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Fundamentos de archivo!

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  • 1.  Las empresas públicas o privadas realizantransacciones diversas, las cuales originan registrosen forma de cotizaciones, facturas, pedidos ysolicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren serconservados en forma ordenada, sistemática, deforma tal que cuando haya necesidad de referirse aellos por cualquier circunstancia, puedan serlocalizados fácil y prontamente.
  • 2.  El archivo en la empresa es uno de los instrumentosmás importantes, ya que en él se recopila en formaorganizada los registros, documentos de interés parala empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservarlos registros de una empresa en forma sistemática sele conoce como archivar, actividad que se realiza conla finalidad de lograr rapidez y eficacia en lalocalización de los documentos.
  • 3.  Planificar y promover la correcta gestión de losdocumentos y de los archivos de las diferentes empresas,proponiendo instrucciones, normas y procedimientos. Organizar las transferencias periódicas de documentosdesde los archivos de gestión al Archivo General. Garantizar los servicios de consulta, préstamo yreproducción de documentos, según la normativaespecífica en materia de acceso. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulanen la empresa. Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
  • 4.  Organizar la documentación administrativa. Asegurar la máxima rapidez en la localización y envíode los documentos requeridos por las diversasdependencias de la empresa. Asegurar la transferencia periódica a archivos dondesu uso no es periódico. Valorar los documentos, tras el tiempo establecido,para su conservación o destrucción.
  • 5. Contiene la información utilizadafrecuentemente.Contiene información utilizadaocasionalmente.Acciones pasadas, utilizadas raramente omuy raramente.
  • 6.  En toda organización debe existir un lugar apropiadopara guardar y conservar los diversos documentosrecibidos o remitidos previamente clasificados segúnel sistema adoptado. Los sistemas de archivos máscomunes son:• Alfabético .• Por asunto.• Geográfico.• Numérico.• Mixto.• Cronológico.
  • 7. Principales elementos:Destinado al archivo, debe tener comocondición esencial un espacio amplio para que elpúblico y los empleados tengan acceso, facilitando lacomodidad.Los muebles y equipos másimportantes son:• Unidad vertical.• Guías.• Carpetas.• Rótulos.• Kardex.Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales,horizontales e independientes.
  • 8. Son los más corrientesen todo departamento de archivo. Son de dos, tres ocuatro gavetas, unas sobre otras. Estos muebles secolocan juntos, unos al lado de otros, en tal formaque dan aspecto de orden y para aprovechar elespacio, para consultas y circulación del personal.Estos mueblesconsisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Suuso más frecuente es para organizaciones y oficinaspequeñas.Se fabrican ciertosmuebles que constituyen en sí, unidadesindependientes. Consisten en una gaveta, bajo unasólo marca común.
  • 9. Es el sistema más primitivo.Consiste en un clavo o gancho con base de metal paraque descanse sobre la mesa o el escritorio. Lospapeles se enganchan en el espigón en la medida quese reciben.Tienen la siguiente desventaja.• No se resguardan los papeles contra el polvo.• Los documentos pueden desprenderse y perderse confacilidad.• Para conseguir un documento determinado hay quesacar del gancho todos los anteriores a él y volverlos acolocar en el mismo orden.
  • 10. Por un lado se llama así, al conjunto especial deprocedimientos de archivo, que, en forma sistemática, se empleamodernamente para el control de determinadas actividadesdentro de una empresa individual o colectiva. Por otro lado,también se le llama así al mueble, generalmente metálico, paraarchivar fichas en posición horizontal en la bandeja adecuada.
  • 11. Es un mueble demadera que puede colocarse en la pared, o sobre unamesa o escritorio. Consiste en varias divisionespequeñas con suficiente fondo para guardar en ellaspapeles del tamaño corriente de carta.
  • 12. Es una caja en forma de libro,Contiene un índice completo con todas las letras delalfabeto. Este fue el primer sistema que introdujoguías para organizar alfabéticamente lacorrespondencia.
  • 13. Tienen variasdivisiones y están clasificadas en orden alfabético onumérico. Se le asigna una o varias letras del alfabetoa cada una de estas divisiones.
  • 14. Es la forma de archivar másmoderna que existe. La posición en que se colocan losarchivadores ofrece economía en espacio y se hacefácil la búsqueda de documentos. Este sistema proveemejor apariencia, más espacio, más viabilidad, másflexibilidad, mayor facilidad y exactitud al archivar oencontrar papeles o documentos.
  • 15. Son muebles deaproximadamente 1 m de altura, por lo general de tresgavetas, cada gaveta cuenta con soportes paracarpetas colocadas de forma vertical, cada unaidentificada con la respectiva categoría a la quepertenecen los archivos que ella contiene.

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