Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

Jornada DOCUMADRID 2009 : Contenidos y documentos digitales Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental: Adapting eFactura Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address]

Indice
¿Quiénes somos?
¿Por qué factura electrónica?
Solución tecnológica 3 x 1 : Adapting eFactura
Ventajas de la solución
Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address] www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz

¿Quiénes somos?
Misión:
Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos digitales en Pymes, desde 1999.
Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.
Divisiones:
Adapting ONE : consultoría y proyectos a medida
Adapting LAB : “software factory”

Plataforma ECM
ECM = Enterprise Content Management
= Gestión de contenidos empresariales
Tipos de contenido:
Facturas
Documentos texto
Registros certificados
Presentaciones
Páginas web
Imágenes,vídeos,multimedia
Catálogos
Bases de datos
Ficheros de programas
Plugins, widgets, etc.

Productos (suites) de la plataforma
Facturación electrónica
Gestor documental
Gestor de contenidos web
Catálogos y e-commerce
Gestor redes sociales
Campus e-learning

Concepto modular Esquema montaje de productos

¿Por qué factura electrónica?
Bases legales
Motivos organizativos/ económicos
Razones medioambientales

Impulso legal
Aceptación por la Agencia Tributaria
Firma electrónica reconocida
Seguridad legal
Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10)
Obliga al uso de la factura electrónica
Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)
De obligado cumplimiento para contratar con AAPP:
01/08/2009  Obligatorio para Grandes Empresas
01/11/2010  Obligatorio para cualquier empresa

3 tipos de ordenamiento
Firma electrónica (desde 1999)
Facturación electrónica (desde 2003)
Emitida a clientes
Recibida de proveedores (en digital)
Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007)
Recibida de proveedores (en papel)
Impresión de factura electrónica

¿Formato AEAT-Facturae obligatorio?
NO, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida.
P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc.
PERO, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI)
Plazo máx. obligatorio
Permite automatización de procesos

Formas de envío
No existe un modo único. Se puede enviar por:
Correo electrónico
FTP
Página Web protegida con descarga.
Servicios Web, integración, etc.
El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.

Motivos organizativos/económicos
Ahorro de costes
Facilidad y rapidez de búsqueda
Acceso a información en tiempo real
Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones
Posibilidad de integrar con aplicaciones int. de gestión
Administración y contabilidad automatizadas
Control de acciones erróneas
Ahorro de papel y espacio
Será obligatorio para facturar a las AAPP.

Ahorro por e-factura
Gartner Group:
Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
PriceWaterHouseCoopers:
Entre un 60 y un 80%
Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):
Hasta un 40% de ahorro
Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC):
Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros,

Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F

Plataforma tecnológica (3x1)
Digitalización certificada (orden EHA/962/2007 )
Recepción/ emisión de e-facturas
Gestión documental

1/3. Digitalización certificada (i)
Digitalización de la factura (multi-escáner )
Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero
Conservación de repositorio documental seguro
Clasificación e indexación de metadatos
La facturas pueden destruirse

1/3. Digitalización certificada (ii)
Cumplimiento de requisitos:
Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.
Formato de fichero (PDF/A).
Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.
No manipulación de datos entre escáner y base de datos.
Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos.
Posibilidad de auditoría e inspección.

2a/3. Recepción de e-facturas
Captura de la e-factura:
Captura manual desde correo electrónico
Webservice de captura automática
Comprobación de firma digital válida
Almacenamiento en Intranet de facturas:
Combinación con facturas digitalizadas posible
Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)
Inicio del flujo de aprobación  integrado ERP

2b/3. Emisión de e-facturas
Captura de datos para facturar (p.ej. ERP)
Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)
Webservice de captura automática
Generación de documento con firma electrónica avanzada
Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)
Envío de factura al cliente:
Envío de email con adjunto + registro
Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro

2/3. Esquema de emisión/recepción

2/3. Facturación electrónica
Requisitos e-factura según la AEAT:
Campos obligatorios para las e-facturas
Firma electrónica avanzada y reconocida
Consentimiento de ambas partes
Accesibilidad completa e inmediata
Conservación de base de datos matriz (emisor)
Verificación de campos y de firma digital (receptor)

3/3. Intranet de facturas La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y documentos anexos.

3/3. Intranet de facturas

Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA) 3/3. Intranet de facturas

Integración desde Outlook con el portal de facturas. 3/3. Intranet de facturas

3/3. Workflow aprobación de facturas

3/3. Roles de usuario
Administración
Técnico
Controller/ Director financiero/ Gerente
Supervisor

3/3. Extranet de facturas Ejemplo Extranet para clientes

Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto)
Control de acceso y distribución
Acceso por navegador a facturas (multi-formato)
Consulta de facturas por clientes (Extranet) –opcional –
Integración con sistemas de la empresa:
Directorio activo
Integración clientes correo/ Office
Webservices
3/3. Intranet de facturas

Módulos adicionales
Módulo Facturae
Módulo OCR/ICR
Ampliación a otros tipos documentales

Módulo “Facturae”
EMISIÓN :
Convierte facturas del ERP a formato Facturae 3.2
Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)
Empresa desarrolladora Facturae en registro AEAT
RECEPCIÓN :
Valida formato XML-Facturae
Captura XML-Facturae y lo convierte a fichero/ datos entendibles por ERP
Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)

Integración con software OCR/ICR
Empleo de mejores marcas
Formatos estructurados/ no estructurados
Herramientas de validación

Proyecto llave en mano
Análisis de la necesidad
Personalización del producto
Integración de la solución
Validación de la solución
Puesta en marcha
Soporte y mantenimiento
Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por solución eFactura Trabajo a medida Plazos típicos: 4-8 semanas

Beneficios de la solución
No limita el número de facturas ni documentos
Una sola instalación en su empresa para todos los escáneres
Incorpora portal de facturas y extranet (opcional)
Tecnología 100% web, se integra con su intranet
‘ Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.
Solución 3x1 : digitaliz. certificada, e-factura y gestión docum.
Facturación electrónica en formato Facturae posible.
Integración con ERP
Ampliable a gestión documental con más tipos documentales

Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz

Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

by Adapting on Oct 22, 2009

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 104

Statistics

Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental. — Presentation Transcript

http://www.facturacionelectronica.biz	101
http://www.slideshare.net	3