Accès aux connaissances du Service canadien des forêts : Politique et lignes directrices Présentation au Comité de la haute direction du Service canadien des forêts Le 28 septembre 2004

Aperçu Contexte Énoncés de politique Lignes directrices Implications Inventaire des actifs cognitifs

Contexte

Énoncés de politique

Lignes directrices

Implications

Inventaire des actifs cognitifs

Pourquoi élaborer une politique? Possibilités Accroître la visibilité, le leadership et l'influence du SCF Accroître le partage de l'information et des connaissances Favoriser la synergie, l'intégration et l'innovation Saisir l'actif le plus précieux du SCF et le mettre à profit Risque qu'il y a à ne pas agir Les organismes centraux vont décider des politiques de S–T La culture de partage de l'information n'évoluera pas Le secteur d'activité lié à l'information sera un échec Les connaissances du SCF demeurent invisibles

Possibilités

Accroître la visibilité, le leadership et l'influence du SCF

Accroître le partage de l'information et des connaissances

Favoriser la synergie, l'intégration et l'innovation

Saisir l'actif le plus précieux du SCF et le mettre à profit

Risque qu'il y a à ne pas agir

Les organismes centraux vont décider des politiques de S–T

La culture de partage de l'information n'évoluera pas

Le secteur d'activité lié à l'information sera un échec

Les connaissances du SCF demeurent invisibles

Cheminement Hiver 2000 2001 Décembre 2002 Hiver 2001 2003-2004 2002 Septembre 2004 Approbation Cueillette et analyse de l'information Élaboration des lignes directrices Aval du CHD - SCF Établissement - RNCan Ébauche de la politique Consultation Examen des Services juridiques

Objectifs stratégiques Accès Nul Élevé Tout à fait restreint Libre Situation générale souhaitée Coûts particuliers Restrictions particulières Restrictions et coûts particuliers But de la politique proposée Coût

Propriété et utilisation des données Énoncés de politique : Les connaissances créées grâce à des fonds publics sont publiques. Les employés qui recueillent les données de recherche ont habituellement un accès privilégié à ces données pendant deux ans. Dans le cas où la publication des données pourrait avoir des conséquences négatives, les DG peuvent prolonger la période d'accès privilégié de deux ans. Cadre : (aucune limite de temps, limite restreinte, limite indéfinie)

Énoncés de politique :

Les connaissances créées grâce à des fonds publics sont publiques.

Les employés qui recueillent les données de recherche ont habituellement un accès privilégié à ces données pendant deux ans.

Dans le cas où la publication des données pourrait avoir des conséquences négatives, les DG peuvent prolonger la période d'accès privilégié de deux ans.

Cadre : (aucune limite de temps, limite restreinte, limite indéfinie)

Énoncés de politique : Le SCF énonce clairement les rôles, les droits et les responsabilités. Le SCF veille à reconnaître les activités d'accès aux connaissances de ses employés et leur en donne le crédit. Dans les cas d'activités multipartites, des négociateurs verront à minimiser les dérogations à la politique. Cadre : (auteur, gardien, fournisseur, utilisateur, gestionnaire, propriétaire) Rôles, droits et responsabilités

Énoncés de politique :

Le SCF énonce clairement les rôles, les droits et les responsabilités.

Le SCF veille à reconnaître les activités d'accès aux connaissances de ses employés et leur en donne le crédit.

Dans les cas d'activités multipartites, des négociateurs verront à minimiser les dérogations à la politique.

Cadre : (auteur, gardien, fournisseur, utilisateur, gestionnaire, propriétaire)

Niveau d'accès Énoncés de politique : Le SCF donne librement accès au plus grand nombre possible d'actifs cognitifs S'il doit en restreindre l'accès, il tente de lever les restrictions si les circonstances le permettent Cadre : (libre accès, groupes particuliers, participants à des ententes, usage interne du SCF, contraintes juridiques et contraintes liées à la sécurité)

Énoncés de politique :

Le SCF donne librement accès au plus grand nombre possible d'actifs cognitifs

S'il doit en restreindre l'accès, il tente de lever les restrictions si les circonstances le permettent

Cadre : (libre accès, groupes particuliers, participants à des ententes, usage interne du SCF, contraintes juridiques et contraintes liées à la sécurité)

Accessibilité Énoncé de politique : Dans les cas où l'accessibilité et l'utilisation d'un actif cognitif sont limitées, le SCF tentera de régler le problème, au cas par cas. Cadre : (média, format, emplacement, technologie)

Énoncé de politique :

Dans les cas où l'accessibilité et l'utilisation d'un actif cognitif sont limitées, le SCF tentera de régler le problème, au cas par cas.

Cadre : (média, format, emplacement, technologie)

Service à la clientèle Énoncé de politique : Notre service à la clientèle est conforme aux pratiques exemplaires généralement reconnues. Cadre : (efficacité, satisfaction des utilisateurs, utilité, fiabilité, transactions)

Énoncé de politique :

Notre service à la clientèle est conforme aux pratiques exemplaires généralement reconnues.

Cadre : (efficacité, satisfaction des utilisateurs, utilité, fiabilité, transactions)

Recouvrement de coûts Énoncés de politique : Le SCF donnera accès gratuitement ou à un faible coût au plus grande nombre possible d'actifs cognitifs. Dans les cas où il doit recouvrer une partie des coûts, le SCF fera preuve d'ouverture et expliquera quels coûts il recouvre et pourquoi Cadre : (aucun, partiel, intégral)

Énoncés de politique :

Le SCF donnera accès gratuitement ou à un faible coût au plus grande nombre possible d'actifs cognitifs.

Dans les cas où il doit recouvrer une partie des coûts, le SCF fera preuve d'ouverture et expliquera quels coûts il recouvre et pourquoi

Cadre : (aucun, partiel, intégral)

Lignes directrices Inclusions et exclusions Connaissances créées par le SCF ( incluses ) Connaissances créées majoritairement par le SCF ( normalement incluses ) Connaissances créées minoritairement par le SCF ( normalement exclues ) Le SCF agit comme secrétariat ( exclues ) Connaissances acquises par le SCF ( entente d'acquisition ) Protection prévue par la loi ( exclues ) Actifs classifiés ( exclus ) Connaissances protégées par droits d'auteur ( exclues )

Connaissances créées par le SCF ( incluses )

Connaissances créées majoritairement par le SCF ( normalement incluses )

Connaissances créées minoritairement par le SCF ( normalement exclues )

Le SCF agit comme secrétariat ( exclues )

Connaissances acquises par le SCF ( entente d'acquisition )

Protection prévue par la loi ( exclues )

Actifs classifiés ( exclus )

Connaissances protégées par droits d'auteur ( exclues )

Lignes directrices Bon sens et jugement Interprétation et application Esprit et objectif de la politique Explications dans le cas des actifs cognitifs classifiés Exemples d'actifs cognitifs classifiés Recommandations et suggestions Laisser les gestionnaires gérer; on s'attend à ce qu'ils gèrent

Bon sens et jugement

Interprétation et application

Esprit et objectif de la politique

Explications dans le cas des actifs cognitifs classifiés

Exemples d'actifs cognitifs classifiés

Recommandations et suggestions

Laisser les gestionnaires gérer; on s'attend à ce qu'ils gèrent

Implications pour le secteur Supervision (CHD) Administration (Division GS) Communications internes et externes Normes de service Indicateurs de rendement, vérification Prix et reconnaissance pour les RH

Supervision (CHD)

Administration (Division GS)

Communications internes et externes

Normes de service

Indicateurs de rendement, vérification

Prix et reconnaissance pour les RH

Implications - direction Gestionnaires Autorisent et documentent les exceptions à la règle des deux ans Minimisent les dérogations à la politique Veillent à ce que les employés déclarent leurs actifs cognitifs Mettent en œuvre les procédures et les incitatifs pour les RH Travailleurs du savoir Intègrent l'accès à leurs plans de projets Déclarent leurs actifs cognitifs

Gestionnaires

Autorisent et documentent les exceptions à la règle des deux ans

Minimisent les dérogations à la politique

Veillent à ce que les employés déclarent leurs actifs cognitifs

Mettent en œuvre les procédures et les incitatifs pour les RH

Travailleurs du savoir

Intègrent l'accès à leurs plans de projets

Déclarent leurs actifs cognitifs

Entrée de données dans l'inventaire des actifs cognitifs

Résultats de recherche dans l'Inventaire des actifs cognitifs

Actifs cognitifs - Rapports 0 25 50 75 100 125 150 175 Ensemble de données Papier Organisationnels Présentation Documents d'information Nombre d'actifs Pourcentage Nombre Total de 531 actifs d'après 211 réponses Source : Enquête sur les actifs cognitifs Matériels Médias Commerciaux Ententes Intervenants

Prochaines étapes Approbation (28 septembre 2004) Révision (octobre) Traduction (novembre) Inventaire des actifs cognitifs (novembre à mars) Plan de communication (décembre) Production du document (décembre–janvier) Publication (mars) Mise en oeuvre (2005)

Approbation (28 septembre 2004)

Révision (octobre)

Traduction (novembre)

Inventaire des actifs cognitifs (novembre à mars)

Plan de communication (décembre)

Production du document (décembre–janvier)

Publication (mars)

Mise en oeuvre (2005)

Résumé Favorise un changement de culture Appuie le rajeunissement de l'activité Essentiel à la réussite du secteur de l'activité de l'information Consensus dans toutes les régions et directions La direction a un vaste pouvoir discrétionnaire Pas coulée dans le béton; peut toujours être révisée Ne coûte pratiquement rien; ce n'est qu'une question de volonté Allons-y!

Favorise un changement de culture

Appuie le rajeunissement de l'activité

Essentiel à la réussite du secteur de l'activité de l'information

Consensus dans toutes les régions et directions

La direction a un vaste pouvoir discrétionnaire

Pas coulée dans le béton; peut toujours être révisée

Ne coûte pratiquement rien; ce n'est qu'une question de volonté