Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.
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Documadrid 2009: 6ª Jornada sobre contenidos y documentos digitales: La factura electrónica. 21 de octubre de 2009. ...

Documadrid 2009: 6ª Jornada sobre contenidos y documentos digitales: La factura electrónica. 21 de octubre de 2009.
Ponencia de Rubén Lafuente, director I+D+i de Adapting.
Adapting eFactura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental.

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    Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental. Ponencia Documadrid 2009. Adapting E Factura. Una solución para tres necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental. Presentation Transcript

    • Jornada DOCUMADRID 2009 : Contenidos y documentos digitales Una única plataforma para 3 necesidades: facturación electrónica, digitalización certificada y gestión documental: Adapting eFactura Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address]
    • Indice
      • ¿Quiénes somos?
      • ¿Por qué factura electrónica?
      • Solución tecnológica 3 x 1 : Adapting eFactura
      • Ventajas de la solución
      Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i [email_address] www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz
    •  
    • ¿Quiénes somos?
      • Misión:
      • Consultoría y desarrollo de aplicaciones web para gestión de contenidos digitales en Pymes, desde 1999.
      • Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados.
      • Divisiones:
      • Adapting ONE : consultoría y proyectos a medida
      • Adapting LAB : “software factory”
    • Plataforma ECM
      • ECM = Enterprise Content Management
      • = Gestión de contenidos empresariales
      • Tipos de contenido:
        • Facturas
        • Documentos texto
        • Registros certificados
        • Presentaciones
        • Páginas web
        • Imágenes,vídeos,multimedia
        • Catálogos
        • Bases de datos
        • Ficheros de programas
        • Plugins, widgets, etc.
    • Productos (suites) de la plataforma
      • Facturación electrónica
      • Gestor documental
      • Gestor de contenidos web
      • Catálogos y e-commerce
      • Gestor redes sociales
      • Campus e-learning
    • Concepto modular Esquema montaje de productos
    •  
    • ¿Por qué factura electrónica?
      • Bases legales
      • Motivos organizativos/ económicos
      • Razones medioambientales
    • Impulso legal
      • Aceptación por la Agencia Tributaria
        • Firma electrónica reconocida
        • Seguridad legal
      • Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10)
        • Obliga al uso de la factura electrónica
        • Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’)
        • De obligado cumplimiento para contratar con AAPP:
          • 01/08/2009  Obligatorio para Grandes Empresas
          • 01/11/2010  Obligatorio para cualquier empresa
    • 3 tipos de ordenamiento
      • Firma electrónica (desde 1999)
      • Facturación electrónica (desde 2003)
        • Emitida a clientes
        • Recibida de proveedores (en digital)
      • Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007)
        • Recibida de proveedores (en papel)
        • Impresión de factura electrónica
    • ¿Formato AEAT-Facturae obligatorio?
      • NO, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida.
        • P.ej. XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc.
      • PERO, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán expedir sus facturas en formato ‘Facturae’ (AEAT-CCI)
        • Plazo máx. obligatorio
        • Permite automatización de procesos
    • Formas de envío
      • No existe un modo único. Se puede enviar por:
        • Correo electrónico
        • FTP
        • Página Web protegida con descarga.
        • Servicios Web, integración, etc.
      • El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica.
    • Motivos organizativos/económicos
      • Ahorro de costes
      • Facilidad y rapidez de búsqueda
      • Acceso a información en tiempo real
      • Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones
      • Posibilidad de integrar con aplicaciones int. de gestión
      • Administración y contabilidad automatizadas
      • Control de acciones erróneas
      • Ahorro de papel y espacio
      • Será obligatorio para facturar a las AAPP.
    • Ahorro por e-factura
      • Gartner Group:
        • Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor)
      • PriceWaterHouseCoopers:
        • Entre un 60 y un 80%
      • Asoc. Nacional de Empresas de Internet (ANEI):
        • Hasta un 40% de ahorro
      • Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC):
        • Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros.
        • Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros,
    • Homologada AEAT: Nº 4187598A0D12B49F
    • Plataforma tecnológica (3x1)
      • Digitalización certificada (orden EHA/962/2007 )
      • Recepción/ emisión de e-facturas
      • Gestión documental
    • 1/3. Digitalización certificada (i)
      • Digitalización de la factura (multi-escáner )
      • Firma electrónica y sello de metadatos incrustado en fichero
      • Conservación de repositorio documental seguro
      • Clasificación e indexación de metadatos
      • La facturas pueden destruirse
    • 1/3. Digitalización certificada (ii)
      • Cumplimiento de requisitos:
      • Escaneado sin pérdida/ 1 fichero x factura/ resol. > 200ppp.
      • Formato de fichero (PDF/A).
      • Firma electrónica reconocida con metadatos en fichero.
      • No manipulación de datos entre escáner y base de datos.
      • Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos.
      • Posibilidad de auditoría e inspección.
    • 2a/3. Recepción de e-facturas
      • Captura de la e-factura:
        • Captura manual desde correo electrónico
        • Webservice de captura automática
      • Comprobación de firma digital válida
      • Almacenamiento en Intranet de facturas:
        • Combinación con facturas digitalizadas posible
      • Indexación de metadatos obligatorios (manual / asistida)
      • Inicio del flujo de aprobación  integrado ERP
    • 2b/3. Emisión de e-facturas
      • Captura de datos para facturar (p.ej. ERP)
        • Fichero TXT/ XML en directorio activo (red local)
        • Webservice de captura automática
      • Generación de documento con firma electrónica avanzada
      • Almacenamiento en Intranet de facturas (varios formatos)
      • Envío de factura al cliente:
        • Envío de email con adjunto + registro
        • Envío de enlace por email (acceso Extranet) + registro
    • 2/3. Esquema de emisión/recepción
    • 2/3. Facturación electrónica
      • Requisitos e-factura según la AEAT:
        • Campos obligatorios para las e-facturas
        • Firma electrónica avanzada y reconocida
        • Consentimiento de ambas partes
        • Accesibilidad completa e inmediata
        • Conservación de base de datos matriz (emisor)
        • Verificación de campos y de firma digital (receptor)
    • 3/3. Intranet de facturas La intranet de Facturas es la aplicación Web que se encargará de dar acceso organizado a las facturas y documentos anexos.
    • 3/3. Intranet de facturas
    • Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA) 3/3. Intranet de facturas
    • Integración desde Outlook con el portal de facturas. 3/3. Intranet de facturas
    • 3/3. Workflow aprobación de facturas
    • 3/3. Roles de usuario
      • Administración
      • Técnico
      • Controller/ Director financiero/ Gerente
      • Supervisor
    • 3/3. Extranet de facturas Ejemplo Extranet para clientes
      • Integrada con puestos de digitalización (multi-puesto)
      • Control de acceso y distribución
      • Acceso por navegador a facturas (multi-formato)
      • Consulta de facturas por clientes (Extranet) –opcional –
      • Integración con sistemas de la empresa:
        • Directorio activo
        • Integración clientes correo/ Office
        • Webservices
      3/3. Intranet de facturas
    • Módulos adicionales
      • Módulo Facturae
      • Módulo OCR/ICR
      • Ampliación a otros tipos documentales
    • Módulo “Facturae”
      • EMISIÓN :
        • Convierte facturas del ERP a formato Facturae 3.2
        • Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)
        • Empresa desarrolladora Facturae en registro AEAT
      • RECEPCIÓN :
        • Valida formato XML-Facturae
        • Captura XML-Facturae y lo convierte a fichero/ datos entendibles por ERP
        • Visualiza XML-Facturae en formato legible (PDF)
    • Integración con software OCR/ICR
      • Empleo de mejores marcas
      • Formatos estructurados/ no estructurados
      • Herramientas de validación
    • Proyecto llave en mano
      • Análisis de la necesidad
      • Personalización del producto
      • Integración de la solución
      • Validación de la solución
      • Puesta en marcha
      • Soporte y mantenimiento
      Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por solución eFactura Trabajo a medida Plazos típicos: 4-8 semanas
    • Beneficios de la solución
      • No limita el número de facturas ni documentos
      • Una sola instalación en su empresa para todos los escáneres
      • Incorpora portal de facturas y extranet (opcional)
      • Tecnología 100% web, se integra con su intranet
      • ‘ Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción.
      • Solución 3x1 : digitaliz. certificada, e-factura y gestión docum.
      • Facturación electrónica en formato Facturae posible.
      • Integración con ERP
      • Ampliable a gestión documental con más tipos documentales
    • Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz www.facturacionelectronica.biz