Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion Documental

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Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'.
En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia.
Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla

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Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion Documental

  1. 1. JORNADA TÉCNICA 12-11-2010: Nuevas herramientas tecnológicas de Gestión Documental: Necesidad y Oportunidad Rubén Lafuente Director I+D y Producto Noviembre 2010
  2. 2. Índice ponencia 1. Definición de conceptos 2. Normatividad colombiana e internacional 3. Requisitos de un SGD para entornos empresariales 4. Cómo implantar un SGD 5. Casos de éxito en diversos sectores 6. Beneficios de implantar un SGD 7. Demo “live” del producto
  3. 3. 1. Conceptos del área de gestión documental Enumerar conceptos manejados en el área Explicar la relación entre dichos conceptos Nombrar algunas entidades clave
  4. 4. 1.1 Enumeración de conceptos
  5. 5. 1.2. Explicación de conceptos DMS/ SGD: Document Management System o Sistema de Gestión Documental. ERMS: Electronic Records Management System o Sistema de Gestión de “Records”. CMS: Content Management System o Sistema de Gestión de Contenidos. BPM: Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio. CRM: Customer Relationship Management o Gestión de las Relaciones con Clientes. ERP: Enterprise Resource Planning o Gestión de Recursos Empresariales. Business Intelligence (BI): Inteligencia Empresarial o Inteligencia de Negocio. Relacionada con “Data Mining”. ECM: Enterprise Content Management o Gestión de Contenidos Empresariales.
  6. 6. 1.3. Algunas entidades clave Contenido: pieza de información almacenable electrónicamente. Documento “Record” (evidencia) Metadatos Carpeta Expediente Firma electrónica Factura electrónica Digitalización certificada Workflow (flujo de trabajo)
  7. 7. 1.3.1. Esquemas y metadatos FORMATOS DE METADATO: Correo electrónico Dirección web Fecha Fichero Imagen Lista maestra Listado Moneda NIF Núm. Decimal Núm. Entero Campo SÍ/ NO Tabla Texto corto Texto largo Video …… PROPIEDADES ESPECIALES: Buscable/ indexable Obligatorio o valor por defecto Visible por/ Editable por Destacado LISTAS MAESTRAS
  8. 8. 1.3.2. Estructura de documentos
  9. 9. 1.3.3. Ciclo de vida de documentos DEFINICIÓN DOCUMENTO: Contenido principal del gestor documental. Los documentos están clasificados por tipo documental. El anexo principal determina formato y esencia del documento. BORRADOR DOCUMENTO RECORD ARCHIVO
  10. 10. 1.3.4. Expedientes DEFINICIÓN EXPEDIENTE: Carpetas con estructura predefinida Documentos esperados se rellenan con docs. reales o con referencias a docs. externos Expedientes vivos o muertos (control de avance) A cada tipo es posible asignar un “workflow” diferente
  11. 11. 1.3.4. Protección de contenidos MÉTODOS DE PROTECCIÓN: Se emplean para el cumplimiento de requisitos legales Mecanismos presentes en ABOX: Declaración de records (evidencias) Cierre de expedientes Cierre de carpetas Cierre fiscal (certificado) Opciones de retención, liberación y destrucción Área de gran interés y normatividad
  12. 12. 1.3.5. Dispositivos de captura CAPTURADORAS: Maximizan la productividad del empleado Webservices de captura Reducen “gap” entre tareas normales de oficina y gestor documental abox (API WS) HotOffice: •WordToAbox •ExcelToAbox •OutlookToAbox •SendToAbox •HotPrinter HotFolder / HotScan HotMailbox eFactura 2.0
  13. 13. 1.3.6. Definición de workflows ELEMENTOS DE UN WORKFLOW: Estados Transiciones Guardas o requisitos Acciones Estado intermedio Estado intermedio Guarda Guarda Estado inicial Guarda Guarda Estado final Guarda Guarda WORKFLOW GENÉRICO AccAcc AccAcc AccAcc
  14. 14. 2. Normatividad colombiana e internacional Normativa colombiana de Archivística Normativa internacional sobre records electrónicos Integración con legislación empresarial, p.ej. e-factura
  15. 15. 2.1. Normatividad colombiana de Archivística Procedente de normas para papel Normatividad desde 1900 Ordenamiento caótico y muy diverso Dificultad de aplicación a nuevas tecnologías
  16. 16. 2.2. Requisitos de un Programa de Gestión Documental (PGD) 1. Producción documental 2. Recepción de documentos 3. Distribución de documentos 4. Trámite de documentos 5. Organización de documentos 6. Consulta de documentos 7. Conservación de documentos 8. Disposición final de documentos
  17. 17. 2.2.1. Producción documental Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Define formatos y medios de producción. Define soportes de almacenamiento (físicos y electrónicos). Se encarga de la normalización de la producción documental.
  18. 18. 2.2.2. Recepción de documentos Operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Actividades: Identificación de medios: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador): radicación y registro
  19. 19. 2.2.3. Distribución de documentos Actividades tendentes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario . Actividades: Distribución de documentos externos/ internos Envío y distribución de documentos a destinatarios
  20. 20. 2.2.4. Trámite de documentos Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Se deben considerar los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. ACTIVIDADES: Recepción de solicitud o trámite Preparación y envío de respuesta
  21. 21. 2.2.5. Organización de documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos ACTIVIDADES: Clasificación documental (fondo, sección, subsección, etc) Ordenación documental (ubicación y ordenación en series) Descripción documental TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Descripción según ISAD(G): 1. Área de identificación 2. Área de contexto 3. Área de contenido y estructura 4. Área de condiciones de acceso y uso 5. Área de documentación asociada 6. Área de notas 7. Área de control de la descripción.
  22. 22. 2.2.6. Consulta de documentos Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. ACTIVIDADES: 1. Formulación de la consulta 2. Estrategia de búsqueda 3. Respuesta a consulta
  23. 23. 2.2.7. Conservación de documentos Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos ACTIVIDADES: Protección de los documentos Suministro de equipos de archivo y sistemas de almacenamiento de información Implantación de un Sistema Integrado de Conservación
  24. 24. 2.2.8. Ciclo de vida de documentos ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
  25. 25. 2.2.9. Disposición final de documentos Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. ACTIVIDADES: Conservación total (valor permanente, archivo histórico, etc). Selección documental (selección para conservación total) Digitalización/ microfilmación Destrucción de la documentación (acta expurgo)
  26. 26. 2.3. Normativa internacional ERMS Guías Moreq2 (http://www.dlmforum.eu) “Model Requirements for the Management of Electronic Records”, Unión Europea (documento y anexo). Guías Moreq2010 (en desarrollo) Normas ICA International Council on Archives: “Principles and functional requirements for Records in Electronic Office Environments” (3 documentos) (http://www.ica.org). DoD 5015.2-STD, "Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications," November 1997, Departamento de Defensa, USA. (http://www.archives.gov/records-mgmt)
  27. 27. 2.4. Evolución normativa = tecnológica Papel Electronic Records Empresa sin papeles Certificación de productos software Años 1990-2010Siglo XX Desde 2003…
  28. 28. 2.5. Ampliación de criterios !!! LA EMPRESA SIN PAPELES Archivística (papel) Hardware (servidores y almacenam.) Comunicacio nes (internet) Software de gestión empresarial Usuario (facilidad de manejo)
  29. 29. 2.6. Normativa española sobre facturación electrónica Impulso legal: “apagón del papel” (2015?) Aceptación por la Agencia Tributaria: -Firma electrónica reconocida (desde 1999) -Factura electrónica regulada (desde 2003) Ley de Contratos Sector Público (Ley 30/2007 de 30/10): - Obliga al uso de la factura electrónica - Formato de AEAT reconocido (formato ‘facturae’) - De obligado cumplimiento para contratar con AAPP Digitalización certificada (Orden EHA/962/2007): - Recibida de proveedores (en papel) - Impresión de factura electrónica
  30. 30. 2.7. Normativa colombiana sobre facturación electrónica Decreto 1929 de Mayo de 2007 Modifica aspectos esenciales de leyes anteriores Resolución de la DIAN No.14465 de 28-11-2007 Especifica características y contenido técnico Autoriza la emisión y recepción de facturas electrónicas, cumpliendo un protocolo de: -Acuerdo previo entre las partes -Solicitud de numeración -Formato y estructura del documento -Contenido técnico de control (campo alfanumérico) -Conservación de la base de datos matriz -Reportes de actividad de facturación La e-factura puede convivir con facturación tradicional
  31. 31. 2.8. Ejemplo: Ahorro inducido por la e-factura Gartner Group: Los costes se reducen en un 56% (emisor) y un 48% (receptor) PriceWaterHouseCoopers: Entre un 60 y un 80% Asoc. Nacional de Empresas de Internet en España (ANEI): Hasta un 40% de ahorro Informe de Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC): Ahorro por factura electrónica emitida: 1,85 euros. Ahorro por factura electrónica recibida: 0,70 euros.
  32. 32. 3. Requisitos de un SGD para entornos empresariales Esquema general de requisitos Explicación de requisitos por etapas de gestión
  33. 33. 3.1. Requisitos de un SGD por etapas 1. CAPTURA E IMPORTACIÓN 2. INDEXACIÓN, CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN 3. CONSULTAS Y PRESENTACIÓN 4. GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN 5. PERSONALIZACIÓN Y COLABORACIÓN 6. SEGURIDAD, CONTROL Y AUTENTICACIÓN 7. ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN
  34. 34. 3.1.1. Captura e importación Obtención de documentos Elementos del proceso: Capturadoras (p.ej. HotFolder, HotOffice, HotMailbox,…) Importación masiva Formatos soportados Digitalización (escáneres, conexión, ...) OCR/ ICR: OCR básico: reconocimiento textos Tratamiento de imagen y marcas Procesamiento de formularios (Kofax, Readsoft Forms,…) ICR avanzado (reconocimiento no estructurado) Agregación de contenidos (importación BBDD)
  35. 35. 3.1.2. Indexación, clasificación y organización Metadatos, tipologías y árbol de carpetas Elementos del proceso: Metadatos automáticos Indexación de metadatos (manual) Diccionarios y tesauros Clasificación de documentos: Tipologías Ubicación de documentos Carpetas y subcarpetas
  36. 36. 3.1.3. Consultas y presentación Navegación por carpetas o tipos Búsquedas: Sencillas Avanzadas (en metadatos o en ficheros) Visualización de documentos Elementos del proceso: Frontend (navegador, escritorio, móvil, …) Sitios web (vistas) Visualizadores on-line Descarga Ficha de contenidos Impresión
  37. 37. 3.1.4. Gestión y distribución Trabajo con los contenidos Elementos del proceso: Gestión de usuarios, roles y organizaciones Entradas/ salidas (control de existencia) Gestión de versiones y bloqueos Gestión de expedientes (carpetas estructuradas) Envío, notificación, listados, volcados, … Exportación masiva Workflow/ procesos de negocio Gestión de otros contenidos (formularios, págs. web,…) Estadísticas e Informes (reporting)
  38. 38. 3.1.5. Personalización y colaboración Preferencias personales: Diseño gráfico Configuraciones de listados, pantallas, etc. Configuración de menús Localización e idiomas: Idioma de la interfaz Traducción de los contenidos Moneda, formatos, etc. Suscripción a contenidos: “Mis documentos” “Mis novedades” Guardar búsquedas (“Mis búsquedas”) “Mis tareas” Colaboración empresarial: redes sociales corporativas
  39. 39. 3.1.6. Seguridad, control y autenticidad Seguridad del acceso y los contenidos Elementos del proceso: Autenticación (login) Firmas digitales (servidor vs. cliente) Protección del tráfico de datos (SSL, firewall, …) Protección de ficheros (encriptación, permisos, …) Permisos de acceso y acción Gestión de “records” o evidencias Bloqueos temporales Cierres Cierres especiales (certificados) Retención y disposición. Destrucción de records Niveles de seguridad Auditoría de accesos y acciones
  40. 40. 3.1.7. Almacenamiento y conservación Aseguramiento del acceso y los contenidos a largo plazo Elementos del proceso: Copias de seguridad (política de backups) Encriptación de datos Arquitectura de sistemas Hardware de almacenamiento Formatos estándar de larga duración (p.ej. PDF/A, ISO19005)
  41. 41. 4. Cómo implantar un SGD Perfil de organizaciones interesadas Subsectores sensibles Planificación de un proyecto de gestión documental Ejemplo de un ruta de toma de datos
  42. 42. 4.1. Perfil de los clientes interesados Organización mediana-grande (entre 25-500 empleados). Varias sedes/ oficinas. Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros,etc.) Presencia de “islas” de información (necesidad de integración) Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva. Posibilidad de automatizar procesos (disponibilidad de ISO) Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, plazos de conservación, etc.) Disponibilidad de sistemas de gestión empresarial anteriores (ERPs, CRMs, etc.)
  43. 43. 4.2. Subsectores más sensibles Inmobiliarias, constructoras, .... Fabricantes de equipos, tecnología, … Transporte, logística, …. Distribución (alimentación, componentes, …) Centros de salud, hospitales, mútuas (EPS), … Seguros, finanzas, bancos, … Servicios especializados, centros I+D, … Consultoras, asesorías, …. Administraciones públicas (e-Administración)
  44. 44. 4.3. Recomendaciones básicas • Requiere consultoría Archivística • Inicio con piloto monodepartamental • Integración con resto de SI ADMINISTRACIÓN Y GRAN EMPRESA • > 25 empleados • Departamento de Sistemas • Experiencia en implantaciones previas de software de gestión MEDIANA EMPRESA • < 25 empleados • Sin responsable directo de Sistemas • Inicio con SaaS (software en la nube) PEQUEÑA EMPRESA
  45. 45. 4.4. Implantación de productos Se recomienda análisis y consultoría documental previa: 1. Revisión de la licencia/ selección productos 2. Análisis y toma de datos 3. Instalación 4. Parametrización y diseño gráfico 5. Desarrollos a medida (opcional, mín.) 6. Puesta en marcha (carga, conexiones y validación) 7. Documentación y formación Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por SGD Trabajo a medida
  46. 46. 4.5-a. Ruta de toma de datos 01 SITIOS WEB, PESTAÑAS Y ENTRADAS Número de sitios e identificación de los mismos Configuración acceso a sitios (formulario) Tipo de acceso a Abox (subdominio vs. URL) Definir pestañas (grupos de menús, entradas después) 02 USUARIOS Tipos de usuarios Grupos de usuarios Forma autenticación (login) 03 ORGANIZACIONES Tipos de organizaciones Grupos de organizaciones 04 ROLES Y PERMISOS Roles principales Preconfiguración de permisos a roles principales 05 TIPOS, ESQUEMAS Y METADATOS Esquemas de metadatos x entidad Campos de metadatos x esquema Propiedades de cada campo Listas maestras 06 CARPETAS Y EXPLORACIÓN Estructura inicial del repositorio Bandejas de entrada? Carpetas personales? 07 TIPOS DOCUMENTALES Y DOCUMENTOS Jerarquía y estructura inicial de tipos Tiene versiones? Tiene relaciones? Restricción de acciones? 08 REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA Tiene registro de entrada y salida? Requisitos de generación de códigos Tiene impresión de etiquetas? Tiene importador de anexos? 09 TIPOS EXPEDIENTE Y EXPEDIENTES Tiene expedientes? Tipos de expediente iniciales (estructura) Tiene relaciones? Restricción de acciones? 10 DICCIONARIO Tiene diccionario? Existe un tesauro en la organización para importar? 11 BÚSQUEDAS DE CONTENIDOS Campos buscables Ocultación de campos Tipo visualización resultados contenidos no accesibles? Búsqueda en anexos habilitada? 12 PROTECCIÓN DE CONTENIDOS Tiene records? Tiene cierres de carpetas y expedientes? Tipos documentales a proteger 13 FORMULARIOS Tiene formularios? Diseño de formularios iniciales y plantillas 14 WORKFLOW Y TAREAS PENDIENTES Tiene workflow editable? Tiene tareas pendientes? Definición y diseño de workflows iniciales
  47. 47. 4.5-b. Ruta de toma de datos 15 MENÚ PERSONAL Tiene suscripción a contenidos (autor vs. suscriptor)? Configuración del menú personal Tiene Mis búsquedas? 16 FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Requiere emisión de facturas? Requiere recepción de facturas? Formato facturae? Requiere eFactura homologada 2.0? 17 INTEGRACIONES BÁSICAS Preparación de accesos directos Configuración del single sign-on (LDAP) Requiere acceso a webservices? 18 DATOS PARA LA INSTALACIÓN Características servidor Almacenamiento de ficheros (servidor vs. NAS)? Instalación en DMZ? Abox accesible desde capturadoras? Aspectos de seguridad y política de backups? Escáneres (capacidad, prestaciones, software,…) PCs y dispositivos móviles? (navegador, sist. operativo,…) Acceso a sistemas para mantenimiento? 19 DATOS PARA LA PARAMETRIZACIÓN A CONFIGURACIÓN DE LA PLATAFORMA Datos del cliente Datos de la instalación + comunicaciones Generador de códigos x entidad Formularios de parametrización B LOCALIZACIÓN E IDIOMAS Definir idioma por defecto de Abox Seleccionar o definir idiomas disponibles Localización de términos de la interfaz (si procede) Tiene contenidos traducibles? C PERSONALIZACIÓN DEL DISEÑO Logotipos y estilos x sitio Imágenes de cabecera y fondos x sitio Plantillas de mail + notificaciones D CARGAS DE DATOS INICIALES Manuales Definición y carga de menús x sitios Tipos x entidad Metadatos Ajuste fino de permisos x roles Exportación/ importación Preparación de plantillas para importación del cliente Importación de usuarios Importación de organizaciones Importación de carpetas Importación de expedientes Importación de documentos Importación inicial de palabras clave 20 DISPOSITIVOS DE CAPTURA Dispone de captura externa? Dispone de HotOffice? Dispone de HotPrinter? Configuración HotMailbox Configuración HotFolder Configuración HotScan Tiene OCR/ ICR externo? Cuál? Para cada aspecto: 1) Si están disponibles/ contratados? 2) Si se necesitan? 3) Cuáles son, si procede? 4) Si son gestionables por el cliente final? 5) Si aplican restricciones? Cuáles?
  48. 48. 5. Casos de éxito de implantación de un SGD Laboratorios
  49. 49. 5.1. Ejemplos de implantación en empresas Algunas implantaciones en España: Gamamobel (fabricante muebles) Actren (servicios ferroviarios) Agdojavi (transportes) Audigest (gestoría) Surgival- Grupo Cosías (fabricante implantes) Noguera-Piñol (concesionario BMW) Isdefe (servicios técnicos para Defensa) Cámara de Comercio de Toledo (servicio público)
  50. 50. Fabricante de muebles a medida y tapizados, Valencia. Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP. 4.000 expedientes/ mes 50 usuarios internos Duración proyecto: 4 meses
  51. 51. Necesidades • Control del acceso a la documentación • Mejora de la búsqueda de información • Deterioro físico del almacén documental (inundación) • Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP y Gestor documental • Anexar al expediente documentos externos ENTORNO TECNOLÓGICO: • ERP a medida • Integración mediante webservices (SOAP) • Entorno Intranet , servidor dedicado • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
  52. 52. Solución técnica Abox Document: • Módulo de expedientes • Módulo de captura (Hot-Scan con reconocimiento cód.barras) A medida: • Conector con ERP a medida (webservices)
  53. 53. Resultados
  54. 54. Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid. Implantación de un gestor documental multi-sede. 3.000 referencias 600 documentos/mes (creciendo) 40 usuarios internos Acceso clientes Duración proyecto: 4 meses
  55. 55. Necesidades • Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres • Control del acceso a la documentación • Segmentación de información por perfiles internos y clientes • Flujos de aprobación documental + gestión de versiones ENTORNO TECNOLÓGICO: • Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
  56. 56. Solución técnica Abox Document: • Módulo de gestión documental • Módulo de workflow A medida: • Configuración y carga de carpetas • Carga de tipos documentales
  57. 57. Resultados
  58. 58. Transporte Internacional del Mueble, Beniparrell (Valencia). Implantación de un gestor documental con OCR, facturación electrónica y Extranet para clientes. 1.200 expediciones/ mes 12 usuarios internos 400 clientes Duración proyecto: 6 meses
  59. 59. Necesidades • Reducción de costes (papel + envíos + gestión) • Mejora de la imagen frente al cliente • Facturación electrónica con Extranet para clientes • Envío de documentación al cliente y registro de entrega • Reconocimiento automático del CMR (integración Kofax) • Integración con ERP (PICK) • Aprovechamiento para gestión calidad (modo Intranet) ENTORNO TECNOLÓGICO: • Entorno Intranet/Extranet, servidor dedicado alojado en empresa • SQL Server 2000 / Windows 2000 Server • Escáner Kodak I80 / Kofax Ascent Capture
  60. 60. Solución técnica Abox Document: • Módulo de gestión documental • Pack de captura (Hot-Folder) • Módulo Invoice A medida: • Conector ERP • Acceso a Extranet desde página web
  61. 61. Resultados
  62. 62. Servicios de auditoría y gestión, Griñón (Madrid). Implantación de un gestor documental en modo Extranet para clientes. 5.000 documentos/ mes 10 usuarios internos 300 clientes Duración proyecto: 5 meses
  63. 63. Necesidades • Proporcionar visibilidad de documentos a clientes • Segmentación de información por cliente y tipo de servicio • Automatización total de la creación de documentos (ficheros, bases de datos, carpetas activas, OCR-Forms, etc). • Servicio de disco-duro virtual a clientes ENTORNO TECNOLÓGICO: • Entorno Extranet , servidor en datacenter • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server • Readsoft Forms ®
  64. 64. Solución técnica Abox Document: • Módulo de gestión documental • Módulo de captura (carga multi-fuente) A medida: • Automatismos en generación de documentos para nuevos clientes • Capacidad de tarifar el servicio de acceso a la documentación
  65. 65. Resultados
  66. 66. Fabricante de implantes quirúrgicos, Paterna (Valencia). Implantación de un catálogo on- line y sistema de noticias. 150 productos 5 usuarios internos 250 clientes Duración proyecto: 2 meses
  67. 67. Necesidades • Catálogo de productos autogestionable • Selección gráfica del catálogo (esqueleto humano) • Zona privada para documentación técnica • Mejora en la comunicación ENTORNO TECNOLÓGICO: • Página web XHTML • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
  68. 68. Solución técnica Abox Webmanager (mód. News) Abox Shop (v. Info) A medida: • Diseño y desarrollo de una página web moderna (con zona privada) • Integración del catálogo con imagen
  69. 69. Resultados
  70. 70. Concesionario BMW, Alpicat (Lleida). Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos. 100 pedidos/ mes 25 usuarios internos Duración proyecto: 3 meses
  71. 71. Necesidades • Control de la documentación y estado de expedientes • Reducción del papeleo, tiempos de búsqueda, etc. • Mejora de la imagen frente al cliente • Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc) • Permitir análisis comercial ENTORNO TECNOLÓGICO: • Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server • Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)
  72. 72. Solución técnica Abox Document: • Módulo de gestión de expedientes • Módulo de captura (carga multi-fuente) • Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos) A medida: • Creación automática de documentos personalizados por tipo de expediente y tipología del cliente
  73. 73. Resultados
  74. 74. ISDEFE (Ingeniería de Sistemas para la Defensa de España, S.A.), empresa pública, Madrid. Implantación de un sistema integral de facturación electrónica con digitalización certificada. 1.000 facturas prov./ año Gran complejidad facturas y sistemas informáticos 25 usuarios internos Duración proyecto: 9 meses
  75. 75. Necesidades • FASE 1: Recepción facturas papel, digitalización certificada y transferencia a ERP (eliminación papel según req. AEAT) – OCR/ICR sobre facturas recibidas en papel – Enrutamiento de facturas a workflow de aprobación complejo. • FASE 2: Emisión de e-facturas a clientes en formato Facturae – Entrega automática a AAPP (webservices) • FASE 3: Recepción y gestión de e-facturas recibidas formato Facturae – Crecimiento hacia gestión documental con otros tipos docs. ENTORNO TECNOLÓGICO: • Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa • SQL Server 2008 / Windows 2008 Server • Oracle E-Business Suite 11.5 • Escáneres Fujitsu departamentales (2 puestos digitalización)
  76. 76. Solución técnica Abox Invoice con eFactura 2.0: • Módulo de facturación electrónica • Módulo de eFactura (2 puestos) + Conversor Facturae • Readsoft Invoices (implantado por fabricante) A medida: • Workflows de recepción y envío • Integración con ERP Oracle (buzones de conexión) • Conciliación de facturas • Integración con WS de Ministerio Economía
  77. 77. Resultados
  78. 78. Cámara de Comercio de Toledo, organismo público, Toledo, España. Implantación de un sistema de registro digital de entrada y salida. >100 documentos / día Antes, fotocopias para gestión interna y envío físico. Varias sedes 12 usuarios internos Duración proyecto: 4 meses
  79. 79. Necesidades • Descentralización del puesto de registro: varias ubicaciones. • Acceso local y remoto a consulta de la documentación • Simplificación y automatización del proceso de registro • Reducción fotocopias, ahorro energético, de papel y de tóner • Modernización informática: mayor capacidad, seguridad y velocidad • Integración con aplicaciones y bases de datos de clientes. ENTORNO TECNOLÓGICO: • Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa • SQL Server 2003/ Windows 2003 Server • Bases de datos internas Access y SQL Server • Escáneres sencillos mono-usuario
  80. 80. Solución técnica Abox Document: • Módulo de registro de entrada/ salida A medida: • Automatización del formulario de alta según tipo documental • Asignación automática de números de registro • Integración con BD de clientes y consultas
  81. 81. Resultados
  82. 82. 5.2. Implantaciones previstas en Barranquilla Cámara de Comercio de Barranquilla Superbrix (fabricante maquinaria internacional) Serfinansa (entidad financiera, accionista Olímpica) Entidad pública (pdte)
  83. 83. 6. Beneficios de la implantación de un SGD Calculadora de ahorros directos Beneficios intangibles
  84. 84. 6.2. Calculadora de ahorros directos • Fotocopias • Faxes • Tóners impresora • Servicios mantenim. Papel • Teléfono, faxes • Envíos • Sobres, envoltorios Comunica- ciones, envíos • Estanterías • Cajas • Metros cuadrados • Deterioro físico Almacena- miento • Búsquedas • Pérdidas • Duplicación tareas • Mala gestión Tiempo • Fotocopias • Registro/clasificación • Entrada de datos • Manipulación papel Personal
  85. 85. 6.3. Beneficios intangibles Producti- vidad Agilidad, asignación responsabil. Cumpli- miento legal Gestión del conocimien to Toma de decisiones informada Imagen de empresa
  86. 86. 7. Demo on-line del producto
  87. 87. 7.2. ¿Quiénes somos? Adapting: Consultoría y desarrollo de soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM) desde 1999. Localizada en el Parque Tecnológico de Valencia (España), 20 empleados. Desde 2008, fabricante de SGD con red nacional e internacional de partners. Content management for smart companies
  88. 88. 7.3. Analogía con “ERP de contenidos”
  89. 89. 7.4. Concepto modular Funciona- lidades Módulos/ Paquetes Modelos de producto Productos/ Suites Plataforma base (core)
  90. 90. 7.5. Productos (suites) de la plataforma 2008-2010 2011-2012
  91. 91. 7.5. Productos incorporados en ABOX • En abox document los contenidos básicos son carpetas, documentos y expedientes. • abox invoice añade funcionalidades de facturación electronica. • abox workflow incorpora flujos de trabajo para gestionar contenidos.
  92. 92. Gracias por su atención Adapting, S.L. Parque Tecnológico de Valencia C/. Charles Robert Darwin, 20 46980 Paterna (Valencia) Spain Tel. +34 961 318 244 Fax. +34 961 318 246 info@adapting.com www.adapting.com
  93. 93. 5.1. INVOICE>Emisión de e-facturas REQUISITOS: Consentimiento previo del receptor y emisor. Empleo de una firma electrónica legalmente reconocida. Las e-facturas deben ser completas e inmediatamente accesibles. El emisor debe conservar la base de datos matriz. Debe ser posible verificar validez de firma digital de facturas. PROCESO: 1. Integración/ importación 2. Generación automática 3. Archivo en formato legal (PDF/A) 4. Notificación al cliente 5. Acceso Extranet/ webservices Formato XML-facturae
  94. 94. 5.2. INVOICE>Recepción de e-facturas REQUISITOS: Buzón de email ó Webservice de recepción (opcional) Comprobación de firma válida Almacenamiento en abox invoice Inicio del flujo de trabajo de aprobación PROCESO: 1. Recepción + Comprobación de firma 2. Extracción de datos (manual/ vía OCR-ICR) 3. Circuito de revisión/ aprobación 4. Exportación al ERP 5. Contabilización en ERP
  95. 95. 5.3. INVOICE>Digitalización certificada REQUISITOS: Escaneado sin pérdidas de imagen con resol. mín. Formato fichero resultante (PDF/A) Firma electrónica reconocida con metadatos en mismo fichero. Garantiza NO manipulación entre el escáner y BD Cierre fiscal con backup y firma de copia de la BD Posibilidad de auditoría e inspección posterior. PROCESO: 1. Escaneado con solución homologada 2. Extracción de datos (manual/ vía OCR-ICR) 3. Circuito de revisión/ aprobación 4. Exportación al ERP 5. Contabilización en ERP 5. Conciliación y cierre fiscal 7. Destrucción física del papel

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