Presentación Docuventas Valencia - abox invoice: una plataforma 3 en 1 -

Una plataforma 3 en 1 : Facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental Rubén Lafuente– Director I+D y Producto Docuventas Valencia– 20 de mayo 2010

Indice

Adapting
Fabricante de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) en tecnología web.
Localizada en Parque Tecnológico de Valencia.
Experiencia en desarrollo e implantación desde 1999.
Especialización en gestión documental y e-factura.
Nueva plataforma abox en desarrollo (Adapting LAB)
Content software for smart companies

Adapting: plan 2008 - 2011
Mejora y transformación tecnológica de la plataforma de gestión documental y de contenidos. Concepto modular.
Basada en estándares web, normas archivísticas, legislación aplicable.
Énfasis en interoperabilidad y usabilidad. Capacidad de parametrización.
Despliegue de una red nacional de partners distribuidores para la comercialización. Fase de selección.

abox : plataforma ECM
Tipos de contenido:
Documentos texto
Facturas, albaranes, etc.
Registros, contratos, certificados, etc.
Páginas web, noticias, vídeos,…
Catálogos, pedidos, etc.
Bases de datos independientes
Aplicaciones, cursos, formularios,…
Registros de usuarios, logs, acciones,…
ECM = Enterprise Content Management = Gestión de Contenidos Empresariales

Módulos de gestión documental:
abox : plataforma modular

Módulos de gestión de contenidos (en desarrollo):
abox : plataforma modular

Indice

Bases e impulso legales
Motivos organizativos/ económicos: ahorro
Razones medioambientales
¿por qué factura electrónica?

Impulso legal: “ apagón del papel”
Aceptación por la Agencia Tributaria:
- Firma electrónica reconocida (desde 1999)
- Factura electrónica regulada (desde 2003)
Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10):
- Obliga al uso de la factura electrónica
- Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)
- De obligado cumplimiento para contratar con AAPP
Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007):
- Recibida de proveedores (en papel)
- Impresión de factura electrónica

¿Facturae formato obligatorio?
NO, se puede usar cualquier formato, pero conviene incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida.
P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc.
PERO, los proveedores de la AEAT y AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI):
Plazo máx. obligatorio (01/11/2010)
Permite automatización de procesos

Modos de envío de e-facturas
No existe un modo único. Se puede enviar por:
Correo electrónico
FTP
Página Web protegida con descarga.
Servicios Web, integración, etc.
El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.

Ahorro de la e-factura
Gartner Group:
Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
PriceWaterHouseCoopers:
Entre un 60 y un 80%
Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):
Hasta un 40% de ahorro
Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC):
Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.

Indice

Recepción/ emisión de e-facturas
2. Digitalización certificada (orden EHA/962/2007 )
3. Gestión documental
3 soluciones en 1

1/3. Emisión de e-facturas (i)
Captura de datos para facturar del ERP
Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)
Webservice de captura automática
Generación de documento con firma electrónica avanzada
Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)
Envío de factura al cliente:
Envío de email con adjunto + registro
Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro

1/3. Emisión de e-facturas (ii)
Requisitos e-factura según la AEAT:
Campos obligatorios para las e-facturas
Firma electrónica avanzada y reconocida
Consentimiento de ambas partes
Accesibilidad completa e inmediata
Conservación de base de datos matriz (emisor)
Verificación de campos y de firma digital (receptor)
Formato Facturae (opcional, para AAPP)

1/3. Recepción de e-facturas (iii)
Captura de la e-factura:
Captura manual desde correo electrónico (“botón cliente correo”)
Webservice de captura automática
Comprobación de firma digital válida
Almacenamiento en Intranet de facturas:
Combinación con facturas digitalizadas posible
Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)
Inicio del flujo de aprobación  integración ERP

2/3. Digitalización certificada (i)
Digitalización de la factura (multi-escáner )
Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero
Conservación de repositorio documental seguro
Clasificación e indexación de metadatos
La facturas pueden destruirse

2/3. Digitalización certificada (ii)
Cumplimiento de requisitos:
Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.
Formato de fichero sin pérdida (PDF/A).
Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.
No manipulación de datos entre escáner y base de datos.
Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos.
Posibilidad de auditoría e inspección.

3/3. Gestión documental (i) La gestión documental intranet o extranet es la aplicación web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y otros documentos anexos.

3/3. Gestión documental (ii) Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha del record con metadatos y comandos

3/3. Gestión documental (iii)
Workflow de recepción y aprobación de facturas:
Roles de usuarios:
- Entrada
- Contable
- Técnico
- Controller/ Director financiero/ Gerente
- Supervisor

Módulo “Facturae”
Módulo “Extranet”
Gestor documental avanzado (otros tipos documentales)
Módulo de OCR/ ICR:
Partners de:
Módulos adicionales

Análisis de la necesidad
Personalización del producto
Integración de la solución
Validación de la solución
Puesta en marcha
Soporte y mantenimiento
Proyecto de implantación

No limita el número de facturas ni documentos.
Una sola instalación en su empresa para todos los puestos de digitalización.
Incorpora portal de facturas y una extranet, 100% web.
Workflows básicos incorporados de emisión/ recepción.
Facturación electrónica en formato “Facturae” posible.
Solución 3x1: e-factura + digitalz.certif. + gestión docum.
Facilita la integración con ERP / herramientas OCR/ICR.
Ampliable a la gestión documental de otros tipos documentales y records.
Resumen de beneficios

¡gracias por su atención! Adapting, S.L Valencia Parc Tecnològic c/ Charles Robert Darwin, 20 E-46980 Paterna (Valencia) – SPAIN Tel.: + 34 961318244 [email_address] www.adapting.com

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http://www.facturacionelectronica.biz	98
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Presentación Docuventas Valencia - abox invoice: una plataforma 3 en 1 -

by Adapting on May 21, 2010

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