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JORNADA TÉCNICA:<br />abox: Nueva herramienta profesional de Gestión Documental para el mercado colombiano<br />Rubén Lafu...
Índice ponencia<br />
Índice ponencia<br />
1.1. ¿Quiénes somos? <br />Adapting:<br />Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (E...
1.2. Adapting. Clientes. <br />
1.3. Adapting América S.A.S.<br />Sociedad colombiana filial:<br />Creada en Barranquilla en marzo de 2011.<br />Tendrá 10...
1.4. Plataforma modular (estilo ERP)<br />abox: el “ERP de contenidos”<br />
1.5. Concepto modular<br />
1.6. Productos (suites) de la plataforma<br />Coming 2011 !<br />Coming 2012 !<br />
1.7. Suite abox de gestión documental<br />Base instalada > 100 empresas…<br /><ul><li> En aboxdocument los contenidos bás...
aboxinvoice añade funcionalidades de facturación electronica.
aboxworkflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.</li></li></ul><li>Índice ponencia<br />
2.1. Enumeración de conceptos<br />ECM<br />
2.2. Explicación de conceptos<br />DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental. <br />ERMS: Elect...
2.3. Algunas entidades clave<br />Contenido: pieza de información almacenable 		electrónicamente.<br />Documento<br />“Rec...
2.4. Ciclo de vida de los documentos <br />DEFINICIÓN DOCUMENTO:<br />Contenido principal del gestor documental.<br />Los ...
2.5. Estructura de documentos <br />
2.6. Expedientes <br />DEFINICIÓN EXPEDIENTE:<br />Carpetas con estructura predefinida<br />Documentos esperados se rellen...
2.7. Protección de contenidos<br />MÉTODOS DE PROTECCIÓN:<br />Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales<br />...
2.8. Dispositivos de captura<br />CAPTURADORAS:<br />Maximizan la productividad del empleado<br />Basados en webservices d...
2.9. Definición de workflows en un SGD<br />ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:<br />Estados<br />Transiciones<br />Guardas o requis...
2.10. Requisitos de un SGD por etapas<br />La empresa sin papeles<br />
Índice ponencia<br />
3. Normatividad colombiana e internacional<br />Normativa colombiana de Archivística<br />Normativa internacional sobre re...
3.1. Normatividad colombiana de Archivística<br />Procedente de normas para papel<br />Normatividad desde 1900<br />Ordena...
3.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD)<br />Ley 594 de 2000<br />(Colombia)<br />
3.3. Ley 594: Ej.Organización de documentos<br />Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripc...
3.4. Ley 594: Ciclo de vida de documentos<br />
3.5. Normativa internacional ERMS<br /> Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu) “Model Requirements for the Management of El...
3.6. Próxima normativa ISO<br /> ISO-30300: Management System Standard for Records<br /> Se publicará a finales de 2011<br...
3.7. Evolución normativa = tecnológica<br />Años 1990-2010<br />Desde 2010…<br />Siglo XX<br />Certificación de productos ...
3.8. Ampliación de criterios !!!<br />
3.9. Normativa española sobre facturación electrónica <br />Impulso legal: “apagón del papel” (2015?)<br />Aceptación por ...
3.10. Normativa colombiana sobre facturación electrónica <br />Decreto 1929 de Mayo de 2007 <br /><ul><li>Modifica aspecto...
Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo un protocolo de:</li></ul>-Acuerdo previo entre las p...
Contenido técnico de control (campo alfanumérico)
Conservación de la base de datos matriz
Reportes de actividad de facturación</li></ul>La e-factura puede convivir con facturación tradicional<br />
3.11. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura<br />GartnerGroup:<br />Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% ...
Índice ponencia<br />
4.1. Beneficios para el cliente<br />¿Por qué implantar un sistema de gestión documental?<br />Mejorar la gestión de la in...
4.2. Más argumentos a favor<br />Solución profesional y específica:<br /> Productividad: automatización y mejora de proces...
4.3. Calculadora de ahorros directos<br />
4.4. Beneficios intangibles<br />
Índice ponencia<br />
5.1. Argumentos para elegir abox<br />Características diferenciales vs. otros SGD:<br />Tecnología web 100% (nativa)<br />...
5.2. Comparación frente a otras opciones<br />No es un repositorio virtual como Dropbox o Google Docs<br />No es una soluc...
Índice ponencia<br />
6.1. Subsectores más sensibles<br />Aplicación multisectorial:<br />Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …<br />Seg...
6.2. Perfil de los clientes interesados<br />Organización mediana-grande (entre 20-1.000 empleados). <br />Varias sedes/ o...
6.3. Recomendaciones básicas<br />
6.4. Tipos de partner de Adapting<br />LP: Prescriptor (Lead Partner)<br />BP: Implantador de productos (Business Partner-...
6.5. Implantación de productos <br />Se recomienda análisis y consultoría documental previa:<br />Revisión de la licencia/...
6.6. Ejemplos de implantación en empresas <br />Algunos casos de éxito en España:<br /> Parque de Valdebebas (mayor promot...
El mayor proyecto urbanístico de la historia en Madrid, 10 mill. m2. , 12.500 viviendas, hoteles, CC, C.Justicia<br />Impl...
Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.<br />Implantación de un gestor documental multi-sede.<br />>...
ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid.<br />Implantación de un sistema ...
Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia).<br />Implantación de un gestor documental con OCR, facturació...
Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid).<br />Implantación de un gestor documental en modo Extranet para cliente...
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Presentacion gestion documental con abox document en Bogota por Exsis

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Presentacion de la Jornada de lanzamiento del gestor documental abox document en Bogotá. Organizada por Exsis Software.

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  1. 1. JORNADA TÉCNICA:<br />abox: Nueva herramienta profesional de Gestión Documental para el mercado colombiano<br />Rubén Lafuente<br />DirectorAdaptingAmérica S.A.S.<br />14 Abril 2011<br />
  2. 2. Índice ponencia<br />
  3. 3. Índice ponencia<br />
  4. 4. 1.1. ¿Quiénes somos? <br />Adapting:<br />Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999. <br />>300 proyectos de gestión de contenidos. Especialización en gestión documental.<br />Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados.<br />Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners.<br />Content managementforsmartcompanies<br />
  5. 5. 1.2. Adapting. Clientes. <br />
  6. 6. 1.3. Adapting América S.A.S.<br />Sociedad colombiana filial:<br />Creada en Barranquilla en marzo de 2011.<br />Tendrá 10 empleados a finales de año.<br />3 objetivos:<br /> Soporte a partners en Colombia<br /> Desarrollo y localización sobre abox<br /> Expansión a resto de Latinoamérica<br />Visión: alcanzar liderazgo en SGD en Latinoamérica<br />
  7. 7. 1.4. Plataforma modular (estilo ERP)<br />abox: el “ERP de contenidos”<br />
  8. 8. 1.5. Concepto modular<br />
  9. 9. 1.6. Productos (suites) de la plataforma<br />Coming 2011 !<br />Coming 2012 !<br />
  10. 10. 1.7. Suite abox de gestión documental<br />Base instalada > 100 empresas…<br /><ul><li> En aboxdocument los contenidos básicos son carpetas, documentos y expedientes.
  11. 11. aboxinvoice añade funcionalidades de facturación electronica.
  12. 12. aboxworkflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.</li></li></ul><li>Índice ponencia<br />
  13. 13. 2.1. Enumeración de conceptos<br />ECM<br />
  14. 14. 2.2. Explicación de conceptos<br />DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental. <br />ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”. <br />ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.<br />
  15. 15. 2.3. Algunas entidades clave<br />Contenido: pieza de información almacenable electrónicamente.<br />Documento<br />“Record” (evidencia)<br />Metadatos<br />Carpeta<br />Expediente<br />Factura electrónica <br />Workflow (flujo de trabajo)<br />
  16. 16. 2.4. Ciclo de vida de los documentos <br />DEFINICIÓN DOCUMENTO:<br />Contenido principal del gestor documental.<br />Los documentos están clasificados por tipo documental.<br />El anexo principal determina formato y esencia del documento.<br />
  17. 17. 2.5. Estructura de documentos <br />
  18. 18. 2.6. Expedientes <br />DEFINICIÓN EXPEDIENTE:<br />Carpetas con estructura predefinida<br />Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos<br />Expedientes vivos o muertos (control de estado) <br />Es posible asignar un “workflow”<br />
  19. 19. 2.7. Protección de contenidos<br />MÉTODOS DE PROTECCIÓN:<br />Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales<br />Mecanismos presentes en ABOX:<br />Declaración de records (evidencias)<br />Cierre de expedientes<br />Cierre de carpetas<br />Cierre fiscal (certificado)<br />Opciones de retención, liberación y destrucción<br />Área de gran interés por normatividad<br />
  20. 20. 2.8. Dispositivos de captura<br />CAPTURADORAS:<br />Maximizan la productividad del empleado<br />Basados en webservices de captura<br />Reducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor documental<br />
  21. 21. 2.9. Definición de workflows en un SGD<br />ELEMENTOS DE UN WORKFLOW:<br />Estados<br />Transiciones<br />Guardas o requisitos<br />Acciones<br />
  22. 22. 2.10. Requisitos de un SGD por etapas<br />La empresa sin papeles<br />
  23. 23. Índice ponencia<br />
  24. 24. 3. Normatividad colombiana e internacional<br />Normativa colombiana de Archivística<br />Normativa internacional sobre records electrónicos<br />Legislación nacional específica, p.ej. e-factura<br />
  25. 25. 3.1. Normatividad colombiana de Archivística<br />Procedente de normas para papel<br />Normatividad desde 1900<br />Ordenamiento caótico y muy diverso<br />Ley 594 de 2000 (obliga a función pública)<br />Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías<br />
  26. 26. 3.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD)<br />Ley 594 de 2000<br />(Colombia)<br />
  27. 27. 3.3. Ley 594: Ej.Organización de documentos<br />Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos<br />ACTIVIDADES:<br />Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc)<br />Ordenación documental (ubicación y ordenación en series)<br />Descripción documental<br />TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL<br />Descripción según ISAD(G):<br />Área de identificación<br />Área de contexto<br />Área de contenido y estructura<br />Área de condiciones de acceso y uso<br />Área de documentación asociada<br />Área de notas<br />Área de control de la descripción.<br />
  28. 28. 3.4. Ley 594: Ciclo de vida de documentos<br />
  29. 29. 3.5. Normativa internacional ERMS<br /> Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu) “Model Requirements for the Management of Electronic Records”, Unión Europea.<br /> Guías Moreq2010 (en desarrollo)<br /> Normas ICA International Council on Archives: “Principles and functionalrequirementsfor Records in Electronic Office Environments” (3 docs.) (http://www.ica.org).<br />DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications," November 1997, Departamento de Defensa, USA. (http://www.archives.gov/records-mgmt) <br />
  30. 30. 3.6. Próxima normativa ISO<br /> ISO-30300: Management System Standard for Records<br /> Se publicará a finales de 2011<br /> Situará la GD al nivel de:<br />Calidad ISO-9001<br />Medioambiente ISO-14000<br />Riesgos laborales OHSAS-18000<br />Seguridad de la información ISO-27000.<br /> Podrá ser certificada por entidades acreditadas<br />
  31. 31. 3.7. Evolución normativa = tecnológica<br />Años 1990-2010<br />Desde 2010…<br />Siglo XX<br />Certificación de productos software<br />
  32. 32. 3.8. Ampliación de criterios !!!<br />
  33. 33. 3.9. Normativa española sobre facturación electrónica <br />Impulso legal: “apagón del papel” (2015?)<br />Aceptación por la Agencia Tributaria:<br />-Firma electrónica reconocida (desde 1999)<br /><ul><li>Factura electrónica regulada (desde 2003) </li></ul>Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):<br />- Obliga al uso de la factura electrónica <br />- Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)<br />- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP<br />Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):<br />- Recibida de proveedores (en papel)<br />- Impresión de factura electrónica<br />
  34. 34. 3.10. Normativa colombiana sobre facturación electrónica <br />Decreto 1929 de Mayo de 2007 <br /><ul><li>Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores </li></ul>Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007<br /><ul><li>Especifica características y contenido técnico
  35. 35. Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo un protocolo de:</li></ul>-Acuerdo previo entre las partes<br />-Solicitud de numeración<br /><ul><li>Formato y estructura del documento
  36. 36. Contenido técnico de control (campo alfanumérico)
  37. 37. Conservación de la base de datos matriz
  38. 38. Reportes de actividad de facturación</li></ul>La e-factura puede convivir con facturación tradicional<br />
  39. 39. 3.11. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura<br />GartnerGroup:<br />Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)<br />PriceWaterHouseCoopers:<br />Entre un 60 y un 80%<br />Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI):<br />Hasta un 40% de ahorro<br />Informe de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): <br />Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.<br />Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.<br />
  40. 40. Índice ponencia<br />
  41. 41. 4.1. Beneficios para el cliente<br />¿Por qué implantar un sistema de gestión documental?<br />Mejorar la gestión de la información y del conocimiento<br /> Automatizar procesos documentales <br />Controlar la ejecución de tareas <br /> Reducir costes<br /> Beneficios medioambientales <br />
  42. 42. 4.2. Más argumentos a favor<br />Solución profesional y específica:<br /> Productividad: automatización y mejora de procesos<br /> Ahorros costes: papel, envíos, fax, teléfono, bodegas, etc…<br /> Ahorros tiempos: búsqueda, pérdidas documentos, ineficiencias, etc.<br /> Legalidad: cumplimiento normativo, “records” o evidencias.<br /> Interoperabilidad: integración ERP y otras aplicaciones heredadas. <br /> Sencillez: capacidad de registrar, buscar y actualizar a través de un sencillo navegador. <br /> Funciones on-line: intercambios on-line con clientes o proveedores, colaboración entre empleados.<br />
  43. 43. 4.3. Calculadora de ahorros directos<br />
  44. 44. 4.4. Beneficios intangibles<br />
  45. 45. Índice ponencia<br />
  46. 46. 5.1. Argumentos para elegir abox<br />Características diferenciales vs. otros SGD:<br />Tecnología web 100% (nativa)<br />Opción de aboxdocument en la nube ‘Cloud’<br />Solución profesional y especializada<br />Integración con soluciones de gestión ya implantadas<br />Modularidad, escalabilidad y retorno de la inversión<br />Automatización de procesos y productividad<br />Facilidad de manejo, usabilidad<br />Amplia capacidad de personalización<br />Proyecto llave en mano ( licencia + servicios )<br />Cumplimiento de estándares y legislación nacional + internac.<br /> Ampliable e-facturación, digitalización certificada, ECM<br />
  47. 47. 5.2. Comparación frente a otras opciones<br />No es un repositorio virtual como Dropbox o Google Docs<br />No es una solución open-source, red de partners certificados<br />No está limitada a una sola base de datos <br />Solución completa, no requiere desarrollos a medida<br />Se complementa con Sharepoint, pero ya viene completa<br />ERPs y BPM no son SGD profesionales, pero abox se integra con ellos.<br />Frente a otras soluciones de GD, abox es 100% web.<br />
  48. 48. Índice ponencia<br />
  49. 49. 6.1. Subsectores más sensibles<br />Aplicación multisectorial:<br />Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), …<br />Seguros, finanzas, bancos, …<br />Inmobiliarias, constructoras, ....<br />Transporte, logística, ….<br />Distribución (alimentación, componentes, …)<br />Fabricantes de equipos, tecnología, …<br />Servicios especializados, centros I+D, …<br />Consultoras, asesorías, notarías, ….<br />Administraciones públicas (e-Administración)<br />
  50. 50. 6.2. Perfil de los clientes interesados<br />Organización mediana-grande (entre 20-1.000 empleados). <br />Varias sedes/ oficinas<br />Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros, etc.)<br />Presencia de “islas” de información (necesidad de integración)<br />Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva.<br />Necesidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO9001)<br />Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) <br />Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.)<br />Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)<br />
  51. 51. 6.3. Recomendaciones básicas<br />
  52. 52. 6.4. Tipos de partner de Adapting<br />LP: Prescriptor (Lead Partner)<br />BP: Implantador de productos (Business Partner-certificado-)<br />SP: Integrador de soluciones (SolutionPartner-certificado-)<br />Soluciones de negocio YA!!!Mínimo desarrollo a medida <br />
  53. 53. 6.5. Implantación de productos <br />Se recomienda análisis y consultoría documental previa:<br />Revisión de la licencia/ selección productos<br />Análisis y toma de datos<br />Instalación <br />Parametrización y diseño gráfico<br />Desarrollos a medida (opcional, mínimo)<br />Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)<br />Documentación y formación<br />Necesidad del cliente<br />Funcionalidad cubierta por SGD<br />Trabajo a medida<br />
  54. 54. 6.6. Ejemplos de implantación en empresas <br />Algunos casos de éxito en España:<br /> Parque de Valdebebas (mayor promotora urbanística)<br />Actren, grupo Renfe (servicios ferroviarios)<br />Isdefe (servicios técnicos para Defensa) <br />Agdojavi (transportes)<br />Audigest (gestoría)<br /> Noguera-Piñol (concesionario BMW)<br /> Cámara de Comercio de Toledo (servicio público) <br />
  55. 55. El mayor proyecto urbanístico de la historia en Madrid, 10 mill. m2. , 12.500 viviendas, hoteles, CC, C.Justicia<br />Implantación de un gestor de expedientes urbanísticos, gestionado por documentalistas.<br />10.000 documentos/ mes, hasta<br />500 usuarios de consulta.<br />Duración proyecto: 6 meses<br />
  56. 56. Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.<br />Implantación de un gestor documental multi-sede.<br />>100.000 referencias<br />2.000 documentos/mes (creciendo)<br />50 usuarios internos, acceso clientes.<br />Duración proyecto: 4 meses<br />
  57. 57. ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid.<br />Implantación de un sistema integral de facturación electrónica con digitalización certificada.<br />10.000 facturas prov./ año, ampliable a otras series docs.<br />Gran complejidad facturas y sistemas informáticos (Oracle)<br />25 usuarios activos<br />Duración proyecto: 9 meses<br />
  58. 58. Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia).<br />Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes.<br />2.500 expediciones/ mes<br />12 usuarios internos, 1.000 clientes<br />Duración proyecto: 6 meses<br />
  59. 59. Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid).<br />Implantación de un gestor documental en modo Extranet para clientes. <br />5.000 documentos/ mes<br />10 usuarios internos<br />300 clientes<br />Duración proyecto: 5 meses<br />
  60. 60. Concesionario BMW, <br />Alpicat (Lleida).<br />Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.<br />200 pedidos/ mes, 25 usuarios internos<br />Duración proyecto: 3 meses<br />
  61. 61. Cámara de Comercio de Toledo, organismo público, Toledo, España.<br />Implantación de un sistema de registro digital de entrada y salida.<br />>500 documentos / día<br />Antes, fotocopias para gestión interna y envío físico.<br />Varias sedes, 40 usuarios internos<br />Duración proyecto: 4 meses<br />
  62. 62. 6.7. Alianzas estratégicas <br />OCR/ ICR<br />I+D<br />Grandes integradores <br />
  63. 63. abox<br />7. Demo on-line del producto<br />
  64. 64. Gracias por su atención<br />Adapting, S.L.<br />Parque Tecnológico de Valencia<br />C/. Charles Robert Darwin, 20<br />46980 Paterna (Valencia) Spain<br />Tel. +34 961 318 244<br />Fax. +34 961 318 246<br />info@adapting.com<br />www.adapting.com<br />
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