Your SlideShare is downloading. ×
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Notulen en verslag vergadering
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Notulen en verslag vergadering

3,384

Published on

Dag notulist, …

Dag notulist,
notuleren en een verslag van een vergadering maken lijkt dan toch niet zo simpel. Daarom een aantal voorbeelden van een verslag van een vergadering. Ook de nodige uitleg die je als notulist bijbrengt om te leren notuleren zodat je notulen schitteren.
Veel succes met deze notulen van de training
AatjeManon

Published in: Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
3,384
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1
Actions
Shares
0
Downloads
35
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Notuleren bijvergaderingen 1
  • 2. De volledigeverantwoordelijkheid voor jouw onthouden ligt in het onderwijzen – mijn onderwijzen. 2
  • 3. Inhoudstafel Inleiding Agenda & Uitnodiging Notulen - Verslagen Houding voorzitter - notulist - deelnemer Vergadering: Taken voor - tijdens - na Verdere lectuur Bijlage: voorbeelden 3
  • 4. INLEIDING 4
  • 5. Wij vergaderen? 5
  • 6. Wij vergaderen?Arbeidskost vergaderen in Nederland+25 miljard euro/jaar Zou dit in België anders zijn? 6
  • 7. Waarom Vergaderen? Altijd met een bepaald doel!!! (bijdrage aan de continuïteit van een bedrijf of organisatie) 7
  • 8. VergaderContextSoort van Doel van Functie vanvergadering/ vergadering/ Verslagvorm verslaggesprek gesprek 8
  • 9. 1Soort Vergadering: Inhoudelijk: informeren, mening vormen/discussiëren, voorstel bespreken/probleem oplossen, besluit vormen, brainstormen, beleid bepalen en evalueren/voortgang bewaken Rationeel: motiveren en enthousiasmeren 9
  • 10. Vergaderdoelen: 2BOB-model 10
  • 11. 2BOB-model I ‘meeweten’  beeldvormingsfase (veel vragen stellen) II ‘meedenken’  oordeelsvorming (criteria bespreken) III ‘meebeslissen’  besluitvorming (knoop doorhakken) IV ‘doel’  planningsfase (uitvoering) 11
  • 12. 2Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp : ◦ Waarom op agenda? ◦ Wat moet worden bereikt  Verstrekken van beloofde informatie door de voorzitter  Ruimte voor de deelnemers om vragen te stellen ter verduidelijking  Extra informatie van de deelnemers over het onderwerp en stellen van vragen  Samenvatting door de voorzitter van alle relevante informatie Figuur 7. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel informatie-overdracht 12
  • 13. 2Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp ◦ Waarom op agenda ◦ Wat moet worden bereikt  Deelnemers lanceren ideeën  Vaststellen criteria waaraan ideeën moeten worden getoetst  Toetsing van ideeën, bijvoorbeeld op haalbaarheid en uitvoerbaarheid  Samenvatting door voorzitter van de discussie en de haalbare en uitvoerbare ideeën Figuur 8. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel ideeënginerering 13
  • 14. 2Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp ◦ Waarom op de agenda ◦ Wat moet worden bereikt  Deelnemers geven hun mening  Deelnemers komen tot (liefst) een gedeelde mening  Samenvatting door voorzitter van de discussie en de gedeelde mening (indien bereikt) Figuur 9. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel meningsvorming 14
  • 15. 2Bespreekschema  Inleiding over het onderwerp ◦ Waarom op de agenda ◦ Wat moet worden bereikt  Vaststelling van de criteria waaraan het besluit moet worden getoetst  Toetsing van de mogelijke besluiten aan de criteria  Deelnemers nemen een besluit  Samenvatting door de voorzitter van de discussie en het genomen besluit (indien bereikt) Figuur 10. Bespreekschema voor agendapunt met als vergaderdoel besluitvorming 15
  • 16. 2Centrale Vragen of vragen Functie voor de notulist:  voor: maakt duidelijk welke een antwoord behoeven  tijdens: controlemiddel (bespreking en afronding specifiek agendapunt )  na: hulpmiddel bij selectie relevante gegevens voor verslag 16
  • 17. 2Centrale Vragen of vragen Verband centrale vraag en vergaderdoel:  informerende centrale vraag  ideeënvormende centrale vraag  meningvormende centrale vraag  besluitvormende centrale vraag 17
  • 18. 3Functies Verslagen1. Bewijsstuk2. Geheugensteun voor deelnemers3. Informatiebron voor niet- deelneemers4. Verbindingsschakel in vergaderreeks 18
  • 19. 4Verslagvorm Uitvoerig verslag (woordelijke samenvatting gesprekken, citaten, opmerkingen, pro’s en contra’s) chronologisch, per spreker Beknopt verslag (per agendapunt essentie gesprek ABA-verslag (Agendapunt - Beslissing - Actie) 19
  • 20. Eisen Notulist Pro-actief (heeft de touwtjes in handen) Doelgericht (notullen voldoen aan alle eisen) Begint bij het begin (planning) Win-Win denken (kwaliteitsproduct) Onbevooroordeeld (luisteren - open) Ontwikkelen (nieuwe 20
  • 21. Suc-6-factoren1. Bereid u grondig voor (agenda, afspraken)2. Bewaak goede notuleeromstandigheden3. Luister eerst en ga dan schrijven4. Benut tijdens notuleren laptop5. Zorg voor juiste taalgebruik in het verslag6. Krijg voldoende uitwerktijd 21
  • 22. WWWWWH-methode 22
  • 23. AGENDAEN UITNODIGING 23
  • 24. Beredeneerde Agenda In samenspraak met de voorzitter/ gespreksleider wie deelnemers zijn welke onderwerpen besproken per agendapunt: gesloten, halfopen, open, besloten per agendapunt: vergaderdoel (info- overdracht, ideeën-genereren, meningsvorming, besluitvorming) per agendapunt: tijdsbepaling per agendapunt: welke stukken er zijn begin en eindtijd vergadering (+pauze) 24
  • 25. Agenda-indeling In een agenda staan de volgende vaste onderdelen : ◦ De aanduiding ‘agenda’ ◦ Een omschrijving van het soort vergadering ◦ De plaats, de begin- en eindtijd van de vergadering ◦ De agendapunten 1. Opening 2. Vaststellen van de agenda 3. Verslag (notulen) van de vorige vergadering 4. Ingekomen stukken 5. Mededelingen 6. Lijstje van de te bespreken punten 7. Wat verder ter tafel komt 8. Rondvraag 9. Sluiting ◦ De naam van de secretaris ◦ De aanduiding ‘secretaris’ ◦ Eventuele bijlage(n) 25
  • 26. Agenda 26
  • 27. NOTULENVERSLAGEN 27
  • 28. Eisen Notulen Volledig (essentiële zaken) Feitelijk (geen gevoelens) Kernachtig (uitvoerig: chronologisch of per spreker <-> beknopt <-> ABA-verslag) Logisch opgebouwd (begin: agenda) Eenduidig (verslag op 1 manier te begrijpen) Correct (foutloos Nederlands) 28
  • 29. Kop Notulen1. woord Notulen2. soort vergadering (ledenvergadering, commissievergadering)3. datum, locatie en tijdstip vergadering4. lijstje aanwezigen, voorzitter, notulist5. lijstje afwezigen 29
  • 30. Soorten Notulen uitgebreide notulen: chronologisch of per spreker korte notulen (samenvatting of beknopt verslag) Actie -of besluitenlijst 30
  • 31. Functie Verslag Bewijsstuk: sprekersverslag of kernverslag Geheugensteun voor deelnemers: besluitenlijst en actieverslag Informatie voor niet-deelnemers: combinatie van kernverslag, besluitenlijst en actie-lijst Verbindingsschakel in vergaderreeks: Besluitenlijst, actielijst en projectvoortgangslijst 31
  • 32. Sprekersverslag Kenmerken:  Samenvatting per spreker  Alle sprekers bij naam genoemd  Chronologische volgorde  Voor breder publiek dan eigen vergadergroep  Na naam van elke spreker volgt een werkwoord ‘de heer Peters vindt ...’ 32
  • 33. Sprekersverslag Voordelen:  Interpretatie beperkt zich tot samenvatting  Samenwerking met voorzitter is niet broodnodig Nadelen:  Veel uitwerkingstijd  Noodzakelijk stenobeheersing of bandopname  Veel leestijd voor de deelnemers 33
  • 34. Kernverslag Kenmerken:  Samenvatting per onderwerp: beknopt  Lopende zinnen  Een logische volgorde binnen agendapunten  Namen van actienemers  Voor deelnemers en niet-deelnemers aan de vergadering  Geschikt voor verslaglegging van telefoongesprekken 34
  • 35. Kernverslag Voordelen:  Overzichtelijk voor de lezer  Beperkte uitwerkingstijd  Beperkte leestijd Nadelen:  Zelf structuur aanbrengen per agendapunt  Samenwerking voorzitter  noodzakelijk  Kennis vergaderonderwerpen  nodig 35
  • 36. Besluitenlijst Kenmerken:  Weergave genomen besluiten naar datum  Soms enige verslag vergadering  Vooral bij hoger managementsniveau  Soms aanvulling op sprekers-/kernverslag  Combinatie met actielijst is mogelijk  Vormgeving in tabel  Bij te werken via laptop 36
  • 37. Besluitenlijst Voordelen:  Duidelijkheid over genomen besluiten  Gemakkelijk bij te houden  Handig naslagwerk en geheugensteun  Vluchtpogingen  onmogelijk Nadelen:  Onduidelijkheid over weg naar besluit 37
  • 38. Actielijst Kenmerken:  Acties staan centraal  Weergave acties met datum, actienemer en deadline van uitvoering  Soms enige verslag vergadering/gesprek  Aanvulling op sprekers-/kernverslag is mogelijk  Combinatie met besluitenlijst is nodig  Vormgeving in tabel 38
  • 39. Actielijst Voordelen:  Geheugensteun voor de actienemers  Voortgang is te controleren  Handig naslagwerk Nadelen:  Zeer beperkte informatie  Bijhouden is noodzakelijk 39
  • 40. Projectvoortgangslijst Kenmerken:  Geheugensteun voor projectgroepleden  Inzicht in voortgang van projecten en/of projectteams 40
  • 41. Projectvoortgangslijst Voordelen:  Actueel overzicht voor projectleider en projectgroepleden  Handig naslagwerk  Snel bij te werken vanuit kernverslagen van elk projectteam Nadelen:  Alleen begrijpelijk voor projectbetrokkenen 41
  • 42. Combinatie: Sprekersverslag en kernverslag Kernverslag en actielijst Besluiten- en actielijst 42
  • 43. Wijze van Registreren Snelschrift  sprekersverslag, kernverslag Kolommen-methode  kernverslag, besluitenlijst, actielijst, projectvoortgangslijst Mindmap-methode  kernverslag, besluitenlijst, actielijsten en projectvoortgangslijst Piramide-methode  sprekersverslag en kernverslag 43
  • 44. Snelschrift Kernwoorden noteren Woorddelen weglaten Afkortingen gebruiken Symbolen gebruiken Tips: maak een eigen lijst (vooral bij telefoongesprekken) 44
  • 45. Kolommenmethode Sprekersverslag  4 (naam spreker/ hoofdzaken/ details, concrete toelichtingen, cijfers/acties) Kernverslag  3 (onderwerp, probleemstelling/ bespreking voorstellen, toelichting, argumenten, pro vs contra/ resultaten bespreking, conclusies, besluiten, acties) Besluiten- en/of actielijst  3 (onderwerp/ 45
  • 46. Kolommenmethode Discussies  4 (naam spreker/mening/ argumenten/details,concrete toelichting) Evaluaties  5 (onderwerp/bevindingen positief/ bevindingen negatief/ leerpunten, conclusies/afspraken, acties) Telefoongesprekken  3 kolommen 46
  • 47. Kolommenmethode voorbeelden in bijlage 47
  • 48. Mindmap-methode 48
  • 49. Piramide-methode 49
  • 50. Hulpmiddelen Laptop Bandrecorder Standaardformulieren 50
  • 51. HOUDINGVoorzitter,Notulisten,Deelnemers 51
  • 52. Vergaderpartners Notulist Samenspel Voorzitter Deelnemers 52
  • 53. Samenspel Inhoud Ijsberg Procedure Interactie/Proces 53
  • 54. ZBMO-methode 54
  • 55. DAS-model vr Notulisten/Voorzitter Machtsstreven Extravert Introvert Geborgenheid 55
  • 56. Combinatie Type notulist Type voorzitter Tips voor de samenwerkingSociaal Afstandelijk Benut zijn ordelijke eigenschappen na afloop van het overleg om uw aantekeningen verder te structureren. Vraag dus feedback op de structuur.Afstandelijk Sociaal Sta open voor contact, wat de samenwerking ten goede komt tijdens het overleg. Zorg met uw efficiëntie voor orde en structuur in de voorbereiding op een overleg.Dominant Sociaal Ken uw rol als notulist. Neem tijdens het overleg niet de sturende rol van de voorzitter over. Benut uw dominante eigenschappen door uw voorzitter te attenderen op zijn rol en taak. Maak ook zeker heldere afspraken! 56
  • 57. CombinatieType notulist Type voorzitter Tips voor de samenwerkingSociaal Dominant Benut de kracht van de voorzitter in ‘grote stappen, snel thuis’. Vraag de voorzitter om feedback op het vlak van beknopt schrijven. Heb ik me tot de kern beperkt?Afstandelijk Dominant Laat u niet overbluffen door de voorzitter. Maak op een rustige en zakelijke wijze uw wensen kenbaar.Dominant Afstandelijk Voorkom een lange discussie over wat hoofd-en bijzaken zijn. Maak er geen persoonlijke strijd van maar neem de beslissing vanuit het doel van het agendapunt of de kenmerken van het soort verslag. 57
  • 58. Assertieve Notulist “Als ik zeg dat ik niet kan volgen, vinden ze me vast dom.” “Als ik vraag om het punt samen te vatten, wordt de voorzitter wellicht boos.” “Het is onbeleefd om iemand van het managementteam in de rede te vallen.” “Het is mijn taak om mijn mond te houden en niet om vragen te stellen.” C  R  Sub-Assertief gedrag? 58
  • 59. Deelnemers Luisteren: oppervlakkig, selectief, actief, tot niveau van denkpatronen Spreken: expliciet instemmen, vragen om informatie, geven informatie, informatie samenvatten, geven mening, anderen overtuigen van uw standpunt 59
  • 60. Vergaderproblemen:Oorzaken en maatregelenOorzaak Maatregelen1. Afdwalen van het onderwerp 1. Vaker en sneller interveniëren, deelnemers wijzen op het doel van de bijeenkomst2. De agendapunten worden te diepgaand 2. Eventueel buiten de vergaderingbesproken aandacht aan het onderwerp schenken, actie : details noteren als aandachtspunten die later uitgezocht worden.3. Deelnemers beschikken niet over 3. Deelnemers verzoeken zich beter voor tevoldoende kennis van het onderwerp bereiden door zich meer te verdiepen in het onderwerp, of : besluiten andere, meer deskundige deelnemers uit te nodigen.4. De agenda is te vol gepland 4. Beter voorbereiden : minder punten op agenda zetten of meer tijd nemen5. De procedures worden niet nageleefd : 5. Beter voorbereiden: ruimte enbijvoorbeeld door te laat beginnen hulpmiddelen in orde maken, deelnemers aanspreken op laat-kom-gedrag of ander gedrag dat afwijkt van de afgesproken procedure. 60
  • 61. Vergaderproblemen:Oorzaken en maatregelenOorzaak Maatregelen6. Procedures niet effectief 6. Beter voorbereiden : stukken vooraf versturen en laten lezen, eventueel gedurende de vergadering procedures met betrekking tot beeldvorming, oordeelsvorming, en besluitvorming aanpassen7. Deelnemers beschikken over 7. Beter voorbereiden : deelnemers voorafonvoldoende beslisbevoegdheid informeren over hun beslisbevoegdheid8. Niet goed luisteren of concentreren 8. Afspraken maken met lawaaimakers als tuinmannen en telefooneigenaren, sprekers verzoeken hun informatieve bijdrage goed af te stemmen op de kennis van de groep, deelnemers duidelijk maken dat vergadertijd geen leestijd is en dat dit ook niet het moment is om tweegesprekken te voeren9. Conflicten 9. Conflicten bespreekbaar maken, ruimte geven voor het uiten van emoties, eventueel pauze inlassen, of met hulp van een onpartijdige derde buiten de vergadering oplossen10. Manipulatief gedrag 10. Kort en krachtig afkappen. 61
  • 62. Deelnemers:Persoo Kenmerken Notuleerstrategien-lijkheidHaardvuur- • Breed van stof • Wacht op de kern van het verhaal, die aansluit bijverteller • Veel anekdotes en het doel van het agendapunt. Is het doel van het voorbeelden agendapunt besluitvorming, concentreer u dan op de mening in zijn verhaal. •Spreek met de voorzitter en signaal af waaruit blijkt dat een anekdote relevant is voor het verslag.Sfeerjager • Veel waardering voor • Bij humoristische en persoonlijke bijdragen hoeft u het relationele doel. niet te notuleren. • Humoristische • Bespreek vooraf met de voorzitter hoe uitgebreid u bijdragen. het relationele doel van de vergadering moet • Persoonlijke anekdotes. notuleren. In heen klantgesprekken staat het eerste deel vaak in het teken van bijpraten. In sommige •Opmerkingen over koffie organisaties is een compacte vermelding daarvan in verzorgen en het overleg het verslag voldoende. In andere organisaties blijft daarvoor onderbreken of het achterwege. Datzelfde geldt voor de felicitatie- verlaten. en gebakronde in vergaderingen. • Emotionele • Emotionele onderbrekingen vinden spontaan onderbrekingen. plaats. Bespreek na de vergadering met de voorzitter wat u hierover vastlegt. Waarom zou u extra zout in de wonden strooien? 62
  • 63. Deelnemers:Persoon Kenmerken Notuleerstrategie-lijkheidOrdepikker • Rol van de voorzitter overnemen. • Notuleer deze uitingen alleen als de andere • Voorstel doen voor vergaderaars deze uitingen onderstrepen en ordeverandering. Een voorbeeld : de voorzitter deze bevestigt. het besluitvormingsproces is bijna • Toets bij de voorzitter hoe u een afgerond en de deelnemer gaat ordeverandering moet notuleren. terug naar de brainstormfase. Door deze vertraging is er geen tijd meer om een besluit te nemen.Structuur- • Doorbreken van de agenda : • Notuleer deze uitingen alleen als de anderebreker “Kunnen we dit agendapunt niet vergaderaars deze uitingen onderstrepen en verplaatsen naar…?” de voorzitter deze bevestigt. • Een bokkensprong naar het • Spreek met de voorzitter een signaal af verleden maken, bijv. aanhaken waaruit blijkt dat de structuurwijziging of op een afgerond agendapunt, een het verhaal relevant is voor het verslag. eerder genomen beslissing weer ter discussie stellen. • Tijdens de rondvraag grote verhalen vertellen of ‘nieuwe agendapunten’ opwerpen. • Uitstapjes maken die niet op de agenda staan. 63
  • 64. Deelnemers:Persoon Kenmerken Notuleerstrategie-lijkheidHerhaler • Samenvatten wat de vorige • Bespreek met uw voorzitter hoe hij deze spreker heeft gezegd. vergaderaar bijstuurt. • In andere woorden een andere • Volsta met “Anita deelt de mening van deelnemer herhalen. Johan.” • Concentreer u bij herhaling in andere woorden op eventuele aanvullende relevante informatie.Pietje Precies • Veel details vertellen. • Concentreer u vooral op het wat (bijv. • volledig willen zijn. mening en argumentatie) en hoe nu verder. Luister selectief naar de aanleiding, • Lange aanloop naar de kern voorgeschiedenis, achtergronden, eerdere van het betoog. ervaringen, cijfers en andere details. • Notuleer uit zijn bijdrage de kern die aansluit bij het doel van de vergadering of het agendapunt en de verslagvorm. • Spreek met de voorzitter een signaal af waaruit blijkt dat bepaalde details relevant zijn voor het verslag. 64
  • 65. Deelnemers:Persoonlij Kenmerken Notuleerstrategiek-heidMetafoor • Veel metataal gebruiken : “voordat ik • Luister actief naar deze mijn mening geef, moet ik eerst een persoonlijkheden. De metataal kader schetsen.” is zeer bruikbaar voor de • Vanuit metaniveau praten : “sommigen structuur in uw aantekeningen. hebben vooral voorkeur voor een • Neem de metataal en cliëntenborrel, anderen staan achter een signaalwoorden over : cliëntendag. Ik wil daar nog een derde conclusie, mening, kader, invulling naast zetten.” derde, tot slot, aanvullend, et cetera. 65
  • 66. Denkpatronen (De Bono)Denkhoed Associatie DenkpatroonWit Maagdelijkheid Zoeken naar feiten, cijfers, informatie ObjectiviteitRood Praten vanuit het hart Vertellen vanuit gevoelens, emotie, ingevingen, intuïtieZwart Negatief oordeel Waarschuwen, voorzichtig, inschatten waarom Advocaat van de iets niet zal werken, oog hebben voor de duivel gevaren die op de loer liggen, benadrukken van negatieve aspecten.Geel Zonneschijn Alternatieve suggereren, andere ideeën onderzoeken, benadrukken van interessante punten die tot voorstellen en plannen leiden, interesse in nieuwe invalshoekenGroen Vruchtbaar Alternatieve suggereren, andere ideeën onderzoeken, benadrukken van interessante punten die tot voorstellen en plannen leiden, interesse in nieuwe invalshoekenBlauw Koel en onder Plannen, denken over het denken, het proces en controle de structuur, samenvattingen geven. 66
  • 67. DE VERGADERING 67
  • 68. Vergaderpartners Notulist Samenspel Voorzitt Deelnemers er 68
  • 69. Taken VoorzitterVoor vergadering Tijdens Na vergadering vergadering•Zorgen voor heldere agenda • Zorgen voor geordend Beantwoording van vragen(informerende titels, verloop van vergadering notulist (indien nodig)vergaderdoel, centrale • agenda volgenvraag, beschikbare tijd) • agendapunten afhandelen volgens bijbehorend bespreekschemaOp tijd leveren van stukken Doelgerichte discussies Controle van notulen (gevoelige zaken?)Helderheid over soort Correcte procedures Toezicht op toesturennotulen notulen van betrokkenenGoede werkplek Helder taalgebruik Controle van gemaakte afsprakenBekendheid Goed vergaderklimaatbesluitvormingsprocedureInhoudelijke ondersteuning Duidelijkheid over wie wat(indien nodig) moet doen en wanneerBeantwoording vragen Ruimte voor notulist omnotulist (indien nodig) vragen te stellen 69
  • 70. Taken DeelnemerVoor vergadering Tijdens Na vergadering vergaderingAgenda bestuderen Zich houden aan agenda Notulen controlerenStukken lezen Agendapunten afhandelen Nadenken over opmerkingen volgens bijbehorend naar aanleiding van notulen bespreekschema van vorige vergaderingWeten wat men wil Geen zijpaden bewandeleninbrengen tijdensvergadering Naar elkaar luisteren Ordevoorstellen indienen (indien nodig) Helder formuleren Vragen notulist beantwoorden (indien nodig) en mee notuleren indien gewenst 70
  • 71. Taken NotulistFase I VoorbereidingVoorbereiden notulen Inlezen Vragen stellen Indeling notuleerpapier kiezenFase II Tijdens de vergaderingAantekeningen maken Luisteren Selecteren en samenvatten Vragen stellen Informatie ordenen SchrijvenFase III Na de vergaderingDirect na de vergadering Informatie selecteren en aanvullen Aantekeningen ordenenNotulen uitschrijven Formuleren Document opmaken 71
  • 72. LECTUUR 72
  • 73. Ter ondersteuning Kernachtig Notuleren, een stappenplan Noteer je dit even? Heldere gespreksverslagen schrijven De voorbeelden in deze slides komen uit deze 3 boekjes 73
  • 74. VEEL SUCCES! 74
  • 75. BIJLAGE  Voorbeelden 75

×