MODELO DE ACTA DE REUNION

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Del mismo modo que la convocatoria es indispensable para que la reunión se desarrolle de acuerdo con el orden del día establecido, para lograr la mayor eficiencia posible de una reunión, es necesario que se reflejen en acta los asuntos tratados y decisiones adoptadas, si las hubiere.



Especialmente cuando se trata de reuniones formales, lo habitual es que uno de los participantes actúe como secretario llevando a cabo la elaboración del acta. Con mucha frecuencia, es la secretaria de este participante quien redacta el acta a partir de las notas recogidas durante la reunión. El acta debe remitirse a todos y cada uno de los asistentes, así como a cuantas otras personas concierna. en un plazo lo más breve posible.

No se trata de un documento tan formal y exigente como el Acta del Consejo (cuyo modelo se facilitará próximamente), sin embargo, no por ello tiene que ser poco descriptiva. Es este un caso en el que la capacidad de síntesis resulta muy eficaz puesto que si se elabora un documento largo en exceso y demasiado detallado, se corre el riesgo de que resulte poco operativa.

Se muestra en el documento "Modelo de Acta de Reunión", un ejemplo que facilita la síntesis de lo sucedido en la reunión. Resulta muy apropiado para las reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellas que se convocan para la resolución de conflictos.

NOTA: Este modelo se ha expuesto de la forma más descriptiva posible. Para mayor información o consultas, pueden contactar con: presidencia@aspm.es

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MODELO DE ACTA DE REUNION

  1. 1. Sugerencia: LOGO DE LA EMPRESA Y UNIDAD EMISORA (DIRECCIÓN, DEPARTAMENTO, AREA, ETC.) ACTA DE REUNIÓN1 REF: FECHA: Página “NN” de” MM” EMPRESAS/ORGANISMOS: ASISTENTES A LA REUNION: ORDEN DEL DÍA PRÓXIMA REUNIÓN: ASUNTOS TRATADOS Y ACUERDOS Responsables y Fecha 1 Al final del modelo se encuentran los comentarios aclaratorios de cada uno de los campos que forman parte de este ejemplo.
  2. 2. Sugerencia: LOGO DE LA EMPRESA Y UNIDAD EMISORA (DIRECCIÓN, DEPARTAMENTO, AREA, ETC.) REF: FECHA: Página “NN” de “MM” ASUNTOS TRATADOS Y ACUERDOS Responsables y Fecha
  3. 3. Este impreso corresponde siempre a la primera o única página del acta de reunión, la segunda y posteriores no requieren explicación. Se cumplimenta de la siguiente forma: REF.: Referencia o código de identificación del Acta. FECHA: La correspondiente a la fecha de celebración de la reunión expresada en formato DIA/MES/AÑO en forma numérica PAGINA: En la forma NN de MM, donde NN corresponde al número de la página (en este caso 01), y MM al total de páginas que constituyen el conjunto del ACTA. EMPRESAS / ORGANISMOS: − Si en la reunión participan representantes de varias Empresas/ Organismos, se relacionarán estas empezando por la Empresa / Organismo convocante. − Si en la Reunión es de un solo Organismo, se especificará el nombre oficial del ORGANISMO o del GRUPO que se reúne. ASISTENTES A LA REUNION: Se especifican los apellidos y nombre de todos y cada uno de los asistentes a la reunión, con independencia del tiempo que hayan permanecido en la reunión (parcial o totalmente). Esta relación debe especificarse siempre en orden alfabético, con independencia de los cargos o categorías de los asistentes. Se especificará asimismo, entre paréntesis, las iniciales del nombre y dos apellidos, para utilización posterior. En reuniones con clientes o proveedores se indican los asistentes agrupados por cada una de las organizaciones participantes. ORDEN DEL DIA DE LA REUNION: Se especifica, en forma resumida, el orden del día que rige en la mencionada reunión, numerando secuencialmente los distintos puntos. PROXIMA REUNION: Se detalla fecha, hora, lugar y, si procede, el moderador, secretario o responsable del ACTA de la siguiente reunión que tenga que realizar el ORGANISMO o GRUPO que se reúne. Caso de no tener que celebrar nueva reunión, esta circunstancia deberá figurar en este apartado expresando los motivos que determinan tal hecho. ASUNTOS TRATADOS Y ACUERDOS: Se especificarán en este cuerpo del impreso, en forma resumida pero fiel, los diferentes temas tratados en la reunión en forma tal que permitan su identificación y entendimiento claro. Se especificará en este orden: − Tema: Identificación del asunto tratado en la reunión. − Breve identificación de los asuntos tratados y del desarrollo del posible debate del tema. − Acuerdo: Si procede y si se ha llegado a un acuerdo o adoptado un compromiso o encomendado algún estudio o acción en relación con el tema referenciado.
  4. 4. RESPONSABLES: Las iniciales o apellidos de las personas a quien el ORGANISMO o GRUPO correspondiente, responsabiliza del acuerdo, acción o estudio, en su caso. FECHA: Siempre que sea posible, se especificará la fecha límite de realización del acuerdo, acción o estudio, en su caso.

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