Ponencia M. Claudia Londoño

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Ponencia (texto y slides) expuesta en el II Congreso Internacional del Secretariado celebrado el 15 y 16 de Junio de 2011

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Ponencia M. Claudia Londoño

  1. 1. Vaya por delante mi agradecimiento a la entidad organizadora de este Congreso,GLOBAL ESTRATEGIAS, “RETOS, TENDENCIAS Y MEJORES PRÁCTICAS”, alos patrocinadores las Asociaciones de Secretariado profesional:de AragónBurgosCantabriaMadridy ValenciaAsí como a SEIEM y EUMAA la entidades colaboradoras:Universidad de AlcaláEnforexAsonety Alacena CateringCreo que lo mejor en este tipo de este tipo de eventos es que partimos de la base deque todas estamos encantadas de tener esta profesión, es verdad que al día de hoyestá muy valorada y simplemente hay que trabajar en como mejorar pero no nos loacabamos de creer.Si se tratase de un Congreso de Cirujanos ninguno de ellos se plantearía que tienenque convencer al resto del mundo de que son buenos profesionales y no andanquejándose. Pues nosotros tampoco.Insisto, no nos lo acabamos de creer.Tenemos que repetirnos continuamenteSOMOS FANTÁSTICAS.Tengo el privilegio de inaugurar formalmente este congreso y lo haré hablando delpresente y el futuro de la profesión, las posibilidades de proyección y las carencias ylos retos a los que nos enfrentamos.
  2. 2. SITUACIÓN Y PANORAMA ACTUAL DEL SECRETARIADO – PERSPECTIVAS DE FUTURO www.globalestrategias.es 1Esta ponencia se ha realizado con la colaboración de las más de 300 profesionalesque forman parte del Grupo Executive Assistants de España en LinkedIn. Enparticular quiero agradecer públicamente la contribución de Sonia Soualen, MencíaRodríguez, Dorit Sauer, Rosa M. Díaz, Marisol Canosa, Pablo Caballero, PilarBarreiro, Isabel Justel y Cristina Iglesias. Escenario actual Perfil profesional Perspectivas de futuro www.globalestrategias.es 2
  3. 3. Escenario actual: carencias Falta de reconocimiento oficial de la profesión Bajos salarios Presentismo www.globalestrategias.es 3 Escenario actual: carencias Falta de reconocimiento oficial de la profesión • Contratación como administrativos • Instrusismo laboral • Invisibilidad en los Convenios Colectivos www.globalestrategias.es 4Es cierto que la situación económica y empresarial concretamente en España está"desvirtuando" el perfil académico que algunas empresas están solicitando comorequisitos en el ámbito de las Asistentes y Secretarias de alta dirección. Realmente -con todos los respetos- un/a Licenciado-a-o en Derecho (por ejemplo) no tiene unaformación especial que le haga ser más apto-a para desempeñar un puesto comoprofesional del secretariado ya que en principio carece de la formación técnica yprofesional específica concreta.El reto presente y futuro radicará en conseguir el reconocimiento de la categoríaprofesional lo que garantizará un mejor estatus dentro del ámbito de la empresa,evitará en la medida posible el intrusismo y aclarará la cuestión de los salarios.Igualmente, el reconocimiento oficial nos dará visibilidad dentro de los convenioscolectivos aclarando entonces el sistema de promociones que hasta la fecha en lamayoría de los casos suele ser arbitraria.
  4. 4. Escenario actual: carencias Bajos salarios ¿Consecuencia de la crisis? www.globalestrategias.es 5La situación en cuanto a los salarios y como consecuencia de lo anterior, es decir lafalta de reconocimiento oficial, no es buena y no es buena en todo el ámbito europeodonde los salarios, igual que en España y con los necesarios ajustes por el coste de lavida están entre los 20.000 euros y los 55.000€ sin que en muchos casos tenga nadaque ver con la formación, la eficiencia o la experiencia.La situación es muy similar en USA donde los salarios están entre los $30.000 y hastalos $65.000. DIGNO DE DESTACAR EL PRECIO HORA PARA LAS SECRETARIAS TEMPORALES: $9,75-$18 Escenario actual: carencias Presentismo Nuevo fenómeno laboral ante el temor a perder el empleo No conlleva un aumento de la productividad Falta de capacidad innovadora Falta de asertividad www.globalestrategias.es 6
  5. 5. El miedo a perder el empleo ha provocado una reducción drástica del absentismoinjustificado en los últimos años y ahora ha dado lugar a un nuevo fenómeno: elllamado presentismo.El aumento de la jornada asociado al presentismo no conlleva un aumento de laproductividad, pues al quedarse más horas en la oficina, los trabajadores no estánbuscando mejorar el rendimiento de la compañía, sino asegurar su puesto de trabajo.Los empleados reconocen este hecho, ya que el 60% admite que su productividad nose ha incrementado con la crisis.El presentismo laboral afecta física y emocionalmente a una persona y con el tiempoderiva en ausentismo.El prevenirlo y atacarlo desde sus inicios permite que los empleados mejoren sudesempeño.Aunque es una situación latente en la mayoría de las empresas, pocas son las quehacen algo al respecto, pues en general los empleados no hablan de sus problemasabiertamente.A todo esto hay que añadir la norma no escrita de que la secretaria o asistentepermanece en su puesto de trabajo (tenga o no qué hacer) mientras el directivo/sestén en el despacho o “en una reunión”.¿Por qué o para qué? No creo que sea necesario formar parte de la decoración de laoficina. Las nuevas tecnologías nos permiten atender asuntos verdaderamenteurgentes, llamadas y correos electrónicos, desde cualquier lugar.Como se ha dicho, el presentismo no favorece la productividad sino más bien alcontrario. Pero esto no depende más que de nosotras, de la capacidad de argumentarde forma asertiva. Depende también de los departamentos de Recursos Humanos,por supuesto pero no harán nada si nosotras no lo planteamos. Perfil profesional: el pasado Para saber hacía donde vamos es necesario conocer de donde venimos. Secretaria primera mitad del siglo XX www.globalestrategias.es 7Para saber dónde queremos ir, conviene saber de dónde venimos. A lo largo de lahistoria siempre han existido secretarios, véase Antonio Pérez, el Secretario Real por
  6. 6. excelencia en la época de Felipe II y sin embargo, ¿cuándo surgieron las secretarias?¿Ha sido siempre similar su trabajo al de los secretarios? Hasta los años 70-80 delSiglo XX, la situación y el estatus fue bien distinta a favor de los secretarios. ¿De dónde venimos? A lo largo de la historia siempre han existido los secretarios En 1714 se inventa una máquina que se parece a una máquina de escribir A finales del siglo XIX la Remington Rand inicia su comercialización www.globalestrategias.es 8La realidad es que nos incorporamos al mundo laboral y por ende a la profesión,gracias a la máquina de escribir. Cuando la Remington Rand comenzó a comercializaresa extraña máquina, sus expertos en marketing consideraron que las personasidóneas para utilizarla serían las “señoritas bien” que habían recibido clases de piano ypor lo tanto tenían una gran agilidad en los dedos. Así se incorporaron a las oficinaslas americanas y en Europa, las francesas.Sin embargo, la verdadera implantación de las mecanógrafas y taquimecanógrafas seprodujo como consecuencia de la Primera Guerra Mundial y por supuesto seincrementó a partir de la Segunda. ¿De dónde venimos? Las Guerras Mundiales favorecen la incorporación de la mujer al mundo laboral En las décadas de los 60-80 se busca la equiparación con los secretarios Las TIC cambian el escenario www.globalestrategias.es 9
  7. 7. Y eso éramos en la mayoría de los casos, mecanógrafas o taquimecanógrafasquienes, por cierto, ya tenían una mayor consideración puesto que no se limitaban acopiar textos.Entre tanto los secretarios seguían ejerciendo el rol de asistente. Esta situación se venítidamente reflejada en muchas películas de los años 50-60.A partir de la década de los 80 se inició un cambio en las funciones que se produjocuando cada uno de nosotros, mujeres y hombres, dispuso de un PC en el puesto detrabajo.Al introducirse el uso de los ordenadores personales, la situación sufrió un vuelcodramático. Para empezar todos, ejecutivos, personal administrativo, secretarias ysecretarios tuvimos que aprender a utilizarlos. Esto ya tuvo en sí mismo, su propiaproblemática. En general, en lugar de comenzar con los conceptos primarios de lainformática, nos enseñaron el uso de un paquete de proceso de textos específico.Esta circunstancia nos llevó a la mayoría a encontrarnos inermes ante cualquierproblema. Además los jefes, los directivos para los que trabajábamos optaron poruna de estas dos posturas, o confesaban ignorarlo todo sobre la informática o, comoya dominaban como mínimo los rudimentos de la informática y la filosofía del software,empezaron a realizar sus propios trabajos de mecanografía con lo que de un plumazoperdimos parte de las funciones.Como el tiempo pone todo en su lugar, poco a poco las cosas fueron volviendo a sucauce. La aparición de los entornos gráficos y paquetes ofimáticos hizo quecomprendiéramos mejor la tecnología, es más, hubo quien se convirtió en experto.Los directivos también comprendieron que podían escribir mucho más cómodos en supropio ordenador, eliminándose así el dictado, pero que también era mucho máscómodo y eficaz que la secretaria diera al texto el formato y en general, el aspectoestético deseados.El PC hizo que determinadas tareas de carácter rutinario se agilizaran de tal maneraque empezamos a tener tiempo para adquirir funciones más creativas.También se han producido cambios, principalmente debidos a los avances en latelefonía. Hace 15 años, las secretarias de dirección disponíamos de un teléfono másbien tonto con dos líneas, y en muchos casos, una de las líneas era sólo de usointerno. Esta situación hacía que el puesto de la secretaria fuera tremendamenteestático ya que para no desatenderlo había que estar "clavadas" en el sitio.Poco a poco también esto ha cambiado, la introducción de la telefonía inteligentepermite atender el teléfono desde cualquier otro lugar de la empresa o incluso estandofuera del ámbito de la compañía. También ha producido cambios en la localización deldirectivo que puede atender sus llamadas en casi cualquier lugar. Con ello se haconseguido una mayor eficacia en las comunicaciones y como contrapartida, lasfacilidades que ofrece la nueva telefonía permiten que una secretaria pueda atenderlas llamadas de varios directivos no solo en su puesto de trabajo sino desde cualquierlugar, lo que nos lleva a la necesidad de reconvertir puestos de trabajo.Se produce además la equiparación entre secretarios y secretarias, a partir de losaños 90 nuestras funciones y estatus son idénticas.
  8. 8. Esta ha sido la situación hasta la década de los 90, entonces comenzó a variar,incluso empezó a cambiar la denominación. Muchas dejaron de llamarsesecretarias para convertirse en asistentes, este es un asunto semántico pero noprecisamente baladí.Frases como "secretaria viene de secreto" marcan mucho, hacen pensar en funcionesalgo difusas, no proyectan nada claro y sin embargo, requiere mucho esfuerzo, afánde superación y disposición personal para adquirir responsabilidades y compromisos.Lo que me lleva a plantear la cuestión: ¿Merece la pena? ¿Qué se obtiene a cambio?Se obtienen halagos, la secretaria es "única", "imprescindible". "la mano derecha deljefe"... y no nos dábamos cuenta, de que ese rol nos niega cualquier realizaciónprofesional que no sea reflejo de la realización profesional del jefe.Mientras que la palabra asistente evoca ideas como colaboradora, copartícipe,ayudante que parecen ajustarse más a la realidad o al menos a la situacióndeseable. Perfil profesional Estamos muy valoradas en el mundo laboral en general, pero somos nosotras las que no nos lo acabamos de creer. www.globalestrategias.es 10En los 90 aprendimos a servirnos de las nuevas tecnologías y ahora se pone a pruebanuestra capacidad de innovación.Sabemos de dónde venimos y ahora conviene reflexionar acerca de dónde estamos.Desde el punto de vista oficial, no existimos a pesar de estar presentes en todos lossegmentos de la actividad empresarial.Sin embargo, nuestro perfil profesional está perfectamente diseñado.Es verdad que a veces no pedimos o nos peleamos bastante porque sabemos quenuestro interlocutor tiene una visión limitada de la palabra secretaria. Nosotrastenemos que cambiar este enfoque, demostrar lo que aportamos a la empresa y notener miedo en decir lo que queremos para nuestro futuro profesional.
  9. 9. Perfil profesional Técnicas propias de la profesión Dominio de las TIC Idiomas Capacidad de organización Habilidades emocionales Habilidades sociales Experta en protocolo y comunicación www.globalestrategias.es 11Perfil profesional ¿qué hace? Entre otros: Trabaja muy próxima a la alta dirección. Da apoyo en labores de investigación Soporte tecnológico Soporte administrativo Elabora informes y gestiona las comunicaciones Gestiona su tiempo y el del directivo Organiza reuniones, eventos y viajes www.globalestrategias.es 12
  10. 10. Perfil profesional ¿qué hace? Además: Desarrolla actividades que tienen incidencia en el éxito y beneficios de la empresa Su trabajo hace que el ejecutivo sea como mínimo un 8% más productivo http://hbr.org/2011/05/the-case-for-executive- assistants/ar/1 www.globalestrategias.es 13El correo electrónico, los teléfonos inteligentes, las agendas “on-line”, etc…. han hechoque los directivos de todos los niveles pueden actuar con un gran nivel de auto-suficiencia. Simultáneamente, las empresas se ven obligadas a reducir costes yaligerar sus estructuras. Como resultado de ello, muchos de los puestos de secretariade directivos de segundo y tercer nivel están desapareciendo en muchas empresas,desafortunadamente puesto que una asistente eficiente contribuye de manerafehaciente a la productividad en todos los niveles de la organización. Perfil profesional ¿qué hará? Además de todo lo anterior, deberá tener conocimientos (no significa ser expertas) de gestión empresarial y de los nuevos canales estratégicos (e-business), más los nuevos requerimientos que el mundo empresarial vaya demando. www.globalestrategias.es 14Por supuesto en cuanto a Formación, en el futuro aparte de los conocimientos mástradicionales: dominio de las últimas herramientas informáticas (procesador de textos,preparación de visuales y transparencias, hojas de cálculo,....), protocolo y relacionespúblicas (incluyendo un dominio de la comunicación eficaz), idiomas (inglés + otrosidiomas de economías emergentes), otras técnicas secretariales (saber gestionar unaagenda, administración del tiempo y saber detectar prioridades, archivo, organizaciónde eventos y viajes...), conocimientos (no significa ser expertas) de gestiónempresarial y de los nuevos canales estratégicos (ebusiness), más los nuevosrequerimientos que el mundo empresarial vaya demando.
  11. 11. Pero el elemento diferenciador va a ser el que está compuesto por ese gran "fondo desaco" que suponen las competencias o cualidades personales vinculadas a lainteligencia emocional: visión (identificación y sinergia con las estrategias y losobjetivos de la empresa y/o el ejecutivo o directivo y de sus equipos), iniciativa,anticipación y cierta dosis de autonomía (anticiparse a las necesidades y tareas arealizar), total discreción inherente al rol profesional, pero cada vez más sigue siendouna cualidad extremadamente valorada: una Asistente sigue teniendo cada vez másacceso a mucha información confidencial y restringida, capacidad multitarea, trabajaren situaciones con presión, capacidad de influenciar en otros (habitualmente hay quetrabajar y coordinar tareas con otros ejecutivos de reporte directo del directivo y osuperiores de su directivo) y liderazgo (directamente relacionado con el puntoanterior), rapidez en la ejecución de las tareas, fiabilidad. Perspectivas de futuro: Retos Reconocimiento oficial de la profesión Titulación Descripción del puesto y evaluación anual Grupo de cotización independiente al de administrativos Concepto de asistente o secretaria/o en el contrato Visibilidad en los convenios colectivos: promoción www.globalestrategias.es 15 Conclusiones El futuro de la profesión es similar al de la energía: la transformación Encontraremos nuevas oportunidades y tendremos nuevas funciones Nos enfrentaremos a nuevas exigencias www.globalestrategias.es 16
  12. 12. El futuro de la profesión de las Asistentes es similar al de la energía: la transformación.Nada especialmente diferente a los grandes cambios que se han venido produciendoen el rol de esta figura profesional durante la última década, y de los que estánteniendo lugar en el mundo empresarial como consecuencia de las característicascambiantes de los mercados que son los que determinan las necesidades ycualificación de los distintos perfiles profesionales, incluido el de las profesionales delsecretariado. Conclusiones A pesar de todo... Amamos esta profesión pero a pesar de haber conseguido mucho, tenemos un camino por andar y tenemos que apoyarnos mutuamente www.globalestrategias.es 17 Perspectivas de futuro Pero todo..... Depende de nosotros... de • La formación • La actitud proactiva • La ambición www.globalestrategias.es 18

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