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Gestione documentale e dei processi. Arxivar per Fassa Bortolo

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Gestione di regole complesse, possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore, integrazione con l'ERP SAP/R3. …

Gestione di regole complesse, possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore, integrazione con l'ERP SAP/R3. Tre caratteristiche che hanno portato Fassa Bortolo a scegliere il software di document e process management ARXivar

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  • 1. Una nostra storia di successo Gestione del processo di acquisto Connettore con SAP R3
  • 2. L’ Azienda Fassa Bortolo è una delle più importanti aziende italiane nel settore della produzione di materiale edile. Prima azienda in Italia ad aver introdotto intonaci premiscelati a base di calce e cemento, idonei ad ogni tipo di intervento edilizio. Negli anni ha arricchito la sua offerta specializzandosi in pitture, rivestimenti colorati, fino a soluzioni per l’isolamento termico. La società può vantare interventi di elevato valore artistico e architettonico, come il restauro degli affreschi del Palazzo dei 300, sede del Consiglio Comunale di Treviso o delle pitture murali di Pompei.
  • 3. L’ Azienda 12 Stabilimenti produttivi in Italia, 1 in Portogallo. 1200 collaboratori, tra dipendenti e forza vendita 6 filiali commerciali, presenti in Italia, Svizzera, Francia e Spagna. 314 milioni di Euro. 314 milioni di euro di fatturato nel 2012
  • 4. L’ Esigenza L’ Azienda ricercava una soluzione che vantasse 3 caratteristiche fondamentali: • facile integrazione con l’Erp SAP/R3, appena implementato in azienda, • possibilità di realizzare un processo strutturato per l’ approvazione degli acquisti e per l’archiviazione di ordini e fatture fornitore, • un buon livello di flessibilità che rendesse possibile la gestione di regole complesse nella determinazione della gerarchia di approvazione.
  • 5. La Soluzione Grazie al Connettore ARXivar / SAP R3 è stato possibile far dialogare l’ERP con ARXivar per permettere l’accesso diretto a tutte le funzioni di gestione documentale direttamente dalla SAP GUI. In tal modo i documenti prodotti in SAP (DDT, fatture, ODT) entrano direttamente nel processo di gestione dei documenti gestito da ARXivar.
  • 6. Il workflow Grazie al workflow di Arxivar è stato possibile, non solo definire il processo di approvazione dell’ordine, ma anche gestire alcune eccezioni, fino a quel momento risolte con interventi manuali. Tali eccezioni riguardavano:   Difformità del totale della fattura da quello dell’ordine o dalla somma degli ordini. In tal caso ARXivar avviava un processo di approvazione da parte della gerarchia che ha in carico gli ordini risultati difformi. Mancanza dell’ordine. Nel caso in cui ARXivar, dialogando con l’ERP, avesse riscontrato una fattura senza ordine avrebbe avviato un workflow per ricercare tale ordine. Il processo di approvazione rimaneva bloccato fino a quando l’ordine non veniva inserito in SAP. Grazie all’integrazione con SAP è stato inoltre possibile rendere visibili dal documento fornitore in SAP le fatture archiviate in Arxivar.
  • 7. Il workflow Approvazione Fatture ACQ
  • 8. Il workflow Approvazione Ordini ACQ
  • 9. Il workflow Gestione Fattura senza Ordine Sub_Gestione Fattura senza Ordine
  • 10. I Benefici Grazie alla soluzione Arxivar è stato possibile gestire il processo di approvazione in maniera totalmente automatizzata, anche in tutte quelle eccezioni per le quali, in precedenza, era richiesta la gestione manuale. I documenti gestiti dal processo di approvazione sono aumentati considerevolmente senza compromettere l’efficienza del processo stesso. Grazie ad ARXivar, in un anno, sono stati processati in maniera automatica: • 16.000 ordini fornitori • 1.600 fatture
  • 11. I Benefici “Quando abbiamo implementato SAP, la soluzione Arxivar ha rappresentato un supporto fondamentale che ci ha permesso, con la sua flessibilità e capacità di integrazione, di gestire efficacemente uno dei processi più critici e trasversali della Fassa.” Luca Micheletto Responsabile Sistemi Informativi

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