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Automazione dei processi. La gestione delle pratiche di rimborso. ARXivar per CAMPA

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La società CAMPA, mutua sanitaria integrativa, ricercava una soluzione che permettesse di automatizzare, controllare e ottimizzare i processi di ricezione e inserimento delle pratiche di rimborso, …

La società CAMPA, mutua sanitaria integrativa, ricercava una soluzione che permettesse di automatizzare, controllare e ottimizzare i processi di ricezione e inserimento delle pratiche di rimborso, svolti manualmente. Grazie al workflow di ARXivar è stato possibile gestire in maniera automatizzata l'intero processo di ricezione e lavorazione delle pratiche di rimborso, creando al contempo un archivio elettronico completo delle pratiche presentate e un portale web dove gli associati possono seguire l'iter di approvazione della pratica.

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  • 1. Una nostra storia di successo
  • 2. L’Azienda La CAMPA è una Società di Mutuo Soccorso senza scopo di lucro, costituita nel 1958 a Bologna per fornire assistenza sanitaria alle categorie del lavoro autonomo, dei professionisti e degli artisti, che non avevano nessuna forma di copertura. Con la riforma sanitaria del 1978 si è aperta a tutti i cittadini, ed oggi è aperta a tutti coloro che vogliono avvalersi di una copertura sanitaria integrativa. È attualmente una delle più efficaci Mutue Sanitarie Integrative in campo nazionale.
  • 3. L’Azienda Opera in Emilia Romagna, Lombardia, Veneto, Lazio e su gran parte del territorio italiano. 14.000 Soci - 3600 iscrizioni 11,5 milioni di euro di rendiconto economico nel 2012. 9,4 milioni di Euro di erogazioni sanitarie.
  • 4. L’Esigenza La CAMPA ricercava una soluzione che gli permettesse di automatizzare, controllare e ottimizzare i processi di ricezione e inserimento delle pratiche di rimborso, svolti manualmente.
  • 5. La Gestione manuale delle pratiche I documenti cartacei (ricevuti tramite fax, portale o a banco) venivano accumulati e gestiti manualmente, in una fase successiva, per l’inserimento dei dati nel gestionale. BANCO FAX PORTALE STAMPA RACCOLTA MANUALE INSERIMENTO MANUALE NEL SISTEMA
  • 6. Questo comportava • possibili errori nell’ inserimento dei dati, • tempi lunghi di evasione delle pratiche, • una grossa mole di dati cartacei da archiviare.
  • 7. L’introduzione di ARXivar BANCO FAX PORTALE REGISTRAZIONE AUTOMATICA SCANNERIZZAZIONE REGISTRAZIONE AUTOMATICA ASSEGNAZIONE TESSERA ASSEGNAZIONE TESSERA ASSEGNAZIONE AUTOMATICA ARXIVAR L’automatizzazione dell’intero flusso delle pratiche è stata realizzata attraverso il Workflow di ARXivar
  • 8. L’introduzione di ARXivar ha permesso di avere: un archivio completo di tutte le pratiche gestite un flusso operativo guidato per ogni singolo step, un elenco di operazioni da svolgere e allert automatici in caso di mancato svolgimento di un’attività, inviate all’operatore dal sistema
  • 9. L’evoluzione operativa Scansionata la documentazione per il rimborso e associata la tessera della persona intestataria della richiesta, il sistema ha a disposizione tutti i dati per l’apertura di un task e l’inizio del worflow di gestione delle pratiche. La procedura è basata su connettore WCF tra un applicazione in uso e ARXivar e riconoscimento con barcode nel caso di documentazione cartacea.
  • 10. Workflow e automazione Tramite il Workflow di ARXivar è stato possibile automatizzare gli interi processi di:  Gestione Pratiche Dirette  Gestione Pratiche Indirette  Gestione Gruppi aziendali
  • 11. WEB e Mobile E’ stato realizzato un portale web che permette agli associati di interrogare la situazione previdenziale, consultare le pratiche e la propria posizione.
  • 12. I Benefici La gestione del workflow, ha consentito a Campa di acquisire, organizzare ed elaborare i documenti cartacei, ottenendo una riduzione del carico di lavoro manuale degli operatori in ufficio e al contempo un generale aumento del livello di servizio erogato all’utente finale. Le attività di consultazione e aggiornamento delle singole pratiche è stata semplificata e velocizzata e sono state ridotte le possibilità di errore dell’operatore grazie alla verifica e alla manutenzione automatica dei dati.
  • 13. I Benefici Grazie all’archiviazione delle pratiche il sistema è in grado di fornire in maniera automatica statistiche periodiche relative al numero delle pratiche inserite ed evase, importi liquidati e autorizzazioni non sfruttate Grazie all’automazione dei processi i tempi di liquidazione delle pratiche sono state dimezzate.
  • 14. I Riconoscimenti Il Caso CAMPA ha ottenuto il riconoscimento di azienda innovatrice nella sezione: “Gestione documentale” Premio Innovazione ICT SMAU Bologna 2013

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