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Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.
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Documadrid 2009: 6ª Jornada sobre contenidos y documentos digitales: La factura electrónica. 21 de octubre de 2009. …

Documadrid 2009: 6ª Jornada sobre contenidos y documentos digitales: La factura electrónica. 21 de octubre de 2009.
Ponencia de Rubén Lafuente, director I+D+i de Adapting.
Adapting eFactura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

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  • 1. Jornada DOCUMADRID 2009 : Contenidos y documentos digitales Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental: Adapting eFactura Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address]
  • 2. Indice
    • ¿Quiénes somos?
    • ¿Por qué factura electrónica?
    • Solución tecnológica 3 x 1 : Adapting eFactura
    • Ventajas de la solución
    Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address] www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz
  • 3.  
  • 4. ¿Quiénes somos?
    • Misión:
    • Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos digitales en Pymes, desde 1999.
    • Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.
    • Divisiones:
    • Adapting ONE : consultoría y proyectos a medida
    • Adapting LAB : “software factory”
  • 5. Plataforma ECM
    • ECM = Enterprise Content Management
    • = Gestión de contenidos empresariales
    • Tipos de contenido:
      • Facturas
      • Documentos texto
      • Registros certificados
      • Presentaciones
      • Páginas web
      • Imágenes,vídeos,multimedia
      • Catálogos
      • Bases de datos
      • Ficheros de programas
      • Plugins, widgets, etc.
  • 6. Productos (suites) de la plataforma
    • Facturación electrónica
    • Gestor documental
    • Gestor de contenidos web
    • Catálogos y e-commerce
    • Gestor redes sociales
    • Campus e-learning
  • 7. Concepto modular Esquema montaje de productos
  • 8.  
  • 9. ¿Por qué factura electrónica?
    • Bases legales
    • Motivos organizativos/ económicos
    • Razones medioambientales
  • 10. Impulso legal
    • Aceptación por la Agencia Tributaria
      • Firma electrónica reconocida
      • Seguridad legal
    • Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10)
      • Obliga al uso de la factura electrónica
      • Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)
      • De obligado cumplimiento para contratar con AAPP:
        • 01/08/2009  Obligatorio para Grandes Empresas
        • 01/11/2010  Obligatorio para cualquier empresa
  • 11. 3 tipos de ordenamiento
    • Firma electrónica (desde 1999)
    • Facturación electrónica (desde 2003)
      • Emitida a clientes
      • Recibida de proveedores (en digital)
    • Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007)
      • Recibida de proveedores (en papel)
      • Impresión de factura electrónica
  • 12. ¿Formato AEAT-Facturae obligatorio?
    • NO, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida.
      • P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc.
    • PERO, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI)
      • Plazo máx. obligatorio
      • Permite automatización de procesos
  • 13. Formas de envío
    • No existe un modo único. Se puede enviar por:
      • Correo electrónico
      • FTP
      • Página Web protegida con descarga.
      • Servicios Web, integración, etc.
    • El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.
  • 14. Motivos organizativos/económicos
    • Ahorro de costes
    • Facilidad y rapidez de búsqueda
    • Acceso a información en tiempo real
    • Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones
    • Posibilidad de integrar con aplicaciones int. de gestión
    • Administración y contabilidad automatizadas
    • Control de acciones erróneas
    • Ahorro de papel y espacio
    • Será obligatorio para facturar a las AAPP.
  • 15. Ahorro por e-factura
    • Gartner Group:
      • Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
    • PriceWaterHouseCoopers:
      • Entre un 60 y un 80%
    • Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):
      • Hasta un 40% de ahorro
    • Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC):
      • Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
      • Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros,
  • 16. Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F
  • 17. Plataforma tecnológica (3x1)
    • Digitalización certificada (orden EHA/962/2007 )
    • Recepción/ emisión de e-facturas
    • Gestión documental
  • 18. 1/3. Digitalización certificada (i)
    • Digitalización de la factura (multi-escáner )
    • Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero
    • Conservación de repositorio documental seguro
    • Clasificación e indexación de metadatos
    • La facturas pueden destruirse
  • 19. 1/3. Digitalización certificada (ii)
    • Cumplimiento de requisitos:
    • Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.
    • Formato de fichero (PDF/A).
    • Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.
    • No manipulación de datos entre escáner y base de datos.
    • Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos.
    • Posibilidad de auditoría e inspección.
  • 20. 2a/3. Recepción de e-facturas
    • Captura de la e-factura:
      • Captura manual desde correo electrónico
      • Webservice de captura automática
    • Comprobación de firma digital válida
    • Almacenamiento en Intranet de facturas:
      • Combinación con facturas digitalizadas posible
    • Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)
    • Inicio del flujo de aprobación  integrado ERP
  • 21. 2b/3. Emisión de e-facturas
    • Captura de datos para facturar (p.ej. ERP)
      • Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)
      • Webservice de captura automática
    • Generación de documento con firma electrónica avanzada
    • Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)
    • Envío de factura al cliente:
      • Envío de email con adjunto + registro
      • Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro
  • 22. 2/3. Esquema de emisión/recepción
  • 23. 2/3. Facturación electrónica
    • Requisitos e-factura según la AEAT:
      • Campos obligatorios para las e-facturas
      • Firma electrónica avanzada y reconocida
      • Consentimiento de ambas partes
      • Accesibilidad completa e inmediata
      • Conservación de base de datos matriz (emisor)
      • Verificación de campos y de firma digital (receptor)
  • 24. 3/3. Intranet de facturas La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y documentos anexos.
  • 25. 3/3. Intranet de facturas
  • 26. Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA) 3/3. Intranet de facturas
  • 27. Integración desde Outlook con el portal de facturas. 3/3. Intranet de facturas
  • 28. 3/3. Workflow aprobación de facturas
  • 29. 3/3. Roles de usuario
    • Administración
    • Técnico
    • Controller/ Director financiero/ Gerente
    • Supervisor
  • 30. 3/3. Extranet de facturas Ejemplo Extranet para clientes
  • 31.
    • Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto)
    • Control de acceso y distribución
    • Acceso por navegador a facturas (multi-formato)
    • Consulta de facturas por clientes (Extranet) –opcional –
    • Integración con sistemas de la empresa:
      • Directorio activo
      • Integración clientes correo/ Office
      • Webservices
    3/3. Intranet de facturas
  • 32. Módulos adicionales
    • Módulo Facturae
    • Módulo OCR/ICR
    • Ampliación a otros tipos documentales
  • 33. Módulo “Facturae”
    • EMISIÓN :
      • Convierte facturas del ERP a formato Facturae 3.2
      • Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)
      • Empresa desarrolladora Facturae en registro AEAT
    • RECEPCIÓN :
      • Valida formato XML-Facturae
      • Captura XML-Facturae y lo convierte a fichero/ datos entendibles por ERP
      • Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)
  • 34. Integración con software OCR/ICR
    • Empleo de mejores marcas
    • Formatos estructurados/ no estructurados
    • Herramientas de validación
  • 35. Proyecto llave en mano
    • Análisis de la necesidad
    • Personalización del producto
    • Integración de la solución
    • Validación de la solución
    • Puesta en marcha
    • Soporte y mantenimiento
    Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por solución eFactura Trabajo a medida Plazos típicos: 4-8 semanas
  • 36. Beneficios de la solución
    • No limita el número de facturas ni documentos
    • Una sola instalación en su empresa para todos los escáneres
    • Incorpora portal de facturas y extranet (opcional)
    • Tecnología 100% web, se integra con su intranet
    • ‘ Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.
    • Solución 3x1 : digitaliz. certificada, e-factura y gestión docum.
    • Facturación electrónica en formato Facturae posible.
    • Integración con ERP
    • Ampliable a gestión documental con más tipos documentales
  • 37. Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz

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