produzindo mais e melhor, visando oaumento da produtividade, padronizando a execução de tarefas, partindo daítambém um pouco do Modelo Burocrático, com estrutura vertical, edepartamentalização. 7.1 ELEMENTOS FORMADORES DA CULTURA ORGANIZACIONAL - BEM SERVE REFEIÇÕES • Missão: Fornecer refeições balanceadas, atendendo as necessidades dos clientes com garantia de qualidade e segurança. • Visão: Manter sempre a credibilidade pela excelência das refeições oferecidas. 10
  • • Valores: - Qualidade; - Responsabilidade; - Dinamismo.8. DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 8.1 PROCESSO DE RECRUTAMENTO Analisando o comportamento e os procedimentos da Bem Serve Refeições, verifica-se que a mesma recruta pessoas basicamente através do Serviço Municipal de Intermediação de Mão-de-Obra (SIMM) e do Sistema Nacional de Empregos (SINE - BAHIA), divulgando a vaga através da internet, no sistema digital destes órgãos. O SINE faz a triagem dos candidatos que chegam mais próximos ao cargo oferecido, através de entrevistas, dinâmicas de grupo e testes práticos, já o SIMM não realiza esta triagem. O impacto deste recrutamento feito pelo Sistema SIMM e SINE BAHIA, causa para a Bem Serve Refeições uma perda de tempo e até mesmo prejuízos, por não ter currículos e candidatos suficientes e com perfis adequados para a vaga, impedindo um avanço para a seleção. Este atual processo de Recrutamento e Seleção que a empresa utiliza é limitado, percebe-se a necessidade de agregar outros métodos para encontrar candidatos satisfatórios. Percebe-se também que a Bem Serve Refeições não oferece a oportunidade de vaga existente aos seus funcionários, ou seja, ela não pratica o recrutamento interno, que seria uma forma de promoção ou fonte de motivação para seus funcionários. Por não ter pessoas qualificadas para o Recrutamento e Seleção e não ter o conhecimento da importância do recrutamento na organização, deixa a responsabilidade da divulgação de vagas somente nos sistemas do SIMM e SINE-BAHIA. Através da Gestão da Qualidade, apresentamos o Diagrama de Ishikawa referente a este diagnóstico: 11
  • 8.2 PROCESSO DE SELEÇÃO DE PESSOASA própria empresa realiza o processo de seleção de pessoal através daSecretária e Nutricionista. Sem muita prática e aptidões, estas funcionáriasrealizam somente as etapas de entrevistas e testes práticos para os cargos deCozinheiro e Nutricionista, e para os outros cargos como Motorista, Auxiliar deCozinha, Copeira, Auxiliar de Serviços Gerais e cargos administrativos realizamsomente a etapa das entrevistas, selecionando os que consideram aptosposteriormente. Observa-se que não possui um Recursos Humanosestruturado para fazer o processo de recrutamento e seleção, como tambémnão existe pessoas qualificadas.Verifica-se que um processo que é focado simplesmente na etapa da entrevistaé um processo que resulta em subjetividade. É importante utilizar todas asetapas necessárias, procurando eliminar a subjetividade no processo deseleção, como: aplicação de testes de conhecimentos ou de capacidades;aplicação de teste psicológico; aplicação de dinâmica de grupo; entrevista com 12
  • o requisitante da vaga e verificação da referência, podendo fundamentar mais aescolha, obtendo um maior índice de acertos.A Empresa não tem ideia da importância na escolha de um candidato apto paradesempenhar as tarefas de determinado cargo. É importante todo o empenhono momento de recrutar e selecionar pessoas, pois é através destes processosque eles são alocados em vagas onde precisa ser analisado a relação entre operfil do funcionário e o cargo.Uma das consequências que tem-se percebido em função da escassez deetapas, da subjetividade e da falta de habilidades utilizadas no processo deseleção é o índice de Turn-over elevado, tendo em vista que os profissionaiscontratados normalmente não são compatíveis com os perfis requeridos peloscargos. Existe uma taxa significativa de funcionários que se desligam daempresa em poucos meses. O Turn-over na Bem Serve Refeições não éconsequência somente de problemas diagnosticados com o climaorganizacional, essa rotatividade também existe devido ao processo derecrutamento e seleção mal conduzidos, dessa forma a empresa corre o riscode não selecionar a pessoa correta, perdento tempo e gerando custos.Diagrama de Ishikawa referente a este diagnóstico: 13
  • 9. RECOMENDAÇÕES E AÇÕES ESTRATÉGICASPara obter serviços de qualidade e ter garantia dosmesmos, sugere-se mudanças e melhorias através deum plano de intervenção a respeito dos problemasdiagnosticados no item 8 deste relatório, como formade otimizar estes processos organizacionais. 14
  • 10. A IMPORTÂNCIA DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃOA importância do POP (Procedimento Operacional Padrão) está em evitar erros ouetapas na execução de uma atividade, objetivando fazê-la com qualidade através deum roteiro padronizado para realizar a mesma. Elaboramos o POP da Bem ServeRefeições para a Integração de Novos Colaboradores (apêndice I) e orepresentamos esquematicamente através do Fluxograma (apêndice II), mostrando 15
  • a transição de informações entre os elementos que o compõe, apresentando umsistema de documentação eficaz e de fácil utilização.Principais vantagens do Fluxograma: • Visão integrada de todo o processo; • Identificação de inconsistências e pontos frágeis; • Verificação e aprimoramento no processo decisório; • Inserção de metodologia para melhoria contínua nos processos; • Integração dos objetivos da organização com os objetivos individuais de cada área.Integrar novos colaboradores consiste em proporcionar uma atividade fundamental para a boa adaptação do colaborador à empresa, sendo também uma forma de fazer com que as normas da empresa e seus padrões de qualidade sejam respeitados e seguidos, conhecendo o Modelo de Gestão da organização e se alinhando ao mesmo. Os benefícios são mútuos e ambos os lados saem ganhando.11. CONCLUSÃOCom base no que foi diagnosticado na Empresa Bem Serve, identifica-se e concluí-se que não há qualidade tanto no processo de Recrutamento que se inicia junto aoSIMM e no SINE, quanto na continuidade do processo de Seleção que ocorre naprópria empresa sendo este, mal estruturado por falta de conhecimentos técnicos epela própria empresa ser pouco inovadora.Acredita-se que, para fazer a diferença no mundo atual, as organizações devemestar cada vez mais preparadas para receber uns dos seus maiores bens: Pessoas.É importante estar investindo e atentos às novas ferramentas e técnicas utilizadasnas seleções, para a melhor escolha dos candidatos e se elas estão coerentes com 16
  • as exigências e valores da empresa. Além disto, o profissional de RH hoje, pararecrutar e selecionar as pessoas requer uma postura madura, sensibilidade,profissionalismo e coragem para entender os anseios do indivíduo frente aomercado de trabalho e tomar a decisão correta escolhendo o candidato ideal, quepossa criar e manter a competitividade da organização.Esta tarefa de recrutar e selecionar pesoas, é extremamente importante. Paramuitos, é o início da sua jornada dentro de um negócio, por isso deve ser feita deforma planejada e estruturada, buscando sempre o sucesso organizacional.REFERÊNCIAS 17
  • COLENGHI, Vitor Mature. O&M e Qualidade Total: uma integração perfeita. Rio deJaneiro: Qualitymark. 1997.TELES, Ricardo; Apostila da disciplina Auditoria e Qualidade em RH, 4º Semestre,2010.2.CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas: o novo papel dos recursos humanosnas organizações. Rio de Janeiro: Elsevier, 1999. 21ª ed.CHIAVENATO, Idalberto. Gestão de Pessoas. Rio de Janeiro: Elsevier, 2004. 3ª ed.CHIAVENATO, Idalberto. Recursos Humanos na Organização:Recrutamento,Planejamento e Seleção de Pessoal. São Paulo:Atlas, 1991.LODI, Jõao Bosco. Recrutamento de Pessoal. São Paulo:Atlas, 1998.APÊNDICE I – PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO 18
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  • APÊNDICE II – FLUXOGRAMA 20