Presentacion gestion documental con abox document en Bogota por Exsis

JORNADA TÉCNICA:
abox: Nueva herramienta profesional de Gestión Documental para el mercado colombiano
Rubén Lafuente
DirectorAdaptingAmérica S.A.S.
14 Abril 2011

Índice ponencia

1.1. ¿Quiénes somos?
Adapting:
Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.
>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.
Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.
Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.
Content managementforsmartcompanies

1.2. Adapting. Clientes.

1.3. Adapting América S.A.S.
Sociedad colombiana filial:
Creada en Barranquilla en marzo de 2011.
Tendrá 10 empleados a finales de año.
3 objetivos:
Soporte a partners en Colombia
Desarrollo y localización sobre abox
Expansión a resto de Latinoamérica
Visión: alcanzar liderazgo en SGD en Latinoamérica

1.4. Plataforma modular (estilo ERP)
abox: el “ERP de contenidos”

1.5. Concepto modular

1.6. Productos (suites) de la plataforma
Coming 2011 !
Coming 2012 !

1.7. Suite abox de gestión documental
Base instalada > 100 empresas…
En aboxdocument los contenidos básicos son carpetas, documentos y expedientes.
aboxinvoice añade funcionalidades de facturación electronica.
aboxworkflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.

Índice ponencia

2.1. Enumeración de conceptos
ECM

2.2. Explicación de conceptos
DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental.
ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”.
ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.

2.3. Algunas entidades clave
Contenido: pieza de información almacenable electrónicamente.
Documento
“Record” (evidencia)
Metadatos
Carpeta
Expediente
Factura electrónica
Workflow (flujo de trabajo)

2.4. Ciclo de vida de los documentos
DEFINICIÓN DOCUMENTO:
Contenido principal del gestor documental.
Los documentos están clasificados por tipo documental.
El anexo principal determina formato y esencia del documento.

2.5. Estructura de documentos

2.6. Expedientes
DEFINICIÓN EXPEDIENTE:
Carpetas con estructura predefinida
Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos
Expedientes vivos o muertos (control de estado)
Es posible asignar un “workflow”

2.7. Protección de contenidos
MÉTODOS DE PROTECCIÓN:
Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales
Mecanismos presentes en ABOX:
Declaración de records (evidencias)
Cierre de expedientes
Cierre de carpetas
Cierre fiscal (certificado)
Opciones de retención, liberación y destrucción
Área de gran interés por normatividad

2.8. Dispositivos de captura
CAPTURADORAS:
Maximizan la productividad del empleado
Basados en webservices de captura
Reducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor documental

2.9. Definición de workflows en un SGD
ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:
Estados
Transiciones
Guardas o requisitos
Acciones

2.10. Requisitos de un SGD por etapas
La empresa sin papeles

Índice ponencia

3. Normatividad colombiana e internacional
Normativa colombiana de Archivística
Normativa internacional sobre records electrónicos
Legislación nacional específica, p.ej. e-factura

3.1. Normatividad colombiana de Archivística
Procedente de normas para papel
Normatividad desde 1900
Ordenamiento caótico y muy diverso
Ley 594 de 2000 (obliga a función pública)
Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías

3.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD)
Ley 594 de 2000
(Colombia)

3.3. Ley 594: Ej.Organización de documentos
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos
ACTIVIDADES:
Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)
Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)
Descripción documental
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Descripción según ISAD(G):
Área de identificación
Área de contexto
Área de contenido y estructura
Área de condiciones de acceso y uso
Área de documentación asociada
Área de notas
Área de control de la descripción.

3.4. Ley 594: Ciclo de vida de documentos

3.5. Normativa internacional ERMS
Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu) “Model Requirements for the Management of Electronic Records”, Unión Europea.
Guías Moreq2010 (en desarrollo)
Normas ICA International Council on Archives: “Principles and functionalrequirementsfor Records in Electronic Office Environments” (3 docs.) (http://www.ica.org).
DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications," November 1997, Departamento de Defensa, USA. (http://www.archives.gov/records-mgmt)

3.6. Próxima normativa ISO
ISO-30300: Management System Standard for Records
Se publicará a finales de 2011
Situará la GD al nivel de:
Calidad ISO-9001
Medioambiente ISO-14000
Riesgos laborales OHSAS-18000
Seguridad de la información ISO-27000.
Podrá ser certificada por entidades acreditadas

3.7. Evolución normativa = tecnológica
Años 1990-2010
Desde 2010…
Siglo XX
Certificación de productos software

3.8. Ampliación de criterios !!!

3.9. Normativa española sobre facturación electrónica
Impulso legal: “apagón del papel” (2015?)
Aceptación por la Agencia Tributaria:
-Firma electrónica reconocida (desde 1999)
Factura electrónica regulada (desde 2003)
Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):
- Obliga al uso de la factura electrónica
- Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)
- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP
Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):
- Recibida de proveedores (en papel)
- Impresión de factura electrónica

3.10. Normativa colombiana sobre facturación electrónica
Decreto 1929 de Mayo de 2007
Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores
Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007
Especifica características y contenido técnico
Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo un protocolo de:
-Acuerdo previo entre las partes
-Solicitud de numeración
Formato y estructura del documento
Contenido técnico de control (campo alfanumérico)
Conservación de la base de datos matriz
Reportes de actividad de facturación
La e-factura puede convivir con facturación tradicional

3.11. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura
GartnerGroup:
Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
PriceWaterHouseCoopers:
Entre un 60 y un 80%
Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI):
Hasta un 40% de ahorro
Informe de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC):
Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.

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4.1. Beneficios para el cliente
¿Por qué implantar un sistema de gestión documental?
Mejorar la gestión de la información y del conocimiento
Automatizar procesos documentales
Controlar la ejecución de tareas
Reducir costes
Beneficios medioambientales

4.2. Más argumentos a favor
Solución profesional y específica:
Productividad: automatización y mejora de procesos
Ahorros costes: papel, envíos, fax, teléfono, bodegas, etc…
Ahorros tiempos: búsqueda, pérdidas documentos, ineficiencias, etc.
Legalidad: cumplimiento normativo, “records” o evidencias.
Interoperabilidad: integración ERP y otras aplicaciones heredadas.
Sencillez: capacidad de registrar, buscar y actualizar a través de un sencillo navegador.
Funciones on-line: intercambios on-line con clientes o proveedores, colaboración entre empleados.

4.3. Calculadora de ahorros directos

4.4. Beneficios intangibles

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5.1. Argumentos para elegir abox
Características diferenciales vs. otros SGD:
Tecnología web 100% (nativa)
Opción de aboxdocument en la nube ‘Cloud’
Solución profesional y especializada
Integración con soluciones de gestión ya implantadas
Modularidad, escalabilidad y retorno de la inversión
Automatización de procesos y productividad
Facilidad de manejo, usabilidad
Amplia capacidad de personalización
Proyecto llave en mano ( licencia + servicios )
Cumplimiento de estándares y legislación nacional + internac.
Ampliable e-facturación, digitalización certificada, ECM

5.2. Comparación frente a otras opciones
No es un repositorio virtual como Dropbox o Google Docs
No es una solución open-source, red de partners certificados
No está limitada a una sola base de datos
Solución completa, no requiere desarrollos a medida
Se complementa con Sharepoint, pero ya viene completa
ERPs y BPM no son SGD profesionales, pero abox se integra con ellos.
Frente a otras soluciones de GD, abox es 100% web.

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6.1. Subsectores más sensibles
Aplicación multisectorial:
Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …
Seguros, finanzas, bancos, …
Inmobiliarias, constructoras, ....
Transporte, logística, ….
Distribución (alimentación, componentes, …)
Fabricantes de equipos, tecnología, …
Servicios especializados, centros I+D, …
Consultoras, asesorías, notarías, ….
Administraciones públicas (e-Administración)

6.2. Perfil de los clientes interesados
Organización mediana-grande (entre 20-1.000 empleados).
Varias sedes/ oficinas
Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros, etc.)
Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)
Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.
Necesidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO9001)
Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.)
Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)
Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)

6.3. Recomendaciones básicas

6.4. Tipos de partner de Adapting
LP: Prescriptor (Lead Partner)
BP: Implantador de productos (Business Partner-certificado-)
SP: Integrador de soluciones (SolutionPartner-certificado-)
Soluciones de negocio YA!!!Mínimo desarrollo a medida

6.5. Implantación de productos
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
Revisión de la licencia/ selección productos
Análisis y toma de datos
Instalación
Parametrización y diseño gráfico
Desarrollos a medida (opcional, mínimo)
Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)
Documentación y formación
Necesidad del cliente
Funcionalidad cubierta por SGD
Trabajo a medida

6.6. Ejemplos de implantación en empresas
Algunos casos de éxito en España:
Parque de Valdebebas (mayor promotora urbanística)
Actren, grupo Renfe (servicios ferroviarios)
Isdefe (servicios técnicos para Defensa)
Agdojavi (transportes)
Audigest (gestoría)
Noguera-Piñol (concesionario BMW)
Cámara de Comercio de Toledo (servicio público)

El mayor proyecto urbanístico de la historia en Madrid, 10 mill. m2. , 12.500 viviendas, hoteles, CC, C.Justicia
Implantación de un gestor de expedientes urbanísticos, gestionado por documentalistas.
10.000 documentos/ mes, hasta
500 usuarios de consulta.
Duración proyecto: 6 meses

Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
Implantación de un gestor documental multi-sede.
>100.000 referencias
2.000 documentos/mes (creciendo)
50 usuarios internos, acceso clientes.

ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid.
Implantación de un sistema integral de facturación electrónica con digitalización certificada.
10.000 facturas prov./ año, ampliable a otras series docs.
Gran complejidad facturas y sistemas informáticos (Oracle)
25 usuarios activos

Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia).
Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes.
2.500 expediciones/ mes
12 usuarios internos, 1.000 clientes

Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid).
Implantación de un gestor documental en modo Extranet para clientes.
5.000 documentos/ mes
10 usuarios internos
300 clientes

Concesionario BMW,
Alpicat (Lleida).
Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.
200 pedidos/ mes, 25 usuarios internos

Cámara de Comercio de Toledo, organismo público, Toledo, España.
Implantación de un sistema de registro digital de entrada y salida.
>500 documentos / día
Antes, fotocopias para gestión interna y envío físico.
Varias sedes, 40 usuarios internos

6.7. Alianzas estratégicas
OCR/ ICR
I+D
Grandes integradores

abox
7. Demo on-line del producto

Gracias por su atención
Adapting, S.L.
Parque Tecnológico de Valencia
C/. Charles Robert Darwin, 20
46980 Paterna (Valencia) Spain
Tel. +34 961 318 244
Fax. +34 961 318 246
info@adapting.com
www.adapting.com

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by Adapting on Apr 26, 2011

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