Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales

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  • 1. REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD DE CARABOBO AREA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE RECURSOS HUMANOSSISTEMA INTEGRADO DE ACTUACIONES FISCALES DE LA CONTRALORIA DEL ESTADO ARAGUA Integrantes: Lcdo. Otero Cesar C.I: 7.174.407 Econ. Hidalgo Clorinda C.I: 5.270.612 Econ. Figueroa Carlos C.I: 4.916.568 Lcdo. Santana Elio C.I: 7.202.996 Lcdo. Monsalve Jose Rafael C.I: 1.584.299 Maracay, Agosto 2012
  • 2. INTRODUCCIONEl Control Fiscal es el conjunto de actividades realizadas por Institucionescompetentes para lograr, mediante sistemas y procedimientos diversos, laregularidad y corrección de la administración del Patrimonio público.Los estudios del Control Fiscal han venido cobrando una gran importanciasimultáneamente con el avance de la administración financiera. Abarca uncampo tan amplio el control de la actividad estatal en general, y en particularel control fiscal, está presente en el ordenamiento jurídico de los estados.El Estado Venezolano cuenta con los suficientes instrumentos legales, que lepermiten garantizar el cumplimiento de las normas y la eficiencia de susoperaciones y son las Unidades de Control de cada organismo lasresponsables de verificar que se cumplan los planes al mínimo costo, asícomo evaluar el impacto que la gestión gubernamental causa en el colectivo.En Venezuela el control fiscal, según la constitución “Es un sistemaconformado por un conjunto de órganos, estructuras, recursos y procesosque, integrados bajo la rectoría de la Contraloría General de la República,interactúan coordinadamente a fin de lograr la unidad de dirección de lossistemas y procedimientos de control que coadyuven al logro de los objetivosgenerales de los distintos entes y organismos del sector público, así comotambién al buen funcionamiento de la Administración Pública”.La aplicación del sistema nacional de control fiscal en Venezuela no sóloresponde a la necesidad de crear un sistema de control fiscal de mayorproyección estratégica, con ingredientes de tipo económico, sino sobre todode renovar el carácter meramente formal del control que se efectuaba envigencia de un Estado de Derecho, por un control fiscal que hace énfasis en
  • 3. los resultados de la gestión fiscal, en términos de eficiencia, eficacia eimpacto social dentro de un contexto de Estado Social de Derecho.La Contraloría del estado Aragua, es parte integrante del sistema nacional decontrol fiscal y tiene como objetivo fundamental incrementar los niveles deexcelencia dentro de los nuevos parámetros fijados por este Sistema , aefectos de fortalecer su carácter técnico para ejecutar eficazmente la funciónfiscalizadora, lograr la transparencia y la eficiencia en el manejo de losrecursos del Estado y establecer la responsabilidad por la comisión deirregularidades relacionadas con la gestión de las Entidades Públicassometidas a su control. Así lo prevé la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal.En este sentido, la contraloría Aragüeña en aras de cumplir con el mandatode la constitución y las leyes que rigen la materia, ha implementadodiferentes mecanismos de control en la ejecución de los diferentes planes yprogramas de la administración activa, los cuales requieren constantesactualizaciones con la finalidad de adecuarlos a las nuevas tecnologías quecoadyuven al logro de los objetivos planteados en su planificaciónestratégica.En consecuencia, el presente estudio tiene como propósito desarrollar unsistema de seguimiento de las actividades de control efectuadas por lasunidades medulares de la Contraloría del Estado Aragua, el sistema deberáestar realizado bajo los estándares de Software Libre para permitir sudistribución y sus futuras mejoras sin necesidad de licencias ni costos. Estanovedosa herramienta permitirá al órgano de control Aragüeño elcumplimiento de sus metas con mayor eficiencia y eficacia.
  • 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMAEl fin último de las instituciones de control en los Estados democráticos,imbuidos en la necesidad de reorganizarse, orientando gastos de inversiónhacia el logro de objetivos y metas inéditas o casi inconcebibles en otrasépocas, no es otro que exigir enérgicamente resultados de los actos queejecute la administración, dejando atrás el simplista control formal.Con la entrada en vigencia de la Ley Orgánica de la Contraloría General dela República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, ha querido ellegislador venezolano concretar una vieja aspiración nacional que dataaproximadamente de los años 70 y 80, en torno a la creación de un sistemanacional que tenga como objetivo fortalecer la capacidad del Estado paraejecutar eficazmente su función de gobierno, lograr la transparencia y laeficiencia en el manejo de los recursos del sector público y establecer laresponsabilidad por la comisión de irregularidades relacionadas con lagestión pública.El Sistema Nacional de Control Fiscal pretende implementar mecanismos deseguimiento de control a la ejecución de la planificación y a lapresupuestaria, simultáneamente a la actividad del administrador, siguiendorutas paralelas que permitan el control y la auditoría de gestión.El control es una actividad que consiste en comprobar, inspeccionar y vigilarla administración activa en el manejo de los recursos públicos parapropender el alcance de los fines del Estado. Esta función debe estar encoherencia con la planificación, su valor dependerá fundamentalmente dedicha relación. A pesar de ello, no hay seguridad que se desarrollen lasactividades según lo planificado y que, efectivamente se alcanzarán lasmetas que buscan los gerentes.
  • 5. Sumado a esto, al evaluar la gestión pública se deben tener en cuenta loscriterios de valor consagrados en la Constitución y las Leyes como lo son laeficiencia, eficacia y la efectividad.Los constantes y múltiples cambios tecnológicos han originado que lasorganizaciones de control desarrollen nuevos mecanismos que los ayuden aefectuar procesos más efectivos y expeditos, siempre con miras a que estoscoadyuven al logro de los objetivos institucionales. El control fiscal tiende aadoptar una estructura que le permita responder a los retos que le imponelas transformaciones del Estado como el uso de modernas tecnologías deinformación y comunicaciónLas nuevas tecnologías se han convertido en un elemento necesario y, enocasiones, diferenciador para conseguir ventajas competitivas, pero latecnología per se, no tiene sentido si no está orientada a apoyardirectamente estrategias, objetivos o procesos de la organización. Es por elloque una solución o desarrollo a la medida tiene mayor efectividad en estepropósito.En este orden de ideas, la Contraloría del Estado Aragua orientada hacia elmejoramiento continuo de sus procesos, ha planificado elevar el nivel deeficacia, eficiencia y productividad de sus procesos de auditoría y potestadinvestigativa.Para ello, después de evaluar los procesos actuales, los cuales sonejecutados por las Gerencias de Control de Entes Centralizados,Descentralizados y Determinación de Responsabilidades Administrativas,siendo que los mismos en la actualidad están sustentados en programasbásicos de Excel, se ha planteado la necesidad de desarrollar un sistema deseguimiento y control de las actuaciones fiscales y los procedimientos de
  • 6. potestad investigativa apoyado en herramientas tecnológicas modernas quepermitan la toma de decisiones oportunas.El desarrollo de software incluye desde el análisis integral de los procesos amejorar hasta la puesta en marcha de la aplicación.Para dar solución a la problemática planteada nos proponemos desarrollarlos siguientes objetivos:Objetivo General Desarrollar un Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales que permitael Seguimiento y Control de Auditorías, Potestades Investigativas yDeterminación de Responsabilidades Administrativas.Objetivos Específicos  Diagnosticar la situación de los procesos actuales de Auditorías y Potestades Investigativas en las Gerencias de Control de Entes Centralizados, Descentralizados y Determinación de Responsabilidades Administrativas.  Evaluar las posibilidades técnicas, presupuestarias, financieras y de recursos humanos necesarios para desarrollar los cambios.  Diseñar un software que permita el seguimiento en tiempo real a las Auditorías y Potestades Investigativas. PROPUESTAUn buen Sistema de Información debe ser capaz de solventar cualquierproblemática planteada en el manejo de datos, éste debe reunir variascaracterísticas, debe ser un sistema de manejo sencillo para los usuarios (sincaer en lo simplista), debe ser concreto en la forma de solicitar determinada
  • 7. data y debe proporcionar la información de la manera más clara posible,siempre en pro de los objetivos de la organización.La Contraloría del estado Aragua según su estructura organizativa tiene tresgerencias medulares: la Gerencia de Control de los Entes Descentralizados,la Gerencia de Control de la Administración Centralizada y demás Órganosdel Poder Público y la Gerencia de Determinación de ResponsabilidadesAdministrativas, tal como fue descrito anteriormente, éstas no llevan unproceso único y sistematizado para observar el desempeño en un momentodeterminado de todas la actuaciones, es así como se propone la creación deun Sistema de Información que involucre data, funcionarios de distintasgerencias y una red tecnológica que soporte dicho sistema, todos estoselementos deberán interactuar para lograr los objetivos de la institución,basados en los principios de la mejora continua.El software propuesto tendrá por nombre Sistema Integrado de ActuacionesFiscales de la Contraloría del estado Aragua (SIAFCEA), el cual estaráorientado a satisfacer las expectativas del control de tiempos, así comopermitir un seguimiento de las Actuaciones Fiscales, PotestadesInvestigativas y la Determinación de Responsabilidades administrativas,desde el momento de su planificación hasta su ejecución o cierre final, comoprocesos medulares llevados a cabo en la Contraloría del estado Aragua.Entre las características técnicas con las que contará el SIAFCEA seencuentran:Sistema multiplataforma, podrá correr en cualquier sistema operativo,privativo o libre, (Windows, Linux o Mac). Esto debido a que dicho softwarecorrerá sobre un Navegador Web (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari,Opera, entre otros).
  • 8. Se podrá ingresar al sistema desde cualquier estación de trabajo, siempreque esté conectada a la Intranet de la Contraloría del estado Aragua y poseaun Navegador de Internet. No serán necesarios grandes requerimientos deHardware.Poseerá niveles de acceso por usuario, de esta forma un funcionario conacceso al sistema no podrá editar lo que su superior inmediato evalúe, porejemplo. Esto se logrará con la creación de perfiles protegidos concontraseñas. Cada usuario podrá añadir o eliminar los datos de acuerdo a suresponsabilidad para con el sistema.Deberá permitir la creación de prórrogas en los lapsos de tiempo en laejecución de los procesos (con campos obligatorios del porqué de lasmismas), si así fuese necesario.El software será desarrollado por programadores del área de informática dela Gerencia de Organización y Desarrollo, el sistema deberá estar realizadobajo los estándares de Software Libre para permitir su distribución (de sernecesaria) y sus futuras mejoras sin necesidad de licencias ni costos.Posibilidad de impresión de reportes de las actuaciones en cualquiera de susestados. Estos reportes podrán ser guardados en las estaciones de trabajoen formato PDF.Deberá ser amigable al usuario, correctamente identificadas sus funciones yrecursos. Sin redundancias en la manera de la carga de datos.Ventajas del Sistema Integrado de Actuaciones Fiscales de laContraloría del estado AraguaPermitirá conocer, en tiempo real, desde cualquier estación de trabajo, elestatus de todas las actuaciones fiscales de la Contraloría, sin la
  • 9. dependencia de que algún funcionario deba suministrar la información; deesta forma podrá evaluarse el rendimiento y la gestión de cada gerenciamedular de la institución. También podrá medirse la disposición ycolaboración con la que los organismos a auditar prestan ante este procesoenmarcado en la Constitución Nacional y al Sistema Nacional de ControlFiscal.Los estatus de las actuaciones fiscales para los tres procesos (ActuaciónFiscal, Potestad Investigativa y la Determinación de Responsabilidades)serán:  En preparación  Revisada  Aprobada  En Ejecución  Terminada  Completada (revisión final)Permitirá controlar las actividades medulares del Órgano Contralor, es decir,comparar los tiempos teóricos establecidos con los tiempos reales querequirieron las Actuaciones Fiscales, (siempre que sean factores controlablesinternos por la institución), el proceso de Potestad Investigativa y laDeterminación de Responsabilidades (en caso de que las actuacionesarrojaran que estas dos últimas fuesen necesarias).Mostrará que etapa o fase del proceso de la Actuación Fiscal es “cuello debotella”, permitiendo así la toma de decisiones al respecto para mejorar los
  • 10. tiempos tomados en la misma o subdividir las tareas en pro de agilizar larespuesta en dicho proceso.Generará la posibilidad de analizar mejor el trabajo realizado por lascomisiones o grupos de funcionarios por Gerencia, su efectividad ydisposición para el mismo. De esta manera podrá evaluarse qué losauditores cumplen correctamente con los lapsos y procesos encomendados,además de la relación entre el Jefe de la Comisión asignado y sus auditores.Daría la posibilidad de alimentar el Plan Operativo Anual de la Contraloríacon datos para su elaboración, a nivel de las actividades de las gerenciasmedulares, tal como cálculos de viáticos, gastos en material de trabajo,transporte de las comisiones, planificación de los grupos de trabajo deacuerdo a los funcionarios disponibles y a sus períodos vacacionales, entreotras ventajas.Mejorará el intercambio de información entre las gerencias involucradas,tales como: la Gerencia de Control de los Entes Descentralizados, Gerenciade Control de la Administración Centralizada y demás Órganos del PoderPúblico, Despacho del Contralor, Dirección General, Gerencia deAdministración de los Recursos Financieros, Gerencia de RecursosHumanos y la Gerencia de Organización y Desarrollo (esta última para losmantenimientos del sistema).Permitirá registrar todas las observaciones encontradas en el proceso deauditorías en una determinada institución, positivas y/o negativas.A continuación se muestra que data deberán proveer las gerenciasinvolucradas en el SIAFCEA y su interrelación:
  • 11. SIAFCEA Control de Entes Centralizados y Descentralizados y Gerencia de Responsabilidades AdministrativasDiagrama general propuesto para los procesos del SIAFCEA: Planificación de la Determinación Planificación de Procedimientos Inicio del Proceso Inicio de Proceso Administrativos de Responsabilidades Planificación de la Ejecuciónde la Determinación Ejecución de Procedimientos Planificación de Actuación Fiscal Actuación Fiscal Planificación de la deAdministrativos Responsabilidades Actuación Fiscal Ejecución de la Ejecución de Actuación Fiscal Reportes / Consultas Reportes / Consultas Actuación Fiscal Planificación de de la Planificación Potestad Potestad Investigativa Investigativa Ejecución de la Ejecución de Potestad Potestad Investigativa Investigativa
  • 12. CONCLUSIONEn conclusión, el SIAFCEA será un mapa de trabajo con una visión macro delas actividades de la Contraloría, por lo tanto, permitirá clasificar, medir yevaluar con claridad cómo se estará llevando a cabo el trabajo así como sumejora continua en pro del mandato del Sistema Nacional de Control Fiscalde la República Bolivariana de Venezuela y la Constitución Nacional. Demodo que, la Contraloría del Estado Aragua debe garantizar la calidad yeficiencia en la ejecución de los programas de trabajo, la correctaobservancia de las herramientas legales y la eficiencia en el desempeño desus funciones de control y evaluación de la gestión de gobierno. De igual,cuando algún ciudadano o institución pública solicite información, sobre elestado de la importante labor que realiza la Contraloría del estado, éstapodrá informar de manera rápida y oportuna sobre lo solicitado.
  • 13. BIBLIOGRAFÍA Y RECURSOS EN LA WEB http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informacion http://www.econlink.com.ar/sistemas-informacion/definicion http://sistinformgerencial.blogspot.com/ http://www.slideshare.net/guesta5100c/sistemas-de-informacion- gerencial-presentation-844329