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ESTUDIO DEL SECRETARIADO EN EL SIGLO XXI
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ESTUDIO DEL SECRETARIADO EN EL SIGLO XXI

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Ponencia presentada por Pilar de Torres, adjunta a la presidencia de ASPM. Aunque los datos son de 2010, la realidad no ha cambiado, aunque la banda salarial muestra un descenso.

Ponencia presentada por Pilar de Torres, adjunta a la presidencia de ASPM. Aunque los datos son de 2010, la realidad no ha cambiado, aunque la banda salarial muestra un descenso.

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  • Mparece interesantísmo. Como he escrito el primer librod e ética para Assietentes de dirección y secreatriado ejecutivo coincido sustancialmente con vuestro análisis y me encantaría seguir en contacto con vosotras. Mi blog: http://asistentes-secretarias-oscoaching.blogspot.com/

    MI e-mail: rahernandez@unav.es
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  • 1. Coordinadora:Pilar de Torres Gimeno
  • 2. -2-Las secretariasLa encuesta tenía como objetivo fundamental adquirir un mayorconocimiento del Colectivo de las secretarias, ponerlo a disposición de todaslas pertenecientes al mismo, y ver qué respuestas damos vosotras mismasa cuestiones tales como “¿Qué nombres diferentes se dan al puesto deSecretaria ¿ ¿ Cuáles son las funciones que realizan realmente lasSecretarias ¿ ¿ Cuáles son los salarios que perciben ¿” Etc., etc.El sólo enunciado de los objetivos da idea del interés de la encuesta, y ellome da pie para pedir la mayor colaboración de todas en la respuesta a lasencuestas futuras, a fin de que las respuestas den la mayorrepresentatividad al resultado.El de Secretaria es un puesto indispensable en aquellas Compañías que,realmente, entienden que la posición reviste cierta complejidad y un perfilprofesional concreto. Dichas organizaciones cuentan generalmente con un“staff” reducido de secretarias ya que ellas son profesionales que asisten amás de una persona, teniendo un rol integral y de impacto en el conjuntode la gestión. Ello no quita que, en casos múltiples, ejecutivos de nivel altodemandan una secretaria propia que le atienda a él y quizá a su equipo.Otra observación de interés es que la necesidad que hoy tienen lasCompañías de contar con personas que puedan desarrollar tareas múltiples,se aplica sin duda alguna a las secretarias; lo cuál añade dificultad a lalabor de RR.HH. en definir un desarrollo de carrera para nuestro Colectivo.Por ejemplo, podemos encontrar secretarias que simultáneamente sonrecepcionistas y administrativas. Y cuando llega el momento de determinarel sueldo de esta persona, ¿Cuál vamos a darle?: ¿el de recepcionista, el desecretaria o el de administrativa?
  • 3. -3-Y paso ya a la presentación de las diapositivas en que hemos resumido losresultados de la encuesta.La primera diapositiva es un recordatorio de las diferentes competencias yhabilidades que son necesarias dentro de nuestra profesión. La primera esla Competencia General, que definimos como conjunto de rasgos ycaracterísticas personales que llevan a un desarrollo laboral superior o máseficaz. Las llamadas Competencias Técnicas que recogen los conocimientosespecíficos necesarios para el desempeño de un puesto determinado. Yfinalmente las habilidades intra e interpersonales, y aun directivas quepueden ser necesarias para algunas actividades.En el caso de las secretarias, las competencias técnicas más importantes son: 1) Las gestión de las comunicaciones, tanto internas como externas. Para poder clasificar a las secretarias por tipos, se deberá tener en cuenta si las comunicaciones son orales o escritas, si son en la lengua propia o extranjera. Se requiere un buen conocimiento del entorno, tacto, discreción y grandes habilidades en las técnicas de comunicación, además de los conocimientos ofimáticos necesarios. 2) La organización, supervisión y realización de trabajos de secretariado. Se requiere visión global para poder planificar, estableciendo las prioridades necesarias y delegando, si fuera posible, las tareas auxiliares.
  • 4. -4- 3) La tercera característica técnica es la de organizar, mantener y controlar el archivo en soporte convencional y en soporte informático. Para ello se requiere que la persona tenga la capacidad de diseñar, desarrollar y gestionar sistemas de archivo (tanto físico como lógico), capacidad para localizar las fuentes de información y sintetizar aquellos datos de carácter relevante para la actividad. 4) La cuarta característica técnica de las secretarias es la de elaborar y presentar documentos de trabajo, integrando en ellos tanto datos como textos y gráficos. Se requieren los conocimientos suficientes para presentar los documentos en el formato adecuado, respetando la integridad de la información.En cuanto a las habilidades más necesarias para las secretarias, observamos queson: Habilidades interpersonales que se refieren a la relación con otras personas, las habilidades intrapersonales que se refieren al conocimiento de uno mismo y las habilidades directivas que son aquellas que resultan imprescindibles para dirigir a otras personas, cuando en la empresa se da el caso, orientándolas en su trabajo.Si analizamos en profundidad todo lo que hemos dicho sobre las competencias y lashabilidades, podemos afirmar que en la actualidad no sólo se nos juzga por lointeligentes que podemos ser o por nuestra formación y experiencia, sino tambiénse nos juzga por el modo en que nos relacionamos con los demás.Una vez definidas cuales son las competencias y las habilidades deseadas en unasecretaria, vamos a analizar algunos de los resultados de nuestra encuesta
  • 5. -5-En primer lugar, la edad de las secretarias Edad 18-25 26-35 36-45 46-55 56-65 +65 0,93 26,5 44,2 22,3 6,05 0En segundo lugar, y una vez vistas las competencias y las habilidades necesariaspara las secretarias, definimos para nuestra encuesta cuales eran los principalestipos de secretaria, eso si, aprovechándonos para la denominación losdepartamentos donde se encuentran encuadradas. Con la encuesta en la mano, el“universo” del secretariado podría quedar ordenado de la siguiente manera:Secretaria en pool, 2% Executive Assistant, 13%Secretaria de junior, 6% Secretaria polivalente, 14%Office Manager, 7% Secretaria de departamento, 18%Secretaria de presidencia 8% Asistente de dirección, 18%Personal Assistant, 11%Una vez que hemos visto como es nuestro universo, veamos cuales son, engeneral, las bandas salariales en las que nos movemos
  • 6. -6- Banda salarial 26- Hasta 15 16-20 21-25 30 31-35 34-40 41-45 46-50 +50 5% 14% 26% 18% 12% 7% 6% 5% 8%En miles de euros brutos anualesSi llevamos el análisis un poco más allá, cruzando las diversas tablas,observaríamos que:Las secretarias de edades comprendidas entre los 18 y los 25 años se encuentranen una banda salarial muy baja, independientemente de sus responsabilidades, el100% de ellas maneja de manera habitual las aplicaciones informáticas y pertenecea redes sociales. También debemos resaltar que muchas de ellas tienen unaformación específica de secretariado, que han cursado dentro de la especializaciónde grado superior de Formación Profesional o han asistido a centros de formaciónde secretariado.Las profesionales de edades comprendidas entre los 26 y los 35 años, que suponenmás del 25% del total de las encuestadas, se encuentran encuadradas en unabanda salarial media, entre los 21 y 35 mil euros, eso si, cubriendo uno de los másamplios registros de responsabilidades. Ya empezamos a ver una cierta disminuciónen el uso de las redes sociales. También vemos una disminución, muy paulatina, enla formación especifica como secretarias, empiezan a aparecer profesionales quehan elegido otros estudios pero por diversos motivos que veremos más adelante, sehan dedicado a nuestra profesión.El segmento de secretarias entre los 36 y los 45 años es el mayoritario segúnnuestra encuesta, También podemos aclarar que dentro de este sector la bandasalarial está muy igualada, esto es: un 18% cobran entre 20 y 25000 euros, un25% entre 26000 y 30000, un 15% entre 31 y 35000. En esta banda ya apareceun 7% de secretarias con salarios superiores a 50000 euros. Es en esta banda deedad donde mayoritariamente se encuentran profesionales que han realizadocursos para complementar su formación y mejorar su adaptación al puesto..En el segmento comprendido entre los 46 y los 55 años, curiosamente, se podríanaplicar los mismos porcentajes que para el anterior, con una pequeña subidaporcentual en las secretarias con nivel salarial más elevado, pasa al 8%.
  • 7. -7-Las profesionales con más de 55 años son una minoría en cuanto al porcentaje delas mismas pero son las que concentran, con cierta lógica, los niveles salarialesmás elevados, esto es, el 43% de ellas se encuentran en bandas salarialessuperiores a los 40000 euros. Bien es cierto que muchas de estas profesionalestienen en su remuneración, además del salario, los trienios, figura que retribuía lafidelidad a la empresa, y que, lamentablemente, está en desaparición.Una vez analizado desde el punto de vista de la edad de nuestras encuestadas,obtenemos las siguientes bandas salariales medias en función del puesto que seocupa. Debemos hacer notar que en este caso hemos separado la secretaria dedepartamento en función de los diversos departamentos, ya que varia la media:Secretaria administrativa 21-25 mil Secretaría jurídica 26-30 milSecretaria en pool 21-25 mil Asistente de dirección, 30-35 milSecretaria financiera 21-25 mil Office Manager 40-45 milSecretaria polivalente 21-25 mil Secretaria de presidencia 45-50 milSecretaria de RRHH 21-25 mil Asistente Ejecutiva 45-50 milSecretaria comercial 26-30 milNos gustaría comentar que las cifras que acabamos de comentar secorresponden a la empresa privada. No hemos recibido cantidad suficientede cuestionarios de la empresa pública para poder realizar esta mismaevaluación.
  • 8. -8- Al igual que concluimos el año pasado, con lo que podemos ratificar nuestra observación, podemos decir que a la vista del tamaño de las empresas donde las encuestadas prestan sus servicios, el empresariado español está repartido muy homogéneamente por el tamaño de las mismas, como vemos en el gráfico, Tamaño Hasta 10 11-50 51-300 301-1000 +1000 14 20 26 14 27Sectores Slide 7 Nos resulta interesante observar los múltiples sectores a los que pertenecen nuestras encuestadas, ya que, como observareis en el gráfico, está muy fragmentado la pertenencia uno u otro sector. Además de los que os hemos reflejado en el gráfico, cabe destacar los siguientes: Biotecnología, Organización empresarial, Secretariado, Siderometalurgico, Turismo, Hostelería, Servicios Sociales, Ventas, Logística, Artes gráficas y Servicios Es una realidad que la tecnología está modificando la forma de funcionamiento de las oficinas, por lo que el rol de la secretaria ha evolucionado. La automatización de la oficina y la reorganización de las estructuras ha permitido que las secretarias asuman cada vez mayores responsabilidades que con anterioridad se reservaban únicamente a los mandos intermedios. A pesar de todo ello, las principales responsabilidades de la secretaria han permanecidos inalterables: básicamente nos
  • 9. -9-ocupamos de coordinar las actividades administrativas de la empresa, elalmacenamiento / archivo y la gestión de la información.Es por ello que las respuestas de nuestras encuestadas recogen todas estas tareascon grado de dedicación muy similar, realmente la variación entre la labor másrealizada (Atención telefónica) y la menos realizada (Recepción de visitas) essolamente de un 2%:Además de estas responsabilidades, las encuestadas nos han comentado que, entreotras, realizan tareas como:Contabilidad y apoyo en el control del presupuesto y del gasto, diversas gestionesde cobro y/o de pago, coordinación de equipos de trabajo y con otrosdepartamentos, gestión de la web corporativa, coordinación en la formación alequipo de trabajo, asesoramiento en temas de protocolo, traducciones, ….Pero, lo más importante desde nuestro punto de vista, es que las encuestadas enuna gran mayoría están dispuestas a asumir cualquier tipo de responsabilidad quese les encomiende.En este punto me parece que podría ser interesante comentaros algo que he leídosobre nuestra profesión. En una páginas en la que entrevistan a secretarias paraque den su definición sobre la profesión, una Norteamérica dijo “La secretaria es
  • 10. - 10 -alguien que siempre es capaz de hacer todo lo que le piden, encontrar todolo que alguien busca y, si no puede hacerlo personalmente, entoncesencuentra quien pueda hacerlo por ella.” Por ello, realmente, ¿Cuál es lamejor manera de definir nuestras tareas? Imposible hacerlo, aunquenuestra función está clara: básicamente, somos solucionadoras deproblemas.Una vez hemos tenido en cuenta todo lo anterior, hemos querido preguntara nuestras encuestadas cual sería la banda salarial en la que se sentiríancorrectamente retribuidas y, como podéis ver en el gráfico comparativoentre lo actual y lo deseado, la subida salarial que nos gustaría comocolectivo es la subida de una banda salarial a la siguiente, esto es, unasubida del 10%. Podemos entender y asumir que en plena época de crisisesta es una reivindicación que no va a llegar a buen puerto pero, una vez lasituación esté más calmada y, sobre todo, que como consecuencia de lamisma, las secretarias hayamos demostrado nuestro potencial, creo queserá una reclamación totalmente defendible. Esta postura se ve remarcacuando preguntamos sobre cual es la opinión de las encuestadas en relacióncon su sueldo y la crisis y un 51% responde que su sueldo no está enconsonancia con la marcha de la empresa y la situación de la misma.Queremos comentar, como curiosidad que demuestra la veracidad en lasrespuestas, que dos de las encuestadas piensan que su salario deberíareducirse ya que les están pagando mucho más de lo que ellas consideran
  • 11. - 11 -que vale su trabajo. Es decir que, en general, hemos intentado valorar todolo que hacemos, nuestra dedicación horaria (de la que hablaremos másadelante) y nuestra fidelidad a la empresa.Desde el punto de vista de la fidelidad, resulta chocante que, aunque loscuadros de fidelidad al jefe y de fidelidad a la empresa, parecen similares, elanálisis pormenorizado nos ofrece unas conclusiones dignas de tener encuenta: independientemente de la edad de la secretaria, en general somospersonas que tendemos a mantenernos en nuestro puesto, estables, singrandes cambios pero, y esto es lo que resulta curioso, es que hasta los 8años en la empresa nuestra mayor fidelidad es al jefe, entre los 8 y los 15años de antigüedad, está igualado pero, a partir de los 15 años en laempresa, lógicamente nuestra fidelidad en con la compañía. Llegados a estepunto, alguna de las encuestadas nos han comentado que esta situación estotalmente cierta ya que a partir del 8ª año la empresa es TU empresa, tesientes como en casa y se remarca el sentido de pertenencia a la misma.Esta tendencia queda claramente definida cuando, siendo más claros en lapregunta, planteamos si acompañarían al jefe en un cambio de puesto y el68% ha respondido positivamente pero, si dicho cambio supone un cambiode empresa, entonces el porcentaje baja hasta el 18%. Como colofón, el78% de las encuestadas han respondido que se intentarían adaptar si nopudieran continuar con su jefe o en la empresa, es decir, volvemos aencontrar pruebas de la fidelidad de las secretarias y, también es cierto, desu adaptabilidad.
  • 12. - 12 -También demostramos la confianza en nuestra empresa cuando noscuestionamos sobre la seguridad del puesto de trabajo en la crisis. En estasituación la respuesta es que el puesto no está en peligro según el 75% delas encuestadas. Creo que esta respuesta demuestra la confianza quedemostramos en nuestras empresas.Pero esta confianza y fidelidad exigen una respuesta por parte de laempresa: según el gráfico adjunto vemos que la principal petición quequeremos hacer a las empresas son un mayor reconocimiento laboral, unamayor atención y valoración por parte tanto de la empresa como de losjefes y, algo que cabía esperar después del análisis de las bandas salariales,una subida salarial. Pero resulta de interés ver otras peticiones que, no pormenos numerosas, quiero dejar de remarcar “No sólo hablar de los valorescorporativos, sino también vivirlos”; “evaluación hacia arriba y hacia abajo”,“definición de la carrera profesional”, “definición de objetivos”. Como seviene defendiendo a lo largo de esta exposición, los profesionales de laadministración cada vez se quieren involucrar más en las compañías ydemandan un mayor reconocimiento. Antes de terminar con este tema, megustaría comentar con vosotras dos respuestas que se han dado dentro deeste apartado y que, por cariñosas, me parece interesante que conozcáis:la primera de ellas está dentro de las respuestas de si cambiarias de jefe siel se fuera o lo ascendieran y la respuesta es “¡¡¡Que me lleve con él!!!!. Laotra respuesta es todavía más significativa: Cuando preguntamos que les
  • 13. - 13 -pediríamos para mantener nuestra fidelidad, una de nuestras encuestadasdice “¡¡¡Que me haga caso y me dedique 5 minutos!!!”A pesar de estas peticiones que se le hacen a la empresa, la fidelidad y laresponsabilidad de los profesionales administrativos quedan patentes en lasjornadas laborales. Como todos sabemos en España la jornada laboralestándar sigue siendo de 40 horas semanales, esto es 8 horas al día. Pero,si observamos la jornada de trabajo declarada por las encuestadas más del50% de las mismas trabajan entre 8 y 10 horas e, incluso, un 7% trabajamás de 10 horas al día. Si extrapolamos el resultado de una jornada de 5horas, esto quiere decir que solamente el 4 % de nuestras encuestadastiene reducción de jornada. Un porcentaje ciertamente pequeño sirecordamos que el grupo mayoritario es de 35 a 45 años.La responsabilidad de las secretarias se puede ver cuando preguntamos anuestras encuestadas por lo que ocurre cuando faltan a su puesto de
  • 14. - 14 -trabajo-. Al hacer la pregunta no especificamos si por enfermedad, porvacaciones o por cualquier otro motivo. Volvemos a observar que, a pesarde que en muchas empresas se defiende la tesis del trabajo en equipo, esono es así mayoritariamente: un 64% se encuentra su trabajo sin cubrir.Pero debemos hacer una observación importante, un 10% de ese trabajoque se queda sin cubrir lo realiza la secretaria en remoto, es decir desde sucasa o su lugar de vacaciones. Esto no era así hace unos años y,posiblemente, con el tiempo, esta cifra vaya subiendo precisamente por laadaptación a las nuevas tecnologías que hemos hablado a lo largo de todaesta presentación. También podríamos decir que debido a la capacidad desacrificio y la responsabilidad de la secretaria: no olvidemos que sin serresponsable ante la empresa, ella misma se hace responsable de su trabajoy ese 10% responde independientemente de su situación personal.Curiosamente, a pesar o como consecuencia de la relación que tenemos conla tecnología, y como ya hemos anticipado en algún otro punto de estapresentación, la utilización de las Redes sociales está prácticamenteequiparada con su no-utilización, aunque cuando analizamos las respuestasvemos que las generaciones más jóvenes son las que están utilizando estatecnología mientras que las generaciones con mayor edad no somosdemasiado partidarias de su utilización. Como curiosidad a este dato,debemos aclarar que en este último caso la utilización de las redes socialeses más una herramienta más en el trabajo que para nuestra vida personal.
  • 15. - 15 -A la vista de los resultados que nos da el análisis de las encuestas que noshan remitido sobre la valoración que dan los jefes a las iniciativas de sussecretarias, un 49 % si las valoran un 47% no lo hacen y un 4% no opina,debemos enseñar a nuestros jefes el valor que tiene para ellos nuestrotrabajo y nuestra iniciativa. Muchas veces les pude ocurrir que siatendieran a alguna de nuestras iniciativas, podrían obtener un punto devista diferente respecto al que ellos tienen, ni mejor n peor, simplementecomplementario.Si volvemos a nuestras intenciones de definir las funciones del puesto, debemosdecir que las responsabilidades del trabajo varían con la experiencia y con ladenominación del mismo. Las secretarias ejecutivas dan un soporte de alto niveltanto a una oficina como a los ejecutivos del más alto nivel en la empresa. Laasistente ejecutiva realiza el mismo tipo de funciones pero con un nivel deindependencia mayor que el de la secretaria, y con una capacidad de decisión y,por ende, una responsabilidad mayor. Como podemos ver, la diferencia en lasfunciones es realmente inexistente pero la autonomía, la responsabilidad es mayoren una asistente que en una secretaria.Cuando hemos preguntado a nuestras encuestadas si tienen autonomía en supuesto de trabajo, su respuesta ha sido apabullantemente positiva: un 75% seconsidera autónoma. Es más, cuando la pregunta es si tienes capacidad deiniciativa, el 85% responde de manera afirmativa (aunque los jefes no la valoren losuficiente, como ya hemos visto).
  • 16. - 16 -Llegados a este punto, debemos intentar definir Como es una buena secretaria, unabuena asistente. Pero, ¿Cuáles son las características esenciales de nuestrocarácter para poder trabajar como secretarias según nosotras mismas?Según nuestras encuestadas, las principales características que se deben tener son:Confidencialidad y discreción LealOrganizativa Saber estarEficiente Empatía y amabilidadProactiva y con iniciativa FlexibilidadSentido Común Don de gentesPero, además de estas, también recomiendan que las personas que nos dedicamosa esto debemos tener otros rasgos en nuestro carácter vinculados con lainteligencia emocional y social tales como:Carencia de nervios, Entusiasmo, Complicidad, Ilusión por el trabajo, Sentido delhumor, Saber gestionar el stressDicho todo lo anterior, hemos querido averiguar cual es la razón de haberelegido esta profesión. Hemos visto que se debe tener una forma de serdefinida, con unas características no especiales pero si adecuadas para lasfunciones que se realizan. Al preguntar si se es secretaria por vocación, pordesarrollo del trabajo o por otros motivos, nos hemos encontrado con laagradable sorpresa de que casi un 60% somos vocacionales en estaprofesión, solamente un 13% se ha encontrado en estos puestos por el
  • 17. - 17 -devenir de la vida laboral y un 27% ha llegado a ello por otras razones,tales como “me ofrecía estabilidad”, “se correspondía con mi perfil personaly al tratar de decidirme por una profesión, me pareció lo más adecuado”, yuna que me ha encantado “Se empeñó mi padre, pero seguiré en laprofesión ya que me ha gustado”. Pero, y esta para mi es la mejordemostración de la validez de nuestra profesión, el 97% de las personasque la eligieron de manera No vocacional repetirían su elección.Y las razones que dan son tan bonitas como: “El papel de la secretaria esvital para la empresa y me gusta”; “Es un trabajo dinámico; “Esenriquecedor”, “Es gratificante por su variedad”; “He tenido mucha suertepues he trabajado duro pero ha sido recompensado”, “Me gusta cada díaencontrarme con retos nuevos”. También tiene su parte negativa “Soportomucho estres”; “No soy lo suficientemente valorada”, “Conlleva muchatensión”.En muchos casos, la compañía debe formalizar puestos con roles a medida de lasáreas en las que se desarrolla y por ello se requiere una especialización mayor. Enalgunas situaciones, el puesto de asistente ejecutiva es el equivalente al de uncoordinador, dado que, como ya hemos dicho, suele tener autoridad formal sobreotras personas y sobre temas puntuales. Y, recordemos, hemos comentado en otropunto de la presentación, que la diferencia entre asistente y secretaria es,digámoslo así, una diferencia cuantitativa más que cualitativa. Por ello, cuandohemos analizado las respuestas de nuestras encuestadas sobre cual debe ser ladenominación de nuestro puesto de trabajo, nos hemos dado cuenta de que al seruna encuesta “sencilla” y por escrito, no sabemos si las personas que nos hanrespondido son Asistentes o Secretarias por lo que la respuestas están orientadasen ambos sentidos. Si quiero aclararos que hemos decidido utilizar únicamente lasdenominaciones en español, ya que aunque muchas tendemos a utilizar anglicismospor nuestro trabajo, el español es una lengua muy rica y nos permite no tener queutilizarlos.
  • 18. - 18 -Como vemos en los gráficos, las denominaciones mayoritarias han sido Secretariacon un 74% y Asistente de dirección, con un 31%. En este último caso, como veis,las respuestas están mucho más fragmentadas. Al igual que he hecho ya variasveces, me gustaría comentaros algunas de las respuestas que, por nocorresponderse propiamente a una denominación, o no poder ser aplicadas a todotipo de empresas, no han sido cuantificadas: “Profesional dedicado a pensar por ypara facilitar el trabajo del director/presidente no como mero administrativo”;varias encuestadas nos dicen “La denominación no es muy importante, lo que hayque reconocer es la valoración profesional del puesto de trabajo”; “Organizadoresdel trabajo rutinario”; “Colaborador/a empresarial”; “Directora de gabinete de Sr.X”; “Personal de soporte”, “Quien resuelve problemas”, “Responsable organizativo”,o “Técnicos auxiliares de gestión”.Para terminar el análisis de la encuesta sobre la que hemos trabajado, se ha pedidoa las encuestadas que nos dijeran cuales piensan que deberían ser las mejoras aintroducir en nuestra profesión para estar mejor adaptadas a este siglo XXI, y, la
  • 19. - 19 -verdad, todas las propuestas han sido muy interesantes, pero, por la coincidenciade las mismas, queremos resaltar las siguientes: Debemos mejorar nuestra capacidad de adaptación tanto al mercado como a las nuevas tecnologías, incluso, si ello es posible, adelantándonos a las nuevas responsabilidades que pudieran surgir. Debemos de mejorar nuestra formación y hacer que sea lo más adecuada posible a las responsabilidades que estamos asumiendo. Debemos mejorar la comunicación dentro de la profesión, promoviendo el asociacionismo como via de contacto entre las secretarias, de forma que podamos poner en común tanto nuestras inquietudes como nuestras necesidades. Debemos dar mayor valor añadido a nuestro puesto de trabajo, dando pruebas de nuestra valía profesional y, por otro lado, valorando nosotras mismas nuestro trabajo. Debemos ponernos como objetivo el que se regularice la formación, que se establezca un plan de estudios para una carrera de grado medio, equivalente a una diplomatura. Debemos especializarnos y formarnos para cambiar la imagen de la secretaria y darle prestigio a la profesión. Evitar el intrusismo profesional, incluido el provocado por las propias empresas al fomentar la contratación de profesionales con carrera superior para ocupar puestos de secretaria. Debemos de conseguir una categoría profesional propia con su escala, con total diferenciación del auxiliar administrativo.Como conclusión de todo lo dicho, podemos decir que el incremento en laautomatización de la oficina y la restructuración organizativa harán que lassecretarias y las asistentes seamos todavía más productivas en los próximos años.Los ordenadores, el correo electrónico, los escáneres y todos aquellos serviciostecnológicos que están en desarrollo actualmente permitirán a la secretaria hacermás en menos tiempo. Es cierto que el uso de las nuevas tecnologías estácambiando la distribución del trabajo dentro de la empresa. En muchos casos, las
  • 20. - 20 -tareas propias de la secretaria tales como las de mecanografiar, fotocopiar yarchivo son ahora realizadas por departamentos especializados en las mismas o porlos propios jefes. Es cierto que muchos de los jefes actualmente se mecanografíansus propios documentos (el borrador directamente realizado en el ordenador) ymanejan gran parte de su correo electrónico. En general se ha empezado asubcontratar externamente ciertos trabajos de la empresa: en algunasorganizaciones de menor tamaño, en vez de existir departamentos específicos, seutilizan secretarias virtuales para ello, por ejemplo secretarias especializadas enarchivo, búsqueda de datos en Internet, etc. En las empresas grandes en vez delas secretarias virtuales se subcontrata con empresas dedicadas únicamente a esarama de la actividad.El desarrollo tecnológico de la oficina va a continuar. De todas maneras, comohemos visto en este rato, muchas de las tareas que realizamos las secretarias sonde carácter más personal (entendiéndose como tal que debe realizarlas unapersona), de naturaleza interactiva y, lógicamente, no fácilmente automatizables.La responsabilidad de organizar conferencias, el trato con clientes, las relacionesinter-departamentales exigen tacto y exigen saber comunicarse. Debido a que latecnología, por ahora, no sabe comunicarse, las secretarias continuaremos teniendoun rol importante en las empresas.Como consecuencia de la crisis actual, en muchas empresas está disminuyendo elpersonal administrativo. De hecho, hay una fuerte tendencia a que cuando lascompañías están en crisis, no se reducen las funciones sino que se necesitantrabajadores con múltiples talentos, multitarea, que sean capaces de asumir variasfunciones al mismo tiempo. Y ¿Quiénes son mejores que las secretarias pararealizar múltiples tareas al mismo tiempo?Por último, recordemos que hace 20 años, cuando yo empecé a trabajar aquí, sedecia que los jefes no iban a necesitar a las secretarias ya que con el correoelectrónico y los mensajes de voz, ellos podrían atenderse solos. Y es verdad, lassecretarias han dejado de realizar esas tareas en exclusividad. Ahora somosprofesionales de la administración. Hemos evolucionado y elevado el nivel.
  • 21. - 21 -Cuando los mandos intermedios están desapareciendo ¿Quién ha ocupado suspuestos?Para despedirme, creo que la frase que aparece en pantalla, que la he dejado eninglés por ser más descriptiva, aclara cual es el futuro de nuestra profesión:

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