Demo Gestor Documental Adapting Document

Demo-presentación de la plataforma de gestión documental

Indice
Características Adapting Document®
Ventajas
Aplicaciones de la plataforma
Funcionalidades
Casos y ejemplos

Características
Tecnología 100% Web
Identificación y caracterización de usuarios
Personalización de contenidos
Gestión de perfiles y permisos
Capacidad de distribución y notificación
Facilidad de manejo / Usabilidad
Workflow colaborativo
Rapidez de implantación
Personalización de diseño y funciones
Especialización por sector/ aplicación

Ventajas
Reutilización del conocimiento
Velocidad de implantación
Fiabilidad de resultados
Optimización de costes
Facilidad de mantenimiento
Crecimiento y mejora modular

Aplicaciones del gestor documental
Gestión de la documentación del sistema de calidad
Gestión colaborativa de la documentación técnica y de I+D
Extranet de intercambio de documentación con clientes y proveedores
Gestión digitalizada del registro de entrada de correspondencia
Gestión de facturas y su flujo de aprobación
Gestión digitalizada de expedientes
Gestión de facturas electrónicas (Portal de e-facturas)

Aplicaciones verticales
Empresas de digitalización y custodia
Sector inmobiliario:
Registro de entrada/ salida
Gestión de expedientes de promoción
Concesionarios automóvil:
Gestión de expedientes comerciales
Centros de I+D+i:
Gestión del conocimiento
Observatorios tecnológicos
Administración pública:
Registro de entrada/ salida
e-Administración

Buscador avanzado Busca en la base de datos documental combinando filtros acumulables para afinar la búsqueda

Búsqueda tipo documental ‘factura’ Configurable: solicita automáticamente los datos adicionales del tipo de documento a buscar, la factura

Alta de nuevo documento en el gestor Formulario de alta manual de documento, se rellenan los datos que lo caracterizan y se adjunta el archivo/documento desde el disco del PC o carpeta de la red local

Estructura de carpetas Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows. Permite varios niveles y navegar por ellas para localizar los documentos También se navega por las carpetas al estilo menú web

Listado de documentos Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración. Nos muestra el tipo, código, título, fecha y estado del documento.

Ficha de metadatos y anexo Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. Adjunta el fichero o ‘documento’ listo para su descarga

Ficha de expediente con documentos Ficha de datos del expediente con listado de documentos que lo integran y acciones pendientes sobre ellos

Mis tareas pendientes con alertas Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de días de retraso en su tramitación

Circuito / flujo de aprobaciones Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o cambio de estado por parte de los responsables de su tramitación . Por ejemplo apruebo esta factura y la dejo pendiente de contabilización por el dpto. de contabilidad

Reconocimiento de código de barras Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para reconocimiento del código de barras y la indexación automática tras el escaneado por lotes.

Integrable con OCR de caracteres Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el escaneado para indexar automáticamente . Por ejemplo puede reconocer el nº de CMR y escribirlo en la ficha anexando su correspondiente imagen escaneada

Importador de archivos digitalizados Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan en lote automáticamente a sus fichas de metadatos.

Caso gestor documental I

Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia).
Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida.
4.000 expedientes/ mes
50 usuarios internos
Resumen I

Necesidades I
Control del acceso a la documentación
Mejora de la búsqueda de información
Deterioro físico del almacén documental (inundación)
Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP y Gestor documental
Cumplimentación del expediente con documentos externos
ENTORNO TECNOLÓGICO:
ERP a medida
Integración mediante webservices (SOAP)
Entorno Intranet , servidor dedicado
SQL Server 2005 / Windows 2003 Server

Solución técnica I
Adapting Document®:
Módulo de expedientes
Módulo de captura (reconocimiento cód.barras)
A medida:
Conector con ERP a medida

Resultados I

Caso gestor documental II

Concesionario BMW,
Alpicat (Lleida).
Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.
Resumen II

Necesidades II
Control de la documentación y estado de expedientes
Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc.
Mejora de la imagen frente al cliente
Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)
Permitir análisis comercial
Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa
Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)

Solución técnica II
Adapting Document® :
Módulo de gestión de expedientes
Módulo de captura (carga multi-fuente)
Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)
A medida:
Creación automática de documentos personalizados por tipo de expediente y tipología del cliente

Resultados II

Caso gestor documental III

Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
Implantación de un gestor documental multi-sede.
3.000 referencias
600 documentos/mes (creciendo)
Acceso clientes
Resumen III

Necesidades III
Control del acceso a la documentación
Segmentación de información por perfiles internos y clientes
Flujos de aprobación documental + gestión de versiones
Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres
Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter

Resultados III

Otros ejemplos gestor documental I

Otros ejemplos gestor documental II

Otros ejemplos gestor documental III

Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 marketing@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz

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Demo Gestor Documental Adapting Document

by Adapting on Oct 02, 2009

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