Presentación Oficina Cero Papel by Adapting

La Oficina Cero Papel con abox:
Software de Gestión Documental profesional
abox ECM
Sistema de Gestión Electrónica de Documentos de Archivo
© 2016, Adapting

Índice ponencia
1. ¿Quiénes somos?
2. ¿Qué es un software de gestión documental?
3. Beneficios para el cliente
4. Características de abox
5. Implantación de abox
6. Ventajas diferenciales
7. Conclusiones
8. Ejemplo (Oficina Cero Papel en la EEB)

1.1. ¿Quién es Adapting?
Adapting:
Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión
de contenidos empresariales (ECM) desde 1999.
>300 proyectos de gestión de contenidos.
Especialización en gestión documental.
Localizada en el Parque Científico de Valencia
(España), total: 12 empleados.
Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e
internacional de partners.
Content
management
for smart
companies

1.2. Adapting. Clientes en Europa.

1.3. Adapting América S.A.S.
Sociedad colombiana filial:
Creada en Barranquilla en marzo de 2011.
Oficina comercial en Bogotá.
8 empleados + 2-3 ingenieros proyectos I+D
3 objetivos:
Soporte a partners en Colombia
Desarrollo y localización de abox
Expansión a resto de Latinoamérica
Visión:
alcanzar
liderazgo en
SGD en
Latinoamérica

1.4. Referencias principales en Colombia
Empresa Energía Bogotá: gestor documental ciclo documental
completo, aprox. 250 usuarios (sector energía).
Eficacia: gestor documental integrado con procesos clave de capital
humano, facturación, aportes y compras (servicios). Partner: MTI.
Petrominerales: consultoría de gestión documental en 3 dependencias
(sector energía).
Naves Colombia S.A.: proceso administrativos del Grupo y conexión
entre 8 sedes con solución abox (sector logístico).
Univ. del Norte: proyectos de I+D+i Iberodoc y Buscador Inteligente
(Colciencias).
Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia (UPTC):
Ventanilla única y clasif. documental, aprox. 240 usuarios.
Fondecor: fondo empleados de El Cerrejón para trámites asociados
(sector asociativo).
Cooperativa de Monómeros: Ventanilla Única y procesos para el
asociado (sector asociativo).
Loterías del Boyacá: Ventanilla Única y procesos Dpto Jurídico, 35
usuarios activos (sector servicios).

1.5. Partners activos en Colombia
Soft y DI Ltda. (Bogotá, ex-AGN, sector consultoría documental)
Telmex Colombia (Bogotá, aliado CBOX estrategia Claro-Cloud)
MTI-Thomas Greg (Bogotá, proyectos especiales, líder mundial)
GTS Colombia (Bogotá, outsourcing e infraestructura)
Memory Corp S.A. (Bogotá/Medellín, custodia y digitalización)
SIAR Ltda. (Caribe y Santader, digitalización y custodia)
IECISA (Bogotá, sector integración TIC, internacional)
Alemsys SA (Barranquilla, servicios informáticos, sector TIC)
Cero Papel (Cali, sector consultoría documental)

1.6. Alianzas estratégicas
OCR/ ICR
e-Factura
I+D
Grandes integradores

2. ¿Qué es un software de gestión documental
profesional?
Electronic Records Management System (ERMS):
Permite gestionar documentos electrónicos y físicos
Maneja documentos como “evidencias”
Incorpora buenas prácticas y legislación
Gestiona todo el ciclo de vida del documento
Automatiza y controla la ejecución de tareas
Permite consultar la totalidad de la
documentación empresarial
Permite acceso remoto y móvil
Reduce drásticamente el papel

2.1. Modelo de intervención en clientes
10
Ejemplos: Compras, Ventas, Contratación,
Calidad, RRHH, Extranets, etc.

11
VENTANILLA ÚNICA
ETIQUETADO
REGISTRO DE
ENTRADA
PRE-
CLASIFICACIÓN
-desde Bandeja
Entrada-
CLASIFICACIÓN
-desde Bandeja
Dependencia-
REVISIÓN Y
COMPLETAM.
PUBLICACIÓN
ALMACENAM.
PRODUCCIÓN
CLASIFICACIÓN
-desde Bandeja
Dependencia-
ENTREGA Acuse de recibo
ENVÍO Y
ENTREGA
Acuse de recibo
REVISIÓN Y
COMPLETAM.
EVALUACIÓN Y
APROBACIÓN
FIRMA
REGISTRO DE
SALIDA
IMPRESIÓN
CUSTODIA
(TRANSF. Y
PRÉSTAMOS)
DIGITALIZA-
CIÓN
Distribución
Soporte electrónico
OFICINA
RESPONSABLE/
PRODUCTORA
DEPTO. ARCHIVO
OTRA
DEPENDENCIA
Ciclo de Radicación y
Trámite de tipos
documentales de origen
externo
Ciclo de Archivo, para
cualquier soporte, de AG
hasta Disp.Final
Workflow de expediente =
Procedimiento asociado a
subserie (sería otra
dimensión no mostrada aquí)
OTRA
DEPENDENCIA
Trámite de tipos
interno: 2 opciones:
INTERNO-INTERNO
INTERNO-SALIDA
Respuesta
DISPOSICIÓN
FINAL

3. Beneficios para el cliente
¿Por qué implantar un sistema de gestión documental
profesional?
Cumplir legislación (Ley 594) y/o requisitos calidad (ISO)
Mejorar la gestión de la información y conocimiento
Automatizar procesos
Controlar la ejecución de tareas
Reducir costes
Beneficios medioambientales

3.1. Normatividad colombiana e internacional
Ley de Archivos de Colombia (Ley 594 de 2000)
Ley de Protección de Datos (Ley 1581 de 2012)
Resolución 8934 de la Superint. de Industria y Comercio (SIC)
Norma ISO-30301 (serie MSS, ISO-9000, ISO-14000, ISO-27000, OHSAS…)
Normativa internac. sobre records (ISO-15489, ISO-16175, Moreq2010)
Legislaciones nacionales concretas: e-factura, seguridad, etc.
Abox ha sido adaptado a la Ley 594 de 2000

3.2. Gestión de la información y conocimiento
Acceso inmediato a cualquier documento o contenido
Estandarización de los procesos
Conexión entre dependencias y sedes, acceso ubicuo
Históricos accesibles para no repetir de errores
Informes objetivos  toma de decisión informada
¡¡¡ No más islas de información en mi empresa !!!

3.3. Automatizar procesos
No repetir tareas
Aprovechamiento del recurso humano
Emplear tecnologías de OCR, ICR, OMR, IA, etc.
Integración de sistemas
Uso de estándares (webservices, XML, SOAP, etc).
Drástica reducción de tiempos y horas-hombre
¡¡¡ Que se entiendan las máquinas entre sí !!!

3.4. Control y reparto de tareas
Asignación de tareas a responsables
Medición de tiempos
% de cumplimiento x Dependencias x Roles x Personas
División de tareas mediante workflows
Recepción, revisión, aprobación, autorización, firma, etc.
Mejora en la distribución de recursos
¡¡¡ Siempre me toca a mí hacer todo !!!

3.5-a. Calculadora de ahorros directos
• Fotocopias
• Faxes
• Tóners impresora
• Servicios mantenim.
Papel
• Teléfono, faxes
• Mensajería
• Sobres, envoltorios
Comunica-
ciones, envíos
• Bodegas
• Cajas
• Metros cuadrados
• Deterioro físico
Almacena-
miento
• Búsquedas
• Pérdidas
• Duplicación tareas
• Mala gestión
• Desplazamientos
Tiempos
• Fotocopias
• Distribución física
• Registro/clasificación
• Digitación de datos
• Manipulación papel
Aprovecham.
RRHH

3.5-b. Beneficios intangibles
Producti-
vidad
Agilidad,
asignación
responsabil.
Cumpli-
miento
legal
Gestión del
conocimien
to
Toma de
decisiones
informada
Imagen de
empresa

3.5-c. Ejercicio cálculo del ROI
RESULTADOS DE LA CALCULADORA ABOX Inicio 12meses 24meses 36meses 48meses
A) Estimación de ahorros directos y tiempo: $0 $9.984.000 $10.982.400 $12.080.640 $13.288.704
B) Estimación de ahorros factibles en gastos de personal: $0 $0 $0 $0 $0
C) Potencial de reasignación de recursos a tareas productivas o de
valor agregado:
$0 $16.341.117 $17.975.229 $19.772.752 $21.750.027
D) Reducción del riesgo por fatalidad,fallas seguridad,incumplim.
legal,multas, etc.
$0 $0 $0 $0 $0
TOTAL PERÍODO $ 0 $ 26.325.117 $ 28.957.629 $ 31.853.392 $ 35.038.731
AHORRO ACUMULADO (ROI) $ 0 $ 26.325.117 $ 55.282.746 $ 87.136.138 $ 122.174.869
INVERSIÓN REALIZADA $ 26.000.000 $ 28.600.000 $ 31.200.000 $ 33.800.000 $ 36.400.000
Mensual (Año 1)
$1.361.760
$ 2.193.760
$0
$832.000
$0

3.6. Beneficios medioambientales
Reducción drástica en fotocopias
Reducción significativa en impresiones
Reducción en transportes
Reducción de sobres, carpetas, AZs, cajas, etc.
Uso de energía más eficiente
¡¡¡ Nuestra contribución a la sostenibilidad !!!

4. Plataforma modular ABOX: Características
abox: el “ERP de contenidos”

4.1-b. Prestaciones por modelos

4.1-c. Plataforma escalable (3 x 1)
BPM
SGEDA
ECM

•Radicación manual
•Puesto de digitalización automática
(HotScan)
•Puesto de captura automática
(OCR/ ICR)
•Capturadoras automáticas
(HotFolder y HotMailbox)
Captura
•Integración ofimática
•Capturadoras manuales (HotOffice,
SendTo y HotPrinter)
•Gestión de Formularios y plantillas
Producción
•Indexación manual (sobre
metadatos de abox)
•Clasificación primaria (tipo/
carpeta)
•Glosarios y tesauros
•Indexación automática (sobre
imagen con software externo)
Indexación y
Clasificación
•Base de datos
•Repositorio de ficheros
•Backups de seguridad
•Transferencias del archivo
electrónico
•Cifrado del repositorio
Almacenamiento
electrónico
•Tipos documentales
•Series documentales
•Carpetas
•Metadatos
Organización del
archivo
•Buscadores simples y avanzados
•Búsquedas favoritas
•Indexación de archivos (búsqueda
dentro del fichero)
•Visualización on-line, de cualquier
soporte
Búsqueda y
presentación
•Edición de metadatos
•Notificación y envíos
•Comentarios
•Versionado de documentos
•Workflows y tareas pendientes
•Extranet de clientes/ proveedores
Gestión y
colaboración
•Registro de entrada
•Registro de salida
•Envío/ notificación electrónica
•Exportación a otros medios
•Dispositivos móviles (abox-mobile)
Distribución
•Conversión y anulación de records
•Transferencias de archivo
•Flujo de Archivo
•Cierres de carpeta y expediente
•Parametrización de Tablas de
Retención Documental
Retención y
Disposición
•Modelización de la bodega
•Inventario documental
•Almacenamiento en cajas y folders
•Convivencia Archivo físico y
Electrónico
•Flujos de préstamos y devoluciones
Custodia física
•Login/ password de usuarios
•Auditoría de usuarios y eventos
•Restricción de acciones por rol,
usuario o dependencia
•Niveles de protección de
contenidos (carpeta o individual)
•Integración con Active Directory
•Cifrado de comunicación (SSL)
Seguridad y
control
•Utilidades de importaciión de
imágenes y metadatos
•API de webservices
•Desarrollos a la medida (plugins)
Integraciones y
migraciones
Modelos: Plus – Archive - Elite

4.3. Gestión de expedientes
DEFINICIÓN EXPEDIENTE:
Carpetas con estructura
predefinida
Documentos esperados se
rellenan con docs. reales o
con referencias a docs.
externos
Expedientes vivos o
muertos (control de estado)
Es posible asignar un
“workflow”

4.4. Gestión de records (“evidencias”)
MÉTODOS DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN:
Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales
Mecanismos de ABOX:
Declaración de records (evidencias)
Cierre de expedientes
Cierre de carpetas
Cierre fiscal (certificado)
Opciones de retención, liberación y
destrucción
Área de gran interés por normatividad

4.5. Dispositivos de captura
CAPTURADORAS:
Maximizan la productividad del empleado
Basados en webservices de captura
Reducen “gap” entre tareas de oficina y gestor documental
abox
(API WS)
HotOffice:
•WordToAbox
•ExcelToAbox
•OutlookToAbox
•SendToAbox
•HotPrinter
HotFolder /
HotScan
HotMailbox
eFactura 2.0

4.6. Gestión de workflows
MOTOR + EDITOR WORKFLOWS:
Estados
Transiciones
Guardas o requisitos
Acciones
Estado intermedio Estado intermedio
Guarda
Guarda
Estado inicial
Guarda
Guarda
Estado final
Guarda
Guarda
WORKFLOW
GENÉRICO
AccAcc
AccAcc
AccAcc
Posibilidad de integrar con
BPM (estándar BPMN2)

4.7. Capacidad de integración
API WEBSERVICES:
Concepto: trabajo en “background”
Herramienta 100% especializada
Integración con SOAP
Integraciones realizadas con múltiples plataformas:
SAP (R3 y Business One)
Microsoft Dynamics (Navision)
Sharepoint Server
Desarrollos a medida
Etc.

4.8. Gestión integral del ciclo de vida
1. PRODUCCIÓN
Y/O CAPTURA
2. INDEXACIÓN,
CLASIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
3. DISTRIBUCIÓN Y
ACUSE DE RECIBO
4. TRÁMITES Y
COLABORACIÓN
5. CIERRE Y
ARCHIVO
6. RETENCIÓN Y
TRANSFERENCIAS
7. ALMACENAM. Y
DISPOSICIÓN FINAL

4.9. Tecnología
Empleo de estándares (HTML, XML, CSS, W3C-WAI, etc)
Desarrollado en C# sobre plataforma .NET v.4.5
MVC (modelo vista controlador)
IIS como servidor de aplicación (Windows Server)
NHibernate (virtualizador bases de datos)
Lucene (indexador, búsquedas masivas sobre metadatos y ficheros)
Bases de datos SqlServer y Oracle (Windows/ Unix)
VM-Ware compatible
Servidores indep.: aplicación, base de datos y repositorio archivos
Funcionamiento 100% web (cloud compatible)
Requisitos de seguridad informática (según EC-Council LPT)
Control de versiones (laboratorio, aprox. 1 versión x trimestre)

5. Implantación de abox
Se recomienda análisis y consultoría documental previa:
1. Modelización y toma de datos
2. Instalación de sistemas
3. Parametrización y diseño gráfico
4. Desarrollos a medida (sólo lo necesario)
5. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación)
6. Documentación y capacitación
Necesidad del
cliente
Funcionalidad
cubierta por SGD
Trabajo a
medida

6. Ventajas diferenciales de abox
100% web, estándares W3C. Desde cualquier lugar, en
cualquier momento. Fácil integración y diseño gráfico.
Control de versiones. Laboratorio dedicado en exclusiva al
mantenimiento del producto y nuevas versiones.
Editor workflows. Flujos precargados (p.ej. Ley 594) y
posibilidad de generar nuevos flujos al estilo de un BPM.
Modularidad. Concepto ECM, módulos Core, Document,
Workflow, Archive, Webmanager, Elearning, etc.
100% parametrizable. Proyectos muy cortos, alta
personalización, sin riesgo de demora en plazos.
Red de partners certificados. Atención cercana y
compromiso de aseguramiento de la compatibilidad.
Licenciamiento y arrendamiento (“cloud” + “SaaS”)
Soporte técnico en Colombia.

7. Conclusiones: Oficina Cero Papel
Programa “Cero Papel” por Decreto Presidencial +
Resoluciones Oficiales (públicas y privadas)
No es una opción, es clave para competir
Es una meta a largo plazo, se estructura por objetivos al corto
Requiere un software profesional (EDRMS)
Requiere una estrategia apoyada por Alta Gerencia
Encontrará resistencia en ciertas personas
Debe abordarse por fases, empezando por
Ventanilla de correspondencia

46
VENTANILLA ÚNICA
ETIQUETADO
REGISTRO DE
ENTRADA
PRE-
CLASIFICACIÓN
-desde Bandeja
Entrada-
CLASIFICACIÓN
-desde Bandeja
Dependencia-
REVISIÓN Y
COMPLETAM.
PUBLICACIÓN
ALMACENAM.
PRODUCCIÓN
CLASIFICACIÓN
-desde Bandeja
Dependencia-
ENTREGA Acuse de recibo
ENVÍO Y
ENTREGA
Acuse de recibo
REVISIÓN Y
COMPLETAM.
EVALUACIÓN Y
APROBACIÓN
FIRMA
REGISTRO DE
SALIDA
IMPRESIÓN
CUSTODIA
(TRANSF. Y
PRÉSTAMOS)
DIGITALIZA-
CIÓN
Distribución
OFICINA
RESPONSABLE/
PRODUCTORA
DEPTO. ARCHIVO
OTRA
DEPENDENCIA
Trámite de tipos
externo
Ciclo de Archivo, para
cualquier soporte, de AG
hasta Disp.Final
Workflow de expediente =
Procedimiento asociado a
subserie (sería otra
dimensión no mostrada aquí)
OTRA
DEPENDENCIA
Trámite de tipos
interno: 2 opciones:
INTERNO-INTERNO
INTERNO-SALIDA
Respuesta
DISPOSICIÓN
FINAL

Proyecto “Eficiencia y Cero Papel en la EEB”
Antecedentes: Proyecto piloto IBERODOC
Participación en piloto: Soft y Di Ltda. + Uninorte
16 usuarios activos – 4 dependencias – 25 series
Ampliación a toda la EEB (250 usuarios activos)
Extensión a filiales en Perú y Guatemala
Apoyo de Gerencia
Inicio: Dic.2012 / Duración: 9 meses

Fases del proyecto:
Ventanilla Única de Correspondencia
Archivo físico y procesos (1ª parte )
Histórico y procesos (2ª parte )
Integraciones y workflows a medida
Gestión del cambio e indicadores
Cuadro de Mando Integral
Metodología ágil/ RUP

Metodología:
Modelo de Gestión Electrónica del Archivo Total
Archivo Total = Electrónico + Físico
Modelo de workflows genéricos
Expediente virtual + BPM
Cuadro de mando de “Oficina Cero Papel”

Workflows genéricos
Tipos documentales:
VENT-INT
VENT-EXT
INT-INT
INT-SALIDA
Especiales (dptos).
Expedientes:
EXP-ARCHIVO
Servicios de archivo:
SER-PRESTAMO

Indicador Área Formula del Indicador
Unidad de
Medida
Frecuencia de
medición
Medible en
ABOX
Despliegue de la
herramienta
(# de usuarios con login herramienta GD / # de
usuarios potenciales)*100
% Trimestral SI
Número de transacciones
promedio de cada usuario
(nivel de uso)
(# de transaciones en herramienta gd / # de usuarios
de la herramienta ) * 100
% Trimestral SI
Radicación de entrada de
Documentos
((# de documentos radicados/# de documentos
recibidos)) * 100
%
Trimestral SI
Digitalización de
Documentos
((# de documentos digitalizados) / (# total de
documentos radicados de entrada)) * 100
%
Trimestral SI
Correspondencia
interna
Trimestral SI
Correspondencia
externa
Trimestral SI
Conformación de
Expedientes físicos
((# de expedientes físicos conformados)/ (#
de expedientes virtuales conformados)) *
100
%
Trimestral PARCIAL
Tasa de disminución del
tiempo de tramitación de un
expediente
Por series y/o procesos
(((Tiempo de tramite periodo anterior- (Tiempo de
tramite actual ))/ (Tiempo de tramite periodo
actual))*100
%
Trimestral SI
Aplicación de las TRD
((# total de TRD debidamente aplicadas)/ (# de TRD
aprobadas))*100
%
Anual PARCIAL
Satisfacción de los clientes
internos
Nivel de Satisfacción
% Semestral
PARCIAL
Cantidad de peticiones y
reclamos
Número total de peticiones y reclamos #
Semestral
PARCIAL
Doc de origen externo
Doc de origen interno
con registro de salida
Doc de origen interno
con destino
dependencia
Radicación
Distribución
Gestión
Archivo
Número de prestamos fuera
del gestor documental
(# de prestamos/ # de doc enviados a custodia) * 100 % Trimestral PARCIAL
Promedio de tiempo de
tramitación de documento
Promedio (Tiempo de tramite procedimiento) días/ horas Trimestral
Envío de correspondencia
electrónica
(# total de documentos enviados electr.) / (# de
documentos entregados por las dependencias)) * 100
%
Personal dedicado a
tratamiento del papel
(horas-hombre)
(Horas-Hombre-Mes dedicadas a tareas no
productivas)/(Total Horas-Hombre-Mes recursos
humanos)
% Semestral NO
SI

Perspectivas del Cuadro de Mando “Oficina Cero Papel”:
Alcance (despliegue)
Eficacia (nivel de uso eficaz)
Eficiencia (tiempos y errores)
Ahorros (gastos por uso papel)
Calidad de servicio (satisfacción int.+ext.)

Evolución Cuadro de Mando
0
20
40
60
80
100
ALCANCE
EFICACIA
EFICIENCIAAHORROS
SATISFACCION
Tiempo 2
Tiempo 1

Gracias por su atención
Adapting América, S.A.S.
Cra 48 No. 75-119 Oficina 205
Barranquilla (Colombia)
Tel. (5) 3605523
america@adapting.com
www.adapting.com

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