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Gestión electrónica en el area económica: la factura electrónica en el Ayuntamiento de Alzira
 

Gestión electrónica en el area económica: la factura electrónica en el Ayuntamiento de Alzira

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Ayuntamiento Alzira,Alzira, Ponencia, Ajuntament Alzira, Ayuntamiento Alzira, Administración Electrónica, Open Government, Ayuntamiento Digital

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    Gestión electrónica en el area económica: la factura electrónica en el Ayuntamiento de Alzira Gestión electrónica en el area económica: la factura electrónica en el Ayuntamiento de Alzira Presentation Transcript

    • Ayuntamiento de ALZIRA Curso Práctico de Administración Electrónica: “El Proyecto del Ayuntamiento de Alzira” Ejemplo de buenas prácticas en el ámbito de la Administración Electrónica T R A N S P A R E N C I A TR AN SP AR EN Portal del PROVEEDOR T R A N S P A R E N C I A Julio García Sánchez C “La Factura N E R PA Electrónica” N S T Alzira, R CI A IA A septiembre/octubre 2013 1
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del PROVEEDOR (ÍNDICE) Introducción. o Actuaciones realizadas en el Ayuntamiento respecto a (LAECSP) Arquitectura Tecnológica o Arquitectura Tecnológica para el Portal del Proveedor Facturas Electrónicas (Portal del Proveedor) o Interfaz Proveedor (Emisión de Facturas) Proceso de Alta Emisión. Formato Facturae. Firma Electrónica. Multifirma. Envío. Registro Telemático … Consulta Estado de Facturas o Interfaz Empleado Público (Recepción de Facturas) Buzón Facturas Recibidas Asignación Circuitos. Documentos Adjuntos. Metadatos. Rechazos … Conformación de Facturas (Firma Electrónica) o Integración con Contabilidad Conclusiones o Ventajas, Situación actual y Próximos Objetivos o Agencia Tributaria (Inscripción del Ayto. como Emisor/Receptor de Facturas en formato Facturae) Julio García Sánchez 2
    • Ayuntamiento de ALZIRA PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: Actuaciones que se están llevando a cabo en el Ayuntamiento de Alzira para adaptarse a la Ley (LAECSP) 1.   Se ha adaptado la tecnología del Front‐Office: El Ciudadano se comunica con el Ayuntamiento a través del Portal: www.alzira.es Es punto de acceso a la Sede Electrónica: https:/sedeelectronica.alzira.es (Portal Ciudadanía, Portal Proveedor, Tablón Edictos,…) 2.   Se están adaptando los Procedimientos Administrativos a la Tramitación Electrónica: Para  convertir  los  Trámites  de  los  Procedimientos  Administrativos  en  Servicios  Públicos  Electrónicos,  en  sus  tres  niveles  de  interactividad (bajo, medio y alto). Estos Trámites se están publicando en el Portal de la Ciudadanía. 3.   Se ha adaptado el canal telemático (Internet): Se ha adaptado el software para la Oficina de Atención al Ciudadano (OAC) Se pretende que Empleados Públicos, habilitados para ello, puedan tramitar en nombre del Ciudadano y acceder a la información  que el Ayuntamiento disponga de él. 4.   Se ha adaptado la tecnología del Back‐Office: Para que los procesos internos del Ayuntamiento se puedan integrar en el Front‐Office a través de la Carpeta Ciudadana (registros  telemáticos, expedientes, tributos y recaudación, datos de empadronamiento,…) 5.   Se está desplegando el “Agente SC “ (Servicios Comunes de Interoperabilidad) : Posibilita la reducción de cargas administrativas a: ciudadanos, empresas y a la propia Administración.  Permite obtener información y certificados de otras administraciones con el consentimiento del ciudadano. 6.   Se está adaptando la Normativa : Para dar cumplimiento a la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). Y próximamente al ENS y ENI. Julio García Sánchez 3
    • Ayuntamiento de ALZIRA 2. Arquitectura Tecnológica. Julio García Sánchez Portal del Proveedor Para el Portal del Proveedor 4
    • Ayuntamiento de ALZIRA 1. Portal del Proveedor. Factura Electrónica: ¿Qué es la Factura Electrónica? 1 2 EMISOR: Proveedor Transmisión RECEPTOR: Ayuntamiento La Facturación Electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel: • Consiste en la Transmisión de Facturas entre EMISOR y RECEPTOR: Medios Electrónicos (ficheros informáticos) 3 FACTURA ELECTRÓNICA (Firmada Digitalmente por tres Participantes) Telemáticamente (de un ordenador a otro) Firmadas Digitalmente (con Certificados Reconocidos) La Factura Electrónica es un documento electrónico que cumple los todos requisitos legales y que, además, cumple tres condiciones: • Se necesita un formato electrónico de factura (EDIFACT, XML, PDF, XLS,…) Validar • Es necesario una transmisión telemática (se la Firma: Firma desde un ordenador y es recogida en otro) envía Inválida: X Documento no coincide con el firmado • Tanto el formato electrónico como la transmisión telemática deben garantizar su autenticidad y su integridad, a través de la Firma Electrónica Reconocida Julio García Sánchez 5
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 1. Factura Electrónica. Hay 5 Servicios Relacionados en el Portal del empleado Registro Electrónico de Entrada y Salida de Facturas Interfaz Proveedor (Capa de Comunicación con el Proveedor) • Proceso de Alta Autónomos y P. Jurídicas • Emisión Facturas Formato Facture (AEAT) Introducción Manual Importación de Facturas Firma de Facturas Multifirma de Facturas Envío de Facturas Acuse de Recibo (R.E.) Adjuntar documentos Facturas Rectificativas • Consultas Estado Facturas Relación de estados • Registra de Entrada las Facturas Presentadas por los proveedores • Registra de Salida los rechazos de facturas realizados por el Ayuntamiento Servicio interno de Gestión de Facturas Electrónicas • Recepción de Facturas Buzón Electrónico para le gestión de las Facturas Recibidas electrónicamente, que permite: visualizar factura; aceptarla; rechazarla; cambiar el departamento destino; ver acuses E/S; adjuntar documentos (acuerdos); fiscalizar;… Al aceptar la Factura, es enviada al departamento de destino, al cual hay asociado un circuito de firmas (PortaFirmas). • Administración del servicio Usuarios. Departamentos-Circuitos. Configuración. Estados. PortaFirmas (Integrado en el Portal del Empleado) • Conformación de Facturas Servicio de conformación de Facturas que permite disponer de los circuitos de aprobación (con firma electrónica) para los Departamento que se desee. Por cada Circuito se definen los Participantes y las acciones que realizan: (Iniciador, Revisión, Firma, Recibir Aviso,...) Contabilidad Municipal (iSeries) • Integración con el Back-Office del Ayuntamiento Incorporación automática de Facturas a Contabilidad Intercambio de estados de la Factura. Julio García Sánchez 6
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. I) Interfaz del Proveedor. Proceso de Alta. Requisitos • Los REQUISITOS que debe tener la empresa proveedora para poder acceder al Portal de Facturación son los siguientes: Estar dado de alta como empresa proveedora del Ayuntamiento de Alzira. Disponer de Certificado digital. Se admiten los siguientes: DNI Electrónico Certificado digital de la ACCV (www.accv.es) Certificado digital de CarmerFirma (Cámara de Comercio) Solicitar el Alta en el Portal de Facturación Electrónica. • En el Portal de la Ciudadanía hay publicado un trámite para poder realizar la “Solicitud de Alta/Modificación de datos de Tercero” Julio García Sánchez 7
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. Cómo es el proceso de alta 1) La empresa proveedora debe ponerse en contacto con el servicio de Contabilidad del Ayuntamiento, para indicar su intención de emitir Facturas en formato electrónico. 2) El servicio comprobará los datos de la empresa que obran en el Ayuntamiento y le contestará si ya puede continuar con el proceso de alta. 3) Deberá introducir el certificado digital en el PC y pulsar en el enlace “Solicitar alta como proveedor”. 4) Se abrirá una pantalla con los certificados que dispone, para que seleccione el adecuado. 5) Aparecerá una pantalla con los Datos de la Empresa. Se deberán comprobar y confirmar estos datos si son correctos. Al pulsar el botón “confirmar”, enviará al Ayuntamiento una solicitud para facturar a través del Portal de Facturación. 6) Una vez el Ayuntamiento valide su solicitud, el Proveedor recibirá una comunicación vía e-mail. 7) A partir de ese momento el Proveedor ya podrá acceder al Portal de Facturación para crear y enviar facturas. Accederá desde el enlace “Acceder a la Plataforma” Julio García Sánchez 8
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. VISTAS Habituales Una vez el Proveedor ha accedido al Portal con su Certificado Digital, normalmente operará con dos Vistas: Nuevas: Facturas pendientes de ser enviadas al Ayuntamiento: • Funcionalidades: Introducción, Importación, Modificación, Anulación, Visualizar, Firma, Envío, Acciones,… • Estados: Nueva, Rectificativa, Rechazada y Firmada Enviadas: Facturas enviadas: • Funcionalidades: Ver Factura, Ver Acuse Entrada, Ver Acuse Salida, Duplicar, Generar Rectificativa, Adj. Documentos, Acciones,… • Estados: 1-Registrada, 2-En Trámite de Firma, 3-Retrocedida, 4-Conformada, 5-Pte. Aprobación, 6-Aprobada por JGL, 7-Pagada, 8-Cancelada desde Contabilidad. • Receptor: El Ayuntamiento tiene constancia de que el Proveedor ha presentado la Factura. Julio García Sánchez 9
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. Emisión de Facturas (I) En la plataforma hay dos formas para emitir una factura electrónica en el formato Facturae 3.1 (AEAT), desde la Vista de NUEVAS Manualmente: Módulo que permite crear facturas a aquellos Proveedores que no dispongan de Programa que genere el formato Facturae 3.1 • Funcionalidades: Introducir Factura: Formularios de Alta (2) Datos Factura: Conceptos: (Núm., fecha, emisor, receptor,…) (Descripción, cantidad, precio, IVA,..) Modificar: Para rectificar la Factura Anular: Para anularla Ver: Para visualizarla • Estado: “Nueva” - La Factura queda almacenada en el buzón: “Facturas pendientes de ser enviadas”, en estado “Nueva” - Está pendiente de “Firmar” y “Enviar” Importándolas: Módulo que permite incorporar facturas generadas desde otras Aplicaciones en formato Factura-e 3.1 (con o sin Firma Digital): Julio García Sánchez 10
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. Emisión de Facturas (II) Importación de Facturas: La plataforma permite incorporar Facturas generadas desde terceras Aplicaciones en ficheros con formato Facturae. Además, pueden venir firmadas digitalmente: Funcionalidades: Cargar Fichero: Permite incorporar una única Factura, generada en la Aplicación del Proveedor. Cargar Directorio: Permite incorporar varias Facturas existentes en un directorio de ficheros • Estado: - Las Facturas quedan almacenadas en el buzón: “Facturas pendientes de ser enviadas”, en uno de estos estados: “Nueva”: Si está pendiente de Firmar y Enviar. “Firmada”: Si sólo está pendiente de Enviar VALIDACIÓN: Características que deben cumplir: En Formato Facturae 3.1 (XML) de la AEAT Datos Emisor coincidir con datos Proveedor Datos Receptor coincidir con datos Ayuntamiento Cuenta Bancaria, para el pago, coincidir con datos que el Ayuntamiento dispone en la plataforma Si viene Firmada desde el RP, se validará la firma Julio García Sánchez 11
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. Firma de Facturas (I) Las Facturas que están en el buzón de “Facturas pendientes de ser enviadas” se pueden Firmar y Enviar o simplemente Enviar, si ya están previamente firmadas. FIRMAR: Módulo que permite firmar y, a la vez, enviar facturas que están en estado “Nuevas” • Acciones que realiza: 1) Firma Digital: Realiza una Firma Reconocida utilizando la clave privada del Proveedor o Sellado de Tiempo: Las Facturas quedarán selladas en el tiempo mediante el servicio de Sellado de Tiempo (TSA) de la ACCV. o Obligatorio Departamento destino: Al que dirige la Factura. Va asociado un Circuito de Firmas creado en el PortaFirmas. o Datos Opcionales: de interés para el Ayto. (Expediente, Partida, Proyecto) 2) Envío: Les cambia el estado y las envía a los siguientes servicios: Nuevo de Estado: 1 Registrada Interfaz del Proveedor: Al Buzón de Facturas Enviadas. Registro Telemático: Genera una anotación en el Registro Telemático de Entrada de la Sede Electrónica. Interfaz del Empleado Público: Al Buzón de Facturas Recibidas. Julio García Sánchez 12
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. Envío de Facturas (II) ENVIAR: Módulo para enviar facturas que están en estado “Firmadas” • Acciones que realiza: 1) Departamento Destino: Al enviar la factura, le solicita al Proveedor, de manera obligatoria, que indique el departamento de destino y los datos opcionales (ídem a la firma) 2) Envío: Les cambia el estado y las envía a los siguientes servicios: Nuevo de Estado: 1 Registrada Interfaz del Proveedor: Al Buzón de Facturas Enviadas. Registro Telemático: Genera una anotación en el Registro Telemático de Entrada de la Sede Electrónica. Interfaz del Empleado Público: Al Buzón de Facturas Recibidas. Julio García Sánchez 13
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Proveedor. Facturas Enviadas Una vez presentada y registrada la Factura por el Proveedor, pasará al buzón de: Enviadas: “Facturas enviadas” • Funcionalidades: Ver Factura: Visualiza la Factura con la firma del Proveedor y con el Sello de Tiempo de la ACCV Ver Acuse de Entrada: Visualiza un Justificante como que ha sido presentada en el Registro de Entrada Telemático (núm., fecha y hora) Adjuntar Documentos: Una vez registrada la factura, se le pueden adjuntar documentos (albaranes, certificaciones,…) Duplicar, Rectificativa, Acciones, Exportar, Imprimir, Buscar,… • Consultar el Estados de las facturas: 1 Registrada 2 En Trámite de Firma 3 Retrocedida 4 Conformada 5 Pte. de Aprobación 6 Aprobada por JGL 7 Pagada 8 Pagada. Compensada (P/T). 9 Cancelada desde Contabilidad • Receptor: El Ayuntamiento tiene constancia de que el Proveedor ha presentado la Factura, en el Registro Telemático y en el Buzón de Facturas Recibidas. Julio García Sánchez 14
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. II) Interfaz del Empleado Público. Registro Telemático de ENTRADA Las Facturas que el Proveedor introduce en la plataforma, al firmarlas y enviarlas, quedan registradas en el Registro Telemático de Entrada de la Sede Electrónica y, simultáneamente, se envían al buzón de Facturas Recibidas (Facturas en Trámite) del servicio interno de Gestión de Facturas Electrónicas. Desde ese mismo instante, el Ayuntamiento tiene constancia de que el Proveedor ha presentado una factura electrónica y puede expedir un “Justificante del Registro de Entrada” Documentos: 1-Registro Anotaciones, 2-Anotación, 3-Doc.Adj. Factura, 4-Doc.Adj. Albarán 5-Justificante 1 2 3 4 5 Julio García Sánchez 15
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Empleado Público. Registro Telemático de SALIDA Las Facturas que el Ayuntamiento rechaza, además de cambiarles el estado, quedan registradas en el Registro Telemático de Salida de la Sede Electrónica. El Proveedor recibe un aviso por e-mail de que la factura ha sido rechazada y el motivo del rechazo. Documentos: 1-Registro Anotaciones, 2-Anotación, 3-Justificante 1 2 3 Julio García Sánchez 16
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. III) Interfaz del Empleado Público. Servicio Facturas Recibidas. Vistas En el Portal del Empleado Público se encuentra el Servicio de Facturación Electrónica, donde se gestionan las Facturas RECIBIDAS desde el Portal del Proveedor. Hay de tres Vistas: Administración: • Dispone de servicios para administrar la plataforma (Usuarios y Roles, Departamentos y Circuitos de Firma, Gestión de Estados,…) Facturación: • Vista donde está ubicado el “Buzón de Facturas RECIBIDAS”, desde donde se gestionan todas las Facturas Electrónicas. Facturas en Trámite Facturas Contabilizadas Facturas Rechazadas Facturas Archivadas Proveedores: • Vista desde donde se lleva la gestión de Proveedores que facturan al Ayuntamiento de forma electrónica: Solicitud de Alta Activación/Desactivación para poder facturar Modificar datos del Proveedor Julio García Sánchez 17
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Empleado Público. Vista: Administración Desde la vista de Administración se gestiona la plataforma de Facturación Electrónica: Usuarios: • Gestión de Usuarios o Empleados Públicos que intervienen en el proceso de Facturación Electrónica. Se les asigna distintos Roles: Administrador, Receptor, Lector,… Departamentos: • Gestión de Departamentos Destinatarios de Facturas de la Organización. Se les asocia un Circuito de Firmas para llevar a cabo el proceso de Firma (Conformación de Facturas) Configuración: • Se Parametrizan los diferentes servicios de la plataforma. - Datos de Ayto., de Atención al Público,… Avisos para el Alta y Rechazo: Proveedor Avisos para Rechazo de Factura Limitar tamaño, tipo y n. documentos adjuntos Estados: • Gestión de los Estados en los que se puede encontrar las Facturas, que podrá consultar el Proveedor: (1-Registrada, 2-En Trámite de Firma, 3- Retrocedida, 4-Conformada, 5-Pte. Aprobación, 6-Aprobada JGL, 7-Pagada, 8-Pagada-Compensación (T/P), 8Cancelada Julio García Sánchez 18
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Empleado Público. Facturas RECIBIDAS (I) En la vista de Facturación está el módulo de Recepción de Facturas, mediante el cual los empleados públicos (usuarios) pueden gestionar las facturas recibidas. Acciones: Ver Factura: • Los Usuarios pueden visualizar las facturas para realizar una validación y, además, verificar la información de la firma del Proveedor y sello de tiempo. Aceptar Factura: • Al Aceptar la factura se inicia el circuito de firmas, o conformación, asociado al Departamento al que va destinada la factura. Una vez iniciado el Circuito la factura pasa al estado: 2 En Trámite de Firma Auditoría de la Factura: • Quedan auditadas todas las acciones realizadas sobre la Factura (traza). Acciones realizadas, Fecha y Hora Usuario que las ha realizado… Ver Acuses E/S, Buscar, Imprimir, Exportar: Julio García Sánchez 19
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Empleado Público. Facturas RECIBIDAS (II) Cambiar de Departamento: • El Usuario pueden cambiar el Departamento destino por dos motivos: Porque el Proveedor se haya equivocado. Porque haya sido Retrocedida, desde el Departamento, por uno de los Participantes del Circuito (no le corresponde) Al cambiar de Departamento, se inicia nuevo circuito Rechazar Factura: • Las Facturas que no pasen la validación previa, o que sean Retrocedidas en el Departamento, podrán ser RECHAZADAS al Proveedor. En el Registro Telemático de Salida quedará registrará una anotación. Al Proveedor se le enviará una aviso vía e-mail, comunicándole el motivo del Rechazo. Cambiará el estado de la Factura: Rechazada Visualiza y Adjuntar Documentos: • Permite visualizar los documentos adjuntos presentados por el Proveedor. El Usuario también podrá adjuntar documentos antes de finalizar el circuito de conformación (Ej. Acuerdo de la JGL) Fiscalizar: • Permite copiar o generar informes (xls) sobre las Facturas que están Registradas o en Trámite de conformación. Julio García Sánchez 20
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. IV) Interfaz del Empleado Público. PORTAFIRMAS El PORTAFIRMAS Electrónico es un servicio que permite Firmar de forma electrónica todos los documentos que requiera la Organización. Este servicio se utiliza en la Facturación Electrónica para la Conformación de Facturas. Administración de Circuitos: El sistema permite definir tantos circuitos como necesite la organización. Por cada circuito se permite: Definir los Participantes: y Cargos electos. Empleados públicos Especificar las acciones que van a realizar: Iniciador del circuito Revisor de Documentos Firmar (con o sin sello de tiempo, reasignar, añadir participante) Receptor de Avisos … Definir documentos y asociarles circuitos: Factura: con varios circuitos asociados (Depart.) Relación de Gastos para aprobar por la JGL … Cuando un Participante firma un documento (Factura), pasa de forma automática al siguiente, hasta que finaliza el circuito. Julio García Sánchez 21
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. Interfaz del Empleado Público. TAREAS Y AVISOS Los usuarios, al acceder a la plataforma de Empleado Público, disponen de un buzón de “Tareas y Avisos” donde están todos los documentos que requieren realizar una tarea o acción: Firma, Revisión,… Firma de Facturas: El Usuario, al Visualizar la Factura y los documentos adjuntos, puede realizar las siguientes acciones: Reasignar o Rechazar Tareas: Reasignar la Tarea a otro usuario, si lo permite la acción (Ej. Enfermedad, viaje,…y no dispone de Certif.) Rechazar la Tarea, porque no le corresponde (Ej. Error Departamento Destino, por lo tanto en el Circuito) Rechazar la Tarea, porque no está de acuerdo con el contenido de la Factura. Obligatorio “Motivo Rechazo” El Responsable del buzón de Facturas Recibidas realizará la acción oportuna (Cambiar departamento o Rechazar) La Factura queda en Estado: 3 Retrocedida Firmar la Factura: (Si está conforme) Si no es el último Participante del Circuito: Se Remite al siguiente Participante. No varía el Estado: 2 En Trámite de Firma Si es el último Participante: Es enviada al Repositorio de Contabilidad (Repo1) para que pueda ser incorporada de forma automática. Cambia de Estado: 4 Conformada Los usuarios podrán Firmar desde cualquier lugar del mundo y en cualquier momento, con su certificado digital. La plataforma permite tres tipos de acceso: Certificado, Active Direc. y Usu./Passw. Julio García Sánchez 22
    • Ayuntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor 3. Facturas Electrónicas. V) Contabilidad Municipal. Sistema Contable - Facturae La Contabilidad Municipal y el Portal del Proveedor disponen de unos módulos que permiten conectarse entre sí, vía Webservice. Incorporación Facturas al Sistema Contable: Una vez conformada la Factura (firmada por el último participante) el fichero, en formato Facturae (XML), es enviado a un Repositorio (Repo1) El Sistema Contable procesa los ficheros que hay en Repo1 y genera asientos contables en el Registro de Facturas de Contabilidad. En Contabilidad, la factura sigue su proceso interno de validación: Propuesta de Gastos para aprobar por la JGL Gastos aprobados por la JGL Ejecución del Pago,… Intercambio de Estado: En Contabilidad, la Factura irá pasando por las diferentes fases, en función del ciclo de validación asignado. Desde el sistema Contable se irá notificando al Portal del Proveedor la fase en que se encuentra cada factura. Desde la Gestión de Estado, se permite personalizar el estado y el icono que verá el Proveedor en la plataforma, en función de la fase en la que se encuentre la Factura. Estados durante el proceso contable: 5 Pendiente de Aprobación 6 Aprobada por JGL 7 Pagada 8 Pagada y Compensada deuda (Total/Parcial) 9 Cancelada desde Contabilidad Julio García Sánchez 23
    • Ayuntamiento de ALZIRA 1. Factura Electrónica. BENEFICIOS y VENTAJAS La Factura Electrónica permite al Ayuntamiento y a sus Proveedores ganar en EFICIENCIA  y AHORRAR costes. Se aumenta la productividad y se mejora la calidad del servicio que  se presta, lo que implica una mayor “TRANSPARENCIA”.  VENTAJAS La Factura en fichero electrónico tiene plena garantía jurídica y fiscal. Tiene un elevado ROI (Retorno de la Inversión) para el Ayuntamiento: Disminuyen los costes de Recepción, Almacenamiento, Administración y Personal. No es necesario manipular papel, ni grabar apuntes en el Registro y en Contabilidad, ni archivar facturas, ni contestar por teléfono del estado de las facturas,… Se reducen tiempos de Gestión. Se acelera y controla mucho el proceso de Confirmación (Firma) de Facturas: La Firma es instantánea, pasa rápidamente de un participante a otro del circuito, se sabe en todo momento que participante la tiene, el tiempo que tarda en firmar cada participante,… Se tiene un control total de Fiscalización, además de dar imagen de Transparencia: Todas las facturas tienen el mismo punto de entrada y van al mismo Repositorio. No hay Facturas en los cajones. En una buena Herramienta para llevar control respecto de la Ley de Morosidad: Emisión de informes trimestrales sobre el cumplimiento de los plazos previstos en la Ley para el pago de las obligaciones de la Entidad. A los Proveedores también les supone importante ventajas y ahorro de tiempo y costes: Disminuyen los costes de Emisión (se elimina el papel, imprenta, tinta..) Disminuyen los costes de Envío ( sobres, sellos, desplazamientos innecesarios,…) Aporta seguridad en la presentación (acuse del Registro de Entrada Telemático, sin posibilidad de extravío,…) Mayor control. Puede consultar el estado de las facturas desde cualquier lugar y en cualquier momento. Mejora la imagen del Ayuntamiento por el uso de las Nuevas Tecnologías. (Es la 1ª AA.PP Local registrada en el directorio de la AEAT) Julio García Sánchez 24
    • Ayuntamiento de ALZIRA Cuantificación del AHORRO TOTAL que supone el dejar de presentar las facturas en papel en  el Registro de Entrada, como se hacía tradicionalmente, y presentarlas electrónicamente. Julio García Sánchez 2 5
    • Ayuntamiento de ALZIRA Medida (Iniciativa) 5295:   AECONOMICA‐FACTURA ELECTRÓNICA. Creación,  importación, presentación y consulta. Medición ANTERIOR:  Reducciones Indirectas: Julio García Sánchez Medición ACTUAL:  AHORRO TOTAL 26
    • ntamiento de ALZIRA la situación actual respecto de las Facturas Electrónicas y los Proveedores?
    • ntamiento de ALZIRA os objetivos respecto de la Factura Electrónica y los Proveedores: nar la factura en papel Potenciar el uso de la factura electrónica mo? Aplicando los Artículos 17.1 Y 17.3 del Reglamento que regula el Portal de Facturación Electrónica, publicado en el Boletín Oficial de la Provincia (BOP) Nº 40, de fecha 16-02-2013. (Art. 27.6 de la LAECSP) : o 17.1. <<Las empresas que contraten o tengan contratado con el Ayuntamiento la realización s, concesión de obras públicas, gestión de servicios públicos, suministro, servicios y de colaboración, sea la forma jurídica del contrato, deberán emitir sus facturas en el formato electrónico denominado e” y enviarlas al Ayuntamiento a través del Portal de Facturación>> o 17.3. << Las personas físicas o jurídicas cuyas facturación anual al Ayuntamiento no exceda idad de doce mil euros anuales (IVA aparte), podrán solicitar dispensa de esta obligación. La a deberá ser autorizada por el órgano municipal competente>>
    • ntamiento de ALZIRA Portal del Proveedor GRACIAS POR VUESTRA ATENCIÓN Julio García Sánchez Responsable de Informática Ayuntamiento de Alzira
    • ntamiento de ALZIRA urso Práctico de Administración Electrónica: El Proyecto del  Ayuntamiento de Alzira (V edición)” Tecnológicos: D. Josep Jover Padró ciado en Derecho por la Universidad de Barcelona tor General de “Estudis Jurídics”. Abogado y Auditor esa que ha realizado la LOPD en el Ayuntamiento. ncia:  “La protección de datos (no es mi ordenador). LOPD versus Esquema  nal de Seguridad