AXI [ RETAIL SOLUTIONS ]
Verkoopbevorderende winkelautomatisering
EDITIE 2009
De krachtlijnen
Overzicht functionaliteiten
Schermvoorbeelden AXI RS

Reeds 30 jaar is AXI een succesvolle IT dienstverlener, actief op de Nederlandse en de Belgische markt. Onze IT
oplossingen sluiten naadloos aan bij de kernprocessen van onze klanten.
Als softwarehuis ontwikkelt en implementeert AXI softwareoplossingen voor organisaties uit de sectoren retail, health,
public en service. Tot onze klantenkring behoren grotere retailorganisaties in de Benelux: o.a. Intergamma (Gamma en
Karwei), Plus Retail, Bijenkorf, Hans Anders, Prénatal en Kijkshop.
AXI Integrated Technology Services helpt organisaties bij de uitbouw van toekomstvaste IT omgevingen met hoge
beschikbaarheid. De klant kan kiezen uit diverse - op ITIL versie 3 gebaseerde - service level agreements.
Onze bedrijfsmissie is: [ Wij helpen uw organisatie succesvol te zijn ].

AXI [ RETAIL SOLUTIONS ]
De krachtlijnen
De krachtlijnen
Overzicht functionaliteiten
Schermvoorbeelden AXI RS

AXI [ RS ] VERKOOPBEVORDERENDE WINKELAUTOMATISERING
DE KRACHTLIJNEN
AXI RS is een compleet winkelsysteem voor ‘high volume’ en ‘high service’ retailers, gebaseerd op moderne
techniek. De oplossing garandeert een lage Total Cost of Ownership en maakt real time retailing mogelijk.
AXI RS vindt u onder meer in de branches bouwmarkten, tuin- en dier, telecom, warenhuizen en fashion
stores, food, speelgoed, optiek, etc.
De vijf peilers van AXI RS
- uitgebreide kassa software
- stevige controle op alle geldstromen
- optimaal beheer van goederenstromen
- CRM als middel voor klantenbinding
- systeembeheer hoort niet thuis in de winkels
De functionele voordelen van AXI RS
- brede functionaliteit
- dynamische inrichting van de gebruikersinterface, afhankelijk van de gewenste servicegraad
- veel promoties mogelijk
- goede autorisatie
- online transacties
- geschikt voor EU landen
- meertalig
- eenvoudig in gebruik: korte inleertijd
De onderliggende techniek van AXI RS is toonaangevend
- winkelserver vervalt
- kassa communiceert via centrale midoffice (IRSII) met ERP
- eenvoudige uitrol
- bij winkeluitval sneller weer op te bouwen
- eenvoudige back-up en beheer omdat alles centraal staat
- hardware aansturing via OPOS standaard: breed scala van beschikbare randapparatuur
De architectuur van AXI RS waarborgt hoge beschikbaarheid
- AXI RS bestaat uit een frontoffice op basis van .NET, een centraal backoffice op basis van performante
Oracle technologie en een centrale infrastructuur op het hoofdkantoor die beide onderdelen kan bedienen
- de kassa kan altijd doorwerken, ook bij netwerkuitval: hiertoe haalt de kassa haar gegevens uit een eigen
Oracle database
- iedere kassatransactie wordt via een performante messaging service (Oracle Advanced Queuing)
opgepakt en verstuurd naar een centrale server; de centrale server pakt de berichten op en verwerkt ze in
de centrale Oracle database
P a g i n a | 4

- de winkel backoffice (Java applet in browser) werkt centraal: d.w.z. dat de user aanlogt aan een
webserver (Oracle iAS) die op zijn beurt aanlogt aan de centrale Oracle database in het hoofdkantoor
- doordat de winkel backoffice gegevens centraal worden opgeslagen, is er geen crash mogelijk van lokale
gegevens
- de winkel backoffice kan gebruik maken van onderhoudsarme thin clients
- door het centraal backoffice gecreëerde mutaties (bv. prijswijziging artikel) leiden tot een bericht voor de
kassa; dit bericht wordt door de Advanced Queuing service opgepakt en verstuurd naar de kassa waar
het verwerkt wordt in de lokale database
P a g i n a | 5

AXI [ RETAIL SOLUTIONS ]
Overzicht functionaliteiten
De krachtlijnen
Overzicht functionaliteiten
Schermvoorbeelden AXI RS

AXI [ RS ] WINKELAUTOMATISERING
OVERZICHT FUNCTIONALITEITEN
In deze publicatie krijgt u een kort overzicht van de belangrijkste AXI RS functionaliteiten.
Kassa
Aanmelden
- via diverse manieren kan een caissière zich aanmelden: via het doorhalen van de eigen gebruikerspas of
door ingave van verkopersnaam- en wachtwoord
- de verkoper krijgt de beschikking over die functies die horen bij zijn of haar profiel
- op het scherm is informatie weergegeven over het kassanummer, kassalade, filiaal en versie van de
software
Verkopen
- AXI RS staat voor een snel afrekenproces
- kassa’s blijven draaien zolang er stroom is: hun werking is niet afhankelijk van de verbinding met de
centrale infrastructuur
- via scanning van de barcode worden artikelen en hun prijs als verkoopregels toegevoegd aan een
transactie
- promoties worden automatisch door de kassasoftware berekend en duidelijk als korting getoond
- kortingen kunnen door de caissière worden toegekend
P a g i n a | 7

- op ieder moment in de transactie kan er een klantenpas worden gescand en wordt de bijbehorende
klantnaam getoond in de applicatie
- de knoppen zijn volledig instelbaar: welke functie dient wanneer te verschijnen, waar dient de knop te
staan en met welke omschrijving
Zoek artikel
- als een artikel niet scanbaar is, kan het artikel worden opgezocht op basis van een aantal kenmerken,
zoals EAN, omschrijving of artikelnummer
- alle zoekresultaten worden getoond en door een artikel te selecteren wordt het overgenomen in het
verkoopscherm
Klantendisplay
- via een overzichtelijke TFT klantendisplay worden alle details van de transactie gecommuniceerd met de
klant
- de klantendisplays van de kassa’s kunnen geïntegreerd worden met database-gelinkte narrowcasting,
waarbij de consument invloed heeft op wat er wordt getoond op de display
- het klantendisplay kan ook gebruikt worden om reclameboodschappen weer te geven
Afrekenen
- in het afrekenscherm worden de betalingen ingevoerd
- het is mogelijk om meerdere betaalmiddelen (contant, electronic funds transfer, cadeaucard) te
combineren in één transactie
- er zijn knoppen om op snelle wijze briefgeld (bv. € 5, € 10) in te voeren
- op het moment dat de betaling is voldaan, kan via ‘einde transactie’ de kassabon worden geproduceerd
en wordt de transactie afgesloten en naar het hoofdkantoor doorgestuurd
- de informatie op de kassabon (welke artikelen verkocht, welke betaalmiddelen ontvangen, welke
klant/welke caissière) e.d. wordt direct centraal verwerkt en gebruikt in de backoffice processen (zoals
bijwerking voorraad, beheer geldstromen, management rapportage)
Geld proces
Raadplegen transacties
- de AXI RS kassatransacties bevatten veel gedetailleerde informatie
- alle informatie is snel en op zeer eenvoudige wijze terug te vinden via een uitgebreide set van applicaties
- alle transacties zijn raadpleegbaar via de ingangen ‘type’ (verkooptransactie, retour, inkomsten-uitgaven
...) en ‘klant’ (klantinformatie, puntentransacties, onderzoeksvragen ...)
P a g i n a | 8

- binnen de transacties zelf kan gezocht worden op variabelen zoals artikel, btw, gegeven korting ...;
waarna kan doorgeklikt worden tot op kassabonniveau
Kasopmaak
- het tellen van de geldlade kan op ieder willekeurig moment: dit is bv. niet afhankelijk van een einde dag
afsluiting
- de methodiek van kasopmaak is instelbaar: blind of gestuurd tellen; bij welk bedrag of percentage mag
het telverschil geaccepteerd worden
- het kasopmaak-rapport bevat veel gedetailleerde informatie, bv. over het scanpercentage en de caissière
productiviteit
Kluisbeheer
- met AXI RS wordt stevige grip gehouden op het volledige geldbeheer van de winkel
- het geld uit de geldlades kan tijdens een verkoopperiode worden afgeroomd naar de kluis, of tijdens de
kasopmaak uit de lade worden gehaald en in de kluis worden gestort
- andersom kan er geld uit de kluis worden gehaald om de geldlades aan te vullen
- via het kluisbeheer kan de inhoud van de kluis worden geteld: van alle mutaties in/uit kluis wordt
automatisch een mutatie logboek bijgehouden
Bankstorting
- AXI RS is een gesloten geldsysteem: de enige manier om geld te onttrekken uit het systeem is via een
bankstorting
- het contante geld kan uit de kluis worden gehaald en in een sealbag worden gedaan, waarbij een
nummer kan worden opgegeven
- het bankstortingsformulier dat wordt afgedrukt, voldoet aan de eisen die door de bank zijn gesteld
- stortingen uit het verleden zijn raadpleegbaar
Journaalposten
- periodieke aanmaak - meestal tijdens nachtproces - van de verschillende journaalposten per winkel
- aanmaak van journaalposten, per reeks van voorraadmutatie type: bv. vrije voorraad, nog te ontvangen
facturen, te ontvangen correctienota’s, kostprijs verkopen, telresultaten, onderlinge leveringen,
herwaardering ...
- exacte inhoud van de journaalposten wordt tijdens de implementatie van het AXI RS pakket afgestemd
met de klant
Goederen proces
Besteladvies
- besteladvies helpt om de voorraadpositie te verbeteren
- bestelparameters minimale en maximale voorraad centraal of in de winkel te beheren
P a g i n a | 9

- besteladvies houdt rekening met verkoopprognose (op basis van historische verkopen, rekening houdend
met seizoensinvloeden); weeks cover; schapruimte; te verwachten ontvangsten en afrondingsregels voor
besteleenheden
- het systeem toont de franco order waarde
- voorraadorders worden in mindering gebracht op het besteladvies
- het besteladvies is steeds corrigeerbaar
- bestellingen worden automatisch verstuurd
Bestellen
- bestelregels komen tot stand via het besteladvies dat geaccordeerd wordt
- er kunnen ook manuele orders worden ingevoerd: via een backoffice applicatie of via de handheld
terminal
- ook de bestellingen via de klantorders worden afgehandeld in het bestelproces
- bestellingen kennen diverse statussen, die via het systeem aan de gebruiker worden gecommuniceerd
Ontvangen
- ontvangsten kunnen bevestigd worden via de handheld terminal of via de backoffice applicatie
- bij goederenontvangst kunnen (steekproefsgewijs) de werkelijke ontvangsten gecontroleerd worden t.o.v.
de elektronische pakbon en de order
- de leveranciers performance (vendor rating) kan als parameter gebruikt worden om vaak of zelden een
ontvangstcontrole uit te voeren
- na ontvangstbevestiging is een manco/surplus rapport beschikbaar; waarna de gebruiker via een
workflow automatisch geleid wordt door de mogelijk te nemen vervolgstappen
- deelleveringen worden ondersteund
- na ontvangst wordt de juiste voorraad automatisch opgeboekt
Retouren
Het professionele systeem voor de afhandeling van klantretouren en leveranciersretouren is fraudebestendig.
Klantretouren
- een klant kan een artikel bij ieder willekeurig filiaal retour brengen
- registratie gebeurt door scanning van de originele kassabon
- AXI RS haalt de originele kassabon op en werkt deze bij: het is m.a.w. onmogelijk om hetzelfde artikel
een aantal keren te retourneren
- ingave van de reden van retour kan worden verplicht ten behoeve van het kwaliteitsmanagement
- het maximale retourbedrag per kassabon is gemaximeerd tot het openstaande bonbedrag
- een retour kan in één of in twee handelingen (bij gebruik van een retourbalie) worden afgewerkt
- bij gebruik van een aparte retourbalie wordt eerst de voorraad bijgewerkt; van zodra de klant voorbij de
kassa is, wordt - in tweede instantie - de geldvoorraad bijgewerkt
Leveranciersretouren
- bij een leveranciersretour worden de artikelen geregistreerd en verwerkt die worden geretourneerd naar
de leverancier of het distributiecentrum (incl. elektronische retourbon, voorraadafboeking en journaalpost)
- er wordt gewerkt met een aparte voorraadsoort ‘leveranciersretouren’; deze wordt niet meegenomen bij
de bepaling van het besteladvies
P a g i n a | 10

Onderlinge leveringen
- als een artikel niet in het eigen filiaal op voorraad is, kan er - als service richting de consument - worden
gekeken naar de beschikbaarheid in andere filialen
- er kan via AXI RS aan het andere filiaal een verzoek worden gedaan om het betreffende artikel te leveren
- er is een duidelijke manier om het verdere proces van versturen en ontvangen op te volgen en af te
handelen
Bestel en afleverschema
- nuttige functionaliteit indien bv. de logistieke stroom niet via een centraal distributiecentrum verloopt
- visuele weergave van de dagen waarop besteld kan worden: per leverancier/artikelgroep
- aanduiding op welke dag deze bestellingen door de leverancier zullen worden afgeleverd
Voorraadbeheer
Tellen en inventariseren
Tellen
- via het tellen is er controle op de voorraad
- er zijn meerdere opties om de voorraadstand te controleren: telopdrachten en inventarisatie
- telopdrachten worden automatisch door het systeem aan de gebruiker aangeboden als de voorraadstand
negatief is (er worden artikelen verkocht van goederen die blijkbaar niet ingeboekt zijn) of op basis van
een automatische telkalender (cyclisch tellen)
- mogelijkheid om handmatig telopdrachten aan te maken, voor een schap of voor een artikel
- mogelijkheid om bepaalde artikelen (bv. dure of diefstalgevoelige artikelen) meer frequent te laten tellen
dan andere
- telopdrachten kunnen door een winkelverantwoordelijke zelf worden aangemaakt: bv. via opstelling van
een cyclus, opdeling van het assortiment, definitie van uitzonderingen ...
- telresultaten kunnen per artikel worden geaccordeerd
- tellen kan via de handterminal of via pc
Inventariseren
- bij de inventarisatie wordt een opdracht gegeven om de hele vrije voorraad te tellen
- als er verschillen zijn tussen het werkelijk getelde aantal en het aantal dat in het systeem bekend is, leidt
dit automatisch tot een correctie van de voorraadstand en tot een journaalpost
- tellen kan via de handterminal of via pc
Tellen en inventariseren
- op het moment dat de inkoopprijs bij de voorkeursleverancier wijzigt, wordt automatisch een journaalpost
gegenereerd om de aanwezige voorraad te herwaarderen
- alle voorraadmutaties- en correcties zijn raadpleegbaar middels doorklikken naar de onderliggende
transacties
P a g i n a | 11

Schaplabels
- er zijn diverse formaten schaplabels beschikbaar die kunnen worden gekoppeld aan een artikel
- het is mogelijk om diverse commerciële uitingen op het schaplabel te plaatsen of om een ander formaat
schaplabel aan een artikel te koppelen
- het afdrukken van nieuwe schaplabels is zowel een automatisch proces (bv. een prijswijziging of een
andere artikelomschrijving) als een manueel proces (bv. bij vervanging van een defect schaplabeltje)
- centraal wordt bepaald welk artikel welk schaplabel krijgt; in de winkel kunnen extra schaplabels aan een
artikel worden toegevoegd
Klantprocessen
Klantorders
- het is mogelijk om zowel reguliere artikelen als artikelen buiten het reguliere assortiment via een
klantorder te bestellen
- klantorders doorlopen diverse stadia, die worden gestuurd door het systeem, bv. over de bestel- en
leverstatus
- klantorders zijn geïntegreerd met het logistieke bestel- en ontvangstenproces en met de financiële
afhandeling aan de kassa en de boekhouding
- het systeem voorziet in een automatische koppeling van aanbetalingen aan klantorders; onbekende
aanbetalingen kunnen later gekoppeld worden
- het is mogelijk om zowel reguliere artikelen als artikelen buiten het reguliere assortiment via een
klantorder te bestellen; deze laatste worden tijdelijk toegevoegd aan het assortiment
- bij ontvangst van een product dat geen deel uitmaakt van het reguliere assortiment, wordt de klant
verwittigd; eens de klant het betreffende product heeft opgehaald, verdwijnt het uit de voorraad en uit het
assortimentsoverzicht
- thuislevering wordt ondersteund
- toegekende regelkortingen worden herleid tot prijsverschil, krantkorting, klantkorting, handmatige korting
Verhuur
- AXI RS omvat een complete verhuurmodule
- in het systeem kan een verhuurassortiment worden aangemaakt waarbij het verhuurtarief afhankelijk is
van de verhuurperiode
- verplichte accessoires worden automatisch gekoppeld aan verhuurartikelen
- er is een automatische koppeling van borg aan verhuurartikelen; zaken zoals schade afkoop zijn
standaard
- het systeem berekent de laagste prijs voor een verhuurcontract
- afsluiting van een contract op regelniveau is mogelijk
- een duidelijke agenda toont de beschikbaarheid van het verhuurassortiment en het is mogelijk om een
reservering te maken
P a g i n a | 12

- instelbare periode voor coulance op verhuurperiodes
Verkoop op rekening
- als uw organisatie het toestaat om ‘op rekening’ te verkopen, kan van de klant een debiteur worden
gemaakt, aan wie een kredietlimiet wordt toegekend
- een debiteur kan op rekening kopen tot een hoogte van de toegekende limiet; het resterende saldo wordt
direct bijgewerkt als een op rekening verkoop wordt gedaan of één of meerdere facturen worden betaald
- het is mogelijk om vanuit alle filialen van de kredietlimiet gebruik te maken: de limiet wordt over alle
filialen bijgewerkt
Loyalty
- AXI RS bevat een eigen loyalty systeem
- daarnaast kan AXI RS ook gekoppeld worden aan out-of-the-box loyalty systemen
- via het AXI RS loyalty systeem kan - bij een verkoop aan, in het systeem gekende, klanten - het
spaarpuntensaldo van de betreffende persoon opgehoogd worden; klanten kunnen deze punten
gebruiken bij de transactie om er bv. goederen of gifts mee te betalen
Vaste gegevens
Leveranciers
- leveranciersgegevens zijn eenvoudig te beheren; het betreft gegevens die gebruikt worden bij het inkoop,
het retour en het matchingproces, zoals minimaal en maximaal orderbedrag, franco orderbedrag,
vrachtkosten, toegestane afwijking in factuurbedrag en aantal
- tevens zijn zaken als contactpersonen, bezoekadres en het assortiment wat door de leverancier wordt
gevoerd, te raadplegen
Artikelen
- artikelen kunnen eenvoudig worden opgezocht op basis van een groot aantal kenmerken
- de belangrijkste informatie zoals omschrijving, prijs en artikelstatus (leverbaar, verkoopbaar) staat
prominent op het scherm
- overige details omtrent inkoop- en verkoopprijshistorie, voorraad- en besteladviesparameters, zijn in de
schermapplicatie verdeeld over handige tabbladen
Acties en promoties
Acties
- acties zijn campagnes die worden gevoerd door de retailer, bv. foldertjes, kortingsweek, e.d.
- de actie is overkoepelend aan de promotie
- van een actie is aan te geven: de looptijd,welke artikelen en promoties er aan deelnemen en hoe het
foldertje er uit ziet wat naar de consument wordt verspreid
- met de actiemodule is het mogelijk om het intekenproces te ondersteunen: hiermee kan een winkel
aangeven welke aantallen ze wenst te ontvangen van de producten uit de actie
P a g i n a | 13

Promoties
- dé sterke kracht van AXI RS zijn de ongelimiteerde mogelijkheden op het gebied van promotie: met deze
oplossing blijft u uw klanten verrassen
- een ingenieus mechanisme laat het toe een veelvoud aan promoties te bedenken en vast te leggen in het
systeem: van eenvoudige van/voor promoties op artikel, percentage korting op artikelgroep tot
geavanceerde mix/match, combinatie-aanbiedingen en hoeveelheidskortingen
- uitsluiting van bepaalde artikelen /artikelgroepen is mogelijk
- restricties kunnen worden opgelegd; bv. ten aanzien van personeel
- promoties kunnen worden beperkt in uren op bepaalde dagen; bv. voor Happy Hours
Klanten
- de belangrijkste informatie van een klant - zoals zijn adresgegevens, e-mail, telefoonnummer en zijn
klantstatus - wordt via deze applicatie beheerd
- daarnaast is het klantenbeheer de ingang om informatie uit de diverse klantprocessen overzichtelijk bij
elkaar gegroepeerd te hebben: de klantkaarten m.b.t. loyalty, een standaardkortingspercentage i.v.m. de
kassa, de klantorders, de klantfacturen en leveringsbonnen die het resultaat zijn van een verkoop op
rekening
Systeembeheer
Kassa parameters
- de kassa is parameter gestuurd
- de parameters zijn instelbaar op de backoffice, bv. de layout van de knoppenbalk, de opmaak van de
kassabon, definities van betaalmiddelen, kortingen, kassalades, enquête module, e.d. ...
Gebruikers autorisatie
- het beheren van gebruikersgroepen, rollen en profielen kan via de gebruikersbeheerapplicatie
- hierin wordt ook de toegang tot de point of sales en de backoffice applicaties geregeld
- op basis van de login worden enkel die functies en applicaties ter beschikking gesteld waar de gebruiker
toegang toe heeft
- ook de printers en de jobqueue (achtergrond processen) worden via deze applicaties beheerd
Up-dow nload
- AXI RS bevat een krachtig mechanisme om de gegevens op een gecontroleerde wijze van de centrale
omgeving naar de kassa te brengen; om transacties over te halen van kassa naar centrale omgeving en
om software versies te distribueren, te installeren en te controleren
- het up- en download mechanisme is ontwikkeld op basis van ‘Oracle Advanced Queuing’
- de monitoring en controle tools zijn geavanceerde webapplicaties
P a g i n a | 14

Backoffice parameters
- het systeem maakt gebruik van een groot aantal parameters die via back office applicaties beheerd
worden, bv. winkels, btw codes, label layouttypes, kluis- en bankmutatieredenen ...
P a g i n a | 15

AXI [ RETAIL SOLUTIONS ]
Schermvoorbeelden AXI RS
De krachtlijnen
Overzicht functionaliteiten
Schermvoorbeelden AXI RS

AXI [ RS ] WINKELAUTOMATISERING
SCHERMVOORBEELDEN AXI RS
Voorbeeld verkoopscherm
Voorbeeld zoek artikel scherm
P a g i n a | 17

Voorbeeld afrekenscherm
Easy to use
De AXI RS kassa is zodanig intuïtief dat iedere caissière er na enkele minuten mee kan werken.
U kunt helemaal zelf uw eigen ‘touch’ geven aan AXI RS: wij leveren u tools waarmee u zelf de kleurstelling,
de buttons, het verkoopproces, de kassabonnen en de rapporten flexibel kunt aanpassen naar uw behoefte.
Zo maakt u van AXI RS echt uw product.
P a g i n a | 18

[ Nederland ] [ België ]
AXI bv, Hooilaan 1, 4816 EM Breda AXI nv, Molenweg 107, 2830 Willebroek
Tel: + 31 76 572 55 15 Tel: + 32 3 860 40 00
e-mail: info@axi.nl e-mail: info@axi.be
web: www.axi.nl web: www.axi.be