Arsip dan Dokumen

17,893 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
4 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
17,893
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4
Actions
Shares
0
Downloads
326
Comments
0
Likes
4
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Arsip dan Dokumen

  1. 1. Pengertian dokumen dan dokumentasi Jenis - jenis dokumentasi Kegiatan dokumentasi Kegunaan dokumentasi Faktor penyebab kerusakan dokumen dan cara pelestarian dokumen
  2. 2. Pengertian Dokumen Kamus Umum Bahasa Indonesia sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti / keterangan. Kamus Kepegawaian 1) semua catatan tertulis yang tercetak ataupun tidak 2) segala benda yang mempunyai segala keterangan yang di pilih untuk di kumpulkan, di susun, di sediakan ataupun untuk disebarkan.
  3. 3. Kamus Bahasa Inggris Webster 1) dokumen dapat membuktikan dengan keterangan melengkapi keterangan dengan data-data. 2) dokumen melengkapi keabsahan keterangan seperti surat keterangan pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi sebuah buku atau tesis. Ensiklopedia Umum 1) dokumen berarti surat akte, piagam 2) surat resmi dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi bukti atau keterangan. Ensiklopedia Administrasi warkat asli yang digunakan sebagai alat bukti atau sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
  4. 4. Pengertian Dokumentasi Kata dokumentasi berasal dari bahasa Inggris Documentation, sedangkan menurut bahasa Latin adalah Dokumen yang artinya pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan – keterangan dan penerangan dan bukti, begitu pula menurut Ensiklopedia Indonesia adalah pencarian, pengumpulan dan peraturannya. Dari pengertian diatas terdapat 2 unsur yaitu : » Kumpulan-kumpulan dokumen yang dapat memberi keterangan atau bukti-bukti aktivitas yang terkait dengan proses kemudian yang terkait dengan proses pengembangan » proses pengembangan dan pengelolaan secara sistematik serta
  5. 5. Jenis - jenis Dokumen Pemakaiannya Dari segi pemakaiannya / kepentingannya Dokumen pribadi Surat - surat penting untuk kepentingan pribadi. Contoh : STTB, akte kelahiran, KTP, dsb. Dokumen niaga Surat - surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat bukti transaksi – transaksi jual beli.
  6. 6. Dokumen pemerintah Surat-surat penting yang dipakai sebagai pembuktian kegiatan pemerintah. Contoh : Undang-undang, Peraturan Pemerintah, KEPRES, KEPMEN, PERDA, Perjanjian kerja sama antar Negara. Dokumen sejarah Surat-surat atau catatan penting sebagai alat pembuktian peristiwa pada masa lampau. Contoh : 1) Teks proklamasi, Teks pancasila, Teks sumpah pemuda 2) Rekaman film perjuangan, Gambar atau foto sejarah peristiwa 3) Sejarah berdirinya suatu perusahaan
  7. 7. Dari segi fungsinya Dokumen dinamis Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor. 1) Dokumen dinamis aktif : dokumen yang masih dipergunakan secara terus menerus dalam proses penyelesaiian pekerjaan. 2) Dokumen semi aktif : dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun tetapi terkadang masih diperlukan. 3) Dokumen in aktif : dokumen yang sudah jarang dipergunakan. Dokumen statis
  8. 8. Dari segi ruang lingkup bentuk fisiknnya Dokumen korforil Dokumen berupa benda bernilai sejarah (merupakan dokumen museum) Contoh : Arca, patung, pakaian adat, ruang kuno, keris, Dsb Dokumen literal / lliterer Dokumen yang dicetak dan di tulis (merupakan dokumen perpustakaan) Contoh : buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita kaset, Dsb. Dokumen Privat Dokumen berupa surat – surat atau arsip (dokumen yang disimpan di bagian kearsipan) Contoh : surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti laporan, Dsb.
  9. 9. Dokumen privat : 1) ( Personal record ) catatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. contoh : absen pegawai, daftar riwayat hidup, daftar riwayat pekerjaan, DP3, KPY, dsb. 2) ( Financial record ) catatan mengenai keuangan. contoh : kwitansi, cek, giro, laporan keuangan, tagihan, dsb. 3) ( Sales record ) catatan yang berhubungan dengan perdagangan. contoh : catatan pelanggan, surat pengantar barang, promosi, penjualan, pemasaran, dsb. 4) ( Inventary record ) catatan barang inventaris kantor. 5) ( Production record ) catatan hasil produksi.
  10. 10. Kegiatan Dokumentasi ● Mencari dan mengumpulkan dokumen Mengumpulkan dapat dilakukan dengan cara menerima informasi, tukar menukar informasi, atau berlangganan membeli dokumen. Tujuan : untuk dijadikan bahan dokumentasi ● Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen Buku induk terdiri dari : No. Urut, tanggal, pencatatan, Judul, pengarang, kota tempat penerbit, tahun terbit, jumlah,
  11. 11. ● Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi langkah – langkah yang harus dilakukan yaitu : a) Memilih dokumen yang akan dijadikan bahan dokumentasi b) Mengkaji, melengkapi, dan mempelajari isi dokumen c) Membuat ringkasan abstrak atau terjemahan d) Menetapkan dokumen yang sudah selesai menjadi bahan dokumentasi e) Menggolongkan dalam klasifikasi tertentu f) Menyebarluaskan dan menggunakan sesuai dengan kebutuhan ● Memproduksi dokumen
  12. 12. ● Mengkaji dan menyebarluaskan dokumen ♪ Distribusi aktif adalah penyebaran dokumen yang dilakukan secara terus – menerus sebagai pekerjaan rutin. ♪ Distribusi pasif adalah penyebaran dokumen sesuai permintaan pihak yang memerlukan . ● Menyimpan dan memelihara dokumen Penyimpanan dokumen Korforal merupakan tanggung jawab permusiuman, dan dokumen Literal merupakan tanggung jawab perpustakaan. Cara menyimpan dokumen : a) Menyimpan fisik dokumen adalah wujud dokumen itu yang disimpan.
  13. 13. catatan : Dokumen yang berupa surat – surat dan warkat disimpan menurut sistem kearsipan yaitu sistem abjad, masalah, wilayah, tanggal, nomor, micro film, slide, pita kaset, video kaset. Dokumen yang disimpan atau dirawat agar terjaga kelestariannya dan senantiasa dapat dipergunakan yang perlu dilakukan setiap saat sebelum terjadi kerusakan. Dokumen jangan disimpan di tempat panas atau lembab karena dapat merusak ketahanan dokumen. Secara rutin diberi obat anti hama dan funigasi.
  14. 14. Kegunaan Dokumentasi a) Dokumen memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan. b) Dokumen menyiapkan alat bukti dan data – data tentang suatu keterangan dokumen c) Dokumen menyiapkan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen d) Dokumen melestarikan dokumen – dokumen dari kemusnahan e) Dokumen menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuan f) Dokumen mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara g) Dokumen dapat menjamin keutuhan dan keontetikan informasi

×