“UN ARCHIVADOR EN EL AIRE”
   GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN   TÉCNICAS DE ARCHIVO   COMPARTIR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN   CONTROL, SEGUIMIENTO Y CON...
   En sentido general, la   información es un conjunto    organizado de datos,     que constituye un mensaje    sobre un ...
Dar fe de                                         hechosComunicar e        Desarrollar la                                 ...
Integridad   Disponibilidad   Confidencialidad
Ataque externo        2%                                     Virus        4%                     Empleados disgustados    ...
SOPORTES DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA HISTORIA
¿De qué hablamos cuando nos referimos a "la informaciónde la empresa o los documentos del archivo“?     • Documentación en...
30%25%20%15%10%5%0%
La protección de datos de carácterpersonal, constituye una obligación paralas empresas y los profesionales, así comopara c...
Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la           empresaAsegurar la perfecta conservación       de l...
ARCHIVO ANALÓGICO               ARCHIVO DIGITAL      O TRADICIONAL    PROS           CONTRAS         PROS           CONTRA...
   Archivo de gestión. Reúnen y custodian la    documentación en la propia unidad    productora/receptora de documentos  ...
   Archivo Central. Se trata de un archivo    centralizado de la entidad en el que los    documentos se conservarán hasta...
   Activo o vivo. Son aquellos donde los    documentos son consultados frecuentemente o    en los que la documentación po...
CRITERIOS A APLICAR PARA LAORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO    Lógica   Rigor   Sencillez
Desde el punto de vista del responsable de laorganización del archivo es necesarioplantearse, entre otras, las siguientesc...
Para que el sistema de archivo seaeficiente, es decir, que seencuentren los documentos deforma inequívoca y rápida, esimpr...
Siempre la forma más sencillaes siempre la más adecuada ycon respecto al archivo pareceuna verdad incuestionable.
Acumulación                    de                documentos                                     BúsquedasMás papel        ...
¿Quién es responsable delproblema y qué se puede hacer?La culpa de esta debacle siemprerecae en diferentes actores:• La di...
1.   ¿Qué información es necesario conservar?2.   ¿En qué formato?3.   ¿Por cuánto tiempo?4.   Quién es el responsable de ...
Diseño y clasificación    Conservación   TransferenciaEliminación   (si procede)
Alfabético                     Numérico               SISTEMAS DE              CLASIFICACIONCronológico                   ...
   De nada sirve archivar si los documentos no    se pueden consultar o compartir.   El archivo no se puede considerar u...
Los procedimientos imprescindibles para el buenfuncionamiento del archivo, su utilidad y facilidadde uso son:  • Registro ...
El elemento clave para la recuperación eficazde los documentos del archivo es el registro detodos y cada uno de los docume...
El “documento” es el principal    Un expediente es elelemento para el archivo, ya      conjunto de losque contiene la info...
Nombre_ExpedienteConsejo de AdministraciónRegistro MercantilNormativaContabilidadPersonalClientesProspectosProyectosBancos...
Palabras_ClaveEscriturasRR. HHComitéActasInvestigaciónPromociónNoticiasEtc.
En la definición más simple y másauténtica del término, un sistema degestión documental es un sistemautilizado para gestio...
   Se genera mediante      Permite tener una    un informe de la         clara imagen de la    base de datos o de       ...
   El manual de archivo es el    documento que describe los    criterios de clasificación que se    han utilizado, los mé...
   Procedimiento de recepción        Normas de conservación y    de un documento para               destrucción.    incl...
   ¿Mito o realidad?      Hasta hace poco un mito que va camino de convertirse en      realidad.
   Se está implantando por:       • El avance de las TIC y los servicios de         eCloud       • La firma y la factura ...
   El concepto de Cloud (Nube en    castellano), este término, hace    referencia a una red informática para    el almace...
   Los servicios de almacenamiento en la nube,    pueden aportar distinto uso y aplicación en    función de la necesidad ...
   Cloud Computing al usuario la posibilidad de tener    accesible un disco duro virtual, vía Internet; ya sea    mediant...
   Google Drive    Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita y acceder desde    cualquier dispositivo.   Dropbox    ...
   Se prescinde de dispositivos de    almacenamiento   Almacenamiento online   Se evitan tareas de mantenimiento   Inf...
   Rendimiento   Seguridad de los datos almacenados y por    almacenar   No es viable para su uso en organismos    públ...
   De forma cada vez mas frecuente, la información    está almacenada físicamente en papel o en    equipos informáticos ...
El terremoto de Lorca del 11 demayo de 2011 en Murcia, España,Tuvo una magnitud de 5,1 grados.Entre los daños materiales c...
DisponibilidadIntegridad                    Confidencialidad          =      CONFIANZA
   Deterioro de la documentación por el propio uso    y el envejecimiento del documento.   Deterioro del documento a cau...
   Digitalizar toda la documentación de carácter relevante.   Cuando el valor de la información es muy grande, es conven...
“Las contraseñas soncomo la ropa interior. Nopuedes dejar que nadie lavea, debes cambiarlaregularmente y no debescompartir...
GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO

1,315

Published on

El pasado 24 de noviembre tuvo lugar el taller sobre gestión de la información organizado por la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Con este taller finaliza la formación impartida durante 2012. Ya se está elaborando el plan de formación para el primer trimestre de 2013 que como se ha establecido en la Asamblea General de Socios tendrá carácter gratuito para los profesionales en desempleo.
En este taller se trataron cuestiones tales como la importancia y valor de la información en la empresa, las técnicas de archivo, cómo compartir la información y finalmente las técnicas de archivo en la nube y la seguridad de la información.

Published in: Education
1 Comment
1 Like
Statistics
Notes
  • La gestión que debo realizar respecto a este tema que es personal, es destruirla como me aconsejo una chica Mosso de Esquadra?, les hago publicidad espero que no se molesten...
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
No Downloads
Views
Total Views
1,315
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
88
Comments
1
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

GESTION DE LA INFORMACION Y EL ARCHIVO

  1. 1. “UN ARCHIVADOR EN EL AIRE”
  2. 2.  GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN TÉCNICAS DE ARCHIVO COMPARTIR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN CONTROL, SEGUIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
  3. 3.  En sentido general, la información es un conjunto organizado de datos, que constituye un mensaje sobre un determinado asunto. Sin embargo, los datos tienen escaso valor si no se recopilan, procesan y organizan. Datos sin Datos organizar estructurados
  4. 4. Dar fe de hechosComunicar e Desarrollar la concretosinformar información Los documentos permiten comunicar y desarrollar la información, además de asegurar la permanencia de ésta.
  5. 5. Integridad Disponibilidad Confidencialidad
  6. 6. Ataque externo 2% Virus 4% Empleados disgustados 9%Empleados movidos por el ánimo de 10% lucro Desastres y problemas técnicos 20% Error humano 55% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%Fuente: European Security
  7. 7. SOPORTES DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA HISTORIA
  8. 8. ¿De qué hablamos cuando nos referimos a "la informaciónde la empresa o los documentos del archivo“? • Documentación en formato papel • Recursos electrónicos • Material cartográfico • Material visual • Partituras y grabaciones sonoras • Revistas y periodicos • Otros
  9. 9. 30%25%20%15%10%5%0%
  10. 10. La protección de datos de carácterpersonal, constituye una obligación paralas empresas y los profesionales, así comopara cualquier persona que trate datospersonales fuera del ámbito doméstico.
  11. 11. Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresaAsegurar la perfecta conservación de la informaciónAsegurar la correcta recuperaciónde los documentos requeridos porlas diversas áreas de la empresa
  12. 12. ARCHIVO ANALÓGICO ARCHIVO DIGITAL O TRADICIONAL PROS CONTRAS PROS CONTRASImprescindible Coste Localización Seguridadtodavía porque Recuperación más eficientees obligatorio lenta de laconservar informacióndeterminados Incrementa ladocumentos productividad Incrementa la velocidad de recuperación
  13. 13.  Archivo de gestión. Reúnen y custodian la documentación en la propia unidad productora/receptora de documentos (Archivo del Área de Personal, Archivo del área de contabilidad, Archivo de la Dirección Comercial). Conserva los documentos entre 5 o 6 años: 1ª edad del documento.
  14. 14.  Archivo Central. Se trata de un archivo centralizado de la entidad en el que los documentos se conservarán hasta su transferencia a los archivos intermedios de acuerdo con su uso y necesidad administrativos, fijándose por defecto la referencia de cinco años de permanencia. Archivo Histórico. Recoge toda la información que se conservará de manera permanente.
  15. 15.  Activo o vivo. Son aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o en los que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Archivos semiactivos. Conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo cuando finaliza su vigencia administrativa, operativa o fiscal y/o legal. Archivo inactivo o muerto. Contiene documentos que no solo no requieren ya tramitación por estar ésta concluida sino que además carecen de vigencia en todos los aspectos.
  16. 16. CRITERIOS A APLICAR PARA LAORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Lógica Rigor Sencillez
  17. 17. Desde el punto de vista del responsable de laorganización del archivo es necesarioplantearse, entre otras, las siguientescuestiones:• Volumen del archivo• Tipo de información del archivo• Formato• Número estimado de usuarios
  18. 18. Para que el sistema de archivo seaeficiente, es decir, que seencuentren los documentos deforma inequívoca y rápida, esimprescindible establecer unasnormas de funcionamiento yseguirlas de forma rigurosa, esdecir, sin excepciones ni criteriossubjetivos.
  19. 19. Siempre la forma más sencillaes siempre la más adecuada ycon respecto al archivo pareceuna verdad incuestionable.
  20. 20. Acumulación de documentos BúsquedasMás papel EL complejas CIRCULO VICIOSO DEL “TIGRE DE PAPEL” Reproducción Extravio de de información documentos
  21. 21. ¿Quién es responsable delproblema y qué se puede hacer?La culpa de esta debacle siemprerecae en diferentes actores:• La dirección culpa a los empleados• Los empleados culpan a la dirección• Las organizaciones no disponen de sistemas de gestión de la información adecuados• Los empleados no saben muy bien como archivar• Las organizaciones no valoran ni el trabajo del archivo ni a éste como fuente de información.
  22. 22. 1. ¿Qué información es necesario conservar?2. ¿En qué formato?3. ¿Por cuánto tiempo?4. Quién es el responsable de mantener la información?5. ¿Quién debe acceder a la información?6. ¿Cómo se debe acceder a la información?
  23. 23. Diseño y clasificación Conservación TransferenciaEliminación (si procede)
  24. 24. Alfabético Numérico SISTEMAS DE CLASIFICACIONCronológico Alfanumérico
  25. 25.  De nada sirve archivar si los documentos no se pueden consultar o compartir. El archivo no se puede considerar un sistema aislado de la organización. No se trata de compartir todo. Hay que diseñar sistemas seguros con niveles de confidencialidad que eviten fugas de información. La clave del buen funcionamiento de un archivo es la utilización posterior.
  26. 26. Los procedimientos imprescindibles para el buenfuncionamiento del archivo, su utilidad y facilidadde uso son: • Registro de la información • Inventario o índice el archivo • Manual de gestión documental o archivo
  27. 27. El elemento clave para la recuperación eficazde los documentos del archivo es el registro detodos y cada uno de los documentos quecomponen el archivo. Esta fase es quizá lapiedra angular de toda gestión documental.
  28. 28. El “documento” es el principal Un expediente es elelemento para el archivo, ya conjunto de losque contiene la información documentos queque se requerirá corresponden a unaposteriormente. En los archivos determinada cuestión. Enelectrónicos, se también se los archivos electrónicos,denomina fichero. carpeta.
  29. 29. Nombre_ExpedienteConsejo de AdministraciónRegistro MercantilNormativaContabilidadPersonalClientesProspectosProyectosBancosProveedoresSelecciónEtc.
  30. 30. Palabras_ClaveEscriturasRR. HHComitéActasInvestigaciónPromociónNoticiasEtc.
  31. 31. En la definición más simple y másauténtica del término, un sistema degestión documental es un sistemautilizado para gestionar documentos,cualquiera sea su formato.
  32. 32.  Se genera mediante  Permite tener una un informe de la clara imagen de la base de datos o de estructura del la hoja Excel archivo Permite saber qué  Análisis del información está sistema de archivo disponible y dónde  Facilidad para las está ubicada transferencias y Evita duplicados eliminación de archivos
  33. 33.  El manual de archivo es el documento que describe los criterios de clasificación que se han utilizado, los métodos de archivo y su ubicación física. Este documento debe estar a disposición de todos los usuarios del archivo y tiene que ser tan descriptivo como sea posible para evitar errores en la clasificación
  34. 34.  Procedimiento de recepción  Normas de conservación y de un documento para destrucción. incluir en el archivo  Normas de solicitud de Normas y sistemas de documentación: orientada a clasificación (incluye facilitar el acceso a la normativa acerca de la información. utilización de abreviaturas, siglas, utilización de  Niveles de acceso artículos y preposiciones en los nombres de persona).  Tratamiento de la confidencialidad de la Normas de transferencia de documentación: debe los documentos. atenerse a la normativa de la empresa y a la legislación sobre protección de datos.
  35. 35.  ¿Mito o realidad? Hasta hace poco un mito que va camino de convertirse en realidad.
  36. 36.  Se está implantando por: • El avance de las TIC y los servicios de eCloud • La firma y la factura electrónica • Cuestiones medioambientales • Incremento de la productividad • Razones económicas
  37. 37.  El concepto de Cloud (Nube en castellano), este término, hace referencia a una red informática para el almacenamiento y sincronización online, donde varios servidores virtuales (no son máquinas físicas) se encuentran conectados entre sí.
  38. 38.  Los servicios de almacenamiento en la nube, pueden aportar distinto uso y aplicación en función de la necesidad del usuario. Sin un conocimiento amplio acerca de tecnologías de almacenamiento, un usuario “de a pie” será capaz de reconocer las posibilidades que este tipo de servicios ofrecen, desde el mismo momento en el que cree una cuenta y comience a sincronizar ficheros.
  39. 39.  Cloud Computing al usuario la posibilidad de tener accesible un disco duro virtual, vía Internet; ya sea mediante conexión a la Web del propio servicio, o bien accediendo mediante una aplicación de escritorio.
  40. 40.  Google Drive Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita y acceder desde cualquier dispositivo. Dropbox Servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y compartir archivos y carpetas con otros (2Gb gratis). iCloud Servicio de almacenamiento en la nube de Apple. Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita
  41. 41.  Se prescinde de dispositivos de almacenamiento Almacenamiento online Se evitan tareas de mantenimiento Información (casi) siempre localizada Disponibilidad 24/7
  42. 42.  Rendimiento Seguridad de los datos almacenados y por almacenar No es viable para su uso en organismos públicos
  43. 43.  De forma cada vez mas frecuente, la información está almacenada físicamente en papel o en equipos informáticos La existencia de archivos mixtos (físico + electrónico) es una práctica sumamente extendida La información: ◦ Puede ser confidencial para algunas personas o a escala institucional ◦ Puede ser mal utilizada o divulgada ◦ Puede sufrir desastres naturales y/o accidentales ◦ Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes
  44. 44. El terremoto de Lorca del 11 demayo de 2011 en Murcia, España,Tuvo una magnitud de 5,1 grados.Entre los daños materiales cabecitar la pérdida de numerososdocumentos históricos,eclesiásticos y administrativos.
  45. 45. DisponibilidadIntegridad Confidencialidad = CONFIANZA
  46. 46.  Deterioro de la documentación por el propio uso y el envejecimiento del documento. Deterioro del documento a causa de un uso descuidado: páginas extraviadas, manchas, etc. Pérdida de documentación. Averías y hechos fortuitos en el local donde se almacena el archivo: inundación, incendio, etc.
  47. 47.  Digitalizar toda la documentación de carácter relevante. Cuando el valor de la información es muy grande, es conveniente que esta información se copie y digitalice y se custodie en un lugar distinto, con objeto de evitar que un desastre fortuito destruya la información y su posible recuperación. En esta medida de seguridad pueden colaborar muy eficazmente las empresas de archivo exterior. Utilización de armarios ignífugos, al menos para almacenar los documentos originales difícilmente reemplazables. Vigilancia del estricto cumplimiento de la normativa relacionada con la seguridad. Obligado cumplimiento de las normas que regulan el uso del archivo.
  48. 48. “Las contraseñas soncomo la ropa interior. Nopuedes dejar que nadie lavea, debes cambiarlaregularmente y no debescompartirla con extraños”.
  1. ¿Le ha llamado la atención una diapositiva en particular?

    Recortar diapositivas es una manera útil de recopilar información importante para consultarla más tarde.

×