Demo Gestor Documental Adapting Document
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Demo Gestor Documental Adapting Document

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Presentación DEMO de la plataforma de gestión documental Adapting Document. ...

Presentación DEMO de la plataforma de gestión documental Adapting Document.

Contenidos:

- Características de Adapting Document

- Ventajas

- Aplicaciones

- Funcionalidades

- Casos y ejemplos

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Demo Gestor Documental Adapting Document Demo Gestor Documental Adapting Document Presentation Transcript

  • Demo-presentación de la plataforma de gestión documental
  • Indice
    • Características Adapting Document®
    • Ventajas
    • Aplicaciones de la plataforma
    • Funcionalidades
    • Casos y ejemplos
  • Características
    • Tecnología 100% Web
    • Identificación y caracterización de usuarios
    • Personalización de contenidos
    • Gestión de perfiles y permisos
    • Capacidad de distribución y notificación
    • Facilidad de manejo / Usabilidad
    • Workflow colaborativo
    • Rapidez de implantación
    • Personalización de diseño y funciones
    • Especialización por sector/ aplicación
  • Ventajas
    • Reutilización del conocimiento
    • Velocidad de implantación
    • Fiabilidad de resultados
    • Optimización de costes
    • Facilidad de mantenimiento
    • Crecimiento y mejora modular
  • Aplicaciones del gestor documental
    • Gestión de la documentación del sistema de calidad
    • Gestión colaborativa de la documentación técnica y de I+D
    • Extranet de intercambio de documentación con clientes y proveedores
    • Gestión digitalizada del registro de entrada de correspondencia
    • Gestión de facturas y su flujo de aprobación
    • Gestión digitalizada de expedientes
    • Gestión de facturas electrónicas (Portal de e-facturas)
  • Aplicaciones verticales
    • Empresas de digitalización y custodia
    • Sector inmobiliario:
      • Registro de entrada/ salida
      • Gestión de expedientes de promoción
    • Concesionarios automóvil:
      • Gestión de expedientes comerciales
    • Centros de I+D+i:
      • Gestión del conocimiento
      • Observatorios tecnológicos
    • Administración pública:
      • Registro de entrada/ salida
      • e-Administración
  •  
  • Buscador avanzado Busca en la base de datos documental combinando filtros acumulables para afinar la búsqueda
  • Búsqueda tipo documental ‘factura’ Configurable: solicita automáticamente los datos adicionales del tipo de documento a buscar, la factura
  • Alta de nuevo documento en el gestor Formulario de alta manual de documento, se rellenan los datos que lo caracterizan y se adjunta el archivo/documento desde el disco del PC o carpeta de la red local
  • Estructura de carpetas Lista de las carpetas donde se ubican los documentos, al estilo Windows. Permite varios niveles y navegar por ellas para localizar los documentos También se navega por las carpetas al estilo menú web
  • Listado de documentos Listado de documentos resultado de una búsqueda en la carpeta de Administración. Nos muestra el tipo, código, título, fecha y estado del documento.
  • Ficha de metadatos y anexo Datos que caracterizan el documento y forman la base de datos sobre la que actúa el buscador. Adjunta el fichero o ‘documento’ listo para su descarga
  • Ficha de expediente con documentos Ficha de datos del expediente con listado de documentos que lo integran y acciones pendientes sobre ellos
  • Mis tareas pendientes con alertas Lista de documentos sobre los que el usuario tiene tareas pendientes. Con alertas de días de retraso en su tramitación
  • Circuito / flujo de aprobaciones Flujo de trabajo sobre los documentos. Aprobaciones o cambio de estado por parte de los responsables de su tramitación . Por ejemplo apruebo esta factura y la dejo pendiente de contabilización por el dpto. de contabilidad
  • Reconocimiento de código de barras Generación e impresión de etiquetas con los datos del documento para reconocimiento del código de barras y la indexación automática tras el escaneado por lotes.
  • Integrable con OCR de caracteres Opcionalmente se puede integrar un software OCR o reconocimiento de caracteres durante el escaneado para indexar automáticamente . Por ejemplo puede reconocer el nº de CMR y escribirlo en la ficha anexando su correspondiente imagen escaneada
  • Importador de archivos digitalizados Los documentos ya escaneados a PDF o en cualquier formato electrónico, se incorporan en lote automáticamente a sus fichas de metadatos.
  •  
  • Caso gestor documental I
    • Fabricante de muebles a medida y tapizados, Beniparrell (Valencia).
    • Implantación de un gestor de expedientes integrado con ERP a medida.
    • 4.000 expedientes/ mes
    • 50 usuarios internos
    Resumen I
  • Necesidades I
    • Control del acceso a la documentación
    • Mejora de la búsqueda de información
    • Deterioro físico del almacén documental (inundación)
    • Creación automática de expedientes desde el ERP + vínculo entre ERP y Gestor documental
    • Cumplimentación del expediente con documentos externos
    • ENTORNO TECNOLÓGICO:
    • ERP a medida
    • Integración mediante webservices (SOAP)
    • Entorno Intranet , servidor dedicado
    • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
  • Solución técnica I
    • Adapting Document®:
    • Módulo de expedientes
    • Módulo de captura (reconocimiento cód.barras)
    • A medida:
    • Conector con ERP a medida
  • Resultados I
  • Caso gestor documental II
    • Concesionario BMW,
    • Alpicat (Lleida).
    • Implantación de un gestor de expedientes para compra-venta de vehículos.
    • 25 usuarios internos
    Resumen II
  • Necesidades II
    • Control de la documentación y estado de expedientes
    • Reducción del papeleo , tiempos de búsqueda, etc.
    • Mejora de la imagen frente al cliente
    • Mejora en transacciones con terceros (p.ej. Gestoría, Tráfico, etc)
    • Permitir análisis comercial
    • ENTORNO TECNOLÓGICO:
    • Entorno Intranet, servidor dedicado alojado en empresa
    • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
    • Escáner Fujitsu ScanSnap S500 (x puesto venta)
  • Solución técnica II
    • Adapting Document® :
    • Módulo de gestión de expedientes
    • Módulo de captura (carga multi-fuente)
    • Módulo de workflow (tareas pendientes y bloqueos)
    • A medida:
    • Creación automática de documentos personalizados por tipo de expediente y tipología del cliente
  • Resultados II
  • Caso gestor documental III
    • Servicios de mantenimiento ferroviario (CAF y Renfe), Madrid.
    • Implantación de un gestor documental multi-sede.
    • 3.000 referencias
    • 600 documentos/mes (creciendo)
    • 40 usuarios internos
    • Acceso clientes
    Resumen III
  • Necesidades III
    • Control del acceso a la documentación
    • Segmentación de información por perfiles internos y clientes
    • Flujos de aprobación documental + gestión de versiones
    • Problemática de crecimiento y deslocalización de talleres
    • ENTORNO TECNOLÓGICO:
    • Entorno Intranet/Extranet , servidor en datacenter
    • SQL Server 2005 / Windows 2003 Server
  • Resultados III
  • Otros ejemplos gestor documental I
  • Otros ejemplos gestor documental II
  • Otros ejemplos gestor documental III
  • Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E-46980-Paterna (Valencia) Tel. 96 131 82 44 marketing@adapting.com www.adapting.com www.gestiondocumental.biz