Your SlideShare is downloading. ×
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

MESA REDONDA “La Multifunción del Secretariado”

3,958

Published on

Entre las competencias necesarias para una secretaria de dirección hay que citar la capacidad de organización para lo que es imprescindible que sepa gestionar el tiempo, ya que no solo debe controlar …

Entre las competencias necesarias para una secretaria de dirección hay que citar la capacidad de organización para lo que es imprescindible que sepa gestionar el tiempo, ya que no solo debe controlar el suyo sino el del directivo o directivos para los que trabaja y por supuesto el equipo.

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
3,958
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
36
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. ASOCIACIÓN DEL SECRETARIADO PROFESIONAL DE MADRID III CONGRESO DEL SECRETARIADO VALENCIA 15 y 16 de octubre 2011PONENTE:Mª Claudia Londoño Mateuspresidencia@aspm.esEs presidenta de la Junta Directiva de la Asociación del Secretariado Profesional deMadrid.Titulada como Secretaria Bilingüe en Coral Gables University (Florida-EE.UU.).Durante más de 30 años Secretaria de Alta Dirección en el Grupo Telefónica.Autora de los libros “Guía para la Secretaria Ejecutiva” (3ª Ed.) y ”Habilidades deGestión para la Secretaria Eficaz” (3ª Ed.), “Atención al Cliente y Gestión deReclamaciones: En busca del Grial” (2ª edición) “Cómo Sobrevivir al Cambio:Inteligencia Emocional y Social en la Empresa” (2ª Edición) y “Buscar trabajo es untrabajo”, todos de FC Editorial.Coautora del libro de texto y la guía didáctica “Organización del Servicio y Trabajosdel Secretariado.Participó en el diseño del perfil profesional del secretariado y definición del ciclo deformación de Técnico Superior en Secretariado dentro del Proyecto de Renovación delos Contenidos de Formación Profesional como experto tecnológico. Asimismo,actuó como experto tecnológico del Grupo de Trabajo de Administración y Gestiónpara la elaboración del Catalogo Nacional de las Cualificaciones Profesionales.Diseña e imparte cursos especializados en la formación del secretariado,fundamentalmente orientados al perfeccionamiento de las competencias emocionalesy técnicas del secretariado, la organización y a la atención al cliente, tantopresenciales como en la modalidad e-learning.
  • 2. ASOCIACIÓN DEL SECRETARIADO PROFESIONAL DE MADRIDEntre las competencias necesarias para una secretaria de dirección hay que citar lacapacidad de organización para lo que es imprescindible que sepa gestionar el tiempo, yaque no solo debe controlar el suyo sino el del directivo o directivos para los que trabaja ypor supuesto el equipo. “Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda lo perdemos sin darnos cuenta”, dijo Séneca.El que esté libre de culpa... ¿quién no se ha encontrado alguna vez escribiendo listas decosas pendientes interminables, tratando de no hacer algo que se considera insoportableo postergando tomar una decisión importante? ¿Quién no se ha visto agobiado porque nose va a cumplir determinado plazo, no ha contestado las llamadas y tiene un montón depapeles por archivar?Gestionar el tiempo significa controlar el propio tiempo y trabajo, en lugar de ser dominadopor ellos, consiste en saber qué hay que hacer, qué objetivos se tienen y cómoconseguirlos con el menor consumo de tiempo y de medios.El agobio se debe porque faltan objetivos, planificación, prioridades y visiones de conjunto.La verdadera paradoja en la utilización del tiempo es que nos obsesionamos porcontrolarlo, cuando lo que se debe hacer es controlar las actividades.Las secretarias y secretarios tenemos que controlar y gestionar adecuadamente el propiotiempo y también debemos programar y gestionar la agenda del directivo.La gestión del tiempo debe contemplarse desde varios ángulos. En general, se percibensólo unos pocos, raramente se aprecian todos sus aspectos. Por supuesto, esimprescindible llevar una agenda ordenada y al día y tener una idea relativa de lasactividades programadas, es indispensable pero no suficiente. Existen otras muchascuestiones a tener en cuenta.A medida que se adquieren mayores responsabilidades, se incrementan las obligaciones,los problemas y la demanda de una mayor productividad y calidad en el trabajo. Enconsecuencia, resulta imprescindible aprender a aplicar las técnicas necesarias para lograruna mayor eficacia o mejorar las que se estén aplicando.
  • 3. Posiblemente una de las razones por las que la gestión del tiempo no se valora lo suficiente se debe a que raramente forma parte de la evaluación del desempeño del puesto, a pesar de estar íntimamente vinculada a muchos de los aspectos que sí se examinan. En resumen, la gestión del tiempo trata fundamentalmente de aplicar sistemáticamente el sentido común. Aunque requiere un poco de esfuerzo, favorece las prácticas para trabajar mejor y con mayor eficiencia, permite conocer qué es lo que hacer perder el tiempo (ladrones de tiempo) y centrarse en las actividades importantes. EL TIEMPO ES UNICO E INTRANSFERIBLE La actitud hacia el tiempo varia de una persona a otra e incluso una misma persona puede tener diversas actitudes, dependiendo de las circunstancias, por lo que se puede afirmar que no existen fórmulas mágicas ni tampoco normas fijas. La falta de una gestión del tiempo personal se caracteriza por prisas de última hora para cumplir plazos, reuniones innecesarias, jornadas laborales de escasa o nula productividad y crisis que surgen de la nada por falta de planificación. Este tipo de escenario conduce inevitablemente a sufrir estrés y a una baja calidad en los trabajos que debe corregirse lo antes posible. El uso ineficaz del tiempo es, con frecuencia, fruto de un exceso de confianza: lo que sirve cuando se trata de tareas sencillas o poca carga de trabajo, no se puede aplicar cuando se trata de trabajos de gran envergadura o existe un gran volumen de trabajo. El tiempo es importante para todos, aunque algunos no lo valoren o lo aprovechen como se debería. Es el único recurso propio, nadie nos lo puede prestar y, si se pierde es irremplazable. La gestión del tiempo trata de controlar el uso del recurso más valioso, y a menudo infravalorado. Conviene plantearse las siguientes cuestiones: ¿Qué ocurriría si se gastará el dinero de la empresa como se gasta el tiempo?1 Si existe algo que debemos apreciar en nuestro trabajo es el tiempo. Apreciarlo, por su importancia y porque su incorrecta gestión, puede influir negativamente en la toma de decisiones, en el trabajo realizado, en abordar nuevos asuntos, en la propia calidad de vida personal y laboral. En la gestión del tiempo como en cualquier otro proceso de gestión, hay que: - Programar - Planificar - Realizar el seguimiento de la actividad - Introducir medidas correctoras periódicamente o cuando sea necesario. Conviene reflexionar sobre lo que nos impide dominar nuestro tiempo y nos hace menos eficientes:1 “Establecer el valor de cada hora de trabajo propia (coste hora) es una información útil que nosaporta lo que cuesta el tiempo perdido o improductivo”. ( Ley del valor económico del tiempo)
  • 4. Falta de comunicaciónTrabajar de forma efectiva con los demás requiere una comunicación continua; aun asícuanto más ocupados estamos, es más probable que haya falta de comunicación.Suponemos que se nos ha dado toda la información necesaria y que ésta es exacta yasumimos que los demás nos han oído y nos han entendido.Pero las suposiciones son sólo eso, suposiciones. Al actuar a partir de las suposiciones envez de comprobarlas, nos arriesgamos a no hacer el trabajo que teníamos que hacer o ahacerlo mal, y nos exponemos a no entender que es lo que se espera que hagamos.Como resultado, surgen una serie de problemas que se tardan en resolver más de lo quese hubiera tardado en hacer el trabajo bien desde el principio. Expectativas y objetivos poco clarosFrecuentemente comenzamos proyectos muy complicados sin una idea clara del resultadoque se espera o se necesita. Puede que dediquemos semanas de trabajo, sólo paradescubrir que el resultado no es satisfactorio. Los problemas resultantes y los retrasospueden crear un efecto dominó, atrasando los plazos durante semanas o meses en elfuturo. Falta de planificaciónEs fácil quedarse atrapado en problemas que no nos habíamos preocupado de planificar.Trabajamos al azar en vez de hacerlo con determinación. Como resultado, a veceshacemos cosas que no necesitaban haberse hecho en primer lugar.Cuando no se planifica, es posible que se opte por el camino más largo y se pierda eltiempo inventando cosas que ya están inventadas. Frecuentemente se establecen plazossin considerar el tiempo que nos llevará cumplirlos. No se tienen en cuenta lascontingencias que pueden surgir durante cualquier proyecto que lo pueden romper.Igualmente se olvida prever los recursos que se necesitarán. Necesidades y demandas conflictivas y/o inesperadasLa gestión del propio tiempo debería ser algo muy fácil si otras personas no estuvieraninvolucradas. Sin embargo, sí lo están. Todas las personas con las que trabajamos tienensus propias necesidades, preocupaciones y prioridades - las cuales también involucran alos demás.El hecho de revisar las necesidades y demandas conflictivas más comunes de los demáses en sí mismo un trabajo más. En vez de revisarlas, sin embargo, frecuentementerespondemos a nuevas necesidades y solicitudes y los ponemos en primer lugar en nuestralista de prioridades sin pararnos a pensar sobre qué lugar de la lista realmente lespertenece.
  • 5. Fallos a la hora de reconocer y reaccionar ante un cambio Una de las pocas cosas de la que existe certeza es de que las cosas cambian. Sin embargo, continuamos comportándonos como si una vez que hemos decidido o realizado un plan, éste fuera inamovible. Seguimos adelante, con nuestros ojos fijos en un objetivo sin reconocer que el objetivo ha sido cambiado. Como resultado, trabajamos para completar proyectos que ya no necesitan ser acabados. Luchamos por seguir los planes de acción cuando se ha probado que no son viables. Además, nos sorprendemos y decepcionamos cuando todo nuestro esfuerzo acaba siendo ignorado o desechado. Recursos insuficientes, especialmente el tiempo Existe la tendencia a asumir que los recursos se obtienen en cuanto se necesitan, y esto no siempre es verdad. Las mejores intenciones y la planificación más cuidadosa no harán posible que se complete una tarea o un proyecto de forma satisfactoria si los recursos esenciales no están disponibles. El recurso que más subestimamos es el tiempo2. No hay un sustituto adecuado para el tiempo. La realidad es que si algo requiere 16 horas para ser realizado, no puede ser hecho en 12. Pero ignoramos la realidad; establecemos plazos como si el tiempo que necesitamos fuéramos a tenerlo de alguna forma con lo que surgen sentimientos de frustración e impotencia. Buscar la perfección en vez de resultados Todo verdadero profesional busca la excelencia en su trabajo. Sin embargo, esta inquietud con la calidad nos lleva, a veces, más allá de las expectativas reales. En lugar de dar por terminado un trabajo cuanto se logran los resultados esperados, se continua para buscar un nivel innecesario de perfección, frecuentemente dejando a un lado otros trabajos en el proceso. TÉCNICAS Y HABILIDADES PARA LA GESTIÓN DEL TIEMPO "Carpe Diem" - Aprovecha el día, debería ser el lema de cualquier profesional. Si al final de la jornada el balance resulta positivo y se ha logrado hacer todo lo que se programó, es que se está en el buen camino; si por el contrario, el balance es negativo, quiere decir que es necesario corregir la planificación o, quizá más importante, la propia actitud. La mayoría de las corrientes que intentan enseñar cómo gestionar el tiempo y los autores que explican cómo conseguir el éxito, están de acuerdo en que éste depende, esencialmente, de la forma positiva de pensar y actuar de la persona. Pues bien, para mantener una actitud positiva frente al nuevo día, hay tres reglas de oro:2“El tiempo tiene una dimensión objetiva y una dimensión subjetiva o psicológica, que es funcióndel interés sentido por la actividad ejercida.” Ley de Fraisse o ley de la dimensión subjetiva del tiempo
  • 6. - Cada día se debe realizar una tarea que produzca satisfacción personal - Hacer todos los días algo que ayude a lograr propias metas - Realizar cada día una actividad diferente a al trabajo habitual -deporte, familia, hobby, amigos, etc. Aunque decir esto es reiterativo, hay que plantearse la jornada laboral, antes de iniciar cualquier tipo de tarea prevista para el día, con tranquilidad y buena actitud y desde luego, certeza de que se cumplirá lo programado. Aquellas personas que dedican ocho minutos a la preparación de su trabajo diario y lo hacen de una manera consecuente, pueden ganar a diario una hora de tiempo para lo esencial3. Posiblemente, a lo largo de la jornada surgirán cuestiones que obliguen a rehacer la programación original, introducir modificaciones en la planificación o simplemente replantearla, lo esencial es mantener el control de las actividades y del propio tiempo. La eficacia no consiste en hacer muchas cosas, sino las que tenemos que hacer en cada momento. Intentar diferenciar lo importante de lo que no lo es; lo urgente de lo que puede esperar. Eso es discernir (de latín: separar, distinguir). Implica que antes de comenzar la actividad hay que pararse a pensar para asignar prioridades y programar. Pensar bien -programar- las tareas a desarrollar planificando la secuenciación: el día, la semana, el mes. Teniendo en cuenta que cada programa refleja el conjunto, único, de prioridades y responsabilidades de la persona que lo ha realizado. No hay dos personas que tengan exactamente la misma idea de lo que constituye la gestión perfecta del tiempo. La idea final es simplemente ver si la propia relación del con el tiempo es buena, si permite responder a las obligaciones profesionales, disfrutar de la compañía de los seres queridos y cuidar bien de la salud propia. La experiencia demuestra que cuanto más tiempo se invierta en planificar menos tiempo se gasta en realizar los objetivos marcados, y por lo tanto se ahorra tiempo al final. Pero para conseguir esto es esencial que dicha planificación, se plasme por escrito, ya que, los planes fijados así tienen el efecto psicológico de una auto-motivación para el trabajo. Aunque no existen criterios universales, hay algunas cuestiones que favorecen la gestión efectiva del tiempo: 1. Planificar por adelantado y hacer y seguir una lista de prioridades Planificar es la piedra sobre la que se basa la gestión del tiempo, todo el tiempo que se dedique a esa tarea merece la pena. Pero no consiste sólo en crear una buena planificación o programa, hay que ser capaz de llevarlo a cabo. Esto supone ser preciso sobre la realidad diaria del trabajo y el resto de las responsabilidades, contar con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales. Como si fuera una prenda de vestir, hay que sentirse cómodo y que quede un poco amplia por si acaso encoge3 Seiwert J. Lothar , Managing your time, Kogan Page, 1989. "... cuanto mejor se distribuya eltiempo, es decir, se planifique, mejor se podrá aprovechar para alcanzar objetivos personales yprofesionales."
  • 7. 2. Prometer menos y cumplir más Una de las reglas más inteligentes que se pueden aplicar es establecer fechas de entrega que sean viables. En otras palabras, es una buena idea sobrestimar el tiempo que se piensa que va a llevar un trabajo para, asegurarse el cumplimiento del plazo incluso si hay que enfrentarse a retrasos imprevistos.3. Dividir los trabajos grandes en tareas manejables Es muy fácil aceptar trabajos de grandes proporciones. Por ejemplo, "pintar la casa" sería un proyecto menos desalentador si se siguen bien los pasos hasta conseguir ese objetivo: seleccionar el color, comprar la pintura y empezar a trabajar en la fachada de atrás. Considerar este tipo de trabajo como un proyecto (véase el epígrafe dedicado a los proyectos en el capítulo anterior)m dividiendo un trabajo enorme en pasos manejables, estableciendo un horario para llevar a cabo cada paso y reduciendo paulatinamente el alcance del proyecto, se puede conseguir cualquier cosa y con menos estrés que si se pretende hacerlo todo a la vez. Es el conocido principio de "divide y vencerás".4. Agrupar asuntos relacionados Para evitar pérdida de concentración conviene agrupar las tareas de carácter similar, por ejemplo: fotocopias, llamadas telefónicas, envío de faxes, etc. Lo ideal es programar estas tareas que son de bajo nivel para las horas del día en las que te resulta más difícil concentrarse. En los huecos en los que la concentración y la energía bajan o en los que el entorno impide la concentración.5. Evitar interrupciones en la resolución de asuntos importantes Para sacar el mayor partido al tiempo, tratar de realizar los trabajos más difíciles, aquellos que requieren la máxima concentración y mayor eficiencia en aquellos momentos del día en los que los niveles de energía y atención son mayores. Si se puede coordinar esos momentos con periodos en los que hay menos interrupciones de lo normal, mucho mejor. El truco está en identificar las horas de mayor rendimiento y programar el trabajo en consecuencia.6. Establecer parámetros para decir "No" Todos conocemos a gente que establece sus límites de tiempo: "No es mi trabajo", dicen. "Son las cinco y me voy". Puede parecer excesivo pero también sabemos que muchas personas terminan trabajando hasta tarde o se llevan trabajo a casa de vez en cuando. Por ello puede que haya llegado el momento de empezar a decir "no" y no sólo a los otros, sino también a uno mismo. Trabajar durante horas y horas, tanto si recibe paga extra o no, daña el equilibrio entre trabajo y ocio que es básico para la salud y el bienestar. La incapacidad para decir "No" nos lleva a realizar tareas que no nos corresponden, aguantar visitas interminables, llamadas inútiles, rutinas poco eficientes, etc.
  • 8. 7. Ser innovador Es siempre tentador seguir haciendo las cosas de la forma en que se han hecho siempre, porque es con lo que se está familiarizado. Encontrar, adaptar y aplicar nuevas técnicas más eficientes, no sólo ahorrará tiempo, sino que rebajará la carga de trabajo total. La capacidad de innovación es, sin duda una competencia necesaria para el ejercicio de la profesión, las secretarias y los secretarios tienen a menudo que "inventar" sobre la marcha nuevos procedimientos o estilos de hacer las cosas, por múltiples razones, ¿quién no ha tenido que probar nuevos sistemas, a causa de determinadas circunstancias?8. Delegar lo que se pueda A veces las personas se dividen entre las que pueden o no pueden delegar, si se piensas que no se es tan indispensable, es hora de empezar a delegar. Lo más práctico es comenzar con la rutina, trabajos que requieren mucho tiempo y que alguien más puede llevar a cabo. Puede que enseñar a otra persona puede llevar un poco de tiempo pero el beneficio es tener más tiempo y menos estrés.FIJAR PRIORIDADES El establecimiento de prioridades entre las distintas tareas facilita su ejecución y permite hacerlo con la mayor eficiencia posible. Permite distinguir entre lo importante y urgente, lo importante, lo urgente y lo no importante. En determinados casos, el profesional puede establecer de modo autónomo sus propias prioridades, aunque dado que las secretarias forman parte de un equipo liderado por el directivo lo lógico es fijar las prioridades de acuerdo con éste, informándole cómo el nuevo trabajo dificulta la realización de otras tareas, quizá cotidianas o rutinarias pero que deben completarse. Hay que pensar y actuar de forma positiva, negociando, si procede, soluciones alternativas.LADRONES DEL TIEMPO Se denominan ladrones de tiempo todas las acciones, actividades o personas que nos ocupan más tiempo del deseable a la vista del resultado obtenido. Los ladrones del tiempo o interrupciones tienen un doble perjuicio: suponen una pérdida de tiempo en sí mismas y rompen la concentración, reduciendo la capacidad de producir en los minutos siguientes. Como es lógico, las secretarias tienen que atender cierto tipo de interrupciones y deben hacerlo con la mayor cortesía, ya que forman parte de la tarea diaria por lo que no se puede decidir eliminarlas todas. Lo que sí se puede hacer es reducirlas en lo posible minimizando así su duración y efectos. Todo elemento perturbador o "ladrón del tiempo" impide realizar las actividades programadas y nos obliga a desviarnos de nuestros proyectos por lo que se produce el cuadro siguiente: Nos sentimos agobiados, fatigados y tensos No nos sentimos bien físicamente Perdemos el control de nuestros sentimientos y emociones No somos creativos No sabemos decir "no" (falta de asertividad) Tenemos la impresión de ser explotados
  • 9. No sabemos cómo hacer frente a la acumulación de tareas Buscamos la perfección No leemos lo bastante ni lo suficientemente rápido No retenemos nada, no tenemos memoria No somos capaces de asimilar la información Estamos decepcionados por nuestros resultadosEntre los ladrones del tiempo encontramos algunos, quizá los más graves, proceden denosotros mismos y de nuestros hábitos o vienen causados por una errónea concepción delpropio trabajo.Entre estos cabe citar: − Desorganización personal La desorganización produce confusión y falta de concentración, si se trabaja en medio de un revoltijo, también su mente estará revuelta. Organice su puesto de trabajo de acuerdo con lo indicado en el capítulo segundo. La desorganización personal no se limita exclusivamente al puesto de trabajo. La base de toda organización es una mente organizada, antes de resolver cualquier cuestión, es necesario ordenarla mentalmente. Si se emprende un trabajo sin preparar los elementos que se requieren, se gastará tiempo y esfuerzo y no se obtendrán ni los resultados pretendidos, ni con la calidad necesaria. − Posponer las tareas Hay determinados trabajos que resultan tediosos o ingratos, entonces ¿por qué no dejarlos para mañana? Generalmente todo lo que se aplaza, se corrompe. A veces basta con reflexionar sobre ello, reconocer que tenemos dificultades e identificarlas para ponernos a realizarlo sin mayor dilación. Retrasar tareas desagradables crea bloqueos mentales, reduce la creatividad e interrumpe el ritmo del trabajo. Se propone un pequeño ejercicio para identificar los obstáculos que impiden abordar determinadas tareas, responda a las siguientes preguntas: ¿Qué es lo que le molesta de la situación? ¿Qué es lo que desea evitar? ¿De qué quiere librarse? ¿Qué pretextos alega para no pasar a la acción? ¿Qué es lo que pierde si no hace ese trabajo? ¿Cuáles son los riesgos? ¿Ocurre esto con frecuencia? Algunos consideran que esta costumbre de posponer los asuntos es un verdadero trastorno psíquico al que se le ha dado el nombre de "procrastinación" y se define como "la actitud de evitar o postergar conscientemente los hechos que se perciben como desagradables o incómodos". Es normal que, por razones estratégicas o similares, se dilate en el tiempo la resolución de un asunto o la ejecución de un trabajo, incluso, en determinados casos, se pueden posponer asuntos que no son importantes, en ocasiones incluso tienden a resolverse por sí solos. Pero si este comportamiento se produce de manera regular, hay que tomar medidas para corregir un hábito que solamente conduce al inmovilismo. − Delegación poco efectiva o no saber o no querer delegar Delegar implica otorgar responsabilidades a los demás para que nos ayuden en el desarrollo de tareas. En el caso de los profesionales del secretariado y contemplando la
  • 10. delegación insuficiente como un ladrón del tiempo, cabe decir que si el directivo aparentemente delega responsabilidades pero no define el ámbito de esta responsabilidad o trata de imponer un cierto método de trabajo, ciertamente impedirá que éste se realice en el tiempo y forma adecuadas. Sobra decir que para resolver este verdadero conflicto hay que actuar de modo asertivo, negociando el alcance de la responsabilidad y defendiendo el derecho a elegir el método de trabajo. Cuando se trata de delegar, parece que hay dos tipos de personas: aquellos que pueden y los que no pueden. Los secretarios y las secretarias en algunos casos no sabemos o no queremos delegar lo que impide que nos liberemos de aquellas tareas que podrían ser realizadas por otras personas. La resistencia a delegar se debe, en algunos casos, a que se piensa que si se quiere algo bien hecho tienen que hacerlo ellas mismas o quieren un control total de las actividades, mientras que otras temen imponerse a los colegas o subordinados o que éstos hagan el trabajo mejor que ellas mismas y las desplacen de su puesto. Sin embargo, la falta de delegación arroja resultados muy negativos, tales como una hiperdependencia de la secretaria por parte del directivo, con lo que en caso de ausencia, por las razones que sean (vacaciones, baja laboral, posibles ascensos en la empresa), ocasionan verdaderos traumas. Si se duda en cuanto a delegar algunas tareas o surge la cuestión de "yo delegaría si..." o "yo delegaría pero..." escriba una lista de los obstáculos que le impiden delegar. Si no se tiene en quien delegar, relacione los problemas que se le presentan cuando recibe delegaciones de otros. Por ejemplo, es posible que el jefe no le explique los aspectos importantes del trabajo o no fije los plazos de entrega o se mantenga continuamente vigilante durante el desarrollo de la tarea, en cuyo caso no se trata de una delegación sino de realizar un trabajo bajo supervisión y así debe plantearse. − Intentar hacer demasiado al mismo tiempo El tiempo no es elástico, esta es una verdad perdurable, una hora tiene 60 minutos y el día tiene 24 horas para todos. Es totalmente imposible realizar un trabajo que requiere al menos hora y media en menos de 45 minutos. Asimismo, la capacidad humana de trabajo es variable pero no infinita, algunas personas pueden trabajar más que otras pero antes o después todo ser humano llega a la saturación. Llegados a este límite todo se confunde y nada puede salir bien. Los ladrones de tiempo enumerados hasta ahora surgen principalmente como consecuencia de los propios hábitos. Tal como lo define el diccionario, un hábito es un modo especial de proceder o conducirse adquirido por repetición de actos iguales o semejantes, u originado por tendencias instintivas. Nuestras vidas están compuestas por miles de hábitos útiles, lamentablemente no distinguen lo inútil de lo provechoso; cualquier acción que se repite tiende a convertirse en un hábito, una rutina diaria en la oficina puede convertirse en algo mecánico, simplemente porque siempre se ha hecho así, la cuestión es romper con los malos hábitos.Como conclusión, gestionar el tiempo es la base de una buena organización. Nos hace máseficientes y nos permite equilibrar la vida familiar y laboral.

×