Como organizar eventos en la empresa

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Ponencia elaborada por Pilar de Torres Gimeno y presentada en el III Congreso del Secretariado organizado por Global Estrategias

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Como organizar eventos en la empresa

  1. 1. Como organizar eventos en la empresaPilar de TorresSecretaria en Baker & McKenzie 1
  2. 2. Reunión vs Evento 2
  3. 3. Reunión vs EventoDiferencias  Las reuniones siempre están enfocadas al trabajo  Los eventos pueden no estar enfocados al trabajo  Un evento empresarial es más importante que una reunión 3
  4. 4. Reunión vs EventoSimilitudesRequieren :  Planificación  Concepción estratégica  Logística  Previsión  Anticipación de las contingencias 4
  5. 5. Reunión vs Evento: Similitudes Planificar La planificación tiene que ser realista en cuanto al logro de los objetivos propuestos y lo suficientemente flexible para adaptarse a los problemas que pudieran surgir. 5
  6. 6. Reunión vs Evento: Similitudes Concepción EstratégicaLa concepción estratégica de una reuniónviene dada por sus objetivos y enfoque.Hay que tener en cuenta el tipo dereunión y el auditorio.Para organizar una reunión de éxito hayque conocer las características de losparticipantes 6
  7. 7. Reunión vs Evento: SimilitudesLogística •Instalaciones La logística son los detalles en los que •Catering todos pensamos en relación con la •Material organización de una impreso reunión: •Equipos audiovisuales • …. 7
  8. 8. Reunión vs Evento: SimilitudesLogística: Instalaciones  Propias de la compañía  Contratadas: – Centro de convenciones – Hotel – Otros 8
  9. 9. Reunión vs Evento: SimilitudesLogística: Catering El "catering" tiene mayor importancia de la que cabría suponer; conviene cuidarlo tanto como el presupuesto y la concepción estratégica de la reunión lo permitan. 9
  10. 10. Reunión vs Evento: SimilitudesComunicacionesEn todareunión estánpresentes dostipos decomunicación: Ambiental 10
  11. 11. ¿Qué es un Evento ? Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. 11
  12. 12. Tipos de evento INSTITUCIONALES 12
  13. 13. ObjetivosLos eventos constituyen un aspectomuy importante de las relacionespúblicas, especialmente desde el puntode vista del reconocimiento de lacompañía, y, sobre todo, para generarnuevas oportunidades de negocio. ¿Qué es lo que hay Análisis de que hacer? la realidad 13
  14. 14. Planificación En esta fase hay que determinar cuáles¿Cómo lo son las actividades y vamos a las tareas a realizar. hacer? Se trata de organizar, coordinar y ordenar en el espacio y el tiempo lo que hay que hacer. 14
  15. 15. Programación Esta fase está dedicada a distribuir las actividades a lo¿Cuándo se largo del tiempo disponible para la ha de organización del hacer? evento (con fecha de inicio y fecha de finalización de cada una), sincronizando las distintas actividades. 15
  16. 16. Presupuesto Los presupuestos deben basarse en la¿Con qué? programación para poder racionalizar el gasto. 16
  17. 17. Equipo organizador y proveedores En esta fase se cuantifican los recursos humanos¿Quién? necesarios y se seleccionan los proveedores. 17
  18. 18. Ejecución = Evento El momento de la ejecución es el punto crítico, donde seRealización lleva a la práctica del todo lo anterior y seproyecto obtienen o no los resultados esperados. 18
  19. 19. Evaluación de resultados ¿Cómo se Análisis e informe.ha hecho? 19
  20. 20. ...Y sinembargo...Todo dependedel EQUIPO DE ORGANIZACION 20
  21. 21. VAMOS A PLANIFICAR UN ACTO Por dónde empezamos???? Puzzle….pero sin foto de referencia Sólo ideas, referencias, datos…. Comparaciones, previsiones. …CAOS INICIAL 21
  22. 22. PERO HAY QUE ORGANIZAR ELEVENTO ¿Cómo darle forma? 22
  23. 23. El inicio El trabajo para organizar un evento comienza con una idea, propuesta, necesidad o con una obligación. Nuestro primer paso es definir el tipo de evento:  Interno  Externo 23
  24. 24. El puzzle Las piezas que tenemos para armar nuestro puzzle son: locales, invitaciones, catering, propuestas de orden del acto, diseños, megafonía, iluminación, mobiliario, adornos, programas, invitados, medios de comunicación … Todo lo que se nos ocurre lo echamos a esa caja. Son las supuestas piezas del puzzle organizativo. 24
  25. 25. Las preguntas iniciales ¿Qué me han encargado? ¿Qué pretenden transmitir y cuáles son los objetivos? ¿A quién me dirijo o qué tipo de públicos? ¿Dónde puedo hacer el acto o cómo organizo el espacio que me han asignado? ¿Dónde instalo la presidencia y cómo la decoro? ¿Dónde sitúo a los invitados? ¿Cómo estructuro el acto? ¿Qué orden tiene? 25
  26. 26. Las preguntas iniciales ¿Dónde recibo a los invitados? ¿Qué criterio sigo para recibirlos? ¿Quiénes deben hablar y en qué orden? ¿Qué materiales y elementos utilizo? ¿Cómo fijo la imagen corporativa de este acto? ¿Cómo puedo lograr en una sola fotografía lo que nuestros jefes quieren transmitir? ¿Qué ambiente puedo transmitir? 26
  27. 27. Primer paso: ¿para quién? A quién nos dirigimos con el evento. Definición de público objetivo Elaboración de listados por grupos (sin detalle) 27
  28. 28. Segundo paso: ¿Qué se pretende? ¿Cuáles son los objetivos del evento? ¿Qué pretenden nuestros jefes? Título del evento Ya comenzamos a salir del caos 28
  29. 29. Tercer paso: Estudio de campo Fijemos el lugar y estudiemos sus posibilidades, problemas, accesibilidad, aparcamientos, luces, capacidad, etc. Hagamos una composición mental de las posibilidades del programa. Elaboremos nuestros propios planos y croquis. 29
  30. 30. Cuarto paso: La creatividad Elaboremos el primer borrador de anteprograma. Sometámoslo a la discusión del equipo. Presentemos el proyecto a los jefes. Elaboremos en borrador de programa. 30
  31. 31. Quinto paso: Organizar las piezas El acto y su contenido. La imagen corporativa. Los medios de comunicación. Los invitados y la taquilla Los proveedores. El equipo organizador. 31
  32. 32. El programa del evento Descripción paso a paso de todo el desarrollo del acto o de los actos. Guión del acto, que ha de conocer los principales protagonistas. Planificación detallada que busca facilitar la actuación del anfitrión y los invitados Flexibilidad y previsión de tiempos colchón 32
  33. 33. Partes del Programa Cronograma Anexos (con planos y grafismos) Libro de ruta Listados de invitados/asistentes Notas de Protocolo Documentación a entregar Organización Interna 33
  34. 34. Ubicación de Autoridades e Invitados en el Acto inauguralMESA PRESIDENCIAL FILA 1 FILA 2 FILA 3 FILA 4 FILA 5 7 6 José Pedro Pérez-Llorca 5 Emilio Cuatrecasas 4 Luis Martin Mingarro 3 Fernando Fernadez TapiasJ. González Soria 2 Joaquin de FuentesJ.F. González Aguilar 1 Luis Lopez Guerra RESERVADOSME. AguirreJ.M. Alonso 1 RESERVADO RESERVADO RESERVADO 2 Enrique Iglesias RESERVADO RESERVADOATRIL 3 Alfredo Prada 4 Carlos Canicer 5 Antonio Garrigues 6 Manuel Olivencia 7 Fernando Pombo RESERVADO FILA 1 FILA 2 FILA 3 FILA 4 FILA 5 Resto de Asistentes e Invitados, encontrarán sus asientos, a partir de la fila 6 34
  35. 35. Orden de Intervenciones y tiemposestimados de uso de la palabra durantela Inauguración del I Congreso ClubEspañol del Arbitraje  Sr. D. Julio González Soria. Presidente del Comité Organizador…….5 minutos  Sr. D. José María Alonso. Presidente del Club Español del Arbitraje….5 minutos  Excmo. Sr. D. Juan Fernando López Aguilar. Ministro Justicia……10 minutos  Excma. Sra. Dña. Esperanza Aguirre y Gil de Biedma. Presidenta de la Comunidad de Madrid…….10 minutos  S. M. Don Juan Carlos I, Rey de España. 35
  36. 36. TIPOS DE ACREDITACIONES Azul: Autoridades y Comité de Honor Amarillo: Invitados Gris: Junta Directiva Malva/Violeta: Ponentes Verde: Comité Organizador Rojo: Asistentes en general Perla: Prensa 36
  37. 37. La imagen corporativa 37
  38. 38. La imagencorporativa 38
  39. 39. Los invitados y la confirmaciónLos retos de asistencia son tres:• Lograr que el público objetivo se entere y seinterese.• Conseguir que se inscriban y lo anoten en susagendas.• Lograr que efectivamente asistan. 39
  40. 40. Los invitados y la confirmaciónLos mecanismos para garantizar laConvocatoria son:• Invitación o carta que contenga “mensaje clave”o slogan.• E-mail de invitación.• Llamadas telefónicas.• La pagina Web. 40
  41. 41. Detalles de organización:Los proveedores y su gestión Se deben celebrar reuniones sistemáticas para comprobar que todo sigue el curso fijado. Se deben establecer plazos y calendarios de actuaciones, realizando la correspondiente programación y velando por el cumplimiento de la misma. El equipo organizador• Debe establecerse un organigrama de trabajo.• Las funciones tienen que estar bien identificadas La seguridad La comunicación interna La prueba final 41
  42. 42. El día despuésComprobar la lista de asistentes.Agradecer la asistencia con un e-mail, ofreciendo un link paradescargar presentaciones o inclusofotos del evento.Contactar a los “no show”,ofreciéndoles a través de un link a lapagina Web de la empresa unresumen del evento. 42
  43. 43. El día despuésElaborar una relación de loscostos asociados al evento, paramedir el retorno de la inversión.Seguimientos de nuevasoportunidades generadas por elevento: nuevos negocios,aumento de ventas, nuevospatrocinadores o mejora delclima en la empresa.Seguimiento de los medios decomunicación. 43

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