Jornada DOCUMADRID 2009 : Contenidos y documentos digitales  Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrón...
Indice <ul><li>¿Quiénes somos? </li></ul><ul><li>¿Por qué factura electrónica? </li></ul><ul><li>Solución tecnológica  3 x...
 
¿Quiénes somos? <ul><li>Misión: </li></ul><ul><li>Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos ...
Plataforma ECM <ul><li>ECM  = Enterprise Content Management </li></ul><ul><li>= Gestión de contenidos empresariales </li><...
Productos (suites) de la plataforma <ul><li>Facturación electrónica </li></ul><ul><li>Gestor documental </li></ul><ul><li>...
Concepto modular Esquema montaje de productos
 
¿Por qué factura electrónica? <ul><li>Bases legales </li></ul><ul><li>Motivos organizativos/ económicos </li></ul><ul><li>...
Impulso legal <ul><li>Aceptación por la Agencia Tributaria </li></ul><ul><ul><li>Firma electrónica reconocida </li></ul></...
3 tipos de ordenamiento <ul><li>Firma electrónica (desde 1999) </li></ul><ul><li>Facturación electrónica (desde 2003) </li...
¿Formato AEAT-Facturae obligatorio? <ul><li>NO, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir imagen legible de la...
Formas de envío <ul><li>No existe un modo único. Se puede enviar por: </li></ul><ul><ul><li>Correo electrónico </li></ul><...
Motivos organizativos/económicos <ul><li>Ahorro de costes </li></ul><ul><li>Facilidad y rapidez de búsqueda </li></ul><ul>...
Ahorro por e-factura <ul><li>Gartner Group: </li></ul><ul><ul><li>Los costes suelen reducirse en un  56%  (emisor) y un  4...
Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F
Plataforma tecnológica  (3x1) <ul><li>Digitalización certificada  (orden  EHA/962/2007 ) </li></ul><ul><li>Recepción/ emis...
1/3.   Digitalización certificada (i) <ul><li>Digitalización de la factura (multi-escáner ) </li></ul><ul><li>Firma electr...
1/3.   Digitalización certificada (ii) <ul><li>Cumplimiento de requisitos: </li></ul><ul><li>Escaneado sin pérdida/ 1 fich...
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2b/3.   Emisión de e-facturas <ul><li>Captura de datos para facturar (p.ej. ERP) </li></ul><ul><ul><li>Fichero TXT/ XML en...
2/3.   Esquema de emisión/recepción
2/3.   Facturación electrónica <ul><li>Requisitos e-factura según la AEAT: </li></ul><ul><ul><li>Campos obligatorios para ...
3/3.   Intranet de facturas La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las f...
3/3.   Intranet de facturas
Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA) 3/3.   Intranet de facturas
Integración desde Outlook  con el portal de facturas. 3/3.   Intranet de facturas
3/3.   Workflow aprobación de facturas
3/3.   Roles de usuario <ul><li>Administración  </li></ul><ul><li>Técnico </li></ul><ul><li>Controller/ Director financier...
3/3.   Extranet de facturas Ejemplo Extranet para clientes
<ul><li>Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto) </li></ul><ul><li>Control de acceso y distribución </li></u...
Módulos adicionales <ul><li>Módulo Facturae </li></ul><ul><li>Módulo OCR/ICR </li></ul><ul><li>Ampliación a otros tipos do...
Módulo “Facturae” <ul><li>EMISIÓN : </li></ul><ul><ul><li>Convierte facturas del ERP a formato  Facturae 3.2 </li></ul></u...
Integración con software OCR/ICR <ul><li>Empleo de mejores marcas </li></ul><ul><li>Formatos estructurados/ no estructurad...
Proyecto llave en mano <ul><li>Análisis de la necesidad </li></ul><ul><li>Personalización del producto </li></ul><ul><li>I...
Beneficios de la solución <ul><li>No limita el número de facturas ni documentos </li></ul><ul><li>Una sola instalación en ...
Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 ...
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Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

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Documadrid 2009: 6ª Jornada sobre contenidos y documentos digitales: La factura electrónica. 21 de octubre de 2009.
Ponencia de Rubén Lafuente, director I+D+i de Adapting.
Adapting eFactura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

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Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

  1. 1. Jornada DOCUMADRID 2009 : Contenidos y documentos digitales Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental: Adapting eFactura Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address]
  2. 2. Indice <ul><li>¿Quiénes somos? </li></ul><ul><li>¿Por qué factura electrónica? </li></ul><ul><li>Solución tecnológica 3 x 1 : Adapting eFactura </li></ul><ul><li>Ventajas de la solución </li></ul>Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address] www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz
  3. 4. ¿Quiénes somos? <ul><li>Misión: </li></ul><ul><li>Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos digitales en Pymes, desde 1999. </li></ul><ul><li>Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados. </li></ul><ul><li>Divisiones: </li></ul><ul><li>Adapting ONE : consultoría y proyectos a medida </li></ul><ul><li>Adapting LAB : “software factory” </li></ul>
  4. 5. Plataforma ECM <ul><li>ECM = Enterprise Content Management </li></ul><ul><li>= Gestión de contenidos empresariales </li></ul><ul><li>Tipos de contenido: </li></ul><ul><ul><li>Facturas </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentos texto </li></ul></ul><ul><ul><li>Registros certificados </li></ul></ul><ul><ul><li>Presentaciones </li></ul></ul><ul><ul><li>Páginas web </li></ul></ul><ul><ul><li>Imágenes,vídeos,multimedia </li></ul></ul><ul><ul><li>Catálogos </li></ul></ul><ul><ul><li>Bases de datos </li></ul></ul><ul><ul><li>Ficheros de programas </li></ul></ul><ul><ul><li>Plugins, widgets, etc. </li></ul></ul>
  5. 6. Productos (suites) de la plataforma <ul><li>Facturación electrónica </li></ul><ul><li>Gestor documental </li></ul><ul><li>Gestor de contenidos web </li></ul><ul><li>Catálogos y e-commerce </li></ul><ul><li>Gestor redes sociales </li></ul><ul><li>Campus e-learning </li></ul>
  6. 7. Concepto modular Esquema montaje de productos
  7. 9. ¿Por qué factura electrónica? <ul><li>Bases legales </li></ul><ul><li>Motivos organizativos/ económicos </li></ul><ul><li>Razones medioambientales </li></ul>
  8. 10. Impulso legal <ul><li>Aceptación por la Agencia Tributaria </li></ul><ul><ul><li>Firma electrónica reconocida </li></ul></ul><ul><ul><li>Seguridad legal </li></ul></ul><ul><li>Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10) </li></ul><ul><ul><li>Obliga al uso de la factura electrónica </li></ul></ul><ul><ul><li>Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’) </li></ul></ul><ul><ul><li>De obligado cumplimiento para contratar con AAPP: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>01/08/2009  Obligatorio para Grandes Empresas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>01/11/2010  Obligatorio para cualquier empresa </li></ul></ul></ul>
  9. 11. 3 tipos de ordenamiento <ul><li>Firma electrónica (desde 1999) </li></ul><ul><li>Facturación electrónica (desde 2003) </li></ul><ul><ul><li>Emitida a clientes </li></ul></ul><ul><ul><li>Recibida de proveedores (en digital) </li></ul></ul><ul><li>Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007) </li></ul><ul><ul><li>Recibida de proveedores (en papel) </li></ul></ul><ul><ul><li>Impresión de factura electrónica </li></ul></ul>
  10. 12. ¿Formato AEAT-Facturae obligatorio? <ul><li>NO, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida. </li></ul><ul><ul><li>P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc. </li></ul></ul><ul><li>PERO, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI) </li></ul><ul><ul><li>Plazo máx. obligatorio </li></ul></ul><ul><ul><li>Permite automatización de procesos </li></ul></ul>
  11. 13. Formas de envío <ul><li>No existe un modo único. Se puede enviar por: </li></ul><ul><ul><li>Correo electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>FTP </li></ul></ul><ul><ul><li>Página Web protegida con descarga. </li></ul></ul><ul><ul><li>Servicios Web, integración, etc. </li></ul></ul><ul><li>El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica. </li></ul>
  12. 14. Motivos organizativos/económicos <ul><li>Ahorro de costes </li></ul><ul><li>Facilidad y rapidez de búsqueda </li></ul><ul><li>Acceso a información en tiempo real </li></ul><ul><li>Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones </li></ul><ul><li>Posibilidad de integrar con aplicaciones int. de gestión </li></ul><ul><li>Administración y contabilidad automatizadas </li></ul><ul><li>Control de acciones erróneas </li></ul><ul><li>Ahorro de papel y espacio </li></ul><ul><li>Será obligatorio para facturar a las AAPP. </li></ul>
  13. 15. Ahorro por e-factura <ul><li>Gartner Group: </li></ul><ul><ul><li>Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor) </li></ul></ul><ul><li>PriceWaterHouseCoopers: </li></ul><ul><ul><li>Entre un 60 y un 80% </li></ul></ul><ul><li>Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI): </li></ul><ul><ul><li>Hasta un 40% de ahorro </li></ul></ul><ul><li>Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): </li></ul><ul><ul><li>Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros, </li></ul></ul>
  14. 16. Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F
  15. 17. Plataforma tecnológica (3x1) <ul><li>Digitalización certificada (orden EHA/962/2007 ) </li></ul><ul><li>Recepción/ emisión de e-facturas </li></ul><ul><li>Gestión documental </li></ul>
  16. 18. 1/3. Digitalización certificada (i) <ul><li>Digitalización de la factura (multi-escáner ) </li></ul><ul><li>Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero </li></ul><ul><li>Conservación de repositorio documental seguro </li></ul><ul><li>Clasificación e indexación de metadatos </li></ul><ul><li>La facturas pueden destruirse </li></ul>
  17. 19. 1/3. Digitalización certificada (ii) <ul><li>Cumplimiento de requisitos: </li></ul><ul><li>Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp. </li></ul><ul><li>Formato de fichero (PDF/A). </li></ul><ul><li>Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero. </li></ul><ul><li>No manipulación de datos entre escáner y base de datos. </li></ul><ul><li>Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos. </li></ul><ul><li>Posibilidad de auditoría e inspección. </li></ul>
  18. 20. 2a/3. Recepción de e-facturas <ul><li>Captura de la e-factura: </li></ul><ul><ul><li>Captura manual desde correo electrónico </li></ul></ul><ul><ul><li>Webservice de captura automática </li></ul></ul><ul><li>Comprobación de firma digital válida </li></ul><ul><li>Almacenamiento en Intranet de facturas: </li></ul><ul><ul><li>Combinación con facturas digitalizadas posible </li></ul></ul><ul><li>Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida) </li></ul><ul><li>Inicio del flujo de aprobación  integrado ERP </li></ul>
  19. 21. 2b/3. Emisión de e-facturas <ul><li>Captura de datos para facturar (p.ej. ERP) </li></ul><ul><ul><li>Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local) </li></ul></ul><ul><ul><li>Webservice de captura automática </li></ul></ul><ul><li>Generación de documento con firma electrónica avanzada </li></ul><ul><li>Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos) </li></ul><ul><li>Envío de factura al cliente: </li></ul><ul><ul><li>Envío de email con adjunto + registro </li></ul></ul><ul><ul><li>Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro </li></ul></ul>
  20. 22. 2/3. Esquema de emisión/recepción
  21. 23. 2/3. Facturación electrónica <ul><li>Requisitos e-factura según la AEAT: </li></ul><ul><ul><li>Campos obligatorios para las e-facturas </li></ul></ul><ul><ul><li>Firma electrónica avanzada y reconocida </li></ul></ul><ul><ul><li>Consentimiento de ambas partes </li></ul></ul><ul><ul><li>Accesibilidad completa e inmediata </li></ul></ul><ul><ul><li>Conservación de base de datos matriz (emisor) </li></ul></ul><ul><ul><li>Verificación de campos y de firma digital (receptor) </li></ul></ul>
  22. 24. 3/3. Intranet de facturas La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y documentos anexos.
  23. 25. 3/3. Intranet de facturas
  24. 26. Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA) 3/3. Intranet de facturas
  25. 27. Integración desde Outlook con el portal de facturas. 3/3. Intranet de facturas
  26. 28. 3/3. Workflow aprobación de facturas
  27. 29. 3/3. Roles de usuario <ul><li>Administración </li></ul><ul><li>Técnico </li></ul><ul><li>Controller/ Director financiero/ Gerente </li></ul><ul><li>Supervisor </li></ul>
  28. 30. 3/3. Extranet de facturas Ejemplo Extranet para clientes
  29. 31. <ul><li>Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto) </li></ul><ul><li>Control de acceso y distribución </li></ul><ul><li>Acceso por navegador a facturas (multi-formato) </li></ul><ul><li>Consulta de facturas por clientes (Extranet) –opcional – </li></ul><ul><li>Integración con sistemas de la empresa: </li></ul><ul><ul><li>Directorio activo </li></ul></ul><ul><ul><li>Integración clientes correo/ Office </li></ul></ul><ul><ul><li>Webservices </li></ul></ul>3/3. Intranet de facturas
  30. 32. Módulos adicionales <ul><li>Módulo Facturae </li></ul><ul><li>Módulo OCR/ICR </li></ul><ul><li>Ampliación a otros tipos documentales </li></ul>
  31. 33. Módulo “Facturae” <ul><li>EMISIÓN : </li></ul><ul><ul><li>Convierte facturas del ERP a formato Facturae 3.2 </li></ul></ul><ul><ul><li>Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF) </li></ul></ul><ul><ul><li>Empresa desarrolladora Facturae en registro AEAT </li></ul></ul><ul><li>RECEPCIÓN : </li></ul><ul><ul><li>Valida formato XML-Facturae </li></ul></ul><ul><ul><li>Captura XML-Facturae y lo convierte a fichero/ datos entendibles por ERP </li></ul></ul><ul><ul><li>Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF) </li></ul></ul>
  32. 34. Integración con software OCR/ICR <ul><li>Empleo de mejores marcas </li></ul><ul><li>Formatos estructurados/ no estructurados </li></ul><ul><li>Herramientas de validación </li></ul>
  33. 35. Proyecto llave en mano <ul><li>Análisis de la necesidad </li></ul><ul><li>Personalización del producto </li></ul><ul><li>Integración de la solución </li></ul><ul><li>Validación de la solución </li></ul><ul><li>Puesta en marcha </li></ul><ul><li>Soporte y mantenimiento </li></ul>Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por solución eFactura Trabajo a medida Plazos típicos: 4-8 semanas
  34. 36. Beneficios de la solución <ul><li>No limita el número de facturas ni documentos </li></ul><ul><li>Una sola instalación en su empresa para todos los escáneres </li></ul><ul><li>Incorpora portal de facturas y extranet (opcional) </li></ul><ul><li>Tecnología 100% web, se integra con su intranet </li></ul><ul><li>‘ Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción. </li></ul><ul><li>Solución 3x1 : digitaliz. certificada, e-factura y gestión docum. </li></ul><ul><li>Facturación electrónica en formato Facturae posible. </li></ul><ul><li>Integración con ERP </li></ul><ul><li>Ampliable a gestión documental con más tipos documentales </li></ul>
  35. 37. Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz
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