EDITIE MEI 2009
AXI [ DISCOVERY ]
1 2 3 4
AXI lanceert versie Vlaamse Landmaat- Stichting Triversum AXI Discovery Suite
10.3.0 schappij en BIPT automatiseert haar roadmap
Efficiëntieverbetering overtuigd van de AXI inkoopproces Samenwerking AXI en
door workflow oplossing Planon
Efficiëntieverbetering door workflow AXI lanceert Discovery Suite versie 10.3.0
& taakgestuurde applicaties
4 mei releast AXI versie 10.3.0 van haar Discovery Suite. De software suite bestaat uit
Vanuit het verleden zijn we gewend om met me- de producten: AXI Finance (financieel), AXI Purchase Order Management (inkoop en ma-
nugestuurde applicaties te werken. Dit kennen gazijn), AXI Invoice Management (digitalisatie en elektronische goedkeuring facturen) en
we ook al jaren binnen Discovery Suite. Discovery Analytics (Business Intelligence). Deze op Oracle 10g technologie gebaseerde
versie bevat een aantal belangrijke nieuwe functionaliteiten en modules.
Gebruikers kiezen een applicatie vanuit een glo-
Michel Petrusma en Stijn Heyselberghs, beiden account manager van Discovery Suite
baal of gepersonaliseerd menu of starten ook
lichten toe: ‘Aan de 10.3.0 versie is enorm hard gewerkt. We hadden een wensenlijst en
vaak de applicatie rechtstreeks met het applica-
er zijn met de gebruikersgroep nieuwe modules uitgewerkt en getest. Met deze versie
tienummer.
maken we een grote stap voorwaarts, waarbij we inspelen op de nieuwste ontwikkelingen
Gebruikers hebben dikwijls een duidelijke syste- in de markt.’
matiek in hun eigen taken en zijn ook regelma-
AXI Finance 10.3.0
tig afhankelijk van anderen om hun taken uit te
AXI Finance 10.3.0 is o.a. met volgende functionaliteiten verrijkt: de bankbestanden zijn
voeren. Denken we bijvoorbeeld aan het proces
aangepast conform de SEPA-normen; er is een nieuwe workflow voor de goedkeuring
van betalingen en de hierbij horende goedkeu-
van uitgaande betalingen; de vaste activa module is gebruiksvriendelijker geworden en
ringen van de facturen in AXI Finance. De mo-
beter geïntegreerd met AXI Finance, waardoor er nieuwe creatie- en rapportagemoge-
dule Invoice Management levert reeds een grote
lijkheden zijn ontstaan.
efficiëntie verbetering aan het administratief
proces via de elektronische goedkeuring van de AXI Invoice Management 10.3.0
(gescande) facturen. AXI Invoice Management 10.3.0 is geoptimaliseerd om efficiënter om te gaan met de
nieuwste scantechnieken. Zowel header als line item informatie kunnen herkend en ver-
In de toekomst wordt het steeds belangrijker dat
werkt worden.
gebruikers geholpen worden in de uitvoering van
hun taken, waarbij het systeem de verschillende AXI Purchase Order Management 10.3.0
stappen en de gebruikers in het proces elektro- AXI Purchase Order Management 10.3.0 bevat de nieuwe modules Elektronische Com-
nisch ondersteunt. municatie met Leveranciers (zie kader pagina 3) en Barcodescanning. Deze laatste mo-
dule bevat de functionaliteit voor het scannen van goederenontvangsten, filling, picking
Toegang tot de processen vanuit de taken- en inventarisatie. Ook de module Contractenbeheer is enorm uitgebreid met functionali-
lijst en de agenda teiten zoals automatische afroepen, bezoekverslagen, actiepunten en nieuwe rapporten.
Daarnaast doet de webshop steevast zijn intrede als vertrouwde interface voor de eind-
Ideaal komen de gebruikers ‘s ochtends op kan- gebruiker.
toor en raadplegen ze hun takenlijst, samenge-
steld uit de verschillende gedurende de dag uit Business Intelligence
te voeren taken; zonder dat de gebruiker diverse In versie 10.3.0 is een aanzet gemaakt met de integratie van Business Intelligence bin-
menu’s dient te openen. De takenlijst is hierbij nen de applicaties. ‘Een trend die zeker ook in de volgende versies verder doorgezet zal
volledig geïntegreerd in de agenda van de ge- worden.’, aldus productmanager Nico Van der Meersch. Zie Discovery Suite roadmap op
bruiker. pagina 4.
In zijn/haar takenlijst kan de gebruiker aangeven
op welke dagen hij/zij typische functies klaarzet
en via welke applicaties deze zullen worden uit-
gevoerd. Bijvoorbeeld: elke maandagochtend
maak ik een suggestielijst aan voor de beta-
lingen van deze week. Elke middag boek ik de
bankverrichtingen …
Verder krijgt de gebruiker ook taken van ande-
ren toegewezen die hij binnen een bepaalde
termijn dient uit te voeren. Bijvoorbeeld: het
hoofd van de administratie zal elke woens-
dag de aangemaakte betaalsuggesties con-
troleren en zijn opmerkingen doorgeven.
Lees verder op pagina 4. Nico Van der Meersch, Stijn Heyselberghs en Michel Petrusma

KLANTEN
VERTELLEN
Vlaamse Landmaatschappij is meer dan
[ overtuigd ] van de AXI oplossing
Het BIPT is als overheidsorgaan be- De Vlaamse Landmaatschappij is als agentschap van de Vlaamse overheid verantwoordelijk
voegd voor twee economische sectoren voor de inrichting van de open ruimte, de beheersing van de mestoverschotten, het plattelands-
binnen België: de post en de telecom- beleid in het buitengebied en de randstedelijke open ruimte in Vlaanderen. De organisatie telt
municatie. Wat doet het BIPT nu pre- 700 personeelsleden.
cies? De bevoegdheid van het BIPT
splitst zich in het bijzonder uit in twee
soorten van activiteiten. De eerste slaat
op de regulerende opdrachten op de
geliberaliseerde telecommunicatiemark-
ten. Het BIPT neemt de nodige controle-
maatregelen opdat het regelgevingska-
der wordt nageleefd, de concurrentie
zich ten volle kan ontplooien, sommige
opdrachten van openbaar nut worden
vervuld en de consumentenbelangen
worden gevrijwaard. De tweede heeft
betrekking op de uitoefening van een
soeverein gezag op specifieke techni-
sche gebieden. Sommige hulpmiddelen,
zoals het elektromagnetisch spectrum
of de nummervoorraad, zijn schaars: er
is een regulator nodig om het gebruik
nauwkeurig te verdelen, te reglemente-
ren en te controleren. Daarnaast vervult
het Instituut nog andere technische op-
drachten van openbaar belang.
De sleutelwoorden die het BIPT steeds
hanteert bij het uitvoeren van haar han-
delingen: onafhankelijkheid, transparan-
tie, samenwerking en dialoog.
Laat dat nu ook precies belangrijke ka-
rakteristieken zijn die AXI hoog in het
vaandel draagt naar haar (potentiële)
klanten toe! Het BIPT werkt inmiddels Veel meer dan boekhouding
reeds 6 jaar actief met onze module AXI
De regulering van al deze activiteiten is - elk op zich - zeer specifiek en vereist een nauwgezette
Finance. Ondertussen vond ook het toe-
opvolging. Om dit te kunnen waarmaken, was de Vlaamse Landmaatschappij op zoek naar een
pasbaarheidsonderzoek plaats rond de
nieuw financieel systeem.
mogelijke implementatie van AXI Invoice
Management. Na toepassing van de regelgeving op de overheidsopdrachten en na de demonstratie van AXI
werd het VLM duidelijk dat AXI Discovery Suite heel wat meer te bieden heeft dan een sterk
Als u zich kan vinden in de bovenstaan- financieel systeem. Omwille van de directe return on investment werd ook de automatisering van
de gemeenschappelijke eigenschappen de dienst logistiek (inkoop en voorraadbeheer) en de daarbijhorende workflow in het automatise-
die BIPT en AXI heeft, dan moet u zeker ringsproject opgenomen.
eens komen luisteren naar wat AXI nog
meer te bieden heeft! Vandaag is zowel AXI Finance als AXI Purchase Order Management volledig operationeel bij
VLM. Aan de opzet van AXI Invoice Management, de specifieke VLM rapportage en de auto-
matisering van de projectadministratie (financiële projectopvolging) wordt momenteel stevig ge-
werkt.
Overtuigd van de kwaliteit
Elke nieuwe projectstuurgroep bevestigt dat de Vlaamse Landmaatschappij steeds meer over-
tuigd is van de meerwaarde van de AXI softwareoplossingen.
Zo demonstreerde de heer François Delcor, diensthoofd logistiek bij de VLM, - geheel zelfstandig
- de werking van de AXI Purchase Order Management module aan zijn directieraad. Het gevolg:
de directie was direct overtuigd van de efficiëntie van de AXI oplossing.
Als dat geen reden is om kennis te maken met AXI Purchase Order Management op één van de
AXI kijkdagen.

ELEKTRONISCH
ZAKENDOEN
Stichting Triversum automatiseert
haar [ inkoopproces ]
Triversum is gespecialiseerd in kinder- en jeugdpsychiatrie. Diverse deskundigen doen
onderzoek en verrichten behandelingen onder eindverantwoordelijkheid van een kinder-
en jeugdpsychiater. Zij besteden hierbij onder meer aandacht aan aanlegfactoren bij het
kind/de jeugdige, aan zijn/haar ontwikkelingsgeschiedenis en aan zijn/haar functioneren
binnen het gezin en op school.
Het ziekenhuis is verspreid over meerdere vestigingen in Noord-Holland. In Alkmaar is Nieuwe module: Elektro-
de totale klinische capaciteit ondergebracht, alsmede dagklinische plaatsen en een poli- nische Communicatie met
kliniek. Daarnaast zijn er poliklinieken in Den Helder, Schagen, Heerhugowaard, Hoofd- Leveranciers
dorp, Purmerend en Zaandam. In Hoofddorp beschikt Triversum tevens over dagklini-
Om aan de groeiende vraag van be-
sche plaatsen. In Alkmaar zijn de ondersteunende diensten ondergebracht.
staande en nieuwe klanten te voldoen
ontwikkelde AXI in samenwerking met
Professionalisering van de inkoopfunctie TNT Post Billing & Document Solutions
de module ‘Elektronische Communicatie
Om het inkoopproces te optimaliseren werd in 2007 een pakketselectietraject gestart.
met Leveranciers’.
Ondertussen werd ook de inkooporganisatie verder georganiseerd. Een professionele
inkoper werd aangesteld. Medio 2008 kreeg AXI de opdracht voor het uitvoeren van een
Middels deze nieuwe module kan men
toepasbaarheidsonderzoek waarbij de processen van Triversum gematcht werden met
elektronisch (= automatisch) artikel- en
het standaard pakket.
prijslijsten inlezen van de reeds honder-
In januari 2009 werd gestart met de implementatie van AXI Purchase Order Manage- den aangesloten leveranciers.
ment. Hierbij werd het traject van interne bestelaanvraag, goedkeuring door budgethou-
der, inkoop, magazijn, goederenontvangst en matching met de factuur geautomatiseerd. Tevens kunnen bestellingen elektronisch
Tevens werd een koppeling gerealiseerd met het financieel pakket AFAS Profit. Eind fe- doorgegeven worden aan deze leveran-
bruari ging Triversum in productie met de software voor de afdelingen: Inkoop, Magazijn ciers. Dit kan vanuit het inkoopsysteem
en Financiën. Eind maart vond de uitrol naar de overige afdelingen en locaties plaats. AXI Purchase Order Management of
In april 2009 werd de nieuwe module ‘Elektronische Communicatie met Leveranciers’ via een ingave van de bestelling op de
geïmplementeerd (zie apart kader). website van de leverancier, waarbij een
kopie-orderbericht wordt doorgestuurd
naar AXI Purchase Order Management,
Implementatie op 2 maanden tijd afgerond zodat alle bestellingen binnen het sy-
Triversum kijkt terug op een geslaagd implementatietraject. Ted Groot, inkoper en tevens steem kunnen worden beheerd.
projectmanager tijdens de implementatie licht toe: ‘Met AXI Purchase Order Manage-
ment hebben we de beschikking gekregen over een modern informatiesysteem dat onze Dit alles gebeurt met behulp van de
inkoopprocessen uitstekend ondersteunt. Hierdoor hebben we veel beter zicht op wat er Connectivity van TNT Post BDS. Zij
aangevraagd wordt, hoe dit zich verhoudt ten opzichte van de budgetten en kunnen we vertalen het bericht van de leverancier
onze facturen eenvoudiger matchen met onze bestellingen. Tevens hebben we een veel in het formaat van AXI en andersom.
beter zicht op onze leveranciers, zodat we ook hier anders kunnen managen.’ Hierdoor zijn individuele interfaces met
leveranciers niet meer nodig.
De implementatie vond plaats in een tijdsbestek van een 2-tal maanden. ‘Een drukke
periode, vooral voor onze key users. Maar met de ondersteuning van AXI bij de imple-
Grote voordelen van de oplossing zijn
mentatie en uitrol hebben wij geen moment getwijfeld aan het succes van de invoering.
de tijdsbesparing en foutreductie die
Wij hebben altijd ons einddoel voor ogen gehad, waardoor we allemaal een stapje extra
gerealiseerd worden bij het ingeven van
hebben kunnen zetten. Wij kijken met een tevreden gevoel terug op de implementatie.’,
(nieuwe) artikelen/prijzen.
aldus Ted Groot.
Ook blijken organisaties in staat hun
magazijnvolumes af te bouwen. Door-
dat altijd de juiste prijzen in het inkoop-
systeem aanwezig zijn, neemt ook het
matchingspercentage toe wanneer de
factuur binnenkomt en gematcht wordt
met de inkooporder.
Triversum is de eerste AXI klant die ge-
bruik maakt van deze nieuwe module.
Daarnaast hebben ook GGZ Oost Bra-
bant, GGzE en Meander Groep Zuid
Limburg aangegeven dat zij graag op
korte termijn gebruik willen maken van
deze nieuwe module.
Voor info: michel.petrusma@axi.nl
Hoofdingang Triversum in Alkmaar

Efficiëntieverbetering door workflow & AXI Discovery Suite roadmap
taakgestuurde applicaties (vervolg van
Van moderne software wordt verondersteld dat deze - zowel technisch als functioneel -
pagina 1)
gebruik maakt van de nieuwste technologieën. In dit kader trachten we bij AXI Discovery
Het systeem kan ook helpen in het herinneren aan rekening te houden met de nieuwste marktevoluties en trends.
taken die reeds hadden uitgevoerd moeten zijn; bij-
Een typische evolutie die we op de AXI Discovery roadmap terugvinden, is de samen-
dragen aan de prioritering van de taken …
werking tussen front- en back office applicaties. Daar waar back office applicaties hoofd-
Ook in de onderlinge communicatie gelinkt aan een zakelijk worden gebruikt door een beperkt aantal gebruikers zoals administratieve me-
proces of een taak kan het systeem ondersteunen: dewerkers en management, worden front office applicaties ruimer in de organisatie ter
bijvoorbeeld bij het vastleggen van een mailbericht, beschikking gesteld. Het betreft vooral niet-alledaagse taken zoals het registeren en
een aanvullend document, een telefoongesprek … goedkeuren van bestelaanvragen, goedkeuren van inkomende facturen, invoeren van
Indien van een collega verwacht wordt dat hij hier budgetten, enzovoort. Gezien het grote aantal medewerkers dat in contact komt met
op reageert, wordt dit weer een taak voor die col- dergelijke taken, speelt de gebruiksvriendelijkheid een grote rol bij de ingebruikname van
lega … deze front office applicaties.
We zien dus een duidelijke trend in het optima-
liseren van de processen door gebruikers meer De AXI Discovery roadmap bestaat vooral uit:
taakgestuurd te laten werken. Hierbij nemen
- onderzoek naar nieuwe technologieën
ook de elektronische workflows aan belang toe.
- integratie van back en front office applicaties
Het mag duidelijk zijn dat deze technieken in Dis-
- efficiëntere communicatie met andere software door middel van webservices
covery Suite steeds meer en meer toegepast zullen
worden. - gebruik van wizards voor het invoeren of wijzigen van data
- integratie van Business Intelligence in de applicaties
- integratie van nieuwe e-mail en calendaring functionaliteiten
- de ontwikkeling van een nieuwe geïntegreerde budgetmodule
- onderzoek en ontwikkeling van een geïntegreerde HRM- en CRM-toepassing
- nieuwe managementrapportage voor AXI Purchase Order Management met behulp
van Oracle Business Intelligence
- realisatie van een integratie tussen AXI en Planon
- onderzoek naar nieuwe workflow toepassingen
- realisatie van een vernieuwde grafische gebruikers interface.
Samenwerking AXI en Planon
AXI en Planon, de marktleider in Europa op het gebied van Integrated Workplace Management Systems (Facility Management, Corporate
Real Estate ...), werken momenteel aan een integratie tussen beide pakketten. Daar waar bij AXI de nadruk ligt op de administratieve pro-
cessen is dit bij Planon eerder op de facilitaire processen. Dit maakt dat beide partijen complementair kunnen samenwerken. De aanwezig-
heid van enkele gezamenlijke klanten maakt dat de samenwerking in een stroomversnelling is terecht gekomen.
AXI bv
Hooilaan 1 - 4816 EM Breda
tel: + 31 (0)76 572 55 15
e-mail: michel.petrusma@axi.nl
www.axi.nl
AXI nv
Molenweg 107 - 2830 Willebroek
tel: + 32 (0)3 860 40 00
e-mail: stijn.heyselberghs@axi.be
www.axi.be