0
Contract
Management

Mr Robert Grandia
advocaat

www.kluweropleidingen.be
De Dag van de Projectmanager
Woensdag 8 juni 2011
10.30-12.15 uur

CONTRACTMANAGEMENT
Mr. Robert Grandia, advocaat en best...
Agenda


Inleiding



Wat is contractmanagement, wat is een contract en wat zijn de
knelpunten in de praktijk bij contra...
Wat is Contractmanagement?

www.kluweropleidingen.be

eventueel:
logo organisatie
spreker

Titel presentatie

Naam spreker...
Wat is het?


Rietveld: “Het proces dat beide partijen (bij een overeenkomst)
in staat stelt aan hun contractuele verplic...
Wat is een contract (overeenkomst)?


“Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens
een of meerdere an...
Overeenkomst (contract)

precontractuele
fase

contractuele
fase

postcontractuele
fase

Overeenkomst
(contract)

www.kluw...
Contract = verwachtingen


schriftelijke “contract” staat niet op zich maar is (slechts?) een
(gedeeltelijke?) weergave v...
Knelpunten bij ICT-contracten


Voorwerp van de overeenkomst (diensten/producten) is vaak niet
helder of onvoldoende uitg...
F. Brooks, The Mythical Man-Month
Over het problematisch karakter van softwareprojecten


Optimism (“all will go well”)

...
Contracten zijn per definitie niet “af”


Beknoptheid in specificatie van diensten/producten



Uitkomst van onderhandel...
Nut en noodzaak contractmanagement
Voorbeelden uit de rechtspraktijk:


CASUS 1: contract ≠ contract



CASUS 2: Meer we...
CASUS 1: contract ≠ contract


Klein softwarebedrijf gaat in zee met een grote internationale

speler op logistiek terrei...
Toelichting:
Intellectuele eigendomsrechten / Intellectual Property (IP):


Auteursrechten: boeken, documentatie, softwar...
CASUS 2: Meer werk of meerwerk?


Contract op basis van inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever



Vaste prijs voor bepaa...
CASUS 3: Vergeten raamovereenkomst


Oplevering van softwaresysteem (vormvrij)



Geruime tijd na oplevering (8 maanden)...
Voorbeeld “contractuele keten”

Raamcontract/
Inkoop vw

Nadere
Overeenkomst X

Service Level
Agreement
(SLA)

www.kluwero...
Het bepalen van een “contractrisicoprofiel”


Categorisering risico's op basis van kenmerken van contract en
omgeving


...
Contractrisicoprofiel
Voorbeeld: checklist risicogebieden


Aard werkzaamheden
- complexiteit, omvang, afdelingen, method...
Contractrisicoprofiel


Informatieniveau en volwassenheid opdrachtgever
- ervarenheid, regievoering, advisering door leve...
Contractrisicoprofiel


Medewerking en afhankelijkheid
- Kwalitatieve en tijdige informatie, communicatie en
samenwerking...
Contractrisicoprofiel


Contractskwaliteit
- Eigen /algemene/inkoopvoorwaarden, schriftelijke vastlegging,
juridische toe...
Contractrisicoprofiel


Escalatie en geschilbeslechting
- Aan beide zijden voorzien in regeling, bevoegdheidsproblemen?
-...
Contractmanagement in een notedop
Precontractuele fase


Contractrisicoprofiel opstellen en beoordelen



Zorgvuldig con...
Afsluiting/discussie en vragen

Zijn er nog vragen?

www.kluweropleidingen.be

eventueel:
logo organisatie
spreker

Titel ...


De Nederlandse beroepsvereniging voor Contractmanagement



Oprichting juni 2010



Initiatief vanuit partijen in de ...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Cursus contractmanagement

276

Published on

Wat is contractmanagement, wat is een contract en wat zijn de knelpunten in de praktijk bij contracten op gebied ICT?
Nut en noodzaak contractmanagement (bespreking aan de hand van een drietal –anonieme- cases uit de praktijk)

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
276
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
12
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Cursus contractmanagement"

  1. 1. Contract Management Mr Robert Grandia advocaat www.kluweropleidingen.be
  2. 2. De Dag van de Projectmanager Woensdag 8 juni 2011 10.30-12.15 uur CONTRACTMANAGEMENT Mr. Robert Grandia, advocaat en bestuurslid NBCM www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 2
  3. 3. Agenda  Inleiding  Wat is contractmanagement, wat is een contract en wat zijn de knelpunten in de praktijk bij contracten op gebied ICT?  Nut en noodzaak contractmanagement (bespreking aan de hand van een drietal –anonieme- cases uit de praktijk)  Contractrisicoprofiel opstellen en beoordelen (oefening)  Afronding, vragen en discussie www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 3
  4. 4. Wat is Contractmanagement? www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 4
  5. 5. Wat is het?  Rietveld: “Het proces dat beide partijen (bij een overeenkomst) in staat stelt aan hun contractuele verplichtingen te voldoen” (Gerco Rietveld, “Inkoop, een nieuw paradigma”, Den Haag 2009, p.327)  Vlasveld en Van Beckum: “Het op operationeel niveau managen van alle contractueel vastgelegde verantwoordelijkheden, verplichtingen, procedures, afspraken, voorwaarden en tarieven rond een bepaalde overeenkomst plus het managen van alle onduidelijkheden, hiaten of gewenste wijzigingen daarin” (Gert-Jan Vlasveld en Jan van Beckum, “Contractmanagement voor de ICT op basis van CATS CM”, Zaltbommel 2008, p.4) www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 5
  6. 6. Wat is een contract (overeenkomst)?  “Meerzijdige rechtshandeling waarbij een of meer partijen jegens een of meerdere andere partijen een verbintenis aangaan” (artikel 6:213 lid 1 BW voor Nederland)  Afspraak waarbij in rechte afdwingbare verplichtingen ontstaan  Schriftelijk(heid) van contract / bewijsbaarheid bestaan en inhoud van de overeenkomst  Wat is de inhoud van de overeenkomst? www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 6
  7. 7. Overeenkomst (contract) precontractuele fase contractuele fase postcontractuele fase Overeenkomst (contract) www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 7
  8. 8. Contract = verwachtingen  schriftelijke “contract” staat niet op zich maar is (slechts?) een (gedeeltelijke?) weergave van de overeenkomst tussen partijen  Niet alleen letterlijke tekst contract, maar ook (juist) tussen partijen uitgewisselde informatie  Wat mochten partijen redelijkerwijs van elkaar verwachten?  Conclusie: sluitend contractsdossier opstellen, bevattende alle versies van het contract uit de onderhandelingen, toelichtingen, e-mails, besprekingsverslagen, handouts van presentaties, verslagen van besprekingen etc. www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 8
  9. 9. Knelpunten bij ICT-contracten  Voorwerp van de overeenkomst (diensten/producten) is vaak niet helder of onvoldoende uitgewerkt (waarom?)  Anglo-Amerikaanse invloed op contractenrecht  Eenzijdigheid gehanteerde (algemene) voorwaarden  Wederkerigheid/afhankelijkheid en noodzaak samenwerking  Noodzaak “goed opdrachtgeverschap” (governance, regie)  Technologische/organisatorische complexiteit/nieuwheid/aard van werkzaamheden op gebied van ICT www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 9
  10. 10. F. Brooks, The Mythical Man-Month Over het problematisch karakter van softwareprojecten  Optimism (“all will go well”)  The Man-Month (sequential contraints/end-to-end constraints)  Gutless Estimating  Bad Scheduling (Regenerative Schedule Disaster)  Vraag: herkent u deze gesignaleerde kenmerken? www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 10
  11. 11. Contracten zijn per definitie niet “af”  Beknoptheid in specificatie van diensten/producten  Uitkomst van onderhandeling (tijdsdruk/machtspositie)  Hiaten/leemten/discrepantie theorie en praktijk  Contractsomvang/-duur en complexiteit  Nieuwe wensen, gewijzigd inzicht  Gewijzigde/onvoorziene omstandigheden www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 11
  12. 12. Nut en noodzaak contractmanagement Voorbeelden uit de rechtspraktijk:  CASUS 1: contract ≠ contract  CASUS 2: Meer werk of meerwerk?  CASUS 3: vergeten raamovereenkomst www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 12
  13. 13. CASUS 1: contract ≠ contract  Klein softwarebedrijf gaat in zee met een grote internationale speler op logistiek terrein (“launching customer”)  Detacheringsklus -> detacheringscontract  Vervolgens werkzaamheden bestaande uit het ontwikkelen van een softwaresysteem op basis van eigen softwaresysteem  Aan wie behoren intellectuele eigendomsrechten toe?  Geschil. Einde klantrelatie…? www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 13
  14. 14. Toelichting: Intellectuele eigendomsrechten / Intellectual Property (IP):  Auteursrechten: boeken, documentatie, software, muziek, foto’s, illustraties, websites  Databankenrecht (dataverzamelingen): bijv. telefoongids, woordenboek, data dictionary  Octrooirecht (op uitvindingen): vereist “nieuw, inventief en toepasbaar op gebied van nijverheid)  Merkenrecht: beeld-/woordmerken, bijv. slogans, logo’s geluiden en domeinnamen www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 14
  15. 15. CASUS 2: Meer werk of meerwerk?  Contract op basis van inkoopvoorwaarden van de opdrachtgever  Vaste prijs voor bepaalde werkzaamheden  Bepaling “meerwerk komt uitsluitend voor vergoeding in aanmerking indien voorafgaand aan de meerwerkwerkzaamheden toestemming is verkregen...”  leverancier: “opdrachtgever wist van meerwerk-werkzaamheden en reageerde niet” www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 15
  16. 16. CASUS 3: Vergeten raamovereenkomst  Oplevering van softwaresysteem (vormvrij)  Geruime tijd na oplevering (8 maanden) wil opdrachtgever alsnog diverse omvangrijke aanpassingen  Leverancier stelt zich op standpunt: alles is meerwerk, verricht werkzaamheden en stuurt factuur  Uit hoge hoed komt (9 jaar oude !) raamovereenkomst tussen partijen met beding van de strekking“garantie: 6 maanden vanaf acceptatie middels door leverancier aan te leveren acceptatieprotocol”  www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 16
  17. 17. Voorbeeld “contractuele keten” Raamcontract/ Inkoop vw Nadere Overeenkomst X Service Level Agreement (SLA) www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Dossier Afspraken en Procedures (DAP) Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 17
  18. 18. Het bepalen van een “contractrisicoprofiel”  Categorisering risico's op basis van kenmerken van contract en omgeving  Eerste stap van contractmanagement: vanaf moment van ondertekening maatregelen treffen om deugdelijke nakoming/conformiteit zeker te stellen  Bijvoorbeeld: verhoogde managementaandacht, extra procesbewaking, afspreken, ICT-mediation bij geschillen www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 18
  19. 19. Contractrisicoprofiel Voorbeeld: checklist risicogebieden  Aard werkzaamheden - complexiteit, omvang, afdelingen, methoden  Inzet middelen door leverancier - ervaring leverancier, beschikbaarheid ervaren personeel  Belang opdrachtgever bij uitvoering contract - belang tijdige en adequate uitvoering, impact werkzaamheden, schade t.g.v. inadequate uitvoering  Klantorganisatie - omvang, stabiliteit, (in)formeel www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 19
  20. 20. Contractrisicoprofiel  Informatieniveau en volwassenheid opdrachtgever - ervarenheid, regievoering, advisering door leverancier en/of derden, deugdelijke business case, eenduidige wensen  Contractsdoelstellingen opdrachtgever - Wat wil je bereiken, waarom wil je dat en hoe ga je dat doen?  Aannames, veronderstellingen en verwachtingen - Wederzijdse of eenzijdige verwachtingen, uitwisseling informatie, regelen gevolgen  Planningen en factor tijd - Verwachtingen contractspartij realistisch, haalbaarheid eigen planning, fatale termijnen, gevolgen schending termijn, duur contract www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 20
  21. 21. Contractrisicoprofiel  Medewerking en afhankelijkheid - Kwalitatieve en tijdige informatie, communicatie en samenwerking, inzet personeel, besluitvorming, acceptatietests, werking organisatie, contactpersonen, bereidheid tot wijziging, commitment, medewerking derden  Scope en voorwerp contract - Realiteitsgehalte, wijzigingen te verwachten, advisering, meerwerk, samenhang met andere contracten  Contractsdoelstellingen leverancier - Wat wil je bereiken, waarom wil je dat en hoe ga je dat doen?  Aansprakelijkheid - Exoneratieclausules, toepasselijkheid of nietig/vernietigbaarheid, verzekering en dekking www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 21
  22. 22. Contractrisicoprofiel  Contractskwaliteit - Eigen /algemene/inkoopvoorwaarden, schriftelijke vastlegging, juridische toets, volledigheid contractsdossier, discrepantie dossiers, toetsing bewijsbaarheid dossier, eenduidigheid contract  Vergoeding werkzaamheden - Vaste som of uurtarief, doorberekenen kosten, factureringsmomenten, externe kosten, betalingsgedrag, insolventie opdrachtgever, winstgevendheid contract  Monitoring en evaluatie contractsverloop - Aanstelling contractmanager, periodiek overleg, DAP - DAP = Dossier Afspraken en Procedures www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 22
  23. 23. Contractrisicoprofiel  Escalatie en geschilbeslechting - Aan beide zijden voorzien in regeling, bevoegdheidsproblemen? - Escalatie is niet per definitie negatief: escalatie = geschil naar hoger (bedrijfs)niveau brengen voor oplossing, wanneer men op eigen niveau niet genoeg bevoegdheden heeft.  Wijzigbaarheid - Bereidheid en bevoegdheid  Inzet derden - Inzet door opdrachtgever of leverancier, eigen selectie of selectie klant, beoordeling kwaliteit  Exit - Beëindigingstermijnen, gevolgen en regeling van beëindiging www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 23
  24. 24. Contractmanagement in een notedop Precontractuele fase  Contractrisicoprofiel opstellen en beoordelen  Zorgvuldig contracteren en contractsdossier aanleggen Contractuele fase  Zorg voor implementatie contract (toewijzen personen, informeren over taken, administratie inrichten)  Faciliteer overleg en de bijstelling en (her)beoordeling van afspraken (bijv. DAP) Postcontractuele fase  Exit, ontvlechting en evaluatie www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 24
  25. 25. Afsluiting/discussie en vragen Zijn er nog vragen? www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 25
  26. 26.  De Nederlandse beroepsvereniging voor Contractmanagement  Oprichting juni 2010  Initiatief vanuit partijen in de ICT-sector  Met name bij ICT, maar ook in andere sectoren, veel winst te boeken door verhoogde aandacht voor contractmanagement  Doelstelling: professionalisering van en ondersteuning bij contractmanagement, aan de kant van zowel de opdrachtgever als de leverancier www.kluweropleidingen.be eventueel: logo organisatie spreker Titel presentatie Naam spreker Datum opleiding p. 26
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×