Doc Management
Il Gruppo ESTRA, nato nel 2008
dalla fusione di tre aziende
pubbliche toscane di servizi
energetici, è oggi il gruppo di
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+ 500 M€ Fatturato 2011 + 600 dipendenti
450.000 clienti in 210 comuni italiani
Si posiziona al decimo posto tra i player
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problemi di efficienza e di
efficacia sul ciclo passivo
L’esigenza
Estra voleva fortemente
razionalizzare e ordinare
un processo che era
divenuto critico a causa
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Automatizzare dove possibile il
ciclo passivo
Velocizzare il processo di gestione
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Gestione dell’albo
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Introduzione di ARXivar
Tecnologia
Flessibilità
Funzionalità presenti
Integrazione con sistemi esistenti
Introduzione di ARXivar
introduzione di barcode, sistema di
scannerizzazione e registrazione dei documenti
in formato digitale
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Automatizzazione del processo di
protocollazione delle fatture
passive
Diminuzione dei tempi di
archiviazione di ogni sing...
È stata anche sviluppata
un’applicazione web per la
pubblicazione delle gare tramite
ARXivar, per l’iscrizione degli
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 Riduzione dei costi di archiviazione delle
fatture
 Semplificazione del processo di gestione
documentale
 Gestione cen...
 Disponibilità del documento fattura
direttamente su SAP dal partitario del
fornitore
 Possibilità di visualizzarne l'it...
 Implementazione in corso nelle altre società
del gruppo Estra
 Implemetazione programmata per la
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Grazie all’applicazione
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ARXivar per ESTRA energia

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Case History ARXivar per ESTRA energia, realizzata dal Business Partner Xenesys

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  1. 1. Doc Management
  2. 2. Il Gruppo ESTRA, nato nel 2008 dalla fusione di tre aziende pubbliche toscane di servizi energetici, è oggi il gruppo di multi-utility di riferimento del Centro Italia. L’azienda
  3. 3. + 500 M€ Fatturato 2011 + 600 dipendenti 450.000 clienti in 210 comuni italiani Si posiziona al decimo posto tra i player nazionali del gas Detiene il 35% del mercato di gas metano in Toscana L’azienda
  4. 4. Il Gruppo ESTRA aveva problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo L’esigenza
  5. 5. Estra voleva fortemente razionalizzare e ordinare un processo che era divenuto critico a causa degli strumenti in uso. L'obiettivo principale
  6. 6. Automatizzare dove possibile il ciclo passivo Velocizzare il processo di gestione dei documenti e delle fatture dei fornitori Diminuire l’utilizzo di carta impiegata Gli obiettivi
  7. 7. Workflow del ciclo passivo Gestione dell’albo fornitori Introduzione di ARXivar
  8. 8. Tecnologia Flessibilità Funzionalità presenti Integrazione con sistemi esistenti Introduzione di ARXivar
  9. 9. introduzione di barcode, sistema di scannerizzazione e registrazione dei documenti in formato digitale introduzione del connettore ARXivar SAP R3 per l’integrazione dei due ambienti (documentale – ERP) Acegas | CollaboratioAceL’implementazione | fatture
  10. 10. Automatizzazione del processo di protocollazione delle fatture passive Diminuzione dei tempi di archiviazione di ogni singola fattura Acegas | CollaboratioAceL’implementazione | fatture
  11. 11. È stata anche sviluppata un’applicazione web per la pubblicazione delle gare tramite ARXivar, per l’iscrizione degli Operatori Economici che vi partecipano e per il loro accreditamento. Acegas | CollaboratioAceL’implementazione | albo
  12. 12.  Riduzione dei costi di archiviazione delle fatture  Semplificazione del processo di gestione documentale  Gestione centralizzata delle informazioni sui fornitori  Sensibile risparmio di carta e toner Acegas | CollaboratioAceI benefici
  13. 13.  Disponibilità del documento fattura direttamente su SAP dal partitario del fornitore  Possibilità di visualizzarne l'iter approvativo  Possibilità di conoscere in ogni momento presso quale servizio una fattura si trovi per l'approvazione (prima era quasi impossibile)  possibilità di archiviare documenti particolarmente pesanti direttamente da file senza stampare su carta (timbri) Acegas | CollaboratioAceI vantaggi specifici
  14. 14.  Implementazione in corso nelle altre società del gruppo Estra  Implemetazione programmata per la gestione aziendale dei contratti e le loro autorizzazioni  …. Altri ambiti da indirizzare a breve. Acegas | CollaboratioAceNext
  15. 15. Pasquale Guigliotti| IT manager Grazie all’applicazione ARXivar siamo riusciti a raggiungere appieno i nostri obiettivi, risparmiando fin da subito tempo e risorse da impiegare in attività a maggior valore. “ ”

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