Your SlideShare is downloading. ×
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Microsoft Access
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Microsoft Access

6,852

Published on

Published in: Education
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
6,852
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
285
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access Avni Rexhepi Prishtinë, 20030
  • 2. Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje PARATHËNIE Ky libër u dedikohet studentëve të Fakultetit Elektroteknik, por mund tapërdorin të gjithë ata që shfaqin interesim për programin Microsoft Access. Kyështë botimi i parë dhe vërejtjet e sygjerimet e lexuesve janë të mirëseardhura, nërast ribotimi. Të gjithë shembujt e marrë në libër, janë marrë më shumë përqëllime shkollore, për të shërbyer si udhëzime në realizimin e detyrave të caktuara,e jo si projekt i gatshëm për përdorim, apo pjesë të ndonjë projekti. Emrat e marrësi shembuj janë të rastit dhe përjashtohet mundësia e keqpërdorimit të qëllimshëm.Në disketen e bashkangjitur, ndodhen fajllat e shembujve të përdorur në libër tëkompresuar me WinZip. Për të dy shembujt është dhënë fajlli vetëm me tabela përushtrime, si dhe fajlli i kompletuar i bazës së të dhënave.Njohuritë paraprake lidhur më bazat e të dhënave dhe për programet e paketitMicrosoft Office do të jenë lehtësim për përdorimin e këtij teksti.Për vërejtjet dhe sygjerimet, mund të na kontaktoni përmes postës elektronike, nëadresën: avnirexhepi@hotmail.com. 1
  • 3. Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access2
  • 4. Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje MICROSOFT ACCESS Microsoft Access është program për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave tëtë dhënave dhe është pjesë përbërëse e paketit Microsoft Office. Versionet eprogramit janë avansuar me secilin version të ri të paketit Microsoft Office, mirëpokonceptet themelore të punës janë të njëjta në të gjitha versionet. Natyrisht, mesecilin version të ri, shfaqen përmirësime dhe avansime lidhur me veprimet ecaktuara, por ato nuk ndryshojnë thelbin e rregullave të Accessit. Shpjegimet dheshembujt e marrë në këtë libër, janë realizuar në versionin Microsoft Access 2000. Bazat e të dhënave paraqesin grumbull të organizuar të dhënash.Nëse marrim një shembull nga përditshmëria, p.sh, një zyre për informim dheshërbime është përgjegjëse për organizimin e të dhënave për një ndërmarrje tëcaktuar. Punonjësit e asaj zyreje, informatat për ndërmarrjen, që kanë të bëjnë metë punësuarit, punët e përditshme, shërbimet që i ofron ndërmarrja etj., imirëmbajnë përmes përdorimit të tabelave të ndryshme. Pra për vendosjen, ruajtjendhe mirëmbajtjen e të dhënave në mënyrën më të përshtatshëme, të dhënatorganizohen në formë tabelare. Për shembull, një tabelë do të përdorej për ruajtjene informatave për të punësuarit, ku do të paraqiteshin: emri dhe mbiemri, adresa,datëlindja, vendlindja, mosha, sektori punues, orari i punës, paga mujore, etj. Përpërpunim më detal të informatave për një të punësuar - shënim në tabelë (rresht tëtabelës) përoren formularë, gjegjësisht forma për paraqitje më të përshtatshme të tëdhënave. Shtypja dhe dorëzimi i raporteve të ndryshme që shërbejnë për shtypjen etë dhënave dhe rezultateve të ndryshme, etj., më së miri bëhet duke shtypur raportetgjegjëse.Njësia themelore e bazës së të dhënave është tabela, e cila i ruan të dhënat në formëtë organizuar. Tabela i ka rreshtat (Records - Rekordet, regjistrimet, të dhënat) dhekolonat, gjegjësisht fushat (Fields) të cilat përshkruajnë një vlerë ose karakteristikëtë caktuar të rekordit.Instalimi i programitAccessi është pjesë e paketit Microsoft Office, prandaj me rastin e instalimit tëpaketit instalohet edhe accessi. Përmes CD-së instaluese, instalimi i programit 3
  • 5. Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Accessfillon automatikisht, me vendosjen e CD-së instaluese në CD-ROM. Nëse nukfillon vetvetiu, në njësinë e CD-ve, zgjedhet setup.exe, me të cilin fillon instalimi ipaketit Microsoft Office. Startimi i programit, bëhet prej menysë Start, duke zgjedhur menynëPrograms, dhe varësisht prej instalimit, mund ta gjeni direkt si nënmeny nëPrograms (si në fig.1.), ose aty është si një tërësi paketi Microsoft Office, e sinënopcion Microsoft Access. Normalisht programi mund të startohet direkt prejdesktopit përmes ikonës Microsoft Access, nëse ajo veq ekziston ne desktop. Fig. 1. Startimi i programit, përmes menysë Start.Kur programi startohet, paraqitet dritarja e Microsoft Access-it (në vazhdim tëtekstit: Access), dhe dritarja për dialog (dialog-box) e cila mundëson zgjedhjen eopcioneve fillestare për krijimin e një baze të re, ose startimin e bazave ekzistuese,të cilat janë përdorur së fundi. (Fig. 2)Nëse dëshironi të filloni krijimin e bazes së re të të dhënave, fillohet në pjesënCreate a new Database using (krijo bazë të re përmes) me opcionet: BlankDatabase (Bazë e zbrazët e të dhënave), për përgatitjen e bazës së re, fillimisht tëzbrazët dhe Database Wizard (Magjistari për database). (Wizardet-janënënprograme ndihmëse të paketit Microsoft Office, të cilat e udhëheqinshfrytëzuesin hap pas hapi, duke i dhënë udhëzimet e nevojshme, për realizimin edetyrave të caktuara). Accessi ofron ndihmë me rastin e krijimit të bazës së re të tëdhënave, përmes Database Wizard, (nënkuptohet se përdoret me kusht të njohjes sëgjuhës angleze).4
  • 6. Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrje Fig. 2. Dritarja e parë, me rastin e startimit të programit.Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhimopcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File Newdatabase- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari tëkrijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderinku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e fajllit përbazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën CreateNew Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet epërshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është*.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhniemër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk përjashtohet mundësia që ta pranoni edheemrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessikrijon bazën e re të zbrazët të të dhënave. 5
  • 7. Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access Fig. 3. Zgjedhja e folderit, dhe emrit për fajllin e bazës që krijohet.Nëse zgjedhni opcionin Database Wizard, atëherë Accessi, së pari ju ofronmundësinë e zgjedhjes së shabllonit të parapërgatitur të bazës (Fig. 4). Ekziston njënumër mjaft i madh i bazave të gatshme, për qëllime të ndryshme përdorimi, siAdresari me kontakte, Koleksione të ndryshme, Inventare, Shërbime të thirrjes, etj.Pas zgjedhjes së shabllonit të gatshëm, përmes dialogut File new database (fig 3)përsëri zgjedhni vendin (folderi) dhe emrin e fajllit, për bazën e të dhënave qëkrijohet. Fig. 4. Shabllonet e gatshme, të bazave të të dhënave, që i ofron accessi.Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me çrast mund tëbëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin6
  • 8. Avni Rexhepi - Microsoft Access Hyrjepërkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish(Fundi , Përfundo) lëvizim hap pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistaritderi në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës sëgatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari.Në atë rast, Accessi e krijon bazën e re të gatshme me strukturën dhe elementet esaj, me çrast në ekran shfaqet dritarja Database Wizard, me treguesit Creating…,për secilin element të bazës. Nëse zgjedhim shabllonin Contact Management-Administrimi i kontakteve, pra një adresar me informata për kontaktet e ndryshme,kalohet nëpër hapat vijues, si zgjedhja e fushave: emri, mbiemri etj., që do të ruhennë një tabelë. Hapi i parë, fillimi. Zgjedhja e fushave Zgjedhja e stilit të paraqitjes Zgjedhja e stilit të raporteve që shtypen 7
  • 9. Hyrje Avni Rexhepi - Microsoft Access Zgjedhja e emrit të bazës Përfundimi Fig. 5 . Hapat, gjatë krijimit të bazës përmes magjistaarit. Fig. 6. Ecuria e krijimit të bazës, përmes Database WizardMe këtë rast, Accessi krijon bazën Contact Management1, me të gjitha elementet enevojshme, si tabelat, format, raportet, etj., si në fig 7. Fig. 7 - Baza e krijuar përmes magjistarit.Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet):Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages(Faqet,Web faqet), Macros (Makrot) dhe Modules (Modulet).8
  • 10. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat DRITARJA E ACCESIT Dritarja e Menya Shiriti i veglave bazës Rreshti i statusit Fig. 8 - Dritarja e AccessitDritarja e zakonshme e Accessit gjatë punës duket si në fig. 8. Normalisht, si nëçdo dritare në Windows, kemi edhe titullin e dritares dhe në skajin e djathtë, pullat(tastet) minimize, maximize dhe close . Në krye të dritares gjendet menyakryesore e programit me përmbajtjen: File (Fajlli), Edit (Editimi, përpunimi), View(Pamja), Insert (Inserto), Tools (Veglat), Window (Dritarja) dhe Help (Ndihma).Kur hapet një tabelë, pyetës ose formë, shtohet edhe menya Records (Rekordet). 9
  • 11. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPërfundi menysë gjendet shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) përshkurtesat e komandave të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Varësisht seçka kemi të hapur prej dritareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave.Nëse kemi hapur ndonjë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë metabelë, në rast të formës, shiriti i veglave për punë me formë, etj.Në pjesën e brendshme të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dheeventualisht ndonjë dritare të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën eposhtme, kemi rreshtin e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen momentale oseinformata për elementin e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve CapsLock,Insert, etj.Kur kemi të hapur vetëm dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja emenyve është, si do të përshkruhet në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nësehapet ndonjë tabelë, formë, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyvendryshon varësisht prej kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punëntë cilën jemi duke bërë momentalisht.Menya FileNë menynë File, si zakonisht, kemi komandat që kanë të bëjnë me hapjen e fajllittë ri ose ekzistues, ruajtjen dhe shtypjen e fajllave. Në fund, është edhe lista efajllave të hapur së fundi. - New database (Hapja e bazës së re), pra përdoret kur dëshirojmë të fillojmë krijimin e një baze të re. - Open Database (Hape bazën), shërben për hapjen e bazës - Get External Data (Merr të dhëna të jashtme), shërbën për marrjen e të dhënave prej ndonjë baze tjetër të Accessit ose programeve tjera për baza të të dhënave ose Link tables (lidhi tabelat), për marrjen e të dhënave prej ndonjë tabele tjetër, të Accessit, ose programeve tjera. - Close (mbylle), mbyllë bazën (fajllin e hapur) - Save (Ruaje), ruan ndryshimet në bazën me të cilën jemi duke punuar momentalisht, në fajllin e njëjtë, me të njëjtin emër. - Save as/Export (Ruaje si/eksporto)- shërben për ruajtjen me emër të ri, gjegjësisht eksportimin në format tjetër në ndonjë program tjetër të objektit aktual, tabelës, formës, etj.Fig. 9 - Menya File10
  • 12. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat- Page Setup ( Konfigurimi i faqes)- Print Previw ( Shikimi paraprak) (inspektimi) i shtypjes- Print… ( Shtype…) - shtypja në printer, ku përmes dritares së hapur të dialogutPrint, përcaktojmë opcionet e shtypjes- Send (Dërgo)- Database Properties (karakteristikat e bazës) - jep informacionet lidhur mebazën, në formë rezymeje, ndër të tjera edhe me elementet përbërëse, si në fig.10. Dritarja ka faqet: General (të përgjithshme), Summary (rezyme), Statistics (statistika), Contents (përmbajtja) dhe Custom (e zakonshme). Pra, faqja Contents paraqet sa tabela, forma, pyetës etj., ka baza. Fig. 10 - Karakteristikat e bazës Verejtje:Duhet pasur kujdes gjatë përdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota,por në to paraqiten vetëm menytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kursenë fund të menysë paraqitet një shigjetë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë sëplotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë,herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur sëfundi.Menya EditMenyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë,formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë,kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj. 11
  • 13. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access -Undo - Zhbëje - anulon veprimin e fundit dhe kthen gjendjen e mëparshme, p.sh., para kopjimit, zhvendosjes, ndryshimit, etj. - Cut - Preje- shërben për zhvendosjen e të dhënave në tabelë, ose elementeve në forma, raporte etj., në memorje të kompjuterit (Clipboard-pjesa e rezervuar e memorjes për këtë qëllim), ashtu që të njëjtat thirren në pozitë të re pëmes Paste- Ngjit (ka kuptimin e marrjes prej memorjes dhe ngjitjes-vendosjes në pozite të re, aty ku është momentalisht kursori ose zgjedhja). - Copy - Kopjo - bën kopjimin e vlerës ose të objektit të zgjedhur, në memorje të kompjuterit, pa ndikuar fare në origjinalin. - Paste - Ngjite - thërret prej memorjes përmbajtjen momentale të saj (nga Clipboard). Kemi edhe opcionet e Fig. 11 - Menya Edit Paste, si Paste Special, Paste as Hyperlink, dhe Paste Append.- Delete - fshije, bën fshirjen e të dhënës apo objektit të zgjedhur (selektuar), nëtabelë, forme etj.Nëse jemi në tabelë p.sh kemi edhe:- Delete Record-Fshije rekordin- Delete Column - Fshije kolonën- Select Record - Zgjedhe rekordin- Select all records - Zgjedhi të gjitha rekordetNë vazhdim kemi pjesën që ka të bëjë më kërkimin e të dhënave në tabela, formaetj. Pra shihet se menya është e ndarë në pjesë, me vizat ndarëse horizontale.-Find - Gjeje - shërben për hapjen e dialogut për kërkim, me të cilin i kërkojmëvlerat e caktuara, në tabelë, formë, etj.- Replace - Zëvendëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë tëre, po ashtu bëhet përmes dialogut që hapet.- Go to - Shko tek - shërben për kalim në rekordin e caktuar.Menya ViewMenya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dheelementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punësme Access,12
  • 14. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Database objects ( Objektet e bazës) - objektet në dritaren e bazës (tabela, forma, etj) Pjesa e rregullimit të pamjes së ikonave të objekteve në bazën e të dhënave (tabelave, formave, etj.), si: - Large icons (Ikonat e mëdha) - Small icons (Ikonat e vogla) - List (Lista) - Details (Detajet) - shifen edhe data e krijimit, modifikimit, madhesia etj. - Arrange Icons (Rregullo ikonat) - me nënopcionet e saj shërben për rregullimin e renditjes së ikonave: By name (SipasFig. 12 - Menya emrit), By type (Sipas tipit), By created (Sipas dates së krijimit), View By modified (Sipas dates së modifikimit), etj. Auto arrange (Rregullimi automatik) me shpërndarje simetrike.- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk ështëaktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons.- Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur.- Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications.- Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza,Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati,përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihetshiriti i veglave - Database (fig. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipasdëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars.- Kur aktivizohet, ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, nëshiritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.New Format Open Print Cut Office Analyze Large List Code Preview Copy painter Properties New Object Icons Details Save Spelling Paste Undo Links Ralationships Office Small Icons assistant Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave databaseNëse vetëm pozicionohet treguesi i mausit mbi ikonë (tast) dhe mbahet aty për njëkohë, do të paraqitet edhe emri i ikonës, gjegjësisht funksioni që ajo kryen nëseklikohet në të. Ikonat në shiritin e veglave janë shkurtesa për aktivizikimin ekomandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti iveglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që tikemi "në dorë", e të mos humbim kohë ti kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit 13
  • 15. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesspër ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin etasteve prej shiritit të veglave.Menya InsertMenya Insert, përmban komandat për insertim të objekteve të reja në bazën e tëdhënave. - Table - Tabelë - Qyeru - Pyetës (kueri) - Form - Formë (formularë) - Report - Raport - Macro - Makro - Module - Modul - Class Module - Modul klase - AutoForm - Formë automatike - AutoReport - Raport automatik Fig. 14 - Menya InsertMenya ToolsMenya Tools-Veglat , përmban veglat e programit. - Spelling - Drejtshkrimi në gjuhën angleze - Autocorrect – Përmirësimi automatik i gabimeve - Office Links - Lidhja me Office - Relationships – Relacionet mes tabelave - Analyze - Analizo, bën analizën e bazës së të dhënave - Database Utilities- Shërbimet për bazën e të dhënave - Security - Siguria, mbrojtja e të dhënave - Replication - Replikimi - Startup…- Startimi, opcionet për startimin e projektit - Macro - Makrot - ActiveX Controlls… - Kontrollat ActiveX - Add-Ins - Shtesat - Options - Opcionet Fig. 15. Menya Tools14
  • 16. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatShpjegimet përkatëse, për nënopcionet, do të jipen gjatë përdorimit të tyre, nëpjesët përkatëse të tekstit.Menya WindowMenya Window - Dritarja, përmban komandat për rregullimin e dritareve tëobjekteve të bazës, kur kemi të hapura më shumë dritare. P.sh në ekran mund tëkemi të hapura njëkohësisht dritaret për dy-tri tabela, forma, ose disa tabela, disaforma e ndonjë pyetës (kueri), etj. Përmes menysë Window, dritaret e hapura të objekteve, brenda dritares së Accessit, shpërndahen simetrikisht dhe me madhësi të barabarta. - Tile horizontaly - rradhitja (palosja) horizontale - Tile Verticaly - rradhitja vertikale - Cascade - kaskadë - Arrange Icons - rregullimi i ikonave - Hide - fshehe, bën fshehjen e dritares - Unhide - largo opcionin e fshehjesFig. 16 - Menya WindowNë fund të menysë, paraqitet lista e dritareve të hapura momentalisht dhe meshënjën e zgjedhjes tregohet dritarja aktive momentale, kurse me klik kalohet nëdritaren e dëshiruar. Pra një prej mënyrave të kalimit prej dritares së një objekti, nëdritaren e objektit tjetër është përmes kësaj menye.Menya HelpMenya Help - Ndihma, përmban udhëzimet të cilat i ndihmojnë shfrytëzuesit gjatëpërdorimit të programit dhe shpjegimet deri në detaje të vogla, për cilëndo çështje. - Microsft Access Help F1 - Ndihma për Access. Siç shihet, në çdo moment, me shtypjen e tastit funksional F1 në tastierë, mund të aktivizohet ndihma në Access, dhe Office Assistant (Asistenti për Office), i standardizuar në të gjitha programet e Office-it ofron ndihmë, duke dhënë mundësinë e shtypjes së tekstit lidhur më pyetjen dhe pastaj, ai ofron udhëzimet e mundshme lidhur me temën për të cilën është Fig. 17. Menya Help parashtruar pyetja. 15
  • 17. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access- Show Office Assistant - Paraqite ndihmësin e Office-it (fig. 17.a)- Whats this? - Çka është kjo - ndihma direkte, duke aktivizuar treguesin mepikëpyetje dhe duke shtypur në pjesën e dritares për të cilën kërkohet ndihmë.- Microsoft on the web - Microsofti në web (internet)- Detect and Repair… - Detektimi dhe riparimi i gabimeve.- About Microsoft Access - Dritarja me informata, lidhur me versionin aktual tëprogramit dhe mundësitë për kërkim të udhëzimeve dhe ndihmës shtesë. Ne pjesën: Type your question here, and then click search (shkruaje pyetjen tënde këtu dhe pasaj shtype Search), shtypet teksti i pyetjes, dhe pastaj me Search ndihmësi i gjenë përgjigjet, ose disa përgjigje që lidhen me pyetjen e parashtruar. Fig. 17. a Kur dëshironi të largoni prej ekranit asistentin, e klikoni me pullen e djathte të mausit, dhe pastaj në menynë e hapur zgjedhni Hide. Menyja Options, rregullon opcionet, Choose assistant… mundëson ndërrimin e pamjes së asistentit, dhe Fig. 17.b Animate bën animacion me figurën e asistentit.Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. Ka shiritin me vegla, dhe tri faqe:Contents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari për përgjigje, dhe Index-Indeksi.Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjesën e djathtë paraqiten tematspecifike të zgjedhura në anën e majtë. Contents - Përmbajtja, faktikisht është e organizuar si libër, me kapituj dhe tema të veçanta, te cilat i zgjedhni duke i hapur kapitujt e librit, me shenjen plus që e kanë para, e cila pastaj shndërrohet në minus. Mbyllja bëhet duke shtypur shenjën minus. Tema e zgjedhur paraqitet në anën e djathtë të dritares. Fig. 17.c.16
  • 18. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Në faqen Answer Wizard, tek pozita e parë, What would you like to do?- Çka dëshironi të bëni?, në tekst-boksin ku është teksti: Type your question…shtypet pyetja dhe me tastin Search gjinden temat e lidhura me atë pyetje dhe paraqiten ne listën përfundi, (Search topic to display), e pastaj përmbajtja e temës së Fig. 17.d. zgjedhur aty paraqitet në anën e djathtë. Në faqen Index, faktikisht është indeksi i të gjitha fjalëve të rradhitura sipas alfabetit, dhe posa të shtypet shkronja e parë në pozitën 1- type keywords - shkruaje fjalën çelës, në pozitën 2. Or choose keywords - ose zgjedhe fjalën çelës - paraqiten fjalët që fillojnë më atë shkronjë, dhe për çdo shkronjë të re njësoj, deri sa të Fig. 17.e. ngushtohet rrethi i pyetjeve.Pastaj në pozitën 3. Choose a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe nëanën e djathtë hapet faqja me përmbajtjen për temën e zgjedhur.Menya FormatMenya format paraqitet nëse kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Pra,ajo ka të bëjë me formatizimin e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapur. Nërast se kemi hapur një tabelë, atëherë menya format, duket si vijon: 17
  • 19. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - Font… - Fonti, lloji i shkronjave, pra mundëson ndërrimet e zakonshme të tekstit, ngjyrës, etj. - Datasheet… - Faqja e të dhënave - Row height… - Lartësia e rreshtave - Column width… - Gjerësia e kolonave - Rename column - Riemërto kolonën - Hide Columns - Fshehi kolonat - Unhide Columns…- Kthe kolonat e fshehura - Freeze Columns - Ngriji kolonat, shërben për të mbajtur në ekran kolonat e caktuara me rastin e rrotullimit për shikim të kolonave të skajshme. - Unfreeze All Columns - Shkriji të gjitha kolonat - Subdatasheet - Nënfaqja e të dhënaveFig. 18a - Menya FormatMenya RecordsNëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programitparaqitet edhe menya Records - Rekordet. - Filter - Filtro, shërben për filtrimin e të dhënave, në tabelë, pyetës (kueri) ose formë. - Sort - Sorto, shërben për rradhitjen e të dhënave sipas alfabetit (vlerat tekstuale), ose madhësisë (vlerat numerike). - Apply Filter/Sort - Apliko filtrin/sortin. - Remove Filter/Sort - Largo filtrin/sortin. - Save Record - Ruaje rekordin - Refresh - Rifresko të dhënat. Fig. 18b. Menya - Data entry - Futja e të dhënave RecordsPra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës(kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.18
  • 20. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatMenytë e kontekstitKemi edhe mundësinë e përdorimit të menysë speciale, që njihet si menya eshpejtë, ose menya e kontekstit, e cila shfaqet kur shtypet pulla e djathtë e mausit. Komandat që paraqiten në meny varen prej vendit ku ndodhet treguesi i mausit në momentin e shtypjes. Kjo meny mund të hapet edhe përmes kombinimit: SHIFT+F10. Për të mbyllur këtë meny, mjafton të shtypet kudo jashtë saj, ose përmes ESC, ALT, ose ENTER. Fig. 18c. Menya e kontekstitObjektet e bazës së të dhënaveAccessi është sistem i orientuar në objekte për udhëheqjen e bazës së të dhënave(DBMS-Database Management System), që do të thotë se tërë baza e të dhënaveështë e përbërë prej objekteve të cilat kanë karakteristika të caktuara, ose atribute tënjohura si tipare-karakteristika (properties), përmes së cilave përcaktohet strukturae tyre, pamja dhe sjellja. Për shembull, vetitë e tabelës përfshijnë, përshkrimin etabelës, subjektit të tabelës dhe renditjen e rekordeve në tabelë (alfabetike,kronologjike ose në bazë të një ose më shumë fushave).Njëherit, secili prej objekteve kryesore të Accessit është kontejner (bartës) iobjekteve të tjera, të cilat gjithashtu kanë tiparet e tyre. Për shembull tiparet si:emri, madhësia, fonti, tipi i të dhënave etj. Format dhe raportet përmbajnë objektesi fushat e të dhënave, titujt, kontrollat, numrat e faqeve, grafikonet etj. Për secilënprej tyre ekziston lista e tipareve të cilat mund ti përshtatni për të siguruar efektin edëshiruar.Në dritaren e programit, kur e hapni fajllin e bazës së të dhënave, shihet dritarja ebazës dhe objektet (elementet) përbërëse të saj si në fig. 19. 19
  • 21. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Fig. 19. Dritarja e bazës së të dhënaveDritarja kryesore e bazës përmban objektet vijuese: Tables-Tabelat, Queries-Pyetësit, Forms-Format, Reports-Raportet, Pages-Faqet, Macros-Makrot dheModules-Modulet. Brenda ditares, varësisht prej objektit të zgjedhur shihenelementet përkatëse, p.sh, në fig. 19 shihet se në faqen tables, kemi: - Create Table in DesignView - Krijo tabele në modin e dizajnit - Create Table by Using Wizard - Krijo tabele duke përdorur magjistarin - Crete Table by Entering Data - Krijo tabele duke futur të dhënatKëto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemilistën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prejobjekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard.Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste:Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabelaose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimine dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementitpërkatës, bëhet me tastin New.Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësishtobjektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.20
  • 22. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatModetGjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilinpërdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit,në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sapunohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me tëdhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastajpërdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e tëdhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin epunës mund të përmbajnë të dhëna.TabelaTabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Nëtabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrindhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtat-rekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20). Fig. 20 - TabelaTitujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshti-rekordi është një tërësi, pra, një rekord me fushat prekatëse. Në fund të dritares sëtabelës janë pullat për lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), kutregohet se në cilin rekord është i pozicionuar momentalisht kursori pra, rekordiaktual, pastaj pullat për kalim tek rekordi gjegjës (shih fig. 21). Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5). - rekordi e parë - rekordi i ardhëshëm - rekordi paraprak - rekordi i fundit - rekordi momental - rekord i ri në fund të tabelës - prej 5 (numri i rekordeve) Fig. 21 - Lëvizja nëpër tabelë 21
  • 23. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessMe përdorimin e këtyre pullave, kursori vazhdimisht është i pozicionuar nëkolonën e parë të tabelës. Lëvizja nëpër tabele mund të bëhet edhe përmes tastierës,dhe atë përmes 4 shigjetave: majtas, djathtas, poshtë, lart, si dhe përmes pullave:Home - Kalo në fushën e parë të rekordit,End - Kalo në fushën e fundit të rekorditPage Up - Kalo në rekordin e parë, në fushën ku aktualisht ndodhet kursoriPage Down - Kalo në rekordin e fundit, në fushën ku aktualisht ndodhet kursoriPërmes mausit mund të kalojmë direkt në cilëndo pozitë të tabelës, duke upozicionuar me kursor në qelulën përkatëse dhe duke shtypur pullën e majtë tëmausit.Nëse tabela përmban numër të madh të fushave, atëherë në pjesën e poshtme tëdritares paraqitet edhe shiriti rrëshqitës horizontali cili mundëson lëvizjen në pjesën e majtë, gjegjësisht të djathtë të tabelës. Shtypjae njëpasnjëshme e pullave dhe , bën zhvendosjen pjesë pjesë, kurse shtypjadhe zvarritja treguesit proporcional të pozitës në shiritin rreshqitës bën zhvendosjene shpejtë në pjesën përkatëse proporcionalisht me zhvendosjen.Query - Pyetësi (Kueri)Pyetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben përnxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund tëketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatëpunës mund ti nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Përnxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatëkonstruktimit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet ecaktuara te tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht. Fig. 22 - Query - Pyetësi22
  • 24. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNë fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëmfushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit.Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si nëfig. 21.FormaPër punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjithafushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja efushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose mëshumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjtame formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmesmodit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma. Fig. 23. - FormaEdhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21.RaportiPër paraqitjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raportiështë elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër tëdhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregullohetnë modin e dizajnimit, me çrast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më epërshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqitenedhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe raporti i posaqëm ipërshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në 23
  • 25. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessfund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por nëkëtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti pertabelën addresses. Fig. 24. - RaportiFaqetFaqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin MicrosoftAccess 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimindhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mundtë përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel.MakrotMakroja paraqet një varg veprimesh të njëpasnjëshme, të ruajtura në një tërësi sinjë komandë e vetme. Përdoren për të lehtësuar dhe shpejtuar punën më të dhënat.Sa herë që aktivizohet makroja, që nga ana e shrytëzuesit duket si një komandë evetme, kryhet vargu i të gjitha operacioneve të ruajtura në makro.24
  • 26. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatModuletModulet paraqesin kode të programuara përmes gjuhes programuese Visual Basicfor Applications (që është pjesë e paketit Microsoft Office). Pra për realizimin ekodit, përdoren komandat e gjuhës programore Visual Basic, por të përshtatura përaplikacionet e Office-it, si Wordi, Exceli, Accessi, etj. Njohja e gjuhës programuesVisual Basic është e mirëseardhur për përdorimin e moduleve në Access. 25
  • 27. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access26
  • 28. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVEBaza e të dhënave është është koleksion i informatave të ndërlidhura me qëllim tëveçantë, si p.sh., evidenca e detyrave të caktuara, udhëheqja me punën ebibliotekës, etj. Nëse bëhet grumbullimi i informatave për klimën në një regjiondhe suksesin e nxënësve në një shkollë, atëherë kjo sparaqet bazë të të dhënave,sepse informacionet e mbledhura sjanë të ndërlidhura që të përdoren bashkarisht.Por informatat për porositë e kompanisë, konsumatorët e saj, furnizuesit e saj dhetë punësuarit e kompanisë, paraqesin një bazë të të dhënave.Kur të gjitha të dhënat janë të në një tabelë të vetme, atëherë kemi rastin e bazës sërrafshët (Flat database). Kur të dhënat ruhen në disa tabela të ndara, por të lidhurames veti përmes relacioneve të ndryshme, atëherë kemi të bëjmë me "Bazatrelacionale të të dhënave".Kur përdoret sistemi i kompjuterizuar për udhëheqjen e bazës së të dhënave, siçështë Access-i, baza e të dhënave është bazë relacionale. Principi në të cilinbazohen bazat relacionale të të dhënave është se informatat janë të ndara në tërësilogjike të ndërlidhura në relacione të ndryshme mes veti, të cilat ruhen në tabela tëveçanta në kuadër të fajllit. Tabelat janë objekti themelor në thelbin e bazës së tëdhënave. Ato paraqesin bazën aktive të sistemit për ruajtjen dhe marrjen einformatave.Kur informatat ndahen në tabela, mund ti paraqitni, ndryshoni, shtoni ose largoni,përmes përdorimit të formularëve, të bëni kërkimin dhe të fitoni ose jo, disa ose tëgjitha informatat dhe ti shtypni ato në raport.Në Access termi "bazë e të dhënave" përdoret për definimin e bashkësisë sëobjekteve në të cilat ruhen, manipulohen dhe prej të cilave nxirren të dhënat. Këtokomponente përfshijnë tabelat, pyetësit, format, raportet, faqet, makrot dhemodulet. 27
  • 29. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessRelacionetEkzistojnë shumë përparsi në shpërndarjen e të dhënave në tabela (bazarelacionale) ndaj ruajtjes së të gjitha të dhënave në një tabelë të përbashkët (e cilaquhet "flat file, flat table" - fajll i rrafshët, tabelë e rrafshët). Një ndër përparsitëkryesore është redudanca (teprica) e të dhënave, e cila jo vetëm që zvogëlonnevojnë për hapësirë në disk, por edhe i shpejton proceset e ndryshme.Përmirësimet e rëndësishme me rastin e implementimit të bazave relacionale janë: - Fleksibiliteti - nëse të dhënat ndryshohen, duhet të azhurohet vlera vetëm në një vend. Të gjitha format, pyetësit dhe raportet e marrin vlerën prej aty. - Thjeshtësia - secila tabelë në strukturën relacionale paraqet një objekt me të dhëna që i përgjigjen vetëm një aspekti të caktuar të bazës, si p.sh, të punësuarit, prodhimet, urdhëresat, etj. - Fuqia - ruajtja e të dhënave në tabela të ndërlidhura mundëson grupimin, kërkimin dhe nxjerrjen e informatave në numër të pakufizuar mënyrash. - Lehtësia e përdorimit - në tabela të vogla, të thjeshta, është lehtë të gjinden informacionet.P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca përporositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuarkështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëporuajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do tënënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, endërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitatku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do tëpërsëriteshin për secilen urdhëresë të punës.Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët,për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimine klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe nëtabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacionose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund tëlidhë urdhëresat e punës me të punësuarit.Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mestabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilavevendosen relacionet.Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson qëtë gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatatpër të për një urdhëresë të caktuar pune.Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahentë dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat përurdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin nësecilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të28
  • 30. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatndryshme. Gjithashtu, është me rëndësi koha, në rastet kur ka informata qëpërdoren rrallë herë, si p.sh arkivi i urdhëresave të kryera të punës, të cilat më mirëështë të ruhen veçantë, e të përdoren vetëm kur nevojiten. Fig. 2.1 - Dritarja e relacioneve - relationshipsVërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janëvendosur një mbi një, për lehtësim.NormalizimiNormalizimi njihet si proces i ristrukturimit të fajllave të të dhënave. Qëllimipërfundimtar i normalizimit është zvogëlimi i të dhënave në bazën e të dhënave nëstrukturën më të thjeshtë të mundshme dhe minimizimi i redudancës së të dhënave,gjegjësisht organizimi i fushave të të dhënave, me qëllim të gjetjes së mënyrës meefikase dhe më fleksibile të ruajtjes së të dhënave.Normalizimi ka një bazë të komlikuar matematikore, e cila përmbanë gjendjetspecifike të quajtura forma normale. Secila prej formave normale paraqet një"pengesë" të cilën duhet ta tejkaloj baza e të dhënave për të kaluar në shkallën eardhshme. Sa më e lartë të jetë forma e normalizimit, aq më restriktiv është testimi.Arritja e formës së tretë të normalizimit konsiderohet e mjaftueshme për bazatrelasionale të të dhënave. 29
  • 31. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessForma e parë e normalizimit eleminon të dhënat e dyfishta. Për shembull, tabelaUrdhëresat e punës, përmbanë informatat për tre të punësuar, të cilët përbëjnë njëekip në ndonjë detyrë. Nëse i punësuari ka më shumë detyra, informatat për të do tëpërsëriteshin në rekordet tjera.Forma e dytë kërkon që të gjitha të dhënat në tabelë të jenë të varura ose tireferohen direkt subjektit të tabelës, i cili zakonisht quhet çelësi primar. Përshembull, emrat e mbiemrat e klientëve nuk janë të "ndërlidhur" direkt me fushën eçelësit primar të Numrit të urdhëresës së punës, në tabelën Urdhëresat e punës,kështu që ata duhet të eleminohen dhe të zëvendësohen me fushën e cila lidhërekordet e tabeles së urdhëresave me tabelën Konsumatorët.Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera.Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale(e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar),atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit.Pra, të gjitha këto duhet pasur parasyshë me rastin e projektimit të bazës së tëdhënave dhe tabelave përkatëse.Llojet e relacioneveTabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra:një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prejnumrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë.Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerëunike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumëfusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord.Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund tëketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kursee dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord përsecilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumëurdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cilapërfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet tëekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori).Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhenuk është e thënë të ketë vlerë unike.Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet nëskaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën etabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (). Fushat e çelësave primar janë tëshkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e30
  • 32. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcathuaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave tëtabelës së dytë.Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, ipërgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushatkryesore në të dy tabelat janë çelësa primar.Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale.Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumërekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar njëtabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, elidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit shumë-me-shumë në dy relacione një-me-shumë.Integriteti referencialIntegriteti referencial është sistem opcional i rregullave, i cili siguron relacion tëdrejtë dhe mosndryshim të gjendjes së bazës së të dhënave, me rastin e futjes,azhurimit-ndryshimit dhe fshirjes-largimit të të dhënave.Rregulla themelore e integritetit referencial është se, për çdo rekord të tabelës sëdytë (ana "shumë") duhet të ekzistoj vetëm një rekord gjegjës në tabelën "prind"(ana "një"). Për shembull, në relacionin mes tabelës Konsumatorët (prindi) dheUrdhëresat e punës (fëmiu) secili urdhër i punës duhet të ketë referencë kahkonsumatori. Nuk mund të keni urdhëresë pune, e të mos keni konsumator.Rregullat e integritetit referencial, gjithashtu pengojnë fshirjen e rekordeve tëkonsumatorit, nëse ekziston njonjë urdhëresë pune e papërfunduar për atëkonsumator.Pra një rezime e rregullave të integritetit referencial do të ishte: - nuk mund të krijoni rekord në tabelën e dytë (fëmijë), nëse nuk ekziston rekordi në tabelën "prind" - nuk mund të fshini rekordin e tabelës "prind", nëse ekziston rekord i cili eshtë i ndërlidhur në të në tabelën e dytë - nuk mund të ndryshohet rekordi në tabelën e dytë ashtu që për çelësin e huaj të mos ketë vlerë përkatëse në tabelën "prind" - nuk mund të ndryshohet vlera e çelësit primar në tabelën "prind" deri sa të ekziston rekord i lidhur me të në tabelën e dytëKëto rregulla ndihmojnë në ruatjen e bazës komplete dhe precize të të dhënave.Para se të përdoret integriteti referencial, duhet të vërtetoni se a janë plotësuarkushtet vijuese: - fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë unike 31
  • 33. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - fushat e ndërlidhura duhet të kenë vlera të tipit të njëjtë - të dy tabelat duhet të jenë në kuadër të të njejtës bazë të Access-it.Rregullat e njëjta vlejnë edhe për relacionin një-me-një. Aplikimi i rregullave tëintegritetit referencial në relacionet e tilla siguron që secili rekord i njërës tablelë tëketë vetëm nje rekord gjegjës në tabelën tjetër.Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënëedhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluarprogrami: Microsoft Office/Office/Samples).Krijimi i bazës së të dhënaveDizajnimi i bazës së të dhënaveProcesi i dizajnimit fillon me analizën e detyrave të bazës së të dhënave. Së pari,duhet gjetur mënyrën se si do ta përdorin atë shfrytëzuesit. Për të pasur informatatë duhura, duhet biseduar me secilin prej shfrytëzuesve ashtu që të keni dijeni mbiatë se çka presin ata. Duhet pasur parasysh se procesi i dizajnimit është përsëritës,në faktin se shfrytëzuesit i përshtaten sistemit të ri me kohën dhe do të kërkojnëopcione të reja që mund të ju hyjnë në punë, si p.sh., një formularë i ri, një pyetësspecifik ose edhe një vlerë e re që krijohet me llogaritje të ndryshme.Nga ana tjetër, në një moment të caktuar duhet ndërprerë procesin e dizajnimit dheduhet filluar me realizimin ose përgatitjen e verzionit të ri. Shfrytëzuesve duhettreguar mundësitë e formave dhe raporteve të Accessit, duke u treguar disa formadhe raporte të shtypura.Procesi i dizajnimit të bazës së të dhënave mund të paraqitet në disa hapa: 1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për të siguruar rezultatin. 2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave 3. Analizimi i fushave të secilës tabelë 4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta në një tabelë (çelësi primar). 5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet. 6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me shfrytëzuesit. 7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave. 8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.32
  • 34. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNë tekst, në vijim do të përdorim dy shembuj: "Baza e studentëve" (ose"Fakulteti") dhe "Baza e shitjes së kartelave telefonike"..Në bazën e studentëve kemi tabelat: Studentët-të dhënat për studentët, Lëndët-lëndët, gjegjësisht provimet të cilat duhet ti kalojnë studentët dhe tabelënFletëparaqitjet-të dhënat për provimet të cilave u nënshtrohen studentët, që nëfakt do të shërbejë si tabelë lidhëse mes tabelave Studentët dhe Lëndët, sepse këtodyja do të kenë relacionin shumë-me-shumë. Përmes tabelës Fletëparaqitjet, tabelatStudentët dhe Lëndët kalojnë në dy relacione një-me-shumë me tabelënFletëparaqitjet. Pra shumë studentë duhet të kalojnë shumë provime. Atëherëpërmes tabelës Fletëparaqitjet, një student do të hyjë në shumë provime (një-me-shumë), dhe në një Provim-Lëndë do të hyjnë shumë studentë (një-me-shumë).Baza e shitjes së kartelave telefonike, përmbanë të dhënat për një pikë shitjeje tëkartelave telefonike, në të cilën punojnë katër shitës. Përmbanë tabelën me tëdhënat për shitësit (Tabela e shitësve) dhe tabelën e shitjeve (Shitja), me çrast përsecilën shitje regjistrohet lloji i kartelës së shitur, çmimi i saj dhe shitësi i cili kabërë shitjen. Këta dy shembuj do të përdoren për shpjegime nëpër pjesë të caktuaratë tekstit. Në shtojcën në fund të librit, janë dhënë detajet lidhur me këta dyshembuj dhe tabelat e tyre. 33
  • 35. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access34
  • 36. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat TABELATTabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së tëdhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi ikujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutiminefikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnëshumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnëmbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Nëkëtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave. 35
  • 37. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKrijimi i tabelës përmes Table WizardMagjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund tëkrijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (TableWizard). Në dritaren e bazës (fig. 3.1), me objektin (faqen) e zgjedhur Tables, mund të zgjedhni direkt Create table by using wizard (klikohet dy herë ose zgjedhet dhe pastaj shtypet tasti Open në shiritin e veglave), ose të shtypni tastin New, në shiritin e veglave. Fig. 3.1 - Dritarja e bazes - Open - Hapja e tabelës së zgjedhurFig. 3.2 - Shiriti i veglave në dritaren Database - Design - Dizajnimi i tabelës - New - E re - Tabelë e reNë rast se shtypet New, në ekran do të paraqitet dritarja e dialogut New Table, (fig.3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard dhe pastaj të shtypni tastin OK. -Datasheet view - pamja tabelare -Design view - pamja në dizajn -Table wizard - magjistari për tabela -Import table - Importo tabelën -Link Table – Lidhe tabelën Fig. 3.3 - Dialogu New TableDritarja e dialogut që paraqitet, Table wizard, (fig. 3.4), ju mundëson të zgjedhninga kategoritë e ofruara: Business-Biznes dhe Personal-Personale, prej listës sëtabelave të gatshme si shembuj (Sample tables) dhe për tabelën e zgjedhur në listën36
  • 38. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcate fushave të propozuara (Sample fields) zgjedhni fushat përkatëse. Në anën edjathtë paraqitet lista Fields in my new table (fushat në tabelën time të re). Zgjedhjae fushave bëhet përmes tasteve përkatëse. - Sample Tables - shembuj tabelash - ofron mundësinë e zgjedhjes së shablloneve të gatshme të tabelave për qëllime të ndryshme dhe pastaj, propozon fushat përkatëse në listën vijuese. - Sample Fields - shembuj fushash - paraqet listën e fushave të përshtatshme për llojin Fig. 3.4 - Table wizard e zgjedhur të tabelës në fushën paraprake.- Fields in My new table - fushat në tabelën time të re - paraqet listën e fushave tështuara përmes tasteve vijuese: - shto fushën e zgjedhur - shtoji të gjitha fushat e listës - largo fushën e zgjedhur - largo të gjitha fushat Fig. 3.5 - Tastet për zgjedhjeFushën e zgjedhur në listën e fushave të tabelës së re që krijohet mund tariemërtoni sipas dëshirës, duke shtypur tastin Rename Field…(Riemërto fushën…),që ndodhet nën listë.Si shembull, do të krijojmë tabelën: "Tabela e kontakteve", me fushat: IDKontakti(çelës primar-identifikatori unik për secilin kontakt), Emri, Mbiemri, Vendi dheTelefoni Mobil.Pas zgjedhjes së fushave, vijojmë në hapat e ardhshëm përmes tasteve: Cancel-anulo, Back-prapa, Next-tjetri dhe Finish-fundi. Nëse hiqet dorë nga krijimi itabelës, në çdo moment mund të shtypni Cancel. Deri para shtypjes së Finish mundtë lëvizni para/prapa sipas nevojës. 37
  • 39. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a) magjistari ofron zgjedhjen e emritpër tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e përcaktimit të fushës që do të jetëçelës primar: Do you want the wizard to set a primary key for you? (A dëshironi qëmagjistari të përcaktojë çelësin primar për ju). Nëse zgjedhim: Yes, set a primary key for me - Po, përcakto çelësin primar për mua, atëhere magjistari e shton një fushë të re me numërim automatik për dhënie të vlerave unike dhe vazhdon me hapin si në fig. 3.6c. Nëse zgjedhim: No, Ill set the primary key - Jo, unë do të përcaktoj çelësim primar - atëherë Fig. 3.6a - Emri i tabelës dhe përcaktimi i në hapin e ardhshëm (fig. 3.6b) çelësit primar. magjistari pyet për fushën që do të përcaktohet si çelës primar. Prej listës zgjedhim fushën për çelës primar (IDKontakti). Pastaj prej opcioneve të ofruara, zgjedhim tipin e të dhënave që do të përmbajë çelësi primar. - Consecutive numbers Microsoft Access assigns automaticaly to new records - Numrat e njëpasnjëshëm që Accessi i përcakton automatikisht për rekordet e rejaFig. 3.6b - Zgjedhja e çelësit dhe mënyrës së - Numbers I enter when I add new dhënies së vlerave të tij. records - numrat që i përcaktoj vet kur të shtoj rekordet e reja.- Numbers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/oseshkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.Në hapin vijues, magjistari pyet për relacionet e mundshme me tabelat qëekzistojnë në bazë (nëse ato ekzistojnë) (fig. 3.6.c) dhe llojin e relacionit (fig.3.6.d)38
  • 40. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Mundësia e zgjedhjes së tabelës me të cilën tabela e re që krijohet do të jetë e lidhur përmes një relacioni, i cili përcaktohet në faqen që hapet, ofrohet nëse shtypet tasti Relationships…- Relacionet… Si shihet, në fillim për tabelat ekzistuese thuhet se nuk janë në relacion (not related to…) Nëse për tabelën në listë shtypim Fig. 3.6c - Përcaktimi i relacioneve me tastin Relationships… për të tabelat ekzistuese. përcaktuar relacionin me të, kalohet në hapin vijues (fig. 3.6d), përndryshe kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 3.6e) Zgjedhim mënyrën se si është e ndërlidhur tabela e re "Tabela e kontakteve" në relacion me tabelën e zgjedhur: - The tables arent related - tabelat nuk janë në relacion. - One record in the "X" will match many records in the "Y" table. - Një rekord nga tabela e re (X) me shumë rekorde në tabelën ekzistuese (Y), (një me shumë) Fig,. 3.6d - Përcaktimi i llojit të relacionit. - One record in the "Y" table will match many records in the "X" table - Një rekord nga tabela ekzistuese (Y) me shumë rekorde në tabelën e re (X), (shumë me një).Pas përcaktimit të relacionit, shtypim OK dhe kthehemi në dritaren 3.6c. Pastaj meNext, kalojmë në hapin e fundit, fig. 3.6e. Në hapin e fundit, si thotë edhe vetmagjistari "Thats all the information the wizard needs to create your table" - Këtojanë të gjitha informatat që i nevojiten magjistarit për të krijuar tabelën tuaj të re.Këtu kemi pyetjen: "After the wizard creates dhe table, what do you want to do? -Çka dëshiron të bësh pasi magjistari të krijojë tabelën? - Dhe në vijim ofron listënme tri opcione, të cilat përcaktojnë mënyrën se si do të veprohet: 39
  • 41. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - Modify the table design - Modifiko dizajnin e tabelës - nëse zgjedhet ky opcion pasi të shtypet Finish, Accessi kalon në dritaren për modifikim të dizajnit të tabelës, fig (3.7). - Enter data directly into the table - Inserto të dhënat direkt në tabelë. Në këtë rast pas shtypjes së Finish, Accessi hap dritaren e tabelës së Fig. 3.6e - Zgjedhja e veprimit pas krijimit krijuar dhe mundëson futjen e të të tabelës dhe përfundimi me Finish. dhënave në të (fig. 3.8)- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënatnë tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rastAccessi do të formojë një formë-formularë të përshtatshëm për futjen e të dhënave,i cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9) Në modin e dizajnimit, mund të bëjmë ndryshime në dizajnin e tabelës, dhe të përcaktojmë tipin e vlerave për secilën fushë, numrin e karaktereve, etj. Dizajnimi i tabelave, do të shpjegohet detajisht, në pjesën për dizajnimin e tabelave. Fig. 3.7 - Dritarja për dizjnim të tabelës Në rastin se zgjedhim opcionin e futjes direkte të të dhënave në tabela, aktivizohet tabela dhe mundësohet direkt mbushja e tabelës me të dhëna. Siç shihet,Fig. 3.8 - Dritarja e tabelës së gatshme për fusha e parë, e përcaktuar si çelës përdorim. primar me vlera automatike, do të merr vlerat automatikisht, kurse shfrytëzuesi jep vlerat vetëm për fushat tjera.40
  • 42. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Nëse zgjedhet opcioni për mbushjen e tabelës përmes formës që e krijon Accessi, atëhere do të krijohet forma si në figurë. Edhe këtu shihet, se fusha IDKontakti, e përcaktuar si çelës primar, do të merr vlerat automatike, të cilat i përcakton Accessi.Fig. 3.9 – Forma për insertim të të dhënave në tabelë, e krijuar prejAccessit.Nëse ne fig. 3.6e, zgjedhet-vërtetohet fusha (check box-i) "Display Help onworking with the table" (Paraqite ndihmën për punë me tabelë), atëhere programiofron ndihmë për punën me cilindo prej opcioneve që është zgjedhur.Me rastin e dhënies së vlerave për numrin e telefonit, sigurisht do të paraqitenprobleme, për shkak se kërkohet formati specifik i numrave i dizajnuar përmesmaskës specifike, për të cilin do të mësoni detajisht në pjesën për dizajnimin etabelave. 41
  • 43. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKrijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet ViewTabela e re mund të krijohet edhe përmes Create Table by entering Data nëdritaren e bazës, (fig. 3.10) ose duke shtypur tastin New në shiritin e veglave epastaj Datasheet View në dritaren e hapur - New table - Tabela e re (fig. 3.11). Nëse zgjedhet Create table by entering data dhe pastaj shtypet Open në shiritin e veglave, ose klikohet dy herë Create Table by entering data, krijohet tabela e re, ne të cilën futen të dhënat në mënyrë direkte. Hapet dritarja e re e tabelës, si në fig. 3.12. Fig. 3. 10 - Dritarja e bazës Nëse në shiritin e veglave në dritaren e bazës është shtypur tasti New, paraqitet dritarja New Table, në të cilën zgjedhim Datasheet View dhe OK. Edhe në këtë rast hapet dritarja e re e tabelës së gatshme për mbushje më të dhëna (fig. 3.12).Fig. 3.11 - Dritarja New Table - Tabela e re.Në të dy rastet, do të hapet dritarja me tabelën e gatshme për futjen e të dhënave ecila do të ketë 21 rreshta dhe 10 kolona. Mirëpo tabela e krijuar, si shihet në fig.3.12 emrat e fushave-kolonave i ka për fillim si: Field1… Field10(Fusha1…Fusha10). Pra, krijohet struktura e tabelës, kurse në vazhdim duhet tëpërcaktojmë emrat e fushave, e pastaj edhe të redizajnohet tabela nëse paraqitetnevoja.42
  • 44. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Fig. 3.12 -Tabela e krijuar me Datasheet View. Për të ndryshuar emrin e kolonës, zgjedhim kolonën, duke klikuar në emrin e kolonës dhe pastaj në menynë Format, (fig. 3.13) e cila paraqitet kur hapet ndonjë tabelë, zgjedhim Rename Column. Në atë rast, emri i kolonës, në të cilën kemi pasur kursorin ose ka qenë e zgjedhur, do të selektohet dhe do të përgatitet për tu ndryshuar. Pastaj, përmës tastierës shtypim emrin e ri për kolonën përkatëse. Për të gjitha kolonat, përsërisim veprimin e njëjtë. I njëjti veprim, mund të kryhet më shpejt edhe si në vijim: Fig. 3.13 - Menya Format Për të përcaktuar emrat e kolonave, klikojmë dy herë emrin e kolonës (Field1) dhe zgjedhet emri i fushës, i cili përgatitet për tu ndryshuar (fig. 3.14) përmes tastierës. Fig. 3.14 - Emri i kolonës 43
  • 45. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Mundet edhe të shtypet pulla e djathtë e mausit, në emrin e fushës dhe të hapet menyja e kontekstit (fig. 3.15), në të cilën pastaj zgjedhim Rename Column- Riemërto Kolonën e cila njësoj e përgatitë emrin e fushës për tu ndryshuar, si në fig. 3.14. Fig. 3.15 - RiemërtimiPasi ti riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat e tepërta . Për të fshirë kolonën nëtabelë, duhet vepruar si vijon: Zgjedhim kolonën duke klikuar në titullin e saj, dhe pastaj prej menysë Edit zgjedhim nënmenynë Delete Column.Njësoj do të veprojmë me të gjitha kolonat e mbetura. Në rastin tonë, do të krijojmë tabelën e njëjtë, me tabelën "Tabela e kontakteve", që e krijuam më herët përmes magjistarit, me fushat: IDKontakti, Emri, Mbiemri, Vendi dhe Telefoni Mobil. Fig. 3.16 - Fshirja e kolonës - menya Edit. Fshirjen mund ta bëjmë edhe duke klikuar në titullin e kolonës me tastin e djathë të mausit dhe pastaj në menynë e kontekstit (që njihet edhe si meny e shpejtë), e cila do të hapet, zgjedhim Delete Column - fshije kolonën. Edhe nëse nuk i fshijmë fare kolonat dhe rreshtat e tepërt, në mënyrën e treguar, pasi të ruhet Fig. 3.17 - Fshirja e kolonës - menya e tabela, Accessi automatikisht i shpejtë. largon ato.44
  • 46. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatTabela tani është e gatshme për pranimin e të dhënave dhe menjëherë mund tëfillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë.Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktimin e numrit të kolonave, dheeventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën normalisht mund ta bëjmë edhe mëvonë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të bëhet përmes menysë: File-Save, oseduke shtypur tastin Save në shiritin e veglave. Mundemi edhe të mbyllimdritaren e tabelës me tastin Close , me çrast në ekran do të paraqitet dialogu mepyetjen se a dëshirojmë të ruajmë tabelën e krijuar: - Yes - Po, dhe kalohet në emërtimin e tabelës (Fig. 3.19.) - No - Jo, mbyllet tabela dhe nuk ruhet fare. - Cancel - anulohet veprimi dhe Fig. 3.18 - Vërejtja për ruajtjen e tabelës. kthehet përsëri dritarja me tabelën e hapur. Kur zgjedhet Yes, hapet dritarja e cila pyet për emrin e tabelës, duke propozuar fillimisht emrin Table1. Emërtojmë tabelën me emrin (Tabela e kontakteve - datasheet) Fig. 3.19 - Emërtimi i tabelës. dhe shtypim OK.Në vazhdim në ekran do të paraqitet vërejtja: - There is no primary key defined - Nuk është definuar çelësi primar. Vërejtja tregon se edhe pse nuk është e domosdoshme megjithatë Fig. 3.20 - Vërjetja për çelësin primar. rekomandohet të definohet çelësiprimar, për të mundësuar që më vonë të vendosen relacionet me tabelat tjera.Pyetja e parashturar është: Do you want to create a primary key now? - A dëshironitë krijoni tash çelësin primar? Kemi mundësi të zgjedhim:- Yes - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar shton një fushë të re, me emrin ID.- No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të definuar si çelës primar, mirëpo atëmund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës.- Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në dritaren e tabelës përsëri.Për momentin do të zgjedhim No-Jo, dhe më vonë do të shohim se si përcakotohetçelësi primar, në modin e dizajnimit. 45
  • 47. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Tani në dritaren e bazës shihet edhe tabela e krijuar "Tabela e kontakteve-datasheet" të cilën mund ta hapim duke e klikuar dy here ose e zgjedhim tabelën dhe shtypim tastin Open në shiritin e veglave. Tabela e hapur duket si në fig. 3.22 dhe është e gatshme për pranimin e të dhënave. Fig. 3.21 - Hapja e tabelës së krijuar. Pra, tabela e krijuar tani është e gatshme për vendosjen e të dhënave, pa kufizime lidhur me formatin e të dhënave, sepse Fig. 3.22 - Tabela e krijuar me Accessi në këtë rast ua përcakton Datasheet View. formatin standard të gjitha fushave,varësisht prej asaj se çfarë tipi kanë qenë të dhënat që janë shkruar në tabelë, gjatëformimit të saj. Nuk do të ketë kufizime në rastin e dhënies së numrave të telefonit,sikur në rastin e krijimit të tabelës përmes magjistarit. Lidhur me këtë më detajisht,do të mësojmë në pjesën e dizajnimit të tabelave dhe formatit të të dhënave.46
  • 48. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatMbushja e tabelësMbushja e tabelës me të dhëna bëhet përmes tastierës. Nëse disa vlera janë të njëjtame ato ekzistuese në tabelë, për lehtësim mund të përdoret edhe kopjimi (Copy)gjegjësisht zhvendosja (Cut) e tekstit të qelulës përmes menysë Edit - Cut/Copy//Paste, ose përmes tasteve përkatëse nga shiriti i veglave, me çrast teksti i zgjedhurkopjohet ose zhvendoset në memorje të kompjuterit, e pastaj me Paste thirret prejmemorjes dhe vendoset në poziten ku aktualisht është i pozicionuar kursori. - Cut, - Copy dhe - Paste.Nëse në një fushë dëshirohet të vendoset vlera e njëjtë me atë të rekordit paraprak,atëherë ajo mund të shtypet automatikisht përmes shkurtesës: Ctrl+ ( Ctrl dheapostrofi, pra mbahet shtypur Ctrl dhe shtypet apostrofi). Nëse në ndonjë fushëduhet dhënë datën momenetale, atëherë mund të shtypet Ctrl+; (Ctrl dhepikëpresje).Dizajnimi i tabelësTabela e re mund te fillojë të krijohet edhe në modin e dizajnimit, i cili përdoret përkrijimin e tablës së re dhe për ndryshimet në dizajnin e tabelave të krijuara meparë, në modin e dizajnimit, përmes magjistarit apo në datasheet view.Zakonisht, kur paraprakisht është dizajnuar baza e të dhënave (pra veq ështëpërcaktuar projekti ideor) dhe dihet se çfarë tabelash nevojitet të krijohen, atëherëfillohet me krijimin e tabelave në modin e dizajnit. Për të filluar krijimin e tabelës në modin e dizajnit, në dritaren e bazës zgjedhim Create table in design view, (fig. 3.23) ose në shiritin e veglave shtypim New, e pastaj prej dritares së hapur, zgjedhim Design View (fig 3.24). Fig. 3.23 - Krijimi i tabelës përmes dizajnimit 47
  • 49. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Nëse ne shiritin e veglave shtypet New, hapet dritarja, si në fig. 3.24, në të cilën pastaj zgjedhet opcioni Design View, dhe hapet dritarja për dizajnimin e tabelës (fig. 3.25), duke filluar prej tabelës së zbrazët, të cilës duhet tia dizajnojmë strukturën. Pra, përcaktojmë numrin e fushave, emrat e tyre, tipin e tyre, etj. Fig. 3.24 - Krijimi i tabels së re në Design View.Preferohet të fillohet krijimi i tabelës së re përmes dizajnimit, sepse kështushfrytëzuesi e kontrollon më mirë situatën, duke përcaktuar vet detajet lidhur meemrin e fushave, tipin e tyre, formatin e tyre, etj. Fig. 3.25 - Dizajnimi i tabelës së re.Në dritaren e dizajnimit kemi pjesën e epërme me fushat:Field Name-Emri i fushës Zgjedhet emri i fushës përkatëse të tabelësData Type-Tipi i të dhënave Përcaktohet tipi i vlerave që do të ruhen në atë fushëDescription-Përshkrimi Përshkruhet fusha, ashtu që kur punohet në tabelë, në shiritin e statusit të dritares paraqitet ky përshkrim.48
  • 50. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNë pjesën e poshtme të dritares, ndodhet pjesa Field Properties-Tiparet e fushës,(karakteristikat - vetitë e fushës), në të cilën përcaktohen tiparet e fushave.Kur hapet dritarja e dizajnimit, paraqitet edhe shiriti i veglave për dizajnim (fig.3.26). Print Delete Save Preview Cut Paste Undo Indexes Rows Build New Object Spell- Format Primary Insert Proper- Database View Print ing Copy Painter Key Rows ties Window Help Fig. 3.26 - Shiriti i veglave - Design Table.Emrin e fushës e zgjedhim sipas dëshirës dhe pas emërtimit të fushës, pasi tështypet Enter, kursori kalon në fushën Data Type - Tipi i fushës, ku përcaktohet tipii të dhënave të fushës. Tipet e mundshme janë:Text - Teksti është tipi më i shpeshtë i të dhënave dhe mund të përmbajëkombinimin e deri në 255 karaktereve dhe/ose shifrave. Mund të përdoret edhe përruajtjen e të dhënave të kombinuara me shkronja dhe numra, si adresat. Edhe nërastet kur fusha përmbanë vetëm shifra, për të cilat nuk pritet të hyjnë në ndonjëshprehje për llogaritje, më mirë është të definohen si tekst. P.sh., numri i telefonit,kodi postal, etj të cilat zakonisht përmbajnë edhe ndonjë vizë, ose zbrazëtirë e cilanuk është pjesë e numrit. Gjithashtu, me to nuk do të bëhet asnjë llogaritje, prandajmë efikase është të deklarohen si Text. Mirëpo nëse planifikohet që fusha tëpërdoret si fushë e sortuar, atëherë më mirë është të deklarohet si vlerë numerike,sepse kur sortohen shifrat e tipit tekst, atëhere Accessi numrat 9, 47, 170 do tirradhiste me renditje të kundërt: 170, 47, 9, sepse sortimi bëhet sipas shifrës sëparë! Accessi automatikisht i ndanë 50 karaktere pwr tiparin Filed Size, për tipinText, vlerë të cilën mund ta zvogëloni deri në 1 ose ta rritni deri në 255.Memo - Memo përdoret për ruajtjen e teksteve të gjata, të cilat nuk mund të ruhensi të tipit Text. Memo mund të ruaj deri në 65,535 karaktere. Zakonisht përdoretpër përshkrime dhe komente për fushat tjera.Number - Numër, përdoret kur vlerat numerike duhet të sortohen ose të kryhenllogaritje të ndryshme me to. Nëse shprehin vlerë në para, atëherë më mirë është tëpërdoret tipi Currency-Valutë.Currency - Valutë, përdoret për ruajtjen e vlerave të parave, si p.sh., çmimet. Kashumë mundësi të paraqitjes dhe precizitete të ndryshme. Preciziteti është deri në15 shifra, e mund të paraqiten edhe vlerat negative.Duhet pasur kujdes me vlerat Number dhe Currency, sepse atyre automatikisht undahet vlera 0-zero. Kjo mund të shkaktojë probleme në rastet e numrimit p.sh, 49
  • 51. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesssepse numrohen edhe rekordet me vlerë 0. Për të evituar komplikimet, duhetlarguar vlera në tiparin Default Value - Vlera standarde (e nënkuptuar).AutoNumber - Numrim automatik (Vetnumrim). Accessi garanton që për secilinrekord do të përdoret numër unik, i cili pastaj mund të përdoret si çelës primar.Janë në dispozicion dy tipe: Long Integer - Numër i plotë i gjatë, dhe ReplicationID. Për numra e plotë, mund të zgjedhet renditja me rritje për një ose me vlera tërastit.Date/Time - Date/Kohë përdoret për ruajtjen e datave. Mundëson sortime nëintervale kohore dhe llogaritjen e distancave kohore. Ka në dispozicion disa formatë paraqitjes së datës dhe kohës.Yes/No - Po/Jo - është i përshtatshëm për fushat me vërtetim (Check Box) përqëllime të ndryshme dhe mund të ketë opcionet Yes/No, On/Off ose True/False.Paraqitet si boks për vërtetim, si në tabelë ashtu edhe në formë, raport etj.OLE Object - Kur dëshironi të importoni ndonjë objekt prej ndonjë programi tjetërnë tabelën tuaj, mund të përdorni tipin OLE Object. Me këtë tip mund të mirren tëdhënat prej objekteve si: Tabelë e Excel-it, Dokument i Wordit, foto, muzikë ose tëdhëna të tjera binare.Hyperlink - Hiperlinku përdoret për ruajtjen e hiperlink adresës për kalim nëndonjë lokacion tjetër, ose për lidhje në internet. Hiperlink mund të përbëhet prejmë së shumti 4 pjesëve, të ndara me #. - Teksti që paraqitet - nëse dëshironi të paraqitet teksti përkatës, në vend të adresës së plotë të hiperlinkut - Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform Naming Convention) - Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit - Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të pozicionohet kursori mbi të.Kërkohet patjetër vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt nëbazën aktuale të Accessit. Pjesët tjera janë opcionale.Lookup Wizard (magjistari për kërkim) - Krijon fushë e cila përmbanë një numërtë kufizuar opcionesh të vlerave. Kur të zgjedhet ky tip, magjistari ndihmon që tëkrijohet lista dhe ti bashkangjitet tabelës ose të vendoset lidhja në ndonjë tabelëose pyetës tjetër. Kur të futen të dhënat në tabelë, prej listës mund të zgjedhet vlerapërkatëse. Fusha në tabelë i trashëgon karakteristikat e fushës nga lista.50
  • 52. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPërcaktimi i tipareve të fushësTiparet e fushës (karakteristikat-vetitë) përcaktojnë se si do të ruhet vlera në fushëdhe si do të paraqitet ajo.Accessi i përcakton tiparet e predefinuara për secilën fushë. Këto tipare mund tipranoni pa bërë ndryshime ose mund ti ndryshoni sipas dëshirës. Shumica etipareve janë përcaktuar për tipin Text. Varësisht prej tipit të zgjedhur, paraqitentiparet përkatëse të cilat vlejnë për atë tip dhe mund të ndryshohen ose të pranohenashtu si i definon Accessi paraprakisht. Kemi tiparet e përgjithshme - General, dheato LookUp, (LookUp mundëson kërkimin prej listës ose tabelës tjetër).Tiparet që paraqiten janë: Tipari Efekti Përcakton numrin maksimal të karaktereve që mund të vendosen Filed Size në një fushë. Vlera e predefinuar është 50. Përcakton si do të paraqitet vlera, për shembull, me shkronja të Format mëdha, të vogla etj. Për tekst nuk është i predefinuar formati i paraqitjes. Paraqet shabllonin të cilin duhet ta plotësojë vlera, si numri i Input Mask telefonit, kodi postal, për qëllime standardizimi etj., ose i shton një karakter fushës, nëse deshironi. Nuk ka vlerë të predefinuar. Paraqet emrin-etiketën e cila ndryshon prej emrit në tabelë, formë Caption ose raport. Nuk është e predefinuar. Automatikisht vendoset vlera e treguar në këtë fushë. Për TextDefault Value nuk është e predefinuar. (Për Number dhe Currency: Vlera = 0) Përckaton shprehjen me të cilën verifikohet validiteti (vlefshmëria) Validation e të dhënave. Nuk është e predefinuar. Nëse nuk është e zbrazët, Rule është njësoj si të aktivizohet tipari Required. Përcakton tekstin që do të paraqitet si vërejtje nëse vlera e Validation shënuar në fushë nuk e plotëson kushtin e verifikimit të validitetit. text Nuk është e predefinuar. Përcakton a mund të mbetet fusha e zbrazët. E predefinuar si No- Required Jo. (Lejo gjatësi zero) Bën dallim mes fushës së zbrazët dhe asaj që Allow Zero përmbanë string të zbrazët. Ndihmon kur nuk ekziston vlera, Length p.sh., numri i faksit. E predefinuar si No-Jo. Indexed Indekson tabelën sipas fushës. E predefinuar si No-Jo. Mundëson kompresimin e të dhënave të ruajtura në formatin Unicode Unicode, për të shpenzuar më pak hapësirë. E predefinuar si Yes-Compression Po. 51
  • 53. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessNëse dëshironi, edhe gjatë përcaktimit të fushës dhe tipareve të fushës, në dritarenpër dizajnim të tabelës, kur pozicionoheni në Field Name-Emri i fushës, mund tëshfrytëzohet ndihma e programit(Access Field Builder), të cilën e aktivizojmëpërmes tastit Build nga shiriti i veglave. Me këtë rast aktivizohet përsërimagjistari për ndihmë (fig. 3.27), i cili përmbanë të njëjtat opcione si Table Wizard(magjistari për tabela). Fushat janë të predefinuara dhe kanë: emrin, tipin e tëdhënave dhe tiparet tjera, të cilat mund ti ndryshoni sipas nevojës. Prej listës së shablloneve të tabelave (Sample Tables) zgjedhet shablloni i fushës (Sample Field). Janë dy kategori tabelash (Business dhe Personal). Pas zgjedhjes shtypet OK dhe fusha përkatëse do të marrë emrin dhe tiparet e predefinuara. Fig. 3.27 - Access Field BuilderZgjedhja e madhësisë së fushësMadhësia e vlerave të tipit Text, është e predefinuar si 50, mirëpo fushave si emri,numri postal, telefonik, etj., të cilët kanë vetëm nga disa karaktere nuk u nevojitetmadhësia 50. Madhësia mund të ndryshohet me dhënien e vlerës së re. Arsye tjetërështë edhe evitimi i gabimeve gjatë futjes së të dhënave në tabelë, me çrastkufizohet numri i karaktereve që mund të shtypen. Pra, nëse zgjedhet madhësia efushës 5, do të thotë se në atë fushë mund të shtypen vetëm tekstet me gjatësi derinë 5 karaktere.Madhësia e fushave numerike - tipi Number, përcaktohet duke zgjedhur tipin e jonumrin e karaktereve. Opcionet që ofrohen janë: Byte Bajt, përdoret për vlerat e plota pozitive prej 1 deri në 255. Numër i plotë (integjer), pozitiv e negativ ndërmjet: -32768 Integer dhe +32767. Long Integjer i gjatë, për ruajtjen e vlerave të plota shumë të Integer mëdha, ndërmjet afër: -2 bilion deri +2 bilion. Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme, të Single formatit IEEE Përdoret për ruajtjen e vlerave me pikë të lëvizshme me Double precizitet të dyfishtë, të formatit IEEE Replication Përdoret për ruajten e numrave unik (Globally Unique ID Identifier - GUID) Mundëson kontrollimin e vlerave numerike përmes tipareve Decimal precision dhe scale.52
  • 54. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatFusha e tipit AutoNumber është e kufizuar në vlerat Long Integer dhe ReplicationID.Preferohet të ruhet hapësira në disk, me ndërrimin e madhësisë së vleravenumerike, ashtu që p.sh., kur e dini se në një fushë do të ruhen vlera të voglaatëherë zgjedhni Byte. Kur janë në pyetje tabelat e mëdha, rezultatet janë tëdukshme në aspekt të kursimit të hapësirës në disk.Me ndërrimin e madhësisë së vlerës numerike ndryshohet vetëm mënyra e ruajtjes,por jo edhe mënyra e paraqitjes së numrave. Ndryshimi i formës së paraqitjes bëhetme ndryshimin e tiparit Format.Formatizimi i të dhënaveTipari Format, përdoret për përcaktimin e mënyrës së shfaqjes së vlerës, por nukka kurrfar ndikimi në mënyrën se si ruhet vlera, as nuk mund të përdoret përverifikimin e vlerave të shtypura. Me këtë tipar mund të sigurohet paraqitje estandardizuar e të dhënave ashtu që të gjitha të dhënat në një fushë të duken njësoj,pa marrë parasysh se si janë shtypur kur janë futur vlerat në tabelë. Për shembull,mund të kërkohet që të gjitha të dhënat të shfaqen me shkronja të mëdha, ose datattë tregojnë vitin me vetëm dy shifra. Ekzistojnë formatet e predefinuara, por edheshfrytëzuesi mund të krijojë formate të reja sipas dëshirës.Ndërrimet që bëhen në tiparin format, si edhe në formatet tjera, në pamjen edizajnit - Design View, aplikojnë formatin në pamjen tabelare - Datasheet View,pra kur tabela hapet për përdorim.Në tabelën në vijim janë përshkruar sibolet e zakonshme të formatizimit, që mundtë përdoren për çdo tip të të dhënave. Simboli Efekti Futja e karaktereve nga e majta në të djathtë në vend se nga ! e djathta në të majtë, rreshtimi majtas (hapsira) Hapsira futet si karakter (literal) kur shtypet tasti Spacebar "xyz" Paraqiten katakteret ose simbolet brenda thojzave * Zbrastira (Hapsira) plotësohet me simbolin që pason Tregon se karakteri pas shenjës trajtohet si literal. Zakonisht përdoret për simbole ose karaktere të rezervuara. Të dhënat i paraqet me ngjyrën e zgjedhur brenda kllapave. Mund të përdoret: Black (e zezë), blue (e kaltër), red (e [ngjyra] kuqe), green (e gjelbër), yellow ( e verdhë), cyan (cian), magenta (magjenta) dhe white (e bardhë).Duhet pasur kujdes, që së pari vendoset simboli i parë !, e pastaj shihet efekti, kurrreshtimi bëhet nga e majta pra, përndryshe svërehet. Simbolet tjera të formatizimitvlejnë vetëm për tipe të veçanta të të dhënave, si do të shihet në vijim.Ja disa shembuj: (madhësia e fushës 8) 53
  • 55. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Formati Shtypet: Paraqitet si: ! Abcd Abcd !"Z/Znj. " Albi Z/Znj. Albi !*+ Albi +++++++Albi ![red] Dita Dita (ngjyre te kuqe) @! Po Po!Text dhe MemoPër text dhe memo përdoren vlera të njëjta për formatizim, ku disa janë për njëkarakter të vetëm e disa për krejt fushën. Në tabelën në vijim janë dhënë disaopcione që përdoren për text dhe memo. Simboli Efekti @ Tregon se duhet shtypur karakter ose zbrazëtirë & Tregon se karakteri ose hapsira janë opcionale < Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të vogla > Shndërron të gjitha karakteret në shkronja të mëdhaJa disa shembuj të efektit të Format: Formati Shtypet: Paraqitet si: @@@-@@-@@@@ 123456789 123-45-6789 @@@@@@@@@ 123-45-6789 123-45-6789 123456789 123456789 prishtina PRISHTINA > PRISHTINA PRISHTINA Prishtina PRISHTINA prishtina prishtina < PRISHTINA prishtina Prishtina prishtina Dielli Dielli @;"Dita" (zbrastira) DitaKur të bëhet ndryshimi në format, efekti vërehet në tabelë gjatë mbushjes me vleratë reja, por edhe nëse ka pasur vlera në tabelë, pas ndërrimit të formatit, të gjithavlerat në atë fushë do të ndërrohen sipas formatit të ri. Ndryshimi do të aplikohetedhe në format dhe raportet që i përdorin ato të dhëna.54
  • 56. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNumber dhe CurrencyTipet Number dhe Currency mund të formatizohen sipas vlerave të predefinuara tëAccessit ose mund të krijoni formate të reja sipas dëshirës, duke përdorurkarakteret speciale për formatizim. Formati i tipit Currency automatikishtpërcaktohet si Currency, por mund ta ndërroni.Në tabelën në vijim tregohen formatet e predefinuara për tipet Number,AutoNumber dhe Currency: Opcioni Efekti General Numrat paraqiten ashtu si shtypen. Opcioni i Number predefinuar për tipin Number. Numrat paraqiten me simbolin e valutës dhe simbolin për ndarjen e mijësheve (si: 12,000.00). Predefinuar Currency me dy shifra pas presjes dhjetore. Opcioni i predefinuar për tipin Currency Paraqitet së paku një shifër. Predefinuar me dy shifra Fixed pas presjes dhjetore. Paraqitet presja për mijeshet (çdo tri shifra). Standard Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Përqindja. Paraqet vlerat të shumëzuara me 100 dhe Percent me simbolin %. Predefinuar me dy shifra pas presjes dhjetore. Shkencor. Përdoret për përshkrimin me bazë dhe Scientific eksponent. Si p.sh., 235 paraqitet si 2.35E+02Verejtje:Kur zgjedhet formati Percent për fushat numerike (Number), duhet ndërruar Filed Size prejvlerës së predefinuar Long Integer në Single, sepse përndryshe paraqitet vetëm pjesa eplotë, e jo edhe shifrat pas presjes dhjetore. P.sh, nëse shtypni 1 paraqitet si 100%, poredhe për 1.25 prap do të duket 100%.Simbolet që përdoren për formatizim: Simboli Efekti . (pika) Tregon se pika decimale i ndanë pjesët e numri , (presja) Ndarësi i mijësheve Pozita për shifër. Paraqitet shifra nëse ekziston, nëse 0 jo paraqitet 0. # Pozita për shifër. Paraqitet shifra, nëse ekziston. $ Paraqitet shenja e dollarit. % Vlera shumëzohet me 100 dhe i shtohet shenja % 55
  • 57. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Paraqitet në formatin teknik me eksponent. Shenja E- ose e- minus përdoret për numrat negativ, kurse për eksponent pozitiv nuk paraqitet plusi. Njësoj, vetëm se edhe për eksponent pozitiv paraqitet E+ ose e+ shenja plus.Verejtje:Fushave të tipit Currency dhe Number, automatikisht u ndahet vlera 0. Kjo mund tëshkaktojë probleme nëse planifikohet numërimi i rekordeve që kanë vlerë në fushë, përarsye se edhe zeroja konsiderohet si vlerë dhe do të numrohet. Për të evituar këtë problemduhet larguar vlerën prej tiparit Default Value.Formati i tipeve Currency dhe Number përbëhet prej 4 pjesëve, të cilat janë tëndara me pikëpresje. Secila pjesë është për tip të ndryshëm të vlerave: - pjesa e parë përcakton formatin e numrave pozitiv - pjesa e dytë përcakton formatin e numrave negativ - pjesa e tretë përcakton formatin kur vlera është zero - pjesa e katërt përckaton formatin kur vlera është NULL(NULL - që sekziston fare, d.m.th pa definuar, pa shtypur fare vlera)Për shembull, nëse formati definohet si vijon:$#,##0.00[green]; (@#,##0.00)[blue]; "Zero";"E panjohur"atëhere vlerat pozitive do të paraqiten me ngjyre të gjelbërt, ato negative me tëkaltërt, fjala zero për vlerën zero, kurse fjala "E panjohur" për Null.Date/TimePër të dhënat e tipit Date/Time ekzistojnë shtatë formate të predefinuara, si dhesimbole që mund ti përdorni për të krijuar formatet sipas dëshirës. Opcioni Efekti General date (E predefinuar) Kombinim i datës së shkurtër dhe orës në formë të gjatë. Nëse ndonjëra mungon paraqitet vetëm tjetra. Shembuj: 5/21/01 3:30:00 PM (US) ose 21/05/01 15:30:00 (UK) Long Date Data në formatin e gjatë, sipas vlerave regjionale të zgjedhura në Windows (Control Panel-Regional Settings). Shembuj: Tuesday, May 21, 2001 (US) Tuesday, 21 May, 2001 (UK) Medium Date 1-Dec-0156
  • 58. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Short Date Data në formatin e shkurtër: (Sipas parametrave regjional). Shembuj: 5/21/01 (US) ose 21/05/01 (UK) Long Time Formati i gjatë i kohës: 3:30:00 PM Medium Time Formati i mesëm i kohës: 3:30 PM Short Time Formati i shkurtër i kohës: 15:30Duke përdorur karakteret për formatizim: d,(date, day-data, dita), m (month-muaji)dhe y (year-viti) për datë dhe h-(hour-ora) n-(në vend të m për minuta, për të mospërzier me m-për muaj) dhe s-(seconds-sekonda). Pastaj, mund të përdoret edhe q-për kuartetin e vitit, w-për ditën e javës, dhe ww-për javën e vitit. Varësisht prejnumrit të shkronjave paraqitja dallon; P.sh për datë: d-data me një shifër nëse ështëderi në 9, dd-si 01 deri në 09, dhe ddd - emri i ditës në formë të shkurtë (Mon,Tue…) ose dddd (emri i plotë i ditës: Monday,…)Për shembull: Formati Paraqitet si: ddd","mmm d","yy Thu, Jan, 15, 89 dddd","mmmm d","yyyy Thursday, January 15, 1998 h:n:s AM 9:15:35 AM "Today is "dddd" "in week Today is Thursday in week number 21. number " ww"."Yes/NoAccessi automatikisht paraqet kontrollën për vërtetim (check box) kur zgjedhet tipii të dhënave Yes/No. Të gjitha formatizimet injorohen për këtë tip të të dhënave.Në vend të formës grafike mund të zgjidhen edhe ato tekstuale. Ekzistojnë triformate të predefinuara: Yes/No, On/Off dhe True/False.Për të zgjedhur njërin prej tyre duhet kryer këto veprime gjatë dizajnimit të saj: 1. Zgjedhet fusha Yes/No 2. Klikohet në faqen LookUp në pjesën Field Properties 3. Zgjedhet Textbox në listën Display Control 4. Ktheheni në faqen General dhe zgjedhet formati i dëshiruar.Formati i shfrytezuesit i ka tri pjesë të ndara me pikëpresje. Pjesa e parë nukpërdoret, por duhet shtypur patjetër pikëpresjen para pjesës së dytë. Pjesa e dytëdhe tretë përcaktojnë çka do të paraqitet për Yes dhe No, respektivisht. P.sh.,formati vijues: ;"Po, gjithsesi!"[green];"Jo, kurrë!"[red]si rezultat jep: Po, gjithsesi! - me ngjyrë të gjelbërt për Yes-Po dhe Jo, kurrë! - me ngjyrë të kuqe, për No-Jo. 57
  • 59. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPërcaktimi i numrit të shifrave decimaleTiparet Field Size (madhësia e fushës), Precision (preciziteti), Scale (shkalla) dheDecimal Places (pozitat decimale), janë të ndërlidhura. Tipari Field Size përcaktona do të ruhet numri si i plotë, thysë apo përcaktohet preciziteti. Kur Field Size ështëdecimal, atëherë përcaktohen vlerat tjera.Precision (preciziteti) përdoret për të kufizuar numrin e shifrave të vlefshme.Caktohet mes 0 e 28, e predefinuar 18. Scale për kufizimin e shifrave të vlefshmeqë mund të shtypen pas presjes dhjetore. Caktohet mes 0 dhe 28, e predefinuar 0.Tipari Format shton karaktere, si p.sh shenja $ ose presja (,) për ndarjen emijësheve. Decimal Places përcakton sa shifra paraqiten pas presjes dhjetore nëfushat e tipit number dhe currency. E predefinuar Auto, që do të thotë vetvetiupërcaktohet varësisht prej vlerës. Nëse vlera është definuar si Integer ose LongInteger, atëherë sparaqiten fare pozitat pas presjes decimale, pra vlerarrumbullaksohet në numër të plotë.Titulli/PërshkrimiNëse dëshironi që për shfrytëzuesit e bazës së të dhënave, në tabelën e hapur, titujte fushave të përshkruhen me emra më të kuptueshëm, atëherë mund të përdorettipari Caption-Titulli (përshkrimi), me të cilin ndërrohet emri i kolonës kur tabelahapet për përdorim (në pamjen tabelare-datasheet). Përshkrimi mund të jetë deri në255 karaktere (shkronja, shifra, karaktere speciale, hapsirë). Përshkrimi do tëparaqitet edhe në objektet tjera të bazës, pytës, forma, raporte. Emri i fushës përsërimbetet i njëjtë, vetëm përshkrimi ndërrohet.Përcaktimi i çelësit primarNë sistemin e bazave realcionale është shumë me rëndësi grumbullimi dhe gjetja etë dhënave të ndërlidhura të cilat ndodhen në tabela. Për të arritur këtë, secilirekord duhet të jetë i veçantë (unik) në një mënyrë. Fusha, ose fushat, qëpërmbajnë vlerën unike paraqesin çelësin primar. Accessi nuk lejon dy ose mëshumë vlera të njëjta në fushat e çelësit primar, as vlerë Null në çelësin primar. Nëfushën e çelësit duhet të ekzistojë vlerë valide unike.Nëse jeni të sigurtë se në tabelën tuaj ekziston një fushë që nuk do të përmbajëduplikate (vlera të njëjta) mund ta përdorni si çelës primar. P.sh, në një tabelë me tëdhëna për studentët, numri i indeksit do të ishte shumë i përshtatshëm. Për tapërcaktuar çelësin primar, në modin e dizajnimit klikoni në fushën që do tëzgjedhet si çelës primar dhe pastaj mundeni në njërën prej tri mënyrave vijuese:58
  • 60. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Kliko kontrollën Primary Key në shiritin e veglave - Zgjedhni prej menysë: Edit-Primary Key - Kikoni tastin e djathtë për të hapur menynë e kontekstit dhe zgjedhni Primary Key në të.Verejtje:Nëse dëshironi të përcaktoni një fushë si çelës primar, pas mbushjes së tabelës me tëdhëna, kurse në të ekzistojnë disa vlera të njëjta, atëherë Accessi nuk lejon që të vendosniçelësin primar. Për të eliminuar problemin ekziston mundësia e gjetjes dhe eleminimit tëduplikateve përmes pyetësit Find Duplicates (pyetësit do të shpjegohen më vonë).Për të zgjedhur çelësin primar, në më shumë fusha, për shembull nëse në një tabelëme emrat e klientëve dëshironi të zgjedhni si çelës fushën Emri, atëherë smjaftonsepse mund të jenë dy klinetë me emër të njëjtë. Atëherë mund të zgjedhen dyfusha: Emri dhe Mbiemri, ose tri: Emri, Iniciali i prindit dhe Mbiemri, për tësiguruar vlerat unike për çelësin. Për të caktuar çelësin primar në dy fusha të njëpasnjëshme mbani shtypur Shift dhe klikoni fushat përkatëse, kurse për fushat që nuk janë një pas një, duhet të mbahet shtypur Ctrl e pastaj të klikohen fushat përkatëse. Pasi të zgjedhen fushat,Fig. 3.28 - Çelësi primar në atëherë në njërën prej mënyrave të lartpërmendura më shumë fusha zgjedhet çelësi primar.Çelësi primar në më shumë fusha është trashëguar prej kohës kur Accessi nuk ekishte në përdorim tipin AutoNumber. Kryesisht përdorej në tabelën lidhësendërmjetësuse për të siguruar lidhjen e dy tabelave në relacionin shumë-me-shumë.Tani, në vend se të përdoret çelësi primar në më shumë fusha perferohet që tështohet një fushë e tipit AutoNumber dhe Accessi do të përkujdeset që secila fushëtë ketë vlerë unike.Përcaktimi i çelësit primar prej AccessitFusha e tipit AutoNumber është mjet i Accessit me të cilin garantohet uniciteti irekordeve në tabelë. Zgjedhja e fushës AutoNumber është mënyra më e lehtë epërcaktimit të çelësit primar. Nuk ka nevojë të brengoseni fare për futjen erastësishme të dy vlerave të njëjta në fushën e çelësit primar. Kur numri tëgjenerohet njëherë, ai më nuk mund të ndërrohet, as të largohet.Për fushën e tipit AutoNumber mund të zgjedhni që numrat të gjenerohen duke urritur për një, si numra të rastit, ose si Replication ID numra të cilët njihen si GUID(Globaly Unique Identifiers). Nëse zgjedhen numrat e rastit, Accessi përdorëgjeneratorin e numrave të rastit për përcaktimin e vlerës. Replication ID numrat 59
  • 61. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesskryesisht përdoren për identifikim unik dhe sinkronizim të replikave të bazave të tëdhënave.Kur të përfundohet krijimi i tabelës, përmes magjistarit për tabelë pa përcaktuarçelësin primar, ose në modin e dizajnimit pa e përcaktuar çelësin primar, atëherëAccessi do të paraqesë vërejtjen se nuk është përcaktuar çelësi primar dhe do tëpyes "a doni që Accessi të përcaktoj çelësin primar për ju". Nëse përgjigjeni meYes-Po, atëherë Accessi e zgjedh si çelës primar fushën e tipit AutoNumber nëseekziston në tabelë ose e krijon një fushë të re të tipit AutoNumber dhe atë epërcakton si çelës primar. Nëse përgjigjeni negativisht, atëherë tabela sdo të ketëçelës primar.IndeksiIndeksi është element që i ndihmon Accessit në gjetjen dhe sortimin e shpejtë të tëdhënave, njësoj si indeksi i librit që u ndihmon lexusve gjetjen e temave të caktuaranë libër. Indeksi përmbanë një tregues në pozitën e të dhënës, jo në vet vlerën e saj.Çelësi primar i tabelës indeksohet automatikisht, kështu që tani shqyrtohetmundësia e indeksimit të fushave tjera. Indeksi mund të përcaktohet në një ose mëshumë fusha.Si fusha për indeksim duhet zgjedhur ato që do të përdoren si kritere për kërkimin erekordeve, ose ato sipas të cilave do të bëhet sortimi. Gjithashtu edhe nëse fushapërdoret për vendosjen e relacionit me tabelë tjetër mund të indeksohet, për tëpërmirësuar performansat. Nuk preferohet të indeksohen fushat që përmbajnëshumë vlera të njëjta, sepse indeksimi i tyre nuk do të ndihmojë në aspektin eshpejtimit.Indeksi në një fushë: përcaktohet duke zgjedhur për tiparin Indexed vlerën Yesdhe duke përckatuar a mund të ketë duplikate në fushë apo jo. Pra nëse në fushën e indeksuar nuk do të lejohen indekset zgjedhet No Duplicates, në të kundërtën Duplicates Ok. Në këtë rast indeksohet vetëm fusha për të cilën Fig. 3.29 - Tipari Indexed jemi duke përcaktuar tiparet. Për të paraqitur indekset e tabelës, klikohet kontrolla indexes në shiritin e veglave ose zgjedhet prej menysë: View-Indexes.Indeksi në më shumë fusha: përcaktohet për të indeksuar bashkarisht dy ose mëshumë fusha, sepse në shumë raste kërkohet të bëhet kërkimi ose sortimi sipas disafushave. Kur sortohen rekordet me përdorim të indeksit në më shumë fusha,atëhere rekordet së pari rradhiten sipas fushës së parë të indeksit. Nëse ekzistojnë60
  • 62. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatduplikate në fushën e parë, atëherë sortimi vazhdohet sipas fushës së dytë, e kështume rradhë. Për shembull nëse në tabelën studentët shihet se kemi të indeksuar fushën Numri i indeksit (mos përzieni indeksin e studentit me indeksin e Accessit në këtë rast), shihet se ajo është me emrin PrimaryKey, sepse tabela e ka atë si çelës primar. Tani do ta caktojmë Fig. 3.30 - Dritarja e indekseve. edhe një indeks të përbërë prej dy fushave.Procedura e plotë është si vijon:1. Kur të jetë hapur tabela Studentet në modin e dizajnimit, shtypni kontrollënindexes në shiritin e veglave.2. Shtypni në rreshtin e zbrazët në dritaren indexes.3. Do ta emërtojmë indeksin me emrin Indeksi Emri-Mbiemri, dhe pastaj shtypeniTAB, ose klinkoni në fushën Field Name.4. Shtypeni shigjeten te poshtë në skajin e djathtë, për të hapur listën e fushave.(Fushat e tipit memo nuk paraqiten në listë, sepse ato nuk mund të indeksohen).5. Zgjedhni mënyrën e sortimit në fushën Sort Order (Ascending-në rritje oseDescending-në zbritje), dhe pastaj kaloni në rreshtin e ardhshëm në fushën FieldName, duke lënë të zbrazët fushën Index Name, sepse të dy fushat do të përdorinindeksin e njëjtë.6. Zgjedhni fushën Mbiemri prej listës dhe përcaktoni renditjen e sortimit.7. Nëse indeksi është çelës primar atëherë në pjesën e poshtme të dritares tetipareve të indeksit, zgjedhni Yes për Primary (Për tu paraqitur pjesa e panelitIndex Properties, duhet klikuar rreshti me emër të indeksit). Nëse dëshironi qëindeksi të përmbajë vlera unike për çdo rekord, zgjedhni Yes për Unique. Nëse donitë pamundesoni vlerat Null, atëherë për Ignore Null zgjedhni Yes.8. Mbylleni dialogun Indexes dhe ruani ndryshimet në tabelë.Ruajtja e tabelës së krijuarNuk është e thënë që dizajni i tabelës të jetë përfunduar plotësisht për ta ruajtur atë.Në fakt është mirë që ajo të ruhet pas çdo ndryshimi, për të penguar shkatërrimin etabelës me rastin e dizajnimit të mëtejshëm. Gjithashtu nëse dëshironi tëpërfundoni dizajnimin dhe ta mbyllni dritaren e dizajnimit, Accessi kërkon të ruhettabela. Në atë rast nëse vendosni për ruajtjen e tabelës atëherë kërkohet të jepniedhe emrin me të cilin do të ruhet tabela. 61
  • 63. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Tabelën dhe ndryshimet që i bëni në të gjatë dizajnimit mund ti ruani në çdo moment duke shtypur kontrollën Save në shiritin e veglave, ose përmes menysë: File-Save. Kur të bëni këtë për herë të parë, Accessi do të kërkojë të emërtoni tabelën.Nëse nuk dëshironi ti ruani ndryshimet që i keni bërë në dizajnin e tabelës, oseherën e parë tabelën, gjatë krijimit përmes dizajnimit, mbylleni dritaren edizajnimit dhe shtypeni No, në pyetjen a dëshironi ti ruani ndryshimet.Pas ruajtjes tabela është e gatshme për përdorim dhe mund ta hapni prej dritares sëbazës, duke e klikur dy herë ose duke e zgjedhur dhe duke shtypur tastin Open, nëshiritin e veglave të dritares së bazës, apo duke e klikuar me tastin e djathtë tëmausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhet Open.Ndryshimi i pamjes së tabelësPasi të jetë krijuar tabela, në njërën prej mënyrave të mundshme: përmesmagjistarit, përmes pamjes tabelare ose përmes dizajnimit, sigurisht se do tëpapraqitet nevoja për të bërë ndryshime të mëtejshme në të. Ndoshta do të paraqitetnevoja për ndërrimin e renditjes së fushave, të shtohet një fushe e re, ose tëlargohet ndonjë që snevojitet. Cilido prej ndryshimeve do të mund të bëhet melehtësi, mirëpo nëse në tabelë janë futur të dhëna, atëherë ekziston rreziku idëmtimit apo humbjes së tyre gjatë ndryshimeve të tilla. Gjatë rritjes, shtimit tëfushës së re apo ndërrimit të renditjes nuk paraqiten probleme, mirëpo kur bëhetlargimi(fshirja) ose zvogëlimi i ndonjë fushë që veq përmbanë të dhëna, Accessi dotë paraqes vërejtjen se ekziston mundësia e humbjes së të dhënave. Probleme mundtë paraqiten edhe me rastin e ndryshimit të tipit të të dhënave. Preferohet që paraçdo ndryshimi të krijohet një kopje rezervë e të dhënave.Kopjimi i tabelësPër të evituar rrezikun e humbjes së të dhënave para se të bëni ndryshime në tabelëose edhe në ndonjë objekt tjetër në Access, është mirë që të bëhet një kopje në rasttë ngjarjeve të paparashikueshme. Kjo posaqërish vlenë për tabelat, sepse të dhënatmund të humben për një moment, nëse bëni ndonjë veprim të gabuar. Për fat,Accessi lajmëron për humbjen e mundshme të të dhënave, por megjithatë më mirëështë të mirren masa dhe të jeni të kujdesshëm.Kopjimi i tabelës brenda faqes Tables në dritaren e bazës së të dhënave mund tëbëhet në disa mënyra. Së pari, për të bërë kopjen në memorje të kompjuterit (nëClipboard-pjesa e memorjes e destinuar për këtë qëllim) mund të veproni në njërënprej mënyrave vijuese:62
  • 64. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Zgjedhni tabelën dhe zgjedhni prej menysë Edit-Copy. - Zgjedhni tabelën dhe klikoni kontrollën Copy në shiritin e veglave. - Klikoni tabelën me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit - Copy.Kur tabela është në Clipboard, klikoni në zonën e zbrazët të dritares dhe veproni nënjërën prej mënyrave vijuese: - Zgjedhni prej menysë: Edit-Paste. - Klikoni ikonën Paste, në shiritin e veglave. - Klikoni tastin e djathtë dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni - Paste. Kur zgjedhni Paste në cilën do prej mënyrave, paraqitet dialogu Paste Table As (fig. 3.31), në të cilën zgjedhni emrin e tabelës dhe njërin prej opcioneve për kopjim: - Structure Only - vetëm struktura, - Structure and Data - struktura dhe të dhënat, - Append Data to Existing Table - Fig. 3.31 - Dialogu Paste Table As bashkangjitja të dhënat tabelës ekzistuese.Nëse nuk jepni emër për tabelën e re, atëherë ajo paraqitet me emrin Copy of ...Për të kopjuar edhe strukturën e tabelës edhe të dhënat në të, zgjedhet Structureand Data.Kjo procedurë mund të përdoret edhe për kopjimin e objekteve tjera: pyetësve,formave, raporteve, etj., dhe në këtë mënyrë kursehet kohë për krijimin e objektit tëri, i cili është i ngjashëm me atë ekzistues.Ndryshimet në tabelaNdryshimet në tabelën ekzistuese mund t’i bëni duke zgjedhur tabelën në dritaren ebazës së të dhënave, dhe pastaj: Design - në shiritin e veglave të dritares së bazës, ose Design View, në menynë e kontekstit pasi ta klikoni tabelën me tastin e djathtë të mausit.Nëse tabela është hapur në modin e punës, për të futur vlera në të, në pamjentabelare - datasheet dhe nëse aty për aty dëshironi të bëni ndryshime në pamjen etabelës atëherë për të kaluar në modin e dizajnimit mund të veproni në njërën prejmënyrave vijuese: - Klikoni kontrollën View Design në shiritin e veglave të dritares së Accessit. 63
  • 65. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - Zgjedhni prej menysë: View-Design View. - Nëse dritarja nuk është e hapur në formën maksimale, klikoni në titullin e dritares së tabelës me tastin e djathtë të mausit dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni Table Design. - Nëse pamja e tabelës nuk e mbushë krejt dritaren e tabelës, në hapsirën e zbrazët të saj, klikoni tastin e djathtë dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni - Table Design.Shtimi/Largimi i fushaveFusha e re mund të shtohet në fund të listës së fushave ekzistuese ose ndërmjetcilave do fusha ekzistuese. Për të shtuar fushën në fund, shtypni një fushë tëzbrazët dhe jepni definicionin e fushës: Emri, tipi, përshkrimi. Për të shtuar fushënmes dy fushave ekzistuese, klikoni në rreshtin para të cilit do të insertohet fusha ere ose në katrorin e vogël ngjyrë hiri që shënon fushën dhe pastaj: - klikoni Insert Rows - inserto rreshtat, në shiritin e veglave - zgjedhni në meny: Insert-Row - klikoni me pullën e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjehni Insert Rows.Sido që të veproni, rreshti i ri vendoset para rreshtit ku ndodhet kursori, dherreshtat tjerë përfundi zhvendosen për një pozitë më poshtë. Kursori tani vendosetnë fushën e re dhe mund të jepni definicionin e saj. Nëse dëshironi ti shtoni disafusha, atëhere i zgjedhni aq rreshta sa fusha të reja dëshironi të insertohen dhepërsëritni procedurën e lartëprmendur.Mund të bëhet edhe kopjimi i fushës dhe kopja të vendoset në rreshtin e ri, ashtu qëti trashëgojë edhe vetitë e fushës së kopjuar, por pastaj duhet ndërruar emrin efushës para se të ruhet tabela, sepse slejohen dy fusha me emër të njejtë.Nëse dëshironi të largoni ndonjë fushë, duhet pasur parasyshë se do të largohenedhe të dhënat që ekzistojnë në të. Para largimit, Accessi do të paralajmëroj se dotë humben të dhënat përkatëse, dhe pyet për të verifikuar fshirjen ose për të anuluaratë.Për të fshirë një fushë në modin e dizajnimit zgjedheni fushën duke shtypurkatrorin e vogel para fushës ose klikoni në fushë dhe veproni si vijon: - shtypeni tastin DEL në tastierë - klikoni tastin Delete Rows - fshiji rreshtat, në shiritin e veglave - zgjedhni menynë: Edit-Delete Rows - klikoni me pullën e djathtë të mausit, dhe në menynë e kontekstit zgjehni Delete Rows.64
  • 66. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPër të fshirë disa fusha përnjëherë i zgjedhni dhe i fshini si grup. Përmes tastit DELmund të fshini rreshtin, vetëm nëse është zgjedhur rreshti, kurse për mënyrat tjeramjafton të jetë pozicionuar kursori në rresht.Ndryshimi i renditjes së fushavePër të ndryshuar renditjen e fushave në tabelën e ruajtur dhe në pamjen tabelare,ndërroni renditjen në pamjen Design. Për të zhvendosur rreshtin klikoni shenjën erreshtit (katrorin e vogël para rreshtit) dhe duke e mbajtur shtypur zvarritenikursorin në pozitë të re. Mund të zhvendosni njëkohësisht disa rreshta nëse izgjedhni dhe i zhvendosni bashkarisht.Zgjedhjen e disa fushave mund ta bëni dukeklikuar kursorin në shenjën e rreshtit, duke e mbajtur shtypur dhe zvarritur deri terreshti i fundit i grupit të cilin doni ta zhvensosni, ose duke klikuar rreshtin e parëtë grupit, duke mbajtur shtypur SHIFT dhe duke klikuar rreshtin e fundit të grupitpër zhvendosje.Ndryshimi i emrit ose tipit të fushësMë herët është përmendur mundësia e ndryshimit të emrit të fushës (titullit tëkolonës) në pamjen tabelare-datasheet përmes ndërrimit të tiparit Caption. Mund tëndryshohet edhe emri i fushës në strukturën e tabelës. Ndryshimi i emrit të fushësnuk ka ndikim në të dhënat në tabelë, mirëpo duhet ndryshuar çfarëdo reference nëforma, pyetës, raporte etj., nëse nuk është aktivizuar opcioni Name AutoCorrect.Për të ndryshuar emrin në pamjen Design, thjeshtë jepni emrin e ri dhe pastajruajeni tabelën.Name Auto Correct - Në versionin Access 2000, më nuk është e domosdoshmetë jeni të kujdesshëm me rastin e ndryshimit të emrave të fushave të cilat përdorennë forma ose në objekte tjera të bazës së të dhënave. Opcioni i ri NameAutoCorrect, automatikisht i rregullon efektet anësore të ndryshimit të emrit tëfushës, tabelës, formës, pyetësit, raportit dhe kontrollave në forma ose raporte. Kurhapet forma ose ndonjë objekt tjetër, Accessi verifikon dhe përmirëson dallimetndërmjet formës dhe fushave e kontrollave. Duke krahasuar datën dhe kohën erevizionit të fundit të tabelës dhe formës, Accessi mund të përcaktojë a ka pasurndryshime prej herës së fundit kur është ruajtur forma. Opcioni Name AutoCorrectaktivizohet automatikisht për çdo bazë të krijuar në Access 2000, kurse për bazat ekrijuara në versionet më të vjetra të cilat konvertohen në Access 2000, opcioninName AutoCorrect duhet aktivizuar në dritaren e dialogut Options (Tools/Options)në faqen General.Ndryshimi i tipit të të dhënave është më i komplikuar kur në tabelë veq janë futurtë dhëna. Nëse ska të dhëna në tabelë atëherë pa probleme mund të ndërrohet tipi itë dhënave. Disa tipe të dhënash shumë lehtë konvertohen në tip tjetër, por disa 65
  • 67. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessmund të shkaktojnë edhe humbjen e të dhënave. Nëse gjatë konvertimit ekzistonrreziku i humbjes së të dhënave, Accesssi paraqet vërejtjen me numrin e rekordeveqë do të përfshiheshin para se të ndodhin ndryshimet, ashtu që të keni mundësi tëanuloni veprimin. Nëse është përdorur ndonjë shprehje për konvertim, ndoshtaparaqitet nevoja për ndryshim të saj.Për të ndryshuar tipin e të dhënave, në modin e dizajnimit, duhet vepruar si vijon: 1. Klikoni në kolonën Data Type. 2. Klikoni shigjetën dhe zgjedhni tipin e ri të të dhënave. 3. Ruajeni tabelën. Nëse Accessi paraqet vërejtjen, atëherë klikoni No, për të anuluar ndryshimet, ose Yes për ti ruajtur ato. Nëse në tabelë ska të dhëna, vërejtja sparaqitet fare.Gjatë konvertimit të tipeve tjera në Text sdo të ketë probleme. Fushat e tipitNumber konvertohen në tekst të formatit General Number, ndërsa ato të tipitDate/Time në Text të tipit General Date. Currency konvertohet në tekst pa simboltë valutës.Nëse fusha që konvertohet është fushë e çelësit primar, ose indeks me vlera unike,kurse gjatë konvertimit paraqiten vlera duplikate, Accessi e largon krejt rekordin.Para largimit Accessi paraqet vërejtjen, ashtu që të mund të anuloni konvertimin.Kur tabela ka të dhëna, tipi i të dhënave nuk mund të konvertohet në AutoNumber,as edhe në rastin kur dihet se vlerat janë unike. Nëse ju nevojitet fushë e tipitAutoNumber, shtojeni një fushë(kolonë) të re dhe përcaktojeni tipin AutoNumber.Secilit rekord ekzistues Accessi do tia ndajë një vlerë rendore.Ndryshimi i madhësisë së fushësNdryshimi i madhësisë së fushës nuk ndikon në të dhëna, nëse madhësia e fushësrritet. Natyrisht nëse ajo zvogëlohet, posaqërisht kur është në pyetje tipi Number,duhet të jeni të sigurtë që asnjëra vlerë nuk është më e madhe se madhësia e re epërcaktuar. Nëse vlerat janë tepër të mëdha për ti zënë fusha, do të zëvendësohenme vlera Null. Nëse madhësia e re e fushës nuk lejon vlera decimale, atëhere vleratdo të rrumbullaksohen.Ndryshimi ose largimi i çelësit primarNëse ndodhë që të vërehet se çelësi primar nuk mund të ketë vlera unike, mund tëparaqitet nevoja që të vendosni për të ndërruar çelësin primar ose të krijoni çelës nëdy ose më shumë fusha. Për të ndryshuar çelësin primar, zgjedheni rreshtin të cilin doni ta bëni çelës primar dhe klikoni kontrollën Primary key. Ikona e çelësit do të largohet prej fushës që paraprakisht ishte çelës primar dhe paraqitet në të renë.66
  • 68. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPër të shtuar edhe një fushë në çelësin primar, zgjedhni të dy fushat-atë që veqështë çelës primar dhe të renë-dhe klikoni Primary Key. Ikona e çelësit do tëparaqitet tek të dy rreshtat.Nëse paraqitet nevoja për largim të çelësit primar ose largim të përkohshëm merastin e importimit të të dhënave prej ndonjë tabele tjetër kurse, vlerat e tabelës qëimportohet kanë duplikatet e tyre në tabelë, atëherë duhet zgjedhur fushën e çelësitdhe duhet klikuar ikonën Primary Key. Atëherë largohet çelësi primar prej fushëspërkatëse. Ky veprim nuk ndikon në të dhënat në tabelë. Nëse fusha është përdorurnë vendosjen e relacionit me ndonjë tabelë tjetër, atëherë së pari duhet larguarlidhjen, para largimit të çelësit primar.Ndryshimi ose largimi i indeksitPër të largur indeksin në një ose më shumë fusha, ndryshoni tiparin Indexed të asajfushe në No. Në këtë mënyrë vetëm largohet indeksi, por nuk ka ndikim në vetfushën ose vlerat e saj.Në dialogun Indexes mund të shtoni ose largoni fushat prej indeksit në më shumëfusha, të ndryshoni radhën e sortimit për cilëndo fushë ose të ndryshoni tiparet eindeksit. Gjithashtu, mund të ndryshoni renditjen e fushave në indeks. - Për të larguar një fushë prej indeksit në disa fusha, hapeni dialogun Indexes, zgjedheni rreshtin dhe shtypeni tastin DEL. - Për të larguar indeksin, në dialogun Indexes zgjedhni rreshtat e indeksit dhe shtypni tastin DEL. - Për të shtuar një fushë në indeks, në dialogun Indexes, zgjedhni fushën nën të cilën dëshironi të shtoni fushën e re, shtypeni tastin Insert dhe jepeni emrin e fushës së re. - Për të ndryshuar rradhën e fushave në indeksin në disa fusha, zgjedhni dhe zvarritni shenjën e fushës. - Për të ndërruar rradhën e sortimit të cilës do fushë të indeksit, zgjedhni renditjen në listën Sort Order.Pas ndryshimeve në indekset e tabelës duhet të ruhen ndryshimet. Nëse provoni tëmbyllni tabelën, ose të kaloni në pamjen tabelare-datasheet, Accessi do të paraqesëvërjetjen për ruajtjen e ndryshimeve nëse paraprakisht nuk e keni ruajtur tabelën.Verifikimi i validitetit të të dhënaveDeri tani kemi parë disa forma të verifikimit të të dhënave që futen në tabelë. Tipi itë dhënave mund të kufizohet, p.sh., në datë ose kohë. Gjithashtu, mund tëkufizohet numri i karaktereve në fushën e tipit Text ose të pengohet duplifikimi i tëdhënave. Mënyrë direkte e përcaktimi të rregullësisë së të dhënave është edhepërcaktimi i tiparit Validation Rule - rregullave të cilat duhet t’i plotësojnë të 67
  • 69. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessdhënat. Në rast se të dhënat e shtypura nuk e plotësojnë kushtin, atëherë paraqitetvërjetja me tekstin e dhënë në tiparin Validation Text. Për të përcaktuar rregullat,në modin e dizajnit, zgjedhet fusha përkatëse dhe klikohet tipari Validation Rule nëpjesën Field Properties. Në atë fushë jipet shprehja përkatëse, për shembull nësevlera sguxon të jetë më e madhe se 100, duhet shkruar: <=100 (më e vogël osebaraz me 100). Pastaj në Validation Text, shkruhet teksti që paraqitet në vërejtjenëse nuk plotësohet kushti, p.sh: "Ju lutemi jepni vlerë më të vogël se 100!". Përpërcaktimin e kushteve mund të përdoret edhe Expression Builder (Ndërtuesi ishprehjeve), ndihmësi për krijimin e shprehjeve të ndryshme,(duke shtypur ikonënme tri pika në fund të rreshtit), të cilin do ta shpjegojmë më vonë.Në shprehje mund të përdoren edhe shenjat "Xhoker": * - zëvendëson disakaraktere, kurse ? – zëvendëson vetëm një karakter. Kur përdoren shenjat xhoker,Accessi i konverton ato në operatonin e vet "Like" (sikur) dhe i shton thonjëzat.P.sh., nëse jipet kushti A*, shprehja konvertohet në: Like "A*". Kjo shprehjepërcakton se e dhëna që futet në tabelë duhet të fillojë me shkronjën "A" ose "a".Shprehjet nuk bëjnë dallim mes shkronjave të mëdha e të vogla. Rregulla everifikimit mund të përmbajë disa kushte për të njëjtën fushë, duke përdoruroperatorët logjik AND dhe OR. Në tabelën në vijim janë dhënë disa shembuj, meshprehjen përkatëse të Accessit, dhe tekstin e vërejtjes (Validation Text). Rregulla Versioni i Accessit Porosia e zakonshme <>0 <>0 Vlera duhet të jetë e ndryshme prej 0, por mund të jetë edhe negative. 5 OR 10 5 OR 10 Vlera duhet të jetë 5 ose 10. A* Like "A*" Vlera duhet të fillojë me shkronjën "A" A* OR B* Like "A*" OR Like "B*" Vlera duhet të fillojë më shkronjën "A" ose "B" A???e Like "A???e" Vlera duhet të ketë 5 karaktere, të fillojë me "A" dhe të përfundojë me "e" >=01/01/02 >=#01/01/02# And Vlera duhet të jetë datë brenda And <01/01/03 <#01/01/03# vitit 2002 Not Pr Not "Pr" Vlera nuk guxon të jetë "Pr" In (Pr, Pe, Pz) In ("Pr", "Pe", "Pz") Vlera duhet të jetë njëra prej këryre tri vlerave: Pr, Pe, Pz.Kur shtoni ndonjë kusht, mund ta testoni në vlerat e dhëna në tabelë për tëverifikuar a ka ndonjë vlerë që nuk e plotëson kushtin. Këtë mund ta bëni dukezgjedhur në menynë: Edit-Test Validation Rules, ose në titullin e dritares Design nëDesign View klikoni me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstitzgjedhni Test Validation Rules. Në këtë rast Accessi jep vërjetjen se do të68
  • 70. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatverifikojë edhe tiparet Required dhe Allow Zero Length. Pasi procesi do të zgjasë,do të pyes poashtu nëse dëshironi të bëni verifikimin. Nëse zgjedhni Yes, duhet sëpari të ruhet tabela, para testimit të rregullave. Pasi të zgjedhni Yes për ruajtje tëtabelës, vazhdohet me verifikim. Nëse Accessi nuk gjenë asnjë vlerë që nuk irespekton rregullat paraqet porosinë me të cilën informon se të gjitha të dhënat iplotësojnë kushtet. Nëse gjindet ndonjë vlerë që nuk i plotëson kushtet, Accessi endërpren testimin dhe paraqet porosinë me të cilën informon se kushti nuk ështëplotësuar dhe nëse dëshironi të vazhdoni verifikimin.Verifikimi në nivel të rekorditVerifikimi mund të bëhet edhe në nivel të rekordit në tabelë, e jo në nivel të fushëssë rekordit. Mund të definohet vetëm një kusht në nivel të rekordit në një tabelë,por nëse nevojiten më shumë verifikime mund të kombinohen me përdorim tëoperatorëve AND dhe OR. Rregulla e testimit në nivel të rekordit aplikohet secilënherë që plotësohet rekordi në tabelë dhe në momentin e kalimit në rekordin e ribëhet testimi. Edhe në këtë rast, nëse vendoset kushti për tabelën që veq është embushur me të dhëna, atëhere Accessi jep vërjetjen me pyetjen se a doni tëverifikohen të dhënat ekzistuese.Për të shtuar një rregull të verifikimit në tabelë, në modin e dizajnimit duhet hapurdialogun Table Properties në një prej mënyrave vijuese: - Klikoni tastin Properties në shiritin e veglave - Zgjedhni në menynë View-Properties - Klikoni me tastin e djathtë të mausit në pjesën për futjen e të dhënave për fusha, ose në titullin e dritares së tabelës dhe zgjedhni properties prej menysë së kontekstit. Në fushën Description-Përshkrimi jepet përshkrimi i tabelës, në Valdiation Rule-Rregulla e validitetit dhe Validation Text- Teksti për Validitet. Për shembull, nëse në tabelë kemi dy fusha: Data e dërgimit, dhe Data e pranimit, atëherë mund të vendosim kushtin që Data e Fig. 3. 32 - Karakterisikat e tabelës. pranimit gjithmonë të jetë më e madhe se Data e dërgimit. 69
  • 71. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessVerejtje:Kur në shprehje përdoren emrat e fushave ato quhen identifikatore dhe duhet tiplotësojnë disa kushte. Për ta njohur Accessi si vlerë të fushës, identifikatori duhettë jetë në kllapa të mesme [ ].Nëse fusha ndodhet në tabelë tjetër, duhet të jepet edhe kualifikatori përkatës. Përshembull nëse prej tabelës Punetoret merret fusha Emri, atëherë duhet përdoruridentifikatorin: Punetoret![Emri]. Operatori ! e informon Accessin se pason emri idhënë prej shfrytëzuesit.Kur përdoret në shprehje, emri i objektit si p.sh tabela Punetoret, nuk ka nevojë tëjetë në kllapa, përveq nëse përbëhet prej dy pjesëve me hapësirë, apo nësepërdore karaktere speciale si nënviza (_), etj.Kërkimi i vlerës dhe pengimi i vlerave të dyfishtaNjëri prej tipareve të fushës është edhe Required (I duhur, i domosdoshëm), vlera etë cilit mund të jetë Yes-Po ose No-Jo. Është e predefinuar vlera No, por mund tëndërrohet në Yes, nëse konsideroni se fusha duhet të ketë vlerë patjetër. P.sh., nëtabelën Studentët, secili student patjetër duhet të ketë numër indeksi, kështu që përkëtë fushë për tiparin Required duhet zgjedhur Yes. Pra për secilën fushë qëkonsideroni se duhet patjetër të jipet një vlerë, për tiparin Required zgjedhni Yes.Verejtje:Të gjitha tipareve të fushave dhe indeksave që kanë vetëm vlerat Yes ose No, mund tuandërroni vlerën momentale duke klikuar dy herë në to.Tipari Indexed ndihmon eleminimin e vlerave të dyfishta (duplikateve). Çelësiprimar kërkon vlerat unike, mirëpo në tabelë mund të ekzistojë vetëm një çelësprimar. Nëse në tabelë ka edhe fusha tjera për të cilat dëshironi të kenë vlera unike,e të mos jenë pjesë të çelësit primar, atëherë për tiparin Indexed zgjedhni Yes (Noduplicates). Nëse e hapni dritaren Indexed, do të vëreni se indeksi i ri për një fushëdo të ketë tiparin Unique Yes.Mund të eleminoni paraqitjen e vlerave të dyfishta në më shumë fusha duke krijuarindeksin në më shumë fusha. Kur të krijohet indeksi, për tiparin Unique zgjedhniYes, në pjesën e poshtmë të dritares Indexes dhe atëherë nuk do të mund tëekzistojnë dy kombinime identike të vlerave në ato fusha.Fushat e zbrazëtaNjë fushë mund të mbetet e zbrazët nëse nuk e dini vlerën ose nuk ekziston vlera esaj për një rekord të caktuar. Accessi bën dallim mes fushës së zbrazët me vlerëNull dhe stringut të zbrazët.Vlera Null tregon për mungesë të vlerës ose vlerë që nuk e dijmë. Fusha do tëmbetet e zbrazët nëse nuk e dini vlerën ose ajo nuk është e rëndësishme për atë70
  • 72. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatrekord. Accesi e njeh rastin e tillë dhe vendosë vlerën Null. Nëse e shtypni tastinEnter, e paraprakisht nuk keni futur asnjë vlerë në fushë, Accessi e vendosë vlerënNull në të.Stringu i zbrazët nuk përmbanë karaktere. Nëse e dini që ska vlerë për një fushë tërekordit (kjo nuk është rasti kur nuk e dini vlerën), futeni stringun e zbrazët dukeshtypur shenjat e thonjëzave ("") pa hapsirë mes tyre. Shenjat e thonjëzave zhdukenkur kaloni në fushën tjetër, por Accessi në atë fushë vendosë stringun e zbrazët.Dy tipare speciale kontrollojnë punën me fusha të zbrazëta. Tipari Requiredpërcakton a mund të ekzistojë fusha e zbrazët apo fusha patjetër duhet të ketë njëvlerë. Tipari Allow Zero Length (lejo gjatësinë zero), kur është i caktuar si Yes,lejon string të zbrazët në fushë. Ky tipar ekziston vetëm për fushat e tipit Text,Memo ose Hyperlink.Kombinimi i këtyre vlerave ka këto kuptime: - Nëse dëshironi të përdorni mundësitë e fushës së zbrazët dhe nuk ju intereson arsyeja pse është e zbarzët, për tiparet Required dhe Allow Zero Length zgjedhni No. Ky është kombinimi i predefinuar për fushat e tipit Text, Memo dhe Hypernlink. - Nëse nuk dëshironi të ekzistojë mundësia e fushës së zbrazët, për Required zgjedhni Yes, kurse për Allow Zero Length, No. Nuk mund të kaloni në fushën e ardhshme, pa shtypur ndonjë vlerë, edhe nëse ajo është: "Nuk e di, ose "Asnjë". - Nëse dëshironi të dini arsyen përse është fusha e zbrazët, për Required zgjedhet No, kurse për Allow Zero Length, Yes. Fusha mund të mbetet e zbrazët vetëm kur nuk e dini informatën ose kur shtypni thonjëzat (""), për të treguar se fusha nuk ka rëndësi për atë rekord. - Nëse dëshironi që fusha të mbetet e zbrazët vetëm nëse nuk është e rëndësishme për rekordin, për të dy tiparet zgjedhni Yes. Atëherë mënyra e vetme për të kaluar në fushën e ardhshme është që të jepni string të zbrazët duke shtypur thonjëzat ("") ose tastin SpaceBar (hapsirën)Kombinimet e mundshme janë dhënë në tabelën vijuese: Required- Allow zero length- Veprimi Vlera rezultuese I/e duhur Lejo gjatësi zero No No Shtypni ENTER <Null> Shtypni SPACEBAR <Null> Shtypni "" Nuk lejohet Yes No Shtypni ENTER Nuk lejohet Shtypni SPACEBAR Nuk lejohet Shtypni "" Nuk lejohet No Yes Shtypni ENTER <Null> Shtypni SPACEBAR <Null> Shtypni "" <string i zbrazët> 71
  • 73. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Yes Yes Shtypni ENTER Nuk lejohet Shtypni SPACEBAR <string i zbrazët> Shtypni "" <string i zbrazët>Kur lejohet ekzistimi i fushave të zbrazëta, mund të përdoren opcionet për kërkimdhe zëvendësim (Edit - Find dhe Replace) për gjetjen e fushave me vlerë Null osestring të zbrazët. Për këto më gjerësisht në pjesën për gjetjen dhe zëvendësimin evlerave dhe rekordeve.Vlerat e predefinuaraNëse ndonjë fushë shpeshherë përmbanë vlerë të caktuar, atëherë është mirë tëpërdoret tipari Default Value (Vlera e zakonshme që nënkuptohet), për të plotësuarautomatikisht vlerën për atë fushë, porsa të shtohet rekordi i ri.Megjithatë, mund të ndryshohet vlera e përcaktuar paraprakisht kur shtypni tëdhënat për atë rekord, por përdorimi i vlerës së zakonshme kursen kohën dukshëm,kur është në pyetje ndonjë vlerë e gjatë. Vlera e zakonshme-Default Value nuk kandikim në vlerat ekzistuese në tabelë, por vetëm për rekordet e reja, që krijohen paspërcaktimit të vlerës për Default Value, nëse krijohet në tabelën që veq është embushur me të dhëna. Nëse në një tabelë me kontakte, keni afro 80% të kontaktevenga Prishtina, atëherë për fushën Vendi do të ishte e logjikshme të caktohet DefaultValue - Prishtina, ashtu që për çdo kontakt të ri, fusha Vendi automatikisht merrvlerën Prishtina. Nëse duhet dhënë vlerë tjetër, atëhere ajo duhet të shtypet. Nësevlera e Default Value përbëhet prej dy pjesësh ose duhet të përmbajë ndonjë shenjëtë interpunkcionit (pikësimit), atëherë vlera duhet të jepet nën thonjëza, si p.sh.,"Los Angjelos". Për datë, vlerë e zakonshme do të ishte: Date(), që automatikishtshtypë datën momentale. Për vlerat që veq kanë ekzistuar në tabelë, vlera ezakonshme mund të jipet duke shtypur njëkohësisht kombinimin:CTRL+ALT+SPACEBAR.TIPARET E TRASHËGUARAObjektet tjera të bazës së të dhënave, si pyetësit, format, raportet, etj., trashëgojnëshumicën e vlerave të tabelës mbi të cilën janë krijuar. Për të pasur vlera të njëjta,është mirë që të përcaktohen tiparet e tabelës në design View, ashtu që të gjithaobjektet mbi tabelë të trashëgojnë të njëjtat tipare. Nëse më vonë duhet të bëhenndryshime të ndonjë tipari për ndonjë formë ose raport ndryshimi nuk do të ketëndikim në tabelë.Pyetësit trashëgojnë të gjitha tiparet e tabelës. Nëse ndryshoni ndonjë tipar tëtabelës në design View pas krijimit të pyetësit, ndryshimi automatikisht pasqyrohetedhe në pyetës, përveq nëse nuk keni përcaktuar tiparet e pyetësit, dhe me këtëkeni evituar ndryshimet nga tabela. Ndryshimet në tiparet e pyetësit nuk kanëndikim në tabelë.Fushat që përdoren në formularë dhe raporte, gjithashtu i trashëgojnë tiparet e72
  • 74. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcattabelës, varësisht prej tipit të fushës. Tiparet si Format, Decimal Places, InputMask dhe StatusBar Text trashëgohen, kurse Default Value, Validation Rule dheValidation Text nuk trashëgohen por aplikohen, që do të thotë se nuk paraqiten nëlistën e vetive të kontrollës, por Accessi i aplikon. Nëse e ndryshoni tiparin DefaultValue në dizajnin e formularit, atëherë evitohet tipari i fushës që është përcaktuarnë tabelë.Përshtatja e futjes së të dhënaveFutja e të dhënave në tabelë kërkon mjaft kohë. Accessi ofron shumë mënyra për tështuar efikasitetitn me disa prej të cilave minimizohet shtypja, e me disa ndihmohetlëvizja nëpër tabelë, ose çasja simboleve speciale. Parimisht, sa më shumë ndihmëaq më mirë. Një prej mënyrave për lehtësim është edhe përdorimi i Input Mask -Maskës hyrëse.Input MaskMaska hyrëse është e ngjashme me tiparin Format, por përdoret për qëllim tjetër.Formati përdoret për paraqitjen e të dhënave në formë të caktuar, derisa InputMask paraqet shabllonin për futjen e të dhënave. Përcaktimi i tiparit Format ndikonnë paraqitje pas futjes së të dhënave por nuk ofron asnjë kontrollë të të dhënave qëfuten. Maskat hyrëse mund të përdoren për fushat e tipit Text, Number, Date/Timedhe Currency.Për të vendosur për zgjedhje mes tipareve Format dhe Input Mask, duhet tëpërdorni këto këshilla: - nëse dëshironi që vetëm të siguroni që të dhënat të paraqiten njësoj atëherë përdoreni tiparin Format - nëse dëshironi të keni kontrollë në procesin e futjes së të dhënave, përdorni maskën hyrëse si shabllon për futjen e të dhënave për të siguruar që të dhënat do të futen në formë të rregullt, të duhur.Maska hyrëse paraqitet kur kursori të jetë brenda fushës, para se të futen të dhënat.Ajo paraqet shabllonin përmes literaleve që ndajnë pozitat. Maska hyrëse mund tëpërcaktojë tipin e vlerave që mund të futen në një fushë në secilën pozitë. Numrat etelefonit janë shembull i mirë në të cilin do të shpjegojmë dallimin mes tipareveFormat dhe Input Mask. - Formati (@@@) @@@-@@@ nuk paraqet asgjë para se të futen të dhënat, kurse e paraqet: (044) 987-654 kur të jepni numrin e telefonit (044987654) - Maska hyrëse (000) 000-000 paraqet (_ _ _) _ _ _ - _ _ _ para se të futni të dhëna në fushë, e pas futjes së numrit të telefonit (044) 987-654. 73
  • 75. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessFormati paraqet literalet dhe karakteret që i shtypni ose lë pozitat e zbrazëta nësenuk shtypni karakter, por tek pas ruajtjes së rekordit. Maska hyrëse përmbanë zerotme të cilat kërkohet numër i saktë i shifrave (dhe vetëm shifrave), me të cilatparaqitet numri i telefonit.Maska hyrëse shpejton futjen e të dhënave sepse automatikisht paraqiten literalet(shenjat udhëzuese), kurse shfrytëzuesi duhet të shtypë vetëm vlerat që u përgjigjenpozitave të shabllonit mes literaleve.Nëse përcaktohen edhe formati edhe maska hyrëse, atëherë Accessi e përdorëmaskën hyrëse për futjen dhe ndërrimin e të dhënave, kurse formatin për paraqitjene të dhënave të futura.Maska hyrëse mund të krijohet për tipet Text dhe Date/Time me ndihmën emagjistarit - Input Mask Wizard, kurse për Number dhe Currency, duhet ta krijonivet.Për të krijuar maskën përmes magjistarit, kaloni me kursor në fushën përkatëse, nëpamjen Design View, dhe 1. Klikoni në të djathtë simbolin (…) tek tipari Input Mask. (Accessi ndoshta do të kërkojë të ruani tabelën para se të hapet ky dialog). Në ekran do të paraqitet dritarja Input Mask Wizard (fig. 3.33) në të cilën mund të zgjedhni një prej dhjetë maskave të gatshme. Në fushën Try It - Provoje, tregohet si do të duket maska në tabelë në pamjen tabelare ose në Formë. Në atë fushë mund të provoni të jepni një vlerë dhë të shihni se si do të funksionojë dhe "a i plotëson nevojat për fushën përkatëse". Të provojmë të krijojmë maskën për numrat telefonik. 2. Kur të zgjedhni maskën, klikoni Next dhe kaloni në dialogun vijues, në të cilin mund të bëni ndryshime në maskë, nëse është e nevojshme. Zakonisht paraqitet nevoja për largimin e një pozite, sepse sipas standardit amerikan numrat telefonik kanë 7 shifra. Në këtë dialog gjithashtu mund të ndërroni karakterin që paraqet pozitat - Placeholder Carachter. Karakter i zakonshëm është nënviza ( _ ). Pasaj shtypni Next.74
  • 76. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat 3. Në hapin vijues vendosni a do të ruani literalet bashkë me vlerën, apo vetëm vlerat. Kështu nëse ruhen vetëm vlerat (shifrat) kursehet hapësira në disk, por nëse ruhet bashkë me literalet atëherë simbolet janë në dispozicion edhe për format dhe raportet që krijohen më vonë ashtu që të mos keni nevojë ti definoni në formatin e fushës në forma ose raporte. 4. Klikoni Finish për të përfunduar punën me magjistarin. Fig. 3.33 - Input Mask WizardPas kësaj në dritare do të shihet maska e përcaktuar (fig. 3.34). Në figurë shihet se maska është përcaktuar. Accessi i paraqet simbolet speciale të cilat tregojnë për pozitat e nevojshme, dhe të cilat përcaktojnë mënyrën se si duhet dhënë vlerat gjatë futjes së të dhënave në tabelë. Zero paraqet shifrat e domosdoshme, kurse 9 paraqet shifrat opcionale. Fig. 3.34 - Maska e krijuar për numra telefoni.Nëse në listën e maskave nuk ekziston ndonjë që ju përshtatet, mund të krijonimaskë të re duke përdorur simbolet speciale të cilat paraqesin pozitat e karakterevedhe përcaktojnë a është e domosdoshme të jipet karakteri dhe tipi i karakterit. Nëtabelën vijuese janë paraqitur simbolet e përgjithshme që mund të përdoren përmaskë hyrëse dhe a kërkohet patjetër futja e karakterit. Simboli Shtypet Kërkohet karakteri? 0 Shifra (0 deri 9) pa shenjë + ose -. Pozitat e Po zbrazëta paraqiten me 0. 9 Shifra pa shenjë + ose -. Pozita e zbrazët Jo paraqitet me hapësirë # Sikur 9, vetëm se lejohet përdorimi i shenjave + Jo ose -. L Shkronjë (A deri në Z) Po ? Shkronjë Jo 75
  • 77. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access A Shkronjë ose shifër Po a Shkronjë ose shifër Jo & Cilido karakter ose hapësira Po C Cilido karakter ose hapësira Jo > Të gjitha karakteret shndërrohen në të mëdha Sështë në dispozicion < Të gjitha karakteret shndërrohen në të vogla Sështë në dispozicion ! Karakteret që shtypen rreshtohen prej të majtës Sështë në dispozicion kah e djathta. Mund të përdoret kudo në maskë. Karakteri vijues trajtohet si literal. Sështë në dispozicionPranë simboleve të tabelës mund të paraqitni edhe cilat do karaktere që paraqesinndarëse për datë, kohë, shifra decimale ose ndarëse të mijsheve. Ja disa shembuj tëpërdorimit të maskës: Maska hyrëse Përshkrimi: Shembull i vlerës së rregullt 00000-9999 Zerot paraqesin shifrat që duhet 98115- shtypur, kurse 9 shifrat 98115-3007 opcionale (mund të mos jipen) (999) 000-0000 Prefiksi opcional (206) 555-0248 (999) 999-9999 Si me lartë, të gjitha opcionale (206) 555-0248 ( ) 555-0248 (000) AAA-AAAA A-lejohen shkronja dhe shifra (206) 555-TELE #999 # - lejon edhe shenjat + ose - –20 2000 >L????L?000L0 Shkronjat shndërrohen në të GREENGR339M3 mëdha - kombinim MAY R 452B7 !>L0L 0L0 Shkronjat e mëdha - mbushja T2F 8M4 nga e majta në të djathtë >L<?????????????? Shkronja e parë bëhet e madhe, Merita tjerat opcionale, por nëse Brendon shkruhen bëhen të vogla SSN 000-00-0000 Maska me parashtesë SSN 555-55-5555 >LL00000-0000 Kërkohen 2 shkronja (bëhen të DB51392-0493 mëdha) dhe 9 shifraPër të bërë ndryshime në maskën hyrëse të magjistarit, së pari zgjedheni, pastajklikoni Edit List, dhe aty bëni ndryshimet e nevojshme.Mund të jepni maskën direkt në fushën Input Mask, duke përdorur shabllonin metri seksione të ndara me pikëpresje (;), sikur në maskën që e krijon magjistari:!(999") "000-000;;_ - Seksioni i parë ka maskën hyrëse për shifrat, ku shenja e pikës çuditëse tregon për rreshtimin nga e majta në të djathtë, tregon se pason një literal (simbol) pra kllapa e hapur. Kllapa e mbyllur ) nën thonjëza gjithashtu trajtohet si literal, sikurse edhe viza ndarëse mes shifrave pas shenjës .76
  • 78. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Seksioni i dytë përcakton nëse literalet ruhen bashkë me të dhënat. Për ti ruajtur bashkë me të dhënat duhet të jipet 0, kurse për të ruajtur vetëm karakteret që shtypen jipet 1 ose fusha lihet e zbrazët, sikurse është lënë edhe në këtë shembull. - Seksioni i tretë përcakton karakterin që tregon pozitat në maskën hyrëse. Në këtë rast është përdorur nënviza ( _ ), kurse mund të përdoret p.sh., edhe "+" ose nëse doni hapësirë atëhere vetëm jipet në thonjëza " " (pra një hapësirë mes thonjëzave).Krijimi i maskaveNëse keni ndonjë fushë që shpeshherë paraqitet në tabela ose forma, siç është rastime numrin e telefonit, atëherë mund të krijoni maskë të re dhe ta ruani në listën emaskave të magjistarit të maskave hyrëse. Në pamjen Design View, tek tipari InputMask klikoni fushën Build (…) për të hapur dialogun Input Mask Wizard sikur nëfig 3.33. Klikoni Edit List, dhe hapet dialogu Customize Input Mask Wizard(Përshtate maskën hyrëse) (fig. 3.35). Klikoni - New rekord - Rekord i ri, në pjesën për lëvizje nëpër rekorde dhe shtohet një rekord i ri, për të cilin jepni përshkrimin, maskën, shënuesin e pozitës, shembullin dhe tipin. Pastaj klikoni Close, dhe maska e re e krijuar do të ruhet në listën e maskave Fig. 3.35 - Maska e re e përshtatur ekzistuese, për tu përdorur më vonë sipas dëshirës.Përshtatja e tipareve të tabelësEkzistojnë dy lloje të tipareve të tabelave në Access - tiparet e objekteve të tabelësdhe tiparet (karakteristikat, vetitë) e definicionit të tabelës. Tiparet e objektit tëtabelës përfshijnë edhe emrin e tabelës, pronësinë, datën e krijimit dhe revizionin efundit të atributeve si Hidden-i/e fshehur ose Replicable - i/e replikueshme. Këtomund ti paraqitni në njërën prej mënyrave vijuese: - Zgjedhni tabelën në dritaren e bazës, dhe klikoni tastin Properties në shiritin e veglave - Zgjedhni tabelën dhe pastaj në menynë View-Properties - Klikoni me tastin e djathtë të mausit në tabelë dhe zgjedhni properties prej menysë së kontekstit. 77
  • 79. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPër të paraqitur karakteristikat e definicionit të strukturës së tabelës, në modin edizajnit, Design View për tabelën përkatëse veproni si vijon: - Klikoni tastin Properties në shiritin e veglave - Zgjedhni në menynë View-Properties - Klikoni me tastin e djathtë të mausit në pjesën për futjen e të dhënave për fusha, ose në titulin e dritares së tabelës dhe zgjedhni properties prej menysë së kontekstit.Do të hapet dirtarja me Tiparet e tabelës, si në fig. 3.32 të cilën e pamë tekverifikimi i të dhënave në nivel të rekordit, me tiparet si në tabelën vijuese: Tipari Përshkrimi Description Teksti që paraqitet ne kolonën Description për tabelat në dritaren e bazës, kur zgjedhet pamja View Details në shiritin e veglave të dritares Database Filter Përcakton kriterin për Filtrim, kurse Order By renditjen Link Child Fields Fusha ose fushat e tabelës "fëmijë", të lidhur me tabelën kryesore Link Master Fileds Fusha ose fushat e tabelës kryesore të lidhura me tabelën "fëmijë" Order By Renditja e sortimit e ruajtur në tabelë. Mund të përdoret kur të dhenat përdoren në forma. Subdatasheet Kur është e zgjedhur Yes, automatikisht paraqiten të gjitha Expanded të dhënat e nën-tabelës, ska nevojë të shtypet (+) Subdatasheet Height Lartësia e definuar paraprakisht për paraqitje të nëntabelës në tabelën kryesore. Subdatasheet Name Emri i tabelës së lidhur, nëse ekziston. Validation Rule Rregulla e validitetit për të gjitha rekordet në tabelë Validation Text Porosia që paraqitet në rreshtin e statusit kur nuk plotësohet rregulla e validitetitPër të ndryshuar vlerat e predefinuara të fushave, si p.sh., madhësia e fushës 50 përtipin Text, duhet zgjedhur në mënynë Tools-Options me çrast hapet dritarjaOptions (fig. 3.36) dhe pastaj zgjedhet faqja: Tables/Queries. Opcionet janë:78
  • 80. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Text Field Size - madhësia e fushës Text - e predefinuar 50, për ta ndërruar shtypet vlera e re. - Number Field Size - madhësia e fushës Number - e predefinuar Long Integer, për ta ndryshuar zgjedhet prej listës. - Default Field type - tipi standard i fushës - e predefinuar Text - për ta ndryshuar zgjedhet prej listes - AutoIndex on Import/Create - ky opcion mundëson që të jepni tekstin Fig. 3.36 - Dritarja Options - përcaktimi i i cili zakonisht përdoret në fillim vlerave të predefinuara të tabelës. ose në fund të emrave të fushave të tabelave, me rastin e krijimit oseimportimit të tabelave. Për shembull nëse përdorni "ID", "num", "code"automatikisht do të krijohet indeksi për të gjitha fushat të cilat përmbajnë këtokaraktere në fillim ose në fund të emrit të tyre të fushës, si: IDStudenti, PunetoriID,KlasaNum etj. 79
  • 81. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access80
  • 82. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat LIDHJA E TABELAVELidhja mes tabelave mund të krijohet në çdo kohë, por më së miri është tëdefinohet me rastin e krijimit të tabelës ose kur ato kanë pak të dhëna. Gjatëprojektimit të strukturës së tabelave një prej detyrave kryesore është përcaktimi irelacioneve mes tabelave dhe fushave të cilat ato i kanë të përbashkëta. Gjatëkrijimit të tabelës së re me anë të magjistarit për tabela ofrohet ndihmë emirëseardhur për definimin e lidhjeve ose mund të pritet deri sa të krijohen të gjithatabelat e pastaj të vendosen lidhjet. Lidhja e tabelave lehtëson dhe shpejton punënme të dhënat me rastin e gjetjes dhe nxjerrjes së të dhënave nga baza e të dhënave,zvogëlohet numri i gabimeve etj. Tabelat e lidhura në nivel të tabelave janë tëgatshme për përdorim në pyetës, forma, raporte dhe faqe për qasje në të dhëna. Kurtabelat janë të lidhura, gjithashtu mund të shtohen edhe nën-format ose nën-raportetme informatat përkatëse prej tabelës së ndërlidhur.Definimi i relacionitPër vendosjen e relacionit mes tabelave (lidhjen e tabelave) duhet përcaktuar fushattë cilat ato i kanë të përbashkëta. Pra, për tu lidhur dy tabela, ato duhet të kenë sëpaku një fushë të përbashkët. Në relacionin një-me-shumë, fusha lidhëse e tabelës"prind" quhet çelës primar dhe duhet të jetë çelës primar i asaj tabele ose indeksunik. Fusha e lidhjes, në tabelën e dytë quhet çelës i jashtëm (i huaj) dhe nuk ështëe domosdoshme që në atë tabelë të ketë vlera unike. Gjetja e të dhënave ështëmegjithatë më e shpejtë kur ekziston indeksi në çelësin e jashtëm.Në relacionin një-me-një të dy fushat janë çelësa primar, ose indekse unike.Relacioni shumë-me-shumë në fakt është relacion një-me-shumë në të cilin tabela etretë për realizimin e relacionit krijohet ashtu që çelësi i saj primar është kombinimi çelësave primar të dy tabelave "shumë". Definimi i relacionit në nivel të tabelaveruan lidhjen aktive dhe lehtëson përdorimin e bazës së të dhënave. Dy tabela mundtë lidhen përkohësisht duke vendosur relacion në pyetës, kur dëshironi të nxjerrniinformata prej më shumë tabelave, por lidhja e përhershme është më e mirë. 81
  • 83. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessDritarja Relationships-RelacionetAccessi përmbanë "pajisjen" e fuqishme grafike për definimin dhe ndryshimin erelacioneve. Dritarja Relationships-Relacionet përmbanë të gjitha pajisjet enevojshme për vendosjen e relacionit mes tabelave, lidhjen e tabelave, përcaktimine tipit të relacionit, vendosjen e rregullave të integritetit referencial dhe zgjedhjen ellojit të lidhjes. Dritaren Relationships, mund ta hapni përmes menysë: Tools- Relationships…, ose duke klikuar ikonën Relationships në shiritin e veglave.Nëse nuk ekziston asnjë relacion në bazën e të dhënave, atëherë paraqitet dialoguShow Table në hapësirën e zbrazët të dritares Relationships. Ky dialog ndihmon zgjedhjen e tabelave të cilat do të përdoren në dritaren e relacioneve, për të vendosur lidhjet mes tyre. Mund të zgjedhni njërën prej faqeve: Tables- paraqet vetëm listën e tabelave, Queries-Paraqet pyetësit dhe Both- paraqet edhe Tabelat edhe Pyetësit. Prej listës zgjedhet tabela përkatëse dhe pastaj shtypet tasti Add në anën e djathë, ose me klik të dyfisht automatikisht shtohet tabela ose Fig. 4.1 - Dialogu Show Table pyetësi përkatës në dritaren Relationships.Për të zgjedhur me shumë tabela njëkohësisht mund të mbani shtypur tastin Shiftpër tabelat e njëpasnjëshme, ose Ctrl për tabelat që nuk janë njëra pas tjetrës dhepastaj bashkarisht ti shtoni në dritaren Relationships përmes tastit Add.Nëse paraprakisht ka ekzistuar së paku një relacion mes tabelave, atëherë kur tëhapet dritarja e relacioneve nuk paraqitet fare dialogu Show Table. Për të shtuar ndonjë tabelë ose Pyetës klikoni kontrollën Show Table në shiritin e veglave që paraqitet me rastin e hapjes së dritares Relationships, në menynë e kontekstit ose në menynë Relationships- Show Table, që paraqitet kur hapet dritarja Relationships.82
  • 84. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatDritarja Relationships (fig. 4.2) paraqet listën e tabelave të zgjedhura ose që kanëpasur më parë lidhje përmes ndonjë relacioni. Nëse ekziston çelësi primar, në listë duket me shkronja të theksuara (Bold). Përdorni shiritat rreshqitës për të parë të gjitha fushat ose ndryshoni madhësinë e dritares sipas nevojës, për të parë më shume fusha ose emrat e plotë të fushave, nëse nuk duken në tërësi. Lista e fushave mund të zvarritet dhe të zhvendoset kudo brenda dritares Relationships. Nëse ekzistojnë relacionet mes tabelave, atëherë Fig. 4.2-Dritarja Relationships shihen vijat lidhëse përkatëse.Kontrollat e nevojshme për punë me relacionet me rastin e hapjes së dritaresRelationships, i gjeni në menynë Relationships që paraqitet në meny ose në shiritine veglave Relationships. Show Table - hap dritaren me listën e tabelave dhe pyetësve, të cilët mund ti shtoni në dritaren Relationships. Show Direct Relationships - paraqet relacionet për tabelën e zgjedhur. Nëse veq janë paraqitur të gjitha tabelat e lidhura, nuk ka ndikim. Show All Relationships - paraqet të gjitha relacionet në bazë. Nëse veq janë paraqitur të gjitha, nuk ka ndikim në pamjen e dritares. Clear Layout - Largon të gjitha tabelat dhe relacionet prej dritares Relationships, mirëpo me këtë nuk shkaktohen ndryshime në relacione.Vendosja e relacionit mes dy tabelavePër të përcaktuar relacionin mes dy tabelave dhe kështu për të lidhur dy tabela mesveti, thjeshtë duhet zgjedhur fushën nga tabela e parë (zakonisht çelësin primar)dhe duhet zvarritur (duke mbajtur shtypur tastin e mausit), deri te fusha përkatëse etabelës tjetër (çelësi i jashtëm) dhe duhet liruar tastin e mausit. Edhe zvarritja eçelësit të jashtëm, kah çelësi primar krijon relacionin e njëjtë. Emrat e fushave nukështë e domosdoshme të jenë të njëjtë, por zakonisht është e nevojshme që të jenëtë tipit të njëjtë të të dhënave dhe të përmbajnë të njëjtin lloj të informatave. Nëse 83
  • 85. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessduhet aplikuar edhe integritetitn referencial, fushat duhet të jenë të tipit të njëjtë tëtë dhënave. Nëse fushat janë numerike, duhet të kentë të njëjtën madhësi.Ekzistojnë dy përjashtime, kur tipet e të dhënave të dy fushave nuk duhet tëpërputhen: - fusha e tipit AutoNumber, me vetinë Incremental për New Values, mund të lidhet me fushën e tipit Number kur ajo ka madhësi Long Integer. Vlerat AutoNumber ruhen si numra katërbajtësh (Long Integer). Që çelësi i jashtëm të ketë vlerë gjegjëse, duhet të përmbajë numër të madhësisë së njëjtë, Long Integer. - fusha e tipit AutoNumber mund të lidhet me fushë të tipit Number, nëse tipari Field Size i të dy fushave është zgjedhur Replicatin ID.Do të marrim shembullin e një vend-shitjeje të kartelave mbushëse telefonike me40 dhe 100 impulse. Aty punojnë 4 shitës dhe për ta kemi Tabelën e shitësve, mefushat: IDShitesi (çelësi primar-AutoNumber), Emri, Mbiemri, Adresa, Vendi,Telefoni, Verejtje dhe Foto. Për shitjet e bëra ruajmë të dhënat në tabelën Shitja,me fushat: IDShitja (çelësi primar-AutoNumber), IDShitesi(çelës i jashtëm-LongInteger), Tipi i karteles, Vlera e karteles dhe Data e shitjes. Lidhjen mes tyredo të realizohet përmes fushës IDShitesi, me të cilën do të kontrollojmë shitjet qëbën secili shitës, ashtu që të kemi mundësi të nxjerrim të dhënat cili sa ka shitur,çfarë lloji, kur i ka shitur, etj.Për të vendosur lidhjen hapim dritaren Relationships, dhe vetëm herën e parë nëfillim paraqitet dialogu Show Table (fig. 4.1), në të cilin i zgjedhim të dy tabelatdhe i shtojmë në dritaren Relationships. Pastaj në dritaren Relationships (fig. 4.2)zgjedhim me treguesin e mausit fushën IDShitesi në tabelën e shitësve dhe duke embajtur shtypur e zvarrisim deri te fusha IDShitesi në tabelën Shitja.Automatikisht, porsa të lirohet tasti i mausit, në ekran paraqitet dritarja EditRelationships (fig. 4.3). Në fushen Table/Query të tipit Combo Box paraqitet emri itabelës "Tabela e shitjeve", kurse në fushën Related Table/Query paraqitet tabela"Shitja". Tabela e parë prej të cilës kemi filluar vendosjen e relacionit, paraqitet nëanën e majtë dhe identifikohet me këtë emërtim. Tabela me të cilën është vendosurrelacioni identifikohet si ana e djathtë. Përfundi fushave të lartpërmendura, janëlistat e fushave përkatëse të tabelave dhe aty paraqiten emrat e fushave që i lidhëm.Në secilin rresht, duke klikuar në shenjën në skajin e djathtë, hapet lista meemrat e fushave, prej të cilave mund të zgjedhen fusha tjera, nëse duhet bërëndryshime. Në pjesën e djathtë kemi tastet: OK për të pranuar lidhjen e vendosur,Cancel për ta anuluar, Join Type…-Tipi i lidhjes-për të përcaktuar tipin e lidhjesdhe Create New…-Krijo lidhje të re, për të krijuar lidhje të re, duke vendosurrelacion të ri.84
  • 86. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Në pjesën e poshtme kemi fushat për zgjedhje (check box) të cilat mund ti verifikojmë me klik: - Enforce Referential Integrity - Zbato Integritetin Referencial. - Cascade Update Related Fields - azhuro në varg fushat e lidhura. - Cascade Delete Related Fields - fshiji në varg fushat e lidhura. Në fund kemi informatën: Relationship Type - Tipi iFig. 4.3 - Edit Relationships-edito relacionet Relacionit, ku shihet çfarë relacioni kanë tabelat.(Opcionet e tipit check box, lejojnë zgjedhjen e disa opcioneve njëkohësisht).Integriteti Referencial siguron bazën e të dhënave. P.sh nuk mund të ekzistojërekord i referuar në relacion, pa ekzistuar rekordi "prind" në tabelën "prind". Nëseparaqitet ndonjë arsye për të cilën rregulla e integritetit referencial nuk plotësohet,Accessi paraqet vërejtjen më të cilën shpjegon arsyet.Integriteti referencial nuk zbatohet në Pyetësit që i përkasin relacionit.Kur aplikohet integriteti referencial, kemi në dispozicion edhe dy opcione me tëcilat evitohen disa restriksione. Kur përshtaten këto opcione, mund të fshini oseazhuroni rekordet e panevojshme.Kur zgjedhen këto opcione, nëse fshihet një rekord në tabelën "prind" osendryshohet vlera e çelësit primar, Accessi automatikisht bën ndryshimet në tabelën"fëmijë" për të ruajtur integritetin referencial. Sikur të mos aplikohen këto opcione,nëse tentoni të fshini një rekord në tabelën "prind" kur akoma ekzistojnë rekorde tëndërlidhura në relacion me të në tabelën "fëmijë", Accessi do të paraqesë vërejtjense nuk mund të fshini rekordin sepse në tabelën "fëmijë" ka rekorde të ndërlidhurame të, që i referohen atij rekordi.Kur aplikohet Cascade Update Related Fileds, nëse ndërrohet vlera e çelësit primarnë tabelën "prind" Accessi automatikisht do të ndërrojë vlerën e çelësit të jashtëmnë tabelën tjetër dhe në të gjitha tabelat që janë në relacion me të nëse ka mëshumë. Pra të gjitha rekordet në të gjitha tabelat do të azhurohen automatikisht. Kyopcion ruan relacionin. Nëse bëhën ndryshime, Accessi nuk do të paraqes vërejtjese do të bëjë azhurimin. Nëse çelësi primar shërben si lidhje me më shumë tabela,duhet të aplikohet opcioni Cascade Update Related Fields për secilin relacion, 85
  • 87. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesspërndryshe do të paraqitet vërejtja për prishjen e integritetit referencial dhe Accessinuk do të azhurojë ose fshijë rekordin. Nëse çelësi primar është i tipit AutoNumber,atëherë ky opcion ska ndikim fare, sepse vlera e tipit AutoNumber nuk mund tëndryshohet asnjëherë.Opcioni Cascade Delete Related Fields, mundëson fshirjen (largimin) e rekordit"prind" dhe Accessi automatikisht do të bëjë fshirjen e të gjitha rekordeve tëlidhura në tabelat e lidhura (në relacion). Nëse tentoni të fshini ndonjë rekord nëtabelën prind, kur opcioni është i zgjedhur, Accessi paraqet vërejtjen se të gjitharekordet e lidhura do të fshihen. Nëse zgjedhni No, atëhere fshirja anulohet.Duhet pasur kujdes me opcionin Cascade Delete Related Fields, sepse nësepërdoret Pyetësi për fshirjen e rekordeve, Accessi automatikisht fshinë rekordet endërlidhura, pa paraqitur vërejtjen fare.Tipi i lidhjesNjë prej veglave më të fuqishme të Accessit është Pyetësi (i cili do të shpjegohetdetajisht më vonë) i cili mundëson kombinimin e të dhënave prej më shumëtabelave. Për të mundësuar që pyetësi të lidhë shënimet prej dy ose më shumëtabelave ato duhet të jenë të lidhura. Kur definohet relacioni, gjithashtu mund tëpërcaktohet tipi i lidhjes, i cili përcakton se cilat rekorde duhet paraqitur në pyetësitpër tabelat e lidhura kur nuk ekziston përputhja. Për shembull, a dëshironi tëparaqitet rekordi "prind" vetëm nëse ekziston rekordi përkatës në tabelën tjetër, apoedhe kur për të nuk ka rekorde gjegjësë në tabelën e lidhur (fëmijë).Me tastin Join Type…(Tipi i lidhjes), hapim dritaren Join Properties (Tiparet elidhjes) (fig. 4.4), në të cilën zgjedhim tipin e lidhjes mes tabelave. Këto janëopcione të tipit Radio Button, që mundesojnë zgjedhjen e vetëm njërit prejOpcioneve.86
  • 88. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Opcioni i parë zgjedhë vetëm rreshtat ku fushat e lidhura janë të njëjta në të dy tabelat. - Opcioni i dytë zgjedhe të gjitha rekordet prej tabelës :prind" dhe vetëm ato prej tabelës "fëmijë" ku fushat e lidhura janë të njëjta. -Opcioni tjetër zgjedhë të gjitha rekorden në tabelën "fëmijë" dhe vetëm ato në tabelën "prind", ku fushat e lidhura janë të njëjta. Fig. 4.4 - Join Properties - tiparet e lidhjesOpcioni i parë pra, nëse bashkohen në një pyetës shënimet prej të dy tabelave, do tëparaqesë vetëm ato rekorde, për të cilat ekziston përputhja për fushën në relacion.Në rastin tonë, do të paraqiten të dhënat vetëm për shitësit, të cilët kanë shiturkartela. Nëse ndonjëri shitës nuk ka shitur asnjë kartelë, atëherë ai sdo të paraqitejfare në pyetësin përkatës. Kjo lidhje njihet si Inner Join-Lidhje e brendshme dhe nëdritaren relationships paraqitet me vijën lidhëse me pika në skajet e lidhura dhenëse është aplikuar integriteti referencial me (1) në anën një dhe () në anënshumë. Nëse sështë aplikuar integriteti referencial, atëherë paraqitet vetëm vijalidhëse me pika në skajet e lidhura. Ky është njëherit opcioni i predefinuar për tipine lidhjes.Në rastin e dytë, zgjedhen të gjitha rekordet e tabelës "prind" dhe vetëm rekordet etabelës së lidhur për të cilat fushat e lidhura janë të njëjta (përputhen). Për rastin elartpërmendur kjo do të thotë se nëse ka ndonjë shitës që nuk ka shitur asnjëkartelë, ai prapë do të paraqitej në pyetës, kurse fushat me të dhënat e shitjes do tëmbetëshin të zbrazëta. Kjo njihet si Outter Join - Lidhje e jashtme. Kjo lidhjeparaqitet me vijen lidhëse si shigjetë, me majen e shigjetës të drejtuar kah "tabela edjathtë" dhe me shenjat (1) dhe pakufi për anën një dhe shumë, respektivisht.Pra, si shihet në figurë, kemi zgjdhur opcionin e dytë, që do të thotë në tabelën eshitësve zgjedhen të gjitha rekordet dhe vetëm rekordet e lidhura që përputhen nëtabelën shitja, sepse një shitës mund të bëjë më shumë shitje.Në rastin e trete kemi lidhje të jashtme në anën tjetër, pra paraqiten të gjitharekordet nga tabela "fëmijë" dhe rekordet e ndërlidhura përkatëse në tabelën"prind". Mirëpo kjo mund të ndodhë vetëm nëse nuk është aplikuar integritetireferencial. Kjo lidhje, gjithashtu paraqitet me vijën e lidhjes si shigjetë dhe shenjatnjë dhe pakufi, për anët respektive.Me OK konfirmojmë zgjedhjen në dritaren Join Properties (fig. 4.4), e pastaj edhenë atë Edit Relatinships (fig. 4.3) dhe kthehemi në dritaren Relationships, ku taniparaqiten tabelat e lidhura (si në fig. 4.1). 87
  • 89. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Pra, shihet se është paraqitur shigjeta lidhëse, me skajin 1 (një) nga ana e "tabelës së majtë" ose tabelës "prind" dhe me skajin - (shumë) kah ana e "tabelës së djathtë" ose tabelës "fëmijë". Për të bërë ndryshime në lidhje, mjafton të klikohet dy herë vija lidhëse, ose të klikohet me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit të zgjedhet Edit Relationships,ose në menynë Relationships: Edit- Relationships.Mund të ndodhë që "tabela e majtë", në dritare grafikisht të paraqitet në anën edjathtë, por kjo sduhet të shkaktojë huti. Pra tabela primare paraqet "anen e majtë",me relacionin kah "ana e djathtë" (tabela e lidhur).Për të ruajtur Relacionet, dhe herave tjera ndryshimet që bëhen, duhet klikuar nëshiritin e veglave kontrollën Save , ose pasi të tentoni të mbyllni dritarenRelationships, paraqitet vërejta për ruajtje dhe zgjedhni Yes.Relacioni një-me-njëNdonjëherë paraqitet nevoja që për ndonjë qëllim të ruhen disa informata të ndaraprej pjesës kryesore të informatave. P.sh, për shitësit përveq shënimeve kryesore, emri, mbiemri, adresa, telefoni, etj., mund të ruhen edhe disa informata tjera, p.sh., informatat ku ka punuar më parë, përvoja e punës, etj., që nevojiten shumë rrallë dhe sdëshironi të paraqiten secilën herë në tabelën kryesore.Atëhere krijohet një tabelë tjetër, në të cilën për secilin të punësuar vendosnipërsëri fushën IDShitesi dhe informatat shtesë përkatëse. Tabela e tillë do të ketërelacionin një-me-një me tabelën kryesore sepse secilit rekord në tabelën "prind" ipërgjigjet vetëm një rekord në tabelën "fëmijë".88
  • 90. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatRelacioni shumë-me-shumëRelacioni shumë-me-shumë duhet të krijojë lidhjen mes tabelave, kur rekrodit tënjë tabele (ta quajmë Tabela A) mund ti pëgjigjen më shumë rekorde të tabelëstjetër (Tabela B). Asnjëra nuk është tabelë "prind" për tjetrën sepse fusha lidhësenuk është çelës primar në asnjërën prej tyre. Atëherë, mundësia e vetme përkrijimin e relacionit mes tyre është krijimi i një tabele të tretë që quhet "tabelalidhëse" ose "tabela e bashkimit". Çelësi primar i tabelës lidhëse, në fakt ështëkombinim i çelësave primar të tabelave A dhe B. Pra, në tabelën lidhëse hyjnëçelësat primar të tabelave A dhe B dhe krijojnë çelësin primar për tabelën lidhëse,ose ajo ka një fushë tjetër si çelës primar, por përmbanë patjetër si fusha të saj edheçelësat primar të të dy tabelave "shumë" (si çelsa të huaj).Për shembull, do të marrim një bazë për ruajtjen e të dhënave për studentët dheprovimet (lëndët) që ata duhet ti japin. Kemi tabelën Studentët, (me fushat: numrii indeksit (çelës primar), emri, emri i prindit, mbiemri, datëlindja, vendlindja,fakulteti, drejtimi, dhe viti i regjistrimit), në të cilën ruhen të dhënat për studentët.Kemi edhe tabelën Lëndët (me fushat: viti, numri i lëndës (çelësi primar), emri ilendës, drejtimi(shkurtesa e drejtimit), semestri, ligjeruesi, asistenti dhe katedra),ku ruhen të dhënat për lëndët.Një student hyn në shumë provime. Gjithashtu në një provim do të hyjnë shumëstudentë. Pra, duhet të kemi relacionin shumë me shumë. Atëherë, për të lidhurkëto dy tabela, krijojmë tabelën e lidhjes, më emrin Fletëparaqitjet, (me fushat:Nr i fletëparaqitjes(çelësi primar), numri i lëndës, numri i indeksit, emri,mbiemri, ligjeruesi, afati i provimit, data e provimit dhe nota në provim), në tëcilën regjistrohen provimet të cilave u nënshtrohen studentët.Në dritaren Relationships përmes mënyrës së shpjeguar më parë, vendosim lidhjetmes tabelave, duke lidhur Tabelën Studentët me Tabelën Fletëparqitjet, përmesfushës Nr. i indeksit në relacion një me shumë. Gjithashtu, lidhim tabelën Lëndëtme tabelën Fletëparaqitjet në relacion një me shumë përmes fushës Nr. i Lëndës.Pas realizimit të lidhjeve, në dritaren Relationships(Fig. 4.5) do të kemi: Kemi zbatuar integritetein referencial në lidhjet përkatëse dhe azhurimin kaskadik të tyre. Lidhjet janë lidhje të brendshme, d.m.th në pyetës të cilët do të përmbledhin shënimet prej tabelave do të paraqiten vetëm Fig.4.5 - Relacioni shumë-me-shumë. ato rekorde, ku fushat përkatëse në të dy tabelat përputhen (kanë vlera të njëjta). 89
  • 91. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessShikimi i relacioneve dhe ndryshimi i tyrePër të paraqitur relacionet e krijuara në bazën e të dhënve, hapni dritarenRelationships. Nëse planifikoni të bëni ndryshime, së pari mbyllni të gjitha tabelat. Për të shikuar relacionet e vendosura klikoni ikonën Relationships:Për tu kthyer në dritaren Database, shtypet F11.Në dritaren Relationships: Klikoni Show All Relationships për të parë të gjitha relacionet në bazë. Klikoni Show Direct Relationships - për të parë relacionet direkte për tabelën e zgjedhur. Nëse veq janë paraqitur të gjitha tabelat e lidhura, nuk ka ndikim. Për të parë relacionet vetëm për një tabelë: Klikoni Clear Layout - e cila largon të gjitha tabelat dhe relacionet prej dritares Relationships. Pastaj përmes: Show Table - hapni dritaren me listën e tabelave dhe pyetësve, të cilët mund ti shtoni në dritaren Relationships dhe shtoni vetëm tabelën për të cilën dëshironi ti shihni relacionet. Në fund: Klikoni Show Direct Relationships - për të parë relacionet direkte për tabelën e zgjedhur.Fshehja ose largimi i tabelaveNëse në dritaren Relationships paraqiten shume tabela e shumë lidhje dhe dritarjangarkohet së tepërmi, mund të fshehni ose të largoni tabelat prej dritares. Për tëlarguar tabelën, zgjedheni dhe shtypni DEL në tastierë ose zgjedhni në menytëEdit-Delete. Në këtë mënyrë tabela vetëm largohet prej dritares, por me këtë nukfshihet relacioni i tabelës e as tabela nga baza e të dhënave.Nëse dëshironi të lironi përkohësisht hapësirën, mund të fshehni tabelën, duke ezgjedhur dhe në menynë: Relationships-Hide Table (fshehe tabelën), ose me tastine djathtë klikoni tabelën, hapet menya e kontekstit dhe zgjedhet Hide Table.Për të restauruar pamjen komplete të relacioneve, klikoni Show All Relationships.90
  • 92. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatEditimi i relacionevePër të edituar (ndryshuar) relacionet ekzistuese, në dritaren Relationships, klikonidy herë vijën e relacionit ose klikoni në të me tastin e djathtë të mausit dhezgjedhni Edit Relationships.Pas ndryshimeve, shtypni OK.Fshirja e relacionevePër të fshirë në tërësi relacionin mes dy tabelave, klikoni vijën lidhëse për tazgjedhur dhe pastaj DEL në tastierë, ose menynë Edit-Delete ose klikoni në vijënpërkatëse me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit që paraqitetzgjedhni Delete.Accessi do të kërkojë verifikimin e fshirjes, për cilëndo prej metodave që përdoretpara se ta fshijë relacionin. Duhet pasur kujdes që të mos fshihen relacionet të cilatpërdoren në pyetësa.Editimi i tabelës prej dritares RelationshipsNdonjëherë gjatë përcaktimit të relacioneve paraqitet nevoja për të bërë ndryshimenë strukturën e tabelës. Për shembull çelësi primar është Text, kurse çelësi ijashtëm është definuar si Number. Mirëpo nëse dëshironi të aplikoni rregullat eintegritetit referencial, atëherë duhet ndryshuar tipin sepse ato kërkojnë që të dyfushat të jenë të tipit të njëjtë të të dhënave. Mund të hapni tabelën "fëmijë" dhe tëndryshoni tipin e të dhënave. Nëse veq është vendosur lidhja, duhet larguar atë parase të ndryshohet struktura e tabelës. Për të kaluar në modin e dizajnimit (DesignView) klikoni kudo në listën e fushave të asaj tabele në dritaren Relationships metastin e djathtë të mausit dhe prej menysë së kontekstit zgjedhni Table Design. Pasndryshimeve në strukturën e tabelës, ruani ndryshimet dhe mbylleni dritaren.Automatikisht do të ktheheni në dritaren relationships.Shtypja e relacionevePër ti ruajtur si dokumentacion, relacionet e tabelës mund të shtypen. Për tështypur Relacionet, në dritaren Relationships klikoni hapësirën e zbrazët me tastine djathtë dhe zgjedhni Show All. Kur të paraqiten të gjitha tabelat dhe lidhjetzgjedhni në menynë File-Print Relationships. Edhe pse emrat e çelësave primarnuk paraqiten me shkronja të theksuara, si tregues mund ti përdorni vijat elidhjeve.Nëse dëshironi të keni informata precize për relacionet e vendosura në bazën e tëdhënave, duke përfshirë atributet si Integriteti referencial dhe tipi i lidhjes, mund tëpërdoni veglën e Accessit Documenter, i cili hapet prej menysë Tools. 91
  • 93. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access 1. Zgjedhni Tools-Analyze- Documenter. Paraqitet dritarja documenter (fig. 4.6), me 8 faqe për objektet e bazës dhe vet bazën e të dhënave. Zgjedhni faqen: Current Database dhe zgjedhni opcionin Relationships. Kur të klikoni OK, në ekran në formë tabelare do të Fig. 4.6 - Dokumentimi i relacioneve paraqiten relacionet (fig. 4.7) Në dritaren Object Definition, në formë tabelare paraqiten relacionet mes tabelave përkatëse, duke dhënë informatat për emrat e tabelave të cilat janë në relacionin përkatës, çelësin primar (fushën lidhëse), atributin Enforced (kur aplikohet integriteti referencial) dhe tipin e relacionit, për të cilin paraqitet vetëm (1) në anën një. Fig. 4.7 - Relacionet e shtypura të bazës92
  • 94. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat INSERTIMI DHE NDRYSHIMI I TË DHËNAVE NË TABELËTabela hapet për përdorim në pamjen tabelare (datasheet) dhe është e gatshme përpranimin e të dhënave. Për të shtuar një rekord të ri, mund të: - Klikoni kontrollën New rekord në shiritin e veglave - Klikoni kontrollën New rekord, tek tastet për lëvizje nëpër tabelë - Zgjedhni në meny: Edit-Go to-New Record - Zgjedhni në meny: Insert-New RecordAccessi automatikisht e ruan rekordin e ri, kur të kaloni në ndonjë rekord tjetër.Mundeni edhe ta ruani rekrodin, deri sa kursori ndodhet në të, duke zgjedhur nëmenynë Records-Save Record ose me kombinimin prej tastierës: Ctrl+S.Për të shëtitur nëpër rekorde, përdorni shiritin rrëshqitës vertikal, kontrollat përlëvizje nëpër tabelë, shigjetat në tastierë ose komandën Go To në menynë Edit. Përtë lëvizur nëpër fusha ose kolona, përdoreni shiritin rrëshqitës horizontal, tastetTAB ose ENTER ose shigjetat në tastierë.Kur kursori të kalojë në fushën e zbrazët, shtypni të dhënat. Nëse keni përcaktuartiparin Format për fushën përkatëse, vlera e futur do të përshatet sipas formatit kurtë kalojë kursori në fushën e ardhshme. Nëse keni përcaktuar maskën hyrëse,atëherë maska paraqitet posa të pozicionohet kursori në atë fushë, para se të fillonishtypjen e vlerës në të. Datat mund të jipen në njërin prej formateve të mundshme,e pastaj Accessi do ti shndërrojë në formatin që e keni përcaktuar. Mos provoni tështypni hapësirë në fushat që i keni përcaktuar si numra të plotë.Nëse dëshironi të mos shihen rekordet ekzistuese në tabelë, mund të zgjedhnimenynë: Records-Data Entry, dhe do të hapet tabela e zbrazët dhe kjo njihet simodi i futjes së të dhënave ose modi i shtimit, i cili ekziston edhe për format. Kurtë fusni të dhënat dhe pastaj të mbyllni tabelën, rekordet e reja shtohen në tabelë.Kur në tabelë ka shumë fusha, disa prej tyre nuk do të shihen në ekran. Në vend tëlëvizjes majtas ose djathtas tek fushat tjera, mund të përdorni fushën Go To, nëshiritin e veglave Formating (Datasheet), i cili hapet kur të kalohet në pamjenDatasheet. 93
  • 95. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Nëse nuk shihet, mund ta paraqitni shumë lehtë, duke klikuar me tastin e djathtë të mausit në meny ose në ndonjë prej shiritave të veglave dhe në menynë e kontekstit që paraqitet zgjedhni Formatting (Datasheet). Gjithashtu mund ta zgjedhni edhe prej menysë: View-Toolbars- Formatting (Datasheet). Fusha Go To ndodhet në skajin e majtë të shiritit, dhe përmbanë listën e emrave të fushave të tabelës.Fig. 5.1 - Fusha Go To - papraqet listën e të gjitha fushaveNëse keni ndonjë vlerë me gjatësi të madhe për ta shtypupr, ose zakonisht përfushë të tipit Memo, atëherë shkruarja e tekstit në pamjen datasheet paraqetproblem. Një prej mënyrave për ta parë tërë tekstin e shkruar është përdorimi iZoom (fig. 5.2) me rastin e futjes së të dhënave. Shtypni kombinimin e tasteve:SHIFT+F2, për të hapur dritaren Zoom dhe shtypeni ENTER për ta mbyllur. Në dritaren Zoom, mund të shkruani tekstin, e pastaj me OK të mbyllni dritaren dhe teksti i shtypur vendoset në fushën përkatëse në tabelë, ashtu që shihet vetëm pjesërisht. Për të shtuar paragraf të ri ose një rresht të zbrazët shtypet kombinimi i tasteve: CTRL- Fig. 5.2 - Dritarja Zoom ENTER.Kopjimi dhe zhvendosja e të dhënaveAccessi ofron disa "shkurtesa" për mbushjen më të shpejtë të tabelës me të dhënatqë përsëriten, përmes kopjimit ose zhvendosjes së të dhënave ekzistuese. Kurmblidhen elementet e ndryshme përmes kopjimit (Copy), ose prerjes (Cut), tëdhënat vendosen në Office Clipboard, të cilin e përdorin bashkarisht të gjithaprogramet e Office-it. Në versionet e mëhershme të Office-it në Clipboard mund tëgjindej vetëm një element, kurse në versionin Office 2000 ekziston mundësia embledhjes së deri 12 elementeve në Clipboard dhe pastaj bartja e tyre individuale94
  • 96. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatose e përbashkët në pozitë të re. Nëse provoni ta kopjoni edhe elementin e 13,paraqitet pyetja se a dëshironi ta largoni elementin e parë apo të mos e kopjoni të13-in. Në dritaren e Clipboardit, e cila paraqitet nëse kopjoni dy elemente një pas një, shihet numri i elementeve të kopjuara(6 of 12), ku me ikonën përkatëse tregohet tipi i elementit të kopjuar. Në shiritin e veglave janë ikonat: Copy-Kopjo, për të kopjuar elementin e zgjedhur aktualisht në dritaren punuese; Paste All-krijimi i kopjes së të gjitha elementeve nga Clipdoardi në dritaren Fig. 5.3 - Clipboardi punuese të cilit do program të Office-it dhe Clear Clipboard-pastrimi i Clipboard-it.Për të marrë kopjen e një elementi, klikohet elementi përkatës në Clipboard.Kopjimi dhe zhvendosja në kuadër të tabelës Për të kopjuar një rekord në kuadër të tabelës, zgjedheni rekordin, -Cut duke klikuar shenjën e rekordit, katrorin e vogël ngjyrë hiri në skajin e majtë (fig. 5.4) dhe pastaj klikoni Copy në shiritin e veglave, ose -Copy zgjedhni në meny: Edit-Copy. Me këtë veprim kopjohet rekordi në Clipboard. Pastaj klikoni shenjën e rekordit, ku dëshironi të vendosni kopjen nga Clipboard-i dhe klikoni Paste ose zgjedhni në menynë: -Paste Edit-Paste.Nëse dëshironi të shtoni kopjen si një rekord të ri, e jo të zëvendësoni ekzistuesin,klikoni rekordin e zbrazët në fund të tabelës, e pastaj klikoni Paste. Nëse dëshironi të zhvendosni rekordin, klikoni Cut, e pastaj Paste. Accessi tenton të ruaj rekordin, kur kaloni në të ardhshmin. Nëse në tabelë është definuar çelësi primar ose Fig. 5.4 - zgjedhja e indeksi unik, atëherë Accessi sdo të lejojë kalimin në rekordit rekordin vijues, deri sa të ndërrohet vlera e dyfishuar, që duhet të jetë unike.Nëse çelësi primar është i tipit AutoNumber, atëherë Accessi automatikisht e shtonvlerën në vend se të bëjë kopjen e origjinalit. Pra, kjo është edhe një arsye mëshumë për përdorimin e tipit AutoNumber, për çelësin primar.Për të kopjuar ose zhvendosur njëkohësisht disa rekorde, zgjedhen të gjitha atorekorde dhe pastaj Copy ose Cut. Për të zëvendësuar disa rekorde ekzistuese me atotë kopjuara, zgjedhen aq rekorde sa janë kopjuar e pastaj Paste. Nëse dëshironi qërekordet të shtohen si rekorde të reja, klikohet Paste, ose zgjedhet në meny: Edit-Paste Append (Append-bashkangjit, shto). 95
  • 97. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessNë atë rast Accessi do të kërkojë konfirmimin për shtimin e rekordeve të reja. Nëse në tabelë ekziston çelësi primar ose indeksi unik, nuk mund të shtoni njëkohësisht disa rekorde, pa larguar së pari çelësin ose indeksin unik. Nëse tentoni të bëni këtë, do të paraqitet vërejtja me informatat përkatëse.Nëse dëshironi që në një fushë të shtoni vlerën e njëjtë si vlera në fushën përkatësetë rekordit paraprak, vetëm shtypni kombinimin: Ctrl+ (Ctrl plus apostrof).Kopjimi dhe zhvendosja prej tabelës tjetërPër të bërë kopjimin ose zhvensdosjen prej një tabele tjetër, zgjedhni rekordet dheklikoni Cut ose Copy. Nëse zgjedhet Cut, kërkohet konfirmimi për largim tërekordeve nga tabela tjetër. Pastaj në tabelën ku dëshironi të shtoni rekordet,zgjedhni rreshtin e zbrazët në fund të saj dhe klikoni Paste. Rekordet e reja shtohennë fund të tabelës.Fushat e rekordeve të kopjuara shtohen në renditjen që kanë pasur në tabelënorigjinale, pa marrë parasyshë emrat e tyre. Ndoshta paraqitet nevoja përrirreshtimin e kolonave të tabelës cak (tabelës destinacion-ku dëshirojmë të bartimtë dhënat), para bartjes së kopjeve, për tiu përgjigjur renditjes së kolonave. Nëseekziston dallimi në tipin e të dhënave ose madhësinë e fushës, mund të paraqitenprobleme.Për të zëvendësuar rekordet ekzistuese, zgjedhen rekordet që duhet ndryshuar. Përtë shtuar rekordet nga tabela tjetër zgjedhni Paste Append në menynë Edit. Nësetabela nga e cila kopjohet ka më shumë fusha se tabela cak, atëherë fushat e tepërtanuk kopjohen fare.Për të kopjuar prej aplikacioneve (programeve) tjera, duhet verifikuar renditjen e tëdhënave para se të provoni ti kopjoni ose zhvendosni në tabelën e Accessit. Fushatduhet të jenë të punuara në tabelë, tabelë të tekst procesorit, ose të ndara metabulatorë (TAB), para se ti zgjedhni.Korrigjimi i gabimeve dhe problemeve gjatë kopjimitGjithmonë duhet pasur kujdes, që të krijohet një kopje rezervë e tabelës, para se tëprovohet diçka e re. Kjo vlenë për shumë operacione të kopjimit dhe zhvendosjespër të cilat smund të përdoret komanda Undo (zhbëj), për të anuluar veprimin efundit dhe rikthyer gjendjen e mëparshme. Kur Accessi kërkon konfirmimin për njëveprim, sigurisht se ska mundësi që veprimi të anulohet nëse klikoni Yes.Kur paraqiten gabimet me rastin e kopjimit, Accessi formon Tabelën Paste Errorsdhe paraqet porosinë e gabimit (fig. 5.5).96
  • 98. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Për të hapur tabelën Paste Errors, klikoni dy here emrin e saj në faqen Tables në dritaren e bazës së të dhënave. Fig. 5.5 - Krijimi i tabelës me gabime.Kur të hapet tabela Paste Errors, mund të kopjoni prej saj të dhënat, një pas njëdhe ti vendosni në tabelën cak.Disa prej problemeve që mund të paraqiten janë:- Tentimi i kopjimit të të dhënave që nuk përshtaten për nga tipi i të dhënave si p.sh., vlerat tekstuale në fushën e tipit Currency.- Vlera që tentohet të kopjohet, është shumë e madhe për fushën cak. Krahasoni tiparin Filed Size të të dy fushave.- Tentimi i kopjimit të vlerave në fushë të fshehur. Ktheni tabelën dhe zgjedhni Unhide në menynë Format, për të paraqitur fushat e fshehura.- Vlera që kopjohet prishë rregullat si: Input Mask, Validation Rule, Required ose Allow Zero Length.Insertimi i fotografiveNë tabelë mund të insertohen edhe fotot ose ndonjë element tjetër si zë, diagram,video klip etj., i krijuar me ndonjë aplikacion tjetër. Fusha e tipit OLE (ObjectLinking and Embeding) mund të insertohet në tabelë të Accessit. Aplikacionikrijues mund të jetë Wordi, Exceli, ose aplikacionet që krijojnë muzikë, video,skeneri etj.Objekti mund të lidhet-linkohet me Accessin, ose të insertohet (embed - ngulitet,futet, mbështjellet) në të. Lidhja është proces me çrast objekti mbetet nëaplikacionin krijues, kurse Accessi i qaset përmes lidhjes ose treguesit nëlokacionin e objektit. Nëse objekti ndryshohet prej aplikacionit krijues ndryshonedhe versioni që përdoret në Access. Objekti i insertuar në fakt ruan kopjen statikenë tabelën e Accessit, formën ose raportin përkatës. Ndryshimet e origjinalit nukkanë ndikim në kopjen në Access.Sa i përket tabelës së Accessit, kemi edhe definicionin tjetër, Objekti i lidhur dhe ipalidhur.Objekti i lidhur ruhet direkt në tabelë si pjesë e të dhënave. Objekti ipalidhur shtohet si element në formë ose raport dhe nuk është i lidhur në tabelë.Në Bazën e të dhënave "Shitja e Kartelave", në tabelën e shitësve, kemi fushenfoto, në të cilën ruhet fotoja e secilit shitës. Fotot mund të jenë OLE objekte tëmarra me skener dhe që ruhen në fajlla të tipit .gif, .tif, .pcx, .bmp etj. Pasisupozohet se ato sdo të ndryshohen, ato janë insertuar në tabelë. Por, ato janë tëdhëna që ruhen në tabelë në fushën Foto, prandaj janë objekte të lidhura.Për të insertuar një foto në fushën e tabelës duhet: 97
  • 99. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access 1. Pozicionohet kursori në fushën përkatëse të tabelës dhe zgjedhet në meny: Insert-Object, ose me tastin e djathtë hapet menyja e kontekstit dhe zgjedhet Insert Object. 2. Në dialogun Insert Object (fig. 5.6) zgjedhet opcioni Create Form File, dhe me Browse zgjedhet fajlli përkatës dhe klikohet Ok, për të insertuar foton në fushën e tabelës. Në dritare shihet se ekzistojnë edhe dy opcione: - Link - për të krijuar lidhjen me Ole Objektin, në vend të insertimit të tij në Access, si dhe - Display as Icon, me të cilën paraqitet vetëm ikona e objektit burimor, e jo edhe vet objekti përkatës. Fig. 5.7 - Insertimi i objektitKur ktheheni në tabelë, në fushën Foto shihet emri i burimit të OLE objektit. Nëseështë përdorur Microsof Photo Editori paraqitet Photo Editor 3.0. Nëse ështëpërdorur programi Paint, atëherë paraqitet Bitmap Image, etj. Për të parë fotonpërkatëse, duhet klikuar dy herë në fushën përkatëse, dhe aktivizohet programipërkatës e në të paraqitet fotografia (fajlli) përkatës.Mënyrë tjetër e insertimit të fotografiveFotot mund të insertohen edhe përmes përdorimit të Copy dhe Paste, për tiinsertuar në formë ose tabelë. Për shembull në një program për përpunimin efotografive hapni foton dhe e selektoni, e pastaj: 1. Për ta kopjuar në Clipboard zgjedhni Edit-Copy. 2. Kaloni në tabelën e Accessit dhe vendosni kursorin në fushën e tipit OLE objekt. 3. Zgjedhni Edit-Paste në meny për të insertuar foton ose Edit-Paste Special, për të vendosur lidhjen me të.98
  • 100. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Pamja e fotos shihet në format ose raportet e krijuara për tabelën përkatëse. Nëse krijohet forma automatike (fig. 5.7), duke zgjedhur tabelën në dritaren Database dhe duke zgjedhur në meny: Insert- AutoForm ose duke klikuar ikonen AutoForm në shiritin e veglave, atëherë në formë paraqitet fotoja përkatëse për secilin rekord. Accessi e krijon formën automatike, më të gjitha të dhënat e tabelës, si dhe me tabelën e lidhur me të, nëse ajo është në relacion me ndonjë tabelë tjetër. Fig. 5.7 - AutoForma e krijur prej AccessitInsertimi i HiperlinkaveHiperlinku paraqet lidhjen me objektin në bazën e njëjtë ose tjetër të Accessit, medokumentin e krijuar nga ndonje program tjetër i Office-it, ndonjë dokument nëInternet ose në rrjetën lokale kompjuterike. Mund të vendosni lidhje me cilindoOLE ose Activex aplikacion në kompjuter ose në rrjetë. Hiperlinku përmbanëadresën e objektit dhe kur klikohet në të kalohet në objektin përkatës. Nëse objektiështë i krijuar më ndonjë aplickacion tjetër, ai startohet automatikisht. Nëse ështëdokument në internet, atëherë startohet Web browseri (Internet Exploreri, NetscapeNavigatori, Opera, etj).Definimi i hiperlink adresësHiperlink adresa përbëhet prej 4 pjesëve, të ndara me #.Teksti që paraqitet#Adresa#Nënadresa#TekstiInformues, ku: - Teksti që paraqitet - nëse në fushën e tabelës dëshironi të paraqitet teksti përkatës, në vend të adresës së plotë të hiperlinkut - Adresa - URL (Uniform Resource Locator) ose UNC (Uniform Naming Convention), duhet të definohet patjetër. - Nënadresa - faqe në kuadër të web faqes, ose pozitë në kuadër të fajllit - Re (fluskë) - tekst që paraqitet kur të pozicionohet kursori mbi të. 99
  • 101. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKërkohet vetëm adresa, përveq kur adresa tregon në ndonjë objekt në bazën aktualetë accessit. Pjesët tjera janë opcionale.Për të vendosur hiperlink adresen në fushën përkatëse të tabelës ekzistojnë disamundësi, varësisht prej destinimit: - insertoni hiperlink adresën në fushë - përdorni veglën Hyperlink (ose menya: Insert-Hyperlink) - kopjoni ose zhvendosni hiperlinkun, ose hiperlink adresën - Kopjoni ose zhvendosni një tekst prej ndonjë dokumenti të Office-it - Zvarriteni shkurtesën e Internetit Insert Hyperlink, në shiritin e veglave aktivizohet vetëm nëse pozicionoheni në fushë të tipit Hyperlink.Nëse e shtypni adresën në fushë, duhet të përdorni shenjat ndarëse #, nëse epërdorni opcionin Hyperlink, atëhere Accessi i shton ato automatikisht.Për të insertuar hiperlink në një fushë, vendoseni kursorin në të dhe: 1. Klikoni Insert Hyperlink, ose zgjedhni në meny: Insert-Hyperlink (do të hapet dialogu Insert Hyperlink si në fig. 5.8) 2. Klikoni në anën e majtë, nën pjesën Link to: Existing File or Web Page, nëse nuk është e zgjedhur. 3. Në fushën Type the File or Web Page Name jepni emrin e fajllit ose web faqes që do të hapet, p.sh: Fig. 5.8 - Insert Hyperlink "C:FakultetiStatuti.doc"Në listën Recent Files (fajllat e përdorur së fundi), mund të zgjedhni emrin e fajllit,ose me tastin File… në anën e djathtë mund të kaloni në strukturën e fajllave (fig.5.9) dhe hapet dritarja Link to File ku duhet ta gjeni fajllin përkatës. Nëse doni tëlidheni në ndonjë faqe interneti, jepni adresën e saj ose klikoni tastin Web Pages..Në fushën Text to Display (në pjesën e eprme të dritares) shkruani tekstin që do tëparaqitet në fushën e tabelës, nëse dëshironi që ai tekst të paraqitet në vend të vethiperlink adresës. Nëse doni të përcaktoni tekstin që do të paraqitet si informatë (nëre ose fluskë) kur e poziciononi dhe e mbani mbi adresë treguesin e mausit atëherëklikoni tastin Screen Tip (djathtas lart) dhe në dritaren që hapet shtypni tekstinpërkatës. Pasi të përfundoni me Ok, mbylljen e dritares Insert Hyperlink, në tabelëhiperlinku paraqitet si zakonisht i nënvizuar dhe me ngjyrën përkatëse. Nëse eklikoni ai to të ju dërgoj te adresa përkatëse, ose te fajlli përkatës si ështëpërcaktuar.100
  • 102. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Lidhjen mund ta bëni edhe në objektet ekzistuese në bazën e të dhënave, nëse në dritaren Insert Hyperlink (fig. 5.8) zgjedhni Objects in this Database, në pjesën Link To, me çrast në dritare do të paraqiten objektet e bazës, ku mund të zgjedhni ku dëshironi të kaloni përmes hiperlinkut që e definoni. Fig. 5.9 - Link to FileEditimi dha largimi i hiperlinkutEditimi i hiperlink adresës ndryshon prej editimit të tekstit, sepse nëse e klikonihiperlinkun kaloni në objektin në të cilin ai tregon. Editimin e hiperlinkut mund tabëni në dritaren Edit Hyperlink (e cila është e njëjtë me dritaren Insert Hyperlink),e cila hapet kur kaloni në fushën me hiperlink adresë (këtë mund ta bëni dukepërdorur shigjetat në tastierë) dhe zgjedhni në menynë Insert-Hyperlink, oseklikoni me tastin e djathtë në fushë dhe në menynë e kontekstit përsëri zgjedhniHyperlink, dhe nënmenynë Edit Hyperlink…e cila paraqitet me atë rast.Përndryshe, kur pozicionoheni në një fushë të tabelës, mund të kaloni në modin eEditimit duke shtypur tastin F2 në tastierë.Për të larguar (fshirë) hiperlink adresën prej fushës, klikoni në të me tastin e djathtëdhe zgjedhni Cut prej menusë së kontekstit, ose Hyperlink-Remove Hyperlink(largo hiperlinkun) në nënmenynë që paraqitet.Krijimi i fushave LookupFusha Lookup (lexohet: Llukap ) është një vegël ndihmëse e Accessit. Mepërdorimin e saj lehtësohet futja e të dhënave në tabelë dhe bëhet pa gabime tëmundshme shtypi, që është shumë me rëndësi sidomos kur fusha përdoret përsortim, kërkim apo qëllime tjera të ngjashme, sepse fusha Lookup paraqet listën mevlera të gatshme, prej të cilës zgjedhet vlera e dëshiruar. Kemi dy tipe të Lookupfushave. Lookup lista që i merr vlerat prej tabelës ekzistuese ose ndonjë pyetësi nëbazë. Fusha Lookup mund të jetë e lidhur me ndonjë tabelë ekzistuese të bazës, nëndonjë kolonë të saj, me çrast vendoset relacion mes dy tabelave, ku tabela Lookupbëhet tabelë "prind" dhe çelësi i saj primar lidhet në fushën Lookup, e cila në faktështë çelësi i jashtëm në tabelën kryesore.Tipi tjetër njihet si Lista e vlerave, dhe krijohet me rastin e krijimit të Lookupfushës. Zakonisht përdoret për numër të vogël vlerash të cilat nuk ndryshojnë dhe 101
  • 103. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessmbetet e lidhur me fushën përkatëse. Kur lista i bashkangjitet fushës, mbetet pranësaj kur fusha përdoret në formularët për insertimin e të dhënave.Mund të përdoret cilido prej tipeve të fushës Lookup dhe të krijohet në Desgn Viewose datasheet-pamjen tabelare. Nëse fusha veq ekziston, e dëshironi ta shndërroninë Lookup fushë, duhet ndryshuar tipin e të dhënave në Design View. Për të shtuarnjë Lookup fushë të re në tabelë, mund të veprohet në një prej mënyrave vijuese: - në modin e dizajnimit-Design view shtoni një fushë të re dhe zgjedheni për të tipin Lookup Wizard (magjistari për lookup) në listën Data Type. - në pamjen tabelare-datasheet, klikoni në kolonën djathtas prej kolonës ku doni të shtoni fushën lookup dhe pastaj zgjedhni në menynë Insert-Lookup Column. Cilado mënyrë që të përdoret do të startojë magjistarin për Lookup (fig. 5.10) i cili ju udhëheqë nëpër listën e dialogjeve në të cilat përcaktohen detalet e fushës Lookup. Në dialogun e parë që paraqitet përcaktohet tipi i Lookup fushës: 1. Lookup listë e tabelës ose pyetësit, apo 2. Listë e vlerave që i insertoni vet sipas dëshirës. Fig. 5.10a - Lookup WizardPër shembull dëshirojmë të krijojmë listën e emrave të qyteteve kryesore tëKosovës, duke përdorur listën e vlerave. Zgjedhni opcionin e dytë- I will type in the values that I want (Unë do ti shtypë vlerat që dëshiroj) dhe me Next kaloni në hapin tjetër. Në vazhdim do të hapet dialogu ku përcaktohet numri i kolonave të listës zgjedhëse dhe insertimi i vlerave për zgjedhje. Zgjedhim 1 për numrin e kolonave dhe fillojmë mbushjen e listës. Me Next kalojmë në hapin tjetër, me çrast duhet Fig. 5.10b - Lista e vlerave zgjedhur Labela-Etiketa (emërtimi) i Lookup fushës.Pasi të përcaktohet emri, përfundohet me Finish dhe Lookup fusha është e gatshmepër përdorim.102
  • 104. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Kur tabela hapet në pamjen tabelare (datasheet), atëherë kur pozicionoheni në Lookup fushën përkatëse, që përmbanë listën e vlerave, si ne figurë, me shenjën e zgjedhjes në anën e djathtë hapet lista dhe zgjedhet vlera e dëshiruar. Kjo pra, mundëson plotësimin më të shpejtë dhe pa gabime të vlerave në tabelë.Nëse në hapin e parë zgjedhet opcioni për krijimin e Lookup fushës prej tabelësekzistuese atëherë në hapin e ardhshëm paraqitet dritarja me tabelat dhe pyetësitekzistues në tabelë prej ku zgjedhet tabela që do të përdoret si burim për fushënlookup. Le të jetë ajo tabela me emrin Komunat (tabelë me emrat e komunave tëKosovës), me fushat: IDKomuna (çelësi primar) dhe Komuna. Pastaj në hapin tjetërparaqitet lista me fushat e tabelës së zgjedhur, dhe aty duhet zgjedhur cilat fusha(kolona) të tabelës do të paraqiten në fushën Lookup (zgjedhim të dy kolonat), epastaj dritarja me pyetjen për fshehjen e kolonës çelës (rekomandohet-e pranojmëdhe mbetet të shihet në listë vetëm fusha Komuna), dhe në fund prap duhet tëpërcaktohet labela (emërtimi) për fushën lookup. Nëse e shikojmë tabelën nëDesign View dhe zgjedhim fushën Komuna, atëherë në pjesën Field Properties kushihen tiparet e fushës së zgjedhur (fig. 5.11) do të shihen tiparet e përcaktuara përLookup fushën (Duhet klikuar faqen Lookup të tipareve). Tiparet Lookup tregojnë - tipin e kontrollës (Combo box); tipin e burimit për rreshtin (Table/Query); burimi për rreshtin (për ta parë tërë shprehjen klikoni në të dhe shtypni SHIFT+F2, për Zoom); kolona e lidhur (1); numri i kolonave në Lookup (2); titujt e kolonave (jo); gjerësitë e kolonave (0 cm për Fig. 5.11 - Lookup tiparet e fushës kolonën e parë-të fshehur dhe2,542cm-e predefinuar 1" (1 inch=2.542 cm), mund ta ndryshoni); numri irreshtave (8-e predefinuar); gjerësia e listës (list width) dhe opcioni i fundit LimitTo List - që bën kufizimin e vlerave që mund të insertohen në fushë vetëm në atonga lista, nëse zgjedhet Yes (nuk mund të shtypni ndonjë vlerë tjetër në fushëpërveq se të zgjedhni në mesin e atyre nga lista), ose zgjedhet No (lejon që nësedëshironi të mund të shtypni edhe ndonjë vlerë tjetër, që sështë në listën e vleravenga tabela). 103
  • 105. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessNdryshimi i pamjes së tabelësNdër tiparet e tabelës janë edhe rregullimi i fushave, rekordeve, renditja eparaqitjes së fushave, dimensionet e kolonave dhe rreshtave dhe titujt e kolonave.Tiparet tjera janë stili dhe madhësia e fontit, ngjyra e tekstit dhe prapavisë dheefektet speciale të qelulave të tabelës.Gjithashtu, disa fusha mund të fshehen, nëse nuk dëshironi të shihen prej të gjithëshfrytëzuesve të bazës së të dhënave. Nëse tabela ka shumë fusha dhe nuk mund tëshihen të gjitha në ekran, atëherë mund të ngrini pamjen e një ose disa fushaveashtu që me rastin e rrotullimit ose zhvendosjes djathtas për të parë fushat tjera, ajombetet tërë kohën në ekran si fushë identifikuese e rekordeve (zakonisht çelësiprimar).Ruajtja e ndryshimeve të pamjes së tabelës mundëson që kur të hapet tabela herën eardhshme në pamjen tabelare ajo të duket ashtu si e keni përshtatur.Disa tipare të tabelës (si p.sh, gjerësia e kolonës) mund të ndryshohen në pamjendatasheet, kurse të tjerat mund ti ndryshoni përmes komandave në meny ose nëdritaret për dialog. Shumica e veprimeve për formatizim mund të bëhet lehtëpërmes shiritit të veglave Formatting (Datasheet).Paraqitja e nëntabelaveKur e hapni tabelën në pamjen datasheet, mund ta paraqitni edhe nëntabelën elidhur me rreshtin përkatës, duke shtypur shenjën (+) në anën e majtë të rreshtit.Treguesi do të shndërrohet në (-) me të cilin mund të mbyllet nëntabela e hapur.Nëse nëntabela ka nënnëntabela veprohet njësoj. Kur hapet nëntabela, tastetkontrolluese për lëvizje nëpër tabelë vlejnë për nëntabelën aktive momentale. Mund të paraqiten sa nëntabela të dëshironi ose ti paraqitni të gjitha përmes menysë: Format- Subdatasheet-Expand All. Për ti fshehur përsëri: Format- Subdatasheet-Collapse All. Paraqitja dhe fshehja ka të bëjë Fig. 5.12-Tabela dhe nëntabela vetëm me pamjen dhe ska ndikim në objektet burimore.Accessi nuk e paraqet çelësin e huaj ose fushën lidhëse në nëntabelë. Për taparaqitur, zgjedhni në meny: Format-Unhide Column.104
  • 106. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatZhvendosja dhe ndryshimi i madhësisë së rreshtave dhekolonaveAccessi i paraqet kolonat (fushat) me të dhëna sipas renditjes me të cilën janëkrijuar. Sipas definicionit kolonat janë me gjerësi të njëjtë, dhe ndoshta në disa prejtyre nuk shihen plotësisht vlerat. Disa kolona mund të jenë tepër të gjera duke zënëvend pa nevojë në ekran. Rreshtat gjithashtu kanë lartësi standarde. Secila prejkëtyre vetive të tabelave mund të ndryshohet.Ndryshimi i rradhës së kolonaveShpeherë në tabelë ekzistojnë fusha të cilat shfrytëzuesi dëshiron ti shohë në tabelëgjithmonë në pamjen datasheet. Një prej mundësive është ndryshimi i rradhes sëfushave, por më lehtë është të ndryshohet renditja e kolonave në ekran. Kolonat etilla mund të zhvendosen në ekran në anën e majtë, që të mos ketë nevojë tëpërdoret shiriti rrëshqitës ose mënyrat tjera.Ndryshimi i pozitës relative të kolonës në ekran në pamjen datasheet nuk kandikim në paraqitjen e fushës në dizajn ose në mënyrën se si ruhet.Për të zhvendosur kolonën, klikoni titullin e kolonës (zgjedhet kolona) dhe lirojenitastin e mausit. Kur pozicionohet treguesi në emrin e kolonës, ai shndërrohet nëshigjetë të zezë të drejtuar te poshtë, që është shenja për zgjedhjen e kolonës. Pastajlëvizeni treguesin ose pritni pak dhe përsëri klikoni dhe mbani shtypur tasterin emausit dhe treguesi do të marr pamjen e shigjetës me një katrorë nën të. Atëherëduke mbajtur shtypur tastin, zvarriteni dhe do të shihni se si paraqitet një vijë ezezë vertikale e cila paraqet skajin e majtë të kolonës që e zhvendosni. Vet kolonanuk lëvizë deri sa të lironi tastin e mausit në pozitën e dëshiruar, ku zhvendosetkolona.Për të zhvendosur disa kolona njëkohësisht, zgjedhen disa prej tyre duke klikuar nëtitullin e kolonës kur paraqitet shenja për zgjedhje të kolonës, duke e mbajturshtypur dhe zvarritur deri te kolona ose kolonat e ardhshme që doni ti zgjedhni oseduke mbajtur shtypur tastin SHIFT dhe duke klikuar në titujt e kolonave një pasnjë, ose në të parën dhe të fundit në grupin e kolonave. Nuk mund të zgjedhnikolonat që nuk janë njëra pranë tjetrës, pa i vendosur paraprakisht një pas një.Zhvendosja pastaj bëhet si në rastin për një kolonë.Ndryshimi i gjerësisë së kolonësPasi normalisht të gjitha kolonat nuk janë fusha të të njëjtit tip dhe me të njëjtëngjatësi, atëherë duhet bërë përmirësime në gjerësinë e tyre, sepse në fillim të gjithaparaqiten me gjerësi të barabarta, standarde.Ekzistojnë tri mënyra për ndryshimin e gjerësisë së kolonës: 105
  • 107. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - Nëse pozicionohet treguesi i mausit në vijën ndarëse të dy titujve të kolonave, ai shndërrohet në shenjen e vijes ndarëse vertikale me dy shigjetat horizontale majtas e djathtas. Duke shtypur tastin e mausit deri sa treguesi ka këtë formë dhe duke e zvarritur majtas ose djathtas ngushtohet ose zgjerohet kolona. Kjo është mënyra më e shpejtë por jo më precize - Duke klikuar dy herë në vijën për ndryshim të gjerësisë, kolona automatikisht merr gjerësinë e vlerës më të gjerë në kolonë (duke përfshirë edhe titullin). - Nëse nevojitet gjerësi e caktuar e kolonës, me precizitet mund të caktohet gjerësia e saktë pëmes dialogut Column Width (gjerësia e kolonës) i cili hapet prej menysë: Format-Column Width (fig. 5.13). Në dritare shihet gjerësia momentale e kolonës, e cila mund të ndryshohet. Për të caktuar vlerën standarde, klikohet për të zgjedhur fushën Standard Width, kurse për të caktuar gejrësinë që përshtatet më së miri, klikohet tasti Best Fit - Fig. 5.13 - Gjerësia e kolonës përshtatja më e mirë (kolona merr gjerësinë e fushës më të gjerë).Gjerësia paraqitet me numrin e karaktereve në fushën e tipit Text. Gjerësia mund tëpërcaktohet për një ose më shumë kolona të zgjedhura njëkohësisht. Një dobësi epërcaktimit me Best Fit është se, nëse më vonë e shtoni një të dhënë me gjerësi mëtë madhe se Best Fit momental, ajo nuk do të shihet plotësisht.Ndryshimi i lartësisë së kolonësNdryshimi i lartësisë së kolonës vlen për të gjithë rreshtat, ashtu që nuk mund tandryshoni vetëm për një kolonë. Njëherit, për cilin do rresht që ndryshohet lartësia,ajo ndryshohet në të gjithë rreshtat. Lartësia mund të ndërrohet në dy mënyra: - Nëse pozicionohet treguesi në vijen ndarëse horizontale të treguesve të rreshtave (rekordeve) në skajin e majtë të tabelës, treguesi merr formën e vijes ndarëse horizontale me shigjetat vertikale te lartë e te poshtë. Nëse e klikoni e mbani shtypur dhe e zvarritni, ndryshohet lartësia e rreshtit (kolonës) dhe lirojeni tastin kur të arrihet lartësia e dëshiruar. - Për të caktuar lartësinë precize, zgjedhni në menynë: Format-Column Height (lartësia e kolonës) dhe hapet dritarja e dialogut Column Height, e ngajshme me atë Column Width, e pastaj përcaktoni vlerën ose zgjedhni lartësinë standarde. Nuk ka Best Fit për lartësi të kolonës. Lartësia matet me point, dhe vlera e predefinuar varet prej fontit.Dritaret mund të hapen edhe përmes menysë së kontekstit (me tastin e djathtëklikoni në kolonën përkatëse).106
  • 108. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat"Ngrirja" dhe "shkrirja" e kolonaveNëse tabela ka shumë kolona, ato mund të mos shihen të gjitha në ekran. Kurlëvizni djathtas për të parë kolonat e djathta, ato të majtat largohen prej ekranit(duke u fshehur në skajin e majtë). Nëse doni të bëni ndryshime në ndonjë prejfushave të djathta, do të jetë e vështirë të jeni të sigurtë se po i bëni ndryshimet nërekordin e duhur. Për të parë gjithmonë në ekran kolonat e majta që zakonisht janëkryesoret (çelësi, emri, mbiemri etj.), mund të ngrihet kolona ashtu që të shihetgjithmonë në ekran, edhe me rastin e lëvizjes djathtas.Për të ngrirë një kolonë mjafton të klikoni kudo brenda saj (kurse për disa kolonaato zgjedhen) dhe në menynë Format, zgjedhni Freeze Columns. Mundeni edhepërmes mënysë së kontekstit. Nëse ngrihet një kolonë, ajo me përmbajtjen e sajautomatikisht zhvendoset majtas dhe ngrihet në ekran, edhe nëse rreshqitni meshiritin rrëshqitës djathtas.Për të shkrirë kolonat, zgjedhni në menyunë Format-Unfreeze All Columns.Fshehja dhe paraqitja e kolonësPër të fshehur një ose disa kolona, zgjedhni ato dhe në menynë Format zgjedhniHide Columns. Mundeni edhe përmes menysë së kontekstit. Kjo ndikon vetëm nëparaqitje të tabelës, jo edhe në të dhënat në të. Kolona mund të fshihet edhe nëseduke zvogëluar gjerësinë e kolonës, e shtyni skajin e djathtë të saj tërësisht deri nëskajin e majtë.Për të paraqitur sërish kolonat e fshehura, zgjedhni: Format-Unhide Columns, meçrast paraqitet dialogu Unhide Columns, ku shihet lista e kolonave, dhe me fushëncheck box të zgjedhur janë kolonat që momentalisht shihen kurse pa zgjedhje janëato të fshehurat. Nëse klikoni fushën e pazgjedhur përkatëse ajo menjëherëparaqitet në ekran. Klikoni Close për ta mbyllur dialogun. Dialogu UnhideColumns njëherit mund të përdoret edhe për të fshehur kolonat.Nëse provoni të kopjoni ose zhvendosni të dhënat e tabelës që ka kolona tëfshehura do të paraqitet porosia e gabimit. Para kopjimit ose zhvendosjes duhetparaqitur të gjitha kolonat në tabelë.Ndryshimi i fontitAccessi përdorë në tabela fontin Arial 10, si font dhe madhësi të predefinuar. Përtë ndryshuar fontin, mund të zgjedhni në menynë Format-Font, ose në menynë ekontekstit. Ndryshimeve të fontit do ti përshtaten automatikisht edhe lartësitë erreshtave dhe gjerësitë e kolonave. Ndryshimet mund ti bëni edhe në shiritin eveglave Formatting (Datasheet). Ndryshimet vlejnë për tërë tabelën. 107
  • 109. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessNdryshimi i vijave kufizuese dhe pamjes së qelulaveSa për argëtim mund të ndryshoni edhe pamjen e tabelës duke përdorur ngjyrat dheekfektet speciale. Vijat kufizuese horizontale dhe vertikale që e ndajnë tabelën nërreshta dhe kolona, të cilat sipas definicionit duken, mund të largohen ose tëngjyrosen (e predefinuar, ngjyrë hiri i butë). Për qelulat gjithashtu mund tëzgjedhni ngjyrën e prapavisë (e predefinuar e bardhë), si dhe të jepni efektin engritur apo të shtypur. Për të ndërruar këto parametra, zgjedhni në menynë Format-Datasheet për të hapur dialogun: Datasheet Formatting (fig 5.14). - Cell Effect - efekti në qelulë - Gridlines shown - vijat kufizuese qe shihen - Background Color - ngjyra e prapavisë - Gridline Color - ngjyra e vijave kufizuese - Sample - mostra, ku shihet si do të duken ndryshimet e bëra. - Border and Line Styles- stili i kufinjëve dhe vijave. Këto ndryshime mund ti bëni edhe në shiritn e veglave Formatting (Datasheet), duke zgjedhur Fig. 5.14 - Datasheet Formatting kontrollat përkatëse.Pas ndryshimeve të bëra ruani tabelën ose Accessi do tju pyes a dëshironi ti ruanindryshimet e bëra nëse tentoni të mbyllni tabelën pa i ruajtur ndryshimet.Përshtatja e vlerave të predefinuara të tabelave Për të ndryshuar pamjen e të gjitha tabelave në bazën e të dhënave dhe tabelave në Access, ndryshoni vlerat e predefinuara të programit. Zgjedhni në mëny: Tools-Options për ta hapur dritaren e dialogut Options dhe pastaj në të zgjedhni faqen Datasheet (fig. 5.15) ku janë paraqitur vlerat standarde. Fig. 5.15 - Dialogu Options- Datasheet108
  • 110. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatMund të përcaktoni ngjyrat standarde: Default Colors, ku zgjedhet ndonjë prej 16ngjyrave që mund ti përdorni për Font, Prapavi, ose vijat kufizuese. Pastaj:Default Gridlines Showing - vijat kufizuese standarde që shihen, Default Font -fonti standard dhe Default Cell Efect - efekti standard në qelula. Njëherit, në këtëdialog mund të përcaktohet edhe Default Column Width - gjerësia standarde ekolonave, me të cilën përcaktohet gjerësia e kolonave në tabela. Show animations- paraqiti animacionet, përcakton a do të shihen efektet e animuara, si për shembulllëvizja e kolonës me rastin e zhvendosjes, etj.Shtimi/Largimi i kolonaveSiç është treguar më parë, tabela mund të krijohet edhe në pamjen Datasheet, dukefutur të dhënat në tabelë. Accessi përcakton tipin e të dhënave të fushës në bazë tëvlerave të shtypura në tabelë. Principi i njëjtë vlenë edhe për shtimin e kolonave nëpamjen Datasheet. Insertoni kolonën dhe pastaj ia ndryshoni titullin dhe insertonitë dhënat në të.Për të insertuar një kolonë, klikoni në kolonën djathtas prej asaj ku doni ta insertonikolonën e re dhe në menynë Insert zgjedhni Column. Kolona e re shfaqet, kursekolonat tjera zhvendosen djathas. Klikoni dy herë titullin (që zakonisht paraqitetme Filed1) dhe ndryshoni emrin e kolonës. Nëse dëshironi ti ndryshoni tiparet ekolonës, si tipi, formati, validiteti, maskat etj, duhet të kaloni në pamjen edizajnimit.Për të fshirë (larguar) një kolonë prej tabelës klikoni kudo në kolonë dhe zgjedhninë menynë: Edit-Delete Column. Accessi do të paraqesë vërejtjen se do ta fshijëkolonën. Edhe fshirja e kolonës nuk mund të zhbëhet me Undo. Nuk mund tëfshihet kolona që është pjesë e relacionit pa larguar relacionin (përmes dritaresRelationships).Nëse zgjedhni kolonën dhe hapni menynë e kontekstit, aty paraqiten edhe menytëInsert, Delete dhe Rename Column.Riemërtimi i kolonësPër të ndryshuar emrin e kolonës në Datasheet mund të veproni në njërën prejmënyrave vijuese: - klikoni dy herë në titullin e kolonës dhe jepni emrin e ri - zgjedheni kolonën dhe zgjedhni në meny: Format-Rename Column - Klikoni tastin e djathtë në titullin e kolonës dhe zgjedhni Rename Column në menynë e kontekstit 109
  • 111. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessSecila prej tyre vendosë kursorin në tekstin e emrit të kolonës dhe atëherë mund tandryshoni emrin ose të jepni një të ri. Me këtë rast, nëse është përcaktuar tipariCaption, ai largohet.Ndryshimi i të dhënave në rekordPër lëvizje nëpër tabelë ose formë përdoren metodat standarde si: menya Edit-GoTo, kontrollat për navigim në fund të tabelës ose formës, tasteri TAB, shigjetat etj.Për të ndryshuar vlerën e të dhënës në fushë, zgjedheni fushën dhe insertoni vlerëne re. Fusha zgjedhet nëse e poziciononi treguesin e mausit në vijën kufizuese tëdjathtë ose në vijën e epërme të qelulës, me çrast ai merr formën e një plusi tëplotë të bardhe dhe e klikoni. Për të përmirësuar vlerën ekzistuese, kaloni në modinEdit ashtu që klikoni në qelulë, ose shtypni tasterin F2. Kur kalohet në modin edit,shigjetat shërbejnë për lëvizje nëpër karaktere, e jo nëpër rekorde.Ikonat e treguara në skajin e majtë të rreshtit të tabelës, janë tregues për statusin erekordit. Në tabelën vijuese janë dhënë shpjegimet lidhur me to: Rekordi aktiv momental, nuk është në fazën e ndryshimeve Në rekord janë duke u bërë ndryshime. Accessi do ta ruaj rekordin kur të kaloni në rekord tjetër. Rreshti i zbrazët për insertimin e rekordit të ri.Nëse baza përdoret në rrjetë, dhe momentalisht ndonjë shfrytëzues tjetër është dukendryshuar rekordin, atëherë paraqitet shenja e ndalesës: rrethi me një vijëdiagonale, me çrast duhet pritur deri sa ai të lirohet, për të bërë ndryshimet.Sjelljen e tasteve Enter dhe Tab dhe shigjetave në tastierë, mund ti ndryshonipërmes menysë: Tools-Options në faqen Keyboard (tastiera)Zgjedhja e fushave dhe rekordeveZgjedhja (selektimi) i karaktereve, fushave dhe rekordeve në pamjen Datasheetmund të bëhet përmes mausit ose tastierës.Për të selektuar: Veprimi me mausKarakterin në fushë Klikoni fillimin e vlerës dhe zvarriteni treguesin nëpër vlerë (duke e mbajtur shtypur tastin)Tërë fushën Klikoni vijën e skajit majtas kur treguesi bëhet plus i plotë i bardhëFushat e Klikoni skajin e majtë të fushës dhe zvarriteni treguesin në fushatnjëpasnjëshme vijuese për të zgjeruar zgjedhjen110
  • 112. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatKolonën Klikoni shenjën e kolonës (titullin)Kolonat e Zgjedhni kolonën dhe duke mbajtur shtypur tastin, zvarriteni nëpërnjëpasnjëshme kolonat vijues për të zgjeruar zgjedhjenRekordin Klikoni shenjën e rekorditRekordet e Klikoni rekordin e parë dhe zvarriteni treguesin nëpër rekordetnjëpasnjëshme tjeraTë gjitha rekordet Zgjedhni në meny: Edit-Select All Records (Shkurtesa CTRL+A)Gjatë përdorimit të tastierës, varet a jeni në modin e vëzhgimit (Navigation) apoeditimit (Edit). Në modin e vëzhgimit kursori nuk shihet dhe përmes shigjetavelëvizet nëpër fusha dhe rekorde, kurse në modin e edititmit kursori shihet dhe nëatë rast shigjetat shërbejnë për lëvizje nëpër karakteret e fushës. Për të kaluar nëmodin Edit prej modit Navigation dhe anasjelltas shtypet tasti F2.Nëse jeni duke bërë selektime të shpeshta, mund të kaloni në modin Extedned(modi i zgjeruar) duke shtypur tastin F8, me çrast selektimi zgjerohet progresivishtnëpër karaktere, fusha dhe së fundi nëpër krejt rekordet. Në modin Extendedshigjetat majtas djathtas zgjerojnë zgjedhjen për nga një karakter. Nëse ështëzgjedhur tërë kolona, zgjerohet zgjedhja për nga një kolonë. Shigjetat lartë, poshtëzgjerojnë zgjedhjen nëpër rreshta. Me Shift+F8 anulohet zgjedhja, nëse pëndoheni.Për të dalë prej modit të zgjeruar duhet shtypur ESC. Për të selektuar: Klikoni në tastierë:Teksti në fushë (modi Edit):Nga një karakter djathtas SHIFT+shigjeta djathtasNga një karakter majtas SHIFT+shigjeta majtasNga një fjalë djathtas CTRL+SHIFT+shigjeta djathtasNga nja fjalë majtas CTRL+SHIFT+shigjeta majtasFushat ose rekordet:Fusha vijuese TAB (varet prej opcioneve për tastierë)Rekordi momental SHIFT+Hapsira (SpaceBar)Zgjerimi në rekordin paraprak SHIFT+shigjeta lart(rekordi momental i zgjedhur)Zgjerimi në rekordin vijues SHIFT+shigjeta poshtë(rekordi momental i zgjedhur)Të gjitha rekordet CTRL+A, ose CTRL+SHIFT+Hapsira (SpaceBar)Kolonat:Kolona momentale CTRL+Hapsira (gjithashtu eleminon zgjedhjen e saj)Zgjerimi në kolonën paraprake SHIFT+shigjeta majtas(kolona momentale e zgjedhur)Zgjerimi në kolonën vijuese SHIFT+shigjeta djathtas(kolona momentale e zgjedhur) 111
  • 113. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessGjetja e rekordeveNëse tabela nuk përmbanë shumë rekorde atëherë një rekord të caktuar mund tagjeni me lehtësi, duke kaluar me radhë nëpër rekrodet në tabelë ose formë, sidomoskur rekordet janë të sortuara sipas fushës në të cilën kërkoni. Mirëpo nëse tabela kashumë rekorde, atëherë kjo kërkon kohë.Mënyrë tjetër për gjetjen e rekordit të caktuar është kërkimi sipas vlerës. Në Accessekziston opcioni Find-Gjeje, të cilin e gjeni në menynë Edit ose në shiritin eveglave. Duhet ti tregoni Accessit se çka kërkoni dhe ku të kërkohet ajo vlerë.Kërkimi mund të bëhet sipas tërë vlerës së fushës apo sipas karaktereve të caktuara.Kur kërkohet nëpër tabelë me nëntabela, atëherë Accessi kërkon vetëm në objektinku ndodhet kursori.Gjetja e vlerës identike Për të gjetur rekordin me vlerë të caktuar në ndonjë fushë të tij, vendoseni kursorin kudo në kolonë dhe klikoni kontrollën Find në shiritin e veglave ose zgjedhni në meny: Edit-Find.Me atë rast do të hapet dialogu Find and Replace (fig. 5.16) në të cilin përcaktohet:se çka kërkohet, përmes faqes Find (gjeje) ose çka zëvendësohet, përmes faqesReplace(zëvendëso). Në fushën: Find What - shkruani fjalën ose vlerën që kërkoni. (P.sh në fushën Emri të një tabele kërkojmë emrin: Artan). Pastaj klikoni tastin: Find Next - gjeje të ardhshmin, me çrast vlera që kërkohet gjindet në pozitën ku ndodhet dhe në tabelë selektohet (nënkuptohet, nëse ekziston), dhe varësisht prej opcionit search Fig. 5.16 - Find and Replace përcaktohet kahja e kërkimit.Në fushat e indeksuara kërkimi kryhet më shpejtë.Nëse përsëri klikoni Find Next gjindet përsëri vlera e njëjtë në pozitën e ardhshme.Dialogu mbetet i hapur në ekran deri sa të klikoni Close ose Cancel. Nëse nukekzistojnë vlera tjera ose herën e parë nuk gjindet fare vlera e tillë, paraqitetporosia se Accessi ka përfunduar kërkimin dhe nuk ka gjetur vlerën e tillë. Nëpozitën Look In: (shiko në) përcaktoni a dëshironi të kërkohet vetëm në fushën kuka qenë kursori kur keni hapur dialogun Find (emri i saj paraqitet në këtë pozitë)112
  • 114. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatapo nëpër tërë tabelën (e zgjedhni në listën që hapet kur klikoni shenjën në skajin edjathtë të fushës Look in).Në fushën Search (kërko), e cila paraqitet kur hapet dialogu i plotë duke klikuartastin More>> (i cili kur të klikohet shndërrohet në Less<<) përcaktohet kahja osenëngrupi për kërkim. Opcionet e mundshme në listën Search janë:janë: - All ( e predefinuar) - kur kërkimi fillon prej pozitës ku ndodhet kursori, vazhdon deri te rekordi i fundit dhe përsëri fillon prej të parit. - Up (te lartë) - kur kërkohet vetëm në rekordet mbi (para) rekordit momental - Down (te poshtë) - kur kërkohet vetëm në rekordet nën rekordin momental.Opcioni Match Case (përshtat shkronjat), trajton shkronjat e vogla dhe të mëdha sikaraktere të ndryshme, prandaj kërkon vetëm shkronjën me madhësi të njëjtë meatë që e keni shtypur në fushën Find. Nëse zgjedhet Match Case, nuk mund tëpërdoret Search Fields as Formatted (kërko fushat sipas formatit).Opcioni Search Fields as Formatted mundëson të gjeni fushat në bazë të formatit(p.sh., tipi i datës) e jo sipas vlerës. Kjo mënyrë e kërkimit është më e ngadalshme.Klikoni Less, për të fshehur fushën Search dhe Opcionet Match Case dhe SearchFields as Formatted.Gjetja e vlerës së parafërtAccessi ofron edhe dy mënyra të kërkimit të vlerës së parafërt në fushat e tipit Textose Memo, përmes fushë Match (përshtat) për kufizimin e kërkimit në një pjesë tëfushës ose me përdorim të shenjave xhoker.Fusha Match përcakton se a duhet të kërkohen vetëm vlerat e plota dhe të sakta apotë pranohen edhe ato pjesërisht të ngjashme me atë që kërkoni. Opcionet janë: - Whole Filed (tërë fusha, e predefinuar) - gjenë vetëm vlerat e plota që janë identike me atë që kërkoni - Any part of field (cilado pjesë e fushës) - e cila gjenë rekordet me vlerën e kërkuar kudo brenda fushës. Për shembull, nëse dëshironi të gjeni një rekord që në fushën e adresës ka vlerën "Bregu i diellit", mund të kërkoni vetëm fjalën "diellit" dhe rekordi do të gjindet. - Start of Field (fillimi i fushës) - e cila gjenë rekordet me fjalën e kërkuar në fillim të fushës. P.sh për adresën Bregu i diellit, nëse kërkoni "Bregu" e gjenë, por nëse përsëri kërkoni "diellit" nuk e gjenë sepse nuk është në fillim të fushës.Gjatë kërkimit mund të përdoren edhe disa shenja xhoker në stringun që kërkohet,të cilat zëvendësojnë një ose disa karaktere. Për shembull nëse e dini vetëm njëpjesë të vlerës që e kërkoni ose kur kërkoni rekordet që i përgjigjen shabllonit tëcaktuar. Karakteret xhoker: * dhe ? mund të paraqiten kudo në kuadër të stringut që 113
  • 115. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesskërkohet në fushën Find What. Në tabelën vijuese janë dhënë disa shembuj tëkërkimit me xhoker karaktere.Shenja xhoker: Zëvendëson: Shembull: * Çfardo numri i karaktereve b* fjalët që fillojnë me b - bregu, bota… ? Cilidi karakter b??a - buka, besa, bota [] Cilido karakter në kllapa a[dn]i, gjenë: adi, ani, por jo edhe asi, ari ! Cilido karakter që sështë a[!dn]i, gjenë asi, ari por jo adi dhe ani në kllapa - Cilido karakter në brezin e a[a-d]b gjenë: aab, abb, acb dhe adb karaktereve (duhet të jetë në renditje rritëse) # Cilido karakter numerik 10# gjenë: 100, 101 …109, por jo 10AGjetja e stringut të zbrazët ose vlerave NullPër të gjetur fushat me vlera Null, në fushën Find What shtypni: NULL ose ISNULL. Për të gjetur stringun e zbrazët jepni: "" (thonjëzat pa zbrazëtirë mes tyre).Kur Accessi e gjen fushën e tillë kursori kalon në të dhe kur mbyllet dialogu Findand Replace, kursori paraqitet në fushën e zbrazët dhe mund të filloni shkruarjennë të.Gjetja dhe zëvendësimi i të dhënaveVariantë e opcionit Find është edhe Replace, që mundëson të bëni ndryshimet nëvlera të ndryshme, duke përcaktuar vlerën që do të paraqitet në një fushë në vend tëvlerës që ekziston në të. Opcionet e kërkimit janë të njëjta si në rastin Find, vetëmse tashti kemi edhe fushën: Replace with (zëvendësoje me), në të cilën jepet vlera ecila do të zëvendësojë vlerën nga fusha Find What. Për shembull nëse dëshironi qëtë gjitha fushat që përmbajnë vlerën DM të zëvendësohen me vlerën EURO,atëherë në dialogun Find and Replace, në fushën Find What: shtypet-DM, kursetek Replace With-shtypet EURO. Për zëvendësim keni dy mundësi: një nga një osetë gjitha përnjëherë. Me Find Next gjendet pozita e ardhshme dhe me Replacezëvendësohet vetëm ajo, kurse me Replace All zëvendësohen përnjëherë të gjithafushat që kanë vlerën ekzistuese, me vlerën e re.Përshtatja e opcioneve Edit/FindShumë opcione të Edit dhe Find të zgjedhura në dialogun Find and Replace kanëvlera të predefinuara të cilat mund të ndryshohen në dritaren Options (menya:Tools-Options) në faqen: Edit/Find. Opcionet që ekzistojnë janë: - Fast Search - kërkon në fushën momentale, vlerën e plotë114
  • 116. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - General Search - kërkon të gjitha fushat, cilëndo pjesë të fushës - Start of Field Search - kërkon fushën momentale, fillimin e fushësOpcionet Confirm që paraqiten në anën e djathtë, përcaktojnë kur do të paraqesëporosinë me vërejtje Accessi: para ndryshimeve në rekord, fshirjes së dokumentit,ose aktivizimit të pyetësit veprues. Është mirë të lihen të zgjedhura të gjithaopcionet, sepse këto veprime nuk mund të anulohen me Undo.Fshirja e të dhënaveNëse dëshironi të fshini karakteret (shkronjat) lëvizni kursorin dhe shtypni DELpër të fshirë karakterin vijues (pas kursorit) ose BACKSPACE për të fshirëkarakterin paraprak (para kursorit). Për të fshirë vlerën në fushë, zgjedhni fushëndhe shtypni DEL ose BACKASPACE. Karakteret e fshira mund ti ktheni me Edit-Undo.Për të fshirë tërë rekordin, zgjedheni dhe pastaj në meny: Edit-Delete, ose nëmenynë e kontekstit për rekordin e zgjedhur, njësoj zgjedhni Delete Record.Accessi do të tërheqë vërejtjen lidhur me fshirjen e rekordit, sepse smund ta kthenime Undo. Nëse dëshironi të fshini disa rekorde njëkohësisht, zgjedhni dhe veproninjësoj. Rekordi smund të fshihet, nëse ndonjë fushë e tij është në relacion meintegritet referencial. Për të fshirë rekordin pa pasur nevojë ta zgjedhni, kaloni kudo në të dhe klikoni kontrollën Delete Record në shiritin e veglave.Përdorimi i AutoCorrectNëse dëshironi që Accessi të përmirësojë disa gabime të rastit që paraqiten gjatëinsertimit të të dhënave aktivizoni opcionin AutoCorrect (fig. 5.17), në menynëTools-AutoCorrect, i cili mund të përdoret edhe për zëvendësim të shkurtesave.AutoCorrect përdoret në të gjitha programet e Office-it, prandaj ndryshimet në tënë cilindo program, përcillen edhe në Access. Në dritaren AutoCorrect shihet listae pesë gabimeve të zakonshme që përmirësohen automatikisht, dhe lista e fjalëveqë përmirësohen (Replace-zëvendëso; ana e majtë) me fjalët e drejta (with-me; anae djathtë). Opcionet e gabimeve janë shpjeguar me vet gabimin që përdoret gjatëpërshkrimit të opcionit si: - Correct TWo INitial CApitals -Përmirëso dy shkronjat e para të mëdha - Capitalize First letter of sentence - zmadho shkronjën e parë në fjali - Correct names of days - përmirëso ditët e javës - Correct accidental use of cAPS lOCK key - përmirëso përdorimin e rastit të Caps Lock-ut (pra shkronja e parë e vogël, tjerat të mëdha). - Replace text as you type- zëvendëso tekstin gjatë shtypjes 115
  • 117. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessOpcioni i fundit është mirë të largohet, sepse gjatë shtypjes automatikisht bëhetzëvendësimi për fjalët nga lista përfundi, ku përfshihen fjalët e gjuhës angleze dhegabimet e zakonshme dhe të mundshme gjatë shtypjes. Mirëpo në atë listë ështëedhe: "i" që zëvendësohet me "I" sepse shkronja "I" në gjuhën angleze do të thotë"Unë" dhe shkruhet gjithnjë me shkronjë të madhe, kurse i e vogël e vetmuar nukpërdoret kurrë. Nëse nuk e largoni atë prej liste dhe është i zgjedhur opcioni përzëvendësim gjatë shtypjes, atëherë nëse shkruani: "Bregu i diellit" automatikisht dotë shndërrohet në "Bregu I diellit".Disa përjashtime mund të bëhen me tastin Exceptions…(përjashtimet). Opcionin në listë e gjeni dhe e fshini me tastin Delete, që ndodhet në pjesën e poshtme të dritares. Ndërsa për të shtuar ndonjë fjalë për zëvendësim automatik e përdorni tastin Add(shto). Për shembull nëse dëshironi të shpejtoni punën, kur përdorni shpesh fjalën Prishtina, mund të shtoni në listë: tek Replace: Pr ose pr, dhe tek with: Prishtina dhe e shtypni Add. Atëherë gjatë punës, sa herë që e shtypni "Pr" automatikisht përmirësohet në "Prishtina". Nëse e deaktivizoni Replace text as you type kjo nuk Fig. 5.17 - AutoCorrect ndodhë.Shtypja e tabelave Mënyra më e lehtë dhe më e shpejtë e shtypjes së tabelës është që të shtypet kontrolla Print në shiritin e veglave, deri sa tabela është e hapur. Në këtë mënyrë të dhënat dërgohen direkt në shtypës.Kjo mund të bëhet edhe në dritaren Database, duke zgjedhur tabelën dhe dukeklikuar Print. Gjithashtu, në dritaren database mund të klikoni tabelën me tastin edjathtë dhe në menynë e kontekstit të zgjedhni Print. Edhe në këtë mënyrë, tëdhënat dërgohen direkt në shtypës. Nëse dëshironi të shtypet edhe nëntabela ajoduhet të hapet (të paraqitet në ekran) para shtypjes.Nëse dëshironi të ndryshoni opcionet e shtypes, për shembull që të shtypen vetëmrekordet e zgjedhura ose nga disa kopje, duhet të hapet dialogu Print, përmesmenysë File-Print. Nëse dëshironi të shikoni si do të duken tabelat kur të shtypen,116
  • 118. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatpara se ti shtypni klikoni Print Preview. Kjo është e përshtatshme për shembull kurdëshironi të dini a do ti zërë faqja të gjitha fushat. Për të ndryshuar margjinat efaqes, madhësinë e letrës ose orientimin e faqes, duhet hapur dialogun Page Setup-konfigurimi i faqes në menynë File-Page Setup. 117
  • 119. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access118
  • 120. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat SORTIMI DHE FILTRIMITë dhënat në tabelë Accessi i sorton automatikisht sipas vlerave në fushën e çelësitprimar. Mirëpo, shpeshherë gjatë punës paraqitet nevoja që të dhënat të rradhitennë ndonjë mënyrë tjetër. Për shembull, studentët në tabelën e studentëve dëshironiti rradhitni sipas alfabetit. Të dhënat mund të sortohen në pamjen datasheet ose nëformë, sipas vlerës në ndonjë fushë të caktuar. Në pamjen datasheet sortimi mundtë bëhet në bazë të 255 karaktereve në një ose më shumë fusha. Sortimi i vleravetekstuale nëse bëhet në renditje rritëse (ascending) bën rradhitjen sipas alfabetit(anglez) prej A deri në Z. Nëse sortohen vlerat numerike, ato rradhiten prej tëvoglës kah e madhja, kurse datat prej datave të mëhershme kah ato të mëvonshme.Nëse dëshironi renditjen e kundërt, atëherë përdoret sortimi në rënje (zvoglim-descending). Sortimi nuk mund të bëhet sipas fushave të tipit Memo, Hyperlink oseOLE Object.Sortimi në bazë të vlerave të një fushePër të sortuar të dhënat në bazë të vlerave të një fushe, në pamjen datasheet,klikoni fushën në bazë të së cilës dëshironi të bëni sortimin dhe pastaj: - klikoni Sort Ascending (Descending), ose - në menynë Records, zgjedhni: Sort-Sort Ascending (Descending), ose - klikoni tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhni Sort Ascending (Descending)Në fig. 6.1 shihet rezultati i sortimit në tabelën Studentët, duke bërë sortimin nërritje në bazë të fushës Emri. Rradhitja është alfabetike, dhe bëhet në rritje. Duhet pasur kujdes me shkronjat shqipe me nga dy simbole, Dh, Gj, Sh, Nj, etj sepse sortimi bëhet në bazë të alfabetit anglez, prandaj mund të paraqitet rasti kur emri Dhurata, paraqitet Fig. 6.1-Tabela e sortuar para emrit Drita. 119
  • 121. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessSortimi në bazë të vlerave në dy ose më shumë fushaNëse dëshironi që sortimi të bëhet në bazë të disa fushave, ato duhet të jenë fushafqinje (njëra pranë tjetrës) në pamjen datasheet. Përveq kësaj Accessi, me rastin esortimit u jep përparësi fushave që ndodhen në kolonën e majtë. Nëse në atë kolonëparaqiten vlera të njëjta, atëherë bëhet sortimi në bazë të vlerës në kolonën eardhshme, të djathtë. Nëse kolonat në bazë të të cilave dëshironi të bëni sortiminnuk janë fqinje, zhvendosni për ti bërë fqinje para se të bëni sortimin. Pasi tërregulloni pozitat e tyre, zgjedhni kolonat në bazë të të cilave dëshironi të bënisortimin dhe pastaj klikoni Sort në ndonjërën prej mënyrave të lartpërmendura. Së pari bëhet sortimi sipas kolonës Emri, e pastaj sipas asaj Mbiemri. Për emrin Arben, shihet se është bërë rreshtimi sipas kolonës së dytë, mbiemri, pasi vlera e parë është e njëjtë në të dy rastet. Paraprakisht kolona mbiemri është Fig. 6.2 - Sortimi në bazë të dy kolonave zhvendosur pranë kolonës emri.Nëse në fushat tekstuale (Text) paraqiten shifra, 5, 18, 234 ato do të sortohen si 18,234, 5 pra si karaktere e jo sipas vlerës numerike. Për të evituar problemet, mund tëplotësoni shifrat e përparme me zero ashtu që të gjitha stringjet të kenë gjatësi tënjëjtë, 005, 018, 234 dhe atëherë rezultati i sortimit do të jetë i njëjtë si në rastin esortimit të vlerave numerike.Nëse në tabelë ka rekorde në të cilat paraqiten fusha tekstuale të zbrazëta ose fushanumerike Null, atëherë ato do të paraqiten në fillim me rastin e sortimit në rritje,dhe atë së pari fushat Null e pastaj stringjet e zbrazëta.Kur bëhet sortimi në bazë të më shumë kolonave, Accessi bën sortimin eashtuquajtur të thjeshtë, sepse renditja bëhet e njëjtë, në të dy kolonat. Nuk mund tëbëhet kombinim në rritje dhe në zbritje për ato kolona. Mirëpo kjo mund të bëhetduke përdorur sortimin e përzier, duke përdorur mundësitë më të avansuara përsortim (Advanced Filter/Sort), që do të shpjegohen më vonë.Ruajta e sortimitPasi të bëhet sortimi në tabelë, kur tentoni të mbyllni tabelën Accessi do tëparashtrojë pyetjen: a dëshironi ti ruani ndryshimet në dizajnin e tabelës (ku hynedhe sortimi). Nëse përgjigjeni me Yes, atëhere kur të hapet tabela herën eardhshme do të jetë e sortuar sipas mënyrës së fundit. Nëse përgjigjeni me No,mbetet renditja e mëparshme.120
  • 122. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatFiltrimiNëse në listën e të dhënave dëshironi të shihen vetëm rekordet e caktuara, atëherëekziston mundësia e largimit të atyre që nuk dëshironi ti shihni. Procesi i filtrimitbën paraqitjen vetëm të vlerave në bazë të kriterit të caktuar (kriteri paraqet njëgrup kushtesh të cilat definohen-dhe në bazë të tyre zgjedhen vlerat për paraqitje).Në këtë mënyrë kursehet në kohë dhe përqëndroheni më lehtë vetëm në të dhënatqë ju interesojnë. Filtrimi nuk bën fshirjen e të dhënave nga tabela, por vetëm ilargon ato momentalisht nga ekrani.Në Access ekzistojnë pesë mënyra të filtrimit, varësisht prej kushteve që ipërcaktoni dhe renditjes në bazë të së cilës dëshironi të paraqiten të dhënat. - Filter by Form (Filtrimi sipas formës) paraqet vetëm rekordet që plotësojnë kushtin e dhënë në tabelë - Filter by Selection (Filtrimi sipas selektimit) paraqet vetëm rekordet të cilët në një fushë të caktuar kanë vlerën e njëjtë me atë që është zgjedhur në ndonjërin prej rekordeve - Filter Excluding Selection (Filtrimi me përjashtim të selektimit) paraqet vetëm ato rekorde që nuk e përmbajnë vlerën e njëjtë me atë të zgjedhur në ndonjë prej rekordeve - Advanced Filter/Sort (Filtri/Sorti i avansuar) mundëson filtrimin dhe sortimin e rekordeve. Ky sortim mund të jetë kompleks, si p.sh sortimi në bazë të dy ose më shumë fushave me renditje rënëse ose rritëse për secilën fushë sipas dëshirës. - Filter for Input (Filtri për vlerën hyrëse) paraqet dialogun ku duhet të jepni kriterin për filtrim.Nëse të dhënat në ekran janë rezultat i sortimit, në rreshtin e statusit paraqitet:FLTR. Në rreshtin me shenjat për navigim nëpër rekorde paraqitet numri irekordeve që e plotësojnë kriterin (p.sh:Record 1 of 3 Filtered), tregon semomenatlisht kursori ndodhet te rekordi i parë prej 3 sa janë filtruar. Gjithashtu nëshiritin e veglave është aktive ikona "Apply Filter" dhe nëse e mbani mbi tëtreguesin e mausit, paraqitet teksti "Remove Filter".- Nëse dëshironi të gjeni rekordet që plotësojnë më shumë se një kriter në njëmoment mund të përdorni disa kritere që kombinohen me AND. Nëse punoni meopcionin Filter by Selection, vëreni se mund ta përdorni vetëm njëherë.- Nëse dëshironi të kombinoni kriteret me operatorin OR, ose si kriter të jepnindonjë shprehje duhet përdorur Filter By Form, Filter for Input ose AvancedFilter/Sort.- Nëse përveq filtrimit dëshironi që rekordet të jenë edhe të sortuar duhet përdoruropcioni Advanced Filter/Sort. Pas secilit filtrim mund të sortoni rezultatin e cilit dotip të filtrimit duke klikuar ikonën për sortim. 121
  • 123. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - Filter by selection - aplikon filtrin sipas selektimit - Filter by Form - hapë formën për filtrin sipas formës - Apply Filter/Remove Filter - aplikon filtrin sipas formës - Clear Grid - pastro formën për kriter - Close - mbyllë formën për kriterFiltrimi në bazë të selektimitKjo metodë e filtrimit është më e lehta dhe përdoret më së shpeshti. Duhet vetëm tëzgjedhet (selektohet) vlera në bazë të cilës dëshironi të filtroni të dhënat dhe nëekran do të mbeten vetëm ato rekorde që në atë fushë plotësojnë kriterin. Ky tip ifiltrimit mund të aplikohet në të gjitha tipet e të dhënave përveq në OLE Object.Për të dhënë vlerën (për të caktuar kriterin) në bazë të cilit dëshironi të bënisortimin, gjejeni në pamjen datasheet dhe zgjedheni tërë vlerën ose vetëm një pjesëtë saj. Ka mundësi edhe vetëm të pozicionohet kursori në fushë. Pasi të kenipërcaktuar kriterin filtrimi aplikohet në një prej mënyrave vijuese: - Klikoni Filter by selection në shiritin e veglave - Zgjedhni në meny: Records-Filter by Selection - Klikoni tastin e djathtë në vlerën e dëshiruar dhe në menynë e kontekstit zgjedhni Filter by SelectionRekordet që paraqiten në ekran si rezultat i filtrimit, varen prej mënyrës së dhëniessë kriterit për filtrim. Në tabelën vijuese janë përshkruar mënyrat e ndryshme përcaktimin e kriterit për filtrim. Ato janë të njëjta si në rastin e dialogut Find (tekgjetja e rekordeve).Zgjedhja: Paraqiten rekordet tek të cilat Ekuivalenti tek FindZgjedhet tërë fjala ose E tërë fusha i përgjigjet vlerës së Opcioni: Whole Field Matchvetëm pozicionohet zgjedhurkursori në fushë pazgjedhur asgjëZgjedhet një pjesë e Fushat fillojnë me karakteret e Opcioni: Start of Field Matchfjalës, duke përfshirë zgjedhurakarakterin e parëZgjedhet një pjesë e Kudo në fushë ekziston vlera e Opcioni: Any Part Of Filedfjalës, por jo edhe zgjedhur (karakteret e Matchkarakteri i parë zgjedhura)122
  • 124. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatP.sh, për të parë në tabelën studentët të gjithë studentët nga Prishtina, klikoni nëfushën ku është Prishtina ose zgjedheni "Prishtinë" dhe klikoni Filter by Selection.Për të parë të gjitha vendet nga Prishtina ose Presheva, zgjedhen dy shkronjat epara "Pr" tek cilado prej tyre dhe klikohet Filter By Selection.Në këtë filtër mund të aplikohet vetëm një kriter në një moment. Nëse ju duhetfiltri që bazohet në kombinimin e dy ose më shumë vlerave, p.sh studentët ngaPrishtina, me Emër që fillon me shkronjën A, atëherë zbatoni filtrimin e parë dhepastaj në rekordet e mbetura në ekran zbatoni filtrin për kriterin e dytë. Kjo jeprezultatin e njëjtë si kur të aplikohen njëkohësisht të dy kushtet duke i kombinuarme operatorin AND.Filtrimi me përjashtimNë rastet kur nevojitet që të paraqiten vlerat që nuk dëshironi të plotësojnë kriterine caktuar, atëherë zbatoni Fiter By Excluding Selection, me të cilin largohen ngaekrani rekordet që e plotësojnë kriterin. Përcaktimi i kriterit bëhet sipas rregullavetë njëjta si në rastin e filtrit sipas selektimit.Për shembull nëse dëshironi të shihni studentët që nuk janë nga Prishtina, atëherëzgjedheni "Prishtinë" tek cilido rekord dhe aplikoni Filter Excluding Selection,duke zgjedhur në meny: Records/Filter/Filter Excluding Selection.Filter by FormFiltrimi sipas formës (formularit) nuk dallon shumë prej filtrimit sipas selektimit.Në vend se kriteri për sortim të jipet në pamjen datasheet, në këtë rast hapet nëekran dritarja me rrjetën që paraqitet për krijimin e filtrit (fig. 6.3) . Rrjeta kaformën e tabelës me një rresht të zbrazët dhe vendet e zbrazëta në secilën fushë, nëtë cilat mund të shtypni kriteret për filtrim. Me këtë rast ka më tepër mundësi përpërcaktimin e kriterit për filtrim. Mund të jepni dy, tri ose më shumë kushte ashtuqë rekordi duhet të plotësojë të gjithë ose ndonjërin prej tyre. Kriteret e shumëfishta mund të zbatohen në një ose më shumë fusha. Fig. 6.3 - Filtrimi sipas formësKur hapet Filter by Form, aplikohet kushti i fundit që është aplikuar paraprakisht,edhe nëse ka qenë si Filter By Selction. Për të pastruar rrjetën me kritere, klikoniClear Grid, në paletën e veglave që paraqitet për Filter By Form. Në pjesën eposhtme paraqiten faqet: Look For dhe Or, për të mundësuar kushtet e shumëfishta.Kur të klikoni në fushën për të cilën dëshironi të përcaktoni kriterin, paraqitetshigjeta zgjedhëse në anën e djathtë e cila hapë listën e sortuar të vlerave në atë 123
  • 125. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessfushë. Kur të përcaktohet kriteri, klikohet ikona Apply Filter. Nëse përcaktohetvlera vetëm për një fushë, si në fig. 6.3, atëherë kjo është njësoj si të aplikohejFilter by Selection.Për kushtet e shumëfishta përdoren kombinimet me AND (Dhe) dhe me OR (Ose).Kur përdoret operatori AND duhet plotësuar të dy ose më shumë kushtet epërcaktuara. Kur përdoret OR atëherë mjafton të plotësohet njëri prej kushteve tëpërcaktuara. Për rastin me Or, në fund të dritares paraqiten pozitat Or, të cilatklikohen për të përcaktuar një nga një kushtet e dëshiruara, secila në faqe tëveçantë. Për rastin me AND në rrjetë zgjedhim kushtet për dy ose më shumë fusha. Për shembull në tabelën e fletëparaqtijeve, dëshirojmë të shohim sa studentë kanë kaluar në afatin e qershorit, në Fig. 6.4 - Filter by form, me AND lëndën Matematika I.Gjatë përcaktimit të kushteve mund të përdoren edhe shenjat xhoker dhe shprejhete ndryshme. Për shembull për të gjetur studentët me emër prej shkronjës M etutje:aEmri: >="M". Për të gjetur fletëparaqitjet mes dy datave, atëherë jepetkushti: Between #01/06/2001# AND #31/06/2001#. Për të gjetur studentët eregjistruar në vitin 2000, nëse në numër të indeksit përdoret parimi i numrit rendordhe vitit, si: 145/2000, atëherë: kushti në fushën e numrit të indeksit: Like "*00",pra të gjithë që në dy pozitat e fundit kanë 00, etj.Për fushat e tipit Yes/No mund të jepni (-1) për Yes dhe (0) për No.Pra kushti AND është në dy fusha, nëse përcaktohet kushti në dy fusha të veçantaose jepet brenda fushës së njëjtë, duke përdorur dy vlera, si në rastin e datës.Kombinimi me Or, mundëson paraqitjen e rekordeve që e plotësojnë së paku njërinprej kushteve të përcaktuara, duke kombinuar ato përmes pullave Look For dhe Or,që paraqiten në pjesën e poshtme të dritares. Për secilin kusht të ri Or (ose) duhetklikuar Or, me çrast hapet faqe e re për kushtin e ri. Në faqen Look For jepenkombinimet për kushtin AND, kurse për Or, shtohen në faqet Or. Për të larguarndonjë kusht Or, në menynë Edit zgjedhni Delete Tab.Filter for InputOpcioni i ri, Filter for Input mundëson që në pamjen datasheet ose në forma, tëpërcaktoni kushtin për filtrim, duke klikuar fushën me tastin e djathtë të mausit,dhe në menynë e kontekstit paraqtitet opcioni: Filter For: (fig. 6.5).124
  • 126. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Në fushën Filter For: shtypni vlerën për të cilën dëshironi të bëni filtrimin. Mund të përdoren kushtet dhe shprehjet e njëjta si në rastin Filter by Form. Pasi të jepni vlerën, klikoni Enter (në tastierë) për të mbyllur menynë dhe për të aplikuar filtrin. Nëse dëshironi të aplikoni dy ose më shumë kushte, pasi të jepni kushtin e parë shtypni Tab (në tastierë) për të aplikuar kushtin e parë dhe për të hapur menynë për kushtin e dytë. Kjo është si kombinimi i dy kushteve me AND. Për të larguar filtrin klikoni në kontrollën Remove Filter ose në menynë Records zgjedhniFig. 6.5 - Filter for Input Remove Filter/Sort.Në Filter for Input, nuk mund të kombinohen dy kushte në fusha të ndryshme përtë kombinuar kriteret me Or, por në një fushë të njëjtë mund të kombinohen dykritere me Or, p.sh., në fushën afati i provimit në Filter for Input, shtypni: QershorOr Janar.Advanced Filter/SortKy është opcioni më fleksibil dhe më gjithpërfshirës për filtrim në Access. Nëvehte përfshinë të gjitha mundësitë e Filter by Form por përveq kësaj ofron edhemundësitë për të përcaktuar kushtet e ndryshme për sortim për fusha të ndryshmenë tabelë. Të gjitha kushtet për sortim dhe filtrim jipen në një dritare. Dritarja hapetprej menysë: Records-Filter-Advanced Filter/Sort dhe është e ndarë në dy pjesë(fig. 6.6). Në pjesën e epërme ndodhet lista me emrat e fushave në tabelë. Nëpjesën e poshtme është rrjeta ku mund të vendosni fushat në bazë të të cilavedëshironi të bëni filtrimin, vlerat që do të përdoren dhe mënyrën e sortimit tëvlerave të filtruara. Nëse është e nevojshme duke zvarritur vijën ndarëse në mesmund të rritni ose zvogëloni pjesët e dritares. Nëse veq është aplikuar ndonjë filtërmë herët, kriteret e tij do të paraqiten në rreshtin Criteria të rrjetës. Klikoni ClearGrid , për të pastruar kriteret ekzistuese.Në pjesën e rrjetës ndodhen disa kolona të zbrazëta dhe secila prej tyre ka nga katërrreshta. Rreshti i parë Field - fusha është e destinuar për emrin e fushës dhe kurklikoni në të, paraqitet shigjeta në anën e djathtë në të cilën ndodhet lista rënëse efushave të tabelës, prej të cilës e zgjedhni ndonjë fushë. Rreshti i dytë, Sort, ka tëbëjë me mënyrën e sortimit. Në rreshtin e tretë dhe rreshtat tjerë mund të jepnikriteret për filtrim. Mund të përcaktoni deri në nëntë rreshta me kritere. 125
  • 127. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Për të zgjedhur fushën për kriter mund të bëni një prej veprimeve vijuese: - zgjedhni dhe zvarritni një fushë prej listës së epërme në rrjetën e poshtme - klikoni dy herë fushën në listë që ajo të paraqitet në rrjetën e kritereve - zgjedhni fushën në listën Field të Fig. 6.6 - Dritarja Advanced Filter/Sort rrjetës.Edhe pse në këtë dritare zgjedhni vetëm disa kolona, në dritaren e filtruar paraqitentë gjitha fushat e tabelës.Nëse dëshironi që filtrimi të bëhet sipas disa fushave, zgjedhni të gjitha ato fushaprej listës dhe vendosni në rrjetë. Për të zgjedhur disa fusha të njëpasnjëshme,mbani shtypur SHIFT dhe klikon të parën dhe të fundit prej tyre. Për të zgjedhurfushat që nuk janë fqinje, mbani shtyur CTRL dhe klikoni fushat përkatëse. Pastajfushat e zgjedhura zvarritni në rrjetë dhe ato do të paraqiten në kolona tënjëpasnjëshme me rradhën që kanë pasur në listë.Nëse duhet paraqitur më shumë fusha atëherë më lehtë është të insertohen të gjithae pastaj të largohen ato të panevojshme. Për të larguar ndonjë fushë, e zgjedhni nërrjetë kolonën përkatëse dhe shtypni DEL ose në meny zgjedhni Edit-DeleteColumn.Për të përcaktuar kushtet e shumëfishta përdoren operatorët AND dhe OR. Nësep.sh dëshironi që në një fushë të shihni rekordet që kanë vlerat X, Y dhe Z, atëherënë atë fushë: - Në rreshtin Criteria shtypni: X or Y or Z në kolonën përkatëse - Në rreshtin e parë, Criteria, shtypni X, në rreshtin e parë Or-Y, dhe në rreshtin e dytë Or-Z - Përdorni funksionin IN (Në): In (X, Y, Z) në rreshtin Criteria.Për të përcaktuar vlerat mes dy datave, mund të përdorni operatorin AND: Between01/06/2001 AND 30/06/2001.Për të aplikuar filtrin klikoni: Apply Filter ose në meny zgjedhni: Filter-ApplyFilter ose hapni menynë e kontekstit dhe zgjedhi Apply Filter. Për të larguar filtrinklikoni Close në shiritin e veglave, klikoni Remove Filter ose zgjedhni në meny:Records-Remove Filter/Sort.Për të bërë ndryshimet në filtër përdoret mënyra e njëjtë si me rastin e krijimit,ashtu që në dritaren për filter shtoni ose ndryshoni kriteret për filtrim.126
  • 128. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatRuajtja e filtritFiltri i fundit i aplikuar ruhet jo si objekt i veçantë por, në kuadër të tabelës, nësenë pyetjen për ruajten e ndryshimeve në tabelë jeni përgjegjur me Yes. Kur e hapnitabelën sërish, mund të ndryshoni filtrin. Nëse krijoni filtër të ri por, dëshironi qënë tabelë të ruhet i vjetri, klikoni No në pyetjen për ruajtje të ndryshimeve nëtabelë. Natyrisht nëse bëni ndryshime tjera që dëshironi ti ruani, bashkë me toruhet edhe filtri.Nëse dëshironi të keni në dispozicion më shumë filtra ose dëshironi ta ruani filtrinpërherë, duhet ta ruani si Pyetës (Query). Pyetësit ruhen si objekte të veqanta nëbazën e të dhënave. Kur dëshironi të përdorni përsëri filtrin, mund ta ktheni përsërinë dritaren e filtrave dhe mund ta ekzekutoni si Pyetës.Për ta ruajtur filtrin e krijuar me opcionin Advanced si Pyetës dhe për ta lexuar atëfiltër në dritaren e filtrave, duhet të veproni si vijon: - Kur është e hapur dritarja e filtrit, klikoni Save As Query, në shiritin e veglave. Këtë opcion mund ta zgjedhni edhe në menynë e kontekstit ose në menynë File.. Hapet dialogu: Save As Query ku kërkohet ta jepni emrin për Pyetësin. Jepni emrin për Pyetësin dhe klikoni OK.Për të hapur përsëri filtrin në dritaren e filtrave, hapeni dritaren e zbrazët për punëme filtrin Advanced Filter/Sort dhe klikoni ikonën Load From Query. - Ky opcion gjithashtu mund të zgjedhet edhe prej menysë së kontekstit ose prej menysë: File, me kusht që të jetë hera e parë që e përdorni. Hapet lista e filtrave të aplikueshëm (Applicable Filter), prej ku zgjedhni filtrin përkatës.Largimi dhe fshirja e filtritEkziston dallim në mes të largimit të filtrit dhe fshirjes së filtrit. Nëse filtrilargohet, thjeshtë në ekran paraqiten të gjitha rekordet në tabelë. Më vonë, filtrimund të aplikohet përsëri. Nëse fshihet filtri, fshihen edhe kriteret në të, ashtu që ainuk mund të aplikohet përsëri.Për të larguar filtrin, klikoni ose zgjedhni në meny Remove Filter.Për të fshirë filtrin në tërësi, duhet pastruar rrjetën e filtrit dhe pastaj të aplikonifiltrin e zbrazët në listën e të dhënave në një prej mënyrave vijuese: - kaloni në dritaren Advanced Filter/Sort. Ska lidhje në cilën mënyrë është krijuar filtri, ai do të paraqitet në rrjetën e filtrave në çdo rast. - klikoni Clear Grid ose zgjedhni në meny Clear Grid. 127
  • 129. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - klikoni Apply Filter - klikoni Close, për të mbyllur dritaren Advanced Filter/Sort.Dritarja e filtrit tani është e zbrazët dhe nëse doni të përdorni filtrin përsëri, duhetta krijoni përsëri.Të dhënat që shihen momentalisht në tabelë, në pamjen datasheet mund ti shtypnidirekt duke klikuar ikonën Print, ose përmes menysë: File-Print. Nëse paraqitetnevoja për të bërë ndryshime, si madhësia e letrës, margjinat, orientimi i faqes, etj.,atëherë në menynë File, zgjedhni opcionin Page Setup dhe bëni ndryshimet enevojshme.128
  • 130. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat PYETËSITQuery (Kueri - Pyetësi) është termi i përgjithshëm për pyetje, anketë, kuiz etj.Pyetësi është objekt i veçantë në bazën e të dhënave. Gjatë manipulimit me tëdhëna në Access, ato mund të filtrohen dhe sortohen në shumë mënyra, porfleksibilitet më i madh arrihet përmes përdorimit të pyetësve. Me anë të pyetësvenga baza jo vetëm që mund të zgjidhen disa rekorde për tu paraqitur në ekran por,mund të përcaktohen edhe fushat që do të paraqiten. Në Access përmes pyetësitkërkohen informata për të dhënat e caktuara në bazën e të dhënave. Pyetësi mundtë jetë për të dhënat në një tabelë ose për të dhënat në disa tabela të lidhura mesveti. Ekzistojnë disa lloje të pyetësve, duke filluar nga pyetësit për zgjedhjen e disatë dhënave prej bazës deri te ata për azhurim, fshirje ose insertim të të dhënave.Edhe pse ata kanë sjellje të ndryshme, mund të thuhet se pyetësi është grup iinstruksioneve përmes të cilave Accessit i tregohet cilat informata duhet tëparaqiten në ekran, si duhet të duken ato dhe si të manipulohet me to më tutje. Nëkuadër të pyetësit mund të zgjedhet cilat fusha të paraqiten, kriteret për zgjedhje tërekordeve, mënyra e sortimit dhe krijimi i fushave të reja si llogaritje për vlerat endryshme. Përmes pyetësit, në Access mund të shihen të dhënat prej më shumëtabelave, e njëherit ato të jenë të sortuara, të kryhen llogaritje të ndryshme merekordet e zgjedhura, të gjinden ose të tregohen rekordet që kanë vlera tëdyfishuara, ose ato që nuk përputhen, të azhurohen të dhënat, të fshihen ekzistuesetose të shtohen të reja, të krijohen tabela të reja, etj.Ndonëse duket se filtri dhe pyetësi kryejnë të njejtën punë, mes tyre megjithatëekzistojnë dallime të shumta. Edhe filtrat edhe pyetësit kthejnë një bashkësi tëdhënash prej tabelës ose ndonjë pyetësi tjetër. Filtri duhet përdorur për paraqitje tëpërkohshme dhe rregullim të rekordeve në datasheet ose në Formë. Nëse duhet qëato rekorde më vonë të nxirren përsëri, duhet të përdoret pyetësi. Pyetësi ështëobjekt i veçantë në bazën e të dhënave, ndërsa filtri ruhet në kuadër të tabelës.Nëse punoni me pyetës, nuk ka nevojë të hapet tabela paraprakisht, si është rastime filtrin.Nëse dëshironi që të "nxjerrni" të dhëna prej disa tabelave, të zgjedhni fushat që dotë paraqiten ose të kryeni llogaritje të ndryshme me vlerat e fushave, duhetpërdorur pyetësit, sepse asnjë nga këto operacione smund të realizohet me filtra. 129
  • 131. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessRezultatet e filtrit dhe pyetësit mund të përdoren si bazë për krijimin e formave oseraporteve. Gjithashtu, me të dy metodat mund të sortohen dhe të mbahen mendrenditjet për tu përdorur përsëri.Nëse përcaktoheni për pyetës për ndonjë kërkim nëpër bazën e të dhënave, mund tëpërdorni veglat e thjeshta për krijim të filtrave, të cilët pastaj mund ti ruani sipyetës, me çrast Accessi e bën shndërrimin në pyetës.Krijimi i pyetësit për zgjedhje - Select QueryAccessi ofron disa opcione për krijimin e pyetësit. Për të filluar krijimin e pyetësitnë dritaren Queries, në bazën e të dhënave, zgjedhni Create Query in Design View(pyetësi përmes dizajnit), Create Query by using Wizard (pyetësi përmesmagjistarit) ose një prej mënyrave vijuese: - klikoni New - për të krijuar pyetës të ri - zgjedhni në menynë Insert - QueryCilëndo mënyrë që e përdorni, do të hapet dialogu New Query (fig. 7.1) - Design View - pamja e dizajnit, ku në dritaren për dizajn krijoni vet pyetësin. - Simple Query Wizard - magjistari për pyetës të thjeshtë - Crosstab Query Wizard - magjistari për pyetës të tërthortë - Find Duplicates Query Wizard- magjistari për pyetës që gjenë duplikatet, dhe Fig. 7.1 - New Query - pyetësi i ri - Find Unmatched Query Wizard - magjistari për pyetës që gjenë rekordet që spërputhenNëse zgjedhet krijimi pëmes dizajnimit në pamjen e dizajnit (Design View), nëekran do të paraqitet dritarja Query Design, e cila duket njësoj si dritarja për filtrinAdvanced Filter/Sort. Nëse krijohet pyetësi përmes magjistarit, nëse ka nevojë mëvonë përmes dizajnimit ai mund të ndërrohet dhe të përshtatet përsëri, sipasnevojës.130
  • 132. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPyetësi i thjeshtë, përmes magjistarit - Simple Query WizardMagjistari për krijimin e pyetësit të thjeshtë startohet duke klikuar në dritaren ebazës së të dhënave në Create Query by using wizard, ose në dritaren New Query(fig. 7.1) klikoni dy herë në Simple Query Wizard, ose e zgjedhni me një klik dhepastaj me OK. Në ekran do të paraqitet dritarja Simple Query Wizard (fig. 7.2), nëtë cilën magjistari ju udhëzon të zgjedhni fushat që dëshironi të paraqiten nëpyetësin tuaj duke treguar se mund të zgjedhni prej më shumë se një tabele osepyetësi. Në fushën: Tables/Queries paraqitet lista e tabelave dhe pyetësve që ekzistojnë në bazën e të dhënave (lista hapet duke klikuar shigjetën në skajin e djathtë). Në dritaren Available Fields (fushat në dispozicion) paraqitet lista e fushave që ekzistojnë në tabelën ose pyetësin e zgjedhur në Tables/Queries. Pasi të zgjedhen fushat e tabelës së parë, mund të kalohet pastaj në tjetërën. Fig. 7.2 - Simple Qyery WizardPërmes tasteve me shenjat: >, >>, < dhe << zgjedhen fushat të cilat do të kalojnë nëdritaren Selected Fields(fushat e zgjedhura), dhe ato do të jenë fushat që do tëparaqiten në pyetës. Fusha kalon në dritaren tjetër edhe nëse në të klikohet dy herë.Nëse dëshironi të zgjedhni njëkohësisht disa fusha, mbani shtypur SHIFT përfushat e njëpasnjëshme ose CTRL për fushat që nuk janë afër njëra tjetrës, dhepastaj me tastin me shenjën > kalojnë në listën e fushave të zgjedhura. Tastet meshigjetë të dyfishtë, bartin përnjëherë të gjitha fushat prej njërës dritare në tjetrën.Pasi të jenë zgjedhur fushat nga një ose më shumë tabela ose pytësa, klikohet Nextpër të kaluar në hapin tjetër (fig. 7.2b). Në këtë hap magjistari pyet, a dëshironipyetës me detale apo pyetës përmbledhës. Opcioni i parë - Detail paraqet të gjithafushat e zgjedhura të secilit rekord, kurse opcioni i dytë Summary-përmbledhje,aktivizon edhe tastin Summary Options… - opcionet për përmbledhje (fig. 7.2c) nëtë cilin paraqiten opcionet e përshtatshme për llogaritje, si Sum-Shuma, Avg-Mesatarja, Min-minimumi dhe Max-maksimumi. Varësisht prej fushave tëzgjedhura në pyetës, zgjedhni opcionet për llogaritje/përmbledhje. Gjithashtu, nëskajin e djathtë poshtë, keni edhe opcionin: "Count records in emri itabelës/pyetësit ", i cili bën numërimin e rekordeve përkatëse. 131
  • 133. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Të supozojmë se në bazën "Studentët", prej tabelës Studentët kemi zgjedhur fushat: Numri i indeksit, emri, mbiemri,dhe drejtimi si dhe prej tabelës Fletëparaqitjet kemi zgjedhur vetëm fushën Nota në Provim. Tani në në hapin e ardhshëm në pyetjen për përmbledhje zgjedhim Summary, dhe pastaj klikojmë Summary Options. Me Next kalojmë në hapin tjetër, ku zgjedhim llogaritjen, që Fig. 7.2b - Zgjedhja e tipit të pyetësit do të bëhet për fushat e zgjedhura. Për të llogaritur Notën mestare të studentëve zgjehim operacionin Avg (Average-Mesatarja). Si shihet në figurë, Accessi e di për cilën fushë duhet bërë llogaritjen në bazë të tipit të të dhënave për fushën përkatëse, sepse llogaritjet kryhen vetëm në fushat e tipit, number dhe currency. Nëse nuk keni zgjehur asnjë fushë të tillë, dialogu 7.2b kalohet tërësisht dhe magjistari kalon direkt në hapin e fundit për Fig. 7.2c - Zgjedhja e llogaritjes dialog (fig. 7.2d), ku zgjedhet emri përmbledhëse i pyetësit. Në këtë hap zgjedhet Emri i pyetësit dhe për përfundim, kemi dy opcione, lidhur me atë që do të ndodhë pasi të krijohet pyetësi: Open the qyery to view information - hape pyetësin për të parë informatat, ose Modify the query design - Modifiko dizajnin e pyetësit. Gjithashtu me Display Help on working with query(paraqitë ndihmë për punën me pyetës), hapet dritarja për Fig. 7.2d - Zgjedhja e emrit për pyetësin ndihmë posa të klikohet Finish dhe të hapet pyetësi.132
  • 134. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNëse zgjedhet opcioni i parë, për të hapur pyetësin, pasi të klikohet Finish, nëekran do të hapet dritarja e pyetësit të krijuar (fig. 7.3). Pra, do të shihen të gjitha fushat e zgjedhura, kurse për fushën Nota në Provim, është llogaritur mestarja: Avg of Nota në provim. Sikur të mos bëhej përmbledhja, në pyetës Fig. 7.3 - Pyetësi i krijuar përmes do të shiheshin të gjitha rekordet magjistarit. për secilin provim në veçanti me notën në provim, jo mesataren.Nëse në dialogun e fundit (fig. 7.2d) zgjedhet opcioni për modifikim të pyetësit,pasi të klikohet Finish, do të hapet pyetësi në dritaren për dizajn, në pamjen edizajnit - Design View (fig. 7.4). Dritarja shihet se është e ngjashme me atë tek Advanced Filter/Sort, me pjesën e epërme, ku shihen tabelat që janë përdorur në pyetës dhe lidhja që ekziston mes tyre, nëse ajo është rregulluar në Relationships dhe në pjesën e poshtme fushat e zgjedhura për tu Fig. 7.4 - Dritarja për dizajn - design view paraqitur në pyetës. Si shihet për rreshtin: Total, vetëm tek fusha për notën në provim, kemi Avg.Group by (Grupo sipas), do të thotë se bën grupimin e të dhënave në pyetës sipasfushës nota në provim, pra nëse një student ka dhënë më shumë provime, emri i tijdo të paraqitet vetëm një herë në pyetës. Sikur mos të bënim fare llogaritje(përmbledhje), atëherë të dhënat për atë student do të paraqiteshin aq herë, saprovime të dhëna të kishte studenti përkatës dhe në pamjen e dizajnit sdo të kishimfare rreshtin Total.Pra, në këtë mënyrë mund të krijohen pyetësit të cilët do të nxjerrin prej një ose mëshumë tabelave të dhënat që dëshironi të shihen në një formë të caktuar dhe përndonjë qëllim të caktuar duke mundësuar njëherit kryerjen e llogaritjeve tëndryshme në ato të dhëna dhe grupimin sipas fushave të caktuara. Nëse duhen bërëndryshime të mëtejme, duhet hapur pyetësin në modin e dizajnit ose mund tëkrijohet pyetës i ri duke filluar krijimin e tij përmes pamjes Design View. 133
  • 135. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKrijimi i pyetësit në Design ViewPër të filluar krijimin e pyetësit të ri në pamjen e dizajnit, në dritaren e bazës nëfaqen Queries, klikoni në Create Query in design View ose në dritaren New Query(fig. 7.1), që hapet pasi të klikoni tastin New, në shiritin e veglave të dritares sëbazës, zgjedhni opcionin e parë, Design View. Për të kaluar në pamjen e dizajnitpër ndonjë pyetës të krijuar më herët, mund të klikoni tastin Design. Design - në shiritin e veglave. në dritaren e bazës, ose Design View, në menynë e kontekstit, pasi të klikoni pyetësin me tastin e djathtë të mausit.Nëse fillojmë krijimin e pyetësit përmes dizajnimit, në ekran do të paraqitet dritarja(fig. 7.5) për dizajnim, me rrjetën për dizajn dhe në fillim paraqitet edhe dritarjapër dialog, Show Table, në të cilën zgjedhim tabelat ose pyetësit që veq ekzistojnënë bazë. Në këtë dritare zgjedhim Tabelat përkatëse dhe me tastin Add i shtojmë nëdritaren për dizajn, në pjesën e epërme të saj. Në dritaren Show Table faqja, Table - përmbanë tabelat, Queries - përmbanë pyetësit që ekzistojnë në bazë, dhe Both - përmbanë të dy palët, të rradhitura sipas alfabetit. Nga lista zgjedhim objektet përkatëse, dhe me close e mbyllim dritaren Show Table. Atëherë, në pjesën e epërme Fig. 7.5 - Design View për pyetësit do të paraqiten objektet ose objekti i zgjedhur. (fig. 7.6).Nëse zgjedhni dy ose më shumë tabela për të cilat paraprakisht janë definuar lidhjet(relacionet), atëherë ato do të shihen në dritaren për dizajn. Nëse paraqitni dytabela që nuk janë në relacion njëra me tjetrën, atëherë mund të definohet lidhja-relacioni mes tabelave, që do të jetë relacion i përkohshëm, vetëm për qëllimepërdorimi për pyetësin përkatës. Për vendosjen e lidhjes së përkohshme mestabelave, vlejnë të gjitha rregullat e definimit të relacionit si në dritarenRelationships.Verejtje:Nëse tabelat nuk janë të lidhura dhe në pyetës marrim fusha prej të dy tabelave atëherë nëpyetës do të paraqiten vlerat si Produkt Cartesian, ku në pyetës paraqiten n x m rreshta, përn rekordet e tabelës së parë kombinuar me m rekordet e tabelës së dytë.Le të marrim rastin kur zgjedhim dy tabela prej bazës së të dhënave për fakultet,tabelën Studentët dhe tabelën Fletëparaqitjet. Atëherë në pjesën e epërme shihen134
  • 136. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatdritaret përkatëse me fushat e tabelave dhe relacioni që ekziston mes tyre, idefinuar paraprakisht në Relationships. Për të ndryshuar pamjen e dritares, mund tërritet hapësira e epërme, duke klikuar në vijën ndarëse horizontale dhe dukezvarritur për ta rritur pjesën përkatëse të dritares. Atëherë, mund të rriten edhedritaret e tabelave ashtu që të shihen të gjitha fushat e tyre. Në pjesën e poshtme,ku paraqitet rrjeta për dizajnim, shihen fushat: - Field - fusha, ku zgjedhim emrin e fushës, të cilën dëshirojnë ta përfshijmë në pyetës. - Table - Emri i tabelës prej të cilës zgjedhim fushën. - Sort - fusha për zgjedhjen e opcionit për sortim të fushës. - Show-paraqite, check box-i për të Fig. 7.6 - Dritarja për dizajn vendosur a do të shihet fusha e zgjedhur në pyetës apo jo.Mund të ndodhë që të zgjedhet fusha, por nuk paraqitet fare në pyetës, vetëmpërdoret për qëllime tjera brenda pyetësit përkatës, p.sh., për ndonjë llogaritje.- Criteria - kriteri, fusha ku përcaktohen kriteret për pyetësin dhe rreshtat Or(ose)të cilët mundësojnë definimin e kritereve të shumëfishta.Nëse dëshironi të bëni ndonjë përmbledhje të fushës, si shuma, mesatarja, etj, duhetshtuar edhe rreshtin Total, i cili shtohet duke klikuar në tastin Totals në shiritin eveglave të dritares për dizajnim të pyetësve ose kudo në rrjetë klikohet me tastin edjathtë për të hapur menynë e kontekstit dhe në të zgjedhet menya Totals.Kolonat e rrjetës për dizajn mund të zgjerohen ose ngushtohen sipas nevojës njësojsi tabelat në datasheet.Në shiritin e veglave Query, përveq veglave të zakonshme si vegla specifike, kemi: Query Type - përcakotn tipin e pyetësit Run Query - ekzekuton pyetësin Show Table - paraqet tabelat (për ti shtuar në dritaren e dizajnit) Totals - për llogaritjen e përmbledhjeve, totaleve. Top Values - Vlerat e epërme, përcakton sa vlera të shihen në pyetës, si vlerat të epërme, sipas përqindjes ose numrit. Properties - karakteristikat, tiparet Build - starton editorin, Expression Builder, për krijimin e shprehjeve të ndryshme për llogaritje. 135
  • 137. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPër secilën prej tyre, kemi edhe ekuivalentin përkatës në menynë Query, e cilaparaqitet në menynë kryesore të Accessit kur kalojmë në dritaren për dizajnim tëpyetësve.Për të zgjedhur fushat që do të përdoren në pyetës, zgjedhim tabelën prej të cilës dotë zgjedhim fushat që do të paraqiten në pyetës (fig. 7.7) Klikoni në fushën përkatëse dhe me shigjetën në skajin e djathtë hapet lista me fushat e tabelës së zgjedhur. Pastaj në fushën Sort mund të zgjedhet opcioni për sortim në rritje ose në zbritje apo të mos përcaktohet fare. Nëse paraprakisht është përcaktuar dhe dëshironi ta largoni sortimitn, prap e hapni listën Sort dhe zgjedhni opcionin (not sorted). Fig. 7.7 - Zgjedhja e fushave Në fushën Show përcaktoni a të shihet fusha përkatëse në pyetës (e predefinuar Po).Le të krijojmë pyetësin i cili do të paraqesë notat mesatare të studentëve ngaPrishtina. Atëherë në dritaren për dizajn (fig. 7.8) zgjedhim fushat: Numri iindeksit, Emri, Mbiemri, Vendlindja dhe Drejtimi nga tabela "Studentët" dhefushën Nota në provim nga tabela "Fletëparaqtitjet". Fig. 7.8 - Dizajnimi i pyetësitVlerat do të jenë të sortuara sipas fushës Emri dhe pastaj sipas fushës mbiemri(sepse emri është në anën e majtë, pasi edhe këtu vlejnë rregullat e njëjta sikur nërastin e sortimit të tabelës në datasheet). Për të ndryshuar rradhën e kolonave edhekëtu mund të veprohet si tek tabelat në datasheet. Për fushën Vendlindja, nërreshtin Criteria përcaktojmë kriterin duke shkruar në atë fushë: Prishtinë ose=Prishtinë, të cilin Accessi automatikisht e shndërron në formën nën thonjëza sishihet në figurë. Pasaj me anë të tastit Totals me shenjën , ose duke e zgjedhur nëmenynë e kontekstit shtojmë rreshtin Totals në rrjetën e fushave.136
  • 138. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Atëherë në rreshtin Totals tek kolona Nota në provim, në fushën përkatëse, hapim listën e totaleve (fig. 7.9), në të cilën zgjedhim operacionin përkatës: Avg (mesatarja). Si shihet në figurë, ka mundësi të llogaritet Shuma, mesatarja, minimumi, maksimumi, numri i anëtarëve, devijimi standard, etj. Tashti pyetësi është i gatshëm, si në fig 7.8 dhe me anë të ikonës Run Query, mund ta ekzekutojmë automatikisht, ose së pari mund ta ruajmë, duke i dhënë një emër ( kur ruhet për herë të parë), e pastaj ta ekzekutojmë prej dritares së bazës, duke e klikuar dy Fig. 7.9 - Përcaktimi i herë emrin e pyetësit ose duke e zgjedhur dhe duke llogaritjes klikuar Open në shiritin e veglave ose në menynë e kontekstit.Pas ekzekutimit, në ekran do të paraqitet dritarja e pyetësit (fig. 7.10): Shihet, se në pyetës paraqiten vetëm ato rekorde që e plotësojnë kriterin "Prishtinë" për fushën Vendlindja dhe për secilin prej tyre Fig. 7.10 - Dritarja e pyetësit është llogaritur nota mesatare.Sikur të mos përcaktonim llogaritjen e vlerës mesatare, atëherë në pyetës secilinstudent do të shiheshin të gjitha notat e provimeve, duke paraqitur fushat Numri iindeksit, Emri, Mbiemri dhe Vendlindja për secilën Notë në provim.Analizimi dhe optimizimi i performansave të pyetësitNëse keni krijuar ndonjë pyetës të rëndësishëm dhe për ekzekutimin e tij kërkohet shumëkohë, ndoshta mund të bëhet më efikas nëse e kontrolloni përmes veglës së AccessitPerformance Analyzer (analizatori i performansave) i cili mund të kontrollojë një ose të gjithaobjektet e bazës së të dhënave dhe të japë këshillat lidhur me përmirësimin e tyre. Për tëstartuar analizatorin në menynë Tools zgjedhni Analyze-Performance. Në dritaren qëparaqitet zgjedhni Query dhe në të zgjedhni pyetësin përkatës dhe klikoni OK.Pasi të kryejë punën analizatori, do të paraqitet lista me rezultatet e analizës dhe mund tëzgjedhni që të aplikoni ndonjë prej këshillave që preferohen.Disa veprimë që mund ti kryeni me qëllim të optimizimit: - Verifikoni a janë të indeksuar të gjithë çelësat e huaj në tabelat e lidhura. Nëse fusha smund të indeksohet, mos provoni të bëni sortimin sipas saj. - Në rrjetën për krijimin e pyetësit vendosni vetëm ato fusha që vërtetë ju nevojiten. Secila fushë shtesë, kërkon kohë shtesë gjatë punës. - Verifkoni a janë përdorur tej mase madhësitë e fushave. Fushat e mëdha të panevojshme zënë hapësirë të panevojshme në disk dhe ngadalsojnë punën.Analizatori mund të ndihmojë në analizimin e performansave të të gjitha objekteve në bazë,ose bazës në tërësi. 137
  • 139. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKriteret për zgjedhjen e rekordeveKriteret për zgjedhje në pyetës janë gjithashtu shprehje të cilat përcaktojnë kushtetqë duhet plotësuar që ndonjë rekord të paraqitet në bashkësinë rezultuese tërekordeve. Shprehja është kombinim i simboleve, vlerave, identifikatorëve eoperatorëve që janë përmendur edhe më herët. Në kuadër të shprehjes mund tëparaqiten rregullat për rekorde, për zhvendosje të fushave, përshtatjet me të cilatdefinohen vlerat e nënkuptuara në ndonjë fushë, kriteri për filtrim të rekordeve,llogaritjet me fushat që janë rezultat i vlerave të fushave tjera, kushtet e punës përmakro dhe argumentet për funksionet dhe procedurat e Visual Basic-ut në module.Simbolet që paraqiten në shprehje janë thonjëzat, ylli, dy pikat dhe karakteret tjeraspeciale. Vlerat mund të paraqiten si literale, konstante, rezultate të funksioneveose si identifikatorë. Identifikatorët tregojnë ndonjë vlerë në ndonjë fushë,kontrollë në formë ose raport ose ndonjë veti. Operatorët (simbol ose fjalë)tregojnë në operacionet që duhet kryer në një ose më shumë elemente në shprehje.Një karakteristikë e Accessit 2000 është se në rezultatin e pyetësit, në pamjen datasheet,mund të aplikohet filtri, me çrast ai ska nevojë të ruhet si pjesë e pyetësit, Kjo ka efektin enjëjtë si definimi i filtrit në rrjetën e pyetësit, por filtri nuk ruhet në kuadër të pyetësit.Në kritere mund të përdoren edhe shenjat xhoker: * dhe ? për të definuar kushtetpër fushat e tipit Text.Për krijimin e shprehjeve të ndryshme përdoren operatorët. Në Access përdorendisa klasa operatorësh: operatorët aritmetik, të krahasimit, të bashkimit dheoperatorët logjik. Në tabelën në vijim është dhënë lista e operatorëve dhemundësitë e përdorimit të tyre përmes shembullit. Nëse emri i fushës përmbanëhapësirë, dy pika ose ndonjë karakter special, atëherë duhet të jipet në kllapa tëmesme ([ ]) kur përdoret në shprehje.Operatori Përshkrimi Shembull Kufizon rekordet në:Aritemetik:+ mbledhja =cmimi+20 Vlerat që janë për 20 më të mëdha se vlera në fushën cmimi- zbritja =cmimi-20 Vlerat që janë për 20 më të vogla se vlera në fushën cmimi* shumëzimi =cmimi*2 Vlerat që janë për 2 herë më të mëdha se vlera në fushën cmimi/ pjestimi =cmimi/2 Vlerat që janë për 2 herë më të vogla se vlera Cmimi pjestimi i plotë =cmimi2 Pjesa e plotë e pjestimitMod pjestimi me mbetje =cmimi Mod 2 Mbetja e pjestimit138
  • 140. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatKrahasues:= baraz =Pr ose ="Pr" ato që kanë Pr në fushë> më i madh se >8/10/01 ose Më vonë se data e dhënë >#8/10/01#< më i vogël se <100 Vlerat më të vogla se 100>= më i madh ose baraz >=5 Vlerat më të mëdha ose baraz me 5<= më i vogël ose baraz <=31/12/01 ose Data para ose gjatë 31 dhjetorit <=#31/12/01# të vitit 2001<> jo baraz <>Pr ose <>"Pr" Vlerat që dallojnë prej PrBetween … ndërmjet dy vlerave Between 5 And Vlerat mes 5 e 8 duke iAnd … 10 përfshirë edhe atoIn në grupin In ("Pr", "Pz") Ose Pr ose PzIs Null fusha e zbrazët Is Null Pa vlerë në fushëIs Not Null fusha jo e zbrazët Is Not Null Me vlerë në fushë"" string i zbrazët ="" Me string të zbrazët në fushëLike sikur Like P* ose Like Çfarëdo teksti që fillon me P "P*"Logjik:And të dy kushtet të sakta >=5 And <=10 Vlerat mes 5 dhe 10 duke i përfshirë edhe atoOr cilido kusht i saktë Pr Or Pz Ose Pr ose PzNot jo e saktë Not Like AB* Të gjitha vlerat, përveq atyre që ose fillojnë me AB Not Like "AB*"Për fushat Date/Time përdoren funksionet si në tabelë (Date() - data aktuale):Funksioni Shprehja RezultatiDate >Date()-100 Provimet e dhëna në 100 ditët e fundit ( fusha [Data e Provimit] )DateAdd() >DateAdd("m",6,Date()) Datat që do të realizohen në 6 muajt e ardhshëm. "m" paraqet muajtYear() Year([Data e Provimet e dhëna gjatë vitit 2001 provimit])=2001DatePart() DatePart("q",[Data e Datat në tremujorin e parë. "q" paraqet tremujorin Provimit])=1Month() Year([Data e Provimet e kompletuara gjatë muajit të fundit. Provimit])=Year(Now) Year(Now) - viti aktual, Month(Now) - muaji aktual. And Month([Data e Provimit])=Month(Now)Kriteret që përcaktohen mund të jenë të njëfishta ose të shumëfishta. 139
  • 141. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPërdorimi i një kriteriPër të definuar një kriter në pyetës, në fushën përkatëse jepet kriteri që duhetplotësuar, si në (fig. 7.11). Për të paraqitur në pyetës vetëm rekordet, me notën në provim 10 ose në cilëndo fushë tjetër, do të mund të përckatohej kushti, që paraqet kriterin e njëfishtë. Fig. 7.11 - Pyetësi më një kriterPërdorimi i më shumë kriterevePër të definuar më shumë kritere në kuadër të pyetësit, mund të bëhen kombinimetë ndryshme me operatorët Or dhe And në kuadër të një ose më shumë fushave.Në fig. 7.12 janë dhënë kombinime të ndryshme të kushteve për më shumë kritere,në pyetësin i cili nxjerrë fushat: Numri i indeksti, Emri, Mbiemri dhe Drejtimi ngatabela Studentët dhe Nota dhe Data e provimit nga Fletëpëraqitjet:a. e. f.b. g.c. Fig. 7.12 - Kombinimet e kritereved.Pra në fig. 7.12 janë përcaktuar këto kritere dhe në pyetësin përkatës do të shihenvetëm rekordet që i plotësojnë kushtet në fushat përkatëse:140
  • 142. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcata. Rekordet ku nota në provim është 9 ose 10, sepse është bërë kombinimi me Or,në rreshta të ndryshëm në të njëjtën fushë.b. Rekordet e studentëve që janë nga Prishtina dhe që kanë notën 10, sepse në tënjëjtin rresht të kriterit zbatohet operatori AND (Dhe).c. Rekordet e studentëve që kanë marrë notën 10 gjatë vitit 2002, përsëri kemikushtin AND (kriteret në të njëjtin rresht).d. Rekordet që janë nga Prishtina ose që kanë Notën 10 në provim, sepse ështëzbatuar kushti Or, në rreshta të ndryshëm për fusha të ndryshme.e. Rekordet e studentëve që kanë notën 10 gjatë vitit 2002 ose që kanë notën 9 paravitit 2002. Këtu kemi kombinim të dy kushteve me DHE të kombinuara me dykushte tjera me DHE me anë të kushtit OSE.f. Rekordet që kanë notën 10 gjatë vitit 2002 ose që janë nga Prishtina dhe kanënotën 9. Përsëri kombinim i dy kushteve DHE me anë të OSE.g. Rekordet që kanë një kusht të kombinuar me DHE në të njëjtën fushë. Në rastetkur shrehja është më e gjatë se gjerësia e kolonës, mund të zgjerohet kolona osemund të përdoret SHIFT+F2 për të hapur dritaren ZOOM.Përdorimi i Expression BuilderNjë prej programeve ndihmëse të Accessit është edhe editori për definimin eshprehjeve i cili mund të përdoret për definimin e shprehjeve më të komplikuaraose për krijimin e fushave, vlerat e të cilave llogariten si rezultat i ndonjë shrehjeje. Për të startuar editorin e shprehjeve mund të klikoni tastin Build në pamjen Query Design. Gjithashtu, edhe në menynë e kontekstit në fushën përkatëse mund ta startoni përmes menysë Build.Në ekran do të paraqitet dritarja Expression Builder (fig. 7.13) e cila mundësondefinimin e shrehjeve përmes kombinimit të operatorëve, zgjedhjes së fushave,vlerave të tyre etj.Në dritaren e epërme shkruhen shprehjet, kurse në dritaret e poshtme zgjedhenobjektet dhe elementet e tyre. Në dritaren e majtë zgjedhen objektet e bazës, nëdritaren e mesme paraqiten fushat (elementet) e tyre, kurse në dritaren e djathtëparaqiten vlerat ose opcionet për fushat e zgjedhura.Në dritare shihen me ikonë të njëjtë me ikonën e folderit objektet e bazës së tëdhënave dhe ato që kanë shenjën Plus, përmbajnë elementet përkatëse brendavetes. Pra, nëse klikoni ikonën Tables, do të hapet lista e tabelave në bazë. Pastaj,në listën e tabelave zgjedhet një tabelë dhe në dritaren e mesme do të paraqitenfushat e saj. 141
  • 143. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Në dritaren e djathë shihet <Value> vlera për fushën e zgjedhur, dhe nëse klikohet tasti Paste, vlera përkatëse do të paraqitet në dritaren e epërme për përgatitjen e shprehjes. Shihet se vlera për fushën paraqitet në kllapa të mesme. Në listën e objekteve në dritaren e majtë gjenden edhe funksionet e brendshme, konstantat, operatorët dhe shprehjet e zakonshme. Secilën prej tyre mund Fig. 7.13 - Expression Builder ta përdorni në shprehjet që definohen.Për shembull, nëse në pyetës dëshirojmë të caktojmë kriterin për datën e provimitgjatë vitit 2002, atëherë duhet klikuar tabelën Fletëparaqitjet, fushën Data eprovimit dhe Paste. Në dritaren për definimin e shprehjes paraqitet:[Fleteparaqitjet]![Data e Provimit] dhe pastaj klikojmë >= dhe me tastierështypim: 01/01/2002 atëherë, kur të klikojmë OK, për tu kthyer në dritaren përdizajnim të pyetësit, në fushën Data e provimit në rreshtin Criteria do të paraqitetshrehja: [Fleteparaqitjet]![Data e Provimit]>=#01/01/2002#.Puna me fushat e zbrazëtaFushat me string të zbrazët dhe vlera Null mund të kenë ndikim në rezultatet epyetësit. - Për të gjetur fushat me vlera Null përdoret IS NULL, kurse për stringjet e zbrazëta "". - Pyetësit me vlera nga tabelat e lidhura si rezultat do të paraqesin vetëm ato rekorde që nuk kanë asnjë fushë të zbrazët. - Nëse përdoret ndonjë vlerë e fushës në operacionet e mbledhjes ose numërimit, Accessi nuk do të përfshijë në to fushat Null. Nëse dëshironi të përfshini edhe ato me rastin e numërimit të rekordeve, duhet përdorur funksionin Count me shenjën xhoker *. - Nëse dëshironi të paraqitni fushat me string të zbrazët por, jo edhe ato me vlerë Null, si kriter duhet përdorur shprehjen: Like"*". - Nëse ndonjë fushë në shprehjet me operatorët aritmetik (+,-,*,/,) ka vlerë Null, edhe rezultati i pyetësi do të jetë vlerë Null.142
  • 144. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatTiparet e pyetësitSikur objektet tjera në Access edhe pyetësi ka tiparet e tij. Për të parë tiparet epyetësit, në dritaren për dizajnim të pyetësit, vendoseni kursorin në pjesën eepërme të dritares, ku janë tabelat dhe : - Klikoni Properties - Zgjedhni në meny: View-Properties - Klikoni tastin e djathtë brenda dritares, por jashtë listës së fushave dhe në menynë e kontekstit zgjedhni Properties.Në dritaren Query Properties (fig. 7.14), shihen tiparet e pyetësit. -Description - përshkrimi i pyetësit -Output All Fields (Paraqiti të gjitha fushat) - sikur Show për të gjitha fushat -Top Values-Kufizimi i numrit të rekordeve që do të paraqiten. Për shembull vetëm 10 vlerat e para (bazohet në sortimin e fushës së parë majtas). -Unique Values-Kthen vetëm rekordet me vlera unike në fushën e caktuar. -Unique Records-Njësoj si e mëparshmja, vetëm se kjo kthen vetëm rekordet me vlerë unike në të gjitha fushat e rekordit, jo vetëm ato në pyetës. -Run Permissions-të drejtat për ekzekutim. -Source database-Burimi i të dhënave. Fig. 7.14 - Query Properties -Source Connect Str-Burimi i jashtëm për bazën, tregon ku janë tabelat, pyetësit, etj.-Record Locks - Definon mënyrën e mbylljes (ruajtjes) së rekordeve tek sistemetme shumë shfrytëzues.-Recordset type-Tipi i bashkësisë rezultuese të pyetësit.-ODBC Timeout-Koha për verifikim të lidhjes në rrjetë.-Filter-Tregon për Filtrin që është përdorur pasi të jetë ekzekutuar pyetësi.-Order By-Renditja në sortim në rezultatin e pyetësit.-Max Records-Numri maksimal i rekordeve prej ODBC bazës.-Subdatasheet Name-Nënlista e të dhënave (emri i tabelës së lidhur).-Link Child Fileds-Fushat e lidhura në nënformë ose nënraport.-Link Master Fileds-Fushat e lidhura në formën ose raportin prind.-Subdatasheet Height-Lartësia e nënlistës.-Subdatasheet Expanded-Paraqitja e nënlistës. 143
  • 145. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessModifikimi i pyetësitPër të ndryshuar ndonjë pyetës, duhet zgjedhur pyetësin në dritaren e bazës së tëdhënave, në faqen Queries dhe pastaj me Design kalohet në dritaren për dizajnim,ku mund të bëhen ndryshimet. Ndryshimet bëhen njësoj si me rastin e krijimit tëpyetësit të ri. Mund të shtoni ose të largoni ndonjë fushë, të ndryshoni rradhën ekolonave, të paraqitni ose të fshehni ndonjë fushë, të ndryshoni mënyrën e sortimitose të shtoni apo largoni ndonjë kriter.Shtimi i fushave dhe ndryshimi i rradhës së tyrePër të shtuar një fushë në rrjetën e pyetësit gjatë dizajnimit mund të zgjedhet fushanë dritaret e tabelave në pjesën e epërme dhe të zvarritet në rreshtin Field tëkolonës ku dëshironi ta vendosni. Fusha do të shtohet dhe kolonat tjera do tëzhvendosen për të krijuar vend për kolonën e re. Nëse e klikoni dy herë fushën ajodo të shtohet në fund, në një kolonë të zbrazët.Zhvendosja e kolonave bëhet njësoj si në pamjen datasheet të tabelave. Vendosnikursorin mbi kolonë, ai do të marrë formën e shigjetës së zezë drejtuar te poshtë, qëkur klikohet zgjedhë kolonën. Pastaj e lironi tastin e miut dhe përsëri e klikoni, embani tastin shtypur dhe e zvarritni kolonën në pozitën e re dhe e lironi tastin për tëvendosur kolonën në pozitën e dëshiruar. Gjatë zvarritjes shihet vija e zezëvertikale që paraqet skajin e majtë të kolonës. Kolona do të kalojë në pozitë të re,kurse kolonat tjera do të zhvendosen.Ndryshimi i vetive të fushësFusha që paraqitet në pyetës, i trashëgon tiparet (vetitë) e fushës nga tabela bazë.Mirëpo, ekziston mundësia që të definohet pamje tjetër e fushës ose të definohetemër tjetër për fushën, sidomos kur dëshironi ta përdorni pyetësin si bazë përkrijimin e formave ose raporteve. Nuk mund të ndryshohen të gjitha tiparet efushës por, vetëm ato që paraqiten në kuadër të tiparëve të fushës së pyetësit.Kur ndryshohen tiparet e fushës në tabelë, ato do të trashëgohen nga pyetësit e riose ekzistues. Përjashtim bëjnë fushat për të cilat janë bërë ndryshime të tiparevenë kuadër të pyetësit. Në këtë rast, tiparet e reja në tabelë nuk do të aplikohen nëpyetës.Zakonisht do të paraqitet nevoja për të definuar ndonjë emër më të përshtatshëmpër fushën në pyetës, sesa ata që i ndanë Accessi për fushat, siç ishte rasti përkolonën me Notat mesatare të studentëve. Accessi i ndanë emrat e zakonshëm siExpr1, CountofEmri, etj. Nëse i ndryshoni këta emra, ata do të paraqiten edhe nëformat dhe raportet që krijohen prej pyetësit, dhe skanë kurrfarë ndikimi në tëdhënat në tabelë ose në format dhe raportet e krijuara më herët. Për të ndryshuaremrin e fushës, në rrjetën për krijim të pyetësit veproni si vijon:144
  • 146. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat1.Vendosni kursorin majtas prej shkronjës së parë të emrit në fushë (Mund tëzgjedhni emrin dhe të klikoni F2, e pastaj të lëvizni me shigjeta në tastierë).2. Shtypni emrin e ri, i cili duhet të përfundojë me dy pika (Shuma: Expr1 …).Emrin e ri e shtoni pa fshirë emrin që aty ekziston. Nëse ndryshoni emrin Expr1ose ndonjë tjetër që e ka ndarë Accessi, ndryshoni vetëm emrin, jo edhe shrehjen.3. Shtypni Enter.Nëse dëshironi që në rrjetën për krijimin e Pyetësit të mbetet emri i njëjtë, por nëpamjen datasheet të paraqitet emri i ri, ndryshoni tiparin Caption të fushëspërkatëse. Për të ndryshuar tiparet e fushës, në dritaren për dizajn klikoni në fushënpërkatëse dhe klikoni në tastin Properties në shiritin e veglave ose në menynë ekontekstit. Në dritaren Field Properties (fig. 7.15) ndryshoni tiparin Caption. Tëgjitha fushat në atë dritare janë të zbrazëta, gjegjësisht nuk janë përcaktuar gjatëkrijimit të tabelës. Krejt çka definohet këtu, mbulon ato tipare që janë përcaktuarmë herët në tabelë. - Description - përshkrimi, teksti që paraqitet në rreshtin e statusit për fushën përkatëse. - Format - formati përcaktohet prej listës që hapet. -Input Mask - maska hyrëse. - Caption - Etiketa, paraqet Emrin e kolonës në pamjen Datasheet. Nëse fusha është e tipit Number, aty do të paraqitet edhe fusha: - Decimal places - numri i shifraveFig. 7.15 - Field Properties - tiparet e fushës decimale. së pyetësit.Llogaritjet në kuadër të pyetësitNë kuadër të pyetësit mund të paraqiten edhe fusha që bëjnë llogaritje të ndryshme,të cilat kryhen sa herë që ekzekutohet pyetësi, ashtu që në çdo kohë të keni tëdhëna të azhuruara. Llogaritjet mund të jenë të predefinuara ose të shfrytëzuesit.Ato të predefinuara kryhen në grupin e të dhënave që paraqiten në pyetës dhe janësi përmbledhje vertikale: shuma, numërimi, mesatarja etj.Llogaritjet e shfrytëzuesit përdoren për të krijuar fusha të reja në pyetës, të cilatkrijohen me kombinimin e vlerave nga fushat tjera ose si rezultati i llogaritjevehorizontale. Mund të krijohen fusha të reja numerike, tekstuale, etj. Për shembull:[Data e fillimit]-[Data e përfundimit] llogaritë distancën mes dy datave;[sasia]*[cmimipërnjesi] llogaritë vlerën totale; [emri]&" "&[mbiemri] bashkon në 145
  • 147. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessnjë fushë të përbashkët, fushat emri dhe mbiemri, etj. Për të bërë llogaritjenhorizontale, në modin e dizajnit, në fushën Field të rrjetës shkruhet shprehjapërkatëse dhe Accessi automatikisht ia shton shprehjen: Expr1:.Mund të bëhet edhe kombinimi i të dy llojeve të llogaritjes në një pyetës.Për shembull, për bazën e të dhënave "Shitja e kartelave", do të llogarisim përsecilin shitës numrin e kartelave të shitura për secilin lloj dhe vlerën totale tëshitjes, duke marrë në një fushë të përbashkët emrin dhe mbiemrin e shitësit (fig.7.16). Fig. 7.16 - Llogaritjet në pyetësRezultati i ekzekutimit të pyetësit do të dukej si në fig. 7.17. Pra, për fushën Tipi i kartelës është bërë llogaritja vertikale, me fuksionin e predefinuar - Count, si dhe për fushën: Vlera e karteles - Sum. Kurse për fushën Shitësi (e kemi ndryshuar titullin në tiparin Fig. 7.17 - Rezultati i pyetësit për fig. 7.16. Caption), kemi bashkuar fushat Emri dhe Mbiemri.Numrimi me anë të grupimitNumrimi me anë të grupimit mundëson gjetjen e numrit të anëtarëve të një fushe tëcaktuar. Për shembull, në bazën për fakultet, dëshirojmë të dijmë numrin e146
  • 148. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatstudentëve për secilin drejtim, atëherë do të bënim grupimin sipas fushës drejtimidhe njëherit do të bënim numërimin për të njëjtën fushë (fig. 7.18). Rezultati i numrimit do të dukej si në figurën e sipërme. (Numri i vogël i studentëve është pasojë e faktit, se tabela e studentëve nuk është plotësuar Fig. 7.18 - Numrimi me grupim akoma e këtu vetëm kemi demonstruar mundësinë e numrimit me grupim).Krijimi i pyetësve special me anë të magjistarit Query WizardSiç është parë më herët në kuadër të dritares New Query, përveq pyetësve tëthjeshtë - Simple Query Wizard, kemi edhe magjistarët për pyetësin që gjenërekordet e dyfishta (Find Duplicates Query Wizard) dhe pyetësin që gjenë rekordetqë nuk kanë rekorde përkatëse në tabelën tjetër (Find Unmatched Query Wizard).Pyetësi që gjenë rekordet e dyfishta - Find Duplicates QueryPyetësi Find Duplicates gjenë rekordet që kanë vlerë të njëjtë në një fushë ose nëdisa fusha të caktuara. Për shembull, në tabelën Studentët do të gjejmë studentët meemra të njëjtë. Për të krijuar pyetësin Find Duplicates, duhet vepruar si vijon:1. Në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni New në shiritin e veglave dhe nëdialogun New Query zgjedhni Find Duplicates Query. Do të hapet dritarja FindDuplicates (Fig. 7.19a) në të cilën zgjedhni tabelën përkatëse.Pyetësi që gjenë rekordet e dyfishta është i përshtatshëm për të gjetur dhe për të fshirëduplikatet e panevojshme në tabelë ose kur dëshironi që një tabele që ska pasur çelësprimar tia caktoni një fushë si çelës primar, në tabelën ekzistuese, por ajo veq ka vlera tëdyfishta në atë fushë. Atëherë mund të gjinden cilat janë ato vlera të dyfishta. Përndrysheekziston edhe mundësia e gjetjes dhe fshirjes automatike të vlerave të dyfishta në tabelë. 147
  • 149. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access 2. Në listën e tabelave zgjedhim tabelën në të cilën dëshirojmë të gjejmë rekordet që kanë vlera të njejta në ndonjë fushë. Mund të zgjedhet edhe ndonjë pyetës, nëse dëshironi të gjeni duplikatet në të. Zgjedhim tabelën Studentët. Me Next kalojmë në hapin e ardhshëm. Fig. 7.19a - Find Duplicates Query 3. Në listën Available Fields të tabelës së zgjedhur përcaktojmë fushën në bazë të së cilës do të kërkojmë duplikatet. Nëse dëshirojmë të gjejmë studentët me emra të njëjtë, zgjedhim fushën Emri. Për studentët nga i njejti qytet do të zgjedhnim fushën Vendlindja, etj. Nëse dëshironi vlerat e njëjta për më shumë fusha, ato duhet zgjedhur. P.sh., Emri dhe Fig. 7.19b - Përcaktimi i fushës sipas së Mbiemri. Më Next vazhdojmë në cilës kërkojmë duplikatet hapin tjetër. 4. Në këtë hap nga dritarja Available Fileds zgjedhim fushat tjera që do të paraqiten në pyetës, përveq fushës për gjetje të duplikateve. Në rastin tonë do të zgjedhim edhe fushat: Mbiemri, Datëlindja, Drejtimi dhe Viti i regjistrimit. Me Next kalojmë në hapin e ardhshëm, të fundit. Në hapin eFig. 7.19c - Zgjedhja e fushave tjera që do të fundit pason pyetja për emrin me të paraqiten në pyetës cilin do të ruhet pyetësi.Accessi propozon emrin: Find Duplicates for Studentët (Gjeji duplikatet përStudentët), të cilin e pranojmë ose e ndryshojmë sipas dëshirës. Aty kemi opcionetpër të hapur menjëherë pyetësin, apo për të kaluar në dritaren për dizajn për të bërë148
  • 150. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatndryshime eventuale. Me Finish përfundohet procedura dhe hapet dritarja epyetësit ku shihen të gjithë studentët që kanë emra të njëjtë dhe fushat tjerapërkatëse të zgjedhura.Pyetësi që gjenë rekordet pa përshtatje - Find Unmatched QueryMagjistari Find Unmatched Query, ndihmon të gjinden të gjitha rekordet në tabelë,që nuk kanë vlera përkatëse në tabelën tjetër të lidhur me të. Për shembull, nëtabelën Studentët do të gjejmë të gjithë studentët të cilët nuk kanë rekorde gjegjësenë tabelën Fletëparaqitjet, që do të thotë do të gjejmë studentët që akoma nuk kanëdhënë asnjë provim.Për të filluar krijimin e pyetësit, në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni Newnë shiritin e veglave dhe në dritaren New Query, zgjedhni Find Unmatched QueryWizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Find Unmatched Query wizard (fig.7.20a) në të cilën zgjedhni tabelën për të cilën dëshironi të gjeni rekordet që nukkanë rekode përkatëse në tabelën tjetër. Në listën e tabelave zgjedhim tabelën Studentët. Mund të zgjedhet edhe ndonjë pyetës, nëse në opcionet nën listë, zgjedhet Queries, për të parë pyetësit ose Both-për të parë edhe tabelat edhe pyetësit ekzistues. Me Next kalojmë në hapin tjetër (Fig. 7.20b). Fig. 7.20a - Find Unmatched Query Në hapin e ardhshëm kërkohet të zgjedhet tabela e lidhur e cila përmbanë rekordet në relacion me tabelën e parë të zgjedhur në hapin paraprak. Në këtë listë zgjedhim tabelën Fletëparaqitjet. Edhe këtu njësoj ka mundësi të zgjedhet ndonjë pyetës nga lista e pyetësve. Me Next kalojmë në hapin tjetër (fig. 7.20c).Fig. 7.20b - Zgjedha e tabelës së lidhur (në relacion me të parën) 149
  • 151. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Në këtë hap zgjedhen fushat nga të dy tabelat të cilat përcakotjnë lidhjen mes tabelave. Nëse ekziston fusha me emër të njëjtë në të dy tabelat, Accessi vet do të supozojë se cila është fusha lidhëse për to. Nëse veq është përcaktuar relacioni mes tabelave, atëherë Accessi veq e ka informatën e nevojshme. Me Next kalojmë në hapin tjetër (fig. 7.20d) Fig. 7.20c -Zgjedhja e fushave në relacion Në këtë hap duhet zgjedhur fushat të cilat do të paraqiten në pyetës. Nga lista e fushave në dispozicion - Available Fields, zgjedhim Numri i indeksit, Emri, Mbiemri, Drejtimi dhe Viti i regjistrimit. Me Next kalojmë në hapin e ardhshëm, të fundit. Në hapin e fundit, pason pyetja për emrin me të cilin do të ruhet pyetësi. Accessi Propozon emrin: Studentën without matching Fig. 7.20d - Zgjedhja e fushave që do të Fletëparaqitjet (Studentët pa paraqiten në pyetës përshtatje me Fletëparaqitjet).E pranojmë ose zgjedhim një emër sipas dëshirës. Në këtë hap gjithashtu kemiopcionet për të hapur menjëhërë pyetësin në pamjen datasheet ose në modin edizajnit. Me Finish përfundohet procedura dhe hapet pyetësi, në të cilin do të shihetlista e studentëve të cilët nuk kanë rekorde gjegjëse në tabelën Fletëparaqitjet.Pyetësi kryqëzues - Crosstab QueryPyetësi kryqëzues është pyetës special për përmbledhje, me anë të të cilit lidhenvlerat e grumbulluara në bazë të vlerave në fusha. Për shembull, në bazën "Shitja ekartelave" dëshirojmë të shohim sa kartela të secilit tip ka shitur secili shitës. Këtëmund ta bëjmë duke krijuar një Pyetës kryqëzues, i cili do të merr vlerat prejPyetësit të krijuar paraprakisht për tabelën Shitja. Nga tabela Shitja dhe Tabela eshitësve kemi krijuar pyetësin për gjetjen e të gjitha shitjeve të realizuara përsecilin shitës. Dizajni i këtij pyetësi duket si në fig 7.21.150
  • 152. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Fig. 7.21 - Pyetësi Shitja-në pamjen e dizajnimit.Pas ekzekutimit të tij, fitohet pyetësi si në figurën 7.22. Fig. 7.22 - Pyetësi Shitja - në pamjen datasheet.Për të krijuar pyetësin e kryqëzuar duhet vepruar si vijon:1. Në dritaren e bazës në faqen Queries klikoni New në shiritin e veglave dhe nëdritaren New Query, zgjedhni Crosstab Query Wizard. Do të hapet dritarjaCrosstab Query Wizard (fig. 7.23). Si shihet në figurë, mund të krijohen pyetësit ekryqëzuar për tabela dhe për pyetës. 151
  • 153. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Zgjedhim opcionin Queries dhe në listë zgjedhim pyetësin "Shitja Query", të krijuar më parë. Në pjesën e poshtme të dritares kemi Sample (mostra), shembullin se si do të duket tabela e kryqëzuar. Me Next kalojmë në hapin e ardhshëm (Fig. 7.23b). Fig. 7.23a - Crosstab Query Wizard Në këtë hap në fushën Available Fields-fushat në dispozicion, duhet zgjedhur emrat e fushave që do të paraqiten si tituj për secilin rresht. Si shihet në figurë, kemi zgjedhur IDShitesi, Emri dhe Mbiemri. Mund të zgjidhen më së shumti tri fusha. Në figurë veq shihet si krijohen kolonat përkatëse, me vlerat në rreshta të veqantë. Me Next kalojmë në hapin e ardhshëm (fig. 7.23c). Fig/ 7.23b - Zgjedhja e fushave në rreshta. Në këtë hap duhet zgjedhur se cila fushë do të paraqitet si titull i kolonave. Pra, shihet se lista përmbanë vetëm fushat që kanë mbetur pas zgjedhjes së fushave për rreshta, nga hapi paraprak. Zgjedhim fushën Tipi i kartelës, për kolona. Në figurë shihet se si veq janë vendosur emrat e rreshtave dhe kolonave, në pjesën e poshtme të dritares - Sample. Me Next, kalojmë në hapin e ardhshëm (fig. 7.23d). Fig. 7.23c - Zgjedhja e fushave në kolona.152
  • 154. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Në këtë hap duhet zgjedhur fushën e cila do të paraqitet në fushat e tabelës së kryqëzuar, pra vlerat e tërthorta për rresht dhe kolonë. Zgjedhim fushën Vlera e Kartelës nga Fields, dhe në fushën Functions, zgjedhim Count (Numrimi). Pra, vetëm të bëhet numrimi i secilit tip të kartelës për secilin shitës. Në skajin e majtë poshtë, kemi opcionin: Yes, include row sums (Po, paraqiti edhe shumat Fig. 7.23d - Definimi i vlerës në tabelën e e rreshtave), të cilin e kemi kryqëzuar. eleminuar për këtë rast.Nëse aktivizohet ky opcion, do të paraqitej për secilin rresht edhe shuma erreshtave, në një kolonë të re, pas kolonës Mbiemri. Me Next kalojmë në hapin eardhshëm, të fundit, në të cilën paraqitet pyetja për emrin e pyetësit. Accessi epropozon: Shitja Query-Crosstab, pra Emri i pyetësit-Crosstab, të cilin e pranojmëose e ndryshojmë sipas dëshirës. Gjithashtu kemi opcionin për hapjen e pyetësit nëpamjen datasheet (e predefinuar) apo në pamjen e dizajnit, për ndryshime tëmëtejshme. Pasi të klikojmë Finish, në ekran do të paraqitet dritarja e pyetësit, ecila për rastin tonë duket si në fig. 7.24. Pra, në figurë shihet se është bërë numrimi i kartelave të secilit tip, për secilin shitës. Pyetësi i tërthortë është shumë i përshtatshëm për nxjerrjen e rezultateve më praktikeFig. 7.24 - Pyetësi i kryqëzuar ( tërthortë) për punë.Shtypja e rezultateve të pyetësit Mënyra më e lehtë dhe më e shpejtë e shtypjes së pyetësit është që të shtypet kontrolla Print në shiritin e veglave, deri sa pyetësi është i hapur (në pamjen datasheet). Në këtë mënyrë të dhënat dërgohen direkt në shtypës. Për të verifikuar si do të duket në shtyp, mund të përdoret Print Preview, e nëse ka nevojë për përshtatje të faqes ose margjinave, shkoni në menynë File-Page Setup dhe rregulloni opcionet përkatëse. 153
  • 155. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access154
  • 156. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat PYETËSIT SPECIALQëllimi primar i përdorimit të pyetësit është nxjerrja e informatave prej bazës së tëdhënave. Përveq pyetësve selektues, që i përshkruam deri më tani, pyetësi mund tëpërdoret edhe për veprime të ndryshme në bazën e të dhënave, si shtimi i tëdhënave, azhurimi, fshirja, etj.Të dhënat që i kthen pyetësi nuk është e thënë të jenë statike, pra nuk duhet tëkthehen gjithnjë të njëjtat rezultate. Pyetësi mund të përshtatet gjatë ekzekutimit,ashtu që shfrytëzuesi të jep kriterin për kërkim me anë të dritares së dialogut. Nëraste të këtilla përdoret pyetësi parametrik.Pyetësi parametrikNë pyetës mund të përcaktoni si kriter një parametër i cili do të kërkohet prejshfrytëzuesit me rastin e ekzekutimit. Parametri mund të përcaktohet për cilindo tiptë pyetësit dhe për secilën fushë, për të cilën mund të përcaktohet kriteri në fushënCriteria, në modin e dizajnit.Për të krijuar pyetësin parametrik, filloni me pyetës të thjeshtë për selektim, dhe nëdritaren për dizajn në vend se të jepni kriterin në fushën Criteria, shtypni tekstin icili dëshironi të paraqitet në kuadër të dritares për dialog e cila kërkon parametrinkur ekzekutohet pyetësi. Ky tekst duhet të jetë brenda kllapave të mesme ([ ]).Teksti që paraqitet duhet të jep informatë të mjaftueshme për shfrytëzuesin, lidhurme vlerat që duhet ti shtypë. Emri i fushës mund të jetë pjesë e këtij teksti, porsmund të përdoret vetëm ai i vetmuar. Pyetësi parametrik mund të krijohet edheduke modifikuar ndonjë pyetës të krijuar paraprakisht me anë të magjistarit apo nëndonjë mënyrë tjetër.Le të marrim shembullin e pyetësit parametrik i cili do të gjejë të gjitha provimet edhëna të studentit të caktuar, kur të jipet numri i indeksit të tij. Në dritaren përdizajn caktojmë parametrin për fushën Numri i indeksit (fig. 8.1). Në fushënCriteria për kolonën Numri i indeksit, shtypim: [Jepni numrin e indeksit:]. Ky ështëteksti që do të paraqitet në dritaren e dialogut që do të hapet me rastin eekzekutimit të pyetësit. 155
  • 157. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Kur të ekzekutohet pyetësi, së pari do të paraqitet dialogu në të cilin paraqitet porosia e përcaktuar dhe në fushën Fig. 8.1 - Dizajnimi i pyetësi parametrik përkatëse, duhet dhënë numrin e indeksit.Pastaj me OK ekzekutohet pyetësi, i cili do të jep vetëm rekordet të cilat në fushënNumri i indeksit kanë vlerën si vlera e dhënë për parametrin e kërkuar me këtë rast.Ky rezultat do të ishte i njëjtë me rezultatin që do të fitohej sikur vlera e Numrit tëindeksit të përcaktohej si kriter në fushën Criteria në dritaren e dizajnit. Mirëpo nëatë rast, çdo ekzekutim i pyetësit do të jepte rezultat të njëjtë. Në rastin e pyetësitme parametër, kur të ekzekutohet përsëri pyetësi, mund të jipet vlerë tjetër përNumrin e indeksit dhe të fitohen vlerat përkatëse për atë numër indeksi. Në njëmënyrë pra, pyetësi parametrik është dinamik.Nganjëherë ndodhë që Accessi të kërkojë parametër edhe kur nuk është fjala përfushë për të cilën është përcaktuar parametër. Kjo zakonisht, ndodhë kur kenidhënë gabimisht emrin e fushës gjatë dizajnimit ose keni ndryshuar emrin e fushësnë tabelë, por jo edhe në objektet tjera të bazës së të dhënave.Për të paraqitur të gjitha vlerat përmes pyetësit me parametër, në dritaren edizajnimit në kolonën e njëjtë ku keni përcaktuar paramatrin (për rastin tonë: [Jepninumrin e indeksit:]), në fushën Or, për të njëjtën kolonë jepni parametrin e njëjtëdhe pas tij shtypni Is Null (pra për rastin tonë: [Jepni numrin e indeksti:] Is NULL).Atëherë kur të ekzekutohet pyetësi, nëse nuk jepni fare vlerë por shtypni Enter oseOK, në ekran do të paraqiten të gjitha rekordet me çfarëdo vlere për atë fushë.Rast i përshtatshëm për përdorim të parametrave për pyetës është edhe për ndonjëfushë të tipit date/time, të jipet parametri: Between [Data e fillimit:] And [Data eperfundimit:]. Kur të ekzekutohet pyetësi së pari paraqitet dialogu për parametrine parë, Data e fillimit, e pasi të jepët vlera për të, paraqitet dialogu i dytë për Datëne përfundimit. Me rastin e ekzekutimit pyetësi do të listoj vetëm rekordet meskëtyre dy datave.Pyetësit e tipit AutoLookupPyetësi AutoLookup mund të përdoret si bazë për format për insertimin e tëdhënave, për të kursyer kohë me rastin e insertimit të të dhënave kur të dhënatndodhen në disa tabela. Pyetësi AutoLookup përdorë dy tabela të lidhura me156
  • 158. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatrelacion një-me-shumë kur si fushë në anën një paraqitet çelësi primar ose indeksiunik. Në këtë rast nuk aplikohet Integriteti referencial. Pyetësi AutoLookup dallonnga fusha AutoLookup sepse tek pyetësi fushat plotësohen automatikisht, kurse tekfusha Lookup ato zgjedhen në listë. Pët të krijuar pyetësin AutoLookup në dritarenpër dizajn të pyetësit paraqitni dy tabela dhe tërhiqeni fushën lidhëse prej anës"shumë" në rrjetën e pyetësit (fig. 8.2). Pyetësi i tillë do të gjejë vlerën përkatëse nëtabelën bazë në anën "një" dhe automatikisht do të plotësojë fushat tjera, posa tështypni Enter ose Tab për tu larguar prej fushës. Për demonstrim do të marrimbazën "Shitja e kartelave" dhe tabelat e saj (fig. 8.2). Fig. 8.2 - Dizajnimi i pyetësit AutoLookupVëreni se fusha IDShitesi, mirret nga ana "shumë". Kur të ekzekutohet pyetësi,posa të shtypet vlera për IDShitësi dhe të shtypet Tab ose Enter, fushat tjera do tëplotësohen automatikisht. Edhe në format që bazohen në pyetës të tillë, ndodhë enjëjta.Pyetësit vepruesAccessi përdorë pyetësit veprues për veprim të njëkohshëm në të dhënat në shumëtabela. Ekzistojnë katër tipe të pyetësve veprues, për aktivitetet më të shpeshta nëbazat e të dhënave: pyetësit për azhurim të vlerave në fushë, shtimin e vlerave tëreja, fshirjen e të dhënave dhe krijimin e tabelave të reja.Rezultati i pyetësit veprues nuk mund të përdoret si bazë për krijimin e raporteveose formave. Para se të veprohet me pyetës veprues është mirë të sigurohen kopjerezervë të objekteve në të cilat do të veprojnë pyetësit veprues. 157
  • 159. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPyetësi azhurues - Update QueryPyetësi azhurues përdoret për të ndryshuar njëkohësisht vlerat në një ose disa fushanë tabelë. Mund të jepni edhe kriterin për paraqitje të të gjitha rekordeve tëndryshuara ose azhuruara nga më shumë tabela.Për të krijuar pyetësin azhurues, në pamjen design të pyetësit klikoni në shiritin eveglave kontrollën Query Type (fig. 8.3). Ndryshimi i tipit të pyetësit mund tëbëhet gjatë procesit të dizajnimit. Edhe pyetësi ekzistues, mund të shndërrohet nëpyetës azhurues, pasi të bëhen ndryshimet në të. Në listë zgjedhni Update Query. Kjo mund të bëhet edhe përmes menysë Query-Update Query, ose në menynë e kontekstit. Kur të zgjedhet tipi Update Query, në rrjetën e dizajnit shtohet edhe një fushë e re: Update To: në të të cilën për kolonën përkatëse jepet vlera e re, në të cilën do të azhurohen vlerat ekzistuese. Fig. 8.3 - Query TypePër shembull: [vlera]*1.5, kur dëshironi të shtoni çmimin e fushës Vlera për 50%(tipi Currency ose Number); #10/10/2001# në fushën e tipit date/time për tëazhuruar datën;"Përfunduar" - për fushë të tipit Text që do të azhurojë vleratekzistuese në "Përfuduar" për atë fushë, etj.Në dritaren e bazës, pyetësit azhurues paraqiten me shenjën .Kur të ekzekutohet pyetësi për azhurim, paraqitet vërejtja me të cilën shfrytëzuesiti tërhiqet vërejta për numri e rekordeve që do të pësojnë ndryshime me rastin eekzekutimit të pyetësit Njëhererit tërhiqet vërejtja se nëse klikoni Yes, më nuk do të mund të ktheni prapa veprimin me Undo.Nëse bëhet azhurimi në tabelat e lidhura, kur është aplikuar integriteti referencialdhe është zgjedhur opcioni Cascade Update Related Records, atëherë azhurimi nëanën "një" do të aplikohet edhe në fushat në anën "shumë" edhe nëse ato nuk janëpërfshirë fare në pyetës.158
  • 160. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPyetësi për shtimin e rekordevePër të shtuar disa rekorde prej një ose më shumë tabelave në një tabelë tjetër duhettë zgjedhni fushat që dëshironi ti shtoni. Pastaj, duhet dhënë emrin e tabelës cak(në të cilën dëshironi të shtoni rekordet) dhe të definoni fushat të cilat u përgjigjenfushave prej tabelave burimore. Pastaj, vlerat e tabelave kopjohen në tabelën e re.Pra, është me rëndësi të kuptohet se bëhet kopjimi, e jo zhvendosja e rekordeve.Fushat përkatëse nuk duhet të kenë patjetër emrin e njëjtë por, gjithësesi duhet tëkenë tipin e njëjtë. Gjithashtu, tabela cak nuk duhet patjetër të ketë strukturë tënjëjtë me tabelat burimore. Për të krijuar tabelë të re me strukturë si ajo ekzistuese,mund të kopjohet tabela ekzistuese e pastaj gjatë kopjimit të zgjedhet opcioni përkopjim vetëm të Strukturës, e jo edhe të rekordeve në të. Në dritaren për dizajn të pyetësit në Query Type, zgjedhni tipin e pyetësit Append Query. Në ekran do të paraqitet dritarja për dialog Append (fig. 8.4a), në të cilën zgjedhet tabela cak, në të cilën do të shtohen rekordet. Fig. 8.4a - Dritarja Append Pastaj, në rrjetën për dizajn (fig. 8.4b) do të shtohet edhe fusha Append To: në të cilën tregohet emri i fushës ku do të shtohen të dhënat. Kur të ekzekutohet pyetësi për shtimin e rekordeve, paraqitet vërejta e Accessit për të informuar sa rekorde do të shtohen në tabelën cak. Me Yes bëhet shtimi i Fig. 8.4b - Append Query - dizajnimi rekordeve, me No ndërprehet shtimi i rekordeve në tabelën cak.Në dritaren e bazës, në faqen Queries, pyetësi për shtim paraqitet me shenjën: .Duhet pasur kujdes me pyetësit për shtim në këto raste: - Nëse tabela burimore dhe tabela cak kanë të njëjtën strukturë, në rrejtën për krijim të pyetësit zvarriteni shenjën (*) për të marrë të gjitha fushat. Nëse duhet caktuar kriter në një fushë, për të fshijeni emrin prej fushës Append To, përndryshe fitohen nga dy kopje të asaj fushe. 159
  • 161. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - Nëse shtoni fushë të tipit AutoNumber, mos e zgjedhni fushën AutoNumber në tabelën burimore në rrjetën për dizajn të pyetësit, sepse Accessi në tabelën cak do të shtojë automatikisht vlerat për atë fushë. - Nëse zgjedhni më shumë fusha se sa që ka në tabelën cak, fushat e tepërta injorohen, kurse për rastin kur tabela cak ka më shumë fusha, shtohen ato që përshtaten sipas emrit, kurse të tjerat mbesin të zbrazëta.Pyetësi për shtim mund të përdoret edhe për një rast specifik, për të fshirëautomatikisht rekordet e dyfishta prej tabelës.Fshirja automatike e rekordeve të dyfishtaNë këtë procedurë duhet krijuar kopjen e strukturës së tabelës që përmbanërekordet dhe duhet përcaktuar çelësin primar për fushën që përmbanë duplikate dhepastaj duhet ekzekutuar një Append Query prej tabelës origjinale në tabelën e re.Pasi që fushat e çelësit primar smund të përmbajnë vlera duplikate, procedura do tëkrijojë tabelë pa rekorde duplikate.Pra, së pari krijojmë kopjen e tabelës, duke kopjuar vetëm strukturën e saj, jo edhetë dhënat. Pastaj, tabela e kopjuar hapet në Design View dhe selektohet fusha (osefushat) që përmbajnë duplikate në tabelën origjinale, e të cilat dëshirojmë tieleminojmë. Kliko Primary Key në shiritin e veglave për të krijuar çelësin primarpër atë fushë. Ruaje dhe mbylle tabelën.Për të shtuar rekordet unike në tabelën e re, krijo një pyetës të ri për shtim (AppendQuery) të bazuar në tabelën origjinale (që përmbanë duplikatet). Në Design View,kliko Query Type në shiritin e veglave dhe zgjedh Append Query. Në dialogunAppend, kliko emrin e tabelës së re në listën e tabelave dhe kliko OK. Për tëpërfshirë të gjitha fushat në pyetës, tërhiqe shenjën (*) në rrjetën për dizajn tëpyetësit. Kliko Run në shiritin e veglave dhe përgjigju me Yes në mesazhin përshtimin e rreshtave dhe gjithashtu Yes në mesazhin e ardhshëm se Accesi smund tështojë të gjitha rekordet në pyetësin për shtim (Append Query). Kjo do të bëjë që tëtransferohen vetëm rekordet unike në tabelën e re dhe të eleminohen duplikatet. Përtë parë rezultatin hapeni tabelën e re, në të cilën do të shihen vetëm vlerat unike përsecilin rekord.Pyetësi për fshirjePyetësi për fshirje mund të jetë më i rrezikshmi prej të gjitha llojeve të pyetësveveprues. Asnjë veprim i pyetësit veprues nuk mund të kthehet me Undo, por nëmënyrën më drastike pasojat paraqiten pas pyetësit për fshirje. Për këtë arsye,sigurohuni që çdo herë keni bërë kopje rezervë para aktivizimit të pyetësit përfshirje. Pyetësi për fshirje nuk bën fshirjen e ndonjë fushe prej tabelës por tërërekordet e përfshira në pyetës. Mund të fshihen rekordet në një tabelë ose rekordet160
  • 162. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatnë disa tabela të lidhura me relacionet një-me-një ose një-me-shumë. Në dritaren ebazës pyetësi për fshirje paraqitet me shenjën .Për të fshirë rekordet prej një tabele, filloni krijimin e pyetësit të ri për tabelënpërkatëse. Klikoni Query Type dhe zgjedhni Delete Query ose në menynë Queryzgjedhni Delete Query. Në rrjetën për dizajn shtohet fusha Delete:. Nëse dëshironitë fshini të gjitha rekordet, prej tabelës tërheqeni shenjën (*) në rrjetën e dizajnimittë pyetësit. Nëse dëshironi të fshini rekordet në bazë të një fushe të caktuar, atëfushë e vendosni në rrjetën e pyetësit. Në rreshtin Criteria përcaktoni kriterin nëbazë të cilit do të fshihen rekordet (fig. 8.5). Pra, shihet se të gjitha fushat e tabelës janë vendosur në kolonën e parë, duke zvarritur (*) në të, e pastaj për tipin e kartelës është caktuar kriteri: 100* (për kartelat e Fig. 8.5 - Dizajni i pyetësit për fshirje tipit 100 impulse).Klikoni kontrollën Run , ose ruajeni pyetësin dhe pastaj e ekzekutoni prejdritares Queries, ku pyetësit për fshirje paraqiten me shenjën: .Me rastin e ekzekutimit paraqitet mesazhi me vërejtjen (fig. 8.6) më të cilintregohet numri i rekordeve që do të fshihen. Pra të gjitha rekordet që në fushën ezgjedhur për kriter kanë atë vlerë, do të fshihen prej tabelës. Nëse nuk doni të fshihen rekordet, klikoni No. Nëse doni të ndërpreni fshirjen, pasi që keni shtypur Yes, klikoni CTRL+BREAK. Fig. 8.6 - Mesazhi për fshirjen e rekordeveNëse për tabelat e lidhura, është zbatuar integriteti referencial dhe është zgjedhuropcioni Cascade Delete Related Records, atëherë fshirja e rekordit në anën "një"do të shkaktojë fshirjen e të gjitha rekordeve të lidhura me të në anën "shumë".Nëse ky opcion nuk është zgjedhur, atëherë duhet të ekzekutoni dy pyetësapërkatës për të dy tabelat për të kryer të njëjtën punë.Pyetësit për krijim të tabelavePyetësi për krijim të tabelës mundëson krijimin e tabelës së re prej tabelave dhepyetësve ekzistues. Për të krijuar pyetësin për krijim të tabelës, filloni krijimin epyetësi të ri, klikoni Query Type dhe zgjedhni Make Table Query në listë ose nemenunë Query zgjedhni Make Table Query. Në ekran do të paraqitet dialogu Make 161
  • 163. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessTable (fig. 8.7), në të cilin zgjedhni emrin e tabelës së re për tu krijuar tabelë e reose zgjedhni ndonjë tabelë ekzistuese. Nëse tabela cak do të jetë në të njëjtën bazë, zgjedhni Current Database, përndryshe zgjedhni Another Database për të krijuar tabelën në një bazë tjetër të të dhënave, me çrast duhet dhënë shtegun dhe emrin për tabelën e re. Fig. 8.7 - Pyetësi për krijim të tabelësZgjedhni fushat prej listave dhe zvarritni në rrjetën për dizajn të pyetësit, si nërastin e krijimit të pyetësve të thjeshtë. Për të gjitha fushat, zgjedhni (*).Klikoni Run për ekzekutim dhe përgjigjuni me Yes (ose No) në mesazhin përkrijimin e tabelës së re. Në dritaren e bazës, në faqen Queries, pyetësi për krijim tëtabelës paraqitet me shenjën .162
  • 164. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatSQL - Structured Query LanguageSQL është gjuha që përdoret në prapavi të Accessit, për të kryer operacionet edefinuara në kaudër të pyetësit. Për të parë dhe ndryshuar shprehjet me rastin ekrijimit ose modifikimit të pyetësit, kaloni nga pamja Design në pamjen SQL. Nëmenynë View zgjedhni SQL View, ose në menynë e kontekstit zgjedhni SQL View(fig. 8.8). Disa lloje të pyetësve mund të krijohen vetëm si shprehje SQL. Në çdopozitë ku mund të përdoret tabela, pyetësi ose emri i fushës, mund të përdoretshprehja përkatëse SQL, si është rasti në forma, raporte etj. Pyetësi parametrik për gjetjen e notave të studentëvë sipas indeksit, në pamjen SQL duket si në figurë. Fig. 8.8 - pyetësi në pamjen SQLShprehja më e shpeshtë është shprehja SELECT (zgjedh-selekto) që shërben përzgjedhjen e fushave të caktuara nga tabela. Për shembull:SELECT *FROM Studentet;është shprehja që bën zgjedhjen e të gjitha fushave nga tabela studentët. Mund tëpërdoret edhe SELECT ALL (selekto të gjitha).FROM (nga, prej) përcakton tabelën prej nga nxirren të dhënat për pyetësin.Nëse dëshironi të zgjedhni rekordet sipas kriterit në ndonjë fushë, për shembullstudentët nga Prishtina, atëherë kemi shprehjen:SELECT *FROM StudentetWHERE Vendlindja="Prishtinë";ku shprehja WHERE (ku) përcakton kriterin. Nëse emrat e fushave përmbajnëzbrastirë, si p.sh., Numri i indeksti, atëherë në shprehjet SQL duhet të jipen nëkllapa të mesme, si [Numri i indeksit].Kur në pyetës përfshihen dy e më shumë tabela, atëherë duhet dhënë edhe emrin etabelës si: Studentët.Emri, Studentët.[Numri i indeksit], etj.Rregullat e SQLSi edhe çdo gjuhë programuese, edhe SQL ka rregullat e veta dhe sintaksën eshprehjeve që përdoren në të. Si u vërjet deri tani, të gjithë urdhërat e SQLshkruhen me shkronja të mëdha. Opcionet shkruhen në kllapa të mesme ([ ]). Disashprehje nga sintaksa e SQL, që përdoren më shpesh: - SELECT zgjedhe një ose të gjitha fushat prej një ose disa tabelave. 163
  • 165. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access - SELECT … INTO krijon tabelë të re, bazuar në ndonjë tabelë ekzistuese (pyetësi Make Table). - INSERT … INTO shton një ose më shumë rekorde në tabelë (pyetësi Append). - UPDATE - ndryshon (azhuron) vlerat e caktuara në bazë të kriterit të dhënë (pyetësi Update). - DELETE - fshinë rekordet prej një ose disa tabelave (pyetësi Delete). - TRANSFORM - llogaritë vlerat në pyetësit e tërthortë.Sintaksa e shprehjes SELECT duket si në vijim. Shprehjet tjera kanë strukturë tëngjashme dhe përdorin klauzula dhe opcione të ngjashme.SELECT [predicate] {* |table.* |field1 [AS alias1],[,table.]field2[AS alias2][,…]}FROM tableexpression [,…][IN externaldatabase][WHERE…][GROUP BY…][HAVING…][ORDER BY…][WITH OWNERACCESS OPTION]ku: Pjesa Shpjegimi predicate Një prej katër predikateve standarde: ALL - të gjitha rekordet, DISTINCT-nuk zgjedhe rekordet me vlerë të njëjtë në fushën e dhënë, -DISTINCTROW-nuk zgjedhë rekordet me vlerë të njëjtë në të gjitha rekordet dhe TOPn[PERCENT]-kufizon numrin e rekordeve * Përfshihen të gjitha fushat nga tabela ose tabelat table Emri i tabelës me fushat prej ku zgjedhen rekordet field1, field2 Emrat e fushave me të dhënat që duhet kthyer pyetësi alias1, alias2 Teksti si etiketë(titull) për kolonat, në vend të emrit tableexpression Emrat e tabelave prej të cilave kthehen (nxirren) të dhënat externaldatabase Emri i bazës së të dhënave në të cilën ndodhen tabelat, përveq bazës aktiveNë urdhërin SELECT, DISTINCT dhe DISTINCTROW, kanë efekt të njëjtë sipërcaktimi në pyetës i tipareve Unique Values ose Unique Records në Yes.SELECT ka disa klauzula, shumica e të cilave janë opcionale. E vetmja edetyrueshme është FROM, në të cilën jepen tabelat ose pyetësit me fushat të cilatpërdoren në kuadër të shprehjes. Nëse duhet përdorë të dhënat nga një bazë ejashtme e të dhënave duhet përdorur IN. Klauzulat tjera për SELECT janë: - WHERE - ku ndodhet shprehja me kriterin në bazë të të cilit nxirren të dhënat nga tabela në klauzulën FROM164
  • 166. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - GROUP BY - bën grupimin sipas rekordeve me vlerë të njëjtë në fushën e caktuar. Niveli i grupimit përcaktohet nga rradha e fushave në listë. Mund të bëhen deri në dhjetë grupe. - HAVING - tregon cili grup i rekordeve duhet të paraqitet. Pasi të jenë grupuar rekordet me GROUP BY, HAVING aplikon shprehjen me kriter për atë grup. - ORDER BY - bën sortimin e rekordeve sipas renditjes rritëse ose zbritëse, sipas vlerave në një ose më shumë fusha. Zakonisht kjo është klauzula e fundit në shprehje. - WITH OWNERACCESS OPTION - me të, shfrytëzuesit që ekzekuton pyetësin i jipen të drejtat e njëjta si atij që ka krijuar pyetësin.Urdhërat INNER JOIN (lidhja e brendshme), LEFT JOIN (lidhja e majtë), dheRIGHT JOIN (lidhja e djathtë), nëse përdoren, vendosën pas klauzulës FROM dhetregojnë tipin e lidhjes që përdoret në kuadër të pyetësit.SET përdoret për të azhuruar vlerat dhe përmbane shprehjen që vendoset nërreshtin Update To te pyetësi për azhurim.WHERE përmbanë kriterin për zgjedhje të rekordeve që do të azhurohen.Pyetësit që mund të krijohen vetëm me anë të SQLEkzistojnë disa lloje të pyetësve të cilët mund të krijohen vetëm përmes gjuhësSQL. Ata janë: - pyetësi i tipit UNION, përmes të cilëve kombinohen fushat përkatëse të dy ose më shumë tabelave në një fushë në rezultatin e pyetësit - pyetësi i tipit PAS-THROUGH, përmes së cilit komandat i dërgohen direkt bazës së të dhënave ODBC - pyetësi i tipit DATA DEFINITION, përmes së cilëve krijohen ose rregullohen baza të të dhënave në Access ose SQL Server.Të gjithë këta pyetës krijohen drejpërdrejt në dritaren SQL. Për të hapur dritarenpër punë me SQL në të cilën mund të krijohet pyetës i ri, filloni krijimin e pyetësittë ri, në pamjen Design dhe pastaj mbylleni dritaren Show Table (edhe nëse sështëzgjedhur asnjë tabelë). Në menynë Query zgjedhni menynë Query Specific(fig. 8.9) dhe zgjedhni tipin e pyetësit. Mundeni edhe në menynë e kontekstit, Fig. 8.9 - Menya SQL Specific në SQL Specific zgjedhni tipin e pyetësit. 165
  • 167. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPyetësi i tipit UNIONPyetësi i tipit UNION është i përshtatshëm për bashkimin e të dhënave nga dytabela të ndryshme në një tabelë të vetme. Për shembull, mund të kombinohenemrat dhe adresat e ndryshme nga një bazë e të dhënave personale, me emrat dheadresat e kontakteve nga një bazë e të dhënave me kontaktet afariste. Mund tëpërdoret edhe për bashkimin e të dhënave nga dy tabela të ndryshme në të njëjtënbazë të të dhënave.Pyetësi i tipit UNION përmbanë nga një shrehje SQL për secilën tabelë të përfshirënë pyetës. Për shembull, nëse dëshirojmë të bashkojmë të dhënat për studentët e dyfakulteteve nga tabelat e ndara për dy fakultetet, atëherë do të jepnim shprehjen:SELECT Emri, MbiemriFROM Fakulteti1UNION SLECT Emri, MbiemriFROM Fakulteti2Pra, supozojmë se kemi dy tabela me emrat Fakulteti1 dhe Fakulteti2.Secila shprehje SELECT duhet të kthejë numër të njëjtë të fushave, të cilat duhet tëparaqiten me renditje të njëjtë. Fushat gjegjëse duhet të jenë të tipit të njëjtë, mepërjashtim të mundësisë të kombinimit të fushave tekstuale me ato numerike. Në tëdy shprehjet SELECT mund të definohen klauzulat WHERE për të kufizuarnumrin e rekordeve, si dhe GROUP BY dhe HAVING për grupim. Këto klauzulamund paraqiten në cilëndo shprehje Select. Nëse në fund shtohet edhe ORDER BYmund të bëhet edhe sortimi i rekordeve.Pyetësi DATA DEFINITIONPyetësi i këtij lloji krijon, fshinë ose ndryshon të dhënat në bazën aktive të tëdhënave. Mund të përdoret për krijimin e indeksit në tabelën ekzistuese. Ekzistojnëkatër shprehje për definimin e të dhënave: - CREATE TABLE - për krijimin e tabelës së re - ALTER TABLE - për ndryshime në tabelë. Shton fusha të reja ose ndryshon ato ekzistuese, ose bën kufizime, si indeksi në çelësin primar. - DROP - fshinë tabelën ose largon indeksin - CREATE INDEX - krijon indeksin për një ose disa fusha.Për të krijuar një pyetës të tipit Data Definition, filloni krijimin e pyetësit të ri dhenë Design View, zgjedhni në menynë SQL Specific - Data Definition. Pastaj, nëdritaren e hapur shtypni shprehjen SQL.Për shembull, nëse dëshironi të krijoni tabelën Kontaktet, me fushat emri, mbiemri,adresa, telefoni, verejtje; mund të përdorni shprehjen vijuese:166
  • 168. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatCREATE TABLE Kontaktet([IDKontakti] Integer,[Emri] text,[Mbiemri] text,[Adresa] text,[Telefoni] text,[Verejtje] memo,CONSTRAINT [Index1] PRIMARY KEY [IDKontakti]);Çelësi primar është kufizimi (Constraint) i vetëm i definuar në këtë tabelë.Kufizime tjera janë: - UNIQUE, indeksi unik për ndonjë fushë - FOREIGN KEY (çelësi i jashtëm) për të treguar fushën që i përgjigjet çelësit primar në tabelën e lidhurShprehja ALTER TABLE mund të përdoret për të shtuar ose ndryshuar një kolonëose ndonjë kufizim. Për shembull:ALTER TABLE Kontaktet ADD COLUMN Vendi Text(20)shton fushën e re me emrin Vendi, të tipit Text me madhësi 20 karaktere.Për të krijuar indeks të ri, me emrin EmriiPlote për emrat e Kontakteve, mund tëpërdoret shprehja:CREATE INDEX EmriiPlote ON Kontaktet {[Emri],[[Mbiemri]}Për indeks mund të përdoren edhe kufizimet tjera si vlera unike, moslejimi ivlerave Null etj.Kur të ekzekutohet pyetësi për definim të të dhënave, paraqitet mesazhi mevërejtjen se do të ndryshohen të dhënat në tabelë. Me Yes ose No vendosni përekzekutim ose ndërprerje.NënpyetësitNënpyetësi është pyetës për zgjedhje, i cili ndodhet brenda një pyetësi tjetër përzgjedhje ose për veprim. Nënpyetësi mund të definohet me rastin e përcaktimit tëkriterit për zgjedhje të rekordeve të caktuara nga pyetësi kryesorë ose për tëdefinuar fushë të re që do të përfshihet në pyetësin kryesorë. Definimi i kriteritbëhet ashtu që në rreshtin Criteria të pyetësit vendosni shprehjen SELECT, e cilamund të vendoset edhe në kuadër të klauzulave Where ose Having në kuadër tëSQL shrehjes kryesore. 167
  • 169. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPër shembull, nëse supzojmë se dëshironi të shihni të gjitha rekordet e studentëvenë tabelën Fleteparaqitjet të cilët kanë së paku një notë 10 në provim. Krijonipyetësin për tabelën Fletëparaqitjet dhe vendosni fushat e caktuara në rrjetën përdefinimin e pyetësit. Për të krijuar nënpyetësin, në rreshtin Criteria, në fushën Nr iIndeksit jepni shprehjen:In (SELECT [Nr i Indeksit] FROM Fleteparaqitjet WHERE [Nota ne Provim]=10). Në pamjen SQL pyetësi do të duket si në (fig. 8.10). Pas ekzekutimit të pyetësit, do të shihen të gjitha rekordet për ata studentë që kanë së paku një 10 në provim (të gjitha rekordet e tyre, Fig. 8.10 - Nënpyetësi në pamjen SQL edhe për ato provime që kanë nota tjera).168
  • 170. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat FORMATForma (Formulari) është objekt i bazës së të dhënave të Accessit, në të cilinvendosen kontrollat për kryerjen e veprimeve të ndryshme ose për insertimin,parqitjen dhe editimin e të dhënave në fusha. Forma përdoret për paraqitjen e tëdhënave në mënyrë më praktike dhë në formë më të kuptueshme për shfrytëzuesit esaj. Tabelat dhe pyetësit përdoren për vendosjen e të dhënave në bazë dhe nxjerrjene informatave prej saj, kurse forma për paraqitje më praktike të atyre informataveme renditje dhe pamje të përshtatur sipas dëshirës, që të jetë më e kuptueshme dhenjëherit të rrisë gjasat për insertimin e të dhënave të rregullta në bazë.Forma mund të paraqesë informata prej tabelave të ndryshme. Kryesisht përdoretpër insertim dhe për paraqitje të të dhënave. Në to mund të vendosen edheelemente për aktivizimin dhe ekzekutimin e veprimeve të shfrytëzuesit.Burim i të dhënave (Data Source) për formën mund të jenë një ose më shumëtabela, pyetësit ose shprehjet SQL. Edhe Forma mund të krijohet përmesmagjistarit për forma - Form Wizard, ndihmësit të Accessit për krijimin e formave.Fushat e ndryshme në tabelë ose pyetës bëhen elemente kontrolluese në formë.Radha e sortimit dhe filtrat e ruajtur në tabelë dhe pyetës trashëgohen edhe nëformë. Për përdorimin e tyre vendoset sipas dëshirës. Burimi i të dhënave është njëprej tipareve kryesore të çdo forme.Kontrolla në formë paraqesin të gjitha elementet prej të cilave krijohet forma. Tëgjitha informatat e paraqitura në formë përfaqësohen përmes kontrollave. Ato janëobjekte grafike të cilat vendosen në formë për të paraqitur të dhënat, për të kryerndonjë veprim ose thjesht për qëllime estetike.Krijimi i formës përmes magjistarit - Form WizardEdhe për krijimin e formave Accessi ofron ndihmë përmes magjistarit për forma -Form Wizard. Në dritaren e bazës kaloni në faqen Forms dhe aty do të shihet:Create Form in Design View , Create Form by Using Wizard dhe lista e formavetë krijuara, nëse ekziston ndonjë. Për të filluar krijimin e formës së re përmesmagjistarit, mund të klikoni dy herë drejptpërdrejtë në Create Form by UsingWizard ose klikoni në shiritin e veglave kontrollën New, e pastaj në dritaren edialogut New Form (fig. 9.1) zgjedhni Form Wizard. Magjistari ofron përcjelljen 169
  • 171. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesshap pas hapi duke dhënë shpjegimet dhe udhëzimet e nevojshme. Forma mund tëkrijohet si për një tabelë ose pyetës të caktuar, ashtu edhe për tabelat e lidhura. Përveq magjistarit në listë ndodhen edhe AutoFormat, të cilat mundësojnë krijimin automatik të formës, në stilin e zgjedhur: Columnar (në kolona), Tabular- (tabelare) dhe Datasheet (si tabelë). Në fushën e poshtme (Combo Box) që hapet me shigjeten në skajin e djathtë, zgjedhet nga lista tabela ose pyetësi për të cilin dëshironi të krijoni formën. Këtë vendim mund ta kaloni në këtë hap dhe të bëni Fig. 9.1 - Dialogu New Form zgjedhjen në hapat e mëvonshëm.Zgjedhni Form Wizard dhe tabelën për të cilën dëshironi të krijoni formën. Me OKkaloni në hapin e ardhshëm (fig. 9.2). Në fushën Tables/Queries zgjedhet burimi i të dhënave për formën që krijohet. Aty ndodhet lista e tabelave dhe pyetësve që ekzistojnë në bazën e të dhënave. Për tabelën e zgjedhur, paraqitet lista e fushave (Available Fileds) në të cilën zgjedhni fushat të cilat dëshironi të paraqiten në formën që krijohet, përmes tasteve me shenjat >, >>, < dhe <<. Fushat e zgjedhura kalojnë në listën Selected Fields. Fig. 9.2a - Zgjedhja e fushave nga tabelaPër të zgjedhur të gjitha fushat njëkohësisht, klikoni shigjetën e dyfishtë >>.Zgjedhja mund të bëhet edhe duke klikuar dy herë fushën përkatëse. Pasi të jenëzgjedhur fushat nga burimi i parë, në Tables/Queries, nëse ka nevojë mund tëkalohet në tabelën ose pyetësin tjetër për të marrë ndonjë fushë edhe prej aty. MeNext kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 9.2b) në të cilin zgjedhet forma, renditja efushave të zgjedhura, në formë. Për secilin prej opcioneve, paraqitet pamja grafikenë anën e majtë të dritares. Pastaj, me Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig 9.2c),në të cilin zgjedhet stili i formës. Gjtihashtu, për opcionin e zgjedhur, në anën emajtë të dritares paraqitet pamja e stilit të zgjedhur. Gjithnjë në fillim propozohetstili Standard i formave në Access, mirëpo mund të zgjedhet cilido prej stileve të170
  • 172. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatofruara. Me Next kalohet në hapin e ardhëshëm (fig. 9.2d), të fundit, në të cilinzgjedhni emrin për formën që krijohet. Fig. 9.2b - Zgjedhja e formës Fig. 9.2c - Zgjedhja e stilit Në këtë hap zgjedhet veprimi që do të pasojë pasi të shtyet pulla Finish. Mund të zgjedhet hapja e formës për përdorim të menjëhershëm ose modifikimi i dizajnit të formës, me çrast forma hapen në pamjen Design në të cilën mund të bëhen modifikime të mëtejshmë në pamjen e formës. Gjithashtu, mund të zgjedhet edhe opcioni për ndihmë lidhur me punën me forma, pasi të klikohet Finish. Fig. 9.2d - Emërtimi i formës Në ekran do të paraqitet forma e krijuar (fig. 9.3). Në dritaren e formës për secilën prej fushave të zgjedhura nga tabela, në formë do të paraqitet kontrolla përkatëse. Kontrolla më e shpeshtë është Text Box-i në të cilën paraqiten të dhënat nga tabela. Nëse ekziston ndonjë fushë Lookup ajo do të paraqitet si Combo Box ose List Box, varësisht prej dizajnit të tyre. Fushat Yes/No paraqiten si Check Box. Në fund të formës paraqiten tastet e Fig. 9.3 - Forma e krijuar zakonshme për navigim nëpër rekorde. 171
  • 173. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessSiç shihet edhe në figurë, në formë shihen të gjitha fushat e rekordit, me çrastfitohet pasqyrë më e qartë e të gjitha të dhënave për secilin rekord.Dizajnimi i FormësForma e re mund të krijohet përmes dizajnimit, e njëherit format ekzistuese mundtë modifikohen në modin e dizajnit. Për të krijuar një formë të re në modin edizajnimit, në dritaren Forms të bazës klikoni: Create Form in Design View, ose nëshiritin e veglave klikoni New dhe në dritaren New Form (fig. 9.1) zgjedhni DesignView dhe tabelën/pyetësin bazë. Në ekran do të paraqitet dritarja Form1: Form (fig.9.4). Në shiritin e veglave do të aktivizohen veglat për dizajn të formës: FormDesign dhe Formatting (Form/Report). Shiritin e veglave mund ta aktivizoni nëmenynë View-Toolbars ose në shiritin e veglave klikoni me tastin e djathtë tëmausit dhe në menynë e kontekstit aktivizoni veglat përkatëse. Në dritaren për dizajnim të formës, paraqitet lista e fushave të tabelës që është zgjedhur si burim i të dhënave për formë, veglat për punë, të cilat janë shirit i veçantë i veglave dhe mund të zhvendosen sipas dëshirës, nëse klikoni në titullin e dritares Toolbox dhe e zvarritni duke e mbajtur shtypur, duke e liruar pasi të zhvendoset në pozitën e dëshiruar. Nga shiriti i veglave për formatizim, duke klikuar në Properties mund të hapni dritaren me tiparet e formës, ku Fig. 9.4 - Dritarja e formës në pamjen shihen dhe mund të modifikohen Design tiparet e formës.Nga lista e fushave zgjedhen fushat që dëshironi të paraqiten në formë, i zgjedhnidhe i zvarritni në pjesën Detail të formës. Varësisht prej tipareve të fushës,paraqitet kontrolla përkatëse për të. Varësisht prej lidhjes me të dhënat në tabelëekzistojnë tri tipe të kontrollave që paraqiten në formë: - Kontrollat e lidhura - marrin vlerën prej ndonjë fushe në tabelë dhe si ndryshojnë vlerat në fushë ashtu ndryshon edhe kontrolla e lidhur. Fushat që vendosen në formë prej listës së fushave të tabelës janë kontrolla të tilla. - Kontrollat e palidhura - nuk janë të lidhura me të dhënat në tabelë dhe mbajnë vlerën e definuar nga shfrytëzuesi. Shembuj të tillë janë vijat, drejtkëndshat, shpjegimet, shenjat dhe fotot.172
  • 174. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Kontrollat që llogariten - fitojnë vlerën prej tabelës, paraqesin ndonjë shprehje të përbërë prej funksioneve dhe operatorëve, duke shtuar fushat, të cilat japin ndonjë rezultat. Vlerat e kontrollave të tilla ndryshojnë kur ndryshojnë vlerat në tabelën bazë, por nuk mund të ndryshohen direkt.Në shiritin e veglave Toolbox paraqiten kontrollat të cilat zgjedhen duke klikuarikonën përkatëse dhe pastaj treguesi i mausit kur kalon në formë merr formën qëtregon tipin e kontrollës. Për të vendosur në formë kontrollën e zgjedhur duhetshtypur tastin e majtë dhe duke e mbajtur shtypur e zvarritni djathtas poshtë deri satë merr formën dhe madhësinë e dëshiruar ose vetëm klikoni në formë dhekontrolla merr madhësinë standarde. Në fig. 9.5 është paraqitur një formë meshpjegime për kontrollat që mund të paraqiten në formë dhe pjeset e formës. Fig. 9.5 - Forma dhe kontrollat e saj, në pamjen Form ViewKontrollat dhe mundësitë e përdorimit të tyre nëpër objekte, janë përshkruar nëtabelën vijuese. Ikona Kontrolla-Përshkrimi Përdoret në: Zgjedhesi - selektuesi. Bën zgjedhjen e kontrollave Select Objects Magjistari për kontrolla. Starton magjistarin për Control kontrollën në formë. Wizards Etiketë, tekst përshkrues si titull, instruksion etj. Gjithkund Label 173
  • 175. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Kontrollë, që tregon të dhënat prej fushës së Gjithkund Text Box tabelës, pyetësit ose fushës me vlerë të llogaritur Kornizë për grupin me alternativa për zgjedhje në Gjithkund Option Group formë të fushave për vërtetim, pullave opcionale etj, për veprimin e njëjtë ose llojin e vlerës në fushë. Fusha për të kyqur/çkyqur ndonjë veprim Formë Toggle Button Kontrollë për paraqitje të vlerës së tipit Yes/No. Gjithkund Option Button Mund të përdoret për paraqitjen e njërës prej vlerave alternative në kuadër të Option Group. Kontrollë për paraqitje të vlerave të tipit Yes/No. Gjithkund Check Box Mund të përdoret për paraqitjen e ndonjërës prej vlerave të opcioneve në Option Group. Kontrollë për paraqitjen e kombinimit të listës rënëse Formë, Faqe Combo Box me vlera dhe fushës për insertim të tekstit. interneti Kontrollë për paraqitje të listës ku mund të zgjedhet Formë, Raport List Box ndonjë vlerë. Pullë për inicimin e ndonjë veprimi, si hapja e Formë, Faqe Command raportit, makros, kërkimit, shtypjes, etj. Mund të interneti Button paraqitet me figurë ose me tekst në të. Fotografi e palidhur, si p.sh Logo e Kompanisë, etj. Gjithkund Image OLE objekt i palidhur Unbound Object Frame Kontejner (mbajtës) që paraqet ndonjë OLE objekt të Bound Object ruajtur në burimin e të dhënave Frame Thyerja e faqes/kalimi në faqen tjetër Formë Page Break Kontrollë për paraqitje të formave shumfaqëshe Formë Tab Control Formë ose raport në kuadër të formës ose raportit Formë, Raport Subform/ tjetër Subreport Vijë, që përdoret për ndarje të sipërfaqeve për krijim Gjithku Line të objekteve, etj. Kornizë drejtkëndëshe për grupimin e fushave ose Gjithku Rectangle tekstit tjetër Hapja e listës me kontrolla shtesë, që janë të More Buttons instaluara në Access, si kalendari, etj.Në shiritin e veglave Form Design, ndodhen kontrollat që ndihmojnë gjatëdizajnimit të formës: Ikona Kontrolla-Përshkrimi Ekuvialenti në Meny Kalon në Form View. Opcione tjera: Datasheet dhe View-Form View View Design (kur jemi në Form View) Kopjon formatin e kontrollës së zgjedhur në Ska Format Painter kontrollën tjetër Inserton hiperlink adresën Insert-Hyperlin Isnert Hyperlink174
  • 176. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Paraqet/Fshehë Listën e fushave View-FieldList Field List Paraqet/Fshehë Veglat View-Toolbox Toolbox Hapet dialogu AutoFormat, me të cilin mund të Format-AutoFormat AutoFormat ndryshohet stili i Formës Hapë dritaren me kodin në Visual Basic në të cilin View-Code Code tregohet moduli që përdoret për objektin përkatësVendosja e kontrollave në FormëKontrollat mund të vendosen (insertohen) në formë prej listës së fushave(FieldList), e cila është e ngjashme me listën që përdoret në dritaren Relationshipsapo në dizajnimin e pyetësve. Fusha përkatëse shtohet ashtu që zgjedhet në listëdhe zvarritet në formë. Vlera e fushës paraqitet në fushën për tekst kurse titulli ifushës paraqitet në kontrollë të tipit Label. Ky titull mund të jetë i ndryshëm prejemrit të fushës. Për të vendosur njëkohësisht disa fusha në formë, mund tëzgjedhen në format standarde me SHIFT ose CTRL dhe të insertohen së bashku.Për të insertuar të gjitha fushat, klikoni dy herë titullin e dritares FieldList dhepastaj zvarritni fushat në formë.Insertimi i kontrollës prej Toolbox-it bëhet duke zgjedhur ikonën e kontrollëspërkatëse dhe pastaj duke kaluar në formë dhe vendosur kontrollën në pozitënpërkatëse, duke shtypur dhe zvarritur treguesin për të caktuar madhësinë sipasdëshirës ose vetëm klikohet mausi dhe automatikisht insertohet kontrolla memadhësi standarde.Për kontrollat e futura prej veglave duhet përcaktuar tiparet për ti lidhur meburimin e të dhënave.Për të bërë kopjimin e kontrollave përdoret menya: Edit-Duplicate, me çrastautomatikisht krijohet kopja e kontrollës së zgjedhur. Përndyshe mundet edhe nëmënyrën e zakonshe Copy-Paste.Për të shikuar kontrollat shtesë, klikoni në konrollën More Buttons në fund tëToolBox-it dhe paraqitet lista e kontrollave të përkrahura në Access.Ndryshimet në formëPër të ndryshuar pamjen e formës dhe kontrollave përkatëse në të, duhet hapurformën në modin e dizajnimit, në Design View. Në formë paraqitet rrjeta (Grid) përndihmesë gjatë dizajnimit të formës. Zgjedhja e kontrollës bëhet duke klikuar në të me treguesin e mausit. Kontrolla e zgjedhur shënohet me shenjat e zgjedhjes në kënde dhe në mesin e vijave anësorë kufizuese të Fig. 9.6 - Kontrolla e zgjedhur kontrollës (fig. 9.6). 175
  • 177. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPër të zgjedhur disa kontrolla, mbahet shtypur SHIFT dhe klikohet në kontrollatpërkatëse. Mënyrë tjetër është edhe të klikohet tasti i majtë i mausit diku në pjesëne formës jashtë kontrollës, të mbahet shtypur dhe duke e zvarritur të krijohet njëdrejtkëndësh i imagjinuar dhe të gjitha kontrollat e përfshira (edhe pjesërisht)brenda atij drejtkëndëshi, do të zgjedhen. Pastaj, me to mund të manipulohetnjëkohësisht. Për zgjedhjen ose jo të kontrollave të përfshira pjesërisht, duhetrregulluar opcionin Selection Behaviour (Partially ose Fully Enclosed) në menynëTools-Options në faqen Form/Report.Për të zgjedhur një kolonë të kontrollave, pozicionohet treguesi në vizorenhorizontale dhe kur merr formën e zgjedhësit të kolonës, klikohet. Me atë rastzgjedhen të gjitha kontrollat e "prekura" në vijë vertikale. Nëse dëshironi tëzgjedhni disa kontrolla, mbahet shtypyr tasti i mausit dhe zvarritet nëpër vizorenhorizontale dhe zona e përfshirë në tërësi ose pjesërisht e kontrollave, zgjedhet.Njësoj mund të veprohet edhe për zgjedhjen e rreshtave: në vizoren vertikalekryhen veprimet e ngjashme.Për të zgjedhur të gjitha kontrollat në formë, zgjedhni në meny: Edit-Select All oseme shkurtesën CTRL+A. Për të zgjedhur formën duhet klikuar katrorin në skajin e majtë lartë të dritares, ku priten vizorja vertikale dhe horizontale. Për të zgjedhur ndonjë pjesë të formës (Detalet, Hederin, Footerin), duhet klikuar treguesin (katrorin) e pjesës në vizoren vertikale. Nëse vizorja në dritaren e formës nuk shihet, ajo aktivizohet në menynë View-Ruler, ose në menynë e kontekstit- Ruler.Grupimi i kontrollaveDisa kontrolla të cilat dëshironi të kenë pamjen e njëjtë, për të bërë ndryshimet epërbashkëta në to, ato mund të grupohen duke i zgjedhur dhe në meny Format-Group bëhet grupimi i tyre. Përreth kontrollave të grupuara paraqitet drejtkëndëshii përbashkët për zgjedhje. Për të larguar grupimin, zgjedhet grupi dhe në menyFormat-Ungroup.Ndryshimi i madhësisëPër të ndryshuar madhësinë e kontrollës, ajo zgjedhet, pozicionohet treguesi nëndonjërën prej pikave zgjedhëse (përveq asaj majtas lart), me çrast merr formën eshigjetës dykahëshe dhe atëherë shtypet e zvarritet. Nëse zgjedhen pikat në skaje(kënde) atëherë bëhet ndryshimi proporiconal i madhësisë së kontrollës, edhe nëdrejtimin vertikal edhe në atë horizontal. Nëse zgjedhen pikat në meset e vijaveanësore atëherë ndryshimi bëhet vetëm në drejtimin e zgjedhur.176
  • 178. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNëse zgjedhen disa kontrolla, ndryshimi i madhësisë së njërës prej tyre shkaktonndryshimin e të gjithave.Për ndryshime precize të madhësisë, mund të zgjedhet kontrolla dhe duke mbajturSHIFT-in, në tastierë shtypet shigjeta në drejtimin përkatës, me çrast madhësiandryshon për 1/4 e njësisë së rrjetës. Ngjashëm, duke mbajtur shtypur tastin CTRL,me shigjetat përkatëse në tastierë bëhet zhvendosja precize e kontrollës.Për të ndryshuar madhësinë e kontrollës, ashtu që automatikisht ti përshatetpërmbajtjes së saj (Auto Fit), duhet klikuar dy herë në ndonjërën prej shenjavezgjedhëse.Për të përcaktuar opcionet për ndryshimin e madhësisë, në menynë Format-Size(Fig. 9.7) zgjedhet opcioni përkatës. Menya Size me opcionet e saj paraqitet edhenë menynë e kontekstit. -To Fit - përshtatja me madhësinë e përmbajtjes. -To Grid-përshtatja në rrjetë -To Tallest - me kontrollën më të lartë -To Shortest - me kontrollën më të shkurtër -To Widest - me kontrollën më të gjerë -To Narrowest - me kontrollën më të ngushtë. Fig. 9.7 - Madhësia - SizeZhvendosja e kontrollësPër të ndryshuar pozitën e kontrollës në kuadër të formës, duhet pozicionuartreguesin në vijën kufitare të kontrollës, me çrast ai merr formën e dorëzës ose nëskajin e majtë lart ku merr formën e gishtit tregues, dhe shtypet e zvarritet.E veqantë për kontrollën e fushave tekstuale, është se përmes skajit të majtë lartë,zhvendosen ndaras pjesa e tekstit dhe pjesa e etiketës (emrit) të fushës.Për të ndihmuar gjatë zhvendosjes, mund të përdoret opcioni Snap To Grid, nëmenynë Format (Fig 9.8) e cila në modin e dizajnit ka përmbajten përkatëse. Për të përshtatur renditjen në kuadër të formës dhe shpërndarjen hapsinore të kontrolave përdoren opcionet Align (Rreshto) duke përshatur pozitën e kotrollave të zgjedhura, me skajin e majtë, të djathtë, të epërm, të poshtëm ose në rrjetë, me atë të kontrollës përkatëse dhe skajit përkatës për atë drejtim. Shpërndrja hapsinore horizontale dhe vertikale rregullohet në menynë përkatëse, për tërë grupin e zgjedhur të kontrollave.Fig. 9.8 - Menya Format 177
  • 179. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessTiparet (karakteristikat) e kontrollaveForma në tërësi dhe të gjitha kontrollat e veçanta të saj kanë tiparet që ekarakterizojnë ndonjë element dhe ndonjë veti të caktuar e cila ndikon në pamjen,strukturën dhe sjelljet e kontrollës. Ato kanë të bëjnë edhe me karakteristikat etekstit dhe të dhënave që ndodhen në kontrollë.Për të përshtatur tiparet e kontrollës, ajo zgjedhet dhe pastaj hapet dritarjaProperties në ndonjë prej mënyrave vijuese: - klikoni kontrollën dy herë - zgjedheni kontrollën dhe pastaj në menynë View-Properties - zgjedhni kolonën dhe klikoni Properties në shiritin e veglave - klikoni kontrollën me tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhni propertiesLista e tipareve varet prej kontrollës së zgjedhur. Dritarja e tipareve ka pesë faqe:Format, Data, Event, Other dhe All (fig. 9.9). Në faqen All (të gjitha) paraqiten të gjitha tiparet e mundshme, nga katër grupet e para. Për të ndryshuar ndonjë prej tipareve klikoni në listë dhe jepni vlerën e re, zgjedhni prej listës, nëse paraqitet shigjeta për zgjedhje në skajin e djathtë ose klikoni Build(…), nëse parqitet, për të hapur programin ndihmës ose dritaren përkatëse për dialog. Fig. 9.9 - Dritarja Properties për FormëKjo varet prej kontrollës së zgjedhur. Për secilën kontrollë të zgjedhur në rreshtin estatusit mund të lexoni përshkrimin dhe shpjegimet për të.Në faqen Format ndodhen tiparet që kanë të bëjnë me pamjen e kontrollëspërkatëse, pozitën, formatin etj. Për të përcaktuar formatin e numrave ose vleravetë tipit Currency definoni tiparin Format dhe Decimal Places. Pozita dhe madhësiarregullohen me tiparet: Left (skaji i majtë), Top (skaji i epërm), Width (gjerësia)dhe Height (lartësia). Stili dhe ngjyra e fushës (prapavisë) zgjedhen me Back Styledhe Back Color kurse për vlerat me: Fore Color dhe Font Name, Font Size, FontWeight, Font Italic, Text Align etj. Ndryshimet e formatit bëhen kryesisht përmesshiritit të veglave Formatting ose përmes menysë së kontekstit për kontrollënpërkatëse. Për të siguruar format të njëjtë për disa kontrolla i zgjedhni njëkohësishtdhe aplikoni formatin ose përmes Format Painter kopjoni formatin në kontrollattjera të tipit të njëjtë.178
  • 180. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat 1. Zgjedhni kontrollën prej të cilës dëshironi ta kopjoni formatin. 2. Klikoni Format Painter dhe pastaj klikoni kontrollën të cilës dëshironi tia jepni formatin e kopjuarNë faqen Data (të dhënat) janë tiparet që përcaktojnë burimin e të dhënave-DataSource dhe rregullat e kufizimet për të, si Input Mask, Default Value, ValidationText, Validation Rule etj, të cilat trashëgohen prej tabelës ose definohen të reja nëkëtë faqe. Shumica e tipareve në tabelën themelore kopjohen kur kontrollavendoset në formë. Ndryshimi i tipareve të kontrollës në formë nuk ka ndikim nëtiparet në tabelë. Për të ruajtur tiparet nëpër tërë aplikacionin është mirë që ato tëdefinohen në tabelë dhe pastaj të mos ndryshohen në formë ose raport, sepseatëherë përparësi u jepet tipareve të ridefinuara në formë ose raport.Në faqen Event (ngjarja), janë tiparet lidhur me ngjarjet, veprimet, reagimet qëmund të ndodhin me kontrollën përkatëse dhe janë të lidhura me përgjegjen(reagimin) në klik të mausit, zgjedhje, ndryshim të vlerës etj.Në faqen Other (tjera) ndodhen tiparet për kontrollën si emri, status bar, reagimetnë tastet Enter dhe Tab, etj. Faqja All i përmbledhë të gjitha tiparet në një vend.Nëse keni hapur dritaren Properties për një kontrollë, për të parë tiparet e njëkontrolle tjetër, mjafton vetëm të zgjedhet ajo pa e mbyllur fare dritaren Propertiesdhe atëherë në të do të paraqiten automatikisht tiparet e kontrollës së re të zgjedhur.Formatizimi i kushtëzuarNjë risi në Access 2000 që mund të përdoret në fushat për text dhe combo box-eështë edhe formatizimi i kushtëzuar (Conditional Formatting). Mund të aplikohentri formate shtesë në bazë të kushteve specifike: vlera momentale, fokusi ose kurshprehja bëhet e saktë. Shprehja mund të përmbajë vlera prej fushave tjera tërekordit të njëjtë. Formatizimi i kushtëzuar aplikohet për kushtet specifike si përshembull: data e caktuar ose intervali i datave, vlera e caktuar numerike, teksti icaktuar, etj., dhe për këto raste të paraqitet vlera me shkronja të tipit tjetër, mengjyrë tjetër të tekstit dhe prapavisë etj. Për të përcaktuar formatin e kushtëzuar përnjë fushë zgjedhni në menynë Format-Conditional Formatting. Hapet dritarja përformatizim të kushtëzuar (fig. 9.10). Për të përcaktuar formatin e kushtëzuar, së pari në pjesën e epërme të dritares (Default Formatting) përcaktohet formati i zakonshëm, për rastin kur nuk plotësohet kushti specifik, Fig. 9.10 - Formatizimi i kushtëzuar 179
  • 181. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPastaj në pjesën e poshtme, përcaktohet kushti për formatin e kushtëzuar në fushënCondition 1. Mund të përcaktohen deri në 3 kushte, për të tri formatet shtesë tëlarpërmendura: Filed Value Is (vlera e fushës është), Expression is (shprehja është)dhe Field Has Focus (kontrolla ka fokusin, është e zgjedhur momentalisht). Nësezgjedhim kushtin për vlerën e fushës, atëherë në vazhdim kemi opcionet përkrahasim (fig. 9.11), ku zgjedhim vlerën ose brezin e vlerave krahasuese përkushtin e dhënë. Kushtet e mundshme: between (ndërmjet), not between (nuk është ndërmjet), equal to (baraz me), not equal to (nuk është baraz me), greater than (më i madh se), less than (më i vogël se), greater than or equal to (më i madh ose baraz) dhe less than or equal to (më i Fig. 9.11 - Definimi i kushtit vogël ose baraz).Pastaj, përcaktohet formati i vlerave të cilat e plotësojnë kushtin e definuar. Përshembull, nëse në një formë dëshironi të dalloni vlerat më të mëdha se 1000 përfushën paga mujore, ose notat e studentëve kur nota është 10 duke i paraqitur atome ngjyrë tjetër të prapavisë së fushës dhe më font të theksuat (Bold), madhësitjetër, etj.Fshirja e kontrollave dhe ndryshimi i formatitPër të fshirë kontrollën duhet zgjedhur atë dhe pastaj duhet shtypur DEL në tastierëose në menynë Edit-Delete. Kontrolla e fshirë mund të kthehet me Edit-Undo.Mund të fshihen njëkohësisht disa kontrolla ashtu që, i zgjedhni bashkarisht dhefshihen me procedurën e njëjtë si për një kontrollë të vetme.Për të ndryshuar formatin e kontrollës, zgjedhet kontrolla dhe pastaj në meny:Format-Change to, ose në menynë e kontekstit menya: Change to. Në atë rasttiparet e përbashkëta kopjohen në formatin e ri, kurse ato që e para nuk i ka pasurmarrin vlerat e nënkuptuara (Default).Insertimi i objekteve tjeraNë formë mund të insertohen edhe objekte tjera prej aplikacioneve tjera sidiagramet e Excel-it, foto nga programi Paint ose Photo Editor, dokumente teWord-it, etj. Ato mund të insertohen si objekte të lidhura ose të palidhura varësishtprej destinimit dhe vlejnë rregullat e njëjta si në rastin e insertimit të objekteve tëtilla në tabelë. Objektet e lidhura ruhen në rekordin përkatës, si p.sh., fotografia e180
  • 182. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatpunëtorit në tabelën përkatëse dhe ndryshojnë për secilin rekord. Objektet epalidhura janë si pjesë e dizajnit e jo e rekordit. Kur ndryshohet rekordi, objekti ipalidhur mbetet i njëjtë. Shembull për këtë do të ishte Logo e kompanisë.Për të insertuar këto objekte përdoren kontrollat: Image (fotografi), UnboundObject Frame (objekt i palidhur), Bound Object Frame (objekt i lidhur).Insertimi i fotografivePër të insertuar një foto mund të zgjedhni në menynë Insert-Picture ose përmeskontrollës image. Klikoni kontrollën Image dhe pastaj në formë krijoni kornizën për vendosjen e fotografisë përkatëse.Hapet dialogu Insert-Picture në të cilin zgjedhni fajllin me foton përkatëse. Nësepër insertim përdoret menya Insert-Picture, atëherë nëse fotografia e insertuar nëformë është e madhe, forma do të zgjerohet për të zënë foton në tërësi. Kurinsertimi është bërë me kontrollën Image, fotografia do të insertohet brendamadhësisë së kornizës së kontrollës e pastaj me tiparin Size Mode përshtatetmadhësia. Size Mode rregullon madhësinë e fotos në kuadër të kornizës në të cilënndodhet (fig. 9.12). - Clip (preje) - bën prerjen e fotos ashtu që ajo të insertohet brenda korinzës - Stretch (shtrije) - bën tërheqejen (shtrirjen) ashtu që ajo të vendoset ose të mbushë kornizën, dhe me këtë rast fotoja do të deformohet. Fig. 9.12 - Përshtatja e fotos - Size Mode - Zoom (rrite) -bën përshtatjen proporcionale të fotos brenda kornizës.Nëse duhet ndryshuar foton, mund të fshihet kontrolla dhe të krijohet e reja osemund të ndryshohet tipari Picture për kontrollën përkatëse dhe të përcaktohetfotografia e re. Kur është në pyetje formati i fajllit të fotografive që insertohen,formati .bmp zë më shumë vend dhe me rastin e ndryshimeve në madhësi pësondeformime ashtu që humbet kualiteti i fotografisë. Formatet .wmf, .jpg kursejnëhapësirën në disk dhe njëherit nuk deformohen me rastin e ndryshimit tëmadhësisë.Nëse në një formë janë insertuar dy objekte të cilat mbulojnë pjesërisht osetërësisht njëra tjetrën, atëherë përmes menysë Format, me opcionet Send to Back(Dërgoje prapa-në prapavi) dhe Bring to Front (Sille përpara) rregulloni rradhën eparaqitjes së tyre, cila mbulon tjetrën. 181
  • 183. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessInsertimi i fotos në prapavi të formaveNëse dëshironi, fotografia mund të insertohet edhe në prapavi të formës. Për tëinsertuar një foto si prapavi të formës, klikoni dy herë shenjën për zgjedhje tëformës dhe në dritaren e tipareve Properties të formës, në faqen Format, zgjedhnitiparin Picture dhe për të zgjedhni foton përkatëse duke klikuar (…).Insertimi i kontrollave ActiveXActiveX është termi i ri për objektet që në versionet e mëhershmë njoheshin siOLE kontrolla të shrytëzuesit. Në kuadër të Office 2000 është në dispozicion njënumër i madh i kontrollave ActiveX e mund të instalohen edhe të tjera. Në listë dotë paraqiten edhe ato kontrolla ActiveX që janë instaluar me ndonjë aplikaciontjetër të Office-it si Word, Excel etj. Kontrollat ActiveX mundësojnë edhepërdorimin e produkteve të gatshme të krijuara prej programerëve të tjerë. SecilaActiveX kontrollë ndodhet në një fajll të veçantë dhe ka ekstensionin .ocx. Në fajllndodhen kodi, metodat, ngjarjet, vetitë, etj., të nevojshme për funksionimin e saj nëAccess.Për të insertuar një ActiveX kontrollë mund të veproni si vijon: - Klikoni kontrollën More Controls në Toolbox, ose - Në menynë Insert zgjedhni ActiveX Controls, e pastaj prej dialogut Insert ActiveX Control zgjedhni kontrollën përkatëse.Një prej kontrollave të përshtatshme për përdorim në kuadër të formave do të ishteKalendari (Calendar Control 9.0) (fig. 9.13). Për të ndryshuar tiparet e ActiveX kontrollave, mund të përdoren dy mënyra: tiparet përmes Accessit dhe tiparet në dialogun Custom Properties që hapen prej faqes Other në dritaren Properties. Klikoni në tiparin Custom dhe nëse paraqitet Build, do të thotë se mund Fig. 9.13 - Kalendari (ActiveX) të ndryshohen tiparet plotësuese.Gjithashtu, mund të klikoni kontrollën me të djathtën dhe në menynë e kontekstit tëzgjedhni Properties. Shikoni shembullin e formës me kalendarë, të cilin do takuptoni në tërësi pasi të lexoni për ngjarjet dhe modulet.182
  • 184. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatOpcioni AutoFormatPër formatizim më të shpejtë dhe më efikas, në Access ekzistojnë disa formate tëgatshme të cilat mund të shfrytëzohen gjatë formatizimit të formave. Për tëaplikuar ndonjë format të gatshëm duhet vepruar si vijon: - Në pamjen Design klikoni AutoFormat në shiritin e veglave, ose - Në menynë Format zgjedhni AutoFormatMë atë rast do të hapet dritarja AutoFormat në të cilin zgjedhen formatet e gatshmeose përmes Customize mund të krijohet një format i gatshëm i ri, për përdorim tëmëvonshëm. Në të njëjtin dialog, mund të modifikohet ose të fshihet në tërësiformati ekzistues ose ndonjë format i krijuar prej shfrytëzuesit.Ndryshimi i madhësisë së formësPër të ndryshuar madhësinë e formës mund të zvarritni skajin e djathtë ose tëposhtëm të formës ose mund të përcaktoni vlerën precize në tiparin Width(gjerësia) në faqen Format të tipareve të formës. Madhësia e formës është ekufizuar me madhësinë e ekranit. Për të caktuar madhësinë e seksionit të formësose nënformës zvarritni shiritin përkatës përfundi seksionit të cilit dëshironi tiandryshoni madhësinë. Kur pozicionohet treguesi i mausit në vijën ndarëse, ai merrformën e vijës ndarëse me shigjetë dykahëshe të cilën e shtypni dhe e zvarritni nëdrejtimin e dëshiruar. Gjithashtu, mund të hapet dritarja me tiparet e seksionitpërkatës dhe të përcaktoni tiparin Height (lartësia) për të. Për të ndryshuarnjëkohesisht dhe proporcionalisht gjerësinë dhe gjatësinë, pozicionohet treguesi nëkëndin e djathtë poshtë të seksionit dhe ai merr formën e shigjetës katërkahëshe, epastaj shtypet dhe zvarritet në drejtimin përkatës.Nëse është krijuar ndonjë formë që nuk e plotëson tërë madhësinë e dritares sëformës atëherë mund të zgjedhni në menynë Window, opcionin Size to Fit Form,për të përshtatur madhësinë e dritares me madhësinë e formës. Nëse në dritaren etipareve të formës tek tipari Default View (pamja standarde, e zakonshme) ështëzgjedhur pamja Single Form (një formë, e vetme) dritarja do të jetë e prerë për tëparë vetëm një rekord. Për rastin Continuous Form (forma e vazhdueshme) do tëshihen disa rekorde dhe forma është e prerë për të mos paraqitur pjesërisht ndonjërekord. Nëse është paraqitur pjesërisht vetëm një rekord, dritarja do të zgjerohet përtë paraqitur pjesën më të madhë të mundshme të rekordit. 183
  • 185. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessSeksionet e FormësForma ka disa seksione (fig. 9.14):Detail - përmbanë të dhënat e rekordit. Në këtë seksion mund të paraqiten të dhënatpër një ose më shumë rekorde, varësisht sa mund të shihen në ekran.Form Header (Kreu, Hederi i Formës), përmbanë informata që paraqiten në krye tëformës për secilin rekord si për shembull: titulli, instruksionet ose pullatkomanduese me të cilat hapen format tjera, shtypet forma aktive etj. Kur shtypetforma, informatat shtypen në krye të faqes së parë.Form Footer (futeri i formës), përmbanë informatat të cilat paraqiten në pjesën eposhtme të formës për secilin rekord ose në fund të faqes së fundit të formës qështypet. Page Header (Hederi i faqes), përmbanë informatat të cilat paraqiten në krye të faqes me rastin e shtypjes së formës. Në pamjen Form, ky seksion nuk shihet. Page Footer (Futeri i faqes), përmbanë informatat të cilat paraqiten në fundin e secilës faqe. Kjo pjesë nuk shihet në pamjen Form (Form View). Për të parë seksionet e hederit dhe futerit në menynë View zgjedhni Form Header/Footer, kurse për hederin dhe futerin e faqes, zgjedhni View, Page Header/Footer. Fig. 9.14 - Seksionet e formësPër të ndryshuar madhësinë e seksionit, pozicionohet treguesi i mausit në vijënndarëse, në pjesën e poshtme të seksionit përkatës, ose në treguesin përkatës nëvizoren vertikale dhe kur ai të merr formën e vijës ndarëse me shigjetat në dydrejtimet, zvarritet në kahjen e dëshiruar.184
  • 186. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatFiltrimi, Sortimi dhe KërkimiPër të filtruar, sortuar ose kërkuar të dhënat në formë, vlejnë rregullat e njëjta sikurnë rastin e filtrimit, sortimit dhe kërkimit të të dhënave në tabela. Me rastin ekrijimit të formës të bazuar në ndonjë tabelë për të cilën është definuar filtri oserradha e sortimit, edhe filtri, edhe sortimi përfshihen edhe në tiparet e objektit.Rradha e sortimit do të zbatohet automatikisht, kurse filtrimi varet nga mënyra ekrijimit të formës. Nëse krijohet forma për ndonjë tabelë ose pyetës të mbyllur,rradha e sortimit dhe filtri trashëgohen, por nuk aplikohen automatikisht. Ato duhetti aktivizoni kur të nevojiten. Nëse forma krijohet në bazë të tabelës ose pyetësit,momentalisht të hapur e që përmbajnë filtër, ai do të aplikohet menjëherë në formëherën e parë. Herave tjera duhet aplikuar përmes Apply Filter.Përdorimi i formësForma është interfejsi themelor për shfrytëzuesit e bazës së të dhënave.Shfrytëzuesi përmes formës mund të shikojë të gjitha të dhënat, të kërkojë rekordete caktuara, të insertojë rekorde të reja ose të ndryshojë ato ekzistuese. Për të kryerme efikasitet këto punë shfrytëzuesi duhet të dijë si të lëvizë nëpër formë dhe nëpërrekorde, në pamjen Form.Për të hapur formën në pamjen Form, në të cilën mund të shihen dhe tëndryshohen të dhënat klikoni dy herë në emrin e formës në faqen Forms të dritaressë bazës së të dhënave ose zgjedheni formën dhe klikoni Open. Në pamjen Form,mund të shtohet rekordi i ri nëse klikohet tasti New Record për të paraqitur forma ezbrazët. Përmes tasteve për navigim ose përmes menysë Edit, mund të modifikohenrekordet ekzistuese.Për të hapur formën në pamjen Design, në të cilën mund të ndryshohet dizajni iformës zgjedhet forma dhe klikohet Design, në shiritin e veglave. Gjithashtu, mundtë klikohet me tastin e djathtë, në formën në dritaren e bazës së të dhënave, e pastajnë menynë e kontekstit zgjedhet Design.Në shiritin e veglave ndodhen tastet e njëjta si ato në pamjen Datasheet. Tasti Viewka tri opcione: Design View, Form View dhe Datasheet View.Lëvizja nëpër formëSi në rastin e tabelave edhe gjatë punës me forma mund të punohet në dy regjime:regjimi i navigimit (lëvizjes nëpër fusha dhe rekorde) dhe regjimi i modifikimit. Nëmodin e lëvizjes (navigimit) kursori lëvizë prej një fushe në tjetrën. Në regjimin emodifikimit ai lëvizë nëpër karaktere. Varësisht prej regjimit të punës, tastet kanëfunksione të ndryshme. Për të kaluar prej njërit regjim në tjetrin duhet shtypur F2.Përmes tasteve për lëvizje nëpër rekorde kalohet në rekordin e ardhshëm,përparshëm, të parë ose të fundit. Nëse zgjedhet ndonjë opcion prej menysë: Edit- 185
  • 187. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessGo To, gjithashtu mund të pozicionoheni në rekordin përkatës. Në të dy mënyratmund të jepni numrin e rekordit në të cilin dëshironi të kaloni. Në pjesën e tastevepër lëvizje nëpër rekorde, në pozitën ku tregohet numri i rekordit aktual, shtypetnumri i rekordit dhe ENTER, për të kaluar në rekordin me atë numër. Në tabelënvijuese janë paraqitur tastet për lëvizje nëpër rekorde dhe fusha në formë. Caku Tasti Fusha e parë në rekordin e parë CTRL-HOME Fusha e parë në rekordin akutal HOME Fusha e fundit në rekordin aktual END Fusha e fundit në rekordin e fundit CTRL-END Fusha aktuale në rekordin e ardhshëm CTRL-PgDn Fusha aktuale në rekordin e përparshëm CTRL-PgUp Fusha e ardhëshme TAB, ose shigjeta djathtas Fusha e përparshme SHIFT+TAB, ose shigjeta majtas Rekordi i caktuar F5, jepet numri i rekordit dhe ENTER Rekordi paraprak PgUp Rekordi i ardhshëm PgDnPër modifikimin e të dhënave në formë, përdoren tastet dhe kombinimet e tyrestandarde, si në rastin e të dhënave në tabelë.Ndryshimi i rradhës së lëvizjes përmes tabulatoritSecilën herë që në formë shtypet TAB, kursori kalon në fushën e ardhëshme, kursekombinimi Shift+Tab e kthen kursorin në fushën paraprake. Rradha e lëvizjes sëkursorit nëpër fusha në formë quhet rradha e tabulatorit (Tab Order). Secilëskontrollë të tipit Text Box i ndahet një Tab Index ( Tab indeks), i cili paraqetpozitën e fushës në kuadër të vargut. Kontrolla e parë ka numrin 0, e dyta 1 ekështu me rradhë. Rradha përcaktohet me rradhën e insertimit të fushave në formë.Shpeshherë mund të ndodhë që kjo rradhë nuk është e përshtatshme, për arsye semund të ndodhë që ndonjë fushë është insertuar më vonë në formë, kështu që ajo tëjetë e fundit në rradhë.Për të ndryshuar rradhën e lëvizjes përmes tabulatorit, duhet vepruar si vijon: - hapni formën në pamjen Design dhe klikoni në seksionin Detail - zgjedhni në menynë View-Tab Order. Do të hapet dritarja për dialog Tab Order (fig. 9.15), në të cilën paraqitet lista e të gjitha fushave për insertim të tekstit në seksionin Detail.186
  • 188. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - për të ndryshuar pozitën e kontrollës, klikoni tastin për zgjedhje të rreshtit, shtypeni dhe zvarriteni duke e mbajtur shtypur dhe vendoseni në pozitën e re. Mund të zgjedhet edhe një grup i fushave dhe të ndryshohet pozita e tyre si grup. - përsëriteni këtë veprim deri sa të arrihet rradha e dëshiruar dhe pastaj klikoni Ok. Nëse ka fusha në Heder dhe Futer, edhe për to mund të përcaktohet Fig. 9.15 - Tab Order rradha në Tab Order.Nëse klikohet AutoOrder, rradhitja do të bëhet automatikisht nga e majta në tëdjathtë dhe nga lartë poshtë, kështu që nëse e dëshironi këtë formë të rradhitjes,vetëm klikoni AutoOrder në vend se të bëni rradhitjen manualisht.Kur ndryshohet rradha e tabulatorit në pamjen Design, atëherë Accessi do tëndryshojë rradhën e paraqitjes së fushave në pamjen Datasheet të asaj forme.Kontrollat e tipit Text Box kanë tri tipare lidhur me rradhën e lëvizjes përmestabulatorit: - Tab Stop - E predefinuar Yes. Mund të përcaktohet si No, nëse dëshironi që gjatë lëvizjes me tab fusha të kalohet, pra kursori të mos ndalet në këtë fushë fare. - Auto Tab - nëse përcaktohet si Yes, kursori automatikisht kalon në fushën e ardhëshme në rradhën e tabulatorit, kur të insertohet karakteri i fundit i lejuar në fushën për të cilën është përcaktuar maska hyrëse (Input Mask) - Tab Index - tregon në pozitën e kontrollës në vargun e lëvizjes përmes tabulatorit, duke filluar prej 0. P.sh., nëse është përdorur AutoOrder, kontrolla e tretë me rradhë do të ketë indeksin 2.Paraqitja e rekordeve të shumëfishta në formëNëse dëshironi që në formë të shihen njëkohësisht të dhënat për disa rekorde, mundtë kalohet në pamjen Datasheet ose mund të ndryshohet tipari Default View iformës në Continuous Form. Kur të hapet forma në pamjen Form, përmes menysëView ose tastit View në shiritin e veglave, në ekran do të paraqitet forma me disarekorde, aq sa mund të zë ekrani (Fig. 9.16). 187
  • 189. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Fig. 9.16b - Single Form Në pamjen Single Form shihet vetëm një rekord, dhe madhësia e dritares përshtatet me anë të menysë: View-Size to Fit Form. Kur lëvizet nëpër formë, me anë të shiritit rrëshqitës, varësisht prej hapësirës në dritare, rekordi i fundit do të shihet vetëm pjesërisht. Tastet PgDn dhe PgUp lëvizin nëpër rekorde. Fig. 9.16a - Forma me shumë rekorde - Continuous FormShtypja e FormësForma zakonisht përdoret për paraqitje, insertim dhe modifikim të të dhënave, porajo sipas nevojës, mundet edhe të shtypet. Për shtypjen direkte, klikohet nëkontrolën Print në shiritin e veglave. Për të parë se si do të duket forma që do tëshypet klikoni Print Preview.Krijimi i formave hierarhike të bazuara në tabela të lidhuraFormat hierarhike, zakonisht përbëhen prej formës kryesore dhe një ose disanënformave. Në formën kryesore paraqiten të dhënat prej tabelës nga ana "një" elidhjes një me shumë, kurse në nënformë paraqiten të dhënat nga ana "shumë"Nëse forma ka shumë kontrolla dhe nuk ka vend për nënformë, mund të krijohennënformat e lidhura ashtu që, kur të klikohet pulla komanduese përkatëse nëformën kryesore, hapet dritarja e veqantë e nënformës. Forma dhe nënforma mundtë krijohen në të njëjtën kohë, duke zgjedhur magjistarin për forma, Form Wizard,dhe duke zgjedhur fushat prej tabelave të lidhura. Për shembull, do të krijojmëformën dhe nënformën për studentët nga baza e të dhënave Fakulteti ashtu që, nëformën kryesore do të vendosim të dhënat për studentët, kurse në nënformë të188
  • 190. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatdhënat për studentin përkatës nga tabela Fletëparaqitjet, për të parë provimet edhëna për studentin.1. Në dritaren e bazës, në faqen Forms, fillojmë krijimin e formës së re përmesCreate Form by Using Wizard (fig. 9.17). 2. Në dritaren për dialog zgjedhim nga tabelat përkatëse fushat që do të paraqiten në formën kryesore dhe në nënformën përkatëse. Të dhënat e zgjedhura nga tabela e parë, nga ana "një" do të shihen në formën kryesore (Numri i indeksit, Emri, Mbiemri, Drejtimi), kurse në nënformë do të kemi të dhënat nga tabela nga ana "shumë" (Numri i lëndës, Data e Provimit dhe Nota në Provim). Me Next kalojmë në Fig. 9.17a - Krijimi i formës me nënformë hapin tjetër. 3. Në dialogun e ardhshëm përcaktohet mënyra si do të shihen të dhënat. Në anën e djathtë paraqitet grafikisht pamja e të dhënave që do të jenë në formë dhe atyre përkatëse për nënformë. Gjithashtu, përcaktohet pamja si: formë me nënformë në një dritare të përbashkët apo forma të lidhura (Linked Forms) me dritare të veqanta për formë dhe nënformë. Me Next kalojmë në hapin e Fig. 9.17b - Përcaktimi i formës kryesore ardhëshëm.Në hapin vijues do të zgjedhet pamja e të dhënave nga nënforma, në pamjenTabular apo Datasheet, kurse në hapin e fundit zgjedhen emrat për formë dhenënformën përkatëse, sepse ato në dritaren e bazës do të paraqiten si dy objekte tëveçanta, të cilat më tutje mund të modifikohen në modin e dizajnit. Kur të hapetforma, në pamjen Form (fig. 9.18) në të do të shihen të dhënat nga pjesa kryesore eformës dhe nënforma përkatëse, me tastet e veçanta për navigim. Edhe dritarjakryesore e formës gjithashtu ka tastet e zakonshme për navigim. 189
  • 191. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Për secilin student të paraqitur në formën kryesore, në nënformë do të paraqitet lista e të gjitha provimeve të dhëna. Normalisht numri i fushave që do të paraqiten zgjedhet gjatë krijimit të formës me nënformë, por edhe mund të modifikohet më vonë në modin e Fig. 9.18 - Forma me nënformë dizajnimit.Nëse gjatë krijimit (në fig. 9.17b) zgjedhet opcioni Linked Forms, atëherë forma dotë ketë një pullë komanduese me të cilën hapet/mbyllet dritarja e veçantë përnënformë (fig. 9.19) Në dritaren kryesore, të formës paraqiten fushat nga ana "një" kurse në nënformë fushat e zgjedhura nga ana "shumë". Fig. 9.19 - Forma me nënformë të lidhurInsertimi i nënformësNënforma mund të insertohet në formë edhe në mënyra tjera. Për të krijuar njënënformë brenda një formë të caktuar, hapet forma kryesore në modin e dizajnit(Design View). Verifikoni a është aktive Controll Wizard, dhe zgjedhni Control Wizard Subform/Subreport dhe zvarriteni në dritaren e formës dhe Subform/Subreport krijoni kornizën për vendosjen e nënformës.Zakonisht nënforma vendoset në pjesën Details, përfundi ose anash formëskryesore. Kur të startohet magjistari SubForm Wizard, do të hapet dritarja në tëcilën paraqitjet pyetja se si do të krijoni nënformën (fig. 9.20a): Using ExistingTables and Queries (duke përdorë Tabelat/Pyetësit ekzistues, kur dëshironi tëkrijoni nënformë të re prej tabelës ose pyetësit ) ose Using an Existing Form (dukepërdorë një Formë ekzistuese, kur formën e gatshme e insertoni si nënformë).190
  • 192. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Nga lista e Formave ekzistuese zgjedhet forma e cila do të përdoret si nënformë në kuadër të formës kryesore. Për rastin tonë, në formën Studentët, do të insertojmë nënformën Fleteparaqitjet, me të dhënat për provimet e dhëna prej studentëve. Me Next kalohet në hapin e ardhshëm (Fig. 9.20b) ku duhet përcaktuar lidhjen mes formës dhe nënformës. Fig. 9.20a - Zgjedhja e nënformës Lidhja vendoset duke aprovuar ndonjë prej lidhjeve që i propozon Accessi (Choose From a list) ose definoni vet lidhjen mes formës dhe nënformës (Define my own). Nëse vendosni të definoni vet lidhjet, do të paraqiten dy lista me fushat në formë dhe me fushat në nënformë, në të cilat zgjedhni fushat gjegjëse për lidhje. Pastaj me Next kalohet në hapin e ardhshëm dhe të fundit. Fig. 9.20b - Vendosja e lidhjesNë hapin e fundit zgjedhni emrin për nënformën që do të krijohet, pasi ajo do tëruhet si objekt i veçantë në dritaren Forms të bazës së të dhënave.Krijimi i nënformës mund të bëhet edhe pa ndihmën e magjistarit për nënforma,duke hapur dritaren e formës kryesore në pamjen Design dhe pastaj kaloni nëdritaren Database (mund të klikoni F11) dhe duke i mbajtur të hapura të dy dritaretnjërën pranë tjetrës. Mund të zgjedhni në menynë Window-Tile Verticaly. Atëherënë faqen Forms zgjedhet forma ekzistuese dhe zvarritet në dritaren e hapur nëpamjen design të formës kryesore, ku ajo do të insertohet si nënformë.Dizajni i nënformës mund të ndryshohet në mënyrë të zakonshme.Krijimi i formës së re përmes dizajnimitForma e re mund të krijohet në modin e dizajnit, nëse në dritaren New Formzgjedhni Design View. Nëse në atë dritare është zgjedhur tabela ose pyetësi bazëpër formë, do të paraqitet lista e fushave përkatëse dhe ato mund të zgjedhen e 191
  • 193. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesszvarriten në dritaren e formës. Nëse kjo nuk është bërë në hapin e parë, atëherëhapni dritaren Properties (tiparet) për formën (zgjedhni Formën duke klikuarshenjën e saj, në këndin e majtë lartë) dhe në faqen Data në pozitën Record Sourcezgjedhni atë që dëshironi. Forma që krijohet mund të mos jetë e bazuar në të dhënatekzistuese por të krijohet edhe si fromë me udhëzime, ose për qëllime tjera. Nëformë përveq kontrollave të zakonshme Text Box, që krijoheshin duke zvarriturfushën nga lista e fushave në formë (në pamjen design), mund të krijohen edhelloje tjera të kontrollave, si për shembull kontrollat List Box dhe Combo Box, në tëcilat zgjedhen të dhënat prej listës. Këto kontrolla mund të jenë të lidhura ose tëpalidhura. Nëse kontrolla është e lidhur atëherë vlera e zgjedhur ose e insertuar nëtë ruhet edhe në fushën e lidhur (në tabelë/pyetës) kurse në rastin kur nuk është elidhur, ajo përdoret prej kontrollave tjera ose si kriter për kërkim, etj.Krijimi i kontrollave List Box dhe Combo BoxPërdorimi i List Box dhe Combo Box mund të lehtësojë dhe të shpejtojë punën nëshumë raste, sepse nuk ka nevojë të mbahen mend vlerat e caktuara në ndonjëfushë, por ato zgjedhen prej listës. List Box përmbanë listën e vlerave të cilatshihen në çdo moment dhe jeni të kufizuar në zgjedhjen e ndonjërës prej vlerave nëlistë. Për të zgjedhur nga lista, klikoni në ndonjë vlerë dhe shtypni Enter ose Tab.Nuk mund të insertohet vlera që nuk paraqitet në listë. Është e përshtatshme tëpërdoret për rastin e numrit të vogël të vlerave përndryshe ajo do të zë hapësirë tëmadhë në formë. Combo Box përmbanë vlerat të cilat nuk paraqiten deri sa tështypet shigjeta për hapjen e listës në skajin e djathtë të saj (fig. 9.21). Në këtëmënyrë kursehet hapësira në ekran. Si në rastin e List Box, zgjedhet vlera prejlistës, duke e klikuar ose duke shtypur disa nga shkronjat e para në fushën e saj përtekst, që është pjesë e kontrollës. Nëse është aktiv tipari AutoExpand i Combo Box-it (Yes është vlera e predefinuar për AutoExpand), Accessi automatikisht do tëplotësojë pjesën tjetër të vlerës posa të shtypen disa nga shkronjat e para. Mund tëinsertohen edhe vlera që nuk janë në listë, nëse tipari Limit To List është përcaktuarsi No. List Box dhe Combo Box përmbajnë një ose disa kolona, me ose pa titullkolonash. Një prej kolonave përmbanë vlerat që mund të ruhen në fushë (kontrollë e lidhur) ose të përdoren për qëllime tjera (kontrollë e palidhur). Kolonat tjera përmbajnë të dhëna plotësuese. Fig. 9.21 - Combo Box dhe List BoxPër të insertuar një prej këtyre kontrollave në formën Studentët veproni si vijon:192
  • 194. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat1. Verifikoni a është aktiv Control Wizard dhe në ToolBox zgjedhni njërën prejkontrollave Combo Box ose List Box. Klikoni në formë dhe vizatoni kornizën për kontrollën që Combo Box insertohet dhe do të hapet dritarja për dialog e magjistarit List Box Combo Box Wizard (fig. 9.22) ose List Box Wizard.Dritaret për dialog janë të njëjta për të dy rastet. Në faqen e parë zgjedhet njëri prejopcioneve për vlerat në kontrollë: - I want the Combo Box to look up the values in a table or query (dua që vlerat për listë të kërkohen në tabelë ose pyetës). - I will type in the values I want ( unë do të shtypë vlerat e dëshiruara). - Find a record on my form based on the value I selected in my Combo Box (gjeje rekordin në formë bazuar në vlerën që kam Fig. 9.22 - Combo box wizard zgjedhur në kontrollë).Për rastin e parë, në listë do të paraqiten vlerat nga tabela ose pyetësi i zgjedhurdhe në hapin vijues duhet të zgjedhni tabelën ose pyetësin përkatës. Në rastin edytë në listë do të gjenden vlerat që vet i shtypni dhe kalohet hapi i ardhshëm. Nërastin e tretë krijohet Combo Box-i në të cilin jepni stringun në bazë të të cilitkërkohen të dhënat dhe paraqiten në ekran (ky është rasti i kontrollës që nuk ështëe lidhur). Nëse keni zgjedhur këtë opcion zgjedhni fushat vlerat e të cilavedëshironi të paraqiten në formë. Vlera e paraqitur në formë paraqet vlerën në bazëtë së cilës bëhet kërkimi. Pasi të zgjedhet opcioni i dëshiruar kaloni në hapin eardhshëm me Next. Në dialogun e ardhshëm përcaktohet gjerësia e kolonës në tëcilën paraqiten vlerat dhe vendosni a të shihet në listë edhe kolona e çelësit primar.Pastaj me Next kalohet në hapin e ardhshëm. Në të do të paraqitet pyetja çkadëshironi që të veprojë Accessi me vlerën e zgjedhur në listë: - Remember the value for later use (të mbahet mend vlera për përdorim të mëvonshëm) - me çrast ruhet vlera për tu përdorur në ndonjë makro ose procedurë, por kur mbyllet forma, vlera humbet, ose - Store the vlaue in this field (ruaje vlerën në këtë fushë) - ashtu që nëse zgjedhni këtë opcion, në listën që paraqitet pranë saj zgjedhet fusha në të cilën dëshironi të ruhet vlera e zgjedhur.Pataj me Next kalohet në hapin e fundit, ku mund të zgjedhet shenja (shpjegimi,etiketa) për kontrollën e krijuar dhe përfundohet procedura me Finish. Nëse nëformë keni ndonjë fushë të tipit Text Box, atë mund ta shndërroni shumë lehtë në 193
  • 195. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessList Box ose Combo Box, ashtu që në menynë Format zgjedhni Change To(shndërroje në:) ose në menynë e kontekstit zgjedhni Change To më çrast paraqitetlista e opcioneve ku ndodhen edhe List Box dhe Combo Box.Krijimi i kontrollës që nuk është e lidhurNë kontrollat që nuk janë të lidhura, paraqitet ose një grup i vlerave fikse i krijuargjatë krijimit të kontrollës ose vlerat prej ndonjë tabele ose pyetësi. Vlerat qëzgjedhen prej listës në kuadër të kontrollës nuk ruhen në fusha të tabelës bazë.Këto vlera mund të përdoren për qëllime tjera si për shembull kërkimi i rekordit qënë ndonjë fushë përmbanë vlerën e zgjedhur. Për të krijuar Combo Box-in me anëtë të cilit gjejmë studentët në bazë të vlerës së indeksit të dhënë në Combo Box,duhet vepruar si vijon: - Filloni procedurën për krijimin e Formës së re të bazuar në tabelën Studentët dhe insertoni në formë fushat e saj. - Startoni magjistarin për krijimin e Combo Box kontrollës, si u përshkrua më lartë dhe në dialogun e parë zgjedhni opcionin Find a record on my form based on the value i selected in my combo box, dhe pastaj kaloni me Next në hapin e ardhshëm. - Zgjedhni fushën Numri i Indeksit, si vlerë e cila do të paraqitet në listë (ose ndonjë fushë tjetër, si p.sh, Emri nëse dëshironi të kërkoni rekordet sipas emrit) dhe me Next kaloni në hapin e ardhshëm. - Zgjedhni opcionin Hide Key Column (fshehe fushën çelës, rekomandohet) dhe pastaj klikoni Next. - Në dialogun e fundit zgjedhni tekstin për kontrollë (p.sh: Gjeje studentin në bazë të Indeksit: ose ndonjë tekst tjetër) dhe klikoni Finish. Atëherë në formën e krijuar (fig. 9.22b), në Combo Box zgjedhni numrin e indeksit në listë, ose e shtypni në fushën e tij vlerën dhe automatiksiht do të gjendet rekordi i studentit përkatës dhe do të plotësohen të gjitha fushat tjera me vlerat përkatëse.Fig. 9.22b - Forma me kontrollë të palidhur, për kërkim194
  • 196. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatInsertimi i kontrollave të tipit Yes/NoPër insertimin e vlera Po/Jo mund të përdoren tri lloje të kontrollave: fusha përverifikim (Check Box), tastet opcionale (Option Button) dhe pullat për kyqje/çkyqje(Toggle Button). Nëse në ndonjë fushë ka numër të kufizuar alternativash atëherëmund të bëhet grupimi i kontrollave në një grup me opcione. Grupet e tilla tëopcioneve veprojnë si një kontrollë e vetëm dhe mund të zgjedhet vetëm njëri prejopcioneve. Grupi i opcioneve mund të përmbajë cilindo prej llojeve tëlartpërmendura. Në fig. 9.23 janë paraqitur opcionet e mundshme për kontrolla të veçanta si dhe grupimi i tyre në grup me opcione të përjashtueshme, ashtu që të mund të zgjedhet vetëm njëri prej opcioneve në grup. Fig. 9.23 - Kontrollat Po/JoPër të ndryshuar tekstin që paraqitet për opcionin përkatës, ndryshoni tiparinCaption në faqen Format të dritares properties për kontrollën përkatëse, ose dukeklikuar dy herë në tekstin e kontrollës (në dritaren e dizajnimit) kaloni në modin emodifikimit të tekstit të kontrollës dhe shtypni tekstin e dëshiruar.Grupimi i kontrollave bëhet duke i vendosur kontrollat brenda kornizës grupueseose më lehtë duke përdorur magjistarin për Option Group, i cili startohet kur tëinsertoni në formë kontrollën Option Group. Klikoni Option Group dhe pastaj në formë klikoni dhe zvarritni treguesin e mausit që të krijoni kornizën për vendosje të grupit të opcioneve. (Controll Wizard në ToolBox duhet të jetë aktiv).Atëherë do të startohet magjistari për Option Group (fig. 9.24) në të cilin në hapine parë përcaktohen tekstet (labelat-etiketat) për opcionet në grup. Pra, listaplotësohet me opcionet e dëshiruara, të cilat do të paraqiten në grupin e opcionevenë formë. Ato mund të jenë tekste, numra apo opcione tjera të përziera, varësishtprej qëllimit dhe destinimit. Për shembull për rastin tonë do të krijojmë grupin mevetëm dy opcione; I rregullt dhe Me korresodencë. I përshtatshëm do të ishte edhepër rastin e gjinisë (mashkull, femër, etj). 195
  • 197. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtypet teksti i opcioneve që do të paraqiten në grupin e opcioneve, duke kaluar me Tab në fushën vijuese dhe pastaj me Next kalohet në hapin e ardhshëm, në të cilin ka mundësi të përcaktohet vlera standarde (e nënkuptuar) e grupit, e cila do të jetë e zgjedhur fillimisht. Pastaj përsëri vazhdohet me Next, në hapin ku zgjedhet numri i Fig. 9.24 - Krijimi i grupit të opcioneve. opcionit në kuadër të grupit (1,2,3…).Pas kësaj, me Next kalohet në hapin e ardhshëm në të cilin zgjedhet lloji iopcioneve në grup (Check Box, Option Button, Toggle Button, Fig. 9.25). Gjithashtu në këtë hap zgjedhet edhe stili i tasteve që do të përdoret për paraqitjen e grupit të opcioneve në formë. Pastaj përsëri me Next kalohet në hapin e ardhshëm, të fundit, në të cilin zgjedhet emri për kontrollën dhe me Finish përfundohet procedura e krijimit të grupit të opcioneve. Fig. 9.25 - Zgjedhja e tipit të kontrollësNë vend të teksteve për opcione mund të paraqiten edhe ikona ose vizatime tëndryshme.Insertimi i tasteve komandueseNë formë mund të insertohen edhe taste komanduese (Command Button) të cilat dota lehtësojnë punën e shfrytëzuesit duke kryer veprime të caktuara me të dhënat oseobjektet tjera. Accessi është aplikacion i orientuar në objekte dhe gjithashtu i takongrupit të aplikacioneve të udhëhequra prej ngjarjeve (Events). Deri sa shfrytëzuesitë mos klikojë tastin komandues nuk ndodhë asgjë. Kur klikohet tasti komanduesatëherë inicohet përgjegja në ngjarjen ashtu që definohet tipari për kontrollënpërkatëse. Ngjarjet që i njeh Accesi janë: - shtypja ose lirimi i tastit të mausit - kliku i dyfishtë në maus - hapja ose mbyllja e formës196
  • 198. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - zhvendosja e kursorit në formë ose kontrollë - aplikimi i filtrit në rekordet në formë - ndryshimi ose fshirja e vlerës në ndonjë kontrollë, etj.Secilën herë që klikohet ndonjë tast ose shtypet në tastierë, iniciohet një ngjarje nëtë cilën do të përgjigjet Accessi. Veprimi varet prej vetive të definuara për ngjarjene caktuar. Ngjarja mund të definohet për cilëndo kontrollë në formë. Kur definohetngjarja, asaj i bashkangjitet një grup i komandave të cilat mund të jenë makro oseprocedura me shprehje te Visual Basic-ut. Kur të klikohet tasti komandues, Accessii kryen veprimet e përcaktuara.Magjistarët e Accessit përmbajnë një grumbull të metodave të predefinuara të cilatmund ti bashkangjiten ngjarjeve standarde, si për shembull zgjedhja e tastitkomandues. Ngjarja Click ndodhe kur të klikohet dhe lirohet tasti i majtë i mausitnë ndonjë kontrollë. Tipari On Click definon çka do të ndodhë kur klikohet tasti imajtë i mausit në ndonjë kontrollë. Term tjetër i rëndësishëm për shqyrtimin engjarjeve është edhe fokusi (Focus). Thuhet se kontrolla ka marrë fokusin nëmomentin që ajo bëhet aktive dhe mund të pranojë ndonjë veprim hyrës prejshfrytëzuesit përmes mausit ose tastierës. Për shembull, kur shtypet TAB, fokusikalon prej një kontrolle në tjetrën nëpër formë, sipas rradhës së tabulatorit.Magjistari i Accessit për tastet komanduese mund të ndihmojë në krijimin e mëshume se tridhjetë tipeve të ndryshme të tasteve komanduese, duke filluar prejatyre për kalim në rekordin vijues, gjetjen e rekordeve, e deri te ato për mbylljen eformës. Magjistari ju udhëheqë nëpër vargun e veprimeve që duhet kryer për tëdefinuar veprimin e caktuar. Gjithashtu, mundëson zgjedhjen e tekstit osefotografive për identifikimin e tasteve komanduese. Për shembull, le të krijojmëtastin komandues (Find) për gjetjen e studentit të caktuar në formën Studentët. Përtë insertuar në formë një pullë komanduese, hapet forma në pamjen Design dheduhet vepruar si vijon: Në Toolbox, vërtetoni a është aktiv Controll Wizard dhe zgjedhni tastin komandues (Command Button).Kaloni në formë dhe vendoseni tastin komandues në pozitën e caktuar, dukeklikuar ose duke klikuar dhe zvarritur treguesin e mausit. Me atë rast do të hapetdritarja e parë e dialogut të magjistarit për tastet komanduese (Command BottonWizard - fig. 9.26a), në të cilin zgjedhni veprimin që do të ndodhe me rastin eshtypjes së tastit komandues. 197
  • 199. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Në dritaren Categories (kategoritë) shihet lista e kategorive të mundshme të veprimeve, kurse në dritaren Action (Veprimi) shihet lista e veprimeve të mudshme për kategorinë e zgjedhur. Për shembull për Record Navigation (Navigimi i rekordeve) zgjedhim Find Record (gjeje rekordin). Këtu kemi edhe tastet për navigim Go To Fig. 9.26a - Definimi i veprimit të tastit First/Last/Next/Previous Record komandues (Kalo tek rekordi i parë/i fundit/ i ardhshëm/i përparshëm).Këto taste mund t’i insertojmë kudo në formë dhe t’i përdorim në vend të tastevestandarde për navigim të Accessit.Në dritaren Sample (mostra) në skajin e majtë paraqitet forma e tastit komandues tëzgjedhur. Pastaj në hapin vijues (fig. 9.26b) zgjedhet opcioni për pamjen e pullëskomanduese dhe paraqitjes së tekstit (Text) ose fotografisë (Picture) në të, siudhëzim dhe lehtësim për shfrytëzuesin. Për të përdorur ndonjë fotografi tjetër,mund të shtypet Browse, për të kaluar në zgjedhjen e fajllit i cili përmbanë foton edëshiruar. Mund të jepen vlera të reja ose të aprovohen ato të propozuara dhe pastajme Next vazhdohet në hapin e vijues. Në hapin e fundit do të paraqitet dritarja me pyetjen për emrin me të cilin do të emërtohet kontrolla, për përdorim të mëvonshëm. Mund të definohet emër i ri ose të pranohet ai i propozuar prej magjistarit. Zakonisht emërtimet bëhen me tipin e kontollës dhe numrin rendor, si p.sh., Command8. Në fund, me Finish përfundohet procedura dheFig. 9.26b - Definimi i tekstit ose fotografisë tasti komandues paraqitet në formë.Kur forma të hapet për përdorim në pamjen Form, (fig. 9.27), në të shihet tastikomandues, i cili kur të klikohet inicon veprimin e definuar.Në këtë formë kemi shtuar edhe dy taste komanduese: tastin për shtypjen e rekorditaktual (kategoria Record Operations, veprimi Print Record) dhe tasti për mbylljene formës, (kategoria Form Operations, veprimi Close Form). Nëse zgjedhetkategoria Form Operations dhe veprimi Print Form, shtypen të gjitha rekordet.198
  • 200. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Nëse klikohet tasti Find, do të hapet dritarja për dialog Find, e cila përdoret njësoj si në rastin e përdorimit në tabelë. Me tastin për shtypje (Print Record), rekordi aktual do të shtypet në shtypës, kurse me tastin e tretë (Close Form) forma do të mbyllet. Nëse vetëm mbahet kursori mbi tast, do të paraqitet teksti shpjegues për të. Gjithashtu, është e përshtatshme të shtohen tastet komanduese për filtrim. Preferohet zgjedhja e tasteve me porosi tekstuale për të lehtësuar punën e shfrytëzuesve të papërvojë. Fig. 9.27 - Forma me tastet komanduesePër secilën prej kontrollave të krijuara në prapavi Accessi përgatitë procedurat përngjarjet përkatëse me instruksionet e nevojshme dhe ruhet procedura në modulin eklasës për formë. Për të parë këtë kod (fig. 9.28), duhet klikuar kontrollën Code, nëshiritin e veglave, në pamjen Design. Shprehja DoCmd.DoMenuItem definon komandën e cila do të duhet të ekzekutohet prej menysë. Në këtë rast është në pyetje komanda Find… prej menysë Edit, e cila është komanda me numër 10 në atë meny. Gjithashtu, definohet edhe kodi për veprim në rast gabimi Fig. 9.28 - Kodi për kontrollën Find (On Error).Insertimi i HiperlinkutInsertimi i hiperlinkut në formë, bëhet në mënyrë të njëjtë si insertimi i hiperlinkutnë tabelë, përmes menysë Insert-Hyperlink ose duke klikuar kontrollën InsertHyperlink në shiritin e veglave. 199
  • 201. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessFormat shumëfaqësheNëse forma duhet të përmbajë një numër të madh të fushave, atëherë mund të bëhetndarja e formës në më shumë faqe, duke bërë ndarjen me anë të kontrollës PageBreak, ose duke përdorur kontrollën Tab Control nga shiriti i veglave - Toolbox.Ndarja mund të bëhet edhe për të ndarë të dhënat më të rëndësishme prej atyre tëdorës së dytë. Për të bërë ndarjen e formës në dy pjesë, në modin e dizajnit, Page Break zgjedhet kontrolla Page Break, dhe klikohet në pozitën ku do të ndahet forma në dy pjesë. Në atë pozitë, do të paraqitet vija Tab Control ndarëse me pika.Duhet pasur kujdes që ndarja të vendoset në hapësirën mes kontrollave, përndryshenëse vendoset brenda ndonjë kontrolle, ajo do të paraqitet në të dy faqet e formës.Kur hapet forma në pamjen Form, prej njërës faqe në tjetrën kalohet me PgUp dhePgDn. Gjithashtu, në futerin e formës, mund të shtohen edhe taste komanduese përkalim prej njërës faqe në tjetrën.Për të krijuar formën shumëfaqëshe përmes Tab Control, në dritaren për dizajn tëformës, zgjedhet kontrolla Tab Control, dhe klikohet në formë ose krijohet kornizapër të duke shtypur dhe zvarritur tastin e mausit. Në formë do të paraqitet kontrollame dy faqe (fig. 9.29), në të cilat sipas dëshirës insertoni fushat përkatëse. Për tështuar numrin e faqeve, klikoni tastin e djathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhniInsert Page ose në menynë Insert zgjedhni Insert Tab Page. Për të ndryshuar emrine faqes, nga Page1, Page2 etj, si i emërton Accessi, klikoni dy herë faqen dhe nëdritaren Properties në tiparin Caption shtypni titullin për faqen përkatëse. Për të ndryshuar rradhën e paraqitjes së faqeve, hapni për të menynë e kontekstit, zgjedhni Page Order, dhe me tastet Move Up, Move Down ndryshoni rradhën e paraqitjes. Ndryshimi i madhësisë së faqeve bëhet duke zvarritur skajet e tyre përmes pikave kontrolluese. Madhësia e të gjitha faqeve do të jetë e njëjtë. Tiparet e faqeve mund të ndryshohen në Fig. 9.29 - Forma shumëfaqëshe-dizajnimi dritaren Properties, për faqen përkatëse.Kemi dy lloje te tipareve për formën shumëfaqëshe: tiparet e tab kontrollës dhetiparet e faqeve të veçanta në të.200
  • 202. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Gjatë përdorimit të formës, zgjedhja e faqes bëhet duke klikuar në të me tastin e mausit. Në faqe mund të insertohen edhe fotografi pranë titullit të faqes, dhe atë fotografi të ndryshme për secilën faqe. Mund edhe të largohet teksti dhe të vendosen vetëm fotografitë, të cilat zgjedhen në tiparin Picture për faqen përkatëse. Paraqitet lista e Fig. 9.30 - Forma shumëfaqëshe figurave dhe fotove të gatshme, ose zgjedhen tjera sipas dëshirës.Insertimi i kontrollave që llogaritenShpeshherë në formë paraqitet nevoja për insertimin e fushave, vlera e të cilave dotë llogaritet. Llogaritja bazohet në shprehjen që insertohet në tiparin ControlSource (Fig. 9.31) për fushën përkatëse. Shprehja gjithmonë duhet të fillojë meshenjën e barazimit (=). Në shprehje mund të përdoren operatorët aritmetik, operatorët për krahasim dhe operatorët logjik. Në Access ekzistojnë më shumë se 200 funksione të cilat mund të ju ndihmojnë të krijoni shprehjet e dëshiruara. Pas emrit të funksionit vendosen kllapat e vogla, kurse argumentet vendosen në kllapa të mesme. Argumentet janë vlera të cilat funksioni i përdorë për llogaritje. Kllapat e mesme për indentifikatorët tregojnë emrin e Fig. 9.31 - Controll Source objektit të Accessit si tabela, pyetësi, forma, fusha, etj.Për emrat që përmbajnë hapësirë, duhet përdorur patjetër kllapat e mesme, por edhenëse i harroni këtë e bën Accessi automatikisht. Për shembull shprehje përllogaritje do të ishin: =sum([vlera e karteles]) për të llogaritur shumën e fushësvlera e kartelës për të gjitha rekordet. Fushat e këtilla për llogaritje të shumës osetotaleve tjera, vendosen në pjesën e futerit të formës. Për shembull: =avg([vlera neEuro])- për llogaritje të mesatares; =count([tipi i karteles])-numërimi i rekordeve, 201
  • 203. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessetj. Mund të krijohet edhe fushe e cila do të llogaritet në bazë të fushave tjeraekzistuese në formë: p.sh., shtojmë një kontrollë Text Box, dhe e emërtojmë meemrin Total. Pastaj për të përcaktojmë tiparin Control Source si:=[sasia]*[cmimipernjesi], për të paraqitur në të vlerën e shitjes duke u bazuar në dyfushat ekzistuese. Ose për rritjen e çmimeve, ose disa vlerave, për një fushë të re,caktojmë Control Source si: =[vlera]*1.5 etj. Për të bashkuar dy fusha tekstuale nënjë fushë të përbashkët: =[Emri]&" "&[Mbiemri], ose për të marrë vetëm inicialet:=Left([Emri],1)&Left([Mbiemri],1), etj. Për krijimin e shprehjeve për llogaritje të ndryshme mund të përdoret edhe ndihmësi i Accessit, Expression Builder, i cili startohet nëse në dritaren properties për tiparin Control Source, në skajin e djathtë të saj klikoni shenjën (…). Krijimi i shprehjeve bëhet duke zgjedhur fushat nga objekti përkatës dhe tastet me operatorë dhe funksione ose duke përdorur listën e funksioneve të gatshme të Fig. 9.31 - Expression Builder Accessit dhe shprehjeve të zakonshme ose të shpeshta (Common Epressions).Magjistari PivotTableNjë formë speciale është edhe forma në të cilën paraqitet PivotTable (TabelaBosht), ku krijohet një tabelë e cila kryqëzon në boshte fushat e caktuara, për tëfituar pasqyrë më të qartë lidhur me ndonjë çështje. PivotTable është objekt iprogramit Excel, prandaj ajo krijohet dhe modifikohet në Excel. Për shembulldëshirojmë që në një tabelë, lidhur me bazën e të dhënave "Shitja e kartelave", tëshohim sa kartela të secilit lloj ka shitur secili shitës. Për të krijuar PivotTabelën,do të krijojmë një formë të re. Në faqen forms, klikojmë New në shiritin e veglavedhe zgjedhim PivotTable Wizard, për të startuar magjistarin për PivotTabela dhezgjedhim tabelën Shitja, si burim i të dhënave për formën që do të krijohet. Nëekran do të paraqitet dritarja PivotTable Wizard, me shpjegime për Pivot tablelatdhe me Next kalojmë në hapin tjetër, në të cilin paraqitet dritarja me listën efushave të tablës së zgjedhur, prej ku duhet të zgjedhim fushat që do të paraqiten nëPivotTable. Zgjedhim të gjitha fushat dhe me Next kalojmë në hapin e ardhshëm,me çrast programi automatikisht kalon në Excel dhe paraqitet dritarja në të cilënudhëzohet që të shtypet Finish për të krijuar Strukturën për PivotTable (fig. 9.32a).202
  • 204. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatMirëpo, preferohet që paraprakisht të shtypet tasti Layout (planifikimi, shtrirja) përtë planifikuar tabelën që do të krijohet. Në atë rast në ekran do të paraqitet dritarjame strukturën e Pivot Table, në të cilën në anën e djathtë paraqitet lista e tasteveme emrat e fushave të zgjedhura më herët (fig. 9.32b). Në dritare në pjesën e epërme jipen shpjegimet se si krijohet PivotTable, duke zvarritur fushën përkatëse në pjesën e strukturës, ku Row janë rreshtat dhe Column(Kolonat). Për rastin tonë, zvarrisim fushën IDShitësi në Fig. 9.32a - Krijimi i formës PivotTable pjesën Row dhe fushën Tipi i kartelës në pjesën Column. Pastaj, në pjesën Data e tërheqim edhe njëherë fushën Tipi i kartelës dhe automatikisht paraqitet si funksion: Count of Tipi i kartelës (Numri i Tipi i kartelës). Për të ndryshuar funksionin, mund të klikohet dy herë në të dhe paraqitet lista e funksioneve përmbledhëse, si shuma, mesatarja, numrimi etj. Në këtë mënyrë kemi zgjedhur fushat që do të paraqiten në tabelë Fig. 9.32b - Planifikimi i tabelës dhe llogaritjen që do të bëhet.Pastaj me OK, konfirmojmë zgjedhjen dhe kthehemi në dritaren e mëparshme (fig.9.32a), në të cilën shtypim Finish për të përfunduar procedurën. Programiautomatikisht do të krijojë Tabelën Pivot, do të kthehet në Access dhe do të hapënë ekran formën PivotTable Form (fig. 9.32c). Për të bërë ndryshime më tej, duhet shtypur tastin Edit Pivot Table Object, në pjesën e poshtme të dritarës, me çrast përsëri kalohet në Excel ku bëhen ndryshimet e nevojshme. Zgjedhen opcionet prej shiritit të veglave ose p.sh., në vend të tekstit Grand Total, zgjedhet fusha dhe shtypet "Total", e pastaj kthehemi në Access, ku Fig. 9.32c - Forma PivotTable shihet forma e modifikuar. 203
  • 205. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access204
  • 206. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat RAPORTETRaporti është objekt i bazës së të dhënave në Access që përdoret për përgatitjen dheshtypjen e raporteve që përmbajnë informata prej objekteve të ndryshme nga baza etë dhënave. Mundëson shtypjen e informatave prej një ose më shumë tabelave osepyetësve dhe llogaritjen e vlerave përmbledhëse për të dhënat, grupimin e tyre nëforma të ndryshme dhe shtypjen në forma të ndryshme si p.sh., raporteve nëkolona, raporteve me grafiqe etj. Gjithashtu, mundëson shtypjen e letrave qarkoredhe zarfeve (adresat e kontakteve) për dokumente dhe raporteve që dërgohen mepostë, etj. Raporti krijohet në mënyrë të ngjashme si forma, por derisa formakrijohet për manipulim dhe udhëheqje me të dhënat, si insertimi, verifikimi dhenxjerrja e të dhënave nga baza e të dhënave, raporti punon me të dhënat që dalinprej bazës së të dhënave. Format kryesisht përdoren prej personave që dijnë tëpunojnë në kompjuterë dhe në udhëheqje të bazës së të dhënave, kurse raportetkryesisht përgatiten për shpërndarje të informatave, nganjëherë edhe deri tekpersonat që skanë punuar kurrë në kompjuter. Për këtë arsye raporti duhet të jetë ipërpiluar ashtu që të jetë i kuptueshëm dhe të jep informata të mjaftueshme lidhurme atë për çka dhe për kënd është dedikuar.Edhe raporti, sikurse objektet tjera të shqyrtuara deri më tani, përgatitet dhedizajnohet në modin e dizajnit (Design View). Accessi ofron ndihmë për krijimin eraporteve përmes magjistarit për raporte, Report Wizard, të cilat pastaj mund tëmodifikohen sipas dëshirës, si dhe mundëson krijimin e raportit automatik përmesopcionit AutoReport.Krijimi i raportit Automatik - AutoReportPër të krijuar raportin automatik, AutoReport, për ndonjë tabelë ose pyetës, nëfaqen përkatëse zgjedhet tabela ose pyetësi, dhe në menynë Insert zgjedhniopcionin AutoReport, ose në shirtin e veglave, hapni kontrollën New Object dhezgjedhni opcionin AutoReport (fig. 10.1). Mundësia tjetër është që në dritarenReports të bazës së të dhënave, filloni krijimin e raportit të ri duke klikuar New nëshiritin e veglave dhe në dritaren New Report (fig. 10.1) zgjedhni njërin prejopcioneve AutoReport. 205
  • 207. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access -AutoReport: Columnar, krijimi i raportit në kolona dhe -AutoReport: Tabular, krijimi i raportit në formë tabele. Fig. 10.1 - Krijimi i raportit AutomatikNëse në dritaren New Report zgjedhim krijimin e raportit automatik për tabelënStudentët, atëherë raportet e krijuara në të dy format e mundshme, në kolona dhe nëformë tabelare duken si në fig. 10.2, dhe paraqiten në pamjen Layout View (pamjae faqosur, në faqe). Fig. 10.2-AutoReportPas krijimit të raportit, ai mund të shtypet ose sipas nevojës, mund të kalohet nëpamjen Design dhe të bëhen modifikime të ndryshme në të.Krijimi i raportit përmes magjistarit - Report WizardPër të filluar krijimin e raportit përmes magjistarit për raporte, Report Wizard, nëfaqen Reports të dritares së bazës klikoni: Create Report by Using Wizard ose nëdritaren New Report (fig. 10.1) që hapet pasi të klikoni New, në shiritin e veglave,zgjedhni opcionin Report Wizard. Në ekran do të paraqitet dritarja Report Wizard(fig. 10.3a), në të cilën zgjedhet tabela për të cilën do të krijohet raporti, nëse ajonuk është zgjedhur në dritaren New Report dhe fushat të cilat do të paraqiten nëraport. Zgjedhim përsëri tabelën Studentët.206
  • 208. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Në fushën, Tables/Queries zgjedhet tabela/pyetësi burimor, prej të cilit mirren të dhënat. Në listën: Available Fileds zgjedhen fushat të cilat do të paraqiten në raport. Nëse pas zgjedhjes së disa fushave nga një tabelë/pyetës, dëshironi të merrni edhe fusha tjera nga ndonje tabelë/pyetës tjetër, atëherë në fushën tables/queries zgjedhet burimi tjetër dhe prej tij fushat tjera. Me këtë rast do të krijohej Fig. 10.3a - Report Wizard raporti me nënraport. Me Next kalohet në hapin vijues (fig. 10.3b). Në këtë hap parashtrohet pyetja: Do you want to add any grouping levels? (A dëshironi të shtoni ndonjë nivel grupimi?) - që mundëson grupimin e rekordeve në raport sipas ndonjë fushe të caktuar. Në dritaren e majtë, prej fushave në listë, zgjedhet fusha sipas së cilës do të bëhet grupimi, (Vendlindja) dhe klikohet tasti me shenjën: >. Në anën e djathtë shihet si do të bëhet grupimi në raport. Fig. 10.3b - GrupimiNëse zgjedhen dy, ose më shumë nivele grupimi, me tastet: Priority, me simbolet: dhe  mund të ndërrohet prioriteti i grupimit. Nëse zgjedhet ndonjë fushë përgrupim, gjithashtu do të aktivizohet edhe tasti Grouping Options… (opcionet përgrupim), në skajin e majtë poshtë të dritares, i cili hap dritaren Grouping Intervals(Fig. 10.3c). Në fushën Grouping Intervals, zgjedhen opcionet për grupim: Normal, sipas shkronjës së parë, dytë etj. Me OK, ktheheni në dritaren e mëparshme dhe pastaj me Next, vazhdohet në hapin vijues. Fig. 10.3c -Intervalet e grupimit 207
  • 209. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Në hapin e ardhshëm, do të paraqitet dritarja me opcionet për sortimin e të dhënave në pjesën e detaleve në raport, në kuadër të grupeve të ndara në hapin paraprak. Mund të zgjedhen disa kolona për sortim dhe mund të përcaktohet renditja rritëse ose zbritëse. Nëse tabela/pyetësi për të cilin krijohet raporti ka edhe fusha të tipit Number ose Currency, do të paraqitet edhe opcioni Summary Fig. 10.3d - Sortimi dhe përmbledhjet Options… (Opcionet për përmbledhje).Në rastin tonë për tabelën Studentët nuk ka vlera të tilla, prandaj me Next do tëkalonim në hapin vijues si në Fig. 10.3f. Mirëpo sikur të kishim zgjedhur tabelënFletëparaqitjet aty është fusha Nota në Provim. Nëse do të klikohej SummaryOptions, do të hapej dritarja Summary Options (fig. 10.3e). Për fushat e tipit Number ose Currency, mund të llogaritet shuma, mesatarja, minumumi dhe maksimumi. Gjithasthu, mund të zgjedhen opcionet për paraqitjen e detaleve dhe shumave (Details and Summary) ose vetëm të shumave (Summary Only). Paraqitet edhe opcioni për llogaritjen e përqindjes së vlerave në shumën totale (Calculate percent of total for sums). Me OK ktheheni në dritaren Fig. 10.3e - Vlerat përmbledhëse paraprake, e pastaj me Next kalohet në hapin vijues.Në vijim do të paraqitet dritarja për zgjedhjen e mënyrës së faqosjes (shtrirjes së tëdhënave në faqe) dhe orientim të faqes (fig. 10.3f). Në dritare paraqiten dy grupeopcionesh: Layout (Faqosja-shtrirja) dhe Orientation (Orientimi). Opcioni izgjedhur për faqosje do të paraqitet në dritare në anën e majtë , kurse përorientimin e faqes janë dy mundësi: Portrait (Portret-vertikalisht) dhe Landscape(Peisazh-horizontalisht), për të cilat gjithashtu, me një faqe të vogël nën tëgrafikisht tregohet orientimi i zgjedhur. Nëse dëshironi që në raportin që krijohet,të paraqiten të gjitha të dhënat e zgjedhura në një faqe, atëherë mund të aktivizohetopcioni: Adjust the field width so all fields fit on a page (përshtat gjerësinë efushave ashtu që të gjitha ti zë një faqe), i cili bën përshtatjen e gjerësisë së208
  • 210. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatfushave, ashtu që ato të vendosen brenda një faqeje (natyrisht për rastet kur kanumër të madh të fushave). Pastaj me Next kalohet në hapin e ardhshëm, në të cilin zgjedhet stili i raportit. Për secilin opcion paraqitet pamja grafike në anën e majtë të dritares. Pas zgjedhjes së stilit, përsëri me Next, kalohet në hapin e ardhshëm dhe të fundit, në të cilin përcaktohet emri për raportin e krijuar (ose aprovohet emri i propozuar prej programit) dhe vendoset për atë që do të ndodhë pasi të shtypet Finish. Opcionet në Fig. 10.3f - Faqosja dhe orientimi i faqes dispozicion janë, që të hapet raporti në pamjen Layout, ose të hapetnë pamjen Design, për të bërë ndryshime plotësuese në dizajnin e tij. Gjithashtumund të zgjedhet edhe opcioni për ndihmë për punën me raporte.Nëse zgjedhet opcioni i parë, Preview the Report (paraqite raportin), në ekran do tëhapet dritarja e raportit. (Fig. 10.4). Fig. 10.4 - RaportiTastet për navigim shërbejnë për lëvizje nëpër faqet e raportit. 209
  • 211. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKrijimi i raporteve të bazuara në disa tabelaKrijimi i raporteve të bazuara në dy ose më shumë tabela ose bazuar në pyetësin icili ka nxjerrë të dhënat prej dy ose më shumë tabelave, përmes magjistarit ReportWizard, bëhet ngjashëm si në rastin për një tabelë, mirëpo në hapin e dytë, pasi tëzgjedhen fushat prej tabelave përkatëse, para hapit ku bëhet grupimi i të dhënve, dotë paraqitet dritarja ku parashtrohet pyetja si dëshironi të shihen të dhënat (fig.10.5). Të supozojmë se do të krijojmë një raport me notat e studentëve nëpërprovime, kështu që do të marrim disa fusha nga tabela e Studentëve dhe disa ngatabela Fletëparaqitjet (si në figurë). Në dritaren përkatëse, zgjedhet mënyra: by Studentët (sipas studentëve) dhe në anën e djathtë paraqitet pamja e raportit, me të dhënat për Studentët së pari, e pastaj nën të me të dhënat për Fletëparaqitjet. Në hapat tjerë vazhdohet ngjashëm si në rastin e mëparshëm, për një tabelë. Nuk do të bëjmë fare grupim, as sortim, vetëm për pamjen e faqes do të zgjedhim shtrirjen Fig. 10.5 - Raporti i bazuar në dy tabela Landscape(Peisazh).Në fund, raporti i krijuar do të duhej të dukej, si në fig. 10.6, pra në një nivel tëdhënat nga tabela e parë, e pastaj në nivelin tjetër ato nga tabela e dytë. Faktikisht kemi raportin me nënraport. Në këtë rast, kemi mundur të bëjmë edhe llogaritjen e notave mesatare të studentëve, sikur në hapat përkatës (fig. 10.3d dhe 10.3e), për opcionin Summary Options, të zgjedhnim Avg (mestarja). Fig. 10.6 - Raporti i bazuar në dy tabela210
  • 212. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatKrijimi i raportit me vlera përmbledhësePër llogaritjen e vlerave përmbledhëse, gjatë krijimit të raportit përmes magjistaritpër raporte - Report Wizard, mund të përdorim opcionin Summary Options. Sishembull do të marrim rastin e bazës së të dhënave, Shitja e kartelave dhe do tëkrijojmë një raport të bazuar në dy tabela të saj: Tabela e shitësve, ku do të marrimfushat: IDShitesi, Emri dhe Mbiemri, kurse prej tabelës Shitja do të marrim vetëmfushat: Tipi i kartelës dhe Vlera e kartelës. Ekziston edhe mundësia që së pari tëkrijohet një pyetës, i cili do të nxirrte vlerat e njëjta nga tabelat përkatëse, e pastajtë krijohet raporti i bazuar në atë pyetës. Nivelizimin ose grupimin do ta bëjmëngjashëm me rastin e kaluar (fig. 10.5), së pari të dhënat nga Tabela e shitësve epastaj ato nga tabela Shitja. Në hapin për sortim zgjedhim sortimin sipas fushësVlera e kartelës, si dhe zgjedhim opcionin Summary Options dhe në dritarenpërkatëse (Fig. 10.7) zgjedhim të gjitha llogaritjet. Si shihet në figurë kemi zgjedhur të gjitha opcionet e mundshme, për të llogaritur shumën, mesataren, vlerën maksimale, vlerën minimale. Në pjesën Show-paraqit: zgjedhet çka do të shihet në raport: Details and Summary (Detalet dhe përmbledhja) apo Summary Only (Vetëm Përmbledhja), që do të thotë se në raportin që krijohet do të shiheshin vetëm vlerat e llogaritura si vlera përmbledhëse jo edhe Fig. 10.7 - Llogaritja e vlerave detalet me të dhënat nga tabelat. përmbledhëseGjithashtu, do të aktivizojmë edhe opcionin për llogaritjen e përqindjes së shumavenë shumën totale. Pra, për secilin shitës do të llogaritet shuma e kartelave të shituraprej tij, por gjithashtu do të llogaritet përqindja e asaj shume në shumën epërgjithshme të kartelave të shitura prej të gjithë shitësve.Pastaj, vazhdojmë me hapat tjerë ngjashëm si në rastet e mëparshme dhe në funddo të krijohet raporti i cili do të duhej të duket si raporti në vijim (fig. 10.8).Siç shihet në figurë, shpjegimet për vlerat e llogaritura janë në gjuhën angleze,mirëpo ato mund të ndryshohen sipas dëshirës në modin e dizajnit, gjë që do tëshpjegohet më vonë. 211
  • 213. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Fig. 10.8 - Raporti me vlera përmbledhësePuna në pamjen Print PreviewKur në dritaren e bazës së të dhënave klikohet dy herë në emrin e raportit osezgjedhet raporti dhe pastaj klikohet Preview në shiritin e veglave, hapet dritarja eraportit përkatës në pamjen Print Preview. Në këtë pamje mundësohet që raporti tëshihet në mënyra të ndryshme. Mund të paraqiten një ose më shumë faqe, memadhësi të ndryshme ose sipas nevojës të zmadhohet pamja e një pjese të raportitpër të vërjetur detalet e veçanta në të.Për të mbyllur pamjen Print Preview, mund të veprohet në njërën prej mënyravevijuese: - klikohet Close në shiritin e veglave - klikohet C ose ESC në tastierë - në menynë File, zgjedhet opcioni Close.Kur të mbyllet dritarja, ktheheni në dritaren e bazës ose në pamjen Design tëraportit, varësisht prej asaj ku keni qenë paraprakisht.Lëvizja nëpër raport, bëhet me tastet për navigim nëpër faqe të raportit, në fund tëdritares si dhe me shiritat rrëshqitës në skaj të dritares. Për lëvizje mund tëpërdoren edhe tastet dhe kombinimet e ndryshme të tyre, si p.sh., F5 për tëzgjedhur faqen në të cilën do të kalohet, PgUp dhe PgDn për të kaluar në faqen e212
  • 214. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatardhshme ose përparme nëse shihet në ekran tërë faqja ose nëpër ekrane nëse nukshihet tërë faqa, pastaj përmes shigjetave në tastierë dhe kombinimit të tyre meCTRL si dhe tastet Home dhe End, për lëvizje në pjesët e faqes së raportit. Për të paraqitur më shumë faqe në ekran (maksimalisht mund të paraqiten 20 Fig. 10.9 - Shiriti i veglave Print faqe) klikohet në ikonat përkatëse në Preview shiritin e veglave.One Page (Një faqe), Two pages (Dy faqe) dhe Multiple Pages (shumë faqe).Njësoj mund të zgjedhen opcionet përkatëse në menynë View ose në mënynë ekontekstit.Kur hapet dritarja e raportit herën e parë, ajo paraqitet në madhësinë 100%. Me anëtë kontrollës Zoom me shenjën e zmadhueses mund të paraqitet në madhësinë që embushë plotësisht ekranin (Fit to window). Tregues i mausit ka formën ezmadhuesit me shenjën plus ose minus në qendër, me çka bën zmadhimin e pjesësku klikohet me maus ose kthen madhësinë që e mbushë tërë ekranin. Madhësinë edëshiruar mund ta zgjedhni me kontrollën tjetër Zoom me vlerën e madhësisë nëpërqindje.Shtypja e raportit Mënyra më e lehtë dhe më e shpejtë e shtypjes së raportit është që të shtypet kontrolla Print në shiritin e veglave, deri sa raporti është i hapur (në pamjen Print Preview).Në këtë mënyrë të dhënat dërgohen direkt në shtypës. Nëse ka nevojë për përshtatjetë faqes ose margjinave, shkoni në menynë File-Page Setup dhe rregulloni opcionetpërkatëse. Shtypja mund të bëhet edhe përmes menysë File-Print. Gjithashtu, nëdritaren e bazës së të dhënave, në faqen Reports mund të zgjedhet raporti dhe tëklikohet Print në shiritin e veglave ose klikohet në raportin përkatës me tastin edjathtë dhe në menynë e kontekstit zgjedhet Print.Ndryshimi i pamjes së raportitPër të ndryshuar pamjen e raportit, duhet hapur raportin në pamjen Design, dukezgjedhur raportin në faqen Reports dhe duke klikuar Design në shiritin e veglaveose nëse ndodheni në pamjen Print Preview, klikoni kontrollën View në shiritin eveglave dhe zgjedhni Design view. Pamja e raportit në pamjen Design është engjashme me atë të formës në pamjen Design (Fig. 10.10). 213
  • 215. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Edhe për raportin kemi seksionet e ngjashme me ato të formës.Report Header dhe Report Footer pastaj Page Header dhe Page Footer dhe Details. Nëse është bërë edhe grupimi sipas ndonjë fushe, atëherë do të paraqitet edhe seksioni Emri i Fig. 10.10 - Raporti në pamjen Design fushës Header.Për formatizimin e raportit, vlejnë të gjitha rregullat që i kemi pasur te formatizimii formave, kur është në pyetje zgjedhja e seksionit, zgjedhja e kontrollave, renditja,shpërndarja hapsinore e tyre, formatizimi i kushtëzuar etj.Për të parë tiparet e kontrollës ose seksionit përkatës zgjedhet kontrolla oseseksioni dhe pastaj në shiritin e veglave klikohet Properties, ose me menynë ekontekstit zgjedhet Propreties. Pastaj, për të parë tiparet e ndonjë kontrolle tjetër,klikohet në të pa e mbyllur dritaren properties. Disa nga tiparet që nuk kanëekzistuar tek format janë paraqitur në tabelën vijuese: Faqja Tipari Përshkrimi Vlera Format Page Header Definon a shtypen All pages, Not with Rpt informatat në heder në të Hdr, Not with Rpt Ftr, Not gjitha faqet ose ndalohet With Rpt Hdr/Ftr shtypja në të njëjtën faqe Format Page Footer Njësoj si Page Header, por Njësoj si Page Header për Page Footer Format Grp Keep Definon a duhet ruajtur Per Column, Per Page Together grupi në të njëjtën faqe ose kolonë Data Filter On Aplikon filtrin e përcaktuar Yes, No në tabelën ose pyetësin bazë Data Order By On Aplikon renditjen e Yes, No përcaktuar në tabelën ose pyetësin bazë Other Record Locks Definon a janë të mbyllura No Locks, All Records rekordet deri sa shtypet ose shikohet raporti Other Date Grouping Definon mënyrën e Use system setting, US grupimit të datave në Defaults raport.Kur krijohet raporti i bazuar në ndonjë tabelë ose pyetës që ka të definuar filtrinose renditjen e sortimit, raporti i trashëgon këto tipare, por nuk i aplikon nëse nukaktivizohen tiparet Filter On dhe Order By në Yes.Përveq hederit dhe futerit, seksionet tjera kanë edhe disa tipare tjera të përbashkëta,si: Name (emri i seksionit), Visible (shihet, vendosë a do të shihet seksionipërkatës apo jo), Height (lartësia), Back Color (ngjryra e prapavisë), Force New214
  • 216. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPage (detyro kalimin në faqe të re, definon se a do të shtypen seksionet e raportitnë faqe të veçantë, në vend se në faqen aktuale), Can Grow (Mund të rritet,mundëson që seksioni të zgjatet vertikalisht për të zënë të gjitha të dhënat në të),Can Shrink (Mund të shkurtohet, tkurret, mundëson që seksioni të shkurtohetvertikalisht për të shtypur të dhënat në të pa rreshta të tepërt të zbrazët) etj.Ndryshimi i stilit të raportit Gjatë krijimit të raportit përmes magjistarit përcaktohet edhe AutoFormat stili i raportit. Më vonë ai mund të ndryshohet, duke klikuar në shiritin e veglave kontrollën AutoFormat.Njësoj, në menynë Format, zgjedhet AutoFormat dhe do të hapet dritarja e njëjtëpër përcaktimin e stilit të raportit. Përmes tastit Customize që gjendet në atë dritare,mund të krijohet një format i ri ose të fshihet ndonjë format ekzistues ose i krijuar.Numrat e faqeve dhe data/kohaKur krijohet raporti përmes magjistarit, në seksionin e futerit të faqes (PageFooter) automatikisht insertohet data aktuale, përmes shprehjes =Now dhe Numri ifaqes, në kontrollën me shprehjen: ="Page "& [Page]& " of " & [Pages], kupjesët në thonjëza përshkruhen, kurse identifikatorët në kllapa të mesme paraqesinPage (numri i faqes) dhe Pages (numri i faqeve), ashtu që për shembull në faqen eparë të raportit prej 3 faqesh rezultati në raportin e shtypur do të jetë: Page 1 of 3.Për versionin në gjuhën shqipe do të ndryshonim shprehjen në: ="Faqe "&[Page]& " prej " & [Pages], për formën: Faqe 1 prej 3. Nëse dëshironi tëparaqitet vetëm numri i faqes, atëherë jepni vetëm =[Page].Shprehja për datë =Now() shtypë datën aktuale, p.sh: 05 April, 2002. Nëse në raport nuk janë insertuar numrat e faqeve, ata mund të insertohen më vonë duke zgjedhur në menynë Insert-Page Numbers. Në ekran do të paraqitet dialogu Page Numbers (fig. 10.11) në të cilën zgjedhni formatin e numrave dhe pozitën ku do të shtypen ata në kuadër të faqes. Gjthashtu zgjedhet edhe rreshtimi i numrit të faqes në anën e majtë, të djathë, në qendër, në anën e jashtmë apo tëFig. 10.11 - Page Numbers brendshme të faqeve çift ose tek.Ngjashëm, prej menysë Insert-Date and Time, insertohet edhe kontrolla për datëdhe kohë, në të cilën zgjedhet edhe formati i datës dhe kohës. 215
  • 217. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessInsertimi i ndërprerjes së faqes Nëse dëshironi të përcaktoni fillimin e faqes së re, gjegjësisht ndërprerjen e faqes në raport, mund të insertoni kontrollën Page Break në pozitën ku dëshironi të fillojë faqja e re.Nëse nuk përcaktoni pozitën e ndërprerjes (thyerjes) së faqes, Accessi fillon faqene re, pasi të plotësojë tërë faqen aktuale. Në pozitën ku insertohet Page Break, nëpamjen Design View, paraqitet shenja e ndërprerjes si vijë me disa pika.Ruajtja e raportitKur krijohet raporti përmes magjistarit, ai ruhet me emrin e dhënë në dialogun efundit kur paraqitet pyetja për emrin me të cilin do të ruhet raporti. Nëse raportikrijohet përmes dizajnimit, atëherë është mirë të ruhet shpeshherë përmeskontrollës Save në shiritin e veglave, ose përmes menysë: File-Save, ashtu që tëmos vije deri te humbja e ndryshimeve të bëra nëse shkaktohet ndonjë ndërprerje epapritur. Raporti mund të ruhet me emër të ri, përmes menysë File-Save As, meçrast hapet dritarja për dialog Save As, në të cilën zgjedhet emri i raportit ose mundtë eksportohet raporti në bazë tjetër në ndonjë folder të caktuar, duke zgjedhur nëmenynë File-Export, ose në menynë e kontekstit për raportin e caktuar zgjedhetExport.Krijimi i raportit në Design ViewKrijimi i raportit të ri më së lehti bëhet përmes magjistarit për raporte, por raporti iri mund të krijohet edhe përmes dizajnimit në pamjen Design View, duke zgjedhurnë dritaren e bazës, në faqen Reports, Create Report in Design View, ose dukeklikuar New, në shiritin e veglave, e pastaj në dialogun që hapet, New Report dukezgjedhur Design View. Për të lehtësuar punën, raporti mund të krijohet së paripërmes magjistarit, e pastaj në pamjen Design View bëhen ndryshimet enevojshme. Në dritaren New Report zgjedhet tabela ose pyetësi për të cilin do tëkrijohet raporti. Në ekran do të paraqitet dritarja e raportit në modin e dizajnimit,me titull Report1: Report. Në ekran do të shihet dritarja me listën e fushave tëtabelës ose pyetësit të zgjedhur si burim për raportin që krijohet dhe lista e veglave(fig. 10.12). Për të hapur dritaren me tiparet e raportit, zgjedhet raporti duke klikuarshenjën zgjedhese të raportit, në këndin e majtë lartë (pozita ku priten vizorjavertikale dhe horizontale, ngjashëm si te format) dhe pastaj zgjedhet menya View-Properties, ose klikohet dy herë në shenjën zgjedhëse ose klikohet në shenjënzgjedhëse me tastin e djathtë të mausit dhe në menynë e kontekstit zgjedhetProperties.216
  • 218. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Pra është zgjedhur tabela Studentët, si burim për raportin që krijohet. Vendosja e kontrollave në raport bëhet njësoj si tek format. Në dritaren e raportit paraqiten pjeset: Detail, Page Header dhe Page Footer, kurse Hederi dhe Futeri i raportit (Report Header, Report Footer) mund të shtohen prej menyse View-Report Fig. 10.12 - Raporti në Design View Header/Footer, ose duke hapur menynë e kontekstit.Për të ndryshuar madhësinë e pjesës përkatëse, zvarritet vija e poshtme e seksionit(ngjashëm si te format). Për të penguar shtypjen e ndonjë seksioni, mund tëpërcaktohet tipari Visible i saj në No. Tiparet Page Header dhe Page Footer, tëcilat ndodhen në faqen Format, të dritares së tipareve (Properties) përcaktojnëmënyrën e shtypjes së hederit dhe futerit të faqes. Ato mund të marrin vlerat AllPages (shtypja në secilen faqe), Not with RPT HDR (nuk shtypet në faqen e parë,ku është hederi i raportit), Not with RPT FTR (nuk shtypen në faqen e fundit, kuështë foteri i raportit) dhe Not with RPT HDR/FTR (nuk shtypet në faqen e parëdhe të fundit, ku janë hederi dhe futeri i raportit).Për shembull, në seksionin Report Header, vendosim një Text Box dhe si ControlSource për të (Burim të dhënash për kontrollën) në dritaren properties përcaktojmë:=Format(Date( ), "Short Date"), për të paraqitur datën aktuale në kreun e raportit.Në seksionin Page Footer, vendosim një kontrollë të ngjashme, dhe për tëpërcaktojmë tiparin Control Source si: ="Faqe " & [Page], për të paraqitur numrine faqes, në futerin e secilës faqe.Insertimi i fushave që llogaritenNë raport, njësoj sikur në formë, mund të vendosen fusha, vlerat e të cilavellogariten në bazë të vlerave të kontrollave tjera, përmes ndonjë shprehjeje. Për tëkrijuar një fushë të tillë, në raport insertohet një Text Box dhe në dritarenProperties për të, në faqen Data, përcaktohet burimi i të dhënave (Control Source)përmes ndonjë shprehjeje për llogaritje. Zakonisht, nëpër raporte paraqiten fushatpërmbledhëse (shuma, numri, etj), të grupeve të rekordeve të caktuara, të grupuarasipas ndonjë kriteri. Si u pa më herët, kjo mund të bëhet gjatë krijimit të raportitpërmes magjistarit. 217
  • 219. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessInsertimi i fotos në prapavi të raportitInsertimi i objekteve si grafikë, foto, hiperlinku, OLE Objekt etj., bëhet njësoj sikurtek format. Në këtë rast do të shqyrtojmë, vetëm insertimin e fotos në prapavi tëraportit. Për të insertuar një foto në prapavi të raportit, në pamjen Design View,klikoni dy here shenjën zgjedhëse të raportit, për të hapur dritaren properties (osehapeni në ndonjë prej mënyrave tjera) dhe pastaj tek tipari Picture jepni osezgjedhni emrin e fajllit i cili e përmbanë foton e cila insertohet. Pastaj përcaktoni 5tiparet tjera të lidhura me foton: - Picture Type - që përcakton a është fotoja e lidhur apo e insertuar - Picture Size Mode - që përcakton modin: Clip, Stretch ose Zoom. - Picture Alignment - që përcakton pozitën e fotos në raport - Picture Tiling - e cila kur vendoset në Yes, bën përsëritjen e fotos për të mbushur prapavinë (nëse fotoja është më e vogël se faqja), dhe - Picture Pages - e cila përcakton faqet në të cilat do të shtypet fotoja në prapavi.Raporti i bazuar në pyetësin parametrikNëse raporti krijohet duke u bazuar në një pyetës me parametra atëherë gjatëekzekutimit, raporti do të krijohet bazuar në parametrin e dhënë. Për shembull, le tëkrijojmë një raport duke u bazuar në pyetësin parametrik të krijuar për gjetjen e tëdhënave për studentin në bazë të numrit të indeksit (shih pjesen: Pyetësit special-Pyetësit parametrik, fig. 8.1). Në fushën Numri i Indeksit, në këtë pyetës në rreshtinCriteria, kemi parametrin: [Jepni numrin e indeksit:]. Raportin e krijojmë nëcilëndo mënyrë të mundshme, e pastaj kur të hapet raporti, së pari do të paraqitetdritarja për dialog, e cila kërkon parametrin. Kur shfrytëzuesi të jep numrin eindeksit (parametrin), do të krijohet raporti, vetëm për të dhënat që e plotësojnëkriterin, e që në këtë rast janë të dhënat për studentin me atë numër indeksi.Nëse dëshironi që parametri, të shtypet në raport, atëherë në modin e dizajnimit, nëraport duhet insertuar fushën përkatëse për tekst. Për shembull, në pjesën e hederittë raportit, insertojmë një Text Box, dhe për të përcaktojmë tiparin Control Source,njësoj si kriterin për pyetësin parametrik: ="Ndërmjet " & [Data e fillimit:] & "dhe " & [Data e perfundimit:] Në raport do të shtypeshin edhe datat të cilat shfrytëzuesi i jep si parametra, gjatë hapjes së raportit. Fig. 10.13 - Parametri në raport218
  • 220. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatGabimetNëse kërkohet ndonjë parametër në momentin kur ju nuk e pritni këtë, si përshembull kur dëshironi të shtypni raportin, mund të ndodhë që keni dhënëgabimisht emrin e fushës në raport. Emri në raport nuk i përgjigjet emrit në tabelënburimore ose në pyetës. Nëse keni krijuar ndonjë shprehje llogaritëse në të cilënparaqitet emri i asaj fushe edhe shprehja do të jetë e gabuar. Mundësi tjetër është qënë funksionet përmbledhëse, si për shembull SUM ose COUNT, keni përdoruremrin e kontrollës, në vend të emrit të fushës.Nëse ndodhë që gjatë shtypjes së raportit të paraqitet shumë hapësirë e zbrazët,mund ta eleminoni duke ndryshuar madhësinë e kontrollave dhe duke zvogëluardistancën mes tyre.Nëse ndodhë që gjatë shikimit të raportit (Preview) të paraqitet nga një faqe ezbrazët pas çdo faqeje të raportit, mund të ndodhë që gjerësia e raportit e tejkalongjerësinë e letrës në dispozicion. Për të eleminuar këtë mund të ndryshoni gjerësinëe raportit ose margjinat.Nëse në fund të raportit, paraqitet një faqe e zbrazët, ndoshta duhet ndryshuarmadhësinë e futerit të raportit.Nëse të dhënat barten në faqen vijuese, ndryshoni madhësinë e raportit osemargjinën e epërme dhe të poshtme.Nëse në vend të vlerave, paraqiten tekstet: #Name?, #Num? Ose #Error, atëherëështë në pyetje ndonjë gabim tjetër.Për shembull, Record Source (Burimi i tëdhënave) për raport ka ndryshuar ose ndonjë kontrollë nuk është e rregullt prandajparaqitet #Name? në vendin e saj. Duhet larguar kontrollën, ose duhet ndryshuarburimin e saj (Control Source) në ndonjë fushë të lidhur në burimin e të dhënavepër raport.Teksti #Num? paraqitet kur kontrolla bazohet në ndonjë shprehje në të cilën ështëbërë pjestimi me zero (0). Mund të ndodhë që emruesi të jetë zero ose ndonjëshprehje. Për këtë rast, zgjedhje e problemit mund të jetë përdorimi i funksionit Iif,me të cilin testohet a është pjestuesi (emruesi) zero. Nëse po, të paraqitet rezultatizero. Funksioni Iif ka tre parametra: shprehja që testohet, rezultati i së cilës mundtë jetë i saktë ose i pasaktë (True ose False) rezultati për rastin kur është shprehja esaktë, dhe rezultati për rastin kur është shrehja e pasaktë. Shprehja:Iif([Emruesi]=0, 0, [Numruesi]/[Emruesi] - jep rezultatin 0 kur emruesi është zero,dhe rezultatin e pjestimit, nëse jo.Në disa raste preferohet përdorimi i funksionit NZ për eleminimin e vlerave Null,ashtu që, nëse nuk ka vlerë, të mirret zero, zero stringu ose ndonjë shprehje tjetër.Forma: Nz(variant[, valueifnull]). P.sh: =NZ([Vlera],0), për të marrë vlerën nëseajo ekziston, ose Zero nëse ajo nuk ekziston (është Null), ose për rastin me string:=Nz([Emri], "I padefinuar"), merr emrin kur ekziston ose shtypë tekstin e dhënë.Teksti #Error, mund të parqitet nëse në ndonjë fushë, vlera e së cilës llogaritet,insertohet ndonjë shprehje e gabuar. 219
  • 221. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessSortimi dhe grupimiEdhe në raport, mund të bëhet sortimi dhe grupimi i rekordeve dhe të dhënavesipas dëshirës, e pastaj në bazë të tyre të kryhen llogaritje të ndryshme, me tëdhënat. Rradha e sortimit në raport trashëgohet prej tabelës ose pyetësit, por mundtë ndyshohet sipas dëshirës. Rekordet mund të grupohen sipas vlerave tekstuale,numerike, datave, ose fushave të tipit AutoNumber. Grupimi mund të bëhet edhederi në dhjetë nivele të njëpasnjëshme, secili si nëngrup i nivelit paraprak.Varësisht prej llojit të të dhënave, ekzistojë opcione të ndryshme për grupim. Përshembull, për vlera tekstuale grupimi mund të bëhet në bazë të vlerave të plota osenë bazë të disa karaktereve të para apo vetëm sipas karakterit të parë, pra rradhitjealfabetike.Për të ndyshuar rradhën e sortimit të trashëguar prej tabelës, në dritaren Propertiespër raport në faqen Data, tipari: Order by On vendoset në Yes, e pastaj tek tipariOrder By, vendoset fusha (emri i fushës) në bazë të së cilës do të bëhet sortimi. Përshembull: [Emri] ASC, do të thotë se sortimi bëhet sipas fushës emri, në rradhitjerritëse (Ascending-në rritje). Sortimi mund të bëhet edhe sipas dy fushave, merenditje të ndryshme: [Nr] ASC, [Data] DESC. Nëse nuk jipet fare renditja, atëherenënkuptohet ASC.Insertimi i seksioneve me grupe Grupimi i rekordeve në raport, mund të bëhet edhe pas krijimit të raportit. Në Design View, në shiritin e veglave klikohet kontrolla Sorting and Grouping dhe hapet dritarja Sorting And Grouping (fig. 10.14).Dritarja e njëjtë hapet edhe nëse zgjedhet në menynë: View-Sorting and Grouping,ose në menynë e kontekstit zgjedhet Sorting and Grouping. Në fushën Field/Expression zgjedhet fusha në bazë të së cilës bëhet grupimi ose ndonjë shprehje. Nëse raporti veq ka qenë i sortuar, aty do të paraqiten fushat në bazë të së cilave është bërë sortimi. Pastaj, në Sort Order zgjedhet renditja e vlerave të sortuara, në rritje ose në Fig. 10.14 - Sortimi dhe grupimi zvoglim. Në pjesën e poshtme të dritares, kemi Group Properties.Si shembull, do të bëjmë grupimin e rekordeve të studentëve sipas Komunës(Vendlindjes). Në Group Properties përcaktohen tiparet për grup. Mund tëparaqiten Hederi dhe Futeri i grupit, nëse për Group Header dhe Group Footerzgjedhet Yes. Në Group On, përcaktohet mënyra e grupimit. Opcionet për Group220
  • 222. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatOn, varen prej llojit të fushës ose shprehjes në bazë të së cilës bëhet grupimi. Nëseështë në pyetje vlera e tipit Date, grupimi mund të bëhet sipas vitit (year),tremujorit (qtr), muajit (month), javës(week), ditës (day) dhe minutit (minute). Përfushat tekstuale, kemi opcionin: Each Value-për çdo vlerë, ose Prefix Characters(karakteret prefiks, disa nga shkronja të para, vlera jipet në Group Interval). TipariKeep Together (mbaji së bashku), përcakton a do të mbahen së bashku rekordet enjë grupi, në një faqe të veçantë, nëse grupi nuk është më i madh se një faqe. Nësegrupi tejkalon madhësinë e një faqeje, kjo injorohet. Opcionet janë: No - (epredefinaur), grupi mund të ndahet, Whole Group (tërë grupi) mbahet në një faqe tëveçantë. With first detail(me detalin e parë), hederi i grupit dhe rekordi i parë janënë të njëjtën faqe.Në pjesën e hederit ose futerit të grupit, mund të vendoset fusha për grupim dhendonjë informatë tjetër. Zhvendosjen e fushës përkatëse, në pjesën e hederit osefuterit e bëjmë duke e zvarritur në pjesën përkatëse, përmes menysë ose përmesveglave: Cut-Paste. Veprimet me kontrolla dhe selektimi i tyre, bëhet njësoj sikurtek format. Të gjitha rregullat që vlenin tek dizajnimi i formave, vlejnë edhe përdizajnimin e raporteve.Insertimi i shumës dhe numrimitEdhe në raport, sikurse në forma, mund të insertohen Text Box kontrolla përllogaritje, të cilat do të marrin vlerën në bazë të ndonjë shprehjeje të caktuar.Mirëpo, derisa te format, për të bërë llogaritje, mund të përdoreshin vetëm fushatnumerike, currency ose date, në raport mund të krijohen edhe fusha për llogaritje tëndryshme edhe për fushat e tipit text, për shembull numrimi i antarëve. Për të bërënumrimin e antarëve në raport, insertohet një text box në futer të grupit, faqes, oseraportit dhe për të përcaktohet tipari Control Source për fushën përkatëse. Përshembull, për të bërë numrimin e studentëve nga secili vend, për rastin e mësipërm,në futer ose në heder vendosim një text box, me Control Source:=Count([Vendlindja]), ose për numrimin e tërë studentëve në raport, në futer tëraportit vendoset fusha e njëjtë (fig. 10.15). Duhet pasur kujdes vetëm me tiparinRunning Sum, i cili për grup vendoset në: Over Group, kurse për tërë raportin nëOver All.Ngjashëm, në një raport, në të cilin kemi bërë grupimin e notave të studentit, dukegrupuar sipas numrit të indeksit, për të llogaritur notën mesatare të studentit, do tëvendosim një fushë të re, për të cilën do të përcaktojme tiparin Control Source si: =Avg([Nota ne Provim]) (Fig. 10.16).Numrimi i antarëve në raportNëse dëshirohet të bëhet numerimi i secilit anëtarë në raport (ti shënohet numrirendor), duhet të shtohet një fushë e re tekstuale dhe të përcaktohet tipari Control 221
  • 223. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessSource i saj si: =1(Fig. 10.15). Pastaj për tiparin: Running Sum, zgjedhet opcioni:Over All, për të numeruar të gjithë antëtarët e raportit, ose Over Group, për tënumeruar veçantë, secilin grup. Fig. 10.15 - Raporti, me grupim dhe numerim të anëtarve Fig. 10.16 - Raporti me grupim sipas indeksit dhe nota mesatareRradhitja alfabetikePër të krijuar raportin, i cili do të shtypë vlerat të rradhitura sipas një fushe nërradhitje alfabetike, hapet dialogu Grouping and Sorting dhe zgjedhet fusha përgrupim - Emri. Për atë fushë, përcaktohen tiparet: Group Header:Yes, Group On:222
  • 224. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPrefix Characters dhe Group Interval: 1. Për të shtypur në raport shkronjën e parëpër secilin emër, në Heder të grupit vendosim një text box dhe për të përcaktojmëControl Source: =LEFT ([Emri],1), ku funksioni: Left(Fusha,n) merr prej njëfushe n shkronja të majta.NënraportiNënraporti është raport i insertuar në një raport tjetër, i cili në këtë rast quhet raportkryesor. Raporti kryesor mund të jetë i lidhur ose jo i lidhur. Raporti i lidhur, ështëi bazuar në një tabelë ose pyetës kurse nënraporti ose nënraportet e tij, përmbajnëinformata të rëndësishmë, të lidhura me të njëjtën çështje, si p.sh., grafiku osediagrami për të dhënat në raportin kryesor. Në rastin e raportit jo të lidhur (të lirë),raporti kryesor përmbanë të dhëna nga tabela ose pyetësi, kurse të dhënat nënënraport mund të jenë për çështje tjetër. Raporti mund të përmbajë disanënraporte, kurse mund të ketë dy nënivele të nënraporteve. Pra, nënraporti i nivelittë parë, mund të përmbajë nënraporte në vehte.Krijimi i nënraportit Për të krijuar nënraportin, në modin e dizajnimit, përdoret kontrolla SubForm/SubReport nga shiriti i veglave (Toolbox).Magjistari SubForm/SubReport krijon nënraportin bazuar në ato që zgjedhëshfrytëzuesi dhe nënraporti ruhet si objekt i veçantë dhe paraqitet me emrin e vetnë faqen Reports, në dritaren Database.Si shembull, do të krijojmë raportin kryesor për tabelën Studentët, e pastaj sinënraport do të insertojmë raportin më notat e studentit, nga tabela Fletëparaqitjet.Se pari krijojmë Raportin kryesor me anë të magjistarit ose kopjojmë raportin nëseai veq ekziston dhe e ruajmë me emrin Studentet-Raporti Kryesor. Pastaj e hapimraportin kryesor në pamjen Design View, e rrisim pjesën Details, për të krijuarhapësirë për nënraportin, zgjedhim Subreport/Subform në shiritin e veglave dheklikojmë në pjesën details për të insertuar nënraportin. Mundet edhe të klikohet dhetë zvarritet mausi, ashtu që të krijohet madhësia e dëshiruar e nënraportit. Atëherëdo të startohet magjistari për nënraporte dhe do të hapet dritarja Subreport Wizard(fig. 10.16a). Në dialogun e parë, ofrohet mundësia e zgjedhjes së burimit përnënraport, Use Existing Tables and Queries (Shfrytëzo tabelat dhe pyetësitekzistues) që mundëson krijimin e nënraportit duke shrytëzuar të dhënat nga tabelatose pyetësit e krijuar dhe në hapat e mëvonshëm duke zgjedhur fushat e dëshiruaraprej tyre, ose Use an existing report or form (Shfrytëzo një raport ose formëekzistuese) që mundëson insertimin e një forme ose raporti të gatshëm, si nënraportnë raportin kryesor. Nëse zgjedhet opcioni i dytë, atëherë prej listës nën të zgjedhetraporti ose forma ekzistuese. 223
  • 225. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Nëse përcaktoheni për opcionin e parë, atëherë me Next vazhdohet në hapin e ardhshëm ku do të zgjedhet tabela ose pyetësi (fig. 10.16b). Për shembullin tonë do të zgjedhim opcionin e parë, që të nxjerrim të dhënat për nënraport prej tabelës ekzistuese Fletëparaqitjet dhe atë duke marrër vetëm disa fusha të caktuara. Me Next vazhdojmë në hapin e Fig. 10.16a - Krijimi i nënraportit ardhshëm. Në dialogun e ardhshëm (fig. 10.16b) zgjedhim tabelën Fletëparaqitjet, në fushën Tables/Queries dhe pastaj në listën Available Fields (fushat në dispozicion) zgjedhim fushat që dëshirojmë të paraqiten në nënraport. Do të zgjedhim vetëm fushat: Numri i lëndës, Data e provimit dhe Nota në provim. Të dhënat tjera për studentin i kemi në Fig. 10.16b - Zgjedhja e fushave për raportin kryesor. Zgjedhja bëhet si nënraport zakonisht me pullat përkatëse.Më Next vazhdojmë në hapin e ardhshëm. Në vazhdim paraqitet pyetja për lidhjen e raportit me nënraport (fig. 10.16c). Parashtrohet pyetja, a dëshironi të zgjedhni vet fushat që lidhin raportin me nënraport apo do të zgjedhni prej listës së mëposhtme. Opcioni i parë, Choose from a list (zgjedh prej listës) ju mundëson të zgjedhni një prej opcioneve në listë, që i ka krijuar vet programi: Fig. 10.16c - Zgjedhja e fushave lidhëse224
  • 226. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatShow Fleteparaqitjet for each record in Studentët using Numri i indeksit (paraqititë dhënat nga Fletëparaqitjet, për secilin rekord nga Studentët, duke përdorurNumrin e Indeksit (që është fusha që i lidhë tabelat)). Nëse nuk ekziston lidhje mestabelave, ajo duhet të krijohet në Relationships. Nëse përcaktoheni për opcioninDefine my Own (Do të definoj vet), atëherë dialogu merr formën e paraqitur në fig10.16d, ku definohet lidhja mes raportit dhe nënraportit. Për shembullin tonë do tëzgjedhim opcionin e parë dhe prej listës zgjedhim opcionin e ofruar, për vendosjene lidhjes përmes numrit të indeksit. Në anën e majtë paraqitet lista e fushave të Raportit, kurse në anën e djathtë lista e fushave të nënraportit. Dritarja e njëjtë shfrytëzohej edhe për vendosjen e lidhjes mes Formës dhe Nënformës. Duhet pasur kujdes me zgjedhjen e fushave që lidhin raportin me nënraport, përndryshe do të paraqitet nënforma e zbrazët në rast të zgjedhjes së gabueshme të Fig. 10.16d-Definimi i lidhjes fushave të lidhjes.Me Next vazhdohet në hapin e ardhshëm, ku paraqitet pyetja për zgjedhjen e emritme të cilin do të ruhet nënraporti, si objekt në faqen Reports. Me Finish përfundohet procedura dhe hapet dritarja e raportit me nënraportin përkatës (Fig. 10.17). Nënraporti mund të modifikohet sipas nevojës, duke e hapur në pamjen Design View dhe pastaj kur të hapet raporti kryesor, në të do të paraqitet nënraporti me pamjen e përcaktuar pas ridizajnimit. Fig. 10.17 - Raporti me nënraportPër insertimin e nënraportit ose nënformës, duke përdorur ndonjë raport ose formëekzistuese, në hapin e parë (Fig. 10.16a) do të duhej zgjedhur opcionin Use anExisting Form or Report dhe prej listës zgjedhet forma ose raporti përkatës. Duhet 225
  • 227. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesspasur kujdes që tabelat burimore përkatëse të jenë të lidhura ose duhet të vendosetlidhja mes tyre në dritaren Relationships.Nënraporti mund të insertohet edhe duke zgjedhur dhe zvarritur nje raport oseformë nga dritarja database, në dritaren e raportit të hapur në pamjen Design View.Programi do të vendosë automatikisht lidhjen mes raportit dhe nënraportit, nëseraportet janë të bazuara në tabela të lidhura, nëse raporti kryesor ka çelësin primardhe nënraporti përmbanë fushën e njëjtë ose nëse të dy raportet bazohen në pyetëstë cilët kanë tabela burimore që i plotësojnë kushtet e përmendura. Fushat lidhëseduhet të jenë prezente patjetër por nuk është e detyrueshme të shtypen patjetër.Nëse lidhja e vendosur është e gabuar, atëherë mund të ndryshohet lidhja mesraportit dhe nënraportit, duke hapur raportin kryesor në pamjen Design dhe pastajzgjedhet nënraporti dhe hapet dritarja Properties për të. Në faqen data, përcaktohetlidhja duke zgjedhur fushat përkatëse në Link Child Fields dhe Link Master Fields,ose duke klikuar shenjen (…) pas tyre, për të hapur dritaren Subreport Field Linker(fig. 10.18). Në pozitat përkatëse zgjedhen fushat për vendosje të lidhjes mes raportit kryesor dhe nënraportit. Mund të shtypet edhe tasti Suggest… për të parë propozimet (sygjerimet) që i ofron programi,Fig. 10.18 - Lidhja e raport me nënraportin për vendosjen e lidhjes mes raportit dhe nënraportit.Duhet pasur kujdes, që të mos ngarkohen raporti dhe nënraporti me detale tëpanevojshme, me të dhëna të dyfishta, me shumë objekte dhe grafikone, me shumefusha me vlera të llogaritura etj., sepse të gjitha këto ndikojnë në performansat etyre. Nëse duhet insertuar shumë fusha që llogariten, atëherë më mirë është tëkrijohet pyetësi që kryen këto llogaritje e pastaj nënraporti të bazohet në atë pyetës.Për të analizuar raportin ose nënraportin mund të përdoret Performance Analyzer,duke zgjedhur objektin përkatës dhe duke zgjedhur në meny: Tools-Analyze dheduke klikuar Performance.Raporti me kolonaPër të krijuar raport, të dhënat e të cilit do të shtypen në kolona, mund të zgjedhettabela ose pyetësi dhe në menynë Insert zgjedhet Report, e pastaj në dritaren qëhapet, zgjedhet AutoReport:Columnar. Njësoj mund të fillohet krijimi i raportit tëri, duke klikuar New, në shiritin e veglave në faqen Reports, e pastaj prej listëszgjedhet AutoReport: Columnar dhe zgjedhet tabela ose pyetësi përkatës. Raportifillimisht krijohet me vetëm një kolonë, por pastaj, mund të hapet menya File-Page226
  • 228. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatSetup (Konfigurimi i faqes), me çrast duhet kaluar në faqen Columns të dritares përdialog Page Setup (fig. 10.19) dhe zgjedhet numri i kolonave në pozitën Number ofColumns. Në këtë dritare pastaj përcaktohen edhe detalet tjera, si distanca mes rreshtave (Row Spacing), distanca mes kolonave (Column Spacing), madhësia e kolonave (Column Size) duke përcaktuar gjerësinë (Width) dhe lartësinë (Height), si dhe renditja e rekordeve në kolona duke shkuar për së gjati (te poshtë) e pastaj anash (Down, then Across) ose së pari anash, e pastaj te poshtë (Across, then Down). Nëse gjerësia e raportit e tejkalon gjerësinë e fletës, atëherë Accessi do të paraqesë vërejtjen kur tentoni të kaloni në Print Preview, për të parë si do të duket raporti. Në atë rast duhet zvogëluar gjerësinë e kolonave, distancën mes tyre oseFig. 10.19 - Page Setup-Konfigurimi i faqes margjinat.Nëse në raportin me kolona është bërë edhe grupimi i rekordeve, atëherë mund tëpërcaktohet edhe mënyra e shtypjes së grupeve, duke rregulluar tiparin New Rowor Col (rreshti ose kolona e re) për seksionin e hederit ose futerit. Mund të zgjedhetNone (asnjë), me çrast definimi i vlerave në Page Setup përcakton fillimin ekolonës së re; Before Section (para seksionit), After Section (pas seksionit), Beforeand After (Para dhe pas seksionit).Për të mbajtur së bashku në një kolonë të dhënat e grupit, hapet Dialogu Sortingand Grouping, dhe pastaj përcaktohet tipari Keep Together (si në rastin e raportit tëzakonshëm).Shtypja e etiketave dhe kovertave (zarfeve)Etiketa mund të përdoret për qëllime të ndryshme, si për adresa postale në zarfe,adresar, shenjë për disketa, për libra, etj. Një lloj special i raportit mund të krijohetpërmes magjistarit për etiketa Label Wizard, duke filluar krijimin e raportit të ridhe duke zgjedhur Label Wizard në dritaren New Report. Pastaj, raporti i krijuar që 227
  • 229. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesspërmbanë etiketat e krijuara prej të dhënave në tabelë ose pyetës, mund të përdoretpër shtypje të etiketave, si p.sh, shtypjen e adresave në zarfe.Do të krijojmë Raportin me etiketa për rekordet e tabelës Studentët. Me startimin e Label Wizard, në ekran paraqitet dritarja Label Wiazard (fig. 10.20a) në të cilën zgjedhet formati i etiketës prej listës së etiketave të prodhuesve më të njohur, që paraqitet në fushën Filter by Manufacturer (Filtri sipas prodhuesit). Gjithashtu, mund të zgjedhet edhe Unit of Measure (Njësia e matjes) dhe Label Type Fig. 10.20a - Lable Wizard (Tipi i etiketës).Me Next kalohet në hapin e ardhshëm, në të cilin zgjedhet fonti (lloji i shkronjave)dhe madhësia e tij, që do të përdoret për shtypjen e etiketave. Pastaj përsëri meNext vazhdohet në hapin vijues në të cilin zgjedhen fushat të cilat do të paraqitennë etiketë (fig. 10.20b). Prej listës së fushave, Available Fields (fushat në dispozicion) zgjedhen fushat të cilat do të paraqiten në etiketë, të cilat paraqiten në dritaren e djathtë, Prototype Label (Prototipi i etiketës). Në këtë dritare, fushat e zgjedhura paraqiten në kllapa të mëdha dhe në rreshtin aktual i cili hijezohet. Duke klikuar me maus, Fig. 10.20b - Zgjedhja e fushave për etiketë përcaktohet rreshti në të cilin do të insertohet fusha përkatëse.Gjithashtu, në pozita të caktuara mund të insertohet hapsira mes fushave, si dheteksti i dëshiruar, i cili do të përsëritet në secilën etiketë, para fushës së caktuar,p.sh., para fushës emri, mund të shtypet "Z/Znj." . Pastaj, me Next vazhdohet nëhapin e ardhshëm, në të cilin zgjedhet fusha, sipas së cilës do të bëhet sortimi ietiketave dhe me Next kalohet në hapin e fundit në të cilin emërtohet raporti meetiketa dhe me Finish përfundohet procedura dhe hapet raporti. Sipas nevojës, aimund të modifikohet në modin e dizajnimit (fig, 10.21).Për secilin rresht në etiketë, paraqitet një Text Box, në të cilin kemi funksionin Trim(përshtat, rregullo), i cili bën largimin e zbrazëtirave para dhe pas vlerave të228
  • 230. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatfushave. Mund të përdoren edhe funksionet e ngjashme LTrim dhe RTrim të cilatbëjnë largimin e zbrazëtirave vetëm majtas, gjegjësisht djathtas. Nëse klikohet dy herë në kontrollën përkatëse, hapet dritarja properties (mund të hapet edhe në mënyrat tjera të mundshme) dhe për të bërë ndryshime, duhet ndryshuar tiparin Control Source përkatës. Mund të intervenohet edhe direkt në kontrollë, duke insertuar kursorin në Text Box-in përkatës dhe duke Fig. 10.21 - Redizajnimi i etiketave bërë ndryshimet e dëshiruara.Nëse gjatë krijimit nuk është insertuar hapësirë mes fushave, për të shtuarhapësirën e nevojshme, mes dy fushave duhet shtuar: & " " & .Për të shtypur etiketat si adresa në zarfe, duhet bërë përshtatjet e nevojshme nëdialogun Page Setup. Në faqen Page të dialogut Page Setup, zgjedhet orientimiLandscape, madhësia e duhur dhe Paper Source varësisht prej asaj se çka keni nështypës. Në faqen Margins, rregullohen margjinat, kurse në faqen Columnszgjedhet numri i kolonave 1. Pas ndryshimeve të bëra, me Print Preview, shikohetsi do të duket në shtyp etiketa për zarf.Shtypja dhe publikimi i raportit Raporti mund të shtypet duke zgjedhur raportin në faqen Reports dhe duke klikuar kontrollën Print në shiritin e veglave, ose duke zgjedhur në menynë File-Print.Përveq shtypjes direkte, raporti i krijuar mund të eksportohet në ndonjë aplikaciontjetër të Office-it, në të cilin ofrohen mundësi shumë të mira të bartjes së fajllaveprej një aplikacioni në tjetrin. Për të eksportuar raportin, zgjedhet raporti dhe pastajzgjedhet në menynë File-Export, ose mund të hapet menya e kontekstit për atëraport dhe të zgjedhet Export. Pastaj në dialogun që hapet zgjedhet formati përeksportim. Gjithashtu, për publikim të raportit në Word ose Excel, mund tëzgjedhet në menynë Tools-Office Links dhe në të zgjedhet opcioni Publish It withWord ose Publish It with Excel.Për të shtypur raportet në formularë të përgatitur paraprakisht, si veprohetzakonisht për shërbimet e ndryshme administrative, duhet skenuar formularin eshtypur dhe pastaj të insertohet fotografia e skenuar në tiparin Picture të raportitpërkatës. Pastaj duhet përshtatur madhësinë e kontrollave dhe shpërndarjen e tyreme dimensione që i përgjigjen formularit dhe pastaj të dhënat do të shtypen nëpozitat e caktuara brenda formularit të gatshëm. 229
  • 231. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessRaporti me grafikNë raport mund të insertohet edhe grafiku i cili krijohet varësisht prej të dhënavenë tabelën. Për të krijuar raportin me grafik, fillohet krijimi i raportit të ri dhe nëdritaren New Report zgjedhet opcioni Chart Wizard dhe zgjedhet tabela ose pyetësipër të cilin do të krijohet grafiku. Do të krijojmë grafikun për tabelën Shitja, ngabaza e të dhënave ”Shitja e Kartelave". Në dritaren New Report zgjedhim Chart Wizard dhe tabelën Shitja. Pastaj, me OK startohet magjistari për grafik, Chart Wizard dhe do të hapet dritarja Chart Wizard (fig. 10.22a). Në fushën Available Fields zgjedhim fushat të cilat kalojnë në listën Fields for Chart (fushat për grafik). Pastaj, me Next kalohet në hapin e ardhshëm në të cilën Fig. 10.22a - Chart Wizard zgjedhet lloji i grafikut që do të krijohet.Në ketë hap paraqitet lista e opcioneve të mundshme me paraqitje grafike dhe përsecilin opcion të zgjedhur në listë, në anën e djathtë jepen shpjegimet e nevojshme.Pastaj, përsëri me Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 10.22b) në të cilin bëhetndërtimi i grafikut, duke përcaktuar se cilat vlera do të paraqiten në boshtin X ecilat në boshtin Y, si dhe cili funksion llogaritës do të zbatohet. Në anën e djathtë të dritares paraqitet lista e tasteve me emrat e fushave të zgjedhura për grafik. Fillimisht paraqiten opcionet që i propozon programi. Duke shtypur dhe zvarritur fushën përkatëse në katrorin e përgatitur për vlera në anën e majtë, ku ndodhet grafiku, përcaktohen vlerat për boshtet e grafikut. Për llogaritje shfrytëzohet Fig. 10.22b - Përcaktimi i fushave në grafik ndonjë prej funksioneve, si shuma, numrimi etj.Për të ndryshuar funksioni për llogaritje, i cili paraqitet në skajin e majtë lart tëgrafikut, klikohet dy herë në të dhe hapet lista e funksioneve të mundshme. Përshembull, do të zgjedhim funksionin Count (numro) për të numruar nga sa kartela230
  • 232. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcattë secilit lloj ka shitur secili shitës. Pra, në boshtin X kemi zgjedhur IDShitësi, nëboshtin Y Tipi i kartelës, kurse si funksion Count (CountofTipiikartelës).Për të vërtetuar si do të duket grafiku që do të ndërtohet, mund të klikohet tastiPreviw Chart, në skajin e majtë lartë të dritares, me çrast do të hapet dritarjaSample Preview në të cilën paraqitet grafiku. Pastaj, me Next kalohet në hapin efundit, ku paraqitet pyetja për emrin me të cilin do të ruhet raporti me grafik,opcioni për paraqitjen e legjendës për grafikun, si dhe pyetjet e zakonshme: "a dotë hapet raporti për shikim" apo "në modin e dizajnit për modifikime plotësuese", sidhe "a dëshironi ndihmë për punë me raportin". Me Finish, përfundohet procedura dhe në ekran do të paraqitet Raporti, me grafikun e ndërtuar. Për të bërë ndryshime të mëtejme në stilin e grafikut, shkallën e numrimit në boshte, legjendën, etj., kalohet në pamjen Design View, dhe duhet të klikohet dy herë në zonën e grafikut, me çrast do të paraqitet shiriti i veglave për dizajnim të grafikut ose në cilën do pjesë të grafikut klikohet me tastin e djathtë dhe hapet menya e Fig. 10.23 - Paraqitja grafike kontekstit me opcionet përkatëse.Letrat QarkoreNjë lloj i veçant i raportit është edhe letra qarkore, që në fakt është një letër mepërmbajtje të njëjtë që duhet tu dërgohet disa personave, p.sh., ftesa për ndonjëmbledhje ose ndonjë ngjarje tjetër, informata për ndonjë ngjarje me rëndësi, etj. Nëatë rast, do të mund të shtypej teksti i përmbajtjes së letrës dhe ajo tu dërgohejpersonave gjegjës duke i futur në zarfe të veçanta, por gjithsesi më e preferueshmedhe më e dëshirueshme do të ishte, që letra të jetë e titulluar për personin përkatës,si p.sh: Z/Znj. Emri dhe Mbiemri dhe pastaj pjesa tjetër e tekstit. Në këtë rast vjennë shprehje letra qarkore, ku përveq tekstit të përgjithshëm, insertohen fushat eveçanta të cilat të dhënat i marrin prej ndonjë tabele ose pyetësi.Për shembull, do të krijojmë një ftesë për punëtorët nga Tabela e shitësve në bazën"Shitja e kartelave". Për të krijuar letrën qarkore, zgjedhim tablën ose pyetësin qëpërmbanë të dhënat me emrat dhe mbiemrat dhe detalet tjera dhe zgjedhim nëmeny Tools-Office Links-Merge It with MS Word (Lidhja me programin e Officedhe shkrirja (bashkimi) me MS Word). Atëherë, në ekran do të paraqitet dritarja e 231
  • 233. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accessmagjistarit i cili ndihmon në realizimin e kësaj procedure: Microsoft Word MailMerge Wizard (fig. 10.24) në të cilën paraqiten dy opcione: - Link your data to an existing Microsoft Word documet - (lidhi të dhënat me një dokument ekzistues të Wordit), dhe - Create a new document and then link the data to it (Krijo dokument të ri dhe pastaj lidhi të dhënat me të). Zgjedhim opcionin e dytë dhe shtypim OK, me çrast kontrolla e Fig. 10.24a - Microsoft Word Mail Merge programit kalon në programin Wizard Microsoft Word dhe në ekran hapet dritarja e tij me një dokument të ri.Përveq veglave të zakonshme, në ekran paraqitet edhe shiriti i veglave Mail Merge(fig. 10.24b) përmes të të cilit insertojmë fushat të cilat do të shkrihen nëdokumentin e Wordit. Me tastin Insert Merge Field zgjedhim fushat, të cilat do të insertohen në tekst (si në figurë), Në tekst paraqitet emri i fushës brenda kllapave speciale si: <<Emri>>, kurse pjesën tjetër të testit e shkruajmë si zakonisht. Pastaj për të bërë bashkimin (shkrirjen) e të dhënave nga baza e të dhënave, në shiritin e veglave Fig. 10.24b - Përgatitja e tekstit në Word zgjedhim komandat përkatëse. Merge to New document (bashko në dokument të ri) - nëse dëshirojmë të bashkojmë të dhënat, duke krijuar dokument të ri në Word, i cili do të ketë aq faqe sa ka të rekorde në tabelë. Merge to Printer - për të shtypur direkt në shtypës dokumentet, me çrast shtypen aq dokumente sa ka rekorde në tabelë, dhe Merge (bashko, shkrij) - me çrast hapet dritarja për dialog Merge, ku zgjedhen opcionet e lartpërmendura ose Electronic Mail, për të cilin duhet pasur të dhënat për e-mail adresat e rekordeve.232
  • 234. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat FAQET PËR QASJE NË TË DHËNAFaqja për qasje në të dhëna, është Web faqe e cila mundëson përdorimin dheazhurimin e të dhënave përmes Web-it (Internetit). Është objekt i ri i bazës së tëdhënave, i cili mund të përdoret për krijim interaktiv të raporteve, për insertim dheanalizë të të dhënave, etj. Paraqitet në faqen Pages, të dritares së bazës së tëdhënave. Faqja për qasje në të dhëna, është web faqe e lidhur me një bazë të tëdhënave të Accessit. Ajo mundëson lidhjen e web faqes dhe shkëmbimin e tëdhënave me të tjerët si dhe paraqitjen dinamike të të dhënave në web faqe. Mekrijimin e faqes për qasje në të dhëna mund të krijohet web faqja që mundësonkërkimin dhe editimin e bazës së të dhënave përmes Internet Explorerit (lexuesit tëweb faqeve).Gjithashtu, mundëson krijimin e web faqes e cila bën grupimin dhe paraqitjen e tëdhënave, si në raport të zakonshëm të Accessit. Mund të krijohet një raportinteraktiv, i cili bën grupimin e të dhënave në bazën e të dhënave. Kjo mundësonanalizimin e të dhënave në mënyra të ndryshme. Mund të përmbajë edhe tabela tëExcelit ose diagrame. Nëse editohen të dhënat në tabelë, faqja për qasje në të dhënaazhurohet automatikisht.Për të shikuar faqen për qasje në të dhëna, shfrytëzuesi duhet të përdorë InternetExplorerin (versioni 5.0, ose me i ri). Kur të lexohet faqja në Internet Explorer, ajovendoset në memorje të fshehur dhe faktikisht shfrytëzuesi përdore versionin(kopjen) lokale të saj. Veprimet si sortimi, filtrimi etj., janë lokale. Web faqja nukndryshohet. Mirëpo, nëse shfrytëzuesi ka leje për qasje në bazën e të dhënave me tëcilën është e lidhur faqja, ai mund të bëjë edhe editimin e bazës, direkt përmesInternet Explorerit.Krijimi i faqes për qasje në të dhënaNë Access, faqja për qasje në të dhëna mund të krijohet në disa mënyra: - Krijimi i shpejtë me të gjitha fushat e tabelës ose pyetësit, në stil të formës, - Duke përdorur Data Access Page Wizard, magjistarin për faqe, - Krijimi duke u bazuar në HTML dokumentin ekzistues, ose - Krijimi përmes dizajnimit, në pamjen Design. 233
  • 235. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKur të krijohet një faqe për qasje në të dhëna, dizajni i faqes ruhet në një HTMLfajll, me prapashtesë .htm, i cili ruhet në ndonjë folder të diskut, diku jashtë bazëssë të dhënave. Në faqen Pages të dritares së të dhënave, paraqitet ikona me tënjëjtin emër, e cila faktikisht është shkurtesa për atë fajll. Kur selektohet shkurtesa,mund të hapet faqja ose të modifikohet dizajni i saj.Krijimi i faqes përmes AutoPageNë faqen Pages të dritares së bazës, klikoni New në shiritin e veglave dhe në ekrando të paraqitet dritarja New Data Access Page (fig. 14.1), në të cilën zgjedhimAutoPage: Columnar. Në fushën përkatëse, në pjesën e poshtme të dritares zgjedhim tabelën ose pyetësin në të cilin ndodhen të dhënat, për të cilat ndërtohet faqja për qasje në të dhëna. Për shembull, zgjedhim tabelën Studentët, nga baza e të dhënave "Fakulteti". Klikojmë OK dhe automatikisht do të krijohet faqja për qasje në të dhëna dhe do të paraqitet në ekran (fig. 14.2). Fig. 14.1 - New Data Access Page Faqja do të ketë të gjitha fushat e tabelës Studentët të renditura në kolonë. Në fund të dritares, paraqitet shiriti për navigim, i cili përveq tasteve për lëvizje nëpër rekorde, përmbanë edhe tastet për sortim dhe për filtrim. Përmes tij, shfrytëzuesit e faqes mund ti kryejnë direkt të gjitha këto operacione. Për të ruajtur faqen, Fig. 14.2 - Faqja e krijuar me AutoPage klikojmë tastin Save në shiritin e veglave dhe hapet dritarja për ruajtje (fig. 14.3).Përndryshe mund të tentojmë të mbyllim dritaren, me çrast në ekran do të paraqitetvërejtja se faqja akoma nuk është ruajtur dhe pyetja "a dëshironi ta ruani faqen".Aty kemi tri tastet: Yes, No dhe Cancel, me të cilat vendosim për të ruajtur ose jo234
  • 236. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatfaqen. Nëse shtypet Yes, njësoj kalohet në dritaren për ruajtje Save As Data AccessPage, e cila është dritare e zakonshme për ruajten e fajllave. Zgjedhim folderin në të cilin do të ruhet fajlli dhe emrin e fajllit. Si shihet në fushën Save As Type (Ruaje si fajll të tipit:) tipi i fajllit që ruhet është Microsoft Data Access Page (*.htm; *.html). Emërtojmë fajllin me emrin Studentet dhe klikojmë Save për të ruajtur fajllin. Fig. 14.3 - Ruajtja e faqes për qasje në të dhëna Në faqen Pages do të paraqitet shkurtesa me të njëjtin emër (Studentet.htm). Nëse zgjedhim faqen Studentët dhe klikojmë Open në shiritin e veglave ose klikojmë dy herë faqen Studentët do të hapet dritarja e faqes Studentët (fig. 14.2). Fig. 14.4 - Faqja e ruajtur në dritaren e bazësKrijimi i faqes përmes magjistarit - Page WizardPër të krijuar faqen për qasje në të dhëna përmes magjistarit për faqe - PageWizard, klikojmë tastin New në shiritin e veglave dhe në dritaren që hapet, NewData Access Page (fig. 14.1), zgjedhim Page Wizard dhe caktojmë tabelën për tëcilën krijojmë faqen dhe klikojmë OK. Gjithashtu, në dritaren e bazës së tëdhënave, në faqen Pages (fig. 14.4) mund të klikohet dy herë opcioni Create dataaccess page by using Wizard (krijo faqen për qasje në të dhëna duke përdorurmagjsitarin). Në të dy rastet në vazhdim në ekran do të paraqitet dritarja PageWizard (Magjistari i faqes), e cila është e njëjtë si tek magjistari për forma ose përraporte (fig. 14.5a). 235
  • 237. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Zgjedhim tabelën/pyetësin (nëse nuk është zgjedhur paraprakisht) dhe me tastet përkatëse zgjedhim fushat të cilat do të paraqiten në faqen që krijohet. Fushat e zgjedhura paraqiten në listën Selected Fields. Me Next vazhdojmë në hapin e ardhshëm, (fig. 14.5b). Fig. 14.5a - Zgjedhja e fushave Në këtë hap, parashtrohet pyetja: "Do you want to add any grouping levels? Adding grouping levels results in a read-only page." ("A dëshironi të bëni grupimin në nivele? Grupimi në nivele do të rezultojë në faqe vetëm për lexim"). Pra, nëse zgjedhim ndonjë fushë për grupim, faqja që krijohet bëhet faqe vetëm për lexim, por nuk mund të bëhet edhe editimi (ndryshimi, fshirja, shtimi, etj) i të Fig. 14.5b - Grupimi i rekordeve dhënave në faqen që krijohet.Për shembull, zgjedhim grupimin sipas fushës Vendlindja. Nëse zgjedhen dy osemë shumë nivele për grupim, përmes tasteve Priority (Prioriteti) mund tëndryshohet niveli i grupimit. Gjithashtu, me tastin Grouping Options (Opcionet përgrupim), mund të zgjedhet opcioni për grupim sipas shkronjës së parë, dyshkronjave të para, normal, etj. Me Next kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 14.5c).Në këtë hap mundësohet zgjedhja e sortimit të të dhënave në faqe. Parashtrohetpyetja "What sort order do you want for detail records?" ("Çfarë sortimi dëshironipër rekordet brenda grupit?"), meqë kemi grupim të rekordeve në grupe. Do tëthotë, rekordet brenda grupit do të sortohen sipas fushës që zgjedhet. Sortimi mundtë bëhet sipas deri katër fushave, në renditje rritëse ose rënëse.236
  • 238. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Zgjedhim sortimin sipas fushave Emri dhe Mbiemri, me renditje rritëse. Nëse paraqiten dy ose më shumë emra të njëjtë, atëherë sortimi brenda atij grupi bëhet sipas mbiemrit. Me Next, vazhdojmë në hapin e ardhshëm, të fundit (fig. 14.5d). Fig. 14.5c - Zgjedhja e fushës për sortim Në hapin e fundit, paraqitet pyetja "What title do you want for your page?" ("Çfarë titulli dëshiron për faqen?"), me të cilin përcaktohet titulli i dritares në të cilën do të hapet faqja. Gjithashtu, përcaktohen opcionet, për veprimet pas përfundimit të procedurës me Finish. Zgjedhet opcioni për hapjen e faqes (Open the Page) ose modifikimin e mëtejmë të faqes (Modify the pages design), meFig. 14.5d - Titulli i faqes dhe opcionet për çrast faqja hapet në modin e përfundimin e procedurës dizajnit.Gjithashtu, në këtë dritare kemi edhe dy opcione: "Do you want to apply a theme toyour page?" ("A dëshironi të aplikoni ndonjë temë në faqen tuaj?"), me të cilinzgjedhet ndonjë motiv (theme-motiv, temë) i gatshëm për web faqe dhe "DisplayHelp on working with the page" ("Paraqit ndihmë për punën me faqen"). Motivinpër web faqe mund ta aplikojmë edhe më vonë duke kaluar në modin e dizajnit dheduke duke zgjedhur në meny: Format - Theme. Motivi paraqet një grup stilesh tëpredefinuara për faqen dhe elementet e saj, si prapavia, tastet, hiperlinkat, kornizat,etj.Në fund, me Finish, hapet faqja, e cila duket si në fig. 14.5e (kur hapet në pamjenPage View). Kalimi në pamjen design bëhet duke zgjedhur Design në shiritin eveglave të Accessit ose në shiritin e veglave të dritares së bazës. 237
  • 239. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Meqë kemi zgjedhur grupimin sipas vendlindjes, paraqitet shenja (+/-) për grupim, me të cilën shpaloset ose mbyllet përmbajtja e fushave në grup. Mbyllja dhe hapja bëhet duke klikuar shenjën, e cila paraqitet si + kur niveli është i mbyllur dhe si - kur ai është i hapur. Në fund të dritares paraqiten dy shiritat për navigim. Shiriti për navigim të rekordeve brenda grupit dhe ai për Fig. 14.5e - Faqja e krijuar përmes navigim të grupeve. magjistaritKrijimi i faqes në bazë të ndonjë faqeje ekzistueseNëse veq ekziston ndonjë HTML dokument me elementet grafike dhe përmbajtje tëcilën dëshironi ta shfrytëzoni për paraqitjen e të dhënave të Accessit, atëherë nëdritaren e bazës, në faqen Pages, zgjedhni opcionin Edit web page that alreadyexists (Edito web faqen që veq ekziston). Gjithashtu, mund të filloni krijimin efaqes së re, duke zgjedhur New në shiritin e veglave, e pastaj në dritaren që hapet -New Data Access Page (Fig. 14.1), zgjedhni Existing Web Page.Në ekran do të paraqitet dritarja Locate Web Page (Lokalizo Web Faqen) në tëcilin shihet lista e web faqeve në folderin e zgjedhur. Zgjedhim HTML fajllin tëcilin dëshirojmë ta përdorim dhe klikojmë Open. Në ekran do të paraqitet faqja nëmodin e dizajnit, ashtu që mund të modifikohet duke i shtuar në të të dhënat eAccessit dhe duke i përshtatur elementet që ekzistojnë në të.Krijimi i faqes në modin e dizajnimitPër të krijuar faqe të re për qasje në të dhëna prej fillimit, në dritaren e bazësklikojmë dy herë opcionin Create data access page in design view (krijo faqen nëmodin e dizajnimit). Gjithashtu, mund të klikohet New dhe në dritaren që hapet,New Data Access Page, të zgjedhet opcioni Design View.Në ekran do të paraqitet faqja e zbrazët, me pjesën Section-Unbound (Seksioni- ipalidhur) dhe mbi të teksti: Click here and type title text (Kliko këtu dhe shtypetitullin). Në ekran gjithashtu do të paraqitet shiriti i veglave Alignment and Sizing(Rreshtimi dhe madhësia) si dhe shiriti i veglave - Toolbox, i cili tani përmbanëedhe veglat specifike për krijimin e web faqes. Nëse në ekran nuk paraqitet dritarjaField List (Lista e fushave), e paraqitni duke zgjedhur në meny: View-Field List.Në Field List, paraqitet baza e të dhënave me tabelat dhe pyetësit e saj.238
  • 240. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Për të insertuar fushat e caktuara, në dritaren Filed List, klikohet shenja plus para folderit, për të shpalosur strukturën e tabelës ose pyetësit dhe pastaj zgjedhet fusha dhe klikohet tasti Add To Page (shtoje në faqe) ose fusha e zgjedhur zvarritet në dritare në pozitën e dëshiruar. Kur shpaloset struktura e një tabele, në listë paraqiten edhe tabelat e Fig. 14.6 - Dizajnimi i faqes lidhura me të.Ato paraqiten në folderin e veçantë - Related Tables (Tabelat e lidhura). Në këtëmënyrë, mundësohet krijimi i faqes në nivele, ngjashëm si forma me nënformë.Edhe për dizajnimin e faqes, vlejnë rregullat e njëjta si në rastin e formës oseraportit. Për të parë tiparet e fushave, klikohet dy herë fusha përkatëse, kurse për tëparë tiparet e faqes, në menynë File zgjedhet Page Properties.Për të aplikuar ndonjë motiv (theme) në menynë Format zgjedhet Theme. Në ekrando të paraqitet dritarja Theme (Fig. 14.7) në të cilën paraqitet lista e temave të cilatmund të aplikohen në faqen e dizajnuar. Në listën Choose a Theme (zgjedhe temën) zgjedhet tema, kurse në dritaren në anën e djathtë menjëherë aplikohet tema e zgjedhur, me çrast shihet se si duket ajo dhe si duken elementet e web faqes në rast se aplikohet ajo temë. Ka mundësi të aktivizohen ose jo opcionet për ngjyra të theksuara të hiperlinkave (Vivid Colors), fotot e animuara (Active Graphics) dhe fotografitë në prapavi (Background Image). Nëse dëshironi që tema e zgjedhur të bëhet standarde, mund të klikohet Set Default.Në atë rast, të gjitha faqet e reja që krijohen, do të kenë dizajnin sipas temës sëzgjedhur si standarde. 239
  • 241. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access Për të parë se si do të duket faqja kur të hapet përmes Internet Explorerit, duhet të ruhet dhe në menynë File zgjedhet Web Page Preview. Në ekran do të hapet dritarja e Internet Explorerit dhe në të faqja e krijuar. Nëse faqja ka ndonjë foto aktive, atëherë ajo do të jetë aktive në këtë pamje, por jo edhe nëse hapet në Fig. 14.7 - Faqja ne Internet Explorer kuadër të Accessit.Gjatë dizajnimit, në shiritin e veglave Toolbox përveq veglave të zakonshme do tështohen edhe veglat specifike për dizajnim të web faqeve, si: Bound HTML Paraqet të dhënat prej ndonjë fushe në bazën e të dhënave ose rezultatin e ndonjë shprehjeje. Scrolling Text Inserton tekstin rrotullues. Mundëson përcaktimin e drejtimit, shpejtësisë dhë tipit të rrotullimit. Expand Inserton tastin për shpalosjen ose palosjen e rekordeve të grupuara. Record Navigation Inserton shiritin për navigim, i cili përmbanë tastet për paraqitje, sortim, filtrim, etj. Pivot Table Paraqet PivotTable, që mund të lidhet me bazën e të dhënave. Office Chart Aktivizon Office Chart Wizard, për insertimin e diagrameve në faqen për qasje në të dhëna. Office Spreadsheet Inserton tabelë të Excel-it, për të mundësuar shtimin e rekordeve ose importimin e formave nga Excel-i. Bound Hyperlink Inserton hiperlinkun (lidhjen) në tabelën ose pyetësin e përcaktuar. Hyperlink Inserton hiperlinkun (lidhjen) në fajllin ose web faqen e përcaktuar. Hotspot Image Inserton fotografinë të lidhur me fajllin ose web faqen e caktuar. Është fotografi me një lidhje. Movie Inserton filmat në faqen për qasje në të dhënat.HTML dokumentin e krijuar mund ta modifikoni edhe përmes programeve tjerapër web dizajn. Publikimi i faqes së krijuar, varet prej lidhjes në rrjetë lokale ose nëInternet. Për mënyrën e publikimit duhet të konsultohet administratori i rrjetës.Nëse keni web faqen tuaj personale në internet, për të publikuar faqen për qasje nëtë dhëna në web sajtin tuaj mund të përdorni Microsoft Web Publishing Wizard osendonjë vegël tjetër për publikim të faqeve, varësisht prej asaj çka përdornizakonisht ose çka keni në dispozicion prej provajderit tuaj (ofruesit të sherbimevepër internet dhe web faqe).240
  • 242. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat DRITARJA KOMANDUESEBaza e të dhënave e kompletuar me të gjitha objektet e nevojshme (tabelat,pyetësit, format, raportet, etj.) dhe e gatshme për përdorim paraqet një aplikacion,një program të gatshëm për përdorim. Për të lehtësuar punën me bazën e tëdhënave, ashtu që përdoruesit e papërvojë dhe ata të painformuar lidhur meaplikacionin, të mos kenë probleme me hapjen e formave ose objekteve tjera tënevojshme, mund të krijohet dritarja komanduese për aplikacionin. Dritarjakomanduese - Switchboard, është një formë speciale, e cila përmbanë tastetkomanduese përmes të cilave kryhen veprimet e nevojshme. (Swithcboardi ështëterm që përdoret në telefoni - përdoret për definimin e një hyrjeje në aplikacion, melistën e lidhjeve të cilat më vonë mund të aktivizohen). Dritarja komanduesepërmbanë listën e aktiviteteve të përgjithëshme. Duke klikuar në ndonjë prej pikavetë dritares komanduese, shfrytëzuesi përcaktohet për një operacion të caktuar. Kurkrijohet baza e re e të dhënave, përmes magjistarit Database Wizard, gjithmonëkrijohet edhe së paku një dritare komanduese, si element i interfejsit tëshfrytëzuesit. Në dritaren komanduese vendosen kontrollat për hapjen e formaveose objekteve tjera, të nevojshme për kryerjen e punëve të caktuara, kontrollohetrrjedha e veprimeve dhe lidhja mes objekteve të bazës. Për bazën e të dhënave,mund të krijohet një dritare komanduese ose dritarja kryesore dhe më shumënëndritare komanduese, të cilat hapen prej dritares kryesore komanduese (pra,dritare komanduese me disa faqe). Dritaren e tillë komanduese, mund ta bëjmë siobjekt startues të aplikacionit, ashtu që kur të startohet aplikacioni, së pari tëparaqitet në ekran dritarja komanduese, e jo dritarja e bazës së të dhënave, sindodhë zakonisht. Accessi ofron disa opcione për startimin e aplikacionit, ashtu qëtë kontrollohet mënyra e startimit të aplikacionit, menytë dhe shiritat e veglave qëdo të paraqiten në dritaren e Accessit, etj. Këto rregullohen përmes menysë: Tools-Startup. Për krijimin e dritares komanduese, Accessi ofron ndihmë përmesSwithcboard Manager-it, i cili hapet prej menysë: Tools-Database Utilities-Switchboard Manager (Veglat-Shërbimet e bazës-Switchboard Menagjeri). Kyështë një aplikacion ndihmës, i cili mundëson krijimin e lehtë të dritareskomanduese. Përndryshe, dritarja komanduese mund të krijohet përmes dizajnimittë formës e cila do të jetë dritare komanduese. Le të krijojmë dritaren komanduese,për punë me bazën e të dhënave "Fakulteti". 241
  • 243. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessKrijimi i dritares komanduesePër të filluar krijimin e dritares komanduese, zgjedhim në meny: Tools-DatabaseUtilities-Switchboard Manager. Nëse më parë ska pasur dritare komanduese, nëekran do të paraqitet vërejtja se "Switchboard Manager-i nuk ka gjetur ndonjëdritare komanduese (Switchboard) në bazën e të dhënave. A dëshironi ta krijoninjë?". Kur klikohet Yes, në ekran paraqitet dritarja e Switchboard Manager-it (fig.13.1), e cila fillon me faqen kryesore (të parë) standarde. Në anën e djathtë janë tastet komanduese, me të cilat kryhen veprimet e nevojshme: Vërejtja -Close (Mbylle) - dalja prej Switchboard Manager-it -New (E re) - hapja e dialogut për krijimin e faqes së rë -Edit (Edito) - editimi i faqes së zgjedhur -Delete (fshije) - fshirja e faqes së zgjedhur -Make Default (bëje standarde) - definon formën e zgjedhur si formë Fig. 13.1 - Switchboard Manager standarde, në vend të asaj që e definon Accessi.Në dritaren e parë, shihet se veq ekziston faqja Main Switchboard (Dritarjakryesore komanduese) që është faqja e parë standarde (Default-e nënkuptuar).Shtimi i pikave në dritaren komandueseKur krijohet dritarja komanduese, në fillim siç shihet në fig.13.1, kemi vetëm faqenkryesore. Nëse aplikacioni është i thjeshtë dhe ka nevojë vetëm për një dritarekomanduese, atëherë për të caktuar pikat e veçanta në të duhet vepruar si vijon.Zgjedhet Main Switchboard (nëse nuk është i zgjedhur) dhe klikohet Edit. Me këtëhapet dritarja për dialog Edit Switchboard Page (Edito faqen e switchboard-it, fig.13.2). Në fushën Switchboard Name (Emri i switchboardit) kemi emrin e dritareskomanduese, të cilin mund ta ndryshojmë duke dhënë emrin e ri. Për rastin tonë, dotë japim emrin: "Baza e të dhënave - Fakulteti".242
  • 244. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Në fillim është në dispozicion vetëm tastin New (I ri/E re), për të shtuar pikat në të. Në listën Items on this switchboard (Pikat në këtë dritare komanduese) do të krijojmë listën e pikave të dritares komanduese kryesore.Fig. 13.2 - Editimi i faqes së switchboard-itKur shtypim New për të krijuar një pikë të re në atë faqe, hapet dritarja EditSwitchboard Items (fig. 13.3)(Edito pikat e switchboard-it), në të cilën përcaktojmëpikat komanduese, emrat dhe veprimet që i kryejnë ato. - Text - Teksti që paraqitet për pikën komanduese - Command (Komanda) - komanda, veprimi që aktivizohet kur të Fig. 13.3 - Editimi i pikave të faqes klikohet në atë pikëPika e tretë, që momentalisht është argumenti Switchboard (sepse si komandë ështëe zgjedhur Go To Switchboard (kalo tek switchboard-i), ndryshon varësisht prejkomandës së zgjedhur. Në listën e komandave, e cila hapet duke klikuar shigjetënnë skajin e djathtë, ndodhen komandat e përshkruara në tabelën vijuese:Komanda Përshkrimi ArgumentiGo To Switchboard Hapë faqe (formë) tjetër të Emri i faqes (formës) dritares komandues, dhe mbyllë komanduese atë aktualeOpen Form in Add Mode Hapë formën për shtimin e Emri i formës rekordeve dhe paraqet vetëm rekordin e zbrazëtOpen Form in Edit Mode Hapë formën për editim dhe Emri i formës insertim të të dhënaveOpen Report Hapë raportin në pamjen për Emri i raportit shtypjeDesign Application Hapë Switchboard Manager-in Ska për ndryshime të faqes aktualeExit Application Mbyllë bazën aktive të të Ska dhënave (dalja prej aplikacionit)Run Macro Ekzekuton makron Emri i makrosRun Code Ekzekuton procedurën e Visual Emri i procedurës Basic-ut 243
  • 245. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPër të krijuar dritaren komanduese të thjeshtë, një faqëshe, me katër opcione:Studentët (hapë formën studentët), Fletëparaqitjet (hapë formën Fletëparaqitjet),Lëndët (hapë formën Lëndët) dhe Dalja (mbyllja e bazës së të dhënave) veprojmësi vijon:1. Klikojmë New dhe në dritaren për dialog Edit Switchboard Item, në pozitatpërkatëse zgjedhim ose shtypim: - Text: Studentët - Command: Open Form in Edit Mode - Form: Forma Studentët Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme,Edit Switchboard Page.2. Pastaj përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re dhe përcaktojmë: - Text: Fletëparaqitjet - Command: Open Form in Edit Mode - Form: Forma Fletëparaqitjet Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.3. Përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re, dhe përcaktojmë: - Text: Lëndët - Command: Open Form in Edit Mode - Form: Forma Lëndët Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.4. Përsëri klikojmë New, për të shtuar një pikë të re, dhe përsërisim: - Text: Dalja - Command: Exit Applicatin Klikojmë OK, për të përfunduar dhe kthehemi në dritaren e mëparshme.Tani dritarja Edit Switchboard Page, duket si në fig. 13.4. Pasi të shtohet pika e parë, aktivizohen edhe tastet tjera komanduese: -Edit - për editimin e pikës së zgjedhur -Delete - fshirja e pikës së zgjehur -Move Up - zhvendose më lartë, dhe - Move Down - zhvendose mëFig. 13.4 - Editimi i pikave në Switchboard poshtëPërmes tasteve Move Up dhe Move Down, ndryshojmë renditjen e pikave, nëdritaren komanduese. Kur e shtojmë një pikë të re, ajo vendoset në fund të listës.244
  • 246. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatPërmes këtyre pullave e zhvendosim në pozitën e dëshiruar, më lartë ose mëposhtë, nëse ajo p.sh., shtohet pas pikës Dalja, që zakonisht është e fundit në listë.5. Shtypim Close, për të mbyllur dritaren Edit Switchboard Page dhe kthehemi nëdritaren, Switchboard Manager. Edhe në të shtypim Close për të përfunduar punën.Tani në faqen Forms, të dritares së bazës do të gjejmë formën Switchboard. Kur tëhapet forma Switchboard në të kemi pikat e përcaktuara me herët dhe ajo kapamjen si në fig. 13.5. Ky është dizajni standard, të cilin e ka të definuar programi, kurse për të bërë ndryshime në dizajn, duhet hapur formën në modin e dizajnit. Mirëpo në modin e dizajnit forma ka pamje që ndryshon prej atyre standarde. Kur hapet dritarja komanduese e krijuar përmes Switchboard Manager-it, në modin e dizajnit ajo duket si në fig. 13.6. Fig. 13.5 - Dritarja e thjeshtë komanduese Për të ndryshuar ngjyrën e pjesëve të formës ose për të insertuar ndonjë foto, klikohet dy herë në to, për të hapur dritaren e tipareve (Properties) dhe për të bërë ndryshimet në to (picture, për foto). Ndryshimet mund të bëhen direkt edhe përmes tasteve përkatëse në shiritin e veglave. Për të ndryshuar formën e pikave komanduese ose për të vendosur ndonjë foto në to,Fig. 13.6 - Dritarja komanduese në pamjen klikojmë dy herë në ndonjërën pikë Design komanduese, për të hapur dritaren Properties dhe bëjmë ndryshimet e nevojshme në të.Për të ndryshuar tiparet e tekstit të pikave komanduese, klikojmë dy herë nëdrejtkëndëshin e pjesës së tekstit për të hapur dritaren me tiparet e saj (Properties)dhe bëjmë ndryshimet e tipareve përkatëse ose drejtpërdrejt në shiritin e veglavebëjmë ndryshimet përkatëse, etj. 245
  • 247. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessDritarja komanduese shumëfaqëshePër të krijuar dritaren komanduese shumëfaqëshe, duhet krijuar faqe të rejakomanduese, përveq faqes kryesore standarde. Në këto raste, faqja kryesore(fillestare) është urë kalimi në faqet tjera komanduese, në të cilat vendosen pikatkomanduese për manipulim me objektet e bazës së të dhënave.Për shembull, do të krijojmë dritaret komanduese për bazën e të dhënave"Fakulteti", por tani duke përdorur dritaren kryesore si hyrje dhe tri dritarekomanduese të veçanta: Studentët, Fletëparaqitjet dhe Lëndët. Në secilën prej tyrepastaj do të vendosim nga tri pika komanduese: për regjistrimin e rekordeve të reja,për shikimin dhe editimin e rekordeve ekzistuese dhe për kthimin në dritarenkryesore. (Për të lehtësuar punën, do ta fshijmë së pari dritaren komandues tëthjeshtë të krijuar më herët. Pra në faqen forms, e fshijmë formën Switchboard.Përndryshe, mund të mos fshihet ajo fare, por vetëm të modifikohet).Startojmë Switchboard Manager-in dhe hapet dritarja Switchboard Manager, si nëfig. 13.1. Në fillim aty është vetëm faqja standarde: Main Switchboard. Për të krijuar faqet tjera klikojmë New dhe hapet dritarja Create New (fig. 13.7). Në të kemi vetëm fushën Switchboard Page Name (Emri i faqes së switchbordit) dhe fillimisht aty është teksti: New switchboard Page (Faqja e re e switchbordit), i gatshëm për tu ndryshuar. Në vend të tekstit ekzistues shkruajmë emrin e faqes së re "Faqja Studentët". Klikojmë OK dhe kthehemi në dritaren Switchboard Manager. Tani aty, përveq faqes Main Switchboard (Default) kemi edhe faqen e re që sapo e krijuam "Faqja Studentët". Fig. 13.7-Krijimi i faqeve të rejaPërsërisim procedurën e njëjtë, për të krijuar edhe dy faqet tjera, "FaqjaFletëparaqitjet" dhe "Faqja Lëndët".246
  • 248. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat1-Klikojmë New, hapet dritarja Create New.2-Japim emrin e faqes "Faqja Fletëparaqitjet" (gjegjësisht "Faqja Lëndët") dheklikojmë OK për tu kthyer në faqen Switchboard Manager. Tani në listën Switchboard Pages (Faqet e Switchboard-it) kemi katër faqet: Main Switchboard, Faqja Fletëparaqitjet, Faqja Lëndët dhe Faqja Studentët. (Rradhitja bëhet sipas alfabetit- Fig. 13.8). Pasi krijuam faqet e dritares komanduese, tani duhet të përpunojmë përmbajtjet e tyre. Për Fig. 13.8 - Faqet e Switchboard-it secilën, me radhë duhet të klikojmë Edit dhe të kalojmë në dritaren Edit Switchboard Page.Zgjedhim Main Switchboard dhe klikojmë Edit. Në dritaren Edit SwitchboardPage momentalisht nuk ka asnjë pikë komanduese, prandaj klikojmë New për tëkrijuar një pikë të re komanduese në këtë faqe. Nëse rastësisht nuk e keni fshirë formën Switchboard, të krijuar më herët, për rastin e dritares komanduese njëfaqëshe, atëherë këtu do të shihet përmbajtja e saj e mëhershme, me pikat komanduese si në fig 13.4. Në atë rast vetëm duhet të modifikohen pikat ekzistuese duke klikuar Edit.Kur klikohet New në dritaren Edit Switchboard Page, hapet dritarja EditSwitchboard Item (si në fig. 13.3). Tani zgjedhim emrin e pikës komanduese në fushën Text, komandën në fushën Command dhe argumentin në të cilin kryhet komanda, në fushën e tretë.Duhet përsëritur procedurën vijuese për secilën pikë:1-Klikohet New në faqen Edit Switchboard Page për të hapur faqen EditSwitchboard Item 247
  • 249. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access2-Plotësojmë dritaren Edit Switchboard Item dhe klikojmë OK për tu kthyer përsërinë dritaren e mëparshme.Në këtë mënyrë krijojmë pikat komanduese: Studentët, që na dërgon në faqenFaqja Studentët, Fletëparaqitjet, që na dërgon në faqen Faqja Fletëparaqitjet,Lëndët, që na dërgon në faqen Faqja Lëndët dhe Dalja, që bën daljen prejaplikacionit (fig. 13.9). Për komandën Go To Switchboard, kur të klikohet shenja për hapjen e listës tek fusha Switchboard, shihet lista e faqeve të krijuara më herët. Prej listës zgjedhim faqen në të cilën kalohet. Fig. 13.9 - Krijimi i pikave komanduese për faqen kryesore - Main SwitchboardTani, faqja Main Switchboard është e kompletuar dhe duket si në fig. 13.10. Pra, pikat komanduese janë të njëjta si në rastin e faqes së thjeshtë që e patëm krijuar më herët, por komandat që ekzekutohen janë tjera. Pastaj, me Close e mbyllim dritaren dhe kthehemi në faqen Switchboard Manager (fig. 13.8). Në mënyrë të njëjtë, tani duhet të krijojmë pikat komanduese të Fig. 13.10 - Faqja kryesore me pikat e saj faqeve tjera.Zgjedhim tani faqen Faqja Fletëparaqitjet (në fig. 13.8) dhe klikojmë Edit, për tëkrijuar pikat komanduese në këtë faqe. Hapet dritarja Edit Switchboard Page përfaqen Faqja Fletëparaqitjet (fig. 13.11).248
  • 250. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat Për të krijuar pikat komanduese për këtë faqe, përsërisim procedurën e përshkruar për krijimin e pikave komanduese për faqen kryesore. Pra, klikohet New për krijimin e pikës së re komanduese, me çrast hapet faqja Edit Switchboard Item dhe për secilën pikë përcaktohet: Emri, Komanda dhe Argumenti. Fig. 13.11 - Faqja FletëparaqitjetNë faqen Faqja Fletëparaqitjet do të krijojmë tri pika komanduese: 1. Shiko Fletëparaqitjet, e cila hapë formën Fletëparaqitjet-Alfabet, në modin e editimit, me çrast mund të shihen dhe editohen të gjitha rekordet ekzistuese. 2. Regjistro Fletëparaqitje të re, e cila hapë formën e njëjtë, por tash në modin e shtimit (Add Mode), me çrast hapet forma për shtimin e rekordit të ri, por nuk mund të shihen rekordet e mëhershme. 3. Kthehu në faqen kryesore, e cila Fig. 13.12 - Pikat komanduese na kthen në faqen kryesore.Tani faqja Edit Switchboard Page për faqen Faqja Fletëparaqitjet do të duket si nëfig 13.13. Me Close mbyllim dritaren dhe kthehemi në faqen kryesore (fig. 13.8). Në mënyrë të njëjtë tani duhet të krijojmë pikat komanduese për dy faqet tjera: Faqja Lëndët, dhe Faqja Studentët. Për secilën prej tyre do të krijojmë nga tri pika komanduese të ngjashme, për hapjen e formës në modin e Fig. 13.13 - Faqja Fletëparaqitjet e editimit, në modin e shtimit dhe për kompletuar kthimin në faqen kryesore. 249
  • 251. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessPasi të krijohen të gjitha pikat komanduese, në të gjitha faqet e dritareskomanduese, do të hapim formën Switchboard në faqen forms të dritares së bazësdhe në ekran do të paraqitet dritarja kryesore komanduese (fig. 13.14a).Nëse klikohet Studentët kalohet në faqen e dritares komanduese Faqja Studentët(fig. 13.14b). Në të kemi pikat komanduese përkatëse, për hapjen e formësstudentët në modin e editimit, në modin e shtimit dhe për kthimin në faqenkryesore. Njësoj, nëse shtypim Fletëparaqitjet ose Lëndët kalohet në faqetpërkatëse si në fig. 13.14c, respektivisht 13.14d. Fig. 13.14a - Faqja kryesore Fig. 13.14b - Faqja Studentët Fig. 13.14b - Faqja Fletëparaqitjet Fig. 13.14b - Faqja LëndëtNë modin e dizajnit, kemi ndryshuar madhësinë e fontit dhe stilin (Bold) për pikatkomanduese të faqeve të dritares komanduese.Tani, nëse dëshirojmë që kur të hapet baza e të dhënave, në ekran të paraqitet sëpari dritarja komanduese, zgjedhim opcionet për mënyrën e startimit tëaplikacionit, duke zgjedhur në meny: Tools-Startup me çrast hapet dritarja Startup(fig. 13.15). Në dritaren Startup kemi këto fusha: - Application Title (Titulli i aplikacionit) ku mund të japim një emër si titull të aplikacionit, - Display Form/Page (Paraqite formën/faqen) në të cilën përcaktohet forma ose faqja e parë që do të paraqitet në ekran kur të startohet aplikacioni. Në këtë fushë në listën me format ekzistuese, që hapet duke klikuar shigjetën në skajin e djathtë, zgjedhim formën që e krijuam, Switchboard.250
  • 252. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat - Application Icon (Ikona e aplikacionit), ku mund të zgjedhim ikonën për aplikacionin, duke klikuar tastin me tri pika (…) pranë kësaj fushe, - Menu Bar (Rreshti i menysë), Default (menya standarde), - Shortcut Meny Bar (Shkurtesat për meny).Gjithashtu, kemi edhe fushat e tipit Check Box, të cilat kur zgjedhen aktivizojnëopcionet përkatëse. - Display Database Window (Paraqite dritaren e bazës), - Display Status Bar (Paraqite rreshtin e statusit), - Allow Full Menus (Lejo menytë e plota), - Allow Default Shortcut Meny (Lejo shkurtesat standarde për meny), - Allow Built in Toolbars (Lejo shiritat e veglave), - Allow Toolbar/Menu Changes (Lejo ndryshimet në shiritat e veglave dhe në meny). Për rastin tonë, vetëm do të përcaktojmë formën fillestare Switchboard, ashtu që kur të startohet aplikacioni (kur të hapim fajllin përkatës) në ekran në fillim do të paraqitet dritarja komanduese e krijuar (fig. 13.14a). Fig. 13.15 - Dritarja StartupNëse në dritaren Startup, eleminojmë opcionin Display Database Window, kur tëstartohet aplikacioni, në ekran paraqitet vetëm dritarja komanduese. Në këtë rast,për të hapur dritaren e bazës, duhet shtypur F11 ose klikohet ikona DatabaseWindow në shiritin e veglaveTabela Switchboard ItemsPër dritaren komanduese të krijuar përmes Switchboard Manager-it, Accessiautomatikisht krijon një tabelë të re, me emrin Switchboard Items. Secili rekord ikësaj tabele paraqet një pikë ose element të dritareve komanduese dhe secila fushëdefinon komandën dhe argumentin. Në fig. 13.16 është paraqitur tabela e krijuarpër dritaren komanduese që e krijuam. Si shihet në tabelë, për fushat ItemNumberdhe Command për secilën formë (faqe) të dritares komanduese rreshti i parë kavlerën 0, me çka tregon se në fushën ItemText ndodhet titulli i formës, i ciliparaqitet në titullin e dritares përkatëse.Fusha Argument tregon për argumentin e komandës që ekzekutohet. Për rreshtin eparë, kemi Default, që do të thotë se ajo është forma standarde e cila hapet si formëstartuese, nëse në dritaren Startup në fushën Display Form është zgjedhurSwitchboard. Numri në këtë fushë, tregon ID numrin e faqes (SwitchboardID), si 251
  • 253. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesscak të komandës Go To Switchboard. Numri në fushën Command tregon numrinrendor të komandës së zgjedhur në listën në kuadër të dritarës Edit Switchboard.Numrat rendor janë sipas radhës në atë listë. Për shembull, 2 paraqet hapjen eformës në modin e shtimit të rekordeve, 3 në modin e editimit dhe insertimit, etj.Ndryshimet në dritaren komanduese mund të bëhen edhe në tabelën SwitchboardItems, por më lehtë është të bëhen përmes Switchboard Manager-it. - SwitchboardID - Numri identifikues që i ndahet faqes së dritares komanduese - ItemNumber - Numri i pikës komanduese, në faqen komanduese. Bashkë me fushën SwitchboardID formojnë çelësin primar të tabelës. - ItemText - Teksti i dhënë në fushën text të dialogut Edit Switchboard.Fig. 13.15 - Tabela Switchboard Items- ItemCommand - Numri që tregon numrin rendor të komandës së zgjedhur nëdialogun Edit Switchboard.- Argument - Emri i formës, numri i formës, raportit, makros ose procedurës qëpërdoret në komandën e dialogut Edit Switchboard.Krijimi i dritares komanduese përmes dizajnimitDritaren komanduese mund ta krijojmë edhe duke krijuar formë të zakonshme nëmodin e dizajnimin dhe duke vendosur në të tastet komanduese të cilat do tëekzekutojnë komandat përkatëse.Në faqen forms të dritares së bazës së të dhënave, krjijojmë një formë të re përmesdizajnimit (Create form in Design View ose ndonjë mënyrë tjetër). Krijohet forma ezbrazët dhe rregullojmë tiparet e saj, si vijon:- Caption - Titulli, insertoni tekstin i cili dëshironi të paraqitet në titullin e formës,së dritares komanduese.- Default View - Single Form.- Scrollbars - Neither (shiritat rrëshqitës, asnjëri).- Record Selector - No (Selektuesi i rekordit, jo).- Navigation Buttons - No (Tastet për navigim, Jo, sepse sdo të ketë lëvizje nëpërrekorde).- AutoResize-Yes (forma merr madhësinë e njëjtë, sa herë që hapet).- AutoCenter - Yes (forma paraqitet në qendër të ekranit, sa herë që hapet).252
  • 254. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatKëto janë disa nga tiparet, që përcaktohen për këtë rast. Gjithashtu, mund tëndryshoni ngjyrën e prapavisë ose të insertoni ndonjë foto. Pastaj, emërtoni dheruani formën. Kur të hapet forma, do të jetë tërësisht e zbrazët. Për të insertuar tastet komanduese, kaloni në modin e dizajnit dhe insertoni tastet komanduese (Command Buttons) për ekzekutimin e komandave të ndryshme ose Hiperlinkat për kalim në ndonjë formë, raport ose lokacion tjetër. Insertojmë tastet komanduese të cilat do të kryejnë operacionet e caktuara dhe përmes veglave (Toolbox) duke përdorur drejtkëndëshat, vijat ndarëse, etj., bëjmë dizajnimin e formës sipas dëshirës. Ngjashëm, duke përdorur Insert Hyperlink ose duke insertuar një tast komandues dhe duke përcaktuar tiparet e tij; Hyperlink Address ose Hyperlink SubAddress mund të përcaktojmë objektin tjetër në të cilin kalohet, kur të klikohet Hiperlinku. Kur të hapet forma, në pamjen Form, do të duket si në fig. Fig. 13.16 a & b - Dizajnimi i Dritares 13.16b. Pra, kemi insertuar tastet Komanduese për forma dhe tastet për raporte.Gjithashtu, kemi edhe tastin për mbylljen e dritares, Dalja.Për të mundësuar komandimin përmes tastierës, duke shtypur shkronjën enënvizuar të tasteve komanduese, duhet përshtatur tiparin Caption të tastit përkatëskomandues ashtu që, para shkronjës e cila dëshirojmë të aktivizojë komandën prejtastierës, vendoset simboli &. Pra për tastin Studentët, hapim dritaren e tipareve(Properties) dhe përcaktojmë tiparin Caption: &Studentët; për Studentët - Notat,kemi: Caption: Studentët - &Notat, etj.Gjithashtu ka mundësi, që tastet komanduese të jenë taste që aktivizojnë Makrotose kodet e Visual Basic-ut. Për të krijuar një tast komandues të tillë, së parideaktivizojmë kontrollën Control Wizards, e pastaj insertojmë tastin komandues, icili do të paraqitet me emrin e zakonshëm Command. Pastaj përcaktojmë tiparet etij dhe për tiparin OnClick (në klik), në faqen Events (ngjarjet), zgjedhim makronose kodin që aktivizohet kur të klikohet tasti. (Shpjegohet në vazhdim të tekstit). 253
  • 255. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Access254
  • 256. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcat NGJARJETNgjarja (Event) është ajo çka ndodhë në ndonjë objekt, ndonjë veprim (aksion) icili shkakton ndonjë reagim (përgjigje). Accessi është program i udhëhequr prejngjarjeve. Ai reagon në ngjarjet e ndryshme që ndodhin gjatë punës. Nëse nukndodhë asnjë ngjarje, atëherë nuk do të ndodhe asgjë. Për shembull, një ngjarjeështë shtypja e tastit të mausit (Click-kliku), me çrast paraqitet ngjarja OnClickdhe aktivizohet makroja ose procedura e tastit komandues, me çka aktivizohetpërgjigja përkatëse.Ngjarjet i shkaktojnë shfrytëzuesit dhe Accessi përgjigjet në to, por edhe nëngjarjet që janë si pasojë e ndryshimeve në sistem, ndryshimeve në të dhënat nëtabelë, azhurimeve në rekorde të lidhura, filtrim, intervale kohore, etj. Gjatëprojektimit dhe dizajnimit të bazës së të dhënave mund të përcaktohet që kur tëndodhe ngjarja, Accessi të përgjigjet me ndonjë veprim të caktuar, si ekzekutimi imakros ose procedurës së ngjarjes (modul i Visual Basic-ut). Makrot dheprocedurat e ngjarjeve janë të lidhura me tiparin e ngjarjes së objektit të caktuar, nëtë cilin ka ndodhur ngjarja. Për shembull, shtypja e tastit komandues do tëaktivizojë ndonjë makro ose procedurë të lidhur me ngjarjen OnClick të tastitkomandues dhe me të do të hapë ndonjë formë. Lidhja e ngjarjes me makron oseprocedurën përkatëse bëhet në modin e dizajnit. Për objektin përkatës, hapetdritarja e tipareve Properties dhe në faqen Events (ngjarjet) zgjedhet ngjarja ecaktuar. Për secilin objekt, paraqitet lista e ngjarjeve që i përgjigjet llojit të objektit.Kur krijohet tasti komandues përmes magjistarit, atëherë ai automatikisht do të bëjëlidhjen e procedurës së krijuar me ngjarjen OnClick të tastit komandues. Faqet përqasje në të dhëna, nuk kanë procedura të ngjarjeve. Varësisht prej ndikimit të tyre,ngjarjet janë të ndara në tetë kategori: ngjarjet në të dhëna, ngjarjet e gabimeve,ngjarjet e filtrimit, ngjarjet e fokusit, ngjarjet e tastierës, ngjarjet e mausit, ngjarjete shtypjes dhe ngjarjet e dritares.Ngjarjet e të dhënaveNgjarja e të dhënave paraqitet çdo herë që insertohet ndonjë e dhënë ose kur fshihetnga lista e të dhënave në formë, kur shtypet në ndonjë fushë tekstuale, kur zgjedhetnë listën rënëse (combo box), kur merr fokusin ose kur fokusi kalon në rekordin 255
  • 257. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft Accesstjetër. Në tabelën vijuese janë përshkruar ngjarjet e të dhënave dhe objektet ku atoaplikohen:Ngjarja Aplikohet në: Ndhodhë kur:AfterDelConfirm Forma Pas përgjigjes me Yes ose No, në pyetjen për konfirmim të fshirjes së rekordit, ose kur ajo anulohet. Në faqen Edit/Find të dritares Options (Tools/Option) mund të rregullohet në Off, që të mos paraqitet pyetja fare.AfterInsert Forma Paraqitet pas insertimit të rekordit të ri në bazën e të dhënave.AfterUpdate Forma, kontrolla Pas azhurimit të kontrollës ose rekordit me ndonjë fushë të ndryshuar. Gjithashtu, kur kontrolla ose rekordi humbë fokusin ose kur zgjedhet Record/Save Record në meny, për të azhuruar rekordin pa kaluar në të ardhshmin. Paraqitet edhe për rekorde të reja edhe për ato ekzistuese.BeforeDelConfirm Forma Pas fshirjes së rekordit por para paraqitjes së pyetjes për konfirmim. Paraqitet edhe pas ngjarjes Delete në vargun e ngjarjeve.BeforeInsert Forma Kur fillohet insertimi i të dhënave në rekord të ri por, para se të shtohet rekordi në bazë.BeforeUpdate Forma, kontrolla Para se kontrolla ose rekordi të azhurohet me të dhënën e ndryshuar. Lajmërohet edhe kur kontrolla ose rekordi humbin fokusin ose zgjedhet Records/Save Records.Change Kontrolla Kur ndryshohet përmbajtja e kontrollës TextBox ose ComboBox. Kur shtypni ndonjë shkronjë në kontrollë ose kur ndryshohet tipari Text i saj përmes makros ose procedurës.Current Forma Kur fokusi zhvendoset në rekord, lajmërohet kur forma të hapet herën e parë dhe kur fokusi kalon nga një rekord në tjetrin në formë. Gjithashtu, kur kërkohet rekordi, përmes Records/Remove Filter Sort ose përmes veprimit të makros.Delete Forma Kur fshihet rekordi, por para se të konfirmohet fshirja e cila aktualisht ekzekutohet.Dirty Kontrolla Kur rekordi aktual të jetë ndryshuar pas ruajtjes së fundit. Aplikohet edhe në të dhënat në pamjen Datasheet.NotInList Kontrolla Kur insertoni ndonjë vlerë në listën Combo Box.Updated Kontrolla Kur e dhëna e OLE Objektit ka ndryshuar në aplikacionin burimor- BeforeUpdate dhe AfterUpdate nuk paraqiten për ndryshimet në fushat ellogaritura.- BeforeUpdate mund të përdoret për llogaritjen e të dhënave përmes shprehjeve tëkomplikuara. Mund të paraqiten mesazhe të ndryshme të gabimeve për lloje tëndryshme të dhënash. BeforeUpdate mund të përdoret për anulimin e azhurimit256
  • 258. Avni Rexhepi - Microsoft Access Shtojcatpara kalimit në rekordin tjetër, në rast gabimi. Gjithashtu, mund të verifikojë se aështë insertuar ndonjë vlerë në kontrollë.- Ngjarja Change mund të përdoret për koordinim të të dhënave ndërmjet disakontrollave në formë.- Delete, nuk i fshinë të dhënat por i vendosë në baferin (Buffer) e përkohshëm. Mëvonë mund ti ktheni, nëse anuloni BeforeDelConfirm.Ngjarjet e gabimeveNgjarja e gabimit, Error, është shumë e rëndësishme për shkak të mundësisë sëpërpunimit të gabimeve gjatë veprimit. Ngjarja Timer, përdoret për sinkronizim tëtë dhënave në formë dhe raporte dhe rifreskim në intervale të caktuara kohore, përtë mundësuar sortimin ose ndonjë veprim tjetër, në rastet kur baza përdoret nga mëshumë shfrytëzues. Ngjarja Error, zakonisht përdoret për ndalimin e porosive tëgabimeve të Accessit dhe zëvendësimin e tyre me porosi më të përdorshme përaplikacionin konkret.Ngjarja Aplikohet në: Ndhodhë kur:Error Forma, Raporte Gabimi në formë ose raport, kur ndodhë Microsoft Jet Database Engine gabimi. Gabimet e Visual Basic-ut, në kohën e ekzekutimit nuk inicojnë ngjarjen Error.Timer Forma Kur kalon intervali kohor i definuar në tiparain Timer Interval të formës.Ngjarjet e filtritNgjarjet e filtrit ose filtrimit aplikohen vetëm në forma dhe ndodhin kur aplikonifiltrin ekzistues ose krijoni filtër të ri në formë. Përmes ngjarjes Filter, mund tëlargohen filtrat e mëhershëm ashtu që, kriteri të mos aplikohet në filtrin eardhshëm. Për të bërë këtë, vendosni tiparin Filter të formës në string me gjatësi 0,përmes përdorimit të makros ose procedurës së ngjarjes e cila e fshinë kriterin efiltrit.Ngjarja Ndhodhë kur:ApplyFilter Kur zgjedhet Records/Apply Filter/Sort, Filter/Apply Filter/Sort në dritaren e filtrit ose kur klikoni tastin Apply Filter në shiritin e veglave. Aplikon filtrin përmes dritares Filter By Form ose Advanced Filter/Sort. Kur zgjedhni Records/Filter në Filter by Selection ose kur klikoni Filter by Selecting në shiritin e veglave. Aplikohet filtri në bazë të zgjedhjes në formë. Kur zgedhni Records/Filter dhe klikoni Filter Excluding Selection. Kur zgjedhet ndonjë opcion i filtrimit kur kontrolla e lidhur ka fokusin. Kur zgjedhni Records/Remove Filter/Sort. 257
  • 259. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessFilter Kur zgjedhet Records/Filter ose klikoni Filter by Form ose kur klikoni Filter By Form në shiritin e veglave, me çka hapet dritarja Filter By Form. Kur zgjedhni Records Filter dhe klikoni Advanced Filter/Sort. Kur zgjedhni Filter/Advances Filter/Sort në dritaren Filter By Form ose kur zgjedhet Filter/Filter By Form në dritaren Advanced Filter/Sort.Ngjarjet e fokusitNgjarja e fokusit ndodhë kur forma ose kontrolla marrin ose humbin fokusin. Dyngjarje të fokusit aplikohen për forma dhe raporte dhe ndodhin kur objekti bëhetaktiv ose joaktiv. Ngjarja Enter ndodhë para se fokusi të kalojë në kontrollë ashtuqë, të mund të përdoret kjo ngjarje për të paraqitur instruksionet për insertim të tëdhënave në kontrollë ose paraqitje të informatave tjera.Ngjarja Aplikohet në: Ndhodhë kur:Activate Forma, Raporte Kur objekti bëhet dritare aktive me rastin e hapjes, klikimit ose klikimit në kontrollë të formës.Deactivate Forma, Raporte Kur ndonjë dritare tjetër e Accessit zëvendëson formën ose raportin si dritare aktive por menjëherë para se ajo dritarja tjetër të bëhet aktive. Nuk paraqitet kur fokusi kalon në dritare të ndonjë aplikacioni tjetër, në dritaren për dialog ose në PopUp form.Enter Kontrolla Para se kontrolla të marrë fokusin prej kontrollës tjetër ose si kontrollë e parë në formën e sapohapur. Paraqitet menjëherë para ngjarjes GotFocus.Exit Kontrolla Menjëherë para se fokusi të kaojë nga kontrolla konkrete në ndonjë kontrollë tjetër të formës së njëjtë. Ndodhë para ngjarjes LostFocus.GotFocus Forma, Kontrolla Kur kontrolla merr fokusin ose kur forma pa kontrolla aktive merr fokusin. Forma merr fokusin veq nëse në të nuk ka kontrolla që shihen ose kur kontrollat që shihen janë të deaktivizuara.LostFocus Forma, Kontrolla Kur forma ose kontrolla humbë fokusin.Ngjarjet GotFocus dhe LostFocus mund të përdoren për përshtatjen e tipareveVisible (shihet) dhe Enabled (mundësohet) të kontrollave. Gjithashtu, përdoren përparaqitjen e porosive në shiritin e statusit kur kontrolla si p.sh., radio button tëmarrë fokusin. Porosia fshihet kur largohet fokusi prej kontrollës përkatëse.258
  • 260. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNgjarjet e tastierësTë gjitha ngjarjet e tastierës aplikohen në format dhe kontrollat që kanë fokusin.Kontrolla ka fokusin kur mund të pranojë insertimin e shfrytëzuesit me tastierë oseme maus. Forma merr fokusin veq nëse në të nuk ka kontrolla që shihen ose kurkontrollat që shihen janë të deaktivizuara dhe nuk mund të pranojë fokusin. Objektiqë ka fokusin pranon të gjitha të shtypurat në tastierë. Nëse tipari Key Previewpërcaktohet si Yes, atëherë ngjarjet në tastierë së pari pranohen në formë, e tekmandej në kontrollën e formës. Vlera e predefinuar për këtë tipar është No.Ngjarja Ndhodhë kur:KeyDown Kur shtypet ndonjë tast në tastierë, deri sa forma ose kontrolla ka fokusin. Kur përmes makros ia përcillni formës ose kontrollës një varg shtypjesh prej tastierës përmes veprimit SendKey ose përmes procerurës SendKey të VisualBasicut. Nëse tipari KeyPreview i formës është i përcaktuar si Yes, forma merr ngjarjen KeyDown para kontrollës. Mbajtja shtypur e tastit shkakton përsëritjen e ngjarjes KeyDown.KeyPress Kur shtypni dhe lironi (lëshoni) tastin në tastierë ose ndonjë kombinim tastesh me të cilat shtypet ndonjë karakter, deri sa forma ose kontrolla ka fokusin, si dhe rastet tjera (2,3,4), si për KeyDown.KeyUp Kur lironi (lëshoni) tastin e tastierës deri sa forma ose kontrolla ka fokusin, si dhe rastet si për KeyDown dhe KeyPress (2,3). Mbajtja e tastit shtypur shkakton KeyUp, pas secilit Keydown dhe KeyPress.Ngjarjet KeyDown dhe KeyUp shpeshherë përdoren për identifikimin e tastevefunksionale (F1...F12), tasteve për navigim, kombinimeve me Ctrl, Shift ose Alt sidhe me numra ose tasteve të tastierës numerike.KeyDown dhe KeyUp nuk ndodhin kur shtypet Enter, kur forma ka ndonjë tastkomandues me tiparin Default të përcaktuar në Yes. Në atë rast, shtypja e tastitEnter është njësoj si klikimi në tastin komandues. Këto ngjarje nuk ndodhin as përtastin Esc, nëse tipari Cancel është përcaktuar në Yes.Ngjarja KeyPress tregon cili tast ose kombinim i tasteve është shtypur. Kjo ngjarjepranon cilindo karakter që mund të shtypet (shihet, paraqitet në ekran) si edhekombinimin e Ctrl me ndonjë tast tjetër, si dhe shtypjet e tasteve Enter dheBackSpace. Shtypja e tastit Del nuk aktivizon ngjarjen KeyPress. 259
  • 261. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessNgjarjet e mausitTë gjitha ngjarjet e mausit aplikohen në forma dhe në kontrolla. Forma mund tëmarrë fokusin vetëm nëse në të nuk ka kontrolla ose kur kontrollat që shihen janëdeaktivizuar dhe nuk mund të marrin fokusin.Ngjarja Click është një prej ngjarjeve më të shpeshta. Ndodhë kur shtypet tasti imajtë i mausit. Ngjarja Click dhe DblClick aplikohen vetëm për tastin e majtë tëmausit. Tastet tjera të mausit nuk aktivizojnë ngjarjet Click dhe DblClick. Për tëdalluar tastin e shtypur përdoren ngjarjet MouseUp dhe MouseDown.Ngjarja Ndhodhë kur:Click Kur shtypet dhe lirohet tasti i majtë i mausit në kontrollë ose labelë të kontrollës. Kur klikoni zgjedhësin e rekordit ose jashtë zonës së kontrollës në formë. Kur selektoni kontrollën ComboBox ose ListBox duke shtypur Tab e pastaj shtypni Enter. Kur shtypni tastin SpaceBar deri sa pulla komanduese, check box-i, radio button ose toggle buton ka fokusin. Kur vendosni kursorin mbi Hiperlink dhe shtypni tastin e majtë të mausit me çrast kursori merr formën e dorës.DblClick Kur shtypni dhe lironi dy herë tatstin e mausit në kontrollë ose labelë të kontrollës. Kur klikoni dy herë zgjedhësin e rekordit ose hapësirën e zbrazët në formë.MouseDown Kur shtypni tastin e majtë të mausit, deri sa kursori ndodhet në kontrollë ose në formë. Nëse anuloni ngjarjen MouseDown, përmes makros CancelEvent, në formë ose kontrollë, anulohet menya e kontekstit për formë ose kontrollë. Në këtë rast nuk mund të paraqitet menyua e kontekstit me klik me tastin e djathtë.MouseMove Kur levizni kursorin mbi formë, pjesë të formës ose mbi kontrollë.MouseUp Kur lironi tastin e mausit, deri sa kursori është në kontrollë ose formë.Ngjarjet e mausit nuk vlejnë për labela të lidhura por vetëm për labela të pavarura.Nëse ngjarja ndodhë në labelën e lidhur, aktivizohet ngjarja përkatëse e kontrollëssë lidhur.Rezultati i ngjarjes DblClick varet prej tipit të kontrollës në të cilën ndodhë.Në fushat tekstuale ngjarja DblClick selekton tërë fjalën. Në OLE Objekt, aktivizonaplikacionin burimor, në të cilin mund të editohet objekti. Nëse shtypja e dyfishtënuk ekzekutohet mjaft shpejt, veprimi trajtohet si ngjarje Click e përsëritur.Ngjarja MouseMove mund të ndodhë edhe kur forma lëvizë nën kursor, edhe psekursori nuk lëvizë fare. Nëse startohet makroja ose procedura e ngjarjes e cilazhvendosë formën, mund të gjenerohen ngjarje të papritura të MouseMove.260
  • 262. Avni Rexhepi - Microsoft Access ShtojcatNgjarjet e shtypjesNgjarjet e shtypjes aplikohen vetëm në raporte dhe ndodhin në secilën pjesë tëraportit kur raporti shtypet ose formatizohet për shtypje.Ngjarja Ndhodhë kur:Format Me rastin e definimit të të dhënave në secilën pjesë të raportit, menjëherë para formatizimit të seksionit për shikim ose shtypje. Mund të përdorë të dhënat prej rekordit aktual për të ndryshuar pamjen e faqes, me krijimin e makros ose procedurës së ngjarjes për këtë ngjarje.NoData Pas formatizimit të raportit të bazuar në setin e zbrazët të rekordeve, menjëherë para shtypjes. Mund të përdorni këtë ngjarje për të anuluar shtypjen e raportit të zbrazët.Page Pas formatizimit të faqes, menjëherë para shtypjes.Print Pas formatizimit të të dhënave në seksion, menjëherë para shtypjes së seksionit.Retreit Ndodhë kur të përsëritet kalimi nëpër ndonjë seksion të raportit, me rastin e formatizimit të shumëfisht. Ndodhë pas ngjarjes Format të seksionit, menjëherë para ngjarjes Print. Mund të përdoret kjo ngjarje për të anuluar ndryshimet gjatë ngjarjes Format për seksioinin konkret. Aplikohet në të gjitha seksionet e raportit përveq në heder dhe futer.Varësisht prej seksionit, ngjarja Format aplikohet në sete të ndryshme tërekordeve: - Në seksionin e detalit Format, ndodhë për çdo rekord. - Në kreun e grupit Format aplikohet në të gjitha të dhënat në seksionin e hederit dhe në rekordin e parë në seksionin e detaleve - Në futerin e grupit Format aplikohet në të gjitha të dhënat në seksionin e hederit dhe në rekordin e fundit në seksionin e detaleveNgjarja NoData ndodhë kur raporti ka set të zbrazët të rekordeve. Nëse raportiështë i bazuar në ndonjë tabelë ose pyetës, kjo ngjarje nuk ndodhë, e as nënënraportet e zbrazëta. Për të fshehur nënraportin e zbrazët, shtoni makron oseprocedurën e cila pengon shikimin ose shtypjen në tiparin Has Data të nënraportit.Ngjarja Page, mund të përdoret për vizatimin e kornizës përreth faqes ose shtimin egrafikës në raport. Me këtë mund të kursehet hapësira në disk, e cila do të zihejsikur të përdoreshin për vendosjen e fotove në raport.Ngjarja Print, ndodhë pas formatizimit, menjëherë para shtypjes së raportit. Mekëtë ngjarje mund të bashkangjitet makroja ose procedura për llogaritje të tëdhënave pas përgatitjes për shtyp. 261
  • 263. Shtojcat Avni Rexhepi - Microsoft AccessNgjarjet e dritaresNgjarjet e dritares ndodhin me rastin e hapjes, mbylljes ose ndryshimit tëmadhësisë së dritares së formës ose raportit.Ngjarja Load mund të përdoret për përshtatjen e tipareve të predefinuara(s