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Gestión de la información en entidades públicas
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Gestión de la información en entidades públicas

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Aproximación a los conceptos, problemas y necesidades que afectan a la toma de decisiones para implantar un sistema de información en una entidad pública, que tenga como base el diseño de un portal web, conectado a la red interna o externa de la entidad, y poniendo el foco en el diseño centrado en el usuario y las herramientas 2.0 disponibles actualmente.

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  • 1. Recursos Tecnológicos en la Biblioteca Digital-MBDs (UC3M)Gestión de lainformación en lasentidades públicasAproximación a su aplicación en un Teatro MunicipalAlberto Pendón Martínez03/02/2013
  • 2. 1. Introducción1.1. Objeto1.2. Método y fuentes2. Gestión de la información en las entidades públicas2.1. Nuevas necesidades en la sociedad del conocimiento.2.2. Desarrollo de un sistema de información.2.2.1. Clarificación del concepto.2.2.2. Comunicación Interna: intranet y gestión documental.2.2.3. Comunicación Externa: internet y gestión documental.2.2.4. Consideraciones tecnológicas: software de gestióndocumental.3. Caso práctico: Teatro Cervantes3.1. Diagnóstico3.2. Datos Técnicos3.2.1. Organigrama: departamentos3.3. Propuesta de solución3.3.1. Identificación de las necesidades: hacia una intranetcolaborativa3.3.2. Identificación de las posibilidades: hacia una hemerotecadigital4. Conclusión5. Notas6. Bibliografía [1]
  • 3. 1. Introducción Vivimos tiempos de crisis económica, de cambio tecnológico ysocial y de superación de las estructuras tradicionales que estáafectando a todos las estructuras, ya sean institucionales, económicas,industriales o políticas. Pero estos tiempos de cambio y de adaptacióntambién suponen una oportunidad. La oportunidad de incorporarnuevos modos de hacer las cosas, favorecer profesiones emergentes enel ámbito laboral, refundar los cauces de participación ciudadana en lasinstituciones, y como no, incorporar activos y valores a lasorganizaciones que no tenían cabida hace unos años, quizás porque lascircunstancias tecnológicas no lo permitían y el contexto social no lofavorecía. La sociedad de la información1, la nueva economía o sociedaddel conocimiento son distintas denominaciones para referirse a unnuevo paradigma de crecimiento económico y social, el cual, aparecepor la confluencia de cuatro factores principales: - Globalización económica: se refleja de forma concreta en el carácter cada vez más internacional de la empresa local, en la libre circulación de capitales, bienes y servicios, y en la apertura de nuevos mercados. - Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTICs) y la expansión de Internet. - Redes geográficamente dispersas y descentralizadas. - Aplicación del conocimiento en la producción de bienes y servicios (capital intelectual). Para que este paradigma que une tecnología, economía y nuevascompetencias en un entorno digital, se desarrolle de forma óptima, esnecesaria la participación conjunta de ciudadanos, empresas yadministraciones. A este respecto son crecientes las directivas2,normativas y declaraciones que se han sucedido desde instanciasoficiales, tanto en el ámbito internacional como nacional, con el fin depromover la inclusión de todos los actores implicados en esta nuevarealidad. Al tratarse de un concepto tan integrador, es posibledesglosarlo y analizarlo desde diferentes ámbitos y perspectivas, segúnla posición que ocupemos o la finalidad que pretendamos conseguir. Miintención en este trabajo es hacerlo desde la perspectiva que abre a lossistemas de información y a la gestión del conocimiento dentro de unaorganización, en el contexto de una nueva economía. 1 Se identifica la Sociedad de la Información con la fase histórica postindustrial, en la que losprincipales sectores de la producción y del consumo se centran en torno al procesamiento, la distribucióny el uso de información. 2 Destacan en la UE el Informe Bangemann (1994) , el cual propone 10 medidas para alcanzarla sociedad de la información, y la Iniciativa eEurope (1999), con dos planes de acción estratégicos(eEurope2002 y eEurope2005). En España, destaca El Libro Blanco para la mejora de los serviciospúblicos (2000), la iniciativa InfoXXI (2000) y más recientemente el plan España.es (2003). [2]
  • 4. En esta nueva economía tiene un protagonismo esencial lagestión del conocimiento y el aprovechamiento del capital intelectual enlas organizaciones, ya sean éstas públicas o privadas. A los recursostradicionales imperantes en la sociedad industrial; materiales,financieros y humanos, se les une un nuevo recurso, el capitalintelectual. Para obtenerlo se requieren dos factores que seretroalimentan. Por un lado, una óptima gestión de la información queaproveche la información generada por la propia organización y la de suentorno. Por otro lado, la materialización de ese conocimiento personalque aúna habilidades, experiencia y técnica (know-how) de carácterintangible y que normalmente no revierte en la organización al tratarsede un saber personal, no codificado en ningún soporte. Y es que, sinuna adecuada gestión de la información, se hace difícil sacarprovecho a los activos intangibles tan apreciados por la empresa. Comoseñala Pedro Martín; “probablemente querremos evolucionar en elámbito empresarial hacia las sociedades de conocimiento sin habermadurado suficientemente como sociedades informacionales” [1]. De estamanera, nos encontramos con que, actualmente, el reto para elprofesional de la información en un entorno corporativo, consiste en“posibilitar las condiciones adecuadas para que los flujos de informacióndentro de la organización circulen mejor, mediante la interacción entrepersonas, objetos, contexto y procesos” [2]. No obstante, la gestión deeste bien intangible es distinto según se trate de una organización3pública o privada, debido a que su misión y objetivos también sondiferentes. Por ello, en este trabajo voy a centrar mi análisis en laimportancia que tiene para las organizaciones públicas, la gestiónadecuada de la información, generada tanto a nivel interno como en suentorno, el valor económico que proporciona, y las condiciones que lahacen posible. 1.1. Objeto La estructura del trabajo constará de dos partes principales,una de carácter teórico, que tratará de situar el problema acerca de lagestión de información en las entidades públicas. Y otra parte práctica,que intentará, mediante un modesto acercamiento, identificar lasposibilidades potenciales y reales que tendría la implantación, en unaentidad cultural de carácter público, de un sistema de gestión deinformación para el aumento de la eficacia y la calidad del servicio. Paraello, aprovecho mi reciente participación a través de un convenio decolaboración, en la ordenación retrospectiva (25 años) de ladocumentación gráfica generada por el Teatro Municipal Miguel deCervantes. En la parte teórica, en primer lugar, intentarécontextualizar las nuevas necesidades, cambios y oportunidades a lasque se enfrenta, y que derivan de las exigencias demandadas por los 3 “Una organización es cualquier institución compuesta de recursos, cuya combinación, permitealcanzar una serie de objetivos” (Muñoz Cavañete). [3]
  • 5. ciudadanos en cuanto a la prestación de servicios, y por la propiaAdministración en cuanto a la inclusión de criterios de eficacia yeficiencia a la hora de evaluar los flujos de trabajo dentro de la entidad.En segundo lugar, trataré de situar los dos ámbitos de actuaciónfundamentales sobre los que tiene que incidir una adecuada gestión dela información, como son el ámbito comunicativo y de transferenciainformativa y documental generada por la propia entidad (ComunicaciónInterna), y el ámbito comunicativo y de transferencia informativabidireccional que tiene tanto la entidad con su entorno, como el entornosobre la entidad (Comunicación Externa). Por último, haré unaaproximación a las consideraciones tecnológicas que hay que tener encuenta para implantar un sistema de información que se adecue a losprocesos de trabajo y flujos comunicativos de este tipo deorganizaciones y que tenga en cuenta esos dos ámbitos decomunicación anteriormente mencionados, y las posibilidades paraimplantar un software de gestión documental integrada o CMS parala publicación interna y externa como la plataforma Alfresco. En la parte práctica empezaré con un diagnóstico del estado dela cuestión en el Teatro Cervantes (TC), en lo referente al flujoinformativo, infraestructura tecnológica, gestión documental yorganización del conocimiento. Para ello, partiré de una brevedescripción histórica de la entidad, de su valor como referente culturalen la vida de la ciudad, y en qué consiste el objeto de su actividad. Acontinuación, con la información extraída de una entrevista con eldepartamento responsable (Informática), indicaré la base tecnológicacon la que cuentan actualmente los distintos departamentos paraorganizar sus flujos de trabajo. También estableceré el Organigrama dela entidad y las principales funciones de los departamentos que laconforman. Posteriormente, y de cara a esbozar una de las dospropuestas de solución que aparecen en los apartados finales, intentaréidentificar las necesidades y posibilidades que he ido detectando frutode ese diagnóstico. Finalmente, fijaré de forma más específica, losámbitos de comunicación implicados en el proceso informativo, y pasaréa explicar dos propuestas para la mejora de los servicios al ciudadano yde los procesos internos de trabajo, mediante la presentación de dosescenarios posibles que ofrecerían un valor añadido a la misión y losobjetivos de la entidad, y que tendrían a la información y su soportecomo principal recurso. 1.2. Método y Fuentes Desde que decidí la idea que quería mostrar en el trabajo, mi metodología ha sido la siguiente. En primer lugar, la decisión de estructurar el trabajo en dos partes diferenciadas, una de carácter teórico y otra de carácter práctico que tomaría como referencia la anterior y mi experiencia. De forma paralela, elaboré un primer borrador del índice, y me dispuse a la búsqueda y selección de bibliografía para aproximarme al ámbito teórico en la [4]
  • 6. que se podría ubicar y desarrollar la parte teórica. Una lectura deresúmenes para eliminar la bibliografía poco pertinente, yselección de las fuentes principales a analizar. Primeras lecturas,anotaciones, y modificación del índice inicial. En la partepráctica, selección de los pasos a seguir para realizar eldiagnóstico de la entidad elegida. Elaboración de la Introduccióny el Objeto del trabajo. Tras las lecturas seleccionadas, me dicuenta de que la idea inicial era muy amplia y daba lugar a unaextensión casi inabarcable para el propósito de este trabajo. Estoprovocó un antes y un después en mi metodología, ya que teníaque decidir entre sacrificar la parte práctica o continuar con ella,pese a que podía perder especificidad en la idea. No consideréconveniente traicionar la idea inicial, y me dispuse a realizar unfiltrado más exhaustivo, reelaboré de nuevo el índice excluyendolos puntos prescindibles, y confeccioné los cuestionarios yencuestas para recopilar información de campo que me ayudaríaa exponer con mayor precisión lo que quería decir. Conforme ibaavanzando en mis lecturas, iba realizando una serie de fichas decontenido y de citas, estructurándolas según los puntos del índiceen las que se incorporarían. Con la tesis y los argumentos que laapoyaban ya madurados, me dispuse a elaborar la parte teóricamediante la realización por separado de cada epígrafe. Con lasencuestas y los datos de la parte práctica ya recopilados y a modode borrador, me dispuse a elaborar dicha información, teniendoen cuenta lo expuesto en la parte teórica e interpretando los datospara dar forma a la idea que quería mostrar. Con el trabajo yaelaborado en su mayor parte, quedaba la ordenación de las notas,la conclusión y la bibliografía. Esto, unido a las cuestiones deestilo, culminaron un proceso que ha sido gratificante pero queme ha desbordado en algunos momentos dada la riqueza y laheterogeneidad propia de este objeto de investigación. Soyconsciente de que algunos de los temas tratados podrían serobjeto de un trabajo independiente. Esta posibilidad la dejo a lasindicaciones valorativas de este trabajo, ya que sobre todo hequerido exponer una idea personal, cuya aplicación prácticadependerá de la validez de lo aquí expuesto. Las fuentes utilizadas han obedecido a las característicasde cada parte (teórica y práctica). Para la parte teórica heutilizado la selección bibliográfica que se señala en el apartado“Bibliografía”. Para la parte práctica, he utilizado los datosextraídos de una encuesta repartida a 7 áreas de trabajo de laentidad tratada, según su grado de implicación con la gestión dela información dentro de dicha entidad. De la misma manera,para establecer el diagnóstico, he mantenido sendas entrevistascon el responsable Informático, y el del departamento de“Promoción y Atención Ciudadana”, que han prestado sucolaboración amablemente. La Web corporativa de la entidad y lasconclusiones obtenidas de mi paso temporal por la entidad, [5]
  • 7. gracias a unas prácticas de colaboración, completan el resto de fuentes utilizadas. 2. Gestión de la información en las entidades públicas Una sociedad de la información es una sociedad en la cual, lacreación, distribución y manipulación de la información forman parteimportante de las actividades culturales y económicas. Es un procesoque se inicia en los años 70, y que implica nuevos procedimientos ynuevas tecnologías, teniendo una fuerte incidencia en la economía, lacual estará caracterizada a partir de ahora por el desplazamiento de losmedios de generación de riqueza. El protagonismo se traslada de loscentros industriales a los sectores de servicios, cuya materia primaprincipal será la “generación, almacenamiento y procesamiento de todotipo de información” [3]. Como señala Julio Alonso, “por primera vez enla historia de la civilización un bien intangible como es la información escapaz de generar resultados visibles y objetivos para una organización”[4]. A pesar de estas evidencias teóricas, son muy pocas las personascon responsabilidades en la gerencia de las organizaciones quepromueven las condiciones que favorecen una adecuada gestión de lainformación, limitándose la mayoría de las veces a instalar potentesequipos informáticos, y complejos programas de software de gestión ynuevas tecnologías, obviando otras acciones más necesarias, como lanecesidad de incluir al sistema de información en la planificaciónestratégica de la organización, y contar con personal específicoresponsable de su organización y de mantener los flujos de informaciónentre las diferentes áreas. Por otro lado, existen diferencias importantes en la implantaciónde sistemas de información según vaya dirigido a entidades privadas o aentidades públicas. Su misión, objetivos y visión marcan diferentesprioridades y por tanto, el objeto y tratamiento de la información estaráorientado a distinta finalidad. En ambas, la finalidad de la Gestión dela Información será la de “ofrecer mecanismos que permitan a laorganización adquirir, producir y transmitir, al menor coste posible, datose informaciones con una calidad, exactitud y actualidad suficientes paraservir a los objetivos de la organización” [5]. No obstante, dichosobjetivos serán distintos. Mientras que la entidad privada buscaobtener una ventaja competitiva frente a sus homólogas del mismosector productivo, la entidad pública busca, sobre todo, aumentar lacalidad en la prestación de servicios a ciudadanos y empresas,asimilando aquellas medidas que lo hagan posible al menor costeposible. La información se ha convertido en un valor estratégico, no sóloen cuanto a las posibilidades que brinda para aumentar la cuota demercado a través del e-commerce, sino como la forma más adecuadaque tiene la Administración pública de relacionarse a la vez, conempresas y ciudadanos. Lo que se denomina e-Government oAdministración-e. [6]
  • 8. Pero ¿cómo afecta esto a la planificación de las entidades públicascomo sistemas de información?. En primer lugar es preciso definir qué se entiende pororganización pública. Según la Directiva 92/59/CEE del Consejo Europeo4, organismode derecho público es todo aquél que cumple estas condiciones: • Su creación está dirigida a satisfacer necesidades de interés general, sin tener carácter industrial o mercantil. • Estar dotado de personalidad jurídica propia • Su financiación corra a cargo del Estado o los entes territoriales de derecho público, o cuya gestión esté sujeta a la supervisión de dichos organismos o tenga un órgano de administración, cuyos miembros más de la mitad sean designados por el Estado u otros entes territoriales. Desde instancias internacionales se han realizado declaraciones ydirectivas encaminadas a desarrollar el concepto de Administración-e,perfilando el papel asignado a la Administración pública en la nuevaeconomía. Dicho papel, tiene que cumplir una doble función, por unlado facilitar el desarrollo económico de la ciudad mediante laprestación de asesoramiento y servicios por medios telemáticos, queahorren dinero y esfuerzo tanto a la Administración como a los agentesexternos (ciudadanos y empresas). Por otro lado, favorecer la inclusiónsocial de aquellos sectores que por la razón que sea quedan excluidosde las competencias informáticas e informacionales necesarias pararentabilizar el nuevo entorno digital en el que se desarrolla la sociedadde la información. Aunque la mayoría de los esfuerzos normativos y la literaturaprofesional se ha dirigido principalmente a explicar los elementos yfuncionalidades que debe proporcionar la Administración-e, en cuanto aservicios mínimos exigidos y en cuanto al tipo de actividadesadministrativas5 objeto de gestión telemática, la Administración-e no sereduce a esto, ya que las entidades públicas tienen objetivos específicosde muy diversa naturaleza. Ampliando el concepto, la Administración-ese puede definir como “una nueva forma de gestión pública, basada en eluso interactivo de las TIC, con el doble objetivo de la prestación demejores servicios para ciudadanos y empresas, así como la mejora de losprocesos internos de las organizaciones públicas” [6]. El primer objetivoestá dirigido a aquellas entidades que ofrecen servicios-e para latramitación de documentos relacionados con el estado jurídico delciudadano o la empresa. El segundo objetivo afecta a toda entidadpública sea cual sea su objeto, ya que su finalidad es la mejora de la4 Información extraída de: Lara Navarra, Pablo [et.al.]. Del e-commerce al e-government: tecnologías y metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información, 2002, noviembre-diciembre, v.11, n.6, pp.421-435.5 La Comisión Europea elaboró en marzo de 2001 un informe con los 20 servicios básicos que la Administración-e debe cumplir. Para más información véase http://www.ontsi.red.es [7]
  • 9. eficiencia en el trabajo interno, y ofrecer servicios de valor añadido alusuario/cliente a partir de la información y los documentos por ellagenerados. A este segundo objetivo pretendo dirigir mi análisis en estetrabajo. Tomando éste como referente, la organización se podríaconcebir como “un complejo de canales a través de los cuales losproductos, servicios, recursos y flujos de información transitan de unpunto a otro dentro de la organización, y también entre la organización ysu entorno” [7]. Esta definición teórica rara vez se cumple en la práctica,como veremos en la segunda parte de este trabajo, ya sea por falta derecursos para invertir en la infraestructura técnica necesaria, ya seapor la dependencia a los viejos modelos jerárquicos de organizaciónempresarial, o bien porque se considera una actividad “silenciosa” queno supone beneficios cuantificables para la organización. A lo largo deeste trabajo espero que se abra una vía para poner en cuestión losanteriores argumentos. 2.1 Nuevas necesidades en la sociedad delconocimiento Hay numerosos autores que observan la nueva economía de lainformación como una etapa de transición, necesaria pero insuficiente,cuya realización plena dependerá de la capacidad de la ciudadanía y losagentes sociales y políticos para adaptarse a nuevos modelosorganizativos, con el fin de que la mera gestión de datos e información,se convierta en generación de conocimiento, abierto, accesible y sincircunstancia técnica o económica que lo impida6. Es lo que PeterDrucker denominó por primera vez, sociedad del conocimiento(1969). Y para que esto sea posible, la voluntad de aplicar conocimientopara generar más conocimiento debe basarse en un elevado esfuerzo desistematización y organización. Así lo señalaba Drucker en 1974, “setratará de una sociedad en la que la gestión empresarial cambiaríaradicalmente su relación con los trabajadores del conocimientoempleados, pues éstos últimos estarían mucho menos necesitados deinstituciones empresariales e incluso de la tradicional gestión delconocimiento que las primeras lo estarían de ellos” [8]. Sin embargotodavía existen numerosos problemas que obstaculizan este progreso.La implantación de las TIC en las organizaciones, integradas en unsistema de información planificado y sistemático, donde se aproveche elconocimiento generado por sus departamentos para ofrecer servicios decalidad al cliente/usuario, sólo es asunto de las grandes empresas yadministraciones con recursos suficientes. Las medianas y pequeñasempresas junto a entidades públicas vinculadas a Administracioneslocales, no lo ven como una necesidad prioritaria posponiendo sudesarrollo al buen hacer de algún empleado con conocimientos6 Este fenómeno se conoce como Brecha Digital, la cual se define como “la separación que existe entre las personas (comunidades, estados, países, etc.) que utilizan las TIC como una parte rutinaria de su vida diaria y aquellas que no tienen acceso a las mismas, y que aunque las tengan no saben cómo utilizarlas” (Fuente: Wikipedia) [8]
  • 10. informáticos, y reduciendo la gestión de la información al meroalmacenaje de documentos. A continuación intentaré describir algunas de las situaciones quehay que revertir para cumplir las nuevas necesidades que exige lasociedad del conocimiento, entendiendo ésta no sólo como exigenciasino como una tendencia deseable sobre todo para aumentar lavisibilidad y calidad de servicio de una entidad pública en un entornotan “infoxicado” y dinámico como el actual. Organizaciones y empresas son poco receptivas a adaptarse al nuevo modelo organizativo. La globalización de la información y la nueva economía exigen un mayor dinamismo y adaptación a los cambios del entorno. Esto ha provocado una evolución lógica en cuanto a la organización de los flujos de trabajo dentro de una entidad. Si bien, hace décadas el organigrama de cualquier organización era de carácter vertical y la información fluía desde los niveles inferiores a los superiores y desde aquí se emitían las órdenes, actualmente, ante el aumento de la especialización técnica y la propia naturaleza multimedia de la información, , nos encontramos con un medio “donde la información fluye en todos los sentidos y las relaciones jerárquicas han cambiado sus formas estrictas por otras menos rígidas, donde se comparte información” [9]. Confusión Tecnologías de la Información con Sistemas de Información. A menudo las organizaciones realizan una inversión cuantiosa en soporte y herramientas tecnológicas para promocionar el uso de las TIC a nivel interno, más obedeciendo a inercias del entorno y al empuje financiero de las administraciones, que a una verdadera planificación en base a las necesidades informativas de la entidad. Se trata de la clásica confusión entre continente y contenido. Dichas herramientas no se utilizan siguiendo una política definida por un profesional de la información, sino que es frecuente que su administración sea responsabilidad del personal informático, más preocupado por el funcionamiento de la plataforma que por la calidad y pertinencia de la información circulante. Falta de visibilidad de los profesionales de la información. Normalmente este sector profesional no ha sido valorado por las organizaciones públicas que no poseen un centro de documentación como resultado de sus actividades. Tampoco por las empresas privadas, que no han valorado su trabajo por considerarlo escaso de valor competitivo. Escasa planificación y diagnóstico. Existe cierta dejadez Se planea su desarrollo mediante la implantación de un sistema tecnológico estándar y complejo, sin haber evaluado previamente [9]
  • 11. las necesidades específicas de la organización, de acuerdo a sus objetivos y a su situación de partida. Esto da lugar a un esfuerzo inútil al no revertir de forma cuantificable los beneficios de la gestión informativa. Como señala Canals, “el conocimiento, cuando lo consideramos como aquello que permite a una organización actuar en función de lo que ve en su entorno, es algo más que la suma de lo que tiene cada persona por separado” [10]. Feudalismo Informacional. Este hecho es más común de lo que se cree incluso en las entidades públicas, a priori ajenas a la competitividad interna del personal. La situación consiste en la tendencia de cada departamento, directivo o área de trabajo a reconocer el valor de su información como un valor exclusivo y diferenciador, concibiendo su distribución y accesibilidad como una amenaza a su posición dentro de la organización. En estos casos el resto del personal es visto como potencial competidor. Correspondencia coste/valor poco clara. “Las actuales aplicaciones contables que derivan de una etapa económica industrial muy diferente a la actual economía de servicios y conocimientos, no son válidas para reflejar el valor generado por los activos intangibles” [11]. Uno de esos activos es la información7. Efectivamente, es muy difícil demostrar la rentabilidad de estos activos utilizando un sistema de cuantificación monetaria y financiera, ya que los criterios de medición asociados no tienen en cuenta las inversiones de carácter estratégico a largo plazo, como es la implantación de un sistema de información. Además, al tratarse de procesos sinérgicos y de retroalimentación se hace muy difícil “la medición y asignación individualizada de los beneficios” [12]. Por esta razón existen alternativas que miden el éxito de este tipo de bienes desde distintas perspectivas, mostrando su valor cualitativo para la estrategia de la organización. 2.2. Desarrollo de un sistema de información Existen abundantes y variadas definiciones acerca de quécaracterísticas debe poseer un sistema de información. Para el casoque nos ocupa, la gestión de la información en una entidad pública,tomaré una de las que más se adecuan a este tipo de entidades y quenos ayuda al logro de los objetivos principales, que a mi juicio, debesatisfacer un sistema de información para este tipo de organizaciones. Samuelson define un sistema de información como “lacombinación de recursos humanos y materiales que resultan de las7 Como características principales de este tipo de activos nos encontramos con que no siguen la ley de rendimientos decrecientes, es decir, su valor no disminuye con el uso, más al contrario su difusión le aporta valor añadido, aunque también puede ofrecer diferenciación. Por otro lado, su coste y su valor no tiene una correspondencia directa, oscilando frecuentemente según el usuario. [10]
  • 12. operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito deuna gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones” [13]. Essignificativo de esta definición la importancia que le otorga a “lacombinación de recursos humanos y materiales”, ya que desmiente laidea generalizada de identificar sistema de información con tecnologíasde la información. Se trata de una confusión frecuente que lleva aalgunas organizaciones a invertir sumas de gran magnitud enherramientas tecnológicas y software, sin analizar previamente lasituación de la entidad, sus objetivos, debilidades y fortalezas, con el finde proyectar una estrategia que implique a todos los estamentosorganizativos y áreas de trabajo de la entidad. Otro aspecto que llama laatención es la mención a los procesos de gestión implicados, cuyotratamiento automatizado y sistemático traerá como resultado unamayor eficiencia a la organización. Existen otras definiciones quereducen dichos procesos a la generación repetitiva de inputs,actualización de datos y generación de outputs. Esto es algo que sepodría aplicar a un solo departamento, pero me parece que no llega aabarcar las actividades de una entidad que lleve a cabo sus procesos deuna forma coordinada o descentralizada entre las diferentes áreas. Sepodría ampliar esta definición, enumerando algunos de los procesosinformativos que suceden en un sistema de información: • Información que proviene del entorno. • Adquisición de datos. • Transmisión de datos. • Procesamiento de datos. • Almacenamiento de datos. • Utilización de datos. • Transferencia de datos. De la misma manera, y teniendo estos procesos en cuenta, sepodrían enumerar una serie de características que debería tener todosistema de información: • Posibilidad de suministrar selectivamente la información. • Ofrecer diferentes interfaces de usuario según la fase de trabajo o el departamento que interactúe con el sistema. • Mejora de los tiempos de respuesta en todos los niveles de la organización, amortizando de esta manera su implantación. • Exactitud de la información. • Arquitectura generalizable y diferenciada al mismo tiempo, con el fin de responder a las necesidades actuales de las organizaciones, más dinámicas y participativas. • Flexible, con una gran capacidad de adaptación a los cambios. • Fiabilidad de la información circulante. • Seguridad de la información circulante. • Manejo amigable para el usuario. [11]
  • 13. Lo que parece claro es que el sistema de información debeimplicar a toda la organización, ya que para que el soporte tecnológicode gestión tenga resultados óptimos, es importante que sea éste el quese adapte a la organización y no a la inversa. Para ello, voy a intentaresbozar a lo largo de este epígrafe algunos de los problemas yposibilidades que se nos ofrece desde la tecnología y las ciencias de lainformación, para lograr tres objetivos principales que a mi juicio, debecumplir una entidad pública. En primer lugar, aumentar la eficacia y eficiencia de los recursoshumanos y materiales, promoviendo un uso sostenible y transparentede la información, la cual tendería a la reutilización y a la permanenciadentro del sistema. Esto no sólo aumentaría la productividad, sinotambién la comodidad de los empleados y directivos, ya que tendrían unpotente material para la toma de decisiones internas. Además,fomentaría la información del sector público como un recurso deprimer orden para ciudadanos y empresas. La Intranet y sus diversasaplicaciones se sitúan como la plataforma más adecuada para el logrode estos objetivos. En segundo lugar, llevar a cabo con calidad y eficacia la vocaciónde servicio que toda entidad pública debe intentar mantener, en surelación con los ciudadanos y empresas sea cual sea la temática de suactividad. Investigaciones actuales concluyen que hasta un 25% de losdatos claves para el desarrollo de empresas y proyectos de negocio queimpulsan la economía productiva, provienen del sector público. Para ellogro de este objetivo es conveniente conocer la estrategia Web másadecuada que mantenga la información organizada, actualizada y aptapara su publicación y puesta disposición del usuario. En tercer lugar, y esto es aplicable de manera especial a lasentidades públicas de carácter cultural, es preciso seguir siendo centrosde referencia en la vida cultural de la comunidad, dado la ingentemercantilización en la oferta de contenidos culturales y los elevadosprecios de su consumo en el sector privado. Para ello, no sólo basta conejercer la actividad que le es propia a dicha entidad, sino tambiénofrecer servicios de valor añadido de carácter educativo que tomen a lasnuevas tecnologías de la información como potentes aliadas de suactividad. 2.2.1. Clarificación del concepto. Como hemos visto la implantación de un Sistema de Informaciónen una entidad requiere la confluencia de varios procesos y etapasdiferentes en lo que se refiere al tratamiento de información. Esnecesario distinguir algunos de ellos, los más generales y que puedendar lugar equívocos, con la finalidad de saber en qué situación nosencontramos en cada momento. Para ello, voy a describir tres conceptos [12]
  • 14. que a menudo sin tratados como sinónimos: gestión de lainformación, gestión documental y gestión del conocimiento. Gestión de la información. Consiste en implantar mecanismos que permitan a laorganización, seleccionar, manipular y transmitir información deacuerdo a sus objetivos y al menor coste posible. Se pude decir que lamateria prima de su cometido son los datos; mediciones objetivas sobrehechos de interés y unidad mínima de información lista para serprocesada. Dichos mecanismos abarcan dos ámbitos fundamentales,aunque inconfundibles. Por un lado, el ámbito estratégico, el cualestablece qué información captar, seleccionar y transmitir, bajo quéfinalidad y qué tipo de fuentes serán las utilizadas. Por otro lado, elámbito tecnológico, que implicará las tecnologías y herramientasinformáticas que facilitan el tratamiento informativo y documental y elprocesamiento de datos mediante la automatización de procesos, elahorro de costes y mayor eficiencia en el acceso a la misma. Si bien esteúltimo ámbito es un soporte necesario, por sí solo no es suficiente,necesitando del primero para extraer todas sus posibilidades, y que lainformación tratada se convierta en un activo para la organización,justificando así la inversión realizada. Según la procedencia de la información, se puede establecer lasiguiente clasificación: Información interna: es producida por la actividad cotidiana de la organización, la cual requiere un óptimo flujo informativo entre los departamentos y las diferentes áreas de trabajo que la componen. Se trata de un tipo de información vinculado al desarrollo de una Intranet, que sirva como plataforma colaborativa y soporte para la toma de decisiones dentro de la entidad. Información externa: es aquella que la organización toma del entorno remoto e inmediato, ya sea de forma indirecta, a través de la interacción con otras entidades, personal experto, monitorización y seguimiento de usuarios o/y clientes, etc., ya sea de forma directa, a través de la adquisición de materiales y publicaciones que versen sobre temas de interés para la organización. Este tipo de información está vinculada a la elaboración de contenidos e informes que faciliten el trabajo del personal, y ayuden al desarrollo de repositorios o bibliotecas temáticas de acuerdo con la actividad específica de la entidad. Información corporativa o pública: es aquella que transmite la organización al exterior. Actualmente con la presencia masiva de las empresas y entidades en la Web, abarcaría no solo aquella que es publicada a través del website corporativo o el marketing [13]
  • 15. convencional, sino también, aquella que deriva de la interacción en los medios sociales que conforman la Web 2.0. Es un tipo de información destinada a fortalecer la imagen de marca o el branding corporativo de las organizaciones. Gestión documental o de contenidos. Se refiere al conjunto de técnicas y destrezas profesionales quepermiten la creación, administración y difusión de contenidos. Lamateria prima en este ámbito es la información codificada y objetivadaen forma de documentos. Podría verse como una fase posterior a la gestión de información,un proceso interno que sigue las directrices marcadas por el sistema deinformación, siendo su importancia directamente proporcional al tipo deactividad realizada por la entidad y los objetivos que pretendaconseguir. Abarca tanto los documentos para uso interno, comoaquellos destinados a la difusión pública. Existen una serie de objetivosde la gestión documental que pueden ser extendidos a todo tipo deorganizaciones, sea cual sea su tipología. Siguiendo a Carlota Bustelo8podríamos destacar las siguientes: • Facilitar el trabajo del personal mediante la asignación de tareas específicas de edición y almacenamiento, optimizar la búsqueda de información, acceso directo a los documentos importantes, etc. • Fomentar el trabajo colaborativo, mediante el intercambio de información, eliminación de contenido duplicado, asignación de roles específicos, etc. • Conservar el capital intelectual de la organización más allá de los individuos que la componen, evitando la pérdida de experiencia acumulada a lo largo de los años y quedando constancia de los flujos de trabajo de mayor relevancia. Gestión del conocimiento. “El conocimiento es una amalgama de información, valores,conocimiento de contexto y experiencias que cumulan las personas en eldesarrollo de sus tareas, y que sirven para acometer nuevasexperiencias” [14]. Dicha definición, aplicada a la gestión delconocimiento en la organización, consistirá en el conjunto de acciones yprocesos dirigidos a optimizar dicho recurso. Se tratará del resultadoprobable que se obtiene tras una adecuada planificación del sistema deinformación. De esta manera, hemos visto como los tres conceptos estánestrechamente relacionados siendo necesario delimitar sus 8 Bustelo Ruesta, Carlota. Gestión documental en las empresas: una aproximación práctica.Inforárea, 2001. [14]
  • 16. características específicas, ya que así se observa con mayor claridadque en realidad forman tres momentos evolutivos que definen elgrado de madurez de un sistema de información en el seno de unaentidad u organización. Así pues, no se tratan de tres conceptosexcluyentes y aislados, sino momentos y ámbitos de trabajo distintos dela gestión de la información, los cuales se condicionan mutuamente ycontribuyen al enriquecimiento gradual de la organización. 2.2.2. Comunicación Interna: intranet y gestión documental. Anteriormente hemos definido la información interna comoaquella que es producida por la actividad cotidiana de la organización,la cual requiere un óptimo flujo informativo entre los departamentos yáreas que la componen. Para que un sistema de información funcionetiene que atender a los diferentes contextos en el seno de una entidaddonde la información sea un activo dinámico, un recurso y un productoal mismo tiempo. En el interior de una organización, los flujos detrabajo y la labor de los distintos departamentos debe quedar registradapara su futura reutilización con el fin de disminuir el tiempo derespuesta a la hora de localizar la más pertinente, y de generar valorañadido al conocimiento derivado de la propia actividad de la entidad.Para que ello se produzca, además de una correcta planificación dentrodel organigrama de la entidad, es cada vez más necesario, dado elincremento exponencial de la información generada y la escasadependencia que el soporte impreso de la documentación tieneactualmente en las organizaciones, desarrollar una plataformatecnológica que permita la gestión electrónica del conocimiento,abarcando todas sus fases; la adquisición, distribución,almacenamiento e interpretación de la información. Sin embargo, lasentidades que disponen de este tipo de plataformas oscilan en funciónde su tamaño, siendo bastante alto en la mayoría de las grandesorganizaciones, pero no superando los mínimos convenientes en lasPYMES y organizaciones de menor tamaño. Este hecho es bastantesignificativo, ya que son este tipo de entidades las que sustentan másdel 90 % del tejido empresarial y profesional de la UE y España9. Existen diferentes necesidades según los objetivos de lasorganizaciones a la hora de implantar una solución tecnológica. Aalgunas, por su menor volumen informativo y pocas áreas dedicadas ala administración, les bastará con un programa de gestión decontenidos instalados en los terminales de los departamentosimplicados, para otras, será más importante la comunicación entreempleados y el uso constante del correo-e. Algunas, utilizarán laplataforma colaborativa como un mero tablón de anuncios donde lascapas más altas de la empresa comuniquen sus decisiones a los 9 Según datos de la Dirección General de Política de la Pequeña y Mediana Empresa, a el año2005. [15]
  • 17. empleados, otras, necesitarán de una gestión descentralizada y espaciosde colaboración diferenciados debido a la exclusividad de la informaciónque manejan y al celo competitivo, y un largo etcétera de posiblessituaciones. Una solución que integra todas estas opciones en un mismoentorno de trabajo es la Intranet. Se trata de tecnología web limitada al ámbito interno de unaorganización, y como tal es bastante flexible, soportando diferentesniveles de escalabilidad y prestaciones. Como contrapunto, es posibleque exija una inversión alta al inicio, cuya rentabilidad dependerá delmayor o menor uso que se haga de ella por parte de los empleados. Suvalor nunca queda probado antes de la puesta en marcha, sino una vezhaya empezado a funcionar. Según Bustelo Ruesta y otros autores,para hacer de la Intranet una tecnología a la que se le extraigarendimiento, es necesario “crear una visión común, compartida en laorganización, y adoptada y promocionada por los niveles directivos” [15]. Para conseguir esto propone una serie de requerimientos: • Alinear los objetivos de la intranet con los objetivos estratégicos de la organización. • Establecer un lenguaje común de uso para los distintos agentes y departamentos. • Aprovechar al máximo el potencial de la intranet como herramienta capaz de integrar todos los sistemas de procesamiento de información que se plantean independientes y aislados unos de otros. • Optar por interfaces basadas en sistemas de gestión de contenidos (Content Management System). • Interrelacionar la intranet con el Web público. Definición de Intranet Una Intranet puede definirse como “una red de informacióninterna circunscrita a un número limitado de usuarios, configurada sobreuna red de clientes-servidor tcp/ip con navegadores y un servidor web, yun conjunto de hardware y software que permite crear y acceder a datoshipermedia, publicar páginas Web, establecer comunicaciones por víatelemática, compartir información a tiempo real, etc.” [16]. Funciones Canalizar y soportar la información, documentación y conocimientos necesarios para las actividades de los empleados, incrementando su productividad. Definir y transmitir la cultura de la entidad, reflejando los valores de la misma en su diseño y contenido. [16]
  • 18. Mostrar la imagen que los empleados tienen de la entidad, evalúan su rendimiento y su implicación en la misma. Gestiona el trabajo colaborativo, ya sea dentro de la organización, o con agentes externos de forma remota. Promueve la comunicación y participación del personal. Facilita la formación de empleados, el aprendizaje y los procesos implicados en la gestión del conocimiento. Ventajas de la intranet en relación con la gestión documental. En un entorno colaborativo, la gestión documental se convierteen el núcleo del sistema de información, ya que las solucionestecnológicas disponibles (CMS) hacen posible su integración en laIntranet, sirviendo al mismo tiempo de fuente de recursos para lapublicación en Internet. Se podría decir que la Intranet es lainfraestructura técnica, el reflejo tecnológico del organigrama y losflujos de trabajo que componen la entidad, mientras que el sistema degestión de contenidos (CMS) es el software de interacción de losdiferentes departamentos con la intranet, favoreciendo un modelodescentralizado y modular que tenga en cuenta los distintos flujos detrabajo y los espacios exclusivos de cada área. Aunque existen soluciones complejas, que integran cada uno delos módulos vinculados a los diferentes procesos de trabajo en los queintervienen de una manera u otra la gestión de contenidos, seríanecesario evaluar los tipos documentales existentes en una entidad enparticular, su formato y procedencia, con el fin de implantar sóloaquellos módulos necesarios que favorezcan una mayor efectividad yuso. Según la fase de la gestión en la que nos encontremos se podríanenumerar una serie de ventajas10 derivadas de integrar la gestióndocumental en la Intranet: Adquisición: el uso de la Intranet se revela muy positivo cuando la información adquirida procede de fuentes externas, como pueden ser otras entidades, empresas, expertos y colaboradores externos. No tanto cuando la información procede de comunicaciones internas, como sugerencias del personal, interacción con el usuario, etc. En el CMS se pueden establecer dos módulos diferenciados, uno que se aplica a los contenidos procedentes de fuentes externas y otro que se aplica a los contenidos generados por la gestión interna y que pueden requerir ser publicados en la Intranet en algún momento. 10 Esta lista se ha basado en un estudio empírico realizado a 80 pymes del sector de las TIC. Paramás información veáse; Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición yvaloración de sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006,septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341. [17]
  • 19. Distribución: en esta fase la intranet alcanza resultados muy significativos ya que está pensada precisamente para facilitar la comunicación interna y el intercambio de documentos en los procesos de gestión. De esta manera, permite en mayor medida que “los objetivos y estrategias de la organización sean conocidos por todo el personal, facilita la movilidad funcional de los empleados y el trabajo en equipo [17]”. Los módulos del CMS asociados a estos procesos son el módulo de herramientas de colaboración, y el módulo de gestión de servicios-e. Ambos se aplican al contenido que se publica de forma dinámica en la Intranet. Almacenamiento: el uso de la Intranet permite los procesos vinculados a la conservación documental, ya que facilita de forma significativa la localización de los documentos a través de un potente navegador o directorios creados al efecto, gestiona los permisos para el acceso a la documentación según el área de actividad y facilita la publicación Web o en repositorios externos de la documentación seleccionada y organizada, y ofrece la posibilidad de la catalogación y el etiquetado colaborativo. El módulo asociado del CMS puede ser el de gestión de registros, el cual se aplica a la documentación que no está destinada a circular por la Intranet, sino que está dirigida a su publicación en la Web o en algún otro repositorio digital de acceso público. Interpretación: la interpretación de la información en este caso, se refiere a la percepción por parte de los empleados de la importancia de su gestión como práctica habitual y significativa de la entidad. El uso de la Intranet contribuye a que los miembros unan propósitos, se compartan experiencias y se obtenga una imagen de conjunto y funcional de la entidad a la que prestan servicio. 2.2.3. Comunicación Externa: internet y gestión documental La comunicación externa de una entidad tiene dos vertientesfundamentales. La primera se refiere a la selección y tratamiento de lainformación procedente del entorno externo a la entidad. Las TICs y eluso de Internet ponen a disposición de cualquier organización deámbito local, un caudal de información que supera el contexto másinmediato, dando la posibilidad de comunicarse con múltiples fuentesremotas. La segunda, se conoce como información pública ocorporativa, y estará formada por aquellas publicaciones, informes ydatos que son editados por la entidad y puestos a disposición delusuario a través de las redes de comunicación, o a través dedocumentos impresos. [18]
  • 20. Del medio externo a la entidad. La información que proviene del medio externo a la entidad sepude clasificar en dos tipos: uno trata del medio externo remoto y elotro del medio externo inmediato. Siguiendo el modelo de Laudon yLaudon, tomado de Muñoz Cavañete, podemos desarrollar estatipología: - Medio ambiente externo inmediato: • Usuarios • Distribuidores • Competidores o entidades del sector • Proveedores • Financiadores • Administradores - Medio ambiente externo remoto: • Situación política • Sociedad • Cambios tecnológicos • Evolución económica Es necesario que la entidad tenga presente esta tipología defuentes de información ya que pueden aportarle cierta ventajacompetitiva y una posición estratégica importante para la toma dedecisiones, que tengan que ver con la prestación de nuevos servicios alusuario, la explotación de nuevos modelos de negocio, o unposicionamiento clave como recurso de información aumentando deforma notable el feedback de la organización. De la entidad al medio externo. Es aquella información que la organización emite al exterior, yasea a través de publicidad directa, publicaciones relacionadas con latemática del sector, interacción con la prensa o los medios sociales, y laque más nos interesa aquí por su estrecha relación con la TIC y lagestión documental, la comunicación efectuada a través del portal owebsite de la organización a través de Internet. “Las organizacionespúblicas deben plantearse el diseño de una estrategia Web con un dobleobjetivo. Por un lado, satisfacer plenamente las necesidades de losdiferentes tipo de usuarios y, por otro, desarrollar servicios y productosde calidad y a un coste mínimo” [18]. Algunas metodologías fundamentales que intervienen en la [19]
  • 21. planificación estratégica del sitio Web corporativo son las siguientes: Relación con el usuario. La relación con el usuario visitante de la web de la entidad es elfactor fundamental que debe guiar la estrategia. Para ello existentécnicas de monitorización de usuarios que pueden analizar sucomportamiento y ofrecer datos para adaptar los servicios y contenidosofrecidos por la organización. Es lo que se conoce como Analítica Web,una nueva disciplina que aparece al amparo de las nuevas tecnologías.Dichas técnicas son costosas y requieren, además de una inversióninicial significativa, la colaboración con el departamento de Informáticay el de Nuevas Tecnologías (si lo hay). Además del análisis monitorizado,existen otras técnicas convencionales como pueden ser la realización deencuestas, la observación directa de la interacción del usuario y laarquitectura Web, captación y procesamiento de quejas y sugerenciasdel usuario, etc. Usabilidad Web Es un conjunto de técnicas que consisten en “medir la calidad dela relación del usuario cuando interactúa con un producto o sistema, yasea un sitio web, una aplicación de software, tecnología móvil o cualquierotro sistema de interacción con el usuario” [19]. Los factores implicadosen la calidad del servicio al usuario son: facilidad de aprendizaje,eficiencia de uso, capacidad de memorización, frecuencia e importanciade los errores y satisfacción personal. Las tecnologías que intervienenen este proceso son: recogida de datos de los usuarios, desarrollo de unprototipo con el fin de medir la viabilidad del sitio web potencial,recogida, desarrollo y revisión de contenidos, implementación de testsde usabilidad, evaluación continua del sitio web, y establecimiento delcampo de aplicación. Accesibilidad Web Se trata de una disciplina que se podría considerar anexa a laUsabilidad. El objetivo consiste en diseñar el sitio web de tal forma quelos usuarios con algún tipo de discapacidad o edad avanzada puedanacceder a la información en igualdad de condiciones. La UE promueveeste aspecto y ha establecido una serie de directrices según el nivel deaccesibilidad. Son conocidas como directrices WAI. Dicho nivel deaccesibilidad es definido mediante la asimilación por parte del sitio webde tres prioridades que van de un menor a un mayor nivel deaccesibilidad. Las tres prioridades son A, AA, AAA y cuentan con unacertificación oficial según el cumplimiento de las mismas. Ventajas de la gestión documental para la publicación Web. Como hemos visto en el caso de la comunicación interna, la [20]
  • 22. gestión documental a través de un sistema de gestión de contenidos(CMS) es el núcleo del sistema de información. En el caso de la gestiónde información interna, es la intranet la que ofrece una serie deventajas añadidas a la utilización de este software de gestión. Ahoraveremos qué ventajas ofrece dicho software a la publicación decontenidos en la Web de la organización. Sea como sea, se observa queel CMS se encuentra en el centro de las dos interfaces web de laentidad, la interna (intranet) y la externa (internet). También hay que decir que no todas las entidades necesitan unaweb con un alto nivel de escalabilidad, esto es, la predicción delaumento progresivo de la información contenida en cada una de laspáginas que componen el sitio web de la organización. La mayoría deexpertos aconsejan que se utilice un sistema de gestión de contenidos apartir de las 500 páginas. Ni la entidad que analizaré en la segundaparte, ni otras entidades locales que no ofrecen servicios propios de laadministración-e, alcanzan este número. Sin embargo, he idocomentando acerca de lo conveniente de integrar en unas pocastecnologías, todos los procesos de gestión de información y documentosque soporta una organización. De ahí el uso de la intranet comotecnología base para integrar dichas tecnologías, entre las que se puedeencontrar un módulo para la gestión de contenidos Web. Las ventajasmás importantes que ofrece un CMS en este sentido son las siguientes: Agilizar el proceso de creación y publicación de contenidos. Permitir al personal responsable el establecimiento de fecha de revisión/eliminación de los materiales en el momento de su publicación. Crear modelos o plantillas para documentos normalizados y de uso común. Posibilitar la modificación de todo el sitio web de forma automática. Conversión de documentos de un formato a otro. Obtener herramientas de seguimiento para el análisis del tráfico en el sitio web. Prevenir enlaces rotos. Proporcionar enlaces con otras bases de datos relacionadas presentes en la organización. [21]
  • 23. 2.2.4. Consideraciones tecnológicas: Herramientas y Servidores. La estrategia que siga la organización a la hora de planificar unsistema de información tiene un elemento clave en lo que se refiere a lagestión de los soportes y herramientas tecnológicas necesarios para sufuncionamiento. La elección del equipo informático y el software degestión ocupa gran parte del debate interno en las organizaciones parala toma de decisiones, ya que es la fase que consumirá la mayor partedel presupuesto y de la que dependerá la eficacia y eficiencia delsistema de información. La gestión tecnológica en una entidad puede ejecutarse medianteun plan tecnológico autónomo (grandes organizaciones con distintassedes y servicios), o mediante su integración como una fase más en laplanificación estratégica de la entidad (medianas y pequeñasorganizaciones con servicios centralizados). Si se decide implantar unsistema de información, habría que incluir los requerimientos técnicosespecíficos que demanda este tipo de sistemas en dicha planificación.La elección de una u otra metodología dependerá, además de sutamaño, del mayor o menor grado de incorporación de la tecnología enla entidad. De acuerdo a dicho grado de incorporación se puedeestablecer la siguiente clasificación: • Hardware: es la tecnología incorporada a las máquinas y el equipo físico de la organización. • Software: se trata de tecnología no incorporada. Son los programas, aplicaciones y manuales que dan sentido y otorgan funcionalidad al sistema físico. La entelequia del sistema. • Orgware: es la tecnología incorporada a toda la estructura de la organización. • Humanware: tecnología incorporada a personas. Es el conjunto de habilidades y conocimientos que tiene asimilado cada empleado, resultado de su experiencia laboral y competencias adquiridas. Es lo que se conoce como “know how”. La gestión tecnológica quedaría definida como “el proceso deadopción y ejecución de decisiones sobre las políticas, estrategias, planesy acciones relacionadas con la creación, difusión y uso de la tecnología”[20]. Para el tema de este trabajo, el plan tecnológico sería una fase másde la planificación del sistema de información. Por ello, sería interesanteanalizar algunas de las herramientas disponibles que estánrelacionadas con la implantación de la infraestructura necesaria parallevar a cabo los procesos implicados en la gestión de la información talcomo la hemos previsto en los apartados anteriores. Existen dos formas principales de adquisición tecnológica. Lainnovación, que consiste en la creación por la propia entidad de latecnología adecuada para su funcionamiento, y la consiguiente [22]
  • 24. comercialización de la misma, obteniendo no sólo una ventajacompetitiva frente al resto, sino también una rentabilidad económica.Este procedimiento es más común aplicarlo a países o territorios que aentidades u organizaciones concretas. Se trata de una forma que seescapa a la mayoría de las entidades públicas debido a su alto coste yexcesiva especialización. En contraposición se encuentra la noción detransferencia tecnológica, la cual se define como la selección de unatecnología externa, adaptándola y mejorándola teniendo en cuenta lasnecesidades de la organización receptora. Para que la transferenciaofrezca buenos resultados debe incluir no sólo las herramientas en sí,sino los conocimientos técnicos sobre su mantenimiento, diseño yfabricación. La mayoría de expertos señalan que la importación detecnología no es un problema en sí mismo, sino que dichos problemasse presentan por una inadecuada selección de la tecnología o por unacontratación perniciosa. Para salvar esta situación, se hace necesario efectuar unabúsqueda previa de la mejor opción, realizar una evaluacióncomparativa y finalmente proceder a la selección de la más adecuada.La trasferencia puede ser de productos propietarios, cuyo código escerrado y está sujeto a licencias de pago para su adquisición, o bien detecnologías de código abierto, o software libre, las cuales puedenincorporarse gratuitamente y adaptarse a las necesidades específicas decada organización. Esto último es una solución que cada vez cuenta conmayores adeptos, y se concibe como la forma más adecuada y legítimaque tiene una entidad pública de adquirir tecnología. Los recursos tecnológicos a incorporar en una organizacióndependerán como hemos mencionado, de las necesidades de la propiaentidad y de su plan estratégico. Hay cuatro factores principales quehay que tener en cuenta para que el resultado sea óptimo. Identificar los recursos tecnológicos clave11 para la organización, es decir, aquellos que forman parte de los flujos de trabajo habituales de la misma y proporcionan las mayores ventajas. Potenciar el desarrollo y la innovación de esos recursos tecnológicos claves. Adquirir las destrezas tecnológicas necesarias para su gestión. Integrar el uso de los recursos tecnológicos con otros factores de éxito en la organización. Existen numerosas herramientas y aplicaciones específicas parasatisfacer todos los procesos implicados en la gestión de la información.11 “Son aquellos que sustentan la posición competitiva y de liderazgo de las organizaciones que los utilizan” (SanSegundo, Rosa. En: UD. 3 Desarrollo tecnológico de un sistema de información. Herramientas tecnológicas). [23]
  • 25. Desde las que apoyan un programa de gestión a las que intervienen enlos sistemas de soporte a la toma de decisiones, desde aquellasherramientas de edición, indexación, y manipulación de contenidospara su publicación web o en un repositorio digital, a otras destinadas asatisfacer las necesidades propias de un tipo de organización o campodel conocimiento, como bibliotecas, museos, universidades, archivos,etc. Por ello, y para ceñirme al tema de este trabajo que ha idoacercándose a la idea de integración y planificación estratégica de losrecursos humanos y tecnológicos a la hora de proyectar un sistema deinformación, voy a comentar un sistema de gestión de contenidos oCMS que como soporte permite una solución integrada para la Intranetde la organización, además de servir como gestor para la publicación enla Web. Estoy hablando de la última versión de la herramienta degestión documental Alfresco 4.0. Con ello no pretendo promocionar lautilización de un software en concreto, ni pretender abarcar lacomplejidad informativa que puede aparecer en las distintas entidadespúblicas, pero sus prestaciones me parecen las más pertinentes de caraa introducir la parte práctica del trabajo. Además, cuenta con la ventajade tratarse de software de código abierto, con las consecuencias deflexibilidad y adaptación a las diferentes necesidades de una entidadpública, tanto en lo referente a la información como a la inversióneconómica. Alfresco 4.0: software de gestión documental Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de códigoabierto, que incluye las funciones, los servicios y los controlesnecesarios para realizar la gestión documental de una empresa oentidad. Gracias a ser software libre permite un gran nivel demodularidad y flexibilidad a las distintas necesidades, además deofrecer tres versiones principales, cuya selección dependerá de losrecursos y la infraestructura técnica de la entidad. Dos versionesnecesitan de la instalación de la plataforma en la red local de laentidad. Se denominan Alfresco Enterprise Edition, para la cual esnecesario adquirir una licencia que ofrece asistencia técnica y algunascapacidades extra del sistema, y Alfresco Community Edition, queincorpora la mayoría de aplicaciones de la versión anterior pero sinsoporte técnico, lo que provoca que se necesite ciertos conocimientosdentro de la empresa para su instalación y mantenimiento. En estesentido la colaboración entre el informático y documentalista de laentidad es muy recomendable. La tercera versión se denomina Alfresco Cloud, y está pensadapara aquellas entidades que dependen de un servidor externo, ycuenten con poca capacidad de instalación, ya que es accesible vía Weby utiliza la nueva tecnología de computación y almacenamiento en lanube, cuyo coste varía del uso o el servicio contratado. La flexibilidad de este sistema viene dada por su segmentación encuatro módulos principales: [24]
  • 26. Gestión documental: incluye la funcionalidad, los servicios y controles que soportan la gestión documental. Por ejemplo, permite el almacenamiento, control y recuperación de los contenidos a través de un repositorio centralizado que comparten todos los usuarios del sistema (intranet). Dicho repositorio esta compuesto de espacios, documentos y flujos de trabajo asociados. A través de la asignación de permisos y roles definidos, permite el acceso y el tratamiento conjunto, o el acceso privado para grupos de trabajo y departamentos específicos. Los contenidos gestionados por Alfresco obedecen a múltiples formatos de aplicaciones externas, además de manejar tanto información estructurada (textos) como no estructurada (audio, vídeo, imágenes, etc.). Para mejorar la recuperación permite la indexación con diferentes estándares de metadatos, creación de etiquetas, y contenido relacionado dentro del mismo repositorio. Herramientas colaborativas: incluye las herramientas que facilitan la colaboración de grupos de trabajo dentro de la entidad. A través de la definición de sitios, es posible crear recursos compartidos por grupos de trabajo, ofreciendo una serie de herramientas para la colaboración, como una biblioteca de documentos, foros de discusión, blogs, wikis, etc. Gestión de contenidos Web: incluye las funciones, los servicios y los controles que hacen posible la publicación Web. Este módulo requiere su integración con el de gestión documental, ya que tanto los contenidos públicos (Web) como los contenidos privados (Intranet) están almacenados en un mismo repositorio, permitiendo así gestionar el ciclo de vida del documento. Posee su propia plataforma para la edición y el diseño Web, llamada Web Quick Star, aunque permite la utilización de plataforma externas como Joomla. Gestión de registros y preservación: incluye las funciones, servicios y los controles que permiten la preservación del contenido, posibilitando la creación y gestión del archivo digital de la entidad. Dentro de este módulo se poseen aplicaciones para establecer cuadros de clasificación, reglas de revisión y expurgo, calendarios de conservación, descripción detallada de documentos con fines a su recuperación en un entorno Web, etc. Además, permite generar evidencias electrónicas con validez jurídica.3. Caso Práctico: Teatro Municipal En la primera parte que aquí termina, hemos analizado losaspectos más relevantes a tener en cuenta a la hora de abordar laimplantación de un sistema de información. Como un sistema que no [25]
  • 27. sólo permite la comunicación entre las diferentes áreas de la entidad,sino también, la publicación y edición de contenidos de formacolaborativa, o el control y coordinación descentralizada de los flujos detrabajo más comunes en una entidad. En toda organización seintercambia información, pero no por ello se posee un sistema deinformación. Para que éste exista se requiere planificación, recursoshumanos, tecnológicos y una voluntad de sistematizar los flujos detrabajo y tareas de cada uno de los departamentos que intervienen en elrendimiento de la organización. La necesidad de implantar un sistemade información adquiere más relevancia si cabe en las entidadespúblicas. La posibilidad de optimizar recursos y servir de servicio deinformación a ciudadanos y empresas cuando éstos lo soliciten, es unaventaja indiscutible para este tipo de organizaciones. Por ello, me gustaría analizar de una forma muy aproximada elflujo de información existente en una entidad pública concreta. En estecaso, un Teatro Municipal. Además, su carácter cultural reducebastante su complejidad en lo referente a tipos documentales y flujos detrabajo administrativos, por lo que me ha permitido plantear ciertassoluciones desde la base teórica, sin haber realizado un estudiodemasiado ortodoxo ni exhaustivo12. Siguiendo los resultados dealgunos indicadores que he podido recopilar gracias a mi estancia brevey grata en la entidad durante un periodo de prácticas, he queridomostrar la estructura organizacional e informativa de la misma, ademásde algunos aspectos relevantes acerca de cómo gestionan la informacióny los procesos asociados. Tras un diagnóstico previo, finalizo con dospropuestas, una por cada interfaz informativa, interna (intranet) yexterna (internet), que pretenden cubrir algunas lagunas detectadas omejorar los servicios en lo que respecta a la gestión de la información enentornos digitales, proponiendo para ello un modelo de buenasprácticas de lo que podría ser una intranet colaborativa, y propuesta desección Web que ofrezca un valor añadido a la documentación gráficaalmacenada en la entidad a lo largo de 25 años de historia. 3.1. Diagnóstico El Teatro Municipal “Miguel de Cervantes” abre sus puertas el6 de abril de 1987 cuando el Ayuntamiento se hace cargo de su gestióntras una historia de mecenazgo, incendios y reformas que acaban porconvertir un viejo edificio antiguo, sede del Teatro de la Libertad en els.XIX, en el actual Teatro Cervantes. Su oferta cultural se distribuye alo largo de temporadas, las cuales se inician en septiembre y finalizanen julio, intercalando dicha programación con ciclos, festivales yprogramas educativos con mayor o menor permanencia a lo largo de losaños. La programación ordinaria (temporada) es clasificada por tipo de 12 Mi intención en este trabajo sólo ha sido aproximarme a un estado de la cuestión, para desdeahí plantear alguna solución desde el campo de las ciencias de la información, y esbozar algunas ideasque podrían ser trabajadas y analizadas con más detalle en un futuro, de cara a la presentación de unproyecto de sistema de información que podría aplicarse a dicha entidad. [26]
  • 28. espectáculo, organizados en 7 categorías generales13: • Teatro y teatro musical. • Teatro infantil y conciertos didácticos para niños (*). • Música. • Orquesta Municipal de Málaga y música clásica. • Lírica. • Danza. • Eventos ciudadanos y cesión de sala (*). El Teatro Municipal Miguel de Cervantes como entidad gestoratiene dos sedes, una el propio Teatro Cervantes, el más importante ydonde acontecen los ciclos y espectáculos de mayor afluencia yprestigio, y la otra el Teatro Echegaray, ubicado en la calle del mismonombre, donde se realiza actividades paralelas. Todos los procesosadministrativos y de gestión corresponden al Teatro Cervantes, por loque seguiremos tratándolo como una sola entidad, ya que en loreferente a la gestión de la información lo es. Según datos extraídos de la memoria correspondiente a latemporada 2011/12, durante el pasado año se registraron 176.610espectadores, se realizaron 280 espectáculos, siendo los de mayorafluencia los englobados bajo la categoría de “Música”. 3.1.1. Datos Técnicos El Teatro trabaja con dos servidores14 principales mediante unsistema de doble terminal. Una red externa de ordenadores queconecta con el servidor municipal, cuyo mantenimiento esresponsabilidad del Ayuntamiento a través del Centro Municipal deInformática. Y otra red interna que conecta los ordenadores de losempleados a un servidor propio, con jerarquía de acceso segúndepartamentos. Así pues, los empleados del Teatro trabajan con dosterminales distintos, cada uno de ellos con el acceso a la redcorrespondiente. El dominio correspondiente a la red municipal tienela extensión (.eu), mientras que el dominio de la red interna tiene laextensión (.es). Todo el software y programas instalados son de códigocerrado, y están sujetos a derechos de explotación. La Web del Teatro esdiseñada, alojada y gestionada en su soporte técnico, por una empresaexterna al Teatro. La actualización de contenidos corre a cargo detécnicos, que han sido autorizados por la empresa comoadministradores de la Website. Dentro de la red interna, la que más nos 13 Aquellas que están marcadas con un asterisco no aparecen bajo ese nombre en la Web delTeatro.14 En el siguiente apartado, cuando hablo de la organización de la información en la Web de la entidad, trato de identificar ambos servidores según los servicios de información que tiene asociados. [27]
  • 29. interesa, existen diversas aplicaciones para la gestión de la informacióny la comunicación entre los empleados de los distintos departamentos. Software para el registro y preservación de información: El programa utilizado es el software propietario “Access”, comobase de datos relacional que según la finalidad y temática de lainformación registrada, se adaptará a diferentes diseños y arquitecturapara aumentar la eficiencia de su manejo. Actualmente existen cuatrobase de datos en funcionamiento: archivo gráfico, directorio deartistas y compañías, solicitud de espectáculos y lista distribuidade noticias. A cada base de datos sólo tienen acceso los departamentosresponsables de su contenido y actualización. Software para la distribución y comunicación de información: Para la distribución y comunicación entre departamentos seutiliza un software llamado “Samba” que consiste en establecer unsistema de carpetas compartidas, cada una de ellas con undeterminado rol que designa una serie de permisos y filtros de accesodefinidos según el departamento que las use. De esta manera, nosencontramos con una suite ofimática en la que se incluye contenidos ydocumentos integrados en espacios compartimentados y regulados porpermisos de acceso o por la IP del terminal que intenta acceder. Estesoftware incluye un servicio de mensajería instantánea que permitecompartir archivos dentro de la red interna, con lo que evita recurrir alservidor de correo-e para comunicaciones y transferencias sencillas deinformación. Además, cuenta con la posibilidad de implantar un motorde búsqueda compartida sobre un mismo directorio o espaciocompartido. Software para la publicación de contenidos e información: Al no existir Intranet, los procesos asociados a la edición ypublicación de contenidos e información sólo están orientados a la Web.Tampoco existe software específico en este sentido, además delmencionado. Todo el material publicable es transferido por los distintosdepartamentos al diseñador gráfico y a la redactora de contenidos yjuntos lo maquetan, incorporan el texto, y mediante plantillasestablecidas por la empresa encargada de alojar y diseñar la Web delTeatro, publican dicho contenido al instante. Software y programas específicos La instalación de los componentes en los distintos terminales delos departamentos corresponde al Informático del Teatro, y obedece acriterios de necesidad implícita por el tipo de actividad a realizar. Esdecir, el acceso a la instalación de nuevos componentes está bloqueadoy sujeto a la intermediación del informático. Así, son distintos los [28]
  • 30. componentes y aplicaciones instalados en un terminal y otro. Respectoal soporte técnico en caso de error en algún componente o aplicación,éste es solucionado si el fallo lo permite, desde el equipo delinformático, mediante un sistema centralizado del cual se tiene acceso acualquier terminal de la red interna. 3.1.2. Organigrama: departamentos y áreas de trabajo. A continuación, con la idea de ubicar las diferentes actividades enlas que se pueden ver inmersos este tipo de entidades, paso a enumerarlos departamentos que conforman el Teatro, indicando el número deempleados, las áreas de trabajo asociadas, y la función principal decada uno. 1. Gerencia (Departamento) → Personal: 1 → Función: Contratación y organización de espectáculos. Dirigir ycoordinar el plan estratégico de la entidad, y hacer ver sucumplimiento en todos los departamentos. Área de Secretaría → Personal: 2 → Función: Labores de secretaría y administrativas de laGerencia. Área de Administración: → Personal: 4 → Función: Gestión Económica- Administrativa. 2. Producción (Departamento) → Personal: 5 → Función: Contratación y programación de espectáculos. Área de Sala: → Personal: 11 → Función: Acomodación, conserjería y taquillas. Área de Escenario: → Personal: 28 → Función: Tramoya, luminotecnia y sonido. Área de Mantenimiento: [29]
  • 31. → Personal: 5 → Función: Mantenimiento. 3. Comunicación e Imagen (Departamento) → Personal: 3 → Función: Relaciones con los medios de comunicación e imageny soporte gráfico. Área de Promoción y Participación Ciudadana: → Personal: 2 → Función: Relación con los distintos colectivos sociales de laciudad, guía en visitas al Teatro Cervantes y programación deactividades pedagógicas. Área de Publicidad y Marketing: → Personal: 1 → Función: Patrocinio y Publicidad. Área de Diseño y Soportes: → Personal: 1 → Función: Infraestructura técnica y diseño de instalaciones. Área de Prensa: → Personal: 1 → Función: Comunicados de prensa del Teatro, relaciones con losmedios. 4. Recursos Humanos (Departamento) → Personal: 4 → Función: Gestión de personal. 5. Informática (Departamento) → Personal: 2 → Función: Mantenimiento del equipo informático, instalación decomponentes y aplicaciones, publicación Web. [30]
  • 32. 3.2. Propuesta de solución 3.2.1. Identificación de las necesidades: hacia una intranet colaborativa. En este apartado voy a tratar de identificar las necesidades quepuede tener esta entidad concreta. No pretendo generalizar. Para ellome baso en una encuesta personal dirigida a los departamentos queincluyen entre sus tareas procesos tradicionalmente asociados a lagestión de la información, una entrevista con el departamento deInformática y el área de Promoción y Atención Ciudadana, junto a lainformación disponible en la Web del Teatro. → Mayor eficacia en la búsqueda de información de losempleados y departamentos: existen dos ámbitos de trabajo dondeesta tarea se lleva a cabo. El primer ámbito trata de dar respuestasatisfactoria a las demandas de información del ciudadano y loscolectivos sobre cuestiones relacionadas con la actividad del Teatro. Elsegundo ámbito, se refiere a los documentos e información compartidaentre diferentes áreas para llevar a cabo determinados flujos de trabajo.Uno y otro se basa en la comunicación bidireccional y no sistematizadade la información, utilizan software independiente para el registro ytratamiento de la información. He expuesto la necesidad de que esainformación asociada a proyectos y flujos de trabajo concretos semantenga en el tiempo, organizada y recuperable, para una futurareutilización que optimice el tiempo dedicado, el cual podría desviarse aotras tareas. → Permitir la personalización, categorización y la integraciónde aplicaciones externas: esto tiene la ventaja principal de no tenerque utilizar multitud de contraseñas para acceder a las diferentesherramientas y aplicaciones necesarias para la elaboración de trabajos. La interfaz de trabajo que proporciona una intranet permite lacreación de sitios específicos, a los que se puede asignar permisos y rolpredefinido de acceso, manteniendo así la privacidad necesaria paracada área de trabajo. Esta opción está soportada desde un mismoportal, al que se accede con contraseña única, provocando una mismapercepción al empleado acerca de cómo funciona la entidad de la queforma parte. → Filtrado de la información: la información que puede servirpara un proyecto puede no servir para otro. Si no etiquetamos elcontenido informativo y lo ubicamos en diferentes espacios según surelevancia, pertinencia, fase de gestión, etc. la posibilidad de que otrosla utilicen se reduce notablemente. La intranet puede facilitar el sistemade filtrado de la información de calidad, mediante la asignación dedescriptores, metadatos o la definición de flujos de trabajo. → Integración de la información: los dos tipos de información [31]
  • 33. con los que trabaja una entidad; información interna y externa, quedanintegrados en un mismo repositorio. Así la información no quedadispersada y aumenta la flexibilidad del sistema. → Fomentar el trabajo colaborativo: en la actualidad se cuentacon dos soportes de comunicación dentro de la entidad. La líneatelefónica interna, el correo-e y un servicio de mensajería instantáneaque también puede trasferir ficheros de menor tamaño. Esto puederesultar suficiente, si las comunicaciones son puntuales y no requierenla consulta a base de datos. En caso contrario, si la comunicación esconstante debido a un flujo de trabajo específico, o requiere utilizarfuentes documentales, se ahorraría esfuerzo y descarga local dearchivos, trabajando en un entorno que pusiera a disposición multitudde herramientas colaborativas, como actualmente soportan la mayoríade programas de gestión integrados en la Intranet. Herramientasespecíficas (blogs, wikis, foros, etc.) y creación de comunidades dentrode un espacio común de trabajo, facilitando el acceso en común arecursos, fuentes de información, etc. → Reducir el “feudalismo informativo” dentro de laorganización: uno de los aspectos que más llama la atención cuandoafecta a entidades públicas de carácter cultural. Cierto es que no todala información debe estar accesible a departamentos que no trabajancon ella, o que existen proyectos e informaciones que podrían filtrarse ala prensa u otros colectivos, provocando un perjuicio al éxito de lasactividades. Pero esto no es un argumento en contra de la implantaciónde un entorno colaborativo, ya que como hemos visto, la gestióndocumental integrada permite definir permisos, crear sitios específicos,y segmentar la Intranet mediante un sistema modular de interfacessegún quién establezca el acceso. Creo que las verdaderas reticenciasobedecen más a los miedos convencionales que tiene el personal de quela información compartida se vuelva en su contra de alguna manera.Estas rutinas de trabajo pueden ser estimulantes en otros entornosmás competitivos y empresariales, pero tiene poco sentido para elfuncionamiento de una entidad pública, la cual debe basarse en uncontinuo feedback, no sólo con el exterior sino entre la propia plantilla.Máxime teniendo en cuenta, la importancia que tiene las experienciasanteriores, los working papers, y el material de trabajo como baseteórica para el éxito de cualquier proyecto cultural que se quieraabordar en el presente. → Entorno hipermedia y multiplataforma en la gestión dedocumentos digitales: si hace unos años el factor más importante erael multiformato a la hora de trabajar con documentos digitales,últimamente la información relevante para la entidad y la que éstadevuelve a los usuarios, puede presentarse de forma estructurada(texto) o no estructurada (audiovisual, fotografías, etc.). Esto afecta a lagestión, conservación y organización de este tipo de información, ya quesu lectura requiere dos o más aplicaciones que es frecuente que se [32]
  • 34. instalen en terminales específicos, provocando cierta rigidez y engorrocuando se trabaja con este tipo de documentos. Además, ante elaumento de los dispositivos con tecnología Web, el personal tiene a sudisposición poder acceder a la información que le interesa desdecualquier lugar y en cualquier momento, haciendo más fácil larealización de los asuntos de urgencia que puede requerir laorganización. Estas dos dimensiones, los documentos hipermedia y elacceso multiplataforma, podrían desarrollarse con facilidad si el entornode trabajo está soportado en una intranet colaborativa, debido a queutiliza tecnología Web y permite la integración de aplicaciones bajo unamisma interfaz y vinculadas a un mismo repositorio. → Fomentar el “cambio cultural” a través de una experienciatecnológica: las Intranets, su concepto y posibilidades han idoevolucionando desde las primeras interfaces allá por los años 80. Sehan ido adaptando a la las nuevas tecnologías, y han posibilitado quelos empleados en cuyas organizaciones se utilizaba una red internacomo entorno de trabajo antes de la aparición de Internet, tuvieranmuchos menos problemas para adaptarse al nuevo escenarioinformativo que inauguraba la World Wide Web. Actualmente, nosencontramos en los albores de la tercera etapa evolutiva de la Web,habiendo pasado de la información estática y unidireccional de la Web1.0, a la información dinámica y multidireccional, que posibilita elentorno de creación e intercambio colaborativo de contenidos que seconoce como Web 2.0. El siguiente paso consiste en conseguir que granparte de la información sea reconocida y procesada directamente por lascomputadoras, provocando una mayor pertinencia y satisfacción delusuario a la hora de recuperar información de calidad de forma eficaz.Se trata de la Web 3.0, basada en la tecnología de datos enlazados oweb semántica, la cual plantea una serie de mundos posibles de los queya existen pruebas (Internet de las cosas, realidad aumentada, etc.).Para que esto sea posible, es cada vez más importante, que entidades yorganizaciones gestionen y publiquen su información basándose enestándares de descripción de contenidos, y en el caso de las entidadespúblicas sobre todo, pongan su información disponible para que seareutilizada por las diferentes aplicaciones que producirán unextraordinario valor añadido. En otro orden de cosas, el uso de laIntranet, puede servir para que cambien las estructuras mentales quemantienen la rigidez jerárquica en las organizaciones, y fomenten laautonomía y creatividad por parte de las áreas de trabajo, lacolaboración y el dinamismo que demanda la nueva economía. Todas estas necesidades hacen de la intranet, no sólo unaplataforma tecnológica, sino la estructura lógica más adecuada paraconseguir que la información generada y recibida por la entidad en sutrabajo cotidiano, repercuta en la organización de forma positiva,mejorando los niveles de efectividad, eficiencia y colaboración, tresaspectos muy demandados por la sociedad actual. “Se produce uncambio en la concepción de las intranets y se pasa de una visión [33]
  • 35. tecnológica, a una visión organizativa, en donde prima la definición depolíticas de información para hacer disponible, fácilmente accesible y deforma coherente, toda o parte de la información interna que produce unaorganización” [21]. . 3.2.2. Identificación de las posibilidades: hacia una hemeroteca digital. Este apartado es sólo el esbozo de una idea que se me ocurriótras mi paso por unas prácticas de colaboración cuya tarea consistía enel inventario, ordenación y digitalización de la documentación gráfica(folletos, programas, fotografías, dossier de prensa y diapositivas) queha ido acumulando el Teatro a lo largo de 25 años. Actualmente estáinformación ya está clasificada, pero no se le está dando ningunautilidad, permaneciendo en un depósito sin acceso para la consultapública. Además del valor informativo para investigadores y medios decomunicación, este archivo gráfico podría incorporarse mediante eltratamiento digital de imágenes a la publicación Web, ya sea comosección independiente o como aplicación o recurso educativo que aportevalor a su contenido mediante tecnologías similares a las utilizadaspara los libros electrónicos, incorporando interacción del usuario,etiquetado social, formatos multimedia y enriquecidos, etc. Las secciones más consultadas y donde se acumula la mayorparte de la información en la Web son, el Home y las diferentessecciones separadas por tipos de espectáculos. Se trata de una tipologíacomún a este tipo de entidades culturales, donde se ofrece losespectáculos programados, horarios, precios de las localidades,descripción y ficha técnica de los mismos, etc. Esta información es decarácter dinámico y se va actualizando a medida que se producennuevas incorporaciones a la oferta cultural del Teatro. Su gestiónimplica a varias áreas de trabajo. De acuerdo al tema de este trabajo,esta información ha sido susceptible de análisis en lo referente a losprocesos de publicación Web cuya eficacia depende de cómo estéorganizada internamente la gestión de la información. Dicho análisis haservido a la hora de identificar las necesidades de la entidadcomentadas en el apartado anterior. Para este apartado quiero hacermención a una sección específica de la Web que lleva el nombre de“Álbum”. Está dedicada a la publicación de fotografías de los diferentesespectáculos, ciclos y otros actos que van pasando por el teatro. Unabuena idea, que puede llegar a un buen proyecto si se solucionanalgunas debilidades como las siguientes: • Los documentos están clasificados por nombre del espectáculo y temporadas, careciendo de una clasificación temática similar a la arquitectura front-end de la Web donde la información acerca de los espectáculos está clasificada por géneros (Música, Teatro, Ópera, etc.). Esto no es una ventaja [34]
  • 36. respecto a la usabilidad del sitio, ya que no sigue una arquitectura coherente y fácilmente asimilable por el usuario. • El único criterio de búsqueda que incluye es el cronológico. El archivo más antiguo data de la temporada 2008/09, obviando el archivo retrospectivo, del que últimamente se ha hecho inventario, ordenación y digitalización sobre la documentación gráfica generada por el Teatro a lo largo de los 25 años de existencia. • Interfaz poco intuitiva, y con poco contenido. • La descripción del contenido para su recuperación por los motores de búsqueda no está normalizada ni cumple con los estándares al uso para la publicación de objetos digitales • No incluye herramientas de la Web social para la interacción del usuario, con lo que su reporte para la entidad es poco significativo. • No hay departamento o área específica dedicada a su mantenimiento, siendo resultado de la colaboración puntual entre el fotógrafo, el informático, y el diseñador gráfico del Teatro. Algunos requisitos básicos que habría que tener en cuenta paracrear un repositorio digital que integre tanto la documentación gráficaque se vaya generando actualmente, junto a la documentaciónretrospectiva que se encuentra ordenada en un depósito físico, son lossiguientes: Selección de los tipos documentales objeto de tratamiento y digitalización. En este caso fotografías. Descripción de los objetos mediante un estándar de metadatos, que sea conveniente al fin perseguido, la recuperación de la información. Analizar la audiencia potencial de este archivo digital: público infantil, investigadores, medios de comunicación, centros educativos, etc. Favorecer la preservación digital, mediante la descripción del contenido con lenguajes de marcado, que permitan la interoperabilidad y migración entre diferentes sistemas informáticos. Necesidad de incorporar herramientas de la Web 2.o, la posibilidad de hacer comentarios y el etiquetado social, serían dos aplicaciones ineludibles.4. Conclusión La existencia de un sistema de información organizado y eficazadquiere mayor importancia para las entidades de carácter público, ya [35]
  • 37. que su filosofía de servicio junto a las exigencias de trasparenciainformativa y optimización de recursos que actualmente se haconvertido en necesidad, hace conveniente que se adopte una actitudpositiva ante aquellas herramientas y posibilidades que ofrece el mediodigital para favorecer estos objetivos. Por ello me ha parecido interesante aproximarme a esta idea,quedando abierta la posibilidad de retomar algunas de las posibilidadescomentadas a lo largo del trabajo y dedicar un especial seguimiento asu análisis y desarrollo. La gestión de la información en un entornodigital me parece una necesidad cada vez más necesaria y demandada,donde el profesional de la información tiene mucho que decir. Lapolítica de información, su gestión y organización no puede reducirse alabores informáticas, ya que actualmente son diversas las fuentes y lanecesidad de contar con una persona que filtre, seleccione y preserve elgran caudal informativo que genera y recibe una entidad es másacuciante que nunca. En definitiva, la implantación de un sistema de información enuna entidad no depende sólo de la instalación de software específico yde que cada área o departamento cumpla con las expectativasdepositadas en su trabajo. Como se ha ido mostrando, la informacióncomo valor intangible debe proporcionar rentabilidad a partir de suprocesamiento sistematizado, obtener visibilidad mediante lasherramientas tecnológicas disponibles, y procurar que quede constanciade los documentos utilizados en los procesos de trabajo internos. Todoello con varios objetivos ineludibles; aumentar la eficacia, la eficiencia yla colaboración, el dinamismo y adaptación a los cambios que supone lanueva sociedad del conocimiento. [36]
  • 38. 5. Notas[1] Martín Mejías, Pedro. Gestión del conocimiento en las organizaciones. En: López Yepes,José (coord.). Manual de Ciencias dela Documentación, 2002, pp.693-720.[2] Canals, Agustí. La gestión del conocimiento. Barcelona: FUOC, 2003.http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html.[3] SanSegundo, Rosa. Constitución de la realidad en la era tecnológica de laposinformación. En: Razón y Palabra, 2003, febrero-marzo, n-31.http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n31/rsansegundo.html.[4] Alonso Arévalo, Julio. Gestión de la Información, gestión de contenidos yconocimiento. En II Jornadas de trabajo del Grupo SIOU, Salamanca (8 y 9 de noviembre de2007). Universidad de Salamanca.[5] Morales Flores, Elusa. La gestión y los gestores de la información. “Bibliodocencia”.Vol.4, n.4 (2004). http://www.bibliodocencia.com/4/4_6.pdf.[6] Lara Navarra, Pablo [et.al.]. Del e-commerce al e-government: tecnologías ymetodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de la Información,2002, noviembre-diciembre, v.11, n.6, pp.421-435.[7] Antonio Muñoz Cañavate. Sistemas de información en las empresas [en línea]-“Hipertext.net”, num.1, 2003. http://www.hipertext.net.[8] Drucker, Peter. La sociedad postcapitalista. Bogotá: Grupo Editorial Norma, 2004.[9] Muñoz Navarrete, Antonio.[10] Canals, Agustí. La gestión del conocimiento. Barcelona: FUOC, 2003.http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html.[11] Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y valoración desus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006,septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341. [37]
  • 39. [12] Ibid. pp.334.[13] Antonio Muñoz Cañavate. Sistemas de información en las empresas [en línea].Hipertext.net, num. 1, 2003. http://www.hipertext.net.[14] Alonso Arévalo, Julio. Gestión de la información, gestión de contenidos yconocimiento. Grupo SIOU [II Jornada de Trabajo] celebradas en: Salamanca, 8 y 9 denoviembre de 2007.[15] Bustelo Ruesta, Carlota [et.al]. Definición del modelo estratégico de desarrollo de unaintranet corporativa: metodología basada en un caso práctico. En: El Profesional de laInformación, v.15, n.5, pp. 352-362.[16] Pérez González, Daniel; Solana González, Pedro. Intranets: medición y valoración desus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, 2006,septiembre-octubre, v.15, n.5, pp.331-341[17] Ibid. pp.332[18] Lara Navarra, Pablo; Martínez Usero, Jose Angel. Del comercio-e a la administración-e: tecnologías y metodologías para la gestión de la información. En: El Profesional de laInformación, vol.11, n.6, noviembre-diciembre 2002, pp.421-435.[20] Restrepo González, Guillermo. El concepto y alcance de la gestión tecnológica. 1994.Disponible en: http://ingenieria.udea.edu.co/producciones/guillermo_r/concepto.html[Consultado en Octubre -2009].[21] Hernández, Tony y García Moreno, Mª Antonia. Intranets y preservación digital, algomás que tecnología. Revista del Instituto Andaluz del Patrimonio Histórico. 2002. [38]
  • 40. 6. Bibliografía▪ Temario “Recursos Tecnológicos en la Biblioteca Digital”. SanSegundoManuel, Rosa. MBD. UC3M. . Recursos Técnológicos en la Administración Pública (UD. 1- Epígrafe 1.4). Recursos y Herramientas Tecnológicas en un Sistema de Información (UD. 3-Epígrafe 3.1, 3.2, 3.5).▪ Martín Mejías Pedro Gestión del conocimiento en las organizaciones. Mejías, Pedro.En: López Yepes, José (coord.). Manual de Ciencias de la Documentación,2002, pp.693-720.▪ Muñoz Cañavate Antonio Sistemas de información en las empresas [en Cañavate, Antonio.línea]. “Hupertext.net”, num. 1, 2003. http://www.hipertext.net.▪ SanSegundo Manuel, Rosa. Constitución de la realidad en la era Manuel,tecnológica de la posinformación. En: Razón y Palabra, 2003, febrero-marzo, n-31.http://www.razonypalabra.org.mx/anteriores/n31/rsansegundo.html.▪ SanSegundo Manuel, Rosa. Nuevos sistemas de organización e Rosainformación electrónica. 4ª Conferencia Iberoamericana de Sistemas,Cibernética e Informática : CISCI 2005: Memorias (Orlando, Florida,EEUU, julio de 2005), v. 1, p. 240-243.http://hdl.handle.net/10016/12802▪ Restrepo González, Guillermo El concepto y alcance de la gestión Guillermo.tecnológica. En: Revista Facultad de Ingeniería. Medellín. No. 21, (Dic.2000); p. 178-185. [39]
  • 41. ▪ Lara Navarra, Pablo Martínez Usero, José Ángel Del comercio Pablo; Ángel.electrónico a la administración electrónica: tecnologías y metodologíaspara la gestión de información. En: El Profesional de la Información,vol.11, n. 6, noviembre-diciembre 2002.▪ Pérez González, Daniel Solana González, Pedro Intranets: medición y Daniel; Pedro.valoración de sus beneficios en las organizaciones. En: El Profesional de laInformación, v.15, n.5, septiembre-octubre 2006.▪ Bustelo, Ruesta, Carlota Gestión documental en las empresas: una Carlota.aproximación práctica. [En línea]. En: VII Jornadas Españolas deDocumentación (Fesabid 2000). Bilbao, 19-21 de octubre de 2000.http://www.inforarea.es/Documentos/fesabid.pdf.▪ Canals, Agustí La gestión del conocimiento. En: Acto de presentación del Agustí.libro Gestión del conocimiento (2003: Barcelona) [en línea]. UOC.http://www.uoc.edu/dt/20251/index.html.▪ Bustelo Ruesta, Carlota [et.al.] Definición del modelo estratégico de [et.al.].desarrollo de una intranet corporativa: metodología basada en un casopráctico. En: El Profesional de la Información, v.15, n.5. septiembre-octubre 2006.▪ Lara-Navarra, Pablo; Maniega-Legarda, David Conocimiento en la Lara- Maniega- David.nube: evolución de las intranets. En: El Profesional de la Información,2011, marzo-abril, v.20, n. 2, pp. 175-181. DOI:1º.3145/epi.2011.mar.07.▪ Alonso Arévalo, Julio Gestión de la Información, gestión de contenidos y Julio.conocimiento. II Jornadas de Trabajo del Grupo SIOU. Salamanca, 8 y 9 denoviembre de 2007. http://eprints.rclis.org/11273/1/Jornadas_GRUPO_SIOU.pdf. [40]
  • 42. ▪ Millán Tejedor, Ramón Estado de la e-Administración en España. [En Millán Ramón ón.línea]. Manual Formativo nº 47, ACTA, 2008.http://www.ramonmillan.com▪ Memoria Gráfica 2011/12. Teatro Municipal Miguel de Cervantes. Gráfica 2011/12.▪ Hernández, Tony García Moreno, Mª Antonia Intranets y preservación Tony; Antonia.digital, algo más que tecnología. Revista del Instituto Andaluz delPatrimonio Histórico. 2002.▪ Martínez-Sanz, Raquel Estrategia comunicativa digital en el museo. En: Martínez- ínez Raquel.El Profesional de la Información, 2012, julio-agosto, v.21, n.4, pp. 391-395. http://dx-doi.org/10.3145/ep.2012.jul.10. [41]