Plataforma de Facturacion Electrónica.Docubarcelona 2008

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Presentación de la plataforma de facturación electronica y digitalización certificada Adapting eFactura en Docubarcelona 2008. V Jornadas sobre contenidos y documentos digitales. Autor: Rubén …

Presentación de la plataforma de facturación electronica y digitalización certificada Adapting eFactura en Docubarcelona 2008. V Jornadas sobre contenidos y documentos digitales. Autor: Rubén Lafuente, Director de I+D de Adapting.

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  • 1. Jornada DOCUBARCELONA 2008 J d 2008: Contenidos y documentos digitales Solución modular de facturación electrónica y digitalización certificada para Pymes: Adapting eFactura Rubén Lafuente Jorge g Director Técnico/ I+D+i r.lafuente@adapting.com
  • 2. Indice 1. 1 ¿Quiénes somos? 2. ¿Por qué factura electrónica? 3. 3 Solución tecnológica: Ad ti eFactura S l ió t ló i Adapting F t 4. Ventajas de la solución Rubén Lafuente Jorge Director Técnico/ I+D+i r.lafuente@adapting.com
  • 3. ¿Quiénes somos? • Misión: Consultoría y desarrollo de aplicaciones avanzadas para la gestión de contenidos en Pymes, desde 1999. Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados. • Divisiones: Adapting ONE: consultoría y proyectos a medida Adapting LAB: “software factory”
  • 4. Plataforma ECM • ECM = Enterprise • Tipos de contenido: Content Management ▫ Facturas ▫ Documentos texto = Gestión de contenidos ▫ Presentaciones empresariales ▫ Registros certificados ▫ Páginas web Pá i b ▫ Imágenes,vídeos,multimedia ▫ Catálogos ▫ Bases de datos ▫ Ficheros de programas ▫ Plugins, widgets, etc.
  • 5. Concepto modular • Módulo base/ Core • Productos Funciones • Módulos funcionales Mód l f i l Módulos • Funciones funcionales Productos/ Suites Plataforma base (
  • 6. Concepto modular CAPTURE eFACTURE E-LEARNING E-COMMERCE MÓDULO COLLABORATION DOCUMENT WEBMANAGER MÓDULO WORKFLOW CORE PLATAFORMA Esquema montaje de productos
  • 7. Productos (suites) de la plataforma •F t Facturación electrónica ió l t ó i • Gestor documental • Gestor de contenidos web • Gestor redes sociales • Catálogos y e-commerce • Generador e learning e-learning
  • 8. ¿Por qué factura electrónica? 1. Bases legales 2. 2 Motivos organizativos/ económicos 3. Razones medioambientales
  • 9. Impulso legal • Aceptación p la Agencia Tributaria p por g ▫ Firma electrónica reconocida ▫ Seguridad legal • Ley de la Administración Electrónica (Ley 11/2007 de 30/10) ▫ Obli al uso de la f t Obliga l d l factura electrónica l t ó i ▫ Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae.es’) ▫ De obligado cumplimiento para licitaciones: 30/01/2009 grandes empresas 01/01/2010 resto de empresas
  • 10. 3 tipos de ordenamiento • Firma electrónica (desde 1999) • Facturación electrónica (desde 2003) ▫ Emitida a clientes ▫ Recibida de proveedores (en digital) • Digitalización certificada (O d EHA/962/2007) (Orden ▫ Recibida de proveedores (en papel) ▫IImpresión de f t ió d factura electrónica l t ó i
  • 11. Formatos aceptados • FORMATO FICHERO: ▫ No hay formato único de factura electrónica: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF, TXT, etc. son válidos. ▫ La AEAT usa XML con una estructura conocida como "Facturae" Facturae (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). • FORMATO FIRMAFIRMA: ▫ No existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ... ▫ La AEAT usa firma co formato XML dado po está da XadES. a a con o ato por estándar ad S. ▫ Es aconsejable la utilización de estándares.
  • 12. ¿Formato AEAT obligatorio? • No, se puede usar cualquier formato, pero se debe incluir , p q ,p imagen legible de la factura JUNTO con firma electrónica reconocida. • Pero, aquellos que sean proveedores de la AEAT u otras AAPP, deberán AAPP d b á expedir sus f t di facturas en f formato t ‘Facturae’ (AEAT-CCI).
  • 13. Formas de envío • No existe un modo único. Se puede enviar por: ▫ Correo electrónico ▫ FTP ▫ Página Web protegida con descarga. ▫ Servicio Web de obtención integración etc obtención, integración, etc. • El cliente debe aceptar ANTES la factura electrónica
  • 14. Motivos organizativos/económicos • Ahorro de costes • Integración con la aplicaciones de gestión internas • Obtención de información en tiempo real • Reducción de tiempos de gestión y toma de decisiones • Administración y contabilidad automatizadas • Ahorro de papel • Control de acciones erróneas • Será obligatorio para facturar a las AAPP.
  • 15. Ahorro por e-factura e factura • Gartner Group: p ▫ Los costes suelen reducirse en un 56% (emisor) y un 48% (receptor) • PriceWaterHouseCoopers: i C ▫ Entre un 60 y un 80% •A Asoc. Nacional d E N i l de Empresas d I t de Internet (ANEI) t (ANEI): ▫ Hasta un 40% de ahorro • Informe 2007 de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): ▫ Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros. ▫ Ahorro por factura electrónica recibida:0,70 euros,
  • 16. En trámite de homologación por AEAT
  • 17. Plataforma tecnológica 1. 1 Digitalización certificada (orden EHA/962/2007) 2. Emisión/ recepción (requisitos “www.facturae.es “) 3. 3 Portal de facturas 4. Flujos de trabajo 5. Módulos di i Mód l adicionales (l (opcionales) i l )
  • 18. Digitalización certificada • Requisitos homologación (EHA/962/2007): ▫ Escáner: formato imagen sin pérdida / >200 ppp ▫ Firma electrónica reconocida ▫ Metadatos incrustados en imagen ▫ No intervención humana (automatización) ▫ Consulta inmediata de facturas ▫ Cierre fiscal del ejercicio (base de datos segura) ▫ Proceso auditable e inspeccionable.
  • 19. Facturación electrónica • Requisitos “facturae es” de la AEAT: facturae.es ▫ Campos obligatorios de todas las facturas electrónicas ▫ Firma electrónica avanzada y reconocida ▫ Consentimiento de ambas partes ▫ Accesibilidad completa e inmediata ▫ Conservación de base de datos matriz (emisor) ▫ Verificación de campos y de firma digital (receptor)
  • 20. Proceso digitalización certificada (i) 1. Factura escaneada (formato sin p ( pérdida/ 1 fichero p factura/ / por / resol. mín. 200 ppp) 2. Firma electrónica y sello de metadatos incrustado 3. 3 Conservación de repositorio documental seguro 4. Clasificación e indexación de metadatos 5. La facturas pueden destruirse
  • 21. Proceso digitalización certificada (ii) Cumplimiento de requisitos: • Formato de fichero y firma digital (PDF/A) • No manipulación de datos entre escáner y base de p datos. • Cierre fiscal mediante firma de una copia de base de datos. • Posibilidad de auditoría e inspección.
  • 22. Esquema de emisión/recepción Módulos Generación Módulos Generación Firma Electrónica Firma Electrónica Receptor R t Factura Electrónica Factura + Electrónica Firma Factura + Electrónica Electrónica Firma • Correo electrónico Electrónica • FTP Módulos Verificación • HTTPS Firma Electrónica Autoridades de Certificación Emisor Almacenamiento Listas de Certificados C ifi d Revocados Factura Factura Electrónica Electrónica + + Firma Firma Electrónica Electrónica
  • 23. Proceso de emisión de facturas 1. Se deposita fichero TXT/ XML en carpeta activa p / p 2. La aplicación crea un documento con firma electrónica 3. Almacenamiento en repositorio documental en varios formatos 4. Envío l li t de E í al cliente d email con f t il factura adjunta o enlace al portal dj t l l t l 5. La aplicación permite combinar factura electrónica y digitalizada
  • 24. Proceso de recepción de facturas 1. 1 Webservice de recepción (opcional) 2. Comprobación de firma digital válida 3. 3 Almacenamiento en portal de facturas 4. Inicio del flujo de trabajo (opcional)
  • 25. Requisitos de emisión/ recepción • Integración con programa de contabilidad / ERP • ERP controla usuarios que no quieren e-factura • Envío por email con adjunto o enlace a p p j portal • Almacenamiento en portal de facturas • Comprobación validez firma digital • Formatos legibles (PDF/A) y tratables electrónicamente (XML)
  • 26. Portal de facturas • Gestor documental básico (incl. otros documentos) • Control de acceso y distribución • Proceso de aprobación de facturas recibidas p • Consulta de facturas por clientes (Extranet) • Descarga de facturas e integración de sistemas Esquema “formato Facturae 3.1” (opcional)
  • 27. Portal de facturas El P t l de Facturas Portal d F t es la aplicación Web que se encargará de dar acceso ordenado a las facturas y documentos anexos.
  • 28. Portal de facturas
  • 29. Portal de facturas Factura digitalizada y firmada en PDF/A Ficha de metadatos (registro IVA)
  • 30. Portal de facturas Ejemplo Extranet Ej l E t t para clientes
  • 31. Workflow aprobación de facturas Visualización n Modificación
  • 32. Roles de usuario • Administración • Técnico • Controller/ Director financiero/ Gerente • Supervisor Contabilizado Aprobado • Administración (validado) • Depto. Técnico • Supervisor • Administración • Director Cerrado Pendiente Verificado fiscalmente
  • 33. Módulos adicionales 1. 1 Módulo de gestión documental avanzada 2. Módulo OCR/ICR 3. 3 Módulo registro entrada/ salida 4. Módulo workflow
  • 34. Integración con software OCR/ICR • Opcional • Formatos estructurados/ no estructurados
  • 35. Proyecto llave en mano 1. Clasificación del problema p 2. Selección de la suite de productos 3. Personalización del producto 4. Validación d la l ió V lid ió de l solución 5. Puesta en marcha Necesidad del 6. Soporte y mantenimiento p cliente Funcionalidad cubierta por plataforma ECM Trabajo a medida
  • 36. Beneficios • Integración de todos los requisitos de digitalización certificada y facturación electrónica. • Portal de facturas segmenta a usuarios por empresa y perfil dentro de la misma. • Acceso a clientes por Extranet. • ‘Workflows’ básicos incorporados de emisión/ recepción. • Es posible relacionar con otros documentos contables. • Motor de búsquedas unificado y completo. • Empleo de estándares (W3C y AEAT). • Número facturas y usuarios ilimitado (licencia servidor). • Solución modular (plataforma ECM).
  • 37. www.adapting.com www.gestiondocumental.biz Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R D / Ch l R. Darwin 20 i Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 info@adapting.com