Adlib gebruikersgroep - najaarsbijeenkomst 2014 - Adeline Beurms - Religieus Erfgoed in Adlib Museum bij Erfgoedinzicht Vlaanderen

Editor's Notes

1. Consulenten helpen bij het opstellen van een inventaris, vroeger allemaal op papier In 2007: een databanksysteem opgebouwd ism met een bedrijf in Toulouse, daarna werd door het CRKC de overstap gemaakt naar de U Leuven. Opnmae van de databank in een Collective Access systeem.
2. De inventaris is de basis van hun volledige werking, een lage drempel Veelal vrijwillige erfgoedbeheerders
3. Laurence, heb je een slide met een beeld van de handleiding? Ik heb hier geen exemplaar liggen.
4. * Adlib heeft voor deze applicatie een eigen databank Religieus Erfgoed voorzien in de globale databank waar alle applicaties afzonderlijk al in zaten. * Iedere religieuze instelling heeft toegang tot zijn eigen deeltje binnen het databanksegment via rollen en rechten. *In Adlib Designer hebben we zelf 6 nieuwe tabbladen gemaakt om de invoerder vlot te kunnen laten registreren *Deze nieuwe applicatie omvat ook een beperkt aantal zoekingangen op de datasets die vallen onder “Objecten”. De zoekassistent werd aangepast zodat heel wat minder zoekingangen te zien zijn. Dergelijke functionaliteit kwam tot stand door een op-maat gevraagd rollen en rechten systeem in deze applicatie. Hierover vertel ik straks wat meer
5. In een enterprise systeem werkt elk museum in zijn eigen segment dat automatisch geïsoleerd is van de andere segmenten. Alle kerkfabrieken daarentegen werken in hetzelfde segment (Religieus erfgoed) van de database. Om te vermijden dat kerkfabrieken elkaars gegevens kunnen wijzigen is gebruik gemaakt van recordrechten. Voor elke kerkfabriek wordt een unieke rol POV.xxxx gedefinieerd die alleen rechten (zowel lezen als schrijven) heeft op de records van die kerkfabriek. Elke kerkfabriek ziet dus alleen zijn eigen records in het segment Religieus erfgoed. Noodzakelijk daarbij is dat alle records van een kerkfabriek een recordnummer van de vorm POV.xxxx.yyyy hebben. Ook de naam van de kerkfabriek zelf (instellingsnaam) moet beginnen met POV.xxxx.
6. Naast deze rol per kerkfabriek zijn er nog 2 bijkomende rollen vastgelegd. 1. guestRelErfgoed Een rol met alleen lezen toegang tot het hele segment van Religieus Erfgoed. 2. admRelErfgoed Een rol met volledige toegang tot het segment Religieus erfgoed. Deze rol is voorbehouden voor (provinciale) Beheerders van de religieuze erfgoedcollecties. Zij kunnen alle records aanpassen. Ook kunnen zij records publiceren op erfgoedinzicht.be Technisch gezien is elke rol op de server gedefinieerd als een Active Directory groep. Door een account aan zo’n groep toe te voegen krijgt die account de overeenkomstige rol. Er zijn 20 accounts voorzien. De kerkbesturen krijgen tijdelijke schrijfaccounts.
7. Op deze screenshot zie je de applicatie achter de schermen. De 6 nieuwe schermen vind je er op terug. De nodige velden voor het tabblad (basis)Registratie werden zorgvuldig en na grondige analyse geïmplementeerd voor deze applicatie
8. Zicht op de applicatie voor het religieus erfgoed Iedere kerkfabriek krijgt toegang op haar eigen collectie, op je eigen deel: scherm van het kerkbestuur Balegem Aanmelden via een extern bureaublad, op een externe server
9. Velden met een sterretje: dit zijn verplichte velden, we raden ten stelligste aan om deze velden in te vullen, dit voor een goede uniforme registratie
10. Merk op dat op elk scherm bovenaan steeds het objectnr en de objectnaam wordt weergegeven. Zo zie je op elk moment met welk object je aan de slag bent.
11. De registrators kunnen zelf foto’s opladen en koppelen, dit kon in het oude systeem niet
12. Toegankelijk voor de registrator maar in overleg met de consulent religieus erfgoed