Retour d'expérience du projet CollabParis sous SharePoint

  • 4,300 views
Uploaded on

Présentation partagée le 13 novembre 2012 lors d'un retour d'expérience sur la stratégie numérique interne de la Mairie de Paris (IntraParis - CollabParis) pendant un événement NextModernity.

Présentation partagée le 13 novembre 2012 lors d'un retour d'expérience sur la stratégie numérique interne de la Mairie de Paris (IntraParis - CollabParis) pendant un événement NextModernity.

More in: Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
No Downloads

Views

Total Views
4,300
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
4

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
6

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Les événements NextModernity Retour d’expérience CollabParis 13 novembre 2012Une démarche collaborative dans une collectivité publique Novembre 2012 Jean-Philippe CLEMENT / @AgentNuM
  • 2. SOMMAIRE Qui sommes-nous? Quelle est notre stratégie numérique interne? Les objectifs Les différentes étapes Le portail d’entreprise Les moyens : équipe, budget, partenaires Focus CollabParis : structuration et méthode d’accompagnement Passage de l’expérimentation à la généralisation de CollabParis Les résultats de la stratégie numérique interne Editoriaux Fonctionnels Les impacts Les perspectives du RSE Novembre 2012
  • 3. QUI SOMMES-NOUS ? VILLE DE PARIS La ville et sa stratégie numérique interne Sur le chemin de l’organisation 2.0 7 milliards d’euros IDEE FORTE de budget annuel Une administration 2.0, tournée vers ses usagers, doit également disposer d’un outil numérique interne performant pour remplir ses missions et satisfaire les attentes externes. CIBLE • Tous les agents dans tous les bâtiments • Passer des 21.000 agents de bureau connectés aux 51.000 agents 5000 bâtiments (administratifs, écoles, UNE STRATEGIE PROGRESSIVE équipements…)S2 2010 S1 2011 S2 2011 S1 2012 S2 2012 S1 2013 S2 2013 51.000 agents dont 12,8% de catégorie A, 17,8% de catégorie B et 69,4% de catégorie C (50% secteurs ouvrier et technique). Novembre 2012
  • 4. LES OBJECTIFS? Globaux et détaillésOBJECTIFS GLOBAUX : Proposer un accès unifié et personnalisé au Système d’Information (ressources, outils numériques de travail dont les espaces collaboratifs, applications métiers). Ouvrir l’organisation à de nouveaux modes de travail collaboratifs, transverses et ouverts vers l’extérieur pour se placer sur le chemin du réseau social d’entreprise et de l’Open Innovation.OBJECTIFS ÉDITORIAUX : Exprimer la nouvelle organisation par pôle (Espace public, Services aux Parisiens, Economie et social et Fonctions supports) Personnaliser les contenus en tenant compte du triple sentiment d’appartenance Ville, Pôle et Métier. Enrichir l’intranet documentaire d’une dimension support de communication interne en généralisant la mise en avant des actualités sur tous les sites.OBJECTIFS FONCTIONNELS : Rendre la navigation au sein du Système d’Information (messagerie, sites intranet, applications métiers, espaces collaboratifs...) ergonomique, exhaustive et personnalisée. Rendre le maximum d’éléments du Portail d’entreprise accessibles quelles que soient les modalités d’accès (PC de bureau, PC de bureau d’un collègue, bornes sur le réseau intranet, accès nomade depuis Internet, smartphones...) Novembre 2012
  • 5. LES DIFFRENTES ETAPES? VILLE DE PARIS Détails de la mise en œuvre SUR LE CHEMIN DE L’ORGANISATION 2.0 : • PORTAIL D’ENTREPRISE • ACCES AU SI POUR TOUS LES AGENTS 7 milliards d’euros • NOMADISME (IntraParis, Mail et CollabParis) • LOGIQUE COLLABORATIVE de budget annuel • PEDAGOGIE AUTOUR DES OUTILS NUMERIQUES DE TRAVAIL • LOGIQUE D’ECHANGE D’INFORMATIONS TRANSVERSES OUVERTURE OUVERTURE XP généralisation CollabParis CollabParisAteliers besoinscollaboratifs- 15 users ++ Travaux XP- Matrice CollabParis Analyse RSE benchmark 5000 bâtimentsusages Méthodologie- Benchmark - Accompagnement - Flux activité(s) - Infos profils XP RSE (administratifs, écoles,outils - Aide équipements…) S2 2010 S1 2011 S2 2011 S1 2012 S2 2012 S1 2013 S2 2013 51.000 agentsAteliers Migration OUVERTURE PEDAGOGIE IntraParis V2 IntraParis V2 - Ts les agents Outils dont 12,8% de catégorie- 25 sites - 30.000 - Nomadisme numériques de A, 17,8% de catégorie B- 1 Portail pages et travail et 69,4% de catégorie C documents (50% secteurs ouvrier et technique). OUVERTURE IntraParis V2 Novembre 2012
  • 6. PAGE D’ACCUEIL DU PORTAIL D’ENTREPRISE Header Menu horizontalTout à portée de clic accès à tous les contenus et services Expression de l’identité du site présenté Menu vertical local Bloc de mise en avant des nouveautés « Quoi de neuf ? » Player visuel des dernières actualités de la ville Bloc sur les infos RH Les nouveaux contenus des autres sites à visiter Bloc personnalisé des dernières actualités de ma direction Novembre 2012
  • 7. LA TELECOMMANDE INTRAPARIS Porte d’entrée au SI et à CollabParisLES + DU NOUVEAU PORTAIL D’ENTREPRISE INTRAPARIS • Une charte dynamisée et une ergonomie harmonisée afin de réconcilier pour l’utilisateur le sentiment de triple appartenance à la Ville, à son pôle et à sa spécialité métier. • Système d’authentification automatique permettant la personnalisation des contenus et l’accès sans couture aux services et applications du SI. • Un accès selon divers modes de connexion internes et nomades • L’initialisation de la démarche collaborative afin d’appuyer le futur Réseau Social d’Entreprise (RSE)ACCES A COLLABPARIS Mon IntraParis Accès personnalisé Services offerts aux agents Mes espaces collaboratifs Novembre 2012
  • 8. LES MOYENS Equipe PROJET Equipe, budget, partenaires 1 directeur de projet (MOA)COÛT TOTAL (interne-externe) estimé du projet : 456 K€ 1 responsable éditorial IntraParis : 280 K€ IntraCollab : 180 K€ 1 responsable du Portail et 25 responsables de sites Intranet de directions.PARTENAIRES EXTERNES 1 chef de projet technique intranet (MOE) 1 architecte technique intranet senior 1 chef de projet plate-forme collaborative Novembre 2012
  • 9. FOCUS COLLABPARIS La genèse du projet et des besoins exprimésCONTEXTE DE L’EXPERIMENTATION Des premières expériences collaboratives Ville : Mayetic, One2Team, Google Documents Forte demande interne et un manque de lisibilité de l’offre interne des outils numériques de travail Dynamique globale liée à la refonte IntraParis V2 vers un Portail d’entreprise permettant un accès unifié au SI et aux outils numériques de travail Benchmark de solutions à partir de définition de scenarios prévisionnels d’usage > Choix de Microsoft SharePoint 2010TRAVAUX SUR LES SCENARIOS D’USAGE 3 ateliers avec des utilisateurs ++ (mission informatique) Questions : Qu’est ce que le collaboratif ? Quels usages? Quelles sont ses fonctionnalités attendues Résultats : Matrice des usages et des outils numériques de travail Scénarios d’usages et fonctionnalités propres au collaboratif Novembre 2012
  • 10. FOCUS COLLABPARIS La matrice des usages et des outils numériques de travail4 GRANDS DOMAINES Stocker, diffuser, échanger, collaborer Novembre 2012
  • 11. FOCUS COLLABPARIS La matrice des usages et des outils numériques de travailDOMAINE STOCKER Novembre 2012
  • 12. FOCUS COLLABPARIS La matrice des usages et des outils numériques de travailDOMAINE DIFFUSER Novembre 2012
  • 13. FOCUS COLLABPARIS La matrice des usages et des outils numériques de travailDOMAINE ECHANGER Novembre 2012
  • 14. FOCUS COLLABPARIS La matrice des usages et des outils numériques de travailDOMAINE COLLABORER Novembre 2012
  • 15. FOCUS COLLABPARISLa matrice des usages et des outils numériques de travail PLATE-FORME COLLABORATIVE RSE MAIL AUDIO CONFERENCE WEB OUTLOOK CONFERENCE EXCHANGE AGENDA VISIO CONFERENCE REPERTOIRE DE LETTRE FICHIERS D’INFORMATION PARTAGES INTRAPARIS INTRAPARIS Novembre 2012
  • 16. FOCUS COLLABPARISQu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?COMMENT ACCOMPAGNER LES USAGES DIVERSIFIES DE SHAREPOINT Partager une méthodologie d’usage à l’échelle de l’organisation Pour créer des réflexes Pour harmoniser les usages Novembre 2012
  • 17. FOCUS COLLABPARISQu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner? Target by Jasper Johns (1958) Photo par nostri-imago on FlickROUBLIER LES FONCTIONNALITES POUR L’ABORDER PAR LES OBJECTIFS 1 groupe collaboratif = 1 objectif global Le groupe est ergonomiquement structuré autour de ses objectifs Novembre 2012
  • 18. FOCUS COLLABPARIS Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner? Réseau, groupe ou communauté de Réseau, groupe ou communauté decoordination et de suivi d’un projet non co-production : doc, TDB, informatique Réseau , groupe ou communauté rassemblé autour dun partage de bonnes pratiques et d’échanges EXPLIQUER LES TYPES DE GROUPE PAR TYPE D’OBJECTIF Novembre 2012
  • 19. FOCUS COLLABPARISQu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?EXPLIQUER LA STRUCTURATION FONCTIONNELLE 1 groupe collaboratif = 1 objectif global Portail + groupes collaboratifs en râteau Pas de site SharePoint en cascade et gestion des droits par groupe et non par Novembre 2012 élément
  • 20. FOCUS COLLABPARIS Qu’est ce que SharePoint et comment l’accompagner?MODELE ERGONOMIQUE D’UNE PAGE D’ACCUEIL DE GROUPE Entrée par objectif au centre de la page Référent animateur directement identifiable (aide & accompagnement) Liste des autres membres (confiance) Novembre 2012
  • 21. FOCUS COLLABPARIS Rôle des différents acteursLes utilisateurs contributeurs Qui rejoignent un site collaboratif sur invitation de l’animateur de l’espace Qui peuvent avoir des droits de simple lecture ou de contribution Qui peuvent être interne (rajout rapide via AD) ou externes (à créer dans l’AD)Les animateurs du groupe collaboratif (binôme si possible) Qui fixent initialement le ou les objectifs de collaboration et de co-production et les font éventuellement évoluer au fil du temps Qui accompagnent les utilisateurs dans leur prise en main du site et de la plate-forme collaborative : connexion, objectifs fixés, fonctionnalités permettant d’atteindre les objectifs Qui sont responsables des relances, des synthèses et de l’activité du site collaboratifLes accompagnateurs-administrateurs de la plate-forme Qui accompagnent les animateurs dans la mise en œuvre de leur site Qui réalisent les outils d’aide et d’accompagnement pour les animateurs et les contributeurs Qui font évoluer la méthodologie générale et organisent le réseau des animateurs Novembre 2012
  • 22. FOCUS COLLABPARIS Résumé de la méthodeQuelques points clés Une méthodologie orientée vers les objectifs de collaboration Une architecture simple : un objectif = un espace collaboratif Un template unifié mais personnalisable Une architecture claire des acteurs de la démarche : accompagnateurs > animateurs > utilisateurs L’animateur du groupe, pierre angulaire de la démarche Production de ressources d’aide générale des utilisateurs et d’accompagnement des animateurs Une préconisation d’initialisation de chaque groupe en présentiel > L’accompagnement et l’animation sont les facteurs clés de succès d’un groupe collaboratif. Novembre 2012
  • 23. LES RESULTATS DE L’EXPERIMENTATION Bilan généralQuelques chiffres et constatations + de 80 groupes créés Les espaces collaboratifs sont principalement dévolus à la gestion de projet (TDB) l’animation d’une équipe projet (partage de documents) l’animation de réseau (partage de documents) Beaucoup de partage de ressources déjà créées et peu de co-production de nouvelles ressources Licences activées et utilisées : 1000 licences activées Statistiques des usages : Un noyau dur de 150 utilisateurs très réguliers 500 utilisateurs très occasionnels (moyenne de 45 visiteurs par jour) Une activité moyenne : 1200 visites/mois et 28.000 pages visitées/mois « Stockage » constaté 16Go Novembre 2012
  • 24. LES RESULTATS DE L’EXPERIMENTATION Enquête utilisateurs1000 utilisateurs sollicités > 25% de répondants 84% d’agents Ville VS utilisateurs externes DEVE 22%, DSTI, 10,5%, SG 6%, DF 5%, DU 5%Niveau d’acculturation (logique collaborative et sociale) : Facebook 50%, LinkedIn – Viadeo 34%, Twitter 26% Outil blog connu, 17% commentent, 4% publient Partage multimédia (Picasa, FlickR, YouTube, DailyMotion) 60% Partage éditoriaux : Forum consultation (47%) contribution (7%)> 2 groupes l’un à l’aise, l’autre beaucoup moins connaisseurConnaissance et usage de plate-forme collaborative 25% des répondants ne savaient pas qu’ils avaient accès Une fois connecté l’usage devient régulier (45%) ou sur sollicitation (18%) 50% ne maitrisent pas des fonctionnalités basiques (abonnement) Profils reconnus : lecteur (60%), contributeur (14%) Besoins d’accompagnement clairement exprimé Novembre 2012
  • 25. PHASE DE GENERALISATION DE COLLABPARISActions d’accompagnement Travailler sur la communication autour des outils numériques de travail Travailler sur la communication autour de la démarche collaborative Présentation générale Présentation orientée vers les futurs animateurs Espace collaboratif témoin pour le concrétiser aux yeux des demandeurs Imaginer un cycle d’acculturation interne sur la démarche collaborative, ses méthodes et ses usages > Idée probablement élargie à tous les outils numériques de travail Mettre en œuvre des formations courtes (1/2 journée) sur les fonctionnalités de base du collaboratif avec un focus sur leurs utilisations sur SharePoint > Idée probablement élargie à tous les outils numériques de travail Rendre obligatoire aux animateurs la réalisation d’une séance de présentiel (démonstration – formation) aux utilisateurs d’un espace collaboratif Animer le groupe des animateurs Novembre 2012
  • 26. LES MODES D’ACCOMPAGNEMENTFocus sur les campagnes d’affichage Novembre 2012
  • 27. LES RESULTATS DE LA STRATEGIE INTERNE Editoriaux, fonctionnels, impactsEDITORIAUX Personnalisation des contenus en fonction du profil de l’intranaute Refonte complète d’une arborescence harmonisée et mutualisée à tous les sites de direction pour un meilleur repérage de l’intranaute Informations disponibles • Présentation, organisation et annuaire de la Ville • Actualités de l’entreprise (articles, IntraTV, galeries photos d’un événement) • Orientations stratégiques et grands projets • Informations RH, sociales et loisirs • Informations pratiques • Informations métiers : ressources de référence pour les métiers et leurs clients • Usages des outils numériques de travail disponibles : visio-web-audio conférence, espaces collaboratifs... • Informations participatives : appel à commentaires, sondage, forum participatif Documents disponibles Sur IntraParis : Organigrammes, Compte-rendus et présentations de réunions, documentations projets, documentations métiers, Procédures (référentiel et formulaires), Tutoriels de processus ou de logiciels, Bulletins municipaux officiels, FAQ interactives, Outils de communication (newsletters, plaquettes, magazines, brochures, affiches) Sur CollabParis : Fichiers projet, Tableaux de bord, Forums, Annuaires partagés Novembre 2012
  • 28. LES RESULTATS DE LA STRATEGIE INTERNE Editoriaux, fonctionnels, impactsIMPACTS Conséquences pour l’entreprise • La refonte graphique et ergonomique améliore l’image que l’organisation et les agents ont d’eux-mêmes. • L’information Ville et l’information locale ne sont plus en concurrence grâce à la personnalisation des contenus du Portail • Facilité d’accès direct aux applications métier via une pré-authentification • La multiplication des modes d’accès (bureau personnel, bureau d’un collègue, borne, PC nomade, smartphone) donne une plus grande souplesse d’utilisation des ressources. • L’amélioration de l’efficacité du moteur rend la recherche plus exhaustive et précise. La gestion des contenus et des savoirs (KM) est plus efficace. • Plus large diffusion des informations via l’accroissement des utilisateurs connectés et les nouveaux outils de diffusion. • La logique d’espace collaboratif ouvre l’organisation au travail transverse et aux partenariats externes Plus Interactivité au sein de la Ville via • Les commentaires des articles • Les opérations de remue-méninges régulières (Open Innovation interne) • Les formulaires d’inscription • Les appel aux votes pour sélectionner des ressources et des événements • Un Tchat par mois sur des questions relevant de la communication managériale (RH, grands projets, modernisation...) Novembre 2012
  • 29. LES PERSPECTIVES DU RSE Réflexions en coursCONTEXTE Tendre vers l’Entreprise 2.0 sans utopie ni volonté de magiciel Envisager le RSE comme la dernière étape de la stratégie numérique interne au sein des outils numériques de travailRAPPELER QU’UN RSE est un flux d’info partagé, ouvert et alimenté par tous qui abolit la hiérarchie et libère la circulation d’une information moins institutionnelle qui doit / peut engendrer des usages optimisés du mail qui ne peut s’affranchir du terreau culturel de l’organisation mais peut le faire sensiblement évoluer si l’organisation y est préparée.PORTER UNE ATTENTION PARTICULIERE A SON INTEGRATIONERGONOMIQUE AU SEIN DU SI POUR FACILITER LES USAGESSOUHAITES PAR LA VILLE DE PARIS (type Twitter interne) Circulation et transversalité de l’information Sentiment d’appartenance et mise en relation Entraide et partage de bonnes pratiques Eventuelles communautés informelles VS groupes de travail collaboratif structurés Novembre 2012