Eventos (Presentaciones, Conferencias, Seminarios...) una estrategia para atraer clientes potenciales
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Para cualquier empresa, una de las mejores estrategias para llegar a los clientes potenciales es la de organizar eventos presenciales: presentaciones, conferencias, seminarios, talleres… que les ...

Para cualquier empresa, una de las mejores estrategias para llegar a los clientes potenciales es la de organizar eventos presenciales: presentaciones, conferencias, seminarios, talleres… que les aporten valor e interés. También son muy efectivos los eventos para recordar a los clientes y ex clientes, de qué tu empresa existe, qué es competente y qué está al día de las novedades del sector.

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  • 1. OUTSOURCING BUSINESS & PERSONALMANAGER’S PERSONAL ASSISTANTEventos ( presentaciones, conferencias, seminarios…) una estrategia paraatraer potenciales clientesEstos últimos años una de las actividades que me he dedicado es a organizar y coordinar eventosempresariales en diferentes lugares de España, sobre todo en Navarra y la Rioja. Y me gustaría detallar lasclaves de este tipo de estrategia.Para cualquier empresa, una de las mejores estrategias para llegar a los clientes potenciales es la deorganizar eventos :presentaciones, conferencias, seminarios, talleres... que les aporten valor e interés.También son muy efectivos los eventos para recordar a los clientes y ex clientes, de qué tu empresa existe,qué es competente y qué está al día de las novedades del sector.El evento y la estrategia serán un éxito si logras que todos estos factores, solos y en conjunto, funcionen a laperfección:EL TEMA A TRATAR EN EL EVENTOEl 50 % del éxito de la estrategia es el tema a presentar en el evento, por lo cual hay que ponerle muchaatención en saber y averiguar qué temas les puede interesar al perfil de asistente que quieres que asistan atu evento. El título del evento es otro de los temas importantes que no puedes olvidar; tiene que serimpactante y que llame la atención adjuntándole una imagen que describa visualmente el tema a tratar.Si consigues acertar en este apartado te aseguras poderlo repetir en diferentes ciudades e ir mejorándolo encada jornada.LA ORGANIZACIÓN Y LA LOGÍSTICA DEL EVENTOPara tener la capacidad de organizar un evento es imprescindible disponer de una base de datos amplia delas empresas de la zona donde quieres realizarlo, y que esta base de datos la puedas segmentar al máximopara llegar al perfil de empresa y asistente adecuado al enfoque del evento. También es necesario revisar enel CRM o base de datos de los clientes que dispones en la zona para invitarlos.Una vez tengas la base de datos segmentada, te permitirá realizar una difusión exitosa del evento siguiendoestos procesos:  Diseño y confección de la convocatoria digital con todo su sistema de inscripción automatizado online, que cuelgue en el sitio web de tu empresa. Si el evento es de pago, la conexión a una pasarela de pago segura  Buscar el lugar y la sala adecuada para realizar el evento  Preparación y envió de la convocatoria a la base de datos segmentada según los criterios expuestos anteriormente, mediante una plataforma de envió masivo de emails, que te permita ver los resultados de apertura e interés de los receptores  Planificación y confección de los e-mails automatizados de las respuestas a las inscripciones y recordatorios a todos los inscritos al evento  Difusión en todos los medios de comunicación posibles de la zona del evento  Difusión del evento en las redes sociales  Compaginar y coordinar con los colaboradores que tengas en la zona, la difusión del eventoA S S I S M A N - O u t s o u r c i n g B u s i n e s s & P e r s o n a l CENTRO TECNOLÓGICO DE LA RIOJA. Avenida de Zaragoza 21. Logroño (La Rioja) 26071 Tel. 607 866 466 www.assisman..es
  • 2. OUTSOURCING BUSINESS & PERSONALMANAGER’S PERSONAL ASSISTANT  Preparación de la recepción, cátering y documentación a entregar en el evento.  Análisis y mejora de las acciones de difusión realizadas Otros preparativos según el eventoLA SALA DONDE REALIZAR EL EVENTO Y EL CÁTERINGEl lugar pueden ser la propia empresa, hoteles, asociaciones, cámaras de comercio? es mejor que seacéntrico y agradable, tiene que disponer un aparcamiento, si es posible en el mismo edificio, para todos losasistentes o uno cerca.La sala tiene que ser espaciosa y cómoda para que los asistentes y los ponentes se encuentren a gusto. Lapantalla y la megafonía tienen que funcionar a la perfección. El formato de la sala se tiene que adaptar altipo de evento, si es conferencia, al formato conferencia; si es más formativo, al formato escuela y si es másde networking el formato adecuado para realizarlo.El cáterin tiene que ser atrayente, correcto y abundante, este es un momento clave para realizar contactoscon nuevos clientes potenciales y hay que saberlo administrar correctamente por el ponente y susacompañantes.LA PONENCIAEl ponente, su ponencia y el soporte a su ponencia, son otros de los ingredientes claves del éxito de todo elproceso estratégico.El ponente tiene que disponer de estas virtudes: Ser un buen comunicador verbal Dominar la postura no verbal, como el volumen de voz, el tono y el ritmo del evento. Disponer de credibilidad Conocedor amplio del tema a tratar en el evento Saber dirigirse al público de una manera considerada Respetar las ideas y opiniones de los asistentes y al mismo tiempo mostrar adversidad para defender las suyas.Quiero recalcar que el evento es para aportar valor y a tratar con profundidad el tema propuesto a losasistentes. El público nunca aceptara que el evento sea una promoción de servicios o producto. Hay quetenerlo muy claro este aspecto. Pero si los asistentes al evento consideran que laorganización, el networking y la aportación de valor que se les ha proporcionado supera sus perspectivas,permitirán al ponente promocionar los servicios de su empresa unos minutos.EL SEGUIMIENTO COMERCIALEs muy importante realizar un seguimiento comercial de los contactos que han mostrado interés en ampliarlos conocimientos del tema tratado, o que tienen interés en una visita de un técnico comercial a su empresa,para personalizar el tema tratado a las necesidades de su empresa. El resto de asistentes, siempre te van aaceptar una llamada telefónica, donde muchas veces se consiguen visitas, en el que algunas se conviertenposibles ventas o ventas.El seguimiento comercial aumenta su éxito, si lo realiza el ponente del evento, ya que es el que haconseguido alcanzar la confianza de los asistentes.A S S I S M A N - O u t s o u r c i n g B u s i n e s s & P e r s o n a l CENTRO TECNOLÓGICO DE LA RIOJA. Avenida de Zaragoza 21. Logroño (La Rioja) 26071 Tel. 607 866 466 www.assisman..es
  • 3. OUTSOURCING BUSINESS & PERSONALMANAGER’S PERSONAL ASSISTANTLA RETROALIMENTACIÓN A LOS ASISTENTES DE LOS EVENTOSA partir de aquí, es muy importante realizar acciones de retroalimentación de marketing para mantenerlosinformados y no perder el contacto: Colgar la presentación en la web y enviar un e-mail al asistente para que se la pueda descargar Colgar el vídeo o imágenes del evento en tu sitio web Inscribirlos al newsletter de tu empresa Contactar con ellos en las redes sociales. Montar una segunda parte, más avanzada e invitarlos en otro día.A S S I S M A N - O u t s o u r c i n g B u s i n e s s & P e r s o n a l CENTRO TECNOLÓGICO DE LA RIOJA. Avenida de Zaragoza 21. Logroño (La Rioja) 26071 Tel. 607 866 466 www.assisman..es